Julkisen hallinnon suositus JHS xxx

Transkriptio

1 1 (35) LUONNOS Julkisen hallinnon suositus JHS xxx VERKKOLASKUJEN KÄYTTÖ JULKISHALLINNOSSA Luovutettu lausuntokierrokselle

2 2 (35) LUONNOS Sisällysluettelo 0 Tiivistelmä Johdanto Suosituksen soveltaminen Sähköiset laskusanomakuvaukset ja niiden muuntaminen Laskun tietosisältö Verkkolaskun lähettäminen Verkkolaskun vastaanottaminen Liikekumppanirajapinta ja verkkolaskutuksen liittäminen eri palveluihin Verkkolaskutuksen aloittaminen - lähettäminen Verkkolaskutuksen aloittaminen - vastaanottaminen Verkkolaskun kuva näytöllä Verkkolaskujen arkistointi Sanasto ja lyhenteitä Liitteet... 35

3 3 (35) LUONNOS 0 Tiivistelmä Asiakirja sisältää suositukset julkisen sektorin verkkolaskutuskäytännöstä. Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tai palvelun tulee kyetä lähettämään kirjanpitovelvollisille ja kyetä vastaanottamaan kirjanpitovelvollisilta joko einvoice- tai Finvoice-sanomakuvauksen mukainen verkkolasku. Julkishallinto suosittaa avoimia sanomakuvauksia, joita kaikki verkkolaskuoperaattorit välittävät. Julkishallinto pitää tarkoituksenmukaisena, että Suomessa siirrytään mahdollisimman pian yhden avoimen standardin mukaisen verkkolaskuun. Lisäksi julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmän tulee kyetä lähettämään kuluttajille verkkolaskuja, joihin on liitetty verkkopankkilinkki ja verkkomaksulinkki laskun tarkastusta ja maksua varten. Mikäli verkkolaskua ei voida lähettää asiakkaalle, tulee laskutuksessa käyttää postin ekirjettä tai vastaavaa palvelua täysin sähköisen (myynti)laskutuksen mahdollistamiseksi. Tällaisessa paperille tulostettavassa laskussa on oltava pankkiviivakoodi. Asiakirjassa suositellaan julkishallinnon yksiköille verkkolaskuoperaattorien käyttöä verkkolaskutuksessa.

4 4 (35) LUONNOS 1 Johdanto Suosituksen avulla halutaan tehostaa julkishallinnon taloushallinnon toimintoja lisäämällä verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottamista niin, että verkkolaskujen osuus kaikkien laskujen määrästä ylittää puolet vuonna Tähän tavoitteeseen pyritään yhdenmukaistamalla ja yksinkertaistamalla verkkolaskujen käsittelyrutiineja ja käyttämällä vain yleisesti käytössä olevia toimintamalleja. Verkkolaskujen käytön tavoitteena julkishallinnossa on taloushallinnon tehokkuuden ja luotettavuuden lisääminen mahdollistamalla nopeamman laskujen käsittelyn automaattisesti. Käyttämällä yhdenmukaisia toimintamalleja eri yksiköt voivat suunnitella ja kehittää omat toimintonsa hyödyntämällä jo muualla saatuja käyttökokemuksia ja parhaita käytäntöjä. Suositusta laadittaessa on otettu huomioon myös yksityissektorilla saatuja käyttökokemuksia verkkolaskuista ja pyritty mahdollisimman pitkälle yhdenmukaisiin toimintatapoihin kummallakin sektorilla. Suurimmat hyödyt verkkolaskujen käytöstä saadaan, mikäli samassa yhteydessä tarkistetaan myyntilaskujen ja ostolaskujen käsittelyprosessit kokonaisuudessaan. Sähköinen taloushallinto antaa uusia mahdollisuuksia taloushallinnon prosessien uudistamiseen. Esimerkiksi ostolaskujen hyväksyjien määrää voidaan vähentää yhteen, mikäli laskusta vastuulliset tahot voivat tarkistaa omalle vastuualueelleen kirjatuista kuluista laskut summatiedot purkamalla yksittäiseen ostolaskuun asti (drill down menetelmä).

