Arkistolaitoksen strategia 2010 on saatavilla osoitteesta Strategian painettu versio eri kielillä ilmestyy lähiaikoina.

Transkriptio

1 VALTIPA VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Maija Jussilainen VM PÖYTÄKIRJA HAREnro VM013:00/2005 YHTEISTYÖRYHMÄN KOKOUS Aika klo Paikka Osallistujat Asiantuntija MMM, Hallituskatu 3, kh 3A Anttila Hannele MMM puheenjohtaja Hartman Johanna STM Herna Manu SM Johansson Virpi Eduskunnan kirjasto Kaira Hiekkavuo Tarja OPM Marttila Anna Maija VM (1 3) Miettinen Anne LVM Nummela Pertti UM Rintamäki Vesa YM Tommila Päivi KTM Tuomi Kyrö, Eeva Liisa OKV Jussilainen Maija VM/VNTHY sihteeri Pohjola Raimo Arkistolaitos 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja toivotti kaikki tervetulleiksi syksyn aloitukseen. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. 3. Valtipa organisaatioiden strategiat Raimo Pohjola Kansallisarkistosta kertoi arkistolaitoksen strategiasta ja muistutti EU:n DLM (Document Lifecycle Management) foorumista Budapestissa , ks. ilmoitusasiat. Esityksen kalvot pöytäkirjan liitteenä. Arkistolaitoksen strategia 2010 on saatavilla osoitteesta Strategian painettu versio eri kielillä ilmestyy lähiaikoina. Arkistolaitoksen kannalta on ongelmallista, että aineiston määrä kasvaa ja valtioneuvoston tuottavuusohjelma edellyttää henkilökunnan vähentämistä. Vuoteen 2020 mennessä paperiasiakirjojen määrä kaksinkertaistuu. Virastot haluavat päästä eroon paperiaineistosta ja haluavat siirtää, usein liian vähän seulottunaä, aineistot Kansallisarkistoon. Aineisto tulee paperilla, mikä aiheuttaa paljon työtä. Sähköisiä palvelua pyritään lisäämään, mutta paperiaineiston tulemista ei voi estää. Kasvu johtuu siitä, että hallinto kasvoi 1970 ja 1980 luvuilla, mikä näkyy nyt arkistolaitoksessa. id VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001

2 2 (8) Sähköisten aineistojen säilytys ja palvelujärjestelmää ei vielä ole, mutta sitä suunnitellaan. Sen avulla voidaan sähköinen aineisto säilyttää pitkän aikaa tai pysyvästi. Ratkaisun rahoitus on auki. Tavoitteena on 15 20%:n seulonta ja siirtyminen sähköiseen aineistoon. VAKKA tietokantaan syötetään aineistot ollennaisilta osiltaan vuoden 2007 loppuun mennessä. Arkistonmuodostajilta odotetaan enemmän: paremmin luetteloituja ja seulottuja aineistoja. Aineistojen kuntokartoitus, mitä kannattaa digitoida. Arkistolaitoksen haasteena on, miten saadaan talteen aineisto, joka antaa monipuolisen ja arvoisen kuvan yhteiskunnasta. Yksityisarkistoja on siis otettava myös vastaan. Tarvitaan yksityisarkistopolitiikka. Arkistolaitoksen tutkimustoiminta ja tutkimustoimintaan osallistuminen on painopisteenä: on kehittetty muistiorganisatioiden tutkijakoulu. Henkilöstöpolitiikkaa kehitetään.välineenä on mm. uusi palkkausjärjestelmä (UPJ). Arkistolaitoksen arvot ovat: avoimuus, luottamuksellisuus, tasapuolisuus (sukututkijoita palvellaan yhtä lailla kuin ammattitutkijoita), riippumattomuus (mm. puolueiden aineistot tasapuolisesti). Strategiset tavoitteet: ks. kalvo Kansallisarkistossa on otettu syyskuun 2005 alusta on käyttöön sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä, jota suunniteltaessa käytettiin hyväksi SÄHKE hankkeen määrittelyjä. Toimitilastrategia on konkreettinen. Tiloja rakennetaan 20 vuoden tarpeisiin. Hämeenlinnan maakunta arkiston tilat valmistunevat vuonna 2008, tämä mahdollistaa uusien aineistojen vastaanoton. Kiinteistölaitoksen hinnat ovat korkeat, mutta muuten kiinteistölaitoksen toiminta on kiitettävää. Strategian etenemisen ongelma on yleisesti, että suurin osa strategioista jää hyllyyn. Toteuttamisen varmistamiseksi tehdään lisäksi osastrategioita: seulonta, verkkopalvelu jne. osastrategiat. Maakunta arkistojen kanssa tehdään tulossopimukset, henkilökohtaiset kehityskeskustelut käydään. Haasteena on, miten strategiset tavoitteet ja voimavarat vastaavat toisiaan. Keskustelussa tuli esille mm. arkistolaitoksen työllä on yhtymäkohtia ministeriöiden tietopalveluiden työhön. Miten KA on arvioinut, miten tuottavuuspaine kohdistuu KA:oon? Eläköityvien määrä huomioon ottaen tarvitaan 12 lisävirkaa, koska aineisto kaksinkertaistuu vuoteen 2020 mennessä. Kaikkia virkoja ei voida laittaa auki. Jos sähköistä järjestelmää halutaan kehittää, on virkoja lisättävä. Todettiin, että ongelmat ovat samantyyppisiä ministeriöissä, vaikka pienemmässä mittakaavassa. Kansallisarkistossa tietoteknisiä palveluita ostetaan ulkoa, mutta kilpailu on vähäistä. Esim. VAKKA tietokannan ylläpito on kallista. Palkanlaskenta on ulkoistettu, ulkoistaminenkin tulee kalliiksi. Sähköisen aineiston suhteen iso kysymys on, hankitaanko arkistolaitokseen sisälle konvertointiympäristö vai ostetaanko se ulkoa. Palveluntarjoajia ei juuri ole. Paperin säilyttäminen on sikäli huolettomampaa, että aineisto säilyy sellaisenaan. Tosin kosteus ja lämpötilan vakaana pitäminen, mitä paperiaineiston säilyminen edellyttää, on myös kallista. Osa aineistosta kannattaa säilyttää esim. mikrofilmillä. voiko aineistomäärän kasvun ongelmaa ratkaista aineiston satunnaisotannalla? Arkistolaitos ei käytä seulonnassa satunnaisotantoja. Muita otantoja kyllä käytetään. Esim. syntymäpäiväotantaa käytetään massa aineistoissa (potilas asiakirjat, veroilmoitukset). Otannoissa on ongelmansa. Lääketieteellinen tutkimus on arvostellut syntymä

