Toiminnan, johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistamisprosessi

Transkriptio

1 Kuntayhtymän hallitus Kuntayhtymän hallitus Toiminnan, johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistamisprosessi 77/ /2017 Kuntayhtymän hallitus Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän valtuuston hy väk symäs sä toiminta- ja taloussuunnitelmassa todetaan, että kun tayh ty män johtamisjärjestelmä ja organisaatio uudistetaan. Ammatillisen koulutuksen reformi 2018 uudistaa lainsäädännön, rahoitusja oh jaus jär jes tel män, joka edellyttää koulutuksen järjestäjältä toiminnan uu dis ta mis ta. Lisäksi ammatillisen koulutuksen rahoitus vähenee mer kit täväs ti ja pysyväluontoisesti. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän toiminnan, johtamisjärjestelmän ja organisaation suunniteltu uudistamisprosessi on esitelty kuntayhtymän joh to ryh mäs sä sekä yhteistyötoimikunnassa Suun nitel ma esitellään kokouksessa. Osana uudistamisprosessia kuntayhtymän johtoryhmä käsitteli se mi naa rissaan Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän nykytilaa ja toi min to jen kehityssuuntia. Seminaarin materiaali on liitteenä. Lisätietoja: Kuntayhtymän johtaja Esa Karvinen, p tai esa.karvinen(at)pkky.fi. Päätösehdotus Päätös Kuntayhtymän johtaja: Merkitään tiedoksi. Kuntayhtymän hallitus: Merkittiin tiedoksi. Satu Huttunen poistui kokouksesta klo asian käsittelyn aikana ennen päätöksentekoa. Pirjo Rämänen poistui kokouksesta klo asian käsittelyn aikana ennen päätöksentekoa. Kuntayhtymän hallitus Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän toiminnan, johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistamisen tavoitteena on luoda kuntayhtymälle erinomai set pitkän aikavälin toimintaedellytykset toteuttaa perustehtäväänsä me nes tyk sel li ses ti ja vastuullisesti. Suunnitelmana on, että uudistus astuu voi maan vuoden 2018 alusta. Kuntayhtymän hallintosäännön mukaan hallitus päättää kun ta yhty män kokonaisorganisaatiorakenteesta sekä yhteisistä toiminnoista ja pal-

2 ve luis ta. Seuraavassa kuvataan uudistamisen tarvetta, prosessia ja vaihtoehtoja. Ammatillisen koulutuksen reformi Toisen asteen ammatillisen koulutuksen reformi on yksi hallituksen kär kihank keis ta. Se on valmistelussaan siinä vaiheessa, että se tulee piakkoin edus kun nan käsittelyyn. Reformin on tarkoitus astua voimaan Re for mi muuttaa ammatillisen koulutuksen lainsäädännön, rahoitus- sekä oh jaus jär jes tel mät, ja siten myös nykyiset toimintatavat ammatillisessa kou lu tuk ses sa. Reformin lähtökohtana on osaamisperusteisuus ja asia kas läh töi syys. Osaamis pe rus tei suu des sa keskitytään puuttuvaan osaamiseen ja asia kas läh töisyy des sä huomioidaan yksilön ja työelämän tarpeet. Ta voit tee na on, että am ma til li nen koulutus vastaa jatkossa yhä paremmin ja vai kut ta vam min työ- ja elinkeinoelämän sekä yksilöiden muuttuviin osaa mis tar pei siin. Reformin keskeiset uudistukset ovat: ammatilliseen koulutukseen tulee yksi toimintalaki (ny kyis ten kahden si jaan) nuorten ja aikuisten ammatillisen koulutuksen raja-aidat pois te taan oppiminen henkilökohtaistetaan, jossa keskitytään puut tu van osaa misen hankkimiseen aikaisempi osaaminen tunnistetaan ja tunnustetaan hank ki mis ta vas ta riip pu mat ta tutkinto suoritetaan näyttöperusteisesti ja näytöt annetaan pää sääntöi ses ti työpaikoilla osaamisen arvioivat koulutuksen järjestäjän ja työelämän edus ta ja (2 ar vioi jaa) valtakunnalliset tutkintotoimikunnat sekä am mat ti osaa mi sen näyt töeli met lakkaavat tutkinnon myöntää jatkossa koulutuksen järjestäjä kaikissa tut kinnois sa tutkinnot laaja-alaistuvat ja