5 5 (35) LUONNOS 2 Suosituksen soveltaminen 2.1 Soveltamisala Tämä julkishallintoa varten laadittu suositus on laadittu siten, että sitä voidaan soveltaen käyttää myös yksityissektorin taloushallinnon toiminnoissa. 2.2 Verkkolasku Verkkolasku on yleisesti käytössä olevan sanomakuvauksen mukaan laadittu sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä tai tulkittavissa. Laskun vastaanottajana voivat olla yksityiset ja julkiset yhteisöt, muut kirjanpitovelvolliset, muistiinpanovelvolliset maatalouden harjoittajat ja kuluttajat. Kirjanpitovelvollisten (mukaan lukien julkishallinnon yksiköt) välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajaverkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusanomana voidaan lähettää tavara- ja palvelulaskuja. Sanomaa voidaan käyttää myös verkkokauppojen, kassajärjestelmien, korttitapahtumien sekä perintä- ja rahoituspalveluiden sähköiseen liittämiseen julkishallinnon taloushallintopalveluihin. Sanomalla voidaan välittää myös konsernin tai yhteisön sisäisten tapahtumien veloituksia. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle visuaalisia näkymiä, jotka mahdollistavat laskun käsittelyn myyjän tai ostajan toiminnoissa. Verkkolaskun käsittely tehdään sähköisesti, eikä siitä tulosteta paperikopioita. Laskusta on viranomaisten vaatimuksesta voitava tuottaa paperikopio.. Verkkolasku säilytetään sähköisessä arkistossa.

6 6 (35) LUONNOS Kuva. Myyjä lähettää verkkolaskun joko pankkiin tai muulle operaattorille. Asiakas noutaa pankista verkkolaskun omaa taloushallintoaan varten. Operaattori lähettää verkkolaskun eteenpäin saman tai toisen operaattorin verkkolaskuasiakkaalle, muuntaa laskun EDIFACTsanomaksi ja lähettää eteenpäin asiakkaalle, tai lähettää sähköisen laskun paperille tulostettavaksi postipalveluun. Lisäksi on mahdollista siirtää verkkolasku taloushallinnon palveluun palvelun edellyttämässä tiedostomuodossa ( Inhouse ). 2.3 Laskukanavan valinta Laskukanava on myyntilaskun lähettämistapa ja ostolaskun vastaanottotapa. Sekä myynti- että ostolaskujen käsittelyssä on käytettävä useita eri laskukanavia kokonaistaloudellisesti parhaan kokonaisratkaisun toteuttamiseksi. Tällä hetkellä paperilaskujen määrä on vielä suurempi kuin sähköisten laskujen, ja paperilaskuja tullaan aina käyttämään laskutuksessa. Verkkolaskut soveltuvat parhaiten yhteisöjen väliseen laskutukseen. Kuluttajien sähköisten laskujen vastaanottaminen edellyttää erityisratkaisuja myyjän, pankin ja kuluttajapalvelujen välille. Jotta myyntilaskujen lähettäminen olisi vaivatonta, on asiakaskohtaisesti voitava määritellä, mitä laskukanavaa käytetään ko. asiakkaan laskutuksessa. Samalla huolehditaan, että myyjä voi lähettää kaikki laskunsa sähköisesti. Ostolaskujen käsittelyssä selvitetään optimaalisin ratkaisu, jossa huomioidaan laskujen hajautetun käsittelyn tarve, laskujen arkistointi ja laskujen hyväksymisrutiinit. Ostolaskut tulisi ostajan kirjanpidossa voida käsitellä käyttäjän näkökulmasta samalla tavalla riippumatta siitä, ovatko laskut tulleet sähköisinä tai paperilaskuina. Ostolaskujen kierrätys voidaan toteuttaa myös kirjanpitojärjestelmän sisällä erillisten laskujen käsittelypalvelujen sijasta. Koska ostolaskujen skannaus on työlästä, on kussakin tilanteessa arvioitava erikseen, käytetäänkö skannausta.

7 7 (35) LUONNOS 3 Sähköiset laskusanomakuvaukset ja niiden muuntaminen 3.1 Verkkolaskusanomakuvaussuositus Julkishallinnon taloushallinnon tietojärjestelmä tai palvelu lähettää kirjanpitovelvollisille ja vastaanottaa kirjanpitovelvollisilta joko einvoice- tai Finvoice-sanomakuvauksen mukaisia verkkolaskuja. Julkishallinto suosittaa avoimia sanomakuvauksia, joita verkkolaskuoperaattorit ja operaattoreina toimivat pankit käyttävät. Palvelun (tietojärjestelmän tai operaattorin) on muunnettava toinen sanomakuvaus sen käyttämän mallin mukaiseksi. Julkishallinnon taloushallintopalvelujen ei suositella käyttävän muita sähköisiä laskusanomakuvauksia. Mikäli lähettäjällä/vastaanottajalla on tarve muunlaiseen sähköiseen laskukuvaukseen, verkkolaskuoperaattori tekee tarvittavat muunnokset. Muita laskukuvauksia voivat olla esimerkiksi muut verkkolaskusanomat, luottokorttilasku ja EDIFACT-laskut. Palvelun tai tietojärjestelmän sisällä voidaan käyttää inhouse-tiedostojen tapaan tietojärjestelmän tai palveluketjun käyttämiä tiedostoja ja kuvauksia, jotka on kuitenkin muunnettava einvoice- tai Finvoice-sanomakuvaukseksi, kun verkkolasku siirretään palveluketjun ulkopuolelle. Mikäli kuluttajalaskujen määrä tilivirastossa tai muussa yksikössä on olennainen, järjestelmän tulee kyetä lähettämään kuluttajille sähköisiä laskuja, joihin on liitetty verkkopankkilinkki ja verkkomaksulinkki laskun tarkastusta ja maksua varten. Verkkolaskujen vastaanotto ja lähettäminen toteutetaan verkkolaskuoperaattorin kautta. Julkishallinnon käyttämiä verkkolaskuoperaattoreja ovat erityisten operaattorien lisäksi pankit. Verkkolaskuoperaattorin valinnassa käytetään julkisessa hallinnossa käytettäviä kilpailumenettelyjä. Luettelo käytettävistä operaattoreista: Verkkolaskufoorumin jäsenetsivulla. Mikäli verkkolaskua ei voida lähettää asiakkaalle, laskutuksessa käytetään jonkin postituspalveluja tarjoavan yrityksen paperille tulostamaa kirjettä tai vastaavaa palvelua täysin sähköisen (myynti)laskutuksen mahdollistamiseksi. Paperilaskuun tulostetetaan pankkiviivakoodi.