3 3 (8) päiväotannan käyttöä terveydenhoidon aineistoissa. Edelleen käytetään vuosilukuun perustuvaa otantaa (nollaan päättyvät vuodet) sekä näiden molempien yhdistelmää (verottaja). Päivi Tommila esitteli KTM:n tietostrategiaa, kalvot pöytäkirjan liitteenä. Lähtäkohtana strategiatyölle oli ajatus, että tekniikka on vain väline, sisältöön pitää kiinnittää enemmän huomiota. Tietostrategia perustuu ministeriön strategiaan ja visioon. Esim. arvo "vastuullisuus" on uusi: kaikilla KTM:läisillä on oma vastuunsa strategian tavoitteiden toteuttamisessa, ei vai tietosektorin eri osa alueilla. Keskustelussa tuli esille mm.: strategian voimaan saattaminen on haaste, strategian kytkentä tulossopimuksiin ja kehittämishankkeisiin tulee hyvin esille. kehittämishankkeiden priorisointi ja aikatauluttaminen tapahtuu vuosittain tehtävässä toimintassuunnitelmassa, strategian tavoitevuosi on strategian toteutumisen arviointi ja mittariston kehittäminen sille on tärkeää. Arkistolaitoksessa toteutetaan kansainvälinen, ulkopuolinen arviointi tietyin välein, 10 vuodenn välein tehdään laajempi arviointi. KTM:ssä mittarit tulevat toimintasuunnitelman ja kansliapäällikön kanssa käytävissä tulosneuvotteluissa. Strategian toteutumista seurataan, mutta mittarit ovat aika lailla vielä kehittämättä. Anne Miettinen esitteli LVM:n tietämyksen hallinnan strategiaa, kalvot pöytäkirjan liitteenä. Hankeryhmän puheenjohtajana oli tietohallintopäällikkö Pekka Sinkkilä, TietoEnator oli konsulttina. Hankkeessa tehtiin laaja haastattelukierros, haastattelujen jälkeen workshopeja, mukana myös hallinnonalan virastoja ja laitoksia. Strategiaa on käsitelty osastopäällikkökokouksessa. Keskustelussa tuli esille mm. miksi on valittu käsite tietämyksen hallinta? LVM:ssä haluttiin viitata englanninkieliseen Knowledge Management käsitteeseen. strategia saatetaan voimaan käyttäen balanced scorecard ia (tasapainotettu tuloskortti). Kehittämishankkeita on käynnissä. tieto tai vastaavia strategioita on kaikilla ministeriöillä. Maija Jussilainen kannusti perehtymään Seppo Määtän väitöskirjaan Strategian ja strategisen informaation tulkintahorisontteja, Case Valtiovarainministeriö: Väitöskirjatiedote: Englanninkielinen tiivistelmä ja IFLA/Tukholmassa pidetty esitys oli jaettu kokouskutsun liitteinä. Väitöskirja antaa eväitä mm. sen pohtimiseen, miksi vain n. 10% strategioista toteutetaan. Määtän tutkimuksen yhtenä tarkoituksena oli käytäntöjä ylläpitävien perusoletusten paljastaminen. Perusoletusten paljastaminen ja arviointi auttavat ymmärtämään jännitettä, joka on aiottujen ja käytännössä toteutuvien strategioiden välillä, ts. organisaatiossa saattaa olla perusolettamuksia, jotka estävät strategioiden toteuttamista. Myös tietopalveluiden on syytä analysoida omia perusoletuksiaan. Onko niin, että tietopalvelut tukevat Määtän terminologian mukaisesti rationaalisanalyyttista tulkintahorisonttia saattamalla käyttöön informaatiota, mutta vähemmän ns.