niiden määrä vähenee ny kyi ses tä 351:stä 164:ään ammatilliseen koulutukseen tulee jatkuva ympärivuotinen ha keu tumis mah dol li suus yhteishaku säilyy suoraan perusasteesta tuleville sekä niille, joil la ei ole perusasteen jälkeistä tutkintoa keskeistä on työpaikalla tapahtuvan oppimisen li sään ty mi nen työpaikalla tapahtuvassa oppimisessa on 2 muotoa: uusi kou lu tus sopi mus ja oppisopimus koulutusviennin esteet poistetaan tutkintojen osalta koulutuksen järjestäjälle tulee vain yksi järjestämislupa ny kyis ten jär jes tä mis lu pien ja sopimusten sijaan koulutuksen järjestämislupaan määritellään opis ke li ja vuo sien vä himmäis mää rä (365 päivää) koulutuksen järjestämislupaan määritellään järjestämisen vas tuu alue, jonka yksilöiden ja työelämän osaamistarpeista tu lee en si si jai ses ti vastata rahoitusjärjestelmä uudistuu kokonaisuudessaan, jatkossa se muo-

3 dos tuu seuraavasti perusrahoitus 50 % (nykyjään lähes 100 %) suoritusrahoitus 35 % (tutkinnot ja tutkinnon osat) vaikuttavuusrahoitus 15 % (työllistyminen ja jatko-opinnot) opetus- ja kulttuuriministeriön harkinnanvarainen stra te gia ra hoi tus on enintään 4 % ammatillisen koulutuksen ko ko nais ra hoi tuk ses ta Reformi tarkoittaa toiminnan tehostamista (AMKE:n tj Petri Lempinen): Vähemmän toimitiloja. Vähemmän toimipisteitä. Vähemmän henkilökuntaa. Vähemmän organisaatioita. Vähemmän rahoitusta. Rahoitus Valtion leikkauksista johtuen kuntayhtymän tulorahoitus on vuodesta 2010 läh tien vähentynyt yhteensä noin 28,5 miljoonaa euroa. Rahoitus vas taa yh den isoksi luokiteltavan koulutuksen järjestäjän kokonaistuloa. Yksikköhintojen lisäksi myös opiskelijamäärät ovat vähentyneet. Valtio on lei kan nut vuodesta 2014 lähtien kuntayhtymän perustutkintojen vuotuista ko ko nais opis ke li ja mää rää 460:llä. Lisäksi merkittävä opiskelijamäärän vähen nys on ollut työvoimakoulutuksessa sekä oppisopimuskoulutuksessa. Vuonna 2017 valtio tekee historian suurimmat leikkaukset toisen asteen am ma til li seen koulutukseen (190 miljoonaa euroa). Kuntayhtymälle kohdis tuu täs tä leikkauksia lähes 9 miljoonaa euroa. Yhtälö on haastava, kun en nä tyk sel lis ten rahoitusleikkausten kanssa on samanaikaisesti historian mer kit tä vin toi min nan uudistamis- ja kehittämistarve. Valtio esitti vielä li sä leik kauk sia am ma til li seen koulutukseen kun ta yh tymän hallituksen val tuus tol le esittämän ta lous ar vion 2017 jälkeen. Vuoden 2017 talousarvioon si säl ty mä tön li sä leik kaus ten tarve kuntayhtymässä on ar viol ta 0,9 1,2 mil joo naa euroa. Lo pul li seen leikkaustarpeeseen vai kuttaa solmittujen op pi so pi mus ten määrä, joka on riip pu vai nen myös työn anta jien tarpeesta ja mah dol li suuk sis ta solmia op pi so pi muk sia. Valtuusto päät ti, että hallitus tuo esityksen valtuustolle toukokuussa li sä leik kauk sen kat ta mi sek si. Reformissa uudistuva rahoitusjärjestelmä muuttaa nykyisen toiminnan perus tan. Rahoituksen ennakoitavuus heikkenee oleellisesti nykyisestä lasken nal li seen opiskelijamäärään perustuvasta rahoituksesta. Jatkossa opiske li ja mää rä tuo enää puolet rahoituksesta ja toisen puolen tuovat tut kinnot/tut kin non osat sekä työllistyminen/jatko-opinnot yhdessä. Lisäksi rahoi tus tulee ole maan suhteellinen, eli muiden koulutuksen järjestäjien toimin nan tu lok sel li suus vaikuttaa kuntayhtymän rahoitukseen. Tämä heiken tää edelleen ra hoi tuk sen ennakoitavuutta. Kuntayhtymän vahvaa taloudellista asemaa voidaan hyödyntää toiminnan uu dis ta mi ses sa. Kuntayhtymän kestävyysvaje on kuitenkin arviolta edelleen noin 6 miljoonaa euroa. Tämän verran kustannuksia tuottoihin nähden on liikaa vuo si ta sol la.

