Palvelusopimusluonnos

Transkriptio

1 Palvelusopimusluonnos UUDELY/4455/2017 Tilaaja Kaakkois-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus PL Kouvola Toimittaja Toimittajan yhteyshenkilö sopimuksen toteuttamisessa: <Etunimi Sukunimi> Palvelu Eteläisen hankinta-alueen kunnossapidon laadunvalvontaurakka , (optiona ), valvonta-alueet UUD - KAS Laskun viitetiedot: Verkkolaskutusosoite: Eteläisen hankinta-alueen kunnossapidon laadunvalvontaurakka , (optiona ), valvonta-alueet UUD - KAS Anne Tiilikainen (KAS) OVT-tunnus: (UUD) Itella välittäjätunnus: Y-tunnus:

2 Sisältö 1 Sopijapuolet 3 2 Tehtävä 3 3 Sopimusasiakirjat ja niiden pätevyysjärjestys 3 4 Sopimuksen voimassaolo 3 5 Veloitusperusteet Palkkio Erityiset korvaukset Kulut Laskutus 5 6 Bonukset ja sanktiot 5 7 Tekijänoikeudet 6 8 Vakuutukset 6 9 Koulutus ja osaaminen 6 10 Toimittajan henkilöstö ja resurssit 6 11 Konsultin tavoitettavuus 7 12 Palvelun ja yhteistoiminnan kehittäminen 7 13 Salassapito 7 14 Kytkennät alueurakoitsijoihin 7 15 Riitaisuuksien ratkaiseminen 7 16 Sopimuskatselmus 7 17 Yhteydet 8 18 Sopimuksen allekirjoittaminen 8

3 1 Sopijapuolet Allekirjoittaneet Kaakkois-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELYkeskus) tilaajana ja <Kirjoita tähän> konsulttina ovat tehneet seuraavan sopimuksen: " Eteläisen hankinta-alueen kunnossapidon laadunvalvontaurakka välisenä aikana (optiona ajalle ja , 1+1 vuosi), valvonta-alueet UUD - KAS". 2 Tehtävä Tämä konsulttisopimus sisältää hoidon ja ylläpidon alueurakoiden laadunvalvonnan Kaakkois-Suomen ja/tai Uudenmaan ELY-keskusten alueilla. Yksityiskohtaisemmin suoritettava palvelu ja sen sisältö on esitetty asiakirjassa Tehtävänmääritys, pvm Sopimusasiakirjat ja niiden pätevyysjärjestys Sopijapuolet noudattavat seuraavia sopimusasiakirjoja seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 4 Sopimuksen voimassaolo 1 Tämä sopimus pvm:ltä <p.k.vvvv> 2 Tarjouspyyntö, joka sisältää: a) Mahdollinen lisäkirje 2, pvm:ltä <Pvm> ja sen liitteet b) Mahdollinen lisäkirje 1, pvm:ltä <Pvm> ja sen liitteet c) Tarjouspyyntökirje pvm:ltä ja sen liitteet 3 Tehtävän määrittely pvm:ltä ja sen liitteet 4 Turvallisuussäännöt ja menettelyohjeet pvm:ltä sekä Turvallisuusasiakirja pvm:ltä ja sen liitteenä riskienhallintasuunnitelma pvm:ltä Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE Tarjous pvm:ltä <p.k.vvvv> liitteineen Sopimusaika on Sopimusta voidaan jatkaa kahdella erillisellä optiovuodella siten, että ensimmäisestä optiovuodesta sovitaan mennessä ja toisesta optiovuodesta mennessä. Optiovuosien käyttöönotto edellyttää kummankin osapuolen hyväksyntää. Ensimmäisen optiovuoden sopimusaika on ja toisen optiovuoden sopimusaika Valvonta-alueella KAS laadunvalvontatehtävät alkavat alkaen. 5 Veloitusperusteet 5.1 Palkkio Veloitusperusteena käytetään tilaajan ilmoittamiin määriin perustuvaa yksikköhintaa (KSE 2013 kohta 5.3) seuraavasti:

