KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2017. RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta klo 09:00 KOKOUSAIKA KOKOUSPAIKKA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Transkriptio

1 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2017 KOKOUSAIKA klo 09:00 KOKOUSPAIKKA KÄSITELTÄVÄT ASIAT Läsnäolijat TARKLA Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjantarkastajien valinta Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen Ilmoitus vastuullisen tilintarkastajan vaihtumisesta kausille Rekisteripalvelu sidonnaisuuksien hallintaan Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy hintatiedustelu BDO Consulting Oy hintatiedustelu Arviointikertomuksen valmistelu Arviointipäivän ohjelma Seuraavan kokouksen ohjelma Ilmoitusasiat Muutoksenhaku... 37

2 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2017 Sivu 1 KOKOUSAIKA klo 9:00 13:15 KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Matkakeskus, 1 krs. Kai Heimonen, puheenjohtaja Heidi Selenius, varapuheenjohtaja Orvokki Elovaara Jopi Hukkanen Tuomo Koski poistui 11:20 Tiina Mämmelä Salla Niittymäki Esko Nummela Kari Vilkman poissa Marja Lukkaroinen, Vilkmanin varajäsen MUUT 18 Ritva Mustonen, kehittämispäällikkö Niina Hiltunen, pöytäkirjanpitäjä ASIAT :t PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUSTOIMITUS Kai Heimonen Niina Hiltunen Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Tarkastusaika PÖYTÄKIRJA ON OLLUT YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Salla Niittymäki Aika ja paikka kaupunginkanslia Tiina Mämmelä Niina Hiltunen

3 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 2 12 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Ehdotus/PJ: Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

4 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 3 13 Pöytäkirjantarkastajien valinta Ehdotus/PJ: Valitaan kaksi tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajaa. Päätös: Tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Salla Niittymäki ja Tiina Mämmelä.

5 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 4 14 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Ehdotus/PJ: Tarkastuslautakunta hyväksyy kokouksen työjärjestyksen. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

6 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 5 Dno KH/462/ Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen Riihimäen kaupungin tilintarkastusyhteisö BDO Oy on ilmoittanut esittävänsä, että sen aiemmin esittämän vastuullisen tilintarkastajan sijaan Riihimäen kaupungin nykyinen vastuunalainen tilintarkastaja jatkaa myös tilikaudesta 2017 eteenpäin. Ilmoitus OHEISENA. Ehdotus/PJ: Hyväksytään esitys. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

7 LIITE: Ilmoitus vastuullisen tilintarkastajan vaihtumisesta kausille

8 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 7 Dno KH/460/ Rekisteripalvelu sidonnaisuuksien hallintaan Kuntalain 410/ säädetään luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksien ilmoitusvelvollisuudesta ja sidonnaisuustietojen julkistamisesta. Pykälän mukaan siinä mainittujen luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, sekä niin ikään merkittävästä varallisuudestaan tai muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa kuntalain 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset kaupunginvaltuuston tietoon. Säännöstä sovelletaan alkaen. Lisäksi kunnan on pidettävä rekisteriä sidonnaisuusilmoituksista yleisessä tietoverkossa, jos salassapitoa koskevista säännöksistä ei muuta johdu. Riihimäen kaupunki on päättänyt järjestää rekisterin sidonnaisuusilmoituksia varten ostamalla valmiin rekisterin. Hintatiedusteluja pyydettiin ja saatiin kahdelta palveluntarjoajalta. BDO Oy:n palvelun 77 käyttäjämäärää vastaava vuosimaksu on Hintaan sisältyy sähköisen palvelun lisäksi erilaisia palvelun käyttöönottoon liittyviä tukipalveluita, joiden hinta ja laajuus sovitaan tarvittaessa erikseen. Palvelun irtisanomisaika on kalenterivuosittain. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:n palvelun vuosilisenssi maksaa Hintaan sisältyy sähköisen palvelun lisäksi palvelun käyttöönottoon liittyviä tukipalveluita sekä tuki pääkäyttäjälle ja rajaton käyttäjämäärä. Palvelulla on 3 kk tyytyväisyystakuu ja 1 kk irtisanomisaika. Tarjoukset OHEISENA. Hankinta on päätetty toteuttaa suorahankintana, sillä sen kustannukset jäävät alle kansallisen kynnysarvon, palvelun yleinen hintataso on tiedossa ja kilpailutuskustannukset ylittäisivät kilpailutuksesta saatavan hyödyn. Ehdotus/PJ: Käydään keskustelua sidonnaisuusilmoitusvelvollisuuden hoitamisesta ja saaduista tarjouksista. Tarkastuslautakunta esittää, että palvelu hankitaan Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä sillä perusteella, että sidonnaisuustietojen päivittäminen on tässä rekisterissä vaivattomampaa, hintaan sisältyy rajoittamaton määrä käyttäjiä ja irtisanomisaika on 1 kuukausi. Tarkastuslautakunta pyytää konserni- ja hallintopalvelukeskusta ryhtymään esityksen mukaisiin täytäntöönpanotoimenpiteisiin.

