Keskushallinnon toimipisteverkko

Transkriptio

1 Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä Kaupunginhallitus Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä Kaupunginhallitus Keskushallinnon toimipisteverkko 255/ /2015 PALRYH Lohjan kaupungin monikuntaliitoksen (Lohja, Karjalohja, Nummi-Pusula) jälkeen kaikki keskushallinnon toiminnat ja tarvittavat toimitilat keskitettiin Monkolaan. Keskushallinnon toimitilakokonaisuus koostuu lähinnä toimisto-, koulutus- ja asiakaspalvelutilasta, arkistointiin sopivasta tilasta sekä tietohallinnon teknisistä tiloista. Keskushallinnon toimipiste verkko koostuu seuraavasti: Kaupungintalo Monkola, Karstuntie 4, Lohj - 3krs:hallinto-, talous-, henkilöstö- ja kehittämispalvelut (xx m2) - Monkolan aula: Asiakaspalvelupiste ja puhelinvaihde (xx m2) - Monkolan 0-kerros: Arkisto ja monistamo (xx m2) ABC-asema Karnainen, Hossanmäentie 1, Lohja - Matkailu- ja infopiste (xx m2) Lohjantähti, Kalevankatu 4, Lohja - Atk-luokka (xx m2) BusinessLohja yritystalo, Nummentie 12-14, D-rappu, Lohja - elinkeinopuolen toimistotila (18,5m2) - yrityshautomo (vuokratakuu keskushallinnon vastuulla) Laurinkadun arkisto (xx m2), Laurinkatu 54, Lohja Nummen kunnantalon palvelupiste (xx m2) Sipoontie 1, Nummi Nummen kunnantalon arkisto (xx m2) Sipoontie 1, Nummi - arkisto siirretty Laurinkadun arkistoon Karjalohjan kunnantalon palvelupiste (xx m2) Keskustie 23, Karjalohja Keskustan terveysasema, Ojamonkatu 36, Lohja - tietohallinto ja konesali (xx m2) - atk-luokka (xx m2) Tynninharjun palolaitos, Harjunseläntie 4, Lohja - poikkeusolojen johtokeskus ja konesali (xxm2) Harjunseläntie 4, Lohja

2 - Pusulan paloasema, varajohtokeskus (ei toimintakuluja),keskustie 6, Pusula Pappilankorven varikko, Levysepäntie 10-12, Lohja - tietohallinnon asennustilat ja varasto (xxm2) Teknisen toimen laskuttaman sisäinen tilakustannus oli vuonna 2014 edellä mainituista tiloista oli eur. Ulkoiset tilakustannukset olivat eur, joka koostui seuraavasti: Lohjantähden atk-luokka ,- Lohjantähden pysäköinnin toimistotila 6 016,- ABC-matkailuinfopiste 6 608,- BusinessLohja elinkeinon toimistotila 5 510,- BusinessLohja Luotainhankkeen toimistotila 6 999,- BusinessLohja yrityshautomo (vuokratappio) ,- Keskushallinnon nykyiset tilat riittävät palvelutuotantoon. Toimitilojen osalta keskittämistä ja tehostamista on tapahtumassa seuraavasti: Karjalohjan palvelupiste siirretään Karjalohjan kirjastoon (touko-kesäkuu) - Kunnantaloon jää varhaiskasvatuksen eskaritoiminta, jonka siirtoa ja tarvittavaa muutosrahoitusta selvitetään Nummen palvelupiste siirretään Saukkolan kirjastoon (touko-kesäkuu) - kunnantalo myynnissä - arkisto siirretty Laurinkadun keskusarkistoon helmikuussa 2015 Nummen ja Karjalohjan kunnantalojen osalta keskushallinnolla ei edellä mainittujen muutoksien jälkeen ole tilatarvetta. Poikkeusolojen johtokeskuksen toimistotila vuokrataan ensivasteyksikölle. Tietohallinto siirtyy keskustan terveysasemalta hätäkeskuksen tiloihin. - tietohallinnon nykyiset tilat siirtyvät HUSLaboratorille Keskushallinnon palveluverkkoa voidaan tarkastella myös ns. toiminnallisesta näkökulmasta. Lohjan kaupungin organisaatiossa ovat hallinnon palvelut hajautettu eri toimielimiin ja hallintopalveluihin. Useissa benchmarkkauksen vertailukunnissa on hallintopalveluita keskitetty ja siirrytty yhä enemmän konsernimallisempaan toimintaan. Käytännössä tämä on tarkoittanut mm. valmisteluprosessien, asiakäsittelyn, hankintojen yms. toimintojen keskittämistä ja yhteisten palvelupisteiden luomista. Keskushallinto on lähtenyt omassa palvelu- ja organisointitarkastelussa siitä, että nykyistä siilomaista toimintamallia pitäisi tarkastella laajempana kokonaisuutena ja hakea uudentyyppistä toimintamallia hallinnon palveluiden tuottamiseen. Syksyllä käynnistyvässä organisointitarkastelussa keskushallinnon tarkastelua tehdään mm. konsernimallin pohjalta. Sähköisen asioinnin osalta keskushallinnossa avataan vuoden 2015 aikana