8 8 (35) LUONNOS 3.2 Verkkolaskukonsortion laatima verkkolaskukuvaus einvoice einvoice-verkkolaskukuvauksella tarkoitetaan Verkkolaskukonsortion määrittelemää verkkolaskun sanomakuvausta. Julkishallinto käyttää uusinta laskusanomakuvausta, joka tällä hetkellä on einvoice-verkkolaskun tietuestandardi v. 1.3 (pdf). Laskusanoma on esitetty sivulla Suomen Pankkiyhdistyksen laatima verkkolaskukuvaus Finvoice Finvoice-verkkolaskukuvauksella tarkoitetaan Suomen Pankkiyhdistyksen määrittelemän verkkolaskun rakennetta ja tietosisältöä. Laskusanoma on esitetty sivuilla Kuluttajaverkkolasku verkkopankkilinkillä Kuluttajaverkkolaskulla tarkoitetaan julkishallinnon yksityisille henkilöille lähettämää sähköistä laskua, joka on toteutettu Suomen Pankkiyhdistyksen verkkopankkilinkin avulla. Ks. Verkkopankkilinkki soveltuu käytettäväksi suoraveloituslaskujen ja suoralaskujen yhteydessä. Suoraveloituspalvelussa linkin avulla voidaan korvata maksajalle toimitettava ennakkoilmoitus. Suoralaskussa linkkiä voidaan käyttää suoraveloituksen tapaan. Asiakkaan on hyväksyttävä suoralasku erikseen maksettavaksi. Laskun maksamiseen tarvittavat tiedot siirretään yksityisasiakkaan käyttämän pankin palveluun. Palvelusta on linkki varsinaiseen laskuun. Laskun arkistointi, ks. Kuluttajaverkkolaskun arkistointi. 3.5 Kuluttajaverkkolasku verkkomaksulinkillä Verkkomaksulinkillä tarkoitetaan julkishallinnon lähettämään sähköiseen laskuun tai maksuun liitettyä linkkiä, jolla kuluttaja voi siirtyä käyttämänsä pankin palveluun tilisiirron suorittamista varten. Laskun arkistointi, ks. Kuluttajaverkkolaskun arkistointi

9 9 (35) LUONNOS Kuva. Kuluttajaverkkolaskun tiedot säilytetään myyjän tai myyjän käyttämän operaattorin arkistossa tai siirretään asiakkaan postipalveluun. Verkkopankkilinkki lähetetään pankkiin, jonka palvelusta asiakas näkee laskun linkkitiedot ja voi nähdä arkistosta itse laskun. Verkkomaksulinkin avulla kuluttaja voi maksaa laskun pankin internet palvelussa. 3.6 Sähköinen luottokorttilasku Luottokorttilaskulla tarkoitetaan sähköistä laskua, jonka korttiyhtiö lähettää käyttäen omaa (kansainvälistä) laskusanomakuvausta. Mikäli julkishallinnon toiminnossa luottokorttitapahtumien määrä on olennainen, pyritään sekä luottokorttilasku että luottokorttitapahtuma vastaanottamaan taloushallintoon sähköisesti. Korttiyhtiön lähettämä lasku suositellaan muuntamaan einvoice- tai Finvoice-mallin mukaiseksi verkkolaskuksi. 3.7 EDIFACT-sanomakuvauksen mukainen sähköinen lasku EDIFACT-laskulla tarkoitetaan UN/EDIFACT-standardin (D96A) mukaan laadittuja sähköisiä myynti- ja ostolaskuja. EDIFACT-sanomien käytöllä voidaan tehostaa myynti- ja ostotilaus- /hankintaprosesseja, mikäli laskujen lisäksi otetaan käyttöön tarjous-, tilaus-, tilausvahvistus- ja hinnastosanomat. Julkishallinnon tietojärjestelmiin ei suositella enää aktiivisesti luotavan uusia EDIFACT-yhteyksiä pelkästään myynti- ja ostolaskujen käsittelyä varten. Mikäli vastaanottaja/lähettäjä ei kuitenkaan voi käsitellä verkkolaskusanomia, voidaan sähköisten laskujen määrän lisäämiseksi myyntilaskut ottaa vastaan/lähettää ostolaskut verkkolaskuoperaattorin kautta siten, että operaattori muuntaa EDIFACT-laskut verkkolaskuiksi. Julkishallinnon tilaustenkäsittelytoimintojen automatisoinnissa käytetään EDIFACT-sanomakuvauksen mukaisia osto- ja myyntitilauksia ja muita