4 Laadunvalvonnan (kesä- ja talvihoito) yksikköhinta on määritetty tiestöllä tapahtuvalle laaduntarkastus- ja mittaustyölle (kesä- ja talvi erikseen) euroa/km tarjouspyyntölomakkeella ilmoitetun erittelyn mukaisesti. Kilometrimäärät voivat ylittyä tai alittua vuoden aikana. Myös siirtoajolle on ilmoitettu oma yksikköhinta euroa/km. Siirtoajolla tarkoitetaan siirtymistä laaduntarkastusreitille tai kohteelle, jolloin ei tehdä tarkastus- ja mittaustyötä. Siirtoajon ajalta ei makseta erikseen tuntikorvausta. Mahdollisia sopimusalueen ulkopuolella tapahtuvia siirtoajoja ei korvata. Toimistolla tehtävien, laadunalituksiin liittyvien taustatietojen haku ja dokumentointi, urakoiden työmaakokousten valmistelu ja muut erikseen sovitut toimistotyöt maksetaan tuntihinnalla euroa/tunti. Tarkastusreitit tulee suunnitella siten, että siirtymäajot ja paluumatkat samaa tietä pitkin minimoidaan. Muut erikseen sovittavat aluevastaavaa avustavat työt, jotka vaativat maastossa liikkumista sekä työtä maastossa maksetaan tuntihinnalla. Myös turvallisuuskoordinaattorin tehtävät korvataan tuntihinnalla. Näiden tehtävien suorittamiseen mahdollisesti liittyvät matkakulut korvataan siirtoajon yksikköhinnalla euroa/km. Siirtoajon ajalta ei makseta erikseen tuntikorvausta. Lisäksi maksetaan mahdolliset päivärahakulut KSE 2013 mukaisesti. Tällaisia töitä on mm. alueurakoiden työmaakokouksiin osallistuminen, alueurakoiden väli- ja vastaanottokatselmuksiin liittyvät maastokatselmukset, pienet inventoinnit ja turvallisuusasioissa (liikenne- ja työturvallisuus) työturvallisuuskoordinaattorin tehtävät maastossa. Vain sopimusalueen sisällä tehtävät matkat korvataan ja niistä sovitaan tilaajan kanssa aina etukäteen. Tarjouslomakkeessa on arvioitu näiden töiden työmäärät (tunti/km). Arvioidut työmäärät voivat ylittyä tai alittua urakan aikana. Kalibrointitilaisuudet sekä ohjausryhmän kokoukset ja niihin liittyvät työt tulee sisällyttää kilometrihintoihin. Yksikköhinta sisältää kaikki tehtävän suorittamiseksi vaadittavat henkilötyön kustannukset sekä erityiset korvaukset ja kulut. Mikäli tehtävän määrä lisääntyy tai vähenee enemmän kuin 50 % sopimusasiakirjojen mukaisesta määrästä, niin sopijapuolilla on oikeus vaatia yksikköhinnan tarkistusta. Veloitusperusteita tarkistetaan aikaisintaan mahdollisten optiovuosien veloitusperusteiden osalta. Tarkistusten suuruudesta sovitaan toimittajan tekemän esityksen pohjalta. Tarkistuksen tulee perustua henkilötyön ja matkustamisen kustannusten toteutuneeseen ja ennakoituun kehitykseen ja todennettuihin osuuksiin palvelun yksikköhinnasta. Tarkistuksessa oletetaan aiemmalla, tarkistettavalla yksikköhinnalla hinnan voimassaoloaikana kertyneen palkkion kokonaismäärän kattaneen samana aikana tapahtuneen kustannusten kehityksen. Henkilötyön kustannusten kehittymistä tarkastellaan KSE 2013 kohdassa mainituista syistä hyväksyttyjen tarkistusten avulla ja matkustamisen kustannusten kehittymistä vuosittain Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry:n ja Suunnittelu- ja konsulttitoimistojen liitto SKOL ry:n välisässä asiakirjassa Matkakustannusten veloitusperusteet tilaajan ja konsultin välisissä sopimuksissa sovittujen korvausperusteiden avulla. Veloituksen arvioitu enimmäismäärä ilman arvonlisäveroa on vuodessa (talvija kesäkausi yhteensä) valvonta-alueella KAS xxx euroa ja valvonta-alueella UUD xxx euroa. Tätä arviota ei saa ylittää ilman tilaajan suostumusta.