3 sähköisiä lomakkeita kaupungin sisäiseen käyttöön. Sähköisillä lomakkeilla luodaan asiakkaille mahdollisuus jättää palvelupyyntöjä sähköisesti ilman, että asiakkaan tarvitsee tietää tarkalleen vastuussa olevaan keskushallinnon palvelutuottajaa. Ko. toimintamalleilla voidaan asiakkaan näkökulmasta häivyttää tuotanto-organisaatio. Palveluiden sähköistyessä voidaan organisaatiossa resursseja käyttää tehokkaammin ja luoda resurssipooleja eri palveluiden tuottamiseen. Tulevaisuuden työssä lisääntyy yhä enemmän tapa tehdä työtä ns. poissa työpaikalta. Useita töitä voidaan nykyisin tehdä jo osin paikasta riippumatta. Työtiloja kehittäessä tulisi ottaa huomioon hallinnon toimitiloissa ns. hiljaiset työskentelytilat, joissa työntekijät voivat satunnaisesti tehdä työtä tai esim. kokouksen välillä. Ko. ratkaisuilla pystytään tulevaisuudessa vapauttamaan toimistotilaa ja näin keskittämään tiloja. (Partanen) Erikseen jaettava: - Kartta keskushallinnon toimipisteistä Esitys Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää: 1) merkitä tiedoksi keskushallinnon nykytilan ja käynnissä olevat kehittämislinjaukset ja suunnitelmat palveluverkon kehittämisestä 2) esittää kaupunginhallitukselle, että jatkovalmistelu tilojen osalta tapahtuu edellä selostetulla tavalla ja syksyn valmistelussa kiinnitetään huomiota palvelutoiminnan uudelleenorganisointiin ja toimintamalleihin. Päätös Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päätti: 1) merkitä tiedoksi keskushallinnon nykytilan ja käynnissä olevat kehittämislinjaukset ja -suunnitelmat palveluverkon kehittämisestä 2) esittää kaupunginhallitukselle, että jatkovalmistelu tilojen osalta tapahtuu edellä selostetulla tavalla ja syksyn valmistelussa kiinnitetään huomiota palvelutoiminnan uudelleenorganisointiin ja toimintamalleihin. 3) todeta, että jatkovalmistelussa selvitetään mahdollisuus kirjastoauton käyttämisestä liikkuvana palvelupisteenä. KH 189 Keskushallinto on jatkanut Kunnan olohuoneen valmistelua yhdessä kirjastotoimen kanssa. Tavoiteaikatauluna on siirtää Karjalohjan kunnantalolla oleva palvelupiste Karjalohjan kirjastoon kesälomien alkuun mennessä ja tämän jälkeen jatkaa Nummen kunnantalon palvelupisteen siirtoa Saukkolan kirjastoon. Kummankin palvelupisteen osalta rakennustekniset suunnitelmat ovat valmistuneet. Tietohallinto aloittaa toimintansa siirron keskustan terveysaseman tiloista Tynninharjun hätäkeskuksen tiloihin kesän aikana. (Pasi Perämäki) Erikseen jaettavat - keskushallinnon toimipistekartta

4 Esitys Kj vs. Kaupunginhallitus päättää 1. jatkaa keskushallinnon palveluverkon valmistelua edellä selostetun mukaisesti; ja 2. selvittää mahdollisuuden kirjastoauton käyttämisestä liikkuvana palvelupisteenä. Päätös Hyväksyttiin. PALRYH Keskushallinto on jatkanut Kunnan olohuoneen valmistelua yhdessä kirjastotoimen kanssa. Tavoiteaikatauluna on siirtää Karjalohjan kunnantalolla oleva palvelupiste Karjalohjan kirjastoon kesälomien alkuun mennessä ja tämän jälkeen jatkaa Nummen kunnantalon palvelupisteen siirtoa Saukkolan kirjastoon. Kummankin palvelupisteen osalta rakennustekniset suunnitelmat ovat valmistuneet. Tietohallinto aloittaa toimintansa siirron keskustan terveysaseman tiloista Tynninharjun hätäkeskuksen tiloihin kesän aikana. (Pasi Perämäki) Erikseen jaettavat - keskushallinnon toimipistekartta Esitys Palveluverkkotyöryhmä päättää: 1. jatkaa keskushallinnon palveluverkon valmistelua edellä selostetun mukaisesti; ja 2. selvittää mahdollisuuden kirjastoauton käyttämisestä liikkuvana palvelupisteenä. Päätös Hyväksyttiin. Henri Partanen poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo KH 339 Kunnan olohuone hankkeen ensimmäinen vaihe on valmistunut. Nummen ja Karjalohjan palvelupisteiden toiminta on siirretty kirjastoihin. Syksyn aika na laajennetaan asiakaspisteiden palveluita mm. teatteri- ja konserttilippujen osalta. Vaiheessa II vuoden 2016 aikana toimintaa laajennetaan mahdollisimman laajasti muihinkin lähikirjastoihin, seuraavana vuorossa ovat Virkkala ja Sammatti. Vuonna 2016 kokeillaan kirjastoauton hyödyntämistä liikkuvana pal ve lu pis tee nä. Lisäksi selvitetään organisaatiouudistuksen myötä kaupungintalo Monkolan ja pääkirjaston yhteistyömahdollisuudet asiakaspalvelutarjonnassa. Matkailupalveluiden tilojen osalta selvitetään eri vaihtoehtoja sijoittumiselle kes kus tan alueelle. Selvityksessä on mm. torin reunalla oleva kiinteistö (ns. sokeripala) sekä matkailupalveluiden ja kirjaston yhteistyö toimitilojen ja palveluiden osalta. Matkailun siirto pääkirjaston yhteyteen olisi perusteltua

5 mm. suurten kävijämäärien näkökulmasta. Vastaavasti tällä mallilla myös sijaistamisjärjestelyt olisivat luontevasti järjestettävissä. Matkailupalveluiden muutto on suunniteltu tapahtuvan ke vääl lä Tietohallinto on jatkanut toimipisteiden tiivistämistä. Tietohallinnon kes kustan terveysasemalla ollut henkilöstö on siirtynyt (pl. palvelinkonesali) Tynnin har jun hätäkeskuksen tiloihin. Palvelinkonesalin siirto tapahtuu vai heittain syksyn aikana niin, että muutto olisi valmis joulukuun alkuun men nessä. Hätäkeskuksen tiloihin on myös siirtynyt HUS:in ensivaste- ja am bulans si toi min ta. Tieralta siirtynyt henkilöstö on 1.9. alkaen siirtynyt Tieran Ase man pel lon toimipisteestä Tynninharjulle. Varikon toimipisteen va ras tojen ja asennustilojen alasajo ja materiaalin siirtäminen on aloitettu. Siirto on valmis joulukuun alkuun mennessä. Organisaatiouudistuksen myötä lähdetään selvittämään kaupungin vaihteen mahdollista siirtoa Tynninharjun hätäkeskuksen tiloihin. Yhtenä mahdollisuutena on seudullinen call center toiminto. Mikäli vaihde siirtyy Tynninharjulle ja asiakaspalvelupiste kirjaston yhteyteen, Monkolan ala-aulassa toimisi jatkossa kulunvalvonta, kerroksiin ohjaaminen ja ns. virastovahtimestaritehtävät. Hätäkeskuksen toimitilat on rakennettu ns. valvonta- ja tur val li suus nä kö kulmis ta hätäkeskukselle ja sen valvontatehtäville. Tilat ovat mm. varustettu val von taa varten turvajärjestelmien, esitystekniikoin ja kaapelointiratkaisuin. Ti lo jen jatkokäytön osalta tullaan näitä teknisiä ratkaisuja hyödyntämään mah dol li sim man laajasti. Tietohallinto, tilapalvelut, kiinteistötoimi ja -huolto sekä ve si lai tos ovat aloittaneet suunnittelun kaupungin eri valvontajärjestelmien kes kit tä mi sen hätäkeskukseen niin, että kaupungin eri kriittisiä toimintoja voi daan valvoa päivisin mm. tietohallinnon henkilöstön toimin. Esimerkiksi ve si huol lon tieto- ja valvontajärjestelmien kohdennus toteutetaan hä tä kes kuk sen tiloihin, jolloin vesihuollon toimintaprosessien tilaa voidaan seu ra ta samassa yhteydessä kuin tietohallinto seuraa tietoverkkojen, pa lo muu rien ja palvelimien toimintaa. Etätyötä varten on tietohallinnolta valmistunut uudet etätyötä helpottavat tie to tek ni set järjestelmät. Tietohallinto ja tilapalvelut ovat suunnittelemassa kes kus tan alueelle vapaata työtilaa/ työpisteitä, jossa kaupungin työtekijät voi vat tehdä etätyötä ilman, että joutuisi siirtymään esim. kokouksen välillä ta kai sin omaan työpisteeseen. Ko. ratkaisuilla pystytään tulevaisuudessa va paut ta maan toimistotilaa ja näin keskittämään tiloja. (tietohallintojohtaja Pasi Perämäki, hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell) Erikseen jaettavat - keskushallinnon toimipistekartta Esitys Kj Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä 1. että keskushallinnon palveluverkkon valmistelua ja tiivistämistä jatketaan

6 Päätös Hyväksyttiin. seuraavasti: - keskushallinnon palveluita saa kirjastoista Kunnan olohuone hankkeen mukaisesti; - matkailutoiminta siirretään ABC:ltä kaupungin keskustaan; - tietohallinto siirtää kaikki toiminnot entisen hätäkeskuksen tiloihin ja hätäkeskukseen keskitetään kaupungin eri yksiköiden valvonta- ja seurantajärjestelmiä; - pilotoidaan avoimen työtilan konseptia. 2. Kirjastoista kunnan olohuoneeksi -hanketta laajennetaan saatujen kokemusten perusteella muihinkin lähikirjastoihin ja pilotoidaan kirjastoautoa palvelupisteenä resurssien mukaan vuoden 2016 aikana.