10 10 (35) LUONNOS asiakirjoja, mikäli niistä ei ole tehty verkkolaskusanomakuvauksen mukaisia sanomia. 3.8 Muut sähköiset laskusanomakuvaukset Sähköistä tilaustenkäsittelyä ja laskutusta varten on julkaistu monia erilaisia sanomakuvauksia, esimerkiksi elektroniikkateollisuuden käyttämää Rosettanet-laskusanomakuvausta. Palveluketjun sisällä voidaan käyttää myös inhouse-tiedostojen tapaan muita sähköisiä laskusanomakuvauksia. Esimerkkinä on ns. laskuhotellipalvelua käyttävä myyjä, jonka laatima lasku siirretään samassa palveluketjussa ostajan tilitoimistopalveluun, joka käyttää samaa laskusanomakuvausta, tai jonkun toimialan/toiminnon erityisjärjestelmä, jossa myyjän ja asiakkaiden välinen yhteys on toteutettu EDIFACT- tai muulla sanomakuvauksella. Muilla sanomakuvauksella tehdyt sanomat muunnetaan joko einvoice- tai Finvoice-malliin, kun laskut siirretään taloushallinnon palveluihin. Mikäli palvelu (esimerkiksi hankintatoimi) edellyttää erityisen sanomakuvauksen käyttöä, tästä sopivat palvelun osapuolet keskenään. Tällöinkin näissä toiminnoissa pyritään soveltaen käyttämään tässä suosituksessa esitettyjä toimintatapoja. 3.9 Sähköpostilaskut Sähköpostilaskulla tarkoitetaan sähköpostiviestinä tai sen liitteenä lähetettävää standardoimatonta laskua, jota ei voida käsitellä kirjanpidossa automaattisesti. Julkishallinnon laskutusjärjestelmässä ei käytetä sähköpostilaskuja. Julkishallinto ei ota vastaan sähköpostilaskuja. Sähköpostilaskuja ei tueta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi einvoice- tai Finvoice-mallin mukainen laskutiedosto. Sähköpostiin liittyy merkittäviä tietoturva-, roskaposti- ja muita teknisiä ongelmia, minkä vuoksi sähköpostilaskutusta ei suositella. Sähköpostilaskut kuitenkin soveltuvat esimerkiksi yhdistysten jäsenmaksujen laskuttamiseen ja vastaaviin pienimuotoiseen kuluttajalaskutukseen.

11 11 (35) LUONNOS 3.10 Sähköisellä kirjeellä lähetettävät laskut Sähköisellä kirjelaskulla tarkoitetaan laskua, joka lähetetään sähköisesti ulkoiseen laskutuspalveluun, joka tulostaa laskun paperille, kuorittaa laskut ja hoitaa laskun jakelun asiakkaalle, esimerkiksi postin ekirjeenä. Mikäli julkishallinnon asiakas ei voi vastaanottaa sähköistä laskua, lähetetään lasku aina sähköisenä kirjeenä. Mikäli julkishallintoyksikkö vastaanottaa suuren määrän sähköisenä kirjeenä tulostettuja paperilaskuja ja yksiköllä on sähköinen ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymistoiminto käytettävissä, selvitetään mahdollisuus sähköisen kirjeen pysäyttämiseksi ennen muunnosta paperitulostusmuotoon ja sen siirtämistä sähköisenä postin palvelusta suoraan julkishallinnon tietojärjestelmään. Näin vältetään ostolaskujen skannaus. Tätä toimintoa pidetään siirtymävaiheen toimintatapana ja siitä luovutaan sitä mukaa kuin laskujen lähettäjät voivat toimittaa verkkolaskuja.