4 organisatoris sosiaalista tulkintahorisonttia, jonka vahvistaminen edellyttäisi yhteisöllisen tiedonmuodostuksen vahvistamista? Keskustelussa tuli esille mm. tulkintahorisonttien ja tulkinnan merkitys on olennaista: miten he, joille strategia on tarkoitettu, tulkitsevat sen. Tulkinta vaikuttaa myös sitoutumiseen. onko organisaatioilla liikaa kirjoitettuja strategioita? strategioiden toteuttamisessa pitäisi pyrkiä toteuttamissuunnitelmiin ja arviointiin. 4 (8) 4. Ministeriöissä tapahtunutta Kansallisarkisto Raimo Pohjola SÄHKE määritysten vaihe: kirjoitetaan normia, jonka avulla SÄHKE määritykset saatetaan voimaan. Toimivallan nojalla tehdään normi, joka määrittelee, miten asiankäsittelyjärjestelmät pitää suunnitella, jotta niistä voidaan siirtää tietoja pitkäaikaissäilytykseen. Sisältää myös sähköisen säilyttämisen lupajärjestelmän. Selvitetään myös, miten SÄHKE saadaan valtion standardeihin, mm. suhde JHS 143:een. SÄHKE on jo nyt tunnettu toimittajien piirissä. OPM Tarja KairaHiekkavuo Kulttuuri, liikunta ja nuorisopolitiikan osastolle on perustettu uusi kulttuurivientiyksikkö, johon on siirretty tehtäviä mm. viestintäkulttuuriyksiköstä ja kv. asiain sihteeristöstä. Lisäksi on perustettu pysyväisluontoinen kirjastohallinnon ryhmä, jossa kaikki kirjastoasiat kohtaavat saman pöydän äärellä. Kirjastoasioiden käsittelyyn ministeriössä ei tule muutoksia, tieteellisten kirjastojen asiat käsitellään edelleen koulutus ja tiedepolitiikan osastolla ja yleisten kirjastojen asiat kulttuuri, liikunta ja nuorisopolitiikan osastolla. Opetusministeriön ja hallinnonalan tietohallinnon johtoryhmä on asetettu, puheenjohtajana Irma Nieminen ja sihteereinä Tarja Kaira Hiekkavuo ja CSC:n edustaja. Www sivujen uudistaminen on käynnistynyt viestintäyksikön vetovastuulla, VM Data toimittajana. STM Johanna Hartman STM:n strategian estm Kohti sähköistä hallintoa aikajakso päättyi vuoden 2004/2005 vaihteessa, päivitys on meneillään. Doktori asianhallintajärjestelmä on otettu käyttään, laajenetaan syksyn aikana käyttöönottoa niin että saadaan se talven 2005/2006 aikana kaikkien virkamiesten tyäkaluksi. Henkilästömuutokset: arkistonhoitaja Hannu Lehtonen jää eläkkeelle, toimenkuvaa on muutettu ja virkaan on valittu Petri Konttinen, joka vastaa asiakirjahallinnosta laajasti. Tietopalvelun tilat ovat remontissa, avokokoelmatilaan rakennetaan 3 huonetta, mikä tuo tietopalvelun samoihin tiloihin. Kirjaamo ei palvele enää asiakaspalvelutiskistä, koska palvelu hoituu nykyäänkin etupäässä verkossa sähköisesti. KTM PäiviTommila MAHTI hanke (eräiden ministeriöiden asianhallinnan esiselvityshanke), mukana KTM, LVM, OKV, VNK (+VM) on käynnissä. KTM:n viestintästrategia on tekeillä, tietopalvelulla on siisä roolinsa. KTM:lle ollaan laatimassa hankintaohjeistusta. Julkaissurekisteriä uudistetaan, tavoite on, että siihen liitetään asiasanoitusmahdollisuus ja parannetaan hakumahdollisuuksia. Kaivosrekisteri uudistetaan. Kevyt integraatio diaarin ja tekstiarkiston välillä toteutetaan (huolimatta MAHTI hankkesta). Henkilöstöasiat: haettavaksi tulee lähiaikoina uusi asianhallintaan liittyvä virka.

