Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta / Keskushallinnon toimipisteverkko

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta / Keskushallinnon toimipisteverkko 2/ /2017 PALRYH Kaupunginhallitus on /5. päättänyt palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän toimeksiannosta mm. seuraavaa: - työryhmä valmistelee myös arvion siitä, miten palveluverkkotyö onnistui ja millaisia muutoksia ja vaikutuksia tehdyillä palveluverkkopäätöksillä tulee olemaan. Tämän arvion tekemistä varten tarvitaan kaikilta toimialoilta tietoja siitä, miten palveluverkkomuutosten toteuttaminen on käynnistynyt. Kukin toimiala antaa tietoja kustakin 20:sta palveluverkko-osiosta sen mukaan, mille toimialalle ko. palveluverkon osa kuuluu. Palveluverkkomuutosten toteuttamista ja vaikutuksia voidaan arvioida seuraavanlaisten kysymysten avulla: - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat on toteutettu? - Miten toteuttaminen onnistui? - Millaisia vaikutuksia toteuttamisella on ollut? - vaikutukset kuntalaisiin, kävijämääriin ja palvelutasoon? - säästövaikutukset / kustannuksia lisäävät vaikutukset? - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat ovat toteuttamatta? - Milloin ja miten toteuttamattomat osat saatetaan päätökseen? - Miltä osin palveluverkkotyötä tulisi vielä jatkaa kokonaan uusien päätösten myötä? - Miten Lohjan väkiluvun ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? - Millaisia vaikutuksia henkilöstöön tehdyillä muutoksilla on ollut? - muutokset henkilöstömäärissä? - muutokset työtehtävissä? - Kouluverkon ja esiopetusverkon osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, mikä on syyslukukauden 2016 tilanne verrattuna syyslukukauden 2013 tilanteeseen: - tuntikehysmuutokset - oppilasmäärämuutokset - opetusryhmämuutokset - varhaiskasvatusryhmämuutokset - opetushenkilökunnan lukumäärämuutokset - varhaiskasvatushenkilökunnan lukumäärämuutokset - toimitilojen lukumäärämuutokset - sisäisten vuokrien muutokset - Teknisen toimen osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, miten kaupungin käytössä olevien rakennusten pinta-alat ja toimipisteiden lukumäärät ja tyhjien/käyttämättömien tilojen pinta-alat ovat

2 muuttuneet syksystä 2013 syksyyn Millaisia kustannusvaikutuksia ja henkilöstövaikutuksia näillä muutoksilla on ollut? Saatujen arvioiden perusteella koostetaan yhteenveto kaupunginhallituksen ja valtuuston käyttöön. Olisi toivottavaa, että myös lautakunnat käsittelisivät omien toimialojensa arvioinnit. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot mennessä. Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot sekä arvion aidoista kokonaissäästöistä mennessä. PALRYH Palveluverkkotarkastelussa keskushallinnon toimipisteet käsiteltiin yhtenä kokonaisuutena. Selvittelytyön aikana oli jo käynnissä muutamia muutoshankkeita. Lohjan kaupungin moni-kuntaliitoksen (Lohja, Karjalohja, Nummi-Pusula) jälkeen kaikki keskushallinnon toiminnat ja tarvittavat toimitilat keskitettiin Monkolaan. Keskushallinnon toimitilakokonaisuus koostuu lähinnä toimisto-, koulutus- ja asiakaspalvelutilasta, arkistointiin sopivasta tilasta sekä tietohallinnon teknisistä tiloista. Selvittelytyössä keskushallinnon toimipiste verkko kuvattiin olemassa olevien kohteiden mukaisesti. Selvitystyön jälkeen toimipisteverkko on muuttunut tai muuttuu seuraavasti: Kaupungintalo Monkola 3 krs: hallinto-, talous-, henkilöstö- ja kehittämispalvelut -> osa palveluista siirtyy organisaatiouudistuksen myötä Tynninharjun hätäkeskukseen Monkolan aula: Asiakaspalvelupiste ja puhelinvaihde -> puhelinvaihteelle selvitetään tilaa Monkolan pohjakerroksesta -> vapautetaan toimistotilaa asiakaspalveluille Monkolan 0-kerros: Arkisto ja monistamo -> monistamon tilan käyttöä tehostetaan sijoittamalla puhelinvaihde ko. tiloihin ABC-asema Karnainen, Matkailu- ja infopiste -> toiminta siirretty Laurinkadulle kaupungin omiin toimitiloihin, ABC:n vuokratiloista luovuttu Atk-luokka, Lohjantähti -> ei muutosta BusinessLohja yritystalo, elinkeinopuolen toimistotila -> ei enää käytössä