12 12 (35) LUONNOS 4 Laskun tietosisältö Verkkolaskun tietosisällön ja sen käsittelevän toiminnon tulee olla sellaiset, että laskujen käsittely voidaan toteuttaa ilman erillistä laskun kuvatiedostoa. Verkkolaskulta edellytettävät tiedot on esitetty suosituksen taustamateriaalin liitteessä 1: Verkkolaskun tiedot. Lisäksi laskuun on sisällytettävä muut sellaiset erityiset tiedot, jotka tarvitaan laskun oikeellisuuden tarkastamista ja hyväksymistä varten. Verkkolaskun suositellaan sisältävän kaikki myydyn/hankitun tavaran/palvelun yksilöivät tiedot. Näitä tietoja ei suositella toimitettavaksi erillisillä liitteillä. Mikäli laskutus perustuu erilliseen sopimukseen, on laskutiedoissa mainittava tällaisen sopimuksen tunnistetiedot. Verkkolaskutuksessa ei suositella koontilaskujen käyttämistä, ellei koontilaskuista saada laskujen käsittelyyn perusteltuja hyötyjä. Mikäli yksikössä on aiemmin käytetty koontilaskuja, pyritään asiakkaiden kanssa sopimaan koontilaskutuskäytännöstä luopumisesta, mikäli vastaanottaja ottaa laskunsa vastaan verkkolaskuna. Koontilaskuissa yleensä esitettävät summatiedot suositellaan esitettäväksi varsinaisen laskun välisummatietoina. Tällaiset välisummat suositellaan esitettäväksi tasoilla, jotka vastaanottajan taloushallinnon kannalta ovat tarkoituksenmukaisia, esimerkiksi: ƒtilauksen tai lähetteen summa ƒpuhelinliittymän summa ƒauton rekisterinumeron summa ƒmaksukorttinumeron summa ƒtoimipaikan summa ƒtoimintayksikön summa ƒaikaperiodin (päivä, viikko, kuukausi) summa. 4.1 Verkkolaskunäyttö Julkishallinto suosittaa että laskun näyttö tietojärjestelmissä ja palveluissa toteutetaan yhdenmukaisella tavalla. Näyttö toteutetaan XSL-tekniikalla tai muulla teknisellä tavalla palvelun sisällä. Laskun perusnäyttö sisältää kaikki verkkolaskun sisältämät kirjanpidon, verotuksen ja laskujen käsittelyn edellyttämät tiedot. Koska useimmiten

13 13 (35) LUONNOS laskujen tietosisältö voi olla perusnäyttöä pelkistetympi, suositellaan käytettäväksi myös yksinkertaisempaa laskun tietosisältöä. Näistä kummastakin on tämän suosituksen liitteenä mallit. Julkishallinto käyttää näyttösuosituksena Suomen Pankkiyhdistyksen verkkolaskusuosituksessa esitettyä laskunäyttöä. Asettelu pohjautuu mahdollisimman pitkälle kansainväliseen asettelustandardiin ottaen kuitenkin huomioon se, että laskua luetaan tietokoneen näytöltä. Mikäli tähän suositukseen tarvitaan muutoksia, suositellaan että muutosesitykset esitetään Pankkiyhdistykselle. Samaa näyttösuositusta käytetään myös toteutettaessa verkkolaskusta vaadittavaa paperitulostusta. Mikäli samasta laskutuspalvelusta tuotetaan myös sähköisiä kirjeitä laskuna, käytetään tällaisen paperikirjeen mallina verkkolaskunäyttöä. Paperilaskussa on kuitenkin otettava huomioon sähköisen kirjeen erityisvaatimukset esim. paperikoosta, ikkunakirjekuoren laskun vastaanottajatiedon paikasta sekä kirjasintyypeistä ja kooista. 4.2 Verkkolaskujen liitteet Verkkolaskutapahtuman käsittelyyn voi liittyä erilaista liiteaineistoa, esimerkiksi: ƒsopimus osapuolten välillä ƒlähete, rahtikirja ƒmuistiinpanomerkintä esim. hyvityslaskun perusteista ƒlaskun kuvatiedosto. Verkkolaskusanoma suositellaan laadittavaksi siten täydellisenä, ettei sen yhteydessä lähetetä erillistä liitetiedostoa ja että laskun käsittely voidaan vastaanottavassa yksikössä tehdä pelkästään verkkolaskun sanomatietojen avulla. Mikäli verkkolaskun tiedot ovat siten puutteelliset, ettei niiden tietojen perusteella voida tehdä tarvittavia kirjanpitomerkintöjä eikä edellytettyjä laskujen käsittelymenettelyjä, verkkolaskun liitteenä lähetetään erillinen kuvatiedosto, joka täydentää laskutiedot riittäviksi. Verkkolaskusanomaan kuitenkin suositellaan merkittäväksi erillisaineistona käsitellyt asiakirjat, esimerkiksi viittaukset/linkitykset sopimuksiin. Verkkolaskuun liittyvät pelkästään myyjän tietoon jäävät lisätiedot suositellaan arkistoitavaksi tietokantaan siten, että tiedot voidaan käsitellä ao. verkkolaskun käsittelyn yhteydessä.