5 YM Vesa Rintamäki Tietotekniikassa on meneillään Active Directory hanke. Ulkoistamishankkeita runkoverkko, puhelin, tyäaseminen yllläpito, helpdesk on meneillään, nämä vaikuttavat infraympäristöön. Meneillään on tarjousten käsittely, päätös tehdään kuukauden sisällä. Järjestelmätasolla on paljon hankkeita (intra, internet, diaari, julkaisut). Hankkeet ovat hallinnonalan hankkkeita. Verkko on integroitu koko halllinnonalalla. Eutori2 ja PTJ2 vaikuttavat ympäristöhallintoon. Tietopalvelun alalla ei ole suurempia hankkeita; Tripkirjastojärjestelmä on käytössä, se on SYKE:n hallinnassa. 5 (8) OKV Eeva Liisa Tuomi Kyrö OKV on mukana ministeriöiden yhteisessä kirjastojärjestelmässä, VNLib issä. User group toiminta VNLib kirjastojärjestelmälle on kehitteillä. Yhteisestä järjestelmästä on jo nyt nähtävissä paljon hyötyjä, vaikka ministeriöissä on kirjastoluetteloissa yllättävän paljon omia ratkaisuja. VN asiasanaston ohjeita uudistettu. Ohjeet on tarkoitettu käyttäjille. Indeksoijille on ohjeet Senaattorin asiasanastoryhmän sivuilla. Tämä tukee ministeriöissä käynnissä olevia asianhallintajärjestelmien toteuttamista.sanastokoulutusmateriaaleja voi käyttää hyväksi ministeriöissä järjestettävässä koulutuksessa. LVM Anne Miettinen LVM:ssä on tehty organisaatiomuutos, joka koski lähinnä liikennepoliittista osastoa, jonka yksiköiden määrää vähennettiin neljään: liikennepalveluyksikkö, infrastruktuuriyksikkö, liikenneturvallisuusyksikkö ja merenkulkuyksikkö. Ensi vuoden alusta merenkulkuyksikkö yhdistetään liikennepalveluyksikköön. Organisaatiomuutoksen yhteydessä toimistosihteeri Sonja Rosbäck siirrettiin virkoineen LPO:lta kirjaamoon ainakin vuoden 2005 loppuun asti. Informaatikko Irmeli Tuomimäki osa aikaeläkkeelle lokakuun alusta. Tietopalvelussa on tehty nimekkeenmuutoksia. LVM on mukana MAHTI hankkeessa, hankkeen asettajana. SWETSn kanssa on tehty sopimus aikakauslehtihankinnoista. Tiedonhallinnan koulutusta järjestetään ministeriön virkamiehille. UM Pertti Nummela UM:n hallinnollisella osastolla on käynnissä organisaatiouudistus. Hallintoa madalletaan ja linjataso poistuu tietohallintoyksikköön kuuluu tietopalvelut ja tietotekniikka, mutta ei enää toimistopalvelut. Tietohallintojohtajan rekrytointi on loppusuoralla. Asianhallinnan AHA projektin työ jatkuu neljässä alatyöryhmässä: tekninen arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, konsulipalvelut ja maaraportti. Asiakirjapalveluiden ja arkistoinnin prosesseja selvittäneen projektin loppuraportti valmistui Arkki arkistointi ja kirjaamissovelluksen käyttöönotto edustustoissa jatkuu. Tavoitteena on saada kaikki edustustot käyttäjiksi ennen EU puheenjohtajuuskautta syksyllä SM Manu Herna SM:ään on valittu uusi hallintojohtaja Janne Kerkelä. Organisaatiota on uudistettu mm. siten, että tietohallinto ja säädösvalmistelun ohjaus on siirretty hallintoyksikköön. Tietopalvelu on myös hallintoyksikössä. Tukipalveluita on siirretty takaisin hallintoyksikköön. Hallinnonalan uuden asiankäsittely ja dokumenttienhallintajärjestelmän (ASDO hanke) tarjouspyyntö on lähetetty Arkistonmuodostus eli tiedonhallintasuunnitelma on valmistunut kokonaan ja sisältää nyt myös poliisiosaston. SM:n kirjakahvila on avattu ja kirjastotila uusittu. Tarkoituksena on ollut paitsi tuoda tietopalvelua näkyviin, myös kehittää yhteisöllisyyttä ministeriössä. Haussa on tietoturvapäällikön virka. Hallinnonalan ohje turvaluokiteltujen asiakirjojen käsittelystä on tekeillä. Strategioita ja arkkitehtuureita on tekeillä: kansalaisstrategia, verkkoviestintästrategia. Hallinnonalan tietotekniikkaarkkitehtuuri on valmisteilla (tietopalvelu on hankkeessa mukana). Ministeriön toiminnan kehittämishanke on meneillään, hankehallinta nousee esille. Hallinnonalalla on me