5 5.2 Erityiset korvaukset 5.3 Kulut Tehtävästä ei saa veloittaa erikseen erityisiä korvauksia (KSE 2013 kohta 5.4). Tehtävästä ei saa velottaa erikseen kuluja (KSE 2013 kohta 5.5). Kulut on sisällytettävä yksikköhintaan. 5.4 Laskutus 6 Bonukset ja sanktiot Palkkio laskutetaan kuukauden välein kummaltakin ELY-keskukselta erikseen työn etenemisen mukaan. Maksuehto 21 vrk. Maksuyhteystietojen muuttuminen on saatettava toisen osapuolen tietoon oman organisaation virallisella kirjeellä ja lisäksi vahvistettava tavalla, jossa tiedonantaja voidaan varmistaa oikeaksi. Viivästyssakko tarkastusraportin myöhästymisestä on 500 /kerta. Mikäli konsultin tekemässä laaduntarkastustoiminnassa havaitaan laiminlyöntejä (esim. ei ole havainnoitu ja dokumentoitu oleellisia laadun alituksia), peritään sakkoa 500 /kerta. Mikäli laadunalitusten mittauksissa tai dokumentoinneissa on virheitä tai puutteita, peritään sakkoa 200 /kerta. Toimeksiantoon liittyvä laadun ja raportoinnin seuranta pohjautuu konsultin tarjouksen yhteydessä laatimaan alustavaan projekti- /laatusuunnitelmaan, jota hankkeen alkuvaiheessa tarkennetaan ennen varsinaisen työn aloittamista. Konsultin tulee toimia laatusuunnitelman mukaisesti ja dokumentoida laadunvarmistukseen liittyvät asiat. Laatupoikkeamista tulee tehdä poikkeamaraportti. Mikäli toiminta on laatusuunnitelman vastaista tai muissa työhön liittyvissä tehtävissä ja velvoitteissa (esim. turvallisuusvelvoitteissa) havaitaan ja voidaan osoittaa muita oleellisia puutteellisuuksia tai virheitä, perittävä sakko on /kerta. Kussakin tapauksessa ennen ensimmäistä sakkoa annetaan kuitenkin ensin muistutus. Mahdollisten optiovuosien sopimusten aikana annetaan suora sakko, mikäli muistutus on jo annettu tämän alkuperäisen sopimuksen aikana. Muistutus voidaan antaa sähköpostitse ja se käsitellään ohjausryhmän kokouksessa sekä kirjataan kokouspöytäkirjaan. Tilaajalla on oikeus konsultin edustajan vaihtoon, mikäli pöytäkirjaan on kirjattu viisi yksittäistä muistutusta tai muuten perittyä sakkoa viimeisen 6 kk:n sisällä. Vaihto ei ole automaattinen, vaan tilaajan harkinnanvarainen oikeus. Mikäli tilaaja sitä vaatii, on konsultin vaihdettava palvelusta vastaava projektipäällikkö.

6 Sopimuksen purkaminen on äärimmäinen keino sellaisissa tilanteissa, joissa kaikki muut edellä olevat keinot on jo käytetty, eikä toiminta edelleenkään vastaa asiakirjojen mukaista vaatimuksia. Jos sopimusvuonna ei ole annettu yhtään muistutusta tai sakkoa, tilaaja maksaa bonusta 1000 / valvonta-alue. Ilmoitetut sakot ja bonukset ovat arvonlisäverottomia summia (alv 0 %). 7 Tekijänoikeudet KSE 2013 kohdasta 6.2 poiketen tilaajalla on oikeus ilman konsultin suostumusta käyttää kaikkia tämän palvelun tuottamisessa syntyneitä aineistoja omiin tarkoituksiinsa ja muuttaa ja kehittää edelleen edellä mainittuja aineistoja joko itse tai valitsemansa kolmannen osapuolen avustuksella ja käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa muutetussa muodossa. Konsultilla ei ole vastuuta näin muutetun aineiston sisällöstä. 8 Vakuutukset Toimittajalla tulee olla konsulttivastuuvakuutus sekä työntekijöiden työtapaturmavakuutus. 9 Koulutus ja osaaminen 10 Toimittajan henkilöstö ja resurssit Laadunvalvontaa suorittavan henkilön tulee ennen työhön ryhtymistä käydä hyväksyttävästi tilaajan osoittama laadunhallinnan verkkokoulutus (kesto n. 1 työpäivä). Konsultin velvollisuus on huolehtia siitä, että toimeksiantoja ovat suorittamassa henkilöt, joilla on riittävät valmiudet täyttää koulutuksen, taidon, kokemuksen, ajankäytön ja välineistön suhteen toimeksiannon edellyttämät vaatimukset. Projektipäälliköllä tulee olla vähintään vuoden kokemus Suomen olosuhteita vastaavista maanteiden tai katujen talvi- ja kesäkunnossapidosta tai näiden töiden työnjohtotehtävistä tai näihin töihin liittyvästä laadunvalvonnasta. Tällä henkilöllä tulee olla vähintään teknisen koulun kotimainen tekninen tutkinto tai vastaava ulkomainen tutkinto. Toimeksiantoja suorittamaan osoitetut konsultin ja alikonsultin henkilöt vastuualueineen on nimetty tarjouksessa. Nimettyjen henkilöiden muutoksiin tarvitaan tilaajan lupa. Konsultilla tulee olla valmius käynnistää kolme tarkastuskierrosta yhtäaikaisesti. Turvallisuuskoordinaattorin töitä tekevällä tulee olla liikenneviraston myöntämä turvallisuuskoordinaattorin pätevyys sekä tarvittava kokemus ja osaaminen työturvallisuusasioissa. Valvonta-alueelle UUD tulee esittää vähintään kaksi henkilöä ja valvontaalueelle KAS vähintään yksi henkilö turvallisuuskoordinaattorin tehtävään.