14 14 (35) LUONNOS Paperilla mahdollisesti olevia asiakirjoja, kuten lähetteitä, ei suositella arkistoitavaksi lainkaan. Tämä on mahdollista, mikäli verkkolasku sisältää tiedot toimituspäivästä ja toimitettujen nimikkeiden määrästä.

15 15 (35) LUONNOS 5 Verkkolaskun lähettäminen Myyjä lähettää verkkolaskun pankkiin, joka siirtää laskun oman tai toisen pankin asiakkaan (ostajan) noudettavaksi. Operaattorille lähetetty sähköinen lasku voidaan siirtää pankin tai operaattorin kautta ostajalle, muuntaa EDIFACT-sanomaksi tai siirtää inhouse -tiedostona asiakkaan palveluun. Paperille tulostettavat laskut siirretään postipalveluun, joka tulostaa laskun paperille ja kuljettaa ostajalle. 5.1 Laskukanavat lähettämisessä Laskukanava on myyntilaskun lähettämistapa ja ostolaskun vastaanottotapa. Julkishallinnon käyttämän laskutusjärjestelmän/-palvelun tulee voida lähettää laskut seuraavien laskukanavien kautta: verkkolasku einvoice- tai Finvoice-malli kuluttajaverkkolasku/verkkopankkilinkki kuluttajille pankkiin tai muuhun palveluun toimitettava sähköinen lasku, joka arkistoidaan muualla, ja laskusta on linkki asiakkaan pankkitilitapahtumien joukossa (suoraveloitus tai suoralasku) kuluttajaverkkolasku/verkkomaksulinkki kuluttajille sähköiseen postilaatikkoon tai muuhun arkistoon toimitettava sähköinen lasku, jossa on linkki verkkomaksun suorittamiseksi EDIFACT EDI lasku, mikäli asiakkaan kanssa on jo olemassa toimiva laskujen välitysrutiini EDIFACTia käyttäen sähköinen kirje laskun lähettäminen sähköisesti palveluun, jossa lasku tulostetaan paperille asiakkaalle toimittamista varten, esimerkiksi postin ekirje ei lähetetä esim. hyvityslaskut tilanteissa, joissa alkuperäinen lasku on mitätöity ostajan kirjanpidossa, kirjanpidon sisäinen oikaiseminen

16 16 (35) LUONNOS sähköposti ei käytetä julkishallinnossa (voidaan käyttää esim. yhdistyksen jäsenmaksulaskutuksessa) muu sähköinen lasku tilaustenkäsittelyjärjestelmän edellyttämä muulla sanomastandardilla toteutettu sähköinen lasku (mikäli tarvitaan) Julkishallinnon yksiköllä voi olla lukuisia erilaisia laskuja lähettäviä tietojärjestelmiä. On mahdollista toteuttaa yhtenäinen laskujen lähetystoiminto, joka korvaa laskutuksen tulostustoiminnot ja sitä seuraavat rutiinit. Julkishallinnon yksikkö pyrkii kokonaistaloudelliseen ratkaisuun, jossa laskut lähetetään yhdelle laskujen välittäjälle siitä riippumatta, mikä on laskun lähetystapa asiakkaalle. Laskun välittämiseen käytetään yhdenmukaista sanomaa, jonka laskun välittäjä muuntaa laskun vastaanottajan käyttämän laskujenvastaanottotavan ja sanomakuvauksen mukaan. 5.2 Lähettäminen verkkolaskuoperaattorin kautta Julkishallinnon taloushallinnossa pyritään siihen, että tietojärjestelmä tai palvelu käyttää yhtä verkkolaskuoperaattoria, jonka kautta voidaan lähettää kaikki verkkolaskut vastaanottajan käyttämästä palvelusta riippumatta. Verkkolaskujen lisäksi on voitava lähettää verkkopankkilinkit pankkeihin sekä kuluttajaverkkolaskut käytettävään palveluun. Palvelujen kehittämisvaiheessa voidaan poikkeuksellisesti käyttää operaattoria, joka ei voi välittää verkkolaskuja kaikille vastaanottajille, mikäli palvelun tuottaja esittää vahvistetun suunnitelman kaikki operaattorit kattavasta laskujen välittämisestä. Verkkolaskut tulee voida lähettää vähintään kerran vuorokaudessa työpäivinä Hallinnon tai palvelun sisäiset verkkolaskut Mikäli julkishallinnon taloushallinto hoidetaan samassa tietojärjestelmässä tai palvelussa, ei hallinnon sisäistä verkkolaskua lähetetä verkkolaskuoperaattorille, vaan tapahtumasta tehdään kirjanpitomerkinnät molempien osapuolten kirjanpitoon. Tarvittaessa kirjanpitomerkinnän tekemistä varten voidaan käyttää hallinnon sisäistä verkkolaskua. Jos julkishallinnon molemmat laskutusosapuolet hoitavat kirjanpitonsa samassa palvelussa, suositellaan käytettäväksi palvelun sisäistä verkkolaskua.

17 17 (35) LUONNOS Perintälaskut ja rahoitusyhtiöt Julkishallinnon tulee käyttää perintäpalveluja, jotka vastaanottavat perittäväksi siirrettävät laskut sähköisesti tässä suosituksessa esitettyjen verkkolaskun sanomakuvausten mukaan. Mikäli myyntilasku lähetetään rahoitusyhtiölle laskun summan perusteella määräytyvän rahoituksen siirtämiseksi myyjän tilille, varsinaisen laskun maksu suoritetaan rahoitusyhtiön pankkitilille. Rahoitusyhtiölle lasku lähetetään verkkolaskuna. Asiakkaalle tällaisen laskun alkuperäiskappale lähetetään verkkolaskuna, kuluttajaverkkolaskuna tai sähköisenä kirjeenä sen mukaan, miten asiakas laskun vastaanottaa. Laskut voidaan lähettää myös tilitoimiston palvelun kautta. Mikäli verkkolasku lähetetään tilitoimistoon tai muuhun vastaanottajan käyttämään asiamiehen tietojärjestelmään tai käyttämään palveluun, verkkolaskuosoitteena on asiamies ja sen kautta asiakas. Laskujen lähettämiseen ei suositella käytettäväksi erillisiä laskutuspalveluja, joista voi lähettää pelkästään verkkolaskuja. Mikäli tällaista palvelua kuitenkin käytetään, laskut tulisi integroida myyjän muuhun kirjanpitoon automaattisesti siten, että myyjän kirjanpito, myynnin tilastointi ja myyntireskontra kattavat kaikki myyjän myyntitapahtumat.

18 18 (35) LUONNOS 6 Verkkolaskun vastaanottaminen Ostaja noutaa verkkolaskun pankin palvelusta tai vastaanottaa operaattorilta verkkolaskumuotoisen laskun. Operaattori voi muuntaa EDIFACT-sanomana tai Inhouse - tiedostona lähetetyn sähköisen laskun verkkolaskuksi. 6.1 Laskukanavat vastaanotossa Julkishallinnon käyttämän laskutusjärjestelmän/-palvelun tulee voida vastaanottaa laskut seuraavien laskukanavien kautta: verkkolasku einvoice- tai Finvoice-malli EDIFACT mikäli toimittajan kanssa on jo olemassa toimiva laskujen välitysrutiini EDIFACTia käyttäen paperilasku sähköisenä kirjeenä toimitettu tai alunperin paperille tulostettu lasku paperilasku/skannauspalvelun kautta ostolaskujen käsittelypalvelun skannaama paperilasku ekirje/sähköinen kuva pysäytetty postissa ilman tulostamista paperille ja siirrettynä taloushallintoon kuvana ei vastaanoteta kirjanpidon sisäistä oikaisua tms tilannetta varten sähköposti ei vastaanoteta julkishallinnossa. Julkishallinnon yksiköllä voi olla useita erilaisia laskuja vastaanottavia toimintoja ja tietojärjestelmiä. Julkishallinnon yksikkö pyrkii ratkaisuun, jossa sähköiset laskut vastaanotetaan yhdeltä laskujen välittäjältä siitä riippumatta, mikä on laskun lähettäjän (toimittajan) käyttämä laskukuvaus. Laskujen vastaanotossa

19 19 (35) LUONNOS käytetään yhdenmukaista sanomaa, jonka mukaiseksi laskun välittäjä muuntaa erilaiset vastaanotetut laskukuvaukset. Verkkolaskut tulee voida vastaanottaa vähintään kerran vuorokaudessa työpäivinä.

20 20 (35) LUONNOS 7 Liikekumppanirajapinta ja verkkolaskutuksen liittäminen eri palveluihin Verkkolaskua käytetään kirjanpitovelvollisten ja muiden laskutusosapuolten yhdistämiseen: Myyjä/lähettäjä Ostaja/vastaanottaja Täydentävät liittymät Yksityinen yhteisö, Yksityinen yhteisö, EDIFACT, sähköinen kirje julkisyhteisö julkisyhteisö Yksityinen yhteisö, julkisyhteisö Kuluttaja Verkkopankki, suoraveloitus, sähköinen kirje, sähköiset postilaatikot Julkisyhteisö (sisäinen) Julkishallinto (sisäinen) Suora kirjanpitomerkintä Kuluttajaverkkolaskuliittymää ei suositella kirjanpitovelvollisten liittymäksi. Kuitenkin pienten, tilitoimistoa käyttämättömien kirjanpitovelvollisten, kuten esimerkiksi yhdistysten, tiekuntien, sivutoimisten ammatinharjoittajien ja vastaavien laskuliittymäksi soveltuvat myös kuluttajaverkkolaskut. Esimerkki sähköisen postilaatikon käytöstä kuluttajaverkkolaskujen vastaanottoon: Laskun lähettäjä toimittaa aineiston sähköiseen kirjepalveluun, joka välittää laskut joko paperimuodossa postitse tai vastaanottajan itselleen rekisteröimään sähköiseen postilaatikkoon. Kuluttaja voi rekisteröityä tällaiseen palveluun esimerkiksi verkkopankkitunnuksilla. Rekisteröinnin jälkeen kuluttaja valitsee palvelussa mukana olevista lähettäjistä käyttämänsä toimittajat. Tiedonsiirtomuodot lähettäjiltä ovat verkkolaskusanomakuvaukset tai ASCII-muotoiset sähköisen kirjeen lähetysmuodot. Kuluttaja voi siirtyä postilaatikosta suoraan verkkopankkiin laskun maksamiseksi. Verkkolaskussa voidaan käyttää virtuaaliviivakoodia. Järjestelmä/palvelu Liittymä Lisätietoja/kohderyhmä Myynnin järjestelmä EDIFACT, verkkolasku Myyntilaskutus Verkkolasku Web-laskutuspalvelu Verkkolasku Verkkokauppa Kokonaan tai osittain maksettu verkkolasku Verkkomaksu Yksityinen yhteisö, julkisyhteisö Kuluttaja Kassajärjestelmä Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä Ostotilausten käsittelyjärjestelmä Päiväyhteenveto Korttimaksutapahtuma Verkkolasku Verkkolasku, EDIFACT, pdf-, tiff- tms kuvatiedostot Verkkolasku, EDIFACT Käteisostajien tapahtumat Korttitapahtuman siirto pankkiin ja korttiyhtiöön Korttitapahtuman erittely (suunnitteluvaiheessa) Paperilaskujen skannaus

21 21 (35) LUONNOS Maksuliikennejärjestelmä Verkkolasku Välittäjänä pankki Myyntireskontrajärjestelmä Verkkolasku Ostoreskontrajärjestelmä Verkkolasku Käyttöomaisuuskirjanpitojärjestelmä Verkkolasku Verkkolaskun rivit muodostavat kirjanpidon Suoraan kirjanpitojärjestelmään Verkkolasku, pdf-, tiff- tms kuvatiedostot 7.1 Kirjanpidon automatisointi Verkkolaskun tiedoilla voidaan automatisoida kirjanpitomerkintöjen laatimista ostajan kirjanpitoon esimerkiksi seuraavin menetelmin: ƒmyyjän verkkolaskuun tekemän oletustiliöinnin perusteella ƒtoimittajan perustiedoissa olevan oletustiliöinnin perusteella ƒoletustiliöinnin perusteella. Kirjanpitomerkintään voivat vaikuttaa myös laskun arvonlisäverotiedot sekä myyjän Y-tunnus/VAT ID-tunnus. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitomerkintää voidaan muuttaa tilikauden aikana siihen asti kunnes tilinpäätös yhteisön hallituksen tai vastaavan kokouksessa esitetään vahvistettavaksi. Mikäli kirjanpitomerkintää oikaistaan kaksi kalenterikuukautta liiketapahtuman sattumiskuukauden jälkeen, on käytettävä korjausmerkintää. Julkishallinnossa on erityisiä säännöksiä, jotka rajoittavat kirjanpitolaissa säädetyn korjausmerkinnän käyttöä. Oletustiliöintejä käyttämällä ostotapahtuma saadaan kirjanpitoon ja esimerkiksi kassasuunnittelua varten välittömästi verkkolaskun vastaanoton yhteydessä. Myös verkkolaskussa olevia muita kuin tiliöintitietoja voidaan käyttää kirjanpidon raportointiin, esimerkiksi asiakas-/toimittajatunnistetta ja tuotenimikettä/tuotetunnusta. Esimerkiksi voidaan laatia tilasto asiakkaan tietyn tuotteen ostoista koko siltä ajalta, jona paperitonta taloushallintoa on yhteisössä käytetty. Tilaston laadinnassa käytetään verkkolaskun rivejä. Verkkolaskun toimituspäivämäärätietojen avulla verkkolaskutapahtuma voidaan jaksottaa automaattisesti eri raportointijaksoille ja tilikausille. Toimituspäivätietoihin voidaan merkitä esimerkiksi: ƒvuokrakauden alku- ja päättymispäivämäärä ƒylläpitosopimuksen alku- ja päättymispäivämäärä ƒkorkoveloituksen alku- ja päättymispäivämäärä ƒvakuutusmaksukauden alku- ja päättymispäivämäärä. Yhteisön taloushallinnossa suositellaan määriteltäväksi alarajat laskun määrille, joita ei jaksoteta siirtyvänä eränä eikä käyttöomaisuushankintana.