4 Henkilöstö Kuntayhtymä on joutunut sopeuttamaan toimintaansa valtion leikkausten vuok si. Vuodesta 2011 lähtien henkilöstön vähennys on ollut yhteensä noin 250. Tällä hetkellä henkilöstön vahvuus on noin 850. Opetushenkilöstöä on noin 64 %, muuta henkilöstöä 34 % ja projektihenkilöstöä 2 %. Mää rä ai kaisia pal ve lus suh tei ta on noin 18 %. Kuntayhtymän strategian mu kai ses ti henkilöstömäärä mitoitetaan käy tettä vis sä olevien resurssien mu kai ses ti. Viime syksynä käytiin seitsemännet yh teis toi min ta lain mukaiset neu vot te lut, joissa päätettiin hen ki lös tö vä hennyk sis tä se kä koko henkilöstön kah den viikon lomauttamisesta kevään 2017 aikana. Ko ko henkilöstön lo maut ta mi ses ta ei kuntayhtymällä ole aikai sem paa ko ke mus ta. Kun ta yh ty män eläköitymisennuste huomioitiin pää tet täes sä lo mau tuk sis ta so peut ta mis toi men pi tee nä. KEVAn ennusteen mu kaan noin 30 kun ta yh ty män työntekijää vuosittain saa vuttaa eläköitymisiän (-1,5 milj. eu roa/v). Lisäksi kuntayhtymä päätti käyttää omaa varallisuuttaan toi min nan so peut ta mi seen lähes 2 miljoonaa euroa vuo den 2017 aikana. Tällä väl tyt tiin hen ki lös töön kohdistuvilta li sä leikkauk sil ta. Kuntayhtymä osallistuu kolmivuotiseen opettajien vuosityöaikakokeiluun elo kuus ta 2017 lähtien. Vuosittainen työaika on 1500 tuntia 40 työviikon ai ka na, jos sa kaikki opettajan työ on samanarvoista. Vuosityöaikakokeilun us ko taan vas taa van reformin vaatimuksiin nykyistä paremmin. Kuntayhtymän henkilöstöllä on todennettua Suomen parasta laa tu osaa mista. Hen ki lös tö on osaavaa, sitoutunutta ja valmis uudistamaan toi min taa. Muutos voi kuitenkin lisätä epävarmuutta. Uudistuksen to teut ta mi ses sa ja oman osaa mi sen kehittämisessä henkilöstö tarvitsee tukea. Hen ki lös tön työhyvinvointiin ja viestintään tulee panostaa sekä edistettävä roh keaa, luovaa ja innovatiivista toi min taa. Toiminnan tuloksellisuus Kuntayhtymän toiminnan laatu on Suomen parasta. Opetus- ja kult tuu rimi nis te riö on myöntänyt vuosina 2004, 2008, 2012 ja 2016 kun ta yh ty mäl le am ma til li sen koulutuksen laatupalkinnon. Kuntayhtymän toiminnan tuloksellisuuspisteet ovat kuitenkin vähentyneet vuo sit tain vuodesta 2011 lähtien. Toiminnan tuloksellisuuteen vaikuttavat eri tyi ses ti opiskelijoiden työllistyminen ja läpäisyaste. Tällä hetkellä tu loksel li suus ra hoi tus ta ei enää tuloksellisuuspisteiden perusteella saada, vaan kun ta yh ty mä on nettomaksaja. Näin ollen henkilöstön tu lok sel li suus palkkioi ta kaan ei voida maksaa. Itä-Suomen isojen koulutuksen järjestäjien ver tai lus sa kun ta yh ty mä on tuloksellisuuspisteissä neljännellä sijalla. Toimin nan tu lok sel li suut ta on jatkossa parannettava, sillä tuleva rahoitus perus tuu merkittävältä osal ta tutkintosuorituksiin ja työllistymiseen. Toi minnas sa on keskityttävä kou lu tuk sen tuloksiin ja vaikuttavuuteen laadusta tin ki mät tä. Rahoituksen pysyväluontoinen väheneminen ja rahoituksen perusteiden muut tu mi nen tullee myös lisäämään koulutuksen järjestäjien välistä kil pailua eri alueilla. Vaikka kuntayhtymä vahva ammatillisen koulutuksen järjes tä jä ja osaa mi sen kehittäjä koko maakunnan alueella, kilpailu tulee ole-

