Tietotyön kipupisteiden parantaminen: keinot, mittarit ja pelillistäminen

Transkriptio

1 Tietotyön kipupisteiden parantaminen: keinot, mittarit ja pelillistäminen Jaakko Taskisen diplomityöhön perustuva esitys

2 Tiivistelmä Suurimmat tietotyön kipupisteet ovat: Kokoukset Sähköposti Aineiston päätyminen saataville Tiedon etsiminen Kipupisteiden taustalta voidaan tunnistaa viisi tekijää: Puuttuvat yhteiset käytännöt Huono vastuunjako Puutteelliset kannustimet Työkalujen mahdollisuuksien huono tunteminen Huonot työkalut Kipupisteiden mittaaminen haastavaa kontekstiriippuvuuden vuoksi Pelillistäminen mielenkiintoista, mutta ei vielä käytössä Pelillistetyn mittariston suunnittelussa tulee huomioida seuraavat asiat: Mittauksen kohde Työntekijöiden sitouttaminen Yhteys palkitsemiseen Tavoitteet ja runsas palaute Mahdollinen kilpailullisuus Mittarin elinkaari 2

3 Työn tavoitteet ja menetelmät Työllä oli kolme tavoitetta: 1. Selvittää, mitkä ovat tietotyön yleiset kipupisteet organisaatioissa tällä hetkellä 2. Parantaa tietotyön ja kipupisteiden mittaamista: mitä ja miten mitata? 3. Tutkia pelillistämisen hyödyntämistä tietotyöntekijöiden kannustamisessa Työssä haastateltiin yhdeksää johtajaa suomalaisista organisaatioista. Haastatteluissa käytiin läpi seuraavia asioita: Tunnistettujen kipupisteiden vakavuus Kipupisteiden syyt Muut kipupisteet Mittauskeinot kipupisteille Pelillistämisen hyödyntäminen 3

4 Kirjallisuuden ja kokemuksen perusteella tunnistettiin kymmenen tietotyön mahdollista kipupistettä 1. Kulutamme liikaa aikaa kokouksiin 2. Sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen kuluu liikaa aikaa 3. Tuottamamme tieto ja aineisto eivät päädy muiden saataville, vaikka niiden pitäisi 4. Dokumenttien eri versiot aiheuttavat sekaannusta 5. Tiedon etsimiseen kuluu liikaa aikaa 6. Meillä ei ole kunnollista käsitystä asiakassuhteen tilanteesta 7. Meidän on vaikea keskittyä jatkuvien keskeytysten takia 8. Teemme työtä, jonka joku on jo tehnyt aiemmin tai tekee samaan aikaan tietämättämme 9. Teemme liikaa manuaalista työtä, jonka voisi automatisoida 10. Meille hankitaan tietojärjestelmiä, joita emme osaa käyttää tarpeeksi hyvin 4

5 Suurimmat kipupisteet ovat kokoukset, sähköposti, aineiston päätyminen saataville ja tiedon etsiminen. 1 - Suuri ongelma 2 - Ongelma 3 - Ei ongelmaa 4 - Vahvuus 1,78 2,11 2,33 3,00 2,11 2,56 2,67 2,78 2,33 2,78 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Keskiarvo Manuaalista työtä pidettiin myös ongelmana, mutta sen takaa ei löytynyt selkeitä, yhdistäviä tekijöitä. Ongelmaprosentti on niiden vastausten osuus, joissa kipupiste on luokiteltu ongelmaksi tai suureksi ongelmaksi Ongelmaprosentti 5

6 Suurimmat ongelmat (1/2) Kokoukset Syyt Agendaa ei viestitä etukäteen tai sitä ei ole Kokoukseen kutsutaan liikaa ihmisiä (huono vastuunjako tai kohteliaisuussyyt) Työntekijät eivät aina osaa valita oikeaa kommunikaatiotapaa - monissa tilanteissa puhelin, pikaviestin tai muu väline parempi Sähköposti Syyt Kompleksiset asiat haastava hoitaa sähköpostilla Asioiden sopiminen sähköpostilla hidasta Liian helppo lisätä ylimääräisiä henkilöitä vastaanottajiksi Tässäkin oikean kommunikaatiotavan valinta vaikeaa Ratkaisut Yhteisten kokouskäytäntöjen määrittely ja seuranta Ketä tulee kutsua, saako kieltäytyä Tarvittavat etukäteisvalmistelut Tietoisuuden lisääminen eri kommunikaatiotapojen olemassaolosta, mahdollisuuksista ja käyttötilanteista Ratkaisut Tietoisuuden lisääminen eri kommunikaatiotapojen olemassaolosta, mahdollisuuksista ja käyttötilanteista Intranetin ym. parempi hyödyntäminen Sähköpostikäytäntöjen määrittely 6

7 Suurimmat ongelmat (2/2) Tieto ja aineisto ei päädy saataville Syyt Aineisto ei itsestään tallennu työskentelyprosessin aikana myöhemmin hyödynnettävään muotoon tai sijaintiin Työntekijöillä ei ole edes epäsuoria kannustimia aineiston saataville saattamiseksi Ratkaisut Työskentelyprosessien muuttaminen hyödyntämään sähköisiä välineitä, jolloin tieto tallentuu automaattisesti Tiedon jakamisen ja yhteistyön ottaminen mukaan esim. arviointiin kehityskeskustelussa Tiedon etsiminen Syyt Tieto voimakkaasti henkilöitynyttä Ei ole tietoa siitä, että jotain pitäisi etsiä Oikean henkilön paikallistaminen haastavaa Ratkaisut Yhteistyön lisääminen (esim. parityöskentely) hiljaisen tiedon siirtämiseksi Kyky- ja kokemustietokannan rakentaminen 7

8 Kipupisteiden taustalta löytyy viisi tekijää (1/2) Yhteisten käytäntöjen puute aiheuttaa ylimääräistä viestintää, kun viestinnän perillemenosta halutaan olla varmoja Vastuunjako Yhteiset käytännöt Kannustimet Käyttäytyminen Työkalujen tunteminen Ketkä pitää kutsua palaveriin, mitä tarkoittaa cc:nä lähettäminen Liiallista tiedottamista ei pidetä niin pahana virheenä kuin tiedottamatta jättämistä Epäselvä vastuunjako tai vastuun liika keskittäminen vaatii tarpeettomien henkilöiden osallistumista päätöksentekoon Johdon kokous- ja sähköpostikuorma on usein huima Työkalut Järjestelmä 8

9 Kipupisteiden taustalta löytyy viisi tekijää (2/2) Kannustimet yhteistyöhön ovat usein puutteelliset tai jopa negatiiviset Vastuunjako Kannattaako tehdä yhteistyötä ja jakaa tietoa, jos se on pois omasta työsuorituksesta? Tieto on joissain organisaatioissa valtaa Työkalujen tarjoamia mahdollisuuksia ei tunneta tarpeeksi hyvin Ei osata valita oikeaa työkalua oikeaan tehtävään, eikä hyödyntää työkalujen ominaisuuksia Itse työkalut eivät mahdollista tehokasta tietotyötä Hyvät työkalut tekevät tietotyön helpoksi Yhteiset käytännöt Kannustimet Käyttäytyminen Työkalujen tunteminen Työkalut Järjestelmä 9

10 Taustalla olevia tekijöitä voidaan parantaa kysymällä nämä kysymykset 1. Mahdollistavatko järjestelmämme tehokkaan tietotyön? 2. Ovatko työntekijät tietoisia järjestelmien tarjoamista mahdollisuuksista, ja osaavatko he käyttää järjestelmiä? 3. Onko työvälineiden käyttöön ja kommunikaatioon annettu selkeät ohjeet ja käytännöt? 4. Ovatko organisaation vastuu- ja päätöksentekorakenteet selkeät ja tehokkaat? 5. Suhtautuuko palkitsemisjärjestelmä hyvään tietotyöhön myönteisesti?

11 Mittaamis- ja pelillistämiskirjallisuuden perusteella luotiin seuraavat mallit Pelillistämisen vaikutus motivaatioon Motivaatiotekijä Pelillistämisen vaikutus Työn merkityksellisyys + Selkeät tavoitteet ++ Autonomia - Itsensä toteuttaminen - Palaute ++ Arvostus ja ihailu ++ Usko omiin kykyihin ++ Oikeudenmukaisuus + Pelillistämisen vaikutus työsuoritukseen Kasvanut motivaatio Työn tekeminen tehokkaammin tai työtavan muutos Työsuoritus Työn tulokset ja indikaattorit Valittujen tulosten ja indikaattoreiden seuraaminen pelillistetyllä mittaristolla

12 Haastateltavat eivät osanneet nimetä hyviä mittaamiskohteita Konkreettisia mittareita ei haastatteluissa juuri löydetty Työntekijöiden erilaiset tehtävänkuvat aiheuttavat haasteita mittaamiselle Työntekijöillä usein eri näkemyksiä siitä, mitä tulisi mitata Henkilökunta mukaan mittariston kehittämiseen ja säätämiseen Monet mitattavat asiat hyvin kontekstisidonnaisia Voisivatko hyvät työkalut tarjota enemmän kontekstia? Mittausdatan tulee syntyä automaattisesti tai hyvin vähällä käyttäjien panoksella, kerääminen epämotivoivaa

13 Pelillistämisjärjestelmiä ei käytössä tutkituissa organisaatioissa, mutta idea koettiin mielenkiintoiseksi Suurimmaksi hyödyksi nähtiin, että saadaan valokeilaan hyvän työn tekijät Kasvanut kilpailuhenki voi olla hyvä tai huono asia, riippuu sen kohdistamisesta ja organisaation kulttuurista Ei-rahallisten palkintojen käyttöä kannatettiin runsaasti Haastateltavien ideoita pelillistämisen käytännön sovelluksista: Jatkuva toisten työntekijöiden arviointi siitä, kuka jakaa tietoa ja on muille hyödyllinen Uusien mittareiden pilotointi Tylsien rutiinitehtävien kannustaminen pienillä palkinnoilla Ryhmätasolla paras projekti -kilpailu vuosittain

14 Pelillistettyä mittaristoa suunnitellessa tulee huomioida kuusi asiaa (1/2) Mittauksen kohde Mitataanko oikeaa asiaa? Onko huijaaminen helppoa? Estääkö mittaaminen luovuutta? Työntekijöiden sitouttaminen Mittaamisen tavoitteiden kommunikointi siten, että ne hyväksytään työntekijöiden keskuudessa Työntekijöiden ottaminen mukaan mittariston suunnitteluun Yhteys palkitsemiseen Mittaristo saa validiteettiä, kun siinä suoriutumisesta palkitaan Palkitseminen voi perustua uralla etenemiseen, kehuihin, julkiseen tunnustukseen tai rahaan Rahaa kannattaa käyttää palkintona vain harkiten Elinkaari Kilpailullisuus Mittauksen kohde Palaute Työntekijöiden sitouttaminen Yhteys palkitsemiseen

15 Pelillistettyä mittaristoa suunnitellessa tulee huomioida kuusi asiaa (2/2) Palaute Mittauksen kohde Runsas palaute motivoi Tavoitteet ja välitavoitteet myös tärkeitä Elinkaari Työntekijöiden sitouttaminen Kilpailullisuus Voi korottaa työtehoa sellaisissa organisaatioissa, joissa kilpaileminen sopii kulttuuriin Voimakkaan yhteistyöhenkisissä kulttuureissa kilpailun korostaminen saattaa vähentää yhteistyötä ja sitä kautta tuottavuutta Kilpailullisuuden suuntaaminen tärkeää Elinkaari Kilpailullisuus Palaute Yhteys palkitsemiseen Kun mittaaminen lopetetaan, mitattavan asian suorittaminen putoaa usein jopa alkuperäistä huonommalle tasolle Mittaristo tulee joko suunnitella pitkäkestoiseksi tai käyttää sitä projektiluontoisissa tehtävissä

16 Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä Petteri Kankkuseen, ,