7 11 Konsultin tavoitettavuus Konsultin tulee sopimukseen liittyen olla tavoitettavissa työpäivinä normaalina virkaaikana klo: Konsultilla on oltava valmius lähteä tekemään tilaajan tai aluevastaavan pyytämää tarkastusta 12 tunnin kuluessa (kaikkina vuorokauden aikoina, myös viikonloppuna). 12 Palvelun ja yhteistoiminnan kehittäminen Konsultti sitoutuu kehittämään palveluaan kehittyvän tilaajaympäristön vaatimusten mukaisesti. Sopijapuolet varautuvat jakamaan keskenään palvelua koskevia ideoita ja ajatuksia sekä tarkastelemaan ja kehittämään toimintaansa. Kehittämisaiheita voivat olla esimerkiksi raportointi, yhteydenpito ja tarkastettavat asiat. 13 Salassapito 14 Kytkennät alueurakoitsijoihin 15 Riitaisuuksien ratkaiseminen 16 Sopimuskatselmus Laadunvalvonnan luonteesta johtuen tiedot laadunvalvontareiteistä, niiden aikatauluista ja laadunvalvontatuloksista on pidettävä salassa ulkopuolisilta ja myös omalta organisaatiolta, lukuun ottamatta niitä henkilöitä, jotka osallistuvat laadunvalvonnan suorittamiseen. Myös HARJA-järjestelmästä ja laadunvalvonta raporteilta saatavat tiedot, sekä "Hoidon ja ylläpidon laadunvarmistaminen"-asiakirja on pidettävä salassa. Lisäksi hoidon ja kunnossapidon alueurakoiden sopimusasiakirjat, laatusuunnitelmat ja työmaakokouspöytäkirjat sisältävät salassa pidettävää tietoa. Kaikki turvallisuuskoordinaattorin työhön liittyvä tieto on salassa pidettävää tietoa. Yritys tai alikonsultti ei saa olla sama osakeyhtiö, sisaryritys tai kuulua samaan konserniin kuin pistokoevalvonnan kohteena olevat pääurakoitsijat. Mikäli sopimusaikana alueurakoitsijaksi valitaan yritys, jolla on jokin yllä mainittu kytkentä valvontakonsulttiin tai alikonsulttiin, tilaaja päättää erikseen, voiko tämä valvoa ko. alueurakoitsijaa. Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia pois lukien lainvalintasäädökset. Sopimusta koskevat riitaisuudet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa, jos osapuolet päätyvät asian viemiseen käräjäoikeuteen. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on sopijapuolten kesken pidetty sopimuskatselmus, jossa on yhdessä käyty läpi palvelun sisältö ja ehdot sen varmistamiseksi, että molemmat osapuolet ovat ymmärtäneet palvelun ja sen tavoitteet samalla ja oikealla tavalla.

8 17 Yhteydet Sopijapuolten asiamiehet sopimusasioissa ovat sopimuksen allekirjoittajat. Tilaaja: <Kirjoita tähän> ELY-keskus, <Osoite> Tilaajan yhteyshenkilö palvelun toimittamiseen liittyvissä asioissa on: Tuomo Ratia, Kaakkois-Suomen ELY-keskus puh , Konsultti: <Kirjoita tähän> <Osoite> Konsultin yhteyshenkilö palvelun toimittamiseen ja sopimukseen liittyvissä asioissa on: <Nimi>, puh. <Kirjoita tähän>, sähköposti <Kirjoita tähän> Palvelun ohjaukseen osallistuu tilaajan yhteyshenkilön apuna ohjausryhmä, johon kuuluu tilaajan asiantuntijoita Kaakkois-Suomen ja Uudenmaan ELY-keskuksista. 18 Sopimuksen allekirjoittaminen Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. <Paikkakunta>, <Päivämäärä: xx.xx.2017 Tilaaja Toimittaja xx ELY-keskus <Allekirjoittajan nimi> <Allekirjoittajan nimi> <Titteli> <Titteli> <Allekirjoittajan nimi> <Allekirjoittajan nimi> <Titteli> <Titteli>