5 tet ta vas ti li sään ty mään. Työ- ja elinkeinoelämäyhteistyö tulee rakentaa siten, että kun ta yh ty mä on ensisijainen kumppani alueen työ- ja elin kei noelä mäl le osaamisen ke hit tä mi ses sä (toisen asteen ammatillinen koulutus). Kuntayhtymän tehtävänä on vastata vastuullisesti nuorten ja aikuisten se kä työ elä män osaamistarpeisiin Pohjois-Karjalassa. Lisääntyvä työpaikalla tapah tu va oppiminen edistää työllistymistä, työelämävalmiuksia ja kou lu tuksen saa ta vuut ta. Ammatilliset tutkinnot voidaan jatkossa suorittaa kou lutus- tai op pi so pi muk se na asianmukaisessa ohjauksessa työpaikoilla si ten, että tarve kun ta yh ty män omille rakennuksille, koneille ja laitteille on nykyis tä selkeästi vä häi sem pi. Onnistunut yhteistyö työpaikalla ta pah tu vas sa oppimisessa mah dol lis taa monialaisen ammatillisen koulutuksen ym pä ri maakuntaa, myös ilman omia oppimisympäristöjä. Vähenevä rahoitus on jatkossa kohdistettava perustehtävään, opetukseen ja op pi mi sen edistämiseen. Omien toimitilojen käyttöastetta on nostettava, tila kus tan nuk sia pienennettävä ja luovuttava turhista kiinteistöistä. Tilat PKKY:n omistamien toimitilojen määrä tällä hetkellä noin m2, jois ta ulos vuok rat tu ja tiloja on noin m2. Toimintaa tehostamalla omas sa käy tös sä olevien toimitilojen määrää on mahdollista vähentää %. Tulevaisuudessa toiminta edellyttää kuitenkin investointeja, joiden määräk si ar vioi daan yhteensä noin miljoonaa euroa. Kiinteistöjen perus kor jauk sil la ja muutostöillä mahdollistetaan tulevaisuudessa mo ni käyttöi sem piä ja käyt tö as teel taan tehokkaampia oppimisympäristöjä. Kaikista in ves toin neis ta hal li tus tekee kohteittaiset päätökset. Sisäisten vuokrien määrä vähenee tilojen määrän myötä noin % (2-3 milj.euroa). Strategia, palauteraportti sekä toiminta- ja taloussuunnitelma Kuntayhtymän vahvistetussa strategiassa on ennakoitu uu dista mi sen tarve. Strategiassa todetaan: Olemme valmiit muuttamaan organisaatiorakennettamme ja joh tamis jär jes tel määm me vastaamaan parhaalla mahdollisella tavalla uudis tu van ammatillisen koulutuksen lainsäädännön tavoitteita ja muuttu vaa toi min taa. Hallinnon suhteellinen osuus kustannuksistamme pienenee stra te giakau del la. Tilakustannusten osuutta kokonaiskustannuksista pienennetään ja omas sa käytössä olevien toimitilojen määrää vähennetään. Teemme rohkeasti tarvittavia muutoksia ja sitoudumme kehittämään uu sia toimintatapoja. Kuntayhtymän vuonna 2016 saaman laatupalkinnon palauteraportin mukaan ke hi tet tä viä asioita ovat toimintatapojen yhtenäistäminen sekä eri yksi köi den ja opintoalojen välisten erojen tasoittaminen.