3 BusinessLohja yritystalo, yrityshautomo -> vuokratakuu keskushallinnon vastuulla BusinessLohja yritystalo, Tehdas-hankkeen tilat -> kulut keskushallinnon vastuulla Laurinkadun arkisto -> laajennettu Karjalohjan ja Nummen arkistoilla, kaikki liitoskuntien arkistot on siirretty Monkolaan ja Laurinkadun arkistoon Nummen kunnantalon asiakaspalvelupiste -> kunnantalo myyty ulkopuoliselle toimijalle ja toiminta siirretty Saukkolan kirjastoon Nummen kunnantalon arkisto -> arkisto siirretty Laurinkadun arkistoon Karjalohjan kunnantalon asiakaspalvelupiste -> kunnantalo myyty ulkopuoliselle toimijalle ja toiminta siirretty Karjalohjan kirjastoon Tietohallinnon toimitilat, Keskustan terveysasema -> toiminta siirretty Tynninharjulle entisiin hätäkeskukseen -> keskustan terveysasemalta vapautuneisiin tiloihin muuttanut HUSLab Tynninharjun palolaitos, poikkeusolojen johtokeskus ja konesali -> ei muutosta, tila edelleen kaupungin kriisiajan johtokeskus Pusulan paloasema, varajohtokeskus (ei toimintakuluja) -> ei muutosta Pappilankorven varikko, tietohallinnon asennustilat ja varasto -> Toiminta siirretty Tynninharjun hätäkeskukseen Teknisen toimen keskushallinnolta laskuttama sisäinen tilakustannus oli vuonna 2014 edellä mainituista tiloista euroa. Vuoden 2016 talousarviossa keskushallinnon sisäiset tilakustannukset ovat euroa, toteuma 75,8% ( ) Keskushallinnon ulkoiset tilakustannukset olivat euroa, joka koostui seuraavasti: Lohjantähden atk-luokka ,- Lohjantähden pysäköinnin toimistotila 6 016,- ABC-matkailuinfopiste 6 608,- BusinessLohja elinkeinon toimistotila 5 510,- (ei enää käytössä) BusinessLohja Luotainhankkeen toimistotila 6 999,- (hanke päättynyt) BusinessLohja Tehdas-hankkeen toimitilat BusinessLohja yrityshautomo (vuokratappio) ,- (yrityshautomossa osa tiloista, 4 huonetta, on väistötiloina perusturvalla ja Musiikkiopistolla) Organisaatiouudistuksen yhteydessä nykyiset toimialat päättävät toimintansa ja uusi keskitetympi organisaatiorakenne aloittaa

4 toimintansa. Organisaatiouudistuksen myötä Monkolaan sijoitetaan keskitettyjä hallintopalveluita ja vastaavasti Monkolasta siirretään toimintoja hätäkeskuksen tiloihin, jolloin ko. tilat saadaan täyskäyttöön. Aikaisemmin palveluverkkoselvityksessä keskushallinnon osalta todettiin selvityskohteena olevan keskitettyjen hallintopalveluiden muodostamisen tärkeys. Selvitystyössä todettiin, että keskushallinnon palveluverkkoa voidaan tarkastella myös ns. toiminnallisesta näkökulmasta. Lohjan kaupungin nykyisessä organisaatiossa ovat hallinnon eri palvelut hajautettu toimielimiin. Organisaatiouudistuksen yhteydessä ko. tavoitetilan saavutettiin. Uusi operatiivinen hallintopalveluyksikkö muodostuu eri toimialojen hallintohenkilöstöstä ja uuden yksikön rakentaminen on käynnistetty syksyllä Uudessa toimintamallissa on tarkoitus uudistaa ja sähköistää laajasti eri palveluprosesseja sekä uusia mm. henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät. (Pasi Perämäki) Keskushallinto on toimittanut palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmälle arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Näistä arvioista kehittämisjohtaja on laatinut jäljempänä olevan yhteenvedonomaisen koostearvion palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän oman arvioinnin pohjaksi. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä - toteaa seuraavaa: Keskushallinnon selvitys hallinnon palveluverkon muutoksista on riittävä. Jo tehdyt muutokset ovat oikean suuntaisia. Organisaatiouudistus muuttaa erityisesti keskushallinnon ja muiden "vanhojen toimialojen" hallintotyötä. Muutoksista seuraa myös muutoksia toimitiloihin. Näissä muutoksissa on erityisesti kiinnitettävä huomiota tehokkaaseen tilojen käyttöön. Hyväksyttiin. KH Vanhan keskushallinnon erityisenä rasitteena on ollut BusinessLohja yrittäjätalon tyhjistä tiloista aiheutuvat kulut. Uuden organisaation tulisi ratkaista tämä ongelma vuoden 2017 aikana niin, että tyhjiin tiloihin siirretään sellaisia kaupungin toimintoja, jotka nyt toimivat muualla ulkopuolisilta vuokratuissa tiloissa. Tämä linjaus perustuu siihen näkemykseen, että BusinessLohja yrittäjätalon tiloista kaupunki ei pääse eroon sopimuksista johtuen, mutta muista vuokratiloista voidaan irrottautua. - saattaa asian kaupunginhallituksen ja valtuuston tietoon. Kj Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen:

5 V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä Käsittely Vastaesitys - keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta palveluverkkko- ja organisaatiotyöryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Keskustelun aikana Toni Hägg teki seuraavan vastaesityksen: Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: Valtuusto päättää -keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi keskushallinnon toimipisteverkon osalta kaupunginhallituksen arvion palveluverkkotyön onnistumisesta. Vastaesitystä ei kannatettu, joten se raukesi kannattamattomana. Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän päätösesityksen. Kehittämisjohtaja Eero Soinio oli kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan klo alkaen.