Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta

Transkriptio

1 Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta 558/ /2014 PALRYH Kaupunginhallitus on /5. päättänyt palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän toimeksiannosta mm. seuraavaa: - työryhmä valmistelee myös arvion siitä, miten palveluverkkotyö onnistui ja millaisia muutoksia ja vaikutuksia tehdyillä palveluverkkopäätöksillä tulee olemaan. Tämän arvion tekemistä varten tarvitaan kaikilta toimialoilta tietoja siitä, miten palveluverkkomuutosten toteuttaminen on käynnistynyt. Kukin toimiala antaa tietoja kustakin 20:sta palveluverkko-osiosta sen mukaan, mille toimialalle ko. palveluverkon osa kuuluu. Palveluverkkomuutosten toteuttamista ja vaikutuksia voidaan arvioida seuraavanlaisten kysymysten avulla: - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat on toteutettu? - Miten toteuttaminen onnistui? - Millaisia vaikutuksia toteuttamisella on ollut? - vaikutukset kuntalaisiin, kävijämääriin ja palvelutasoon? - säästövaikutukset / kustannuksia lisäävät vaikutukset? - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat ovat toteuttamatta? - Milloin ja miten toteuttamattomat osat saatetaan päätökseen? - Miltä osin palveluverkkotyötä tulisi vielä jatkaa kokonaan uusien päätösten myötä? - Miten Lohjan väkiluvun ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? - Millaisia vaikutuksia henkilöstöön tehdyillä muutoksilla on ollut? - muutokset henkilöstömäärissä? - muutokset työtehtävissä? - Kouluverkon ja esiopetusverkon osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, mikä on syyslukukauden 2016 tilanne verrattuna syyslukukauden 2013 tilanteeseen: - tuntikehysmuutokset - oppilasmäärämuutokset - opetusryhmämuutokset - varhaiskasvatusryhmämuutokset - opetushenkilökunnan lukumäärämuutokset - varhaiskasvatushenkilökunnan lukumäärämuutokset - toimitilojen lukumäärämuutokset - sisäisten vuokrien muutokset - Teknisen toimen osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, miten kaupungin käytössä olevien rakennusten pinta-alat ja toimipisteiden lukumäärät ja tyhjien/käyttämättömien tilojen pinta-alat ovat muuttuneet syksystä 2013 syksyyn Millaisia kustannusvaikutuksia ja henkilöstövaikutuksia näillä muutoksilla on ollut?

2 Saatujen arvioiden perusteella koostetaan yhteenveto kaupunginhallituksen ja valtuuston käyttöön. Olisi toivottavaa, että myös lautakunnat käsittelisivät omien toimialojensa arvioinnit. (Eero Soinio) Esitys Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot mennessä. Päätös Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot sekä arvion aidoista kokonaissäästöistä mennessä KUVALK Lohjan palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä on antanut ohjeet siitä, miten toimialojen ja toimielinten tulee tehdä väliarviointi palveluverkkotyön onnistumisesta. Ohjeistusta on yksityiskohtien osalta täsmennetty kehittämisjohtajan toimesta Arvio tulee toimittaa kehittämisjohtajalle ja arvion pohjalta palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmälle ja kaupunginhallitukselle valmistellaan yhteenveto palveluverkkotyön vaikutuksista. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan palveluverkkoja ovat kirjastoverkko, kulttuuripalveluverkko sekä liikuntapaikkaverkko. Millä tavalla valtuuston tekemä palveluverkkopäätös poikkesi lautakunnan alkuperäisestä esityksestä? Päätös oli lautakunnan alkuperäisen esityksen mukainen muuten, mutta Ojamon kirjaston osalta päätettiin, että sen palvelutasoa lasketaan, kirjasto muutetaan avoimen kirjaston toimintamallin mukaisesti toimivaksi kombikirjastoksi, jossa toimii vain yksi työntekijä. Ei poikkeamia. Ei poikkeamia. Mikä merkitys ja taloudellinen vaikutus em. poikkeamalla on nyt ja tulevaisuudessa? Ei vaikutuksia tällä hetkellä. Tulevaisuudessa työntekijä vähenee tulevaisuudessa. Taloudellinen vaikutus noin vuodessa. Ei vaikutuksia toistaiseksi. Ei vaikutuksia toistaiseksi.

3 Miltä osin valtuuston palveluverkkopäätös on jo pantu täytäntöön? Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on päättänyt , että pohjoisen Lohjan kirjastoauton toiminta lopetetaan ja kirjastoautopalveluiden hoito siirretään eteläisen Lohjan kirjastoautoon nykyisellä henkilöstöresurssilla. Mäntynummen kirjastossa on aloitettu omatoimikirjastotoiminta alkaen. Ojaniittutaloon perustetaan kirjasto, joka toimii jatkossa myös yleisenä kirjastona. Karjalohjan kirjaston omatoimikirjasto avautuu v aikana. Kirjastoista kunnan olohuoneeksi -hanketta on laajennettu alkaen siten, että Virkkalan ja Sammatin kirjastoissa on aloitettu kaupungin asiakaspalvelupistetoiminta. Kirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelma on hyväksytty kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnassa Tämän mukaan kirjastossa siirrytään viiden kirjastonjohtajan mallista kolmen kirjastonjohtajan malliin. Kullekin palvelutasolle on määritelty kehittämissuunta. Kulttuuripalvelujen tilojen käytön tehostaminen edennyt. Hiiden Opisto on luopunut omasta opistotalosta ja tulee jatkossa sijoittumaan Laurentius-talon kampukselle. Museon kokoelmavarastosta on luovuttu ja kokoelmat ovat siirretty aluelliseen kokoelmakeskukseen. Kulttuuripalvelujen yhtiöittämisselvitys on tehty ja valtuusto on linjannut ettei yhtiöittämistä tehdä. Liikuntakeskuksen organisaatiota uudistettiin ja palveluhintoja muutettiin. Miltä osin palveluverkkopäätös on tarkoitus panna täytäntöön vuonna 2017 ja vuonna 2018? Kirjastoautopalvelut tuotetaan yhdellä kirjastoautolla kahdessa vuorossa alkaen. Pusulan kirjastoon esitetään omatoimikirjastoratkaisua vuonna Asiakaspalvelupisteet Mäntynummen, Ojamon ja Pusulan kirjastoihin ja kirjastoautoon. Kolmen palvelutason kehittämissuunnitelmaa noudatetaan Ojamon kirjaston kehittämissuunnitelma laaditaan. Hiiden Opiston päiväopetustoiminta ja opistotoimiston suunnittelua jatketaan. Yhtenä vaihtoehtona on pidettypäiväkoti Labanin tiloja. Museo luopunut ulkopuoliselta vuokratuista esinekokoelmatiloista; kokoelmat siirretty maakunnalliseen kokoelmakeskukseen. Onko lautakunnan toimialalla tehty valtuuston palveluverkkopäätöksestä poikkeavia muutoksia palveluverkkoon tai palvelutuotantoon? millaisia ja miksi? Ei ole tehty.

4 Ei ole tehty. Ei ole tehty. Mitä säästöjä euroissa ja henkilötyövuosissa on osoitettavissa palveluverkkomuutoksien vuoksi verrattaessa vuoden 2014 tilinpäätöstä vuoden 2017 talousarvioon? Säästöjä ei ole toistaiselksi osoitettavissa. Säästöjä syntyy myöhemmin kirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelman mukaisesti. Mäntynummen kirjaston lainausmäärä on noussut avoimenkirjaston käyttöönoton jälkeen noin 20 %, jolloin kustannustehokkuus on lisääntynyt merkittävästi. Kokoelmajärjestelyjen kustannusvaikutus Toistaiseksi ei kustannusvaikutuksia. Mikä vaikutus asiakaspalveluun tehdyillä palveluverkkomuutoksilla on ollut? Muutokset ovat parantaneet asiakaspalvelua. Mäntynummen kirjastossa aukioloaikaa on voitu lisätä omatoimiratkaisulla. Asiakaspalvelupistetoiminta lähikirjastoissa on lisännyt Saukkolan kirjastossa käyttölukuja. Asenteet ovat muuttuneet enemmän asiakaspalvelukeskeisemmäksi, mikä on parantanut asiakaspalvelua. Liikuntapaikkaverkon osalta asiakaspalveluun on vaikuttanut tiiviimpi yhteistyö 3-sektorin kanssa, sekä palveluhintoja on tarkasteltu uudestaan. Millaista palautetta kuntalaisilta on tullut palveluverkkomuutoksista? On saatu myönteistä palautetta omatoimiratkaisusta Mäntynummen kirjastossa. Asiakaspalvelupistetoiminnasta on saatu hyvää palautetta. Positiivista palautetta. Ei palautetta. Millä tavalla lautakunnan toimialalla seurataan kuntalaisten palautetta palveluverkkomuutoksiin liittyen?

5 Seurataan kaupungissa toteutettavia asiakaskyselyitä, mediassa esille tullutta palautetta ja asiakkailta suoraan tullutta palautetta. Asiakastyytyväisyyskyselyin, sosiaalista mediaa seuraten. Asiakaskyselyjä järjestelemällä, seuraamalla palautejärjestelmiä. Millä tavalla Lohjan väkiluvun lasku ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? Kirjaston lainaus- ja kävijälukujen laskuun on reagoitu tarjoamalla kuntalaisille poikkihallinnollisesti uusia palveluita, kuten kaupungin asiakaspalvelua. Kirjastoautopalveluita tehostetaan siirtymällä palvelujen tuottamiseen yhdellä autolla. Ei ole ollut tarvetta huomioida. Liikuntapaikkaverkon osalta väestönlaskua ei ole huomioitu. Esitys Sj Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antaa palveluverkkopäätöksen toteutumisesta yllä olevan arvioinnin. Päätös Hyväksyttiin