6 neillään alueellistamishankkeita. Ministeriön tietopalvelu saanee virkasiirtona yhden lisähenkilön. SM on vuoden päästä kahdessa toimitilassa: osa muuttaa Vuorikatu 20:een lokakuussa (8) Eduskunnan kirjasto Virpi Johansson Eduskunta 100 vuotta tapahtumaa valmistellaan: Kesäkuun 1. päivänä 2006 tulee kuluneeksi sata vuotta siitä, kun säädyt hyväksyivät uuden valtiopäiväjärjestyksen ja vaalilain. Toukokuun 23. päivänä 2007 tulee kuluneeksi sata vuotta yksikamarisen eduskunnan ensimmäisestä täysistunnosta. Juhlavuoden teemaksi on valittu "Oikeus ääneen luottamus lakiin. Sata vuotta suomalaista kansanvaltaa." Kirjastossa järjestetään kaikille avointa tiedonhallinnan koulutusta, aiheet ja ajankohdat ovat Eduskunnan kirjaston verkkosivuilla ja tulevat myös Senaattoriin. Painettujen valtiopäiväasiakirjojen opas on ilmestynyt. Eduskunnan kotisivu uudistus valmistuu kesään 2006 mennessä. Eduskunnan valokuva arkistoa kehitetään sähköiseksi. Eduskunnan ATK päällikkönä on aloittanut Juha Pekka Leskinen. Eduskunnan tietohallintolinjaus (EKJ 9/2005) on valmistunut. Se ja The Finnish Parliament's Information Security and E mail Instructions (EKJ8/2005) ovat luettavissa eduskunnan kotisivuilla tai saatavissa julkaisuina. VM Maija Jussilainen VM:n kansantalousosaston informaatio ja toimistopalvelut ryhmään haetaan tietoasiantuntijaa, jonka tehtäviin kuuluvat osaston tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito sekä verkkopalvelujen kehittäminen. Hakuaika päättyy MMM Hannele Anttila Makasiini dokumentinhallintajärjestelmä (ohjelmistona Hummingbird) käyttöönotto tapahtuu vuoden 2006 alkupuolella. Testaus on meneillään. Julkaisujärjestelmähanke on meneillään, sisältää sekä intra että Internet sivujen uudistuksen. Tietohallintoyksikön strategia on tekeillä, sisältää myös tietopalvelun. Sähkäpostijärjestelmä Tiimistä on siirrytty Outlookiin. 5. Syksyn kokoukset Esityksen mukaisesti syksyn kokoukset ovat: ke klo 9 11, ke klo 9 11, ke klo Ilmoitusasiat Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen hanke, ks. HARE: VNK007:00/2005: Työryhmää täydennetty Katrina Harjuhahto Madetojalla.Työryhmä työskentelee vuoden loppuun asti. Valtipan asiakirjahallinnon ryhmässä käsitellään hanketta SILAVA jatkotyön tilanne: VM:n sisäinen palaveri Päätökset. Leena Honka ja Tuomas Pöysti sopivat palaverin SILAVA hankkeen jatkosta Juhani Turusen kanssa, erityisesti VM:n roolista hallinnon kehittäjän ominaisuudessa. Tuomas Pöysti ottaa asian esille VN:n ja VNK:n johdon kanssa käytävissä keskusteluissa. Maija Jussilainen kutsuu koolle seuraavan palaverin n. 5 viikon kuluttua, lokakuun alussa. Tässä kokouksessa katsotaan kaikkien SILAVA hankkeen kehittämisehdotusten tilaa. SILAVA:n kehittämishanke 9 Kansainvälisen tiedon käyttöönsaaminen on UM:n