9 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 8 Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. Täytäntöönpano: konserni- ja hallintopalvelukeskus/hallintojohtaja Muutoksenhaku: ei muutoksenhakuoikeutta (KuntaL 91) Lähempiä tietoja antaa: sisäinen tarkastaja Niina Hiltunen, puh

10 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 9

11 Sidonnaisuusrekisteri.fi

12 Uuden kuntalain mukainen sidonnaisuusrekisteri Kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan alkaen. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Sidonnaisuusilmoitukset muodostavat sidonnaisuusrekisterin, johon sovelletaan henkilötietolakia (523/1999). Sidonnaisuusrekisteri on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Rekisterin pitäjänä kunta on vastuussa siitä, että sidonnaisuusrekisteri on ajan tasalla ja ei sisällä virheellistä tietoa. Uudet ilmoitukset, muutokset ja täydennykset on päivitettävä julkaistuun rekisteriin ilman viivytystä. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

13 Sidonnaisuusrekisteri.fi -palvelu Sidonnaisuusrekisteri.fi on verkkopalvelu, joka mahdollistaa joustavan ja tietoturvallisen tavan kerätä ja hallinnoida uuden kuntalain mukaista sidonnaisuusrekisteriä. Palvelu on suunniteltu yhdessä kuntien ja kunta-asiantuntijoiden kanssa. Sidonnaisuusrekisteri.fi palvelu on täysin Kuntaliiton antaman ohjeistuksen ja vaatimusten mukainen. Palvelun kautta kunta voi hyödyntää sidonnaisuustietoa tehokkaasti päätöksenteossa. Sidonnaisuusrekisteri.fi palvelu säästää kuntien työaikaa. Tieto kerätään suoraan sähköiseen muotoon. Rekisterin ylläpito ja päivitys on joustavaa. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

14 Sidonnaisuustietojen kerääminen Luottamushenkilöt ja viranhaltijat vastaavat itse omista sidonnaisuustiedoistaan ja täyttävät omat tiedot suoraan sähköiseen muotoon. Luottamushenkilö kirjautuu palveluun TUPAS-tunnistautumisen tai mobiilivarmenteen kautta. Sidonnaisuusilmoitukset kerääntyvät palveluun, mutta eivät mene julkisiksi ennen kuin kunnan vastuuhenkilö on tarkastanut ja hyväksynyt ne. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

15 Sidonnaisuusrekisterin hallinnointi Kunnan vastuuhenkilö lähettää sähköpostikutsut luottamushenkilöille suoraan palvelusta ja muistuttaa heitä tarvittaessa tietojen täyttämisestä. Vastuuhenkilö tarkastaa tiedot ja hyväksyy tiedot julkaistavaksi tai pyytää luottamushenkilöä tarkentamaan tai korjaamaan tietoja. Palvelu muistuttaa automaattisesti luottamushenkilöitä omien tietojen ajantasalla pitämisestä, esimerkiksi 1-2 kertaa vuodessa. Vastuuhenkilö voi palata jokaisen luottamushenkilön historiatietoihin ja tarkastaa sidonnaisuusilmoituksen sisällön valittuna ajanhetkenä. Jos luottamushenkilöllä ei ole sähköpostia, voi kunnan vastuuhenkilö täyttää kyseisen henkilön sidonnaisuustiedot palveluun hänen puolesta. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

16 Sidonnaisuusrekisterin julkaisu ja raportointi Kunnan vastuuhenkilön hyväksymät sidonnaisuusilmoitukset muodostