Tukipalvelukeskusuudistus

Transkriptio

1 Tukipalvelukeskusuudistus Työryhmän esitys Tuomas Lohi, työryhmän pj

2 Johdon organisaatio Konsernihallinto Tilaaja Palvelutuotanto Tuottaja Kunnanvaltuusto Kunnanhallitus KUNNANJOHTAJA, konsernihallinto Keskusvaalilautakunta Tarkastuslautakunta Viranomaislautakunta Palvelutuotantojohtaja Peruspalvelut Palvelutuotantopäällikkö sosiaalinen turvallisuus Palveluvaliokunta Resurssivaliokunta Elinvoimavaliokunta Palvelujohtaja Konsernihallinto Resurssijohtaja Konsernihallinto Kehitysjohtaja Konsernihallinto Palvelutuotantojohtaja Ympäristöpalvelut Palvelutuotantopäällikkö terveys ja toimintakyky, johtava lääkäri Palvelutuotantopäällikkö Lasten ja nuorten yhteisöllinen kasvu ja vapaa-aika Palvelutuotantopäällikkö Kotihoito (ikähoiva) Palvelualuepäällikkö Tilapalvelut Palvelualuepäällikkö Maankäyttö Itsehallintovaliokunta Hallintojohtaja Konsernihallinto Johdon sihteeri Konsernihallinto Tukipalvelujohtaja Tukipalvelukeskus Palvelualuepäällikkö Ympäristön kunnossapito Tietohallinto Palvelualuepäällikkö Hallintopalvelut Palvelualuepäällikkö Ateria ja puhdistus

3 Johdon uusi organisaatio Tarkastuslautakunta Keskusvaalilautakunta Viranomaislautakunta Kunnanvaltuusto Kunnanhallitus KUNNANJOHTAJA, kunnanjohto Yhteisöllisyysvaliokunta Elinvoimavaliokunta Resurssivaliokunta Hallintojohtaja, Kunnanjohto Kehitysjohtaja, Kunnanjohto Talousjohtaja, Kunnanjohto Palveluvaliokunta Peruspalvelujohtaja, Peruspalvelut Sosiaalijohtaja, sosiaalinen turvallisuus Terveysjohtaja, terveys ja toimintakyky, johtava lääkäri Sivistysjohtaja, lasten ja nuorten yhteisöllinen kasvu ja vapaa-aika Kotihoidon johtaja,ikääntyvien hoiva ja huolenpito, kotihoito Tekninen johtaja, Ympäristöpalvelut Kiinteistöpäällikkö, Tilapalvelut Maankäyttöpäällikkö, Maankäyttö Kunnallistekniikkapäällikkö, Ympäristön kunnossapito Tukipalvelujohtaja, Tukipalvelut Johdon sihteeri, Kunnanjohto Tietohallinto Henkilöstöpäällikkö, Hallintopalvelut Ateria- ja puhdistuspalvelupäällikkö, ateria ja puhdistus

4 Nykytilanne Tukipalvelut - kolme palvelualuetta Ateria- ja puhdistuspalvelut 75 hlöä 4,0 M Tukipalvelujohto Hallintopalvelut 28 hlöä 1,5 M + työsuojelu Tietohallintopalvelut 9 hlöä 1,8 M

5 Nykytilanne - Tukipalvelukeskuksen organisaatiorakenne Tukipalvelujohto tukipalvelujohtaja Hannu Hietala Ateria- ja puhdistuspalvelut palvelualuepäällikkö Sami Tuohimaa esimies Hallintopalvelut palvelualuepäällikkö Minna Vinkki esimies Tietohallintopalvelut Hannu Hietala Toimistopalveluiden tiimiesimies Sirkku Asheesh Alueesimies Alueesimies Alueesimies Alue 1 Alue 2 Alue 3 Toimisto palvelut Hankinta ja logistiikk apalvelut Palkkahallinto Talouspalvelut Henkilöstöpalve lut Tietohallin topalvelut OM-keskus

6 Tukipalvelukeskuksen kehittäminen

7 Valmistelutyöryhmä Uudistuksen ensimmäisessä vaiheessa on arvioitu kunnan ylimmän johdon organisaatiota sekä hyvinvointijohtamisen rakenteita. Niitä koskevat organisaation ja toimintatavanmuutokset astuivat voimaan Uudistuksen toisessa vaiheessa arvioidaan tukipalvelukeskuksen toimintaa ja kehittämistarpeita. Tavoitteena on linjata uudistuksen keskeinen sisältö kevään 2014 aikana. Mahdolliset muutokset astuvat voimaan viimeistään vuoden 2015 alussa. Prosessi aloitettiin tukipalvelukeskushenkilöstön yhteistapaamisella , minkä lisäksi työn tueksi toteutettiin joulukuun 2013 aikana asianosaisille suunnattu webropol -kysely toiminnan kehittämistarpeista. Samassa yhteydessä sovittiin, että kunnanjohtaja nimeää työryhmän valmistelemaan uudistustyötä. Kunnanjohtaja nimesi työryhmän : kunnanjohtaja, peruspalvelujohtaja, talousjohtaja, tukipalvelujohtaja, palvelualuepäällikkö (hallintopalvelut) ja palvelualuepäällikkö (ateria- ja puhdistus). Kunnanjohtaja toimii ryhmän puheenjohtajana ja hallintopalveluiden palvelualuepäällikkö sihteerinä.

8 Webropol -kysely joulukuussa Kyselyn tulokset koottuna Tukipalveluiden henkilöstö Miinukset vastuujakojen epäselvyys tukipalveluiden ja kunnanjohdon välillä esimiestuki sisältötyöhön vähäistä useampi esimies (tuke ja prosessi) -> varsinainen esimies ei tietoinen työtilanteesta, tiedonkulku yhteyden heikkeneminen tukipalveluiden ulkopuolelle (johto, yksiköt), tieto ei kulje tukipalveluista ulospäin eikä sisälle johtaminen, esimiestyö tukipalvelut jätettiin syrjään alusta alkaen uudessa toimintamallissa fyysisen sijainnin suhteen ei ole huomioitu työn luonnetta ja yhteistyötahoja tukipalveluihin siirtyminen lisäsi työmäärää osa työntekijöistä tapaa esimiestään harvoin suunnitelmallisuus, aikataulut selvästi tietoisuuteen heti tilikauden alussa Plussat hyvät yhteydet samaa työtä tekeviin, yhteiset palaverit, toimintatapojen yhtenäistäminen vaihtelua työn sisältöön sijaistamisten kautta henkilöstön liikuteltavuus helppoa Henkilöstöltä nousi vahvasti toive tukipalveluiden hajauttamisesta muuhun organisaatioon.

9 Webropol -kysely joulukuussa Kyselyn tulokset koottuna Kunnan johto ja palvelutuotannon päälliköt Miinukset tiedon kulku, etenkin palvelusihteerityössä vaikutelma, että on asioita, joista ei vastaa kukaan talousarvioprosessi sekava ja epäselvä tuke taipuu hitaasti prosessien muutoksille, tuke kaukana toiminnasta toiminta monimutkaista, epäjohdonmukaista ja epäselvää toimistohenkilöstö ei kuulu tuntevansa mihinkään palveluiden saatavuus ja tiedonkulku, kuka tekee mitäkin esimiestoiminta monimutkaista tuken kustannustenjako epäselvää, mistä maksetaan Plussat keskitettyä palvelua palveluiden sähköistäminen ja uudet sovellukset hyvä asia Kunnan johdosta ja palvelutuotannon päälliköistä 11 vastanneista (13 vastaajaa) oli sitä mieltä, että tukipalvelukeskus tulisi purkaa ja toiminnot siirtää prosesseihin.

10 Työryhmän johtopäätös henkilöstöpalautteesta Kyselyn tulosten perusteella työryhmä päätti yksimielisesti, että tukipalvelukeskuksen toiminnot puretaan osaksi kunnanjohtoa ja palvelutuotannonprosesseja, purkaminen tehdään ensisijaisesti isompina kokonaisuuksina. Kyselyssä esille nousseet henkilöstön kehittämisideat huomioidaan mahdollisuuksien mukaan toiminnan kehittämisessä. Johdon, henkilöstön ja koko kunnan näkökulmasta tavoitteena on rakentaa toiminnallisesti mielekäs ja joustava organisaatio.

11 Uusi organisaatiorakenne Tarkastuslautakunta Keskusvaalilautakunta Viranomaislautakunta Yhteisöllisyysvaliokunta Hallintojohtaja, Kunnanjohto Kunnanvaltuusto Kunnanhallitus KUNNANJOHTAJA, kunnanjohto Elinvoimavaliokunta Resurssivaliokunta Palveluvaliokunta Kehitysjohtaja, Kunnanjohto Talousjohtaja, Kunnanjohto Peruspalvelujohtaja, Peruspalvelut Talouspalvelut Tietohallintopalvelut Henkilöstöpäällikkö, henkilöstö- ja palkkahallinto, työsuojelu Ateria- ja puhdistuspalvelupäällikkö, ateria ja puhdistus Sosiaalijohtaja, sosiaalinen turvallisuus Terveysjohtaja, terveys ja toimintakyky, johtava lääkäri Sivistysjohtaja, lasten ja nuorten yhteisöllinen kasvu ja vapaa-aika Kotihoidon johtaja,ikääntyvien hoiva ja huolenpito, kotihoito Tekninen johtaja, Ympäristöpalvelut Kiinteistöpäällikkö, Tilapalvelut Maankäyttöpäällikkö, Maankäyttö Kunnallistekniikkapäällikkö, Ympäristön kunnossapito * Tukipalvelujohtajan virka lakkaa * Toimistopalvelut sijoitetaan tarkoituksenmukaisiin prosesseihin/yksiköihin. Toimistopalveluiden esimiestehtävä poistuu. * Nimikemuutokset henkilöstöpäällikkö, ateria- ja puhdistuspalvelupäällikkö

12 Tukipalvelukeskuksen toimistopalveluhenkilöstön sijoittuminen/esimies alkaen Toimipaikka Nimike Nimi Esimies Kunnanjohto tietopalvelusihteeri Taija Orajärvi Virva Maskonen Kunnanjohto/terveys ja toimintakyky palvelusihteeri 60 % / 40 % Susanna Luonuankoski Virva Maskonen Kunnanjohto viestintäsihteeri Heli Luukinen Eija Puotiniemi Kansalaisopisto kurssisihteeri Riitta Santaniemi Merja Hillilä Ympäristöpalvelut palvelusihteeri Eini Hautamäki Risto Sarkkinen Ympäristöpalvelut palvelusihteeri Pirjo Keinonen Risto Sarkkinen Peruspalveluiden johto palvelusihteeri Tarja Jäminki Marja-Leena Meriläinen Lasten ja nuorten yht.kasvu palvelusihteeri Siiri Murtomäki Hannu Kuusela Lasten ja nuorten yht.kasvu palvelusihteeri 50% Avoin (Helena Rimpiläinen) Hannu Kuusela Varhaiskasvatus palvelusihteeri Hely Takalahti Tuula Männikkö Varhaiskasvatus palvelusihteeri Päivi Oksanen Tuula Männikkö Sosiaalinen turvallisuus palvelusihteeri Sirkku Kangas Timo Kvick? Terveys ja toimintakyky palvelusihteeri Pirkko Haapakorva Jouko Koskela Terveys ja toimintakyky erikoisammattimies Risto Skarp Jouko Koskela Ikääntyvien hoiva ja huolenpito palvelusihteeri Eija Kiljander Raija Inkala

13 Tukipalvelukeskusuudistusprosessin aikataulu Muutokset voimaan Johtoryhmä Esimiesinfo Henkilöstötoimikunta Resurssivaliokunnan info Kunnanhallituksen info Muutokset toimintasääntöön Kunnanhallitus Valtuusto Kyselyn tulosten läpikäynti ja analysointi työryhmällä tammi-helmikuu. Tulosten purku henkilöstölle, suunnitelma uudistuksista ja aikataulusta klo Tuke -työryhmän nimeäminen (kunnanjohtaja) Kysely henkilöstö/johto ja päälliköt. Aloitusinfo henkilöstölle

14 Uudistustyö jatkuu tukipalvelukeskuksen purun jälkeen Organisaatiouudistuksen seuraavassa vaiheessa tarkastellaan ja järjestellään uudelleen talous- ja palkkahallinnon toimintoja (vetovastuu Stina, Minna) toimistopalveluiden toimintoja (vetovastuu Stina, Virva, Minna) tietohallinnon toimintoja (vetovastuu Stina) Valmistelutyö käynnistyy loppukevään 2014 aikana Tavoitteena tehostaa prosesseja, järjestää toimintoja joustaviksi ja tarkoituksenmukaisiksi sekä tehdä niiden edellyttämiä tarkennuksia tehtäväkuviin ja nimikkeisiin Uudistustyötä valmistellaan yhdessä ao. henkilöstön kanssa