7 vastuulla. UM pyytänyt vastauksia kyselyynsä mennessä, lokakuun alussa on hankkeen käynnistyskokous. Säädösvalmistelun tietohallintotuki hanke on pitänyt kaksi kokousta. Sihteerin tehtäviä ei ole täytetty. Ks. OM035:00/ (8) Säädösvalmistelun tietotuki VM044:00/2005, hanke HARE:ssa suunnitteilla tilassa, näkyy vain intranet HARE:ssa Ministeriöille on lähetetty kysely, johon Maija Jussilainen pyytää vastauksia ennen hankeryhmän kokousta Ministeriöiden kirjastojen yhteistietokannassa ovat mukana VN linnan, OKV:n ja SM:n kirjastotietokannat, STM/Hki tulossa seuraavaksi. ValtIT lausuntopyynnöt: lainsäädäntöosahanke ks. HARE: VM101:02/ ja ITpalvelut osahanke VM101:03/2004: Ohjelmajohtamisen arviointiraportti Verkostojohtamisen mahdollisuudet valtioneuvostossa ilmestynyt )valtioneuvoston kanslian julkaisusarja 6/2005): Ministeriöiden tulee tarkistaa tuottavuusohjelmansa ja toimittaa ne valtiovarainministeriöön mennessä. Sitä ennen tuottavuusohjelma (VM) käy kahdenväliset neuvottelut kunkin ministeriön kanssa. IFLA Tukholma ja Oslo Matkakertomus on tekeillä. Keväälle 2007 suunnitellaan IFLA:n Government Libraries Sectionin seminaaria Eurooppaan (mahdollisesti Walesiin). Valtioneuvoston ennakointiverkosto ja ennakointi ministeröissä Valtioneuvoston ennakointiverkoston raportti 1/2005. (Työministeriö, ISBN ) on ilmestynyt. Tietopalvelupäälliköiden ja Valtipan tietoympäristöryhmän on syytä perehtyä raporttiin ja ennakointiverkoston toimintaan. Internet Librarian International 2005 Transcending Boundaries: Information Technologies & Strategies for the 21st Century October 2005 Copthorne Tara Hotel, London EU:n DLM (Document Lifecycle Management) foorum on Budapestissa Voi vielä ilmoiottautua 21.9.mennessä, ks. network.org/, Suomesta puheenvuoroja: Archival Requirements in record keeping systems, Markus Merenmies, National Archives of Finland (SÄHKE hanke), Towards a National Digital Repository, Osmo Palonen, Mikkeli Polytechnic, Finland, Mobile Working ~ Issues and Records Management Responses, Sari Makinen, University of Tampere, Finland 7. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.20

8 Arkistolaitoksen strategia 2010 Raimo Pohjola

9 Asiakirja aineiston määrän kasvu Arkistolaitoksessa oli vuonna 2002 noin 105 hyllykilometriä asiakirjoja Vuoteen 2020 mennessä asiakirjaaineiston absoluuttinen määrä kaksinkertaistuu Kasvu jatkuu 2020 luvun lopulle saakka

10 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGIA Visio Arvot Arkistolaitoksen tehtävä Nopeasti muuttuva toimintaympäristö Julkisen asiakirjahallinnon ohjaaja Monipuolinen tietopalvelulaitos Aineistojen säilyvyyden ja käytettävyyden turvaaja

11 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGIA Suomalaista yhteiskuntaa kuvaavan yksityisen asiakirjaperinnön tallentaja Tutkimus ja koulutustoiminta Aktiivinen viestintä Kansainvälinen toiminta Pitkäjänteinen henkilöstöpolitiikka Toimitilat ja työvälineet

12 Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua

13 ARVOT Avoimuus ja luottamuksellisuus Tasapuolisuus Riippumattomuus

14 STRATEGISET TAVOITTEET 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. VAPAan ja pitkäaikaissäilytykseen riittävä osaaminen ja voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta 6. Arkistolaitoksen tilatarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta alueilla on korkeatasoista

15 TOTEUTTAMISEN KEINOT 1 1. Suunnittelu, seuranta, mittarit 2. Keskeisiin toiminta alueisiin kohdistuva säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Asiakirjahallinnon vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi.

16 TOTEUTTAMISEN KEINOT 2 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillisosaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä.

17 Monipuolinen tietopalvelulaitos Tutkija ja asiakaspalvelu sekä maksullinen palvelutoiminta Verkkopalvelut Selvitykset Asiantuntijatehtävät Kirjasto ja informaatiopalvelut

18 TOIMITILASTRATEGIA Arkistorakentamisella taataan olosuhteet ja toimintatavat, jotka turvaavat aineistojen pitkäaikaisen säilytyksen ja suojaavat aineistoja kulumiselta ja väärinkäytöksiltä.