6 Kuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmassa on todettu, et tä johtamisjärjestelmä ja organisaatio uudistetaan. Nykyinen or ga ni saatio- ja op pi lai tos ra ken ne sekä johtamisjärjestelmä on pysynyt sa man kal taise na pit kään. Keskeistä on uudistaa käytännön toimintatapoja, joita uu distu va joh ta mis jär jes tel mä ja organisaatiorakenne tukee. Uudistamisprosessi 2017 Lähtökohtana kuntayhtymän toiminnan, johtamisjärjestelmän ja or ga nisaa tion uudistamisessa on keskeisten toimijoiden laaja osallistaminen proses sin eri vaiheissa. Kuvaus prosessin eri vaiheista: 1. Nykytila-analyysi PKKY:n toiminnasta ja tuloksista osal listu ji na kun ta yh ty män johtoryhmä 2. Verkkoaivoriihi yhteiskehittäminen ammatillisesta koulutuksesta Poh jois-kar ja las sa osallistujina työ-ja elinkeinoelämän edustajia, luot ta mus hen ki löi tä, opet ta jia, muuta henkilöstöä, opiskelijoita, julkishallinnon edus tajia yh teen sä noin PKKY:n tulevaisuuspäivät ennakkomateriaalina nykytila-analyysi, tulevaisuuden trendit, reformi ja verkkoaivoriihen tulokset käytännön toiminnan uudistaminen, tulevaisuuden op pi mis ym päris töt, uusi organisaatio ja johtamisjärjestelmä osallistujina valtuuston puheenjohtajisto, hallitus, johtokunnan pu heen joh ta jat, johtoryhmä ja muut esimiehet, pääluottamusmiehet ja opis ke li jakun nan edus ta jat 4. Uudistuva PKKY -seminaari sallistujina valtuuston pu heenjoh ta jis to, hallitus ja johtoryhmä 5. Hallitus käsittelyssä kuntayhtymän perussopimus kuntayhtymän konserniohje toiminnan, johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistaminen lähetetään jäsenkunnille hyväksymis-/kuulemiskäsittelyyn 6. Seutukuntakierrokset omistajakunnille Keski-Karjala Joensuun seutu Pielisen Karjala Työ- ja elinkeinoelämän informointi huhtikuu 8. Poliittisten piirien informointi huhtikuu 9. Hallitus käsittelyssä hallintosääntö 2018, esitys valtuustolle 10. Valtuusto perussopimuksen muutos tiedoksi hallintosäännöstä 2018 päättäminen 11. Hallitus tarvittavien uusien 2018 alkavien virkojen perustaminen hakuprosessin käynnistäminen tehtävien täyttämiseksi 12. Budjetin 2018 laatiminen uudistuvalla toiminnalla, kesä- syksy 13. Brändin uudistaminen ja strategian päivittäminen, syksy

7 14. Koko henkilöstön yhteinen kehittämispäivä, Uudistunut toiminta, johtamisjärjestelmä ja organisaatio alkaa 2018 Lisäksi yhteistyötoimikunta käsittelee uudistusta kuukausittain. Uudistamisprosessin tuloksia Verkkoaivoriihi vastanneita pohjoiskarjalaisia opetushenkilöstö 317, työ- ja elinkeinoelämän edustajat 239, muu hen ki lös tö 231, opiskelijat 165, luottamushenkilöt 83, muu yh teistyö kump pa nit 76, julkishallinnon edustajat 70 Pohjois-Karjalan ammatillisen koulutuksen tulevaisuudessa on tärkein tä työ elä män tarpeisiin vastaaminen, laatuun panostaminen ja työs sä op pi mi sen tukeminen yli 80 % näkee Pohjois-Karjalan ammatillisen koulutuksen mer ki tyksen tu le vai suu des sa joko erittäin hyvänä tai hyvänä PKKY:n tulevaisuuspäivät PKKY:n on uudistettava toimintaansa seuraavasti: Työelämäyhteistyön lisääminen ja entistä herkempi vuoropuhelu työelä män kanssa Kumppanuuksien rakentaminen Brändin uudistaminen Uusien toimintatapojen ideointi ja käyttöönotto osaamisen ke hit tä mises sä Toimintaprosessien yhtenäistäminen Kansainvälisyyden mahdollistaminen Kokonaisvaltaisten koulutus- ja kehittämispalvelujen tuottaminen asiak kail le Myynnin ja markkinoinnin merkityksen tehostaminen Oppimisympäristöjen ja toimitilojen osalta on seuraavia uu dis ta mis tar peita: Toimitilojen käytön selkeä tehostaminen hyödyntämällä työpaikalla ta pah tu vaa oppimista Liikkuvat oppimisympäristöt koulutuksen saatavuuden turvaamiseksi Oppimisen monipuolistaminen (digitalisaatio), jolla on vaikutusta tilo jen käytön tehostumiseen Koulutus- / opintoalojen keskittäminen maakunnassa Koulutusten toteuttamisen joustavuuden ja ketteryyden edistäminen Organisaation ja johtamisjärjestelmän uudistamistarpeet: kuntayhtymästä muodostetaan yksi oppilaitos toimialakohtainen organisaatio koko maakunnan yksilöiden ja työelämän osaamistarpeet huomioiva kevyt ja joustava organisaatio pääsääntöisesti johtokunnista luovuttaisiin tiimimäinen toimintatapa noin 25 henkilöä / esimies

8 työelämälähtöisyyden vahventaminen ja kumppanuuksien ra ken ta minen toimivat, kehittyvät ja yhtäläiset prosessit, joiden mukaan kun ta yh tymäs sä toimitaan uuden brändin rakentaminen johtamisjärjestelmään uudet tehtävänkuvat Nykytila-analyysin, verkkoaivoriihen ja tulevaisuusseminaarin tuotosten poh jal ta yhtymävaltuuston ja hallituksen puheenjohtajistossa on ollut käsit te lys sä nel jä vaihtoehtoista kuntayhtymän kokonaisorganisaatiomallia. Toi min nan, joh ta mis jär jes tel män ja organisaation uudistamista jat ko kä sitel lään val tuus ton puheenjohtajiston, hallituksen ja johtoryhmän yh tei sessä seminaarissa Tämän pohjalta valmistellaan esitys hal li tuk selle. Lisätietoja: Kuntayhtymän johtaja Esa Karvinen, p tai esa.karvinen(at)pkky.fi. Päätösehdotus Kuntayhtymän johtaja Päätösesitys tehdään kokouksessa. Kuntayhtymän johtajan päätösesitys kokoukseen (julkaistu klo 13.50): Hallitus päättää, että Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän ko ko nais orga ni saa tio ra ken ne sekä yhteiset toiminnot ja palvelut organisoidaan alkaen seuraavasti: kuntayhtymästä muodostetaan hallinnollisesti yksi oppilaitos, jolla on toimipisteet Joensuussa, Outokummussa, Kiteellä, Lieksassa, Nur mek ses sa ja Valtimolla. oppilaitos järjestää kokonaisvaltaisia koulutus- ja ke hit tä mis pal ve luja kaikissa kuntayhtymän jäsenkunnissa yhteistyössä työelämän kans sa oppilaitoksella on kaksi työelämälähtöistä toimialaa: 1) Teknologia-toimiala 2) Palvelut ja hyvinvointi toimiala toimialat vastaavat toimialallaan nuorten ja aikuisten koulutuksesta se kä osaavan työvoiman kehittämisestä ja sen riittävyydestä. oppilaitoksen yhteiset palvelut tuottaa toimialoille perustehtävää tuke via palveluja ja vastaa oppilaitoksen yhteisistä prosesseista. Liitteenä esitys kokonaisorganisaatiorakenteesta. Lisäksi hallitus päättää pyytää jäsenkunnilta mennessä lau sun not organisaatiouudistuksesta. Päätös Kuntayhtymän hallitus: Hyväksyttiin yksimielisesti. Kauko Salo poistui kokouksesta klo asian käsittelyn aikana ennen päätöksentekoa. Kokoustauko klo

9