19 TOIMITILASTRATEGIA Tavoite: Arkistolaitoksella on käytettävissään riittävät, toiminnallisesti tarkoituksenmukaiset ja teknisesti ajanmukaiset toimitilat

20 TOIMITILASTRATEGIA Keinot: pitkäjänteinen suunnittelu hälytysraja: käytössä enää90% tai viiden vuoden tarve uudet tilat 20 vuoden tarpeisiin

21 TOTEUTTAMINEN Tilat Suunn. Tilanne tarv. alku v HMA 2007 käyn JoMA VMA TMA Koko arkistolaitos 7 100

22 Strategian eteneminen Arkistolaitoksen strategia Tuki eli osastrategiat Maakunta arkistojen ja yksiköiden tulossopimukset Henkilökohtaiset kehityskeskustelut

23 KTM tietostrategia tavoitteet tukea entistä paremmin ministeriön toiminnallisten tavoitteiden saavuttamista selkeyttää tiedon hallinnan merkitystä ministeriön muuttuvassa toimintaympäristössä toimia helposti ylläpidettävänä ja ajantasaisena toimintalinjauksena ministeriön tietosektorin eri osa alueiden kehittämisessä toteuttaa ja soveltaa valtioneuvostossa tehtyjä tiedon hallinnan linjauksia ministeriön toimintaan luoda osaltaan ministeriön sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita palveleva tietoympäristö

24 KTM tietostrategia taustaa (1) Pohjautuu ministeriön strategiaan ja arvoihin KTM elinkeinopolitiikan asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa yritysten toimintaedellytyksistä, kansalaisten aseman turvaamisesta markkinoilla sekä valtion yritysomaisuuden hoidosta (toiminta ajatus) Suomi on kestävän taloudellisen kehityksen ja korkean työllisyyden maa, jonka menestys perustuu huippuosaamiseen, luovuuteen, yrittäjyyteen, alueiden elinvoimaan, toimiviin markkinoihin ja kansainvälisyyteen (visio) aikaansaavuus, avoimuus ja yhteistyö, palvelukyky ja laatu, jatkuva kehittyminen sekä vastuullisuus (arvot)

25 KTM tietostrategia taustaa (2) Laadittiin virkatyönä sparrattiin kommenttikierroksilla Toimintaympäristö laadittiin muutostekijäyhteenveto PESTE analyysimenetelmällä PESTE: poliittiset, ekonomiset, teknologiset, sosiaaliset ja ekologiset muutokset Analysoitiin tietosektoriin vaikuttavat linjaukset Kuvattiin ja arvioitiin nykytila Avattiin arvot tietosektorin näkökulmasta

26 KTM tietostrategia visiointia (1) Tietostrategiaa erillisenä strategiana ei voi olla olemassa ellei se kaikilta osiltaan pohjaudu ministeriön strategiassa esitettyihin linjauksiin. Tietoresurssien hallinnan kehittämisen on tuettava keskeisellä tavalla ministeriön strategiatavoitteiden saavuttamista Toiminta on muuttumassa tiedon tallentamisesta tiedon hyväksikäyttöön. Siirrytään yksilötyöstä verkottuneeseen ryhmätyöskentelyyn yli organisaatiorajojen Toiminta ja tietoympäristön muutokset sekä ministeriön toimintastrategia edellyttävät sähköisiin asiointiyhteyksiin perustuvan uuden hallinto ja palvelukulttuurin kehittämistä Tiedon hallinnan organisoinnissa korostetaan osastojen ja toimintayksiköiden vastuuta ja ammattitaitoa. Päämääränä toimintatavat, jotka tukevat ministeriön tavoitteellista toimintamallia ja prosesseja

27 KTM tietostrategia visiointia (2) Tiedon hallinnasta vastaavien asiantuntijayksiköiden tehtävä on muuttumassa tukitoimesta toimintatapojen uudistajaksi ja muutoksen mahdollistajaksi tekninen tukipalvelutoiminta ollaan näillä alueilla osin ulkoistamassa Tiedon hallinnan järjestelmien, verkkoyhteyksien ja palvelujen tulee muodostaa kapasiteetiltaan suorituskykyinen, luotettava ja pitkälle automatisoitu, tiedon käyttäjiä optimaalisesti palveleva sekä kustannustehokas kokonaisuus, jolla ministeriön toimintaedellytykset varmistetaan muuttuvassa ympäristössä.

28 KTM tietostrategia haasteet Tietosektorin keskeisimmät kehityskohteet ja haasteet liittyvät: tiedon hallinnan hyödyntämisen kehittämiseen enemmän irti tiedosta johtamisessa luomisessa, tallentamisessa ja uudelleen hyödyntämisessä osaamisessa tiedon hallinnan asiantuntijaorganisaatioiden yhteistyön kehittäminen yhteistyön ja palveluorganisaatioiden osaamisen hyödyntäminen tiedon hallinta ja kehittämistehtävissä sähköisten palvelujen kehittämisen koordinointiin suhteessa hallinnonalaan

29 KTM tietostrategia kehittämiskohteet (1) Tekninen perusta yhtenäinen järjestelmä ja tietoverkkokokonaisuus vakiointi standardointi yhteistyö ja palvelusopimukset painopiste hallinnasta valvontaan (VNTHY) Yhteistyö sekä tuki ja ulkoistamispalvelut yhteistyö ja verkottuminen palveluyksiköiden kanssa eri toimintasektoreilla osaamisen suuntaaminen itse tekemisestä hallintaan Ihmiset ja osaaminen organisaatio osaamisen saattaminen laajemmin hyödynnettäväksi (ei putkiajattelua) tiedon jakamiseen perustuvan kulttuurin vahvistaminen tiedon hyödyntämisosaamisen kehittäminen

30 KTM tietostrategia kehittämiskohteet (2) Toimintatavan ja hallintokulttuurin kehittäminen tarkoituksenmukaisen tietoasiantuntijaorganisoinnin ja resursoinnin varmistaminen tiedon hallinnan mallin kehittäminen Sähköisten palvelujen strategia sähköisten palvelujen strategiatyön laatimisen käynnistäminen ministeriön intranet ja ekstranet ympäristön ja siihen liittyvien kehittämistarpeiden määrittely Tietovarannot ja tiedon verkottuminen; tietoarkkitehtuurin kehittäminen hallinnon tukijärjestelmien vakiointi ja palvelukeskusten hyödyntäminen tulosohjauksen tukijärjestelmien kehittäminen valmistelua tukevan tiedon parempi tunnistaminen ministeriön toiminta ja asianhallintaprosessien yhdenmukaistaminen ja järjestelmän kehittäminen tietotyön aika/paikkasidonnaisuuden vähentäminen hallitusti

31 KTM tietostrategia kehittämiskohteet (3) Tietoturva tietoturvallisuuden arviointimenettelyn käynnistäminen turvallisuuteen liittyvän sopimuskäytännön vahvistaminen Hallinnonalayhteistyö hallinnonalayhteistyön tiivistäminen puitesopimukset yhteistyöhankkeet tiedon hallinnan roolin tuominen keskeisemmin tulossopimuskonseptiin Tiedon hallinnan johtaminen ja organisointi tietoasiantuntijayksiköiden tulossopimusten harmonisointi osastojen ja yksiköiden tulossopimusten parempi huomiointi tietoasiantuntijayksiköiden sopimuksissa tiedon hallinnan kehittämisyhteistyön ja tiedonvaihdon kehittäminen suhteessa osastoihin ja yksiköihin tietosektorin hankehallinnan parantaminen

32 Tietämyksenhallinnan strategia: tavoitteet, kehittämisalueet ja hankkeet Tukee ministeriön strategista roolia hallinnonalan ohjaajana ja vaikuttavuuksien toteuttajana Lisäarvoverkostojen hyödyntäminen ja yhteinen hyvä Ydinprosessien ja asiantuntijoiden työn tehostaminen Synergiaa yhteistyöllä Edelläkävijä vaikuttavuuksien johtamisessa Edelläkävijä digitaalisessa vuorovaikutusympäristössä Organisaatiorajat eivät muodosta esteitä tiedon virtaamiselle Tietopääoman hyödyntäminen ja kehittäminen tehokkaasti ja synergisesti -Vaikuttavuusprosessin kuvaus ja tiedonhallinta -Johdon tietotuki -Lainsäädäntöprosessin vaikuttavuus ja tiedonhallinta -toimialakoh- -taiset verkostot, digitaalinen viestintä- ja vuorovaikutus- -ympäristö hallinnonala, VN ja asiakkaat - kansalaisvuorovaikutus - tutkimustiedonhallinta ja yhteistyö- -alustat - asianhallinta - tietoarkkitehtuuri - tietovarastot - metatietojen yhtenäistäminen - asiantuntijan työpöytä- ja välineet (esim. monihaku) - intranet ja internet - etäkäyttö -tiedonhallinnan osaamisen kehittäminen - ICT Governancen kehittäminen hallinnonalalla ValtIT-hankkeen linjausten mukaisesti - hankesalkkujen hallinta - yhteisten menetelmien, hankkeiden ja palvelujen hyödyntäminen - yhteishankinnat ja valtakunnallisten elektronisten palveluiden hyödyntäminen - osaamissynergiat Postal address Visiting address Telephone Telefax PO Box 31 Eteläesplanadi FIN Government Helsinki (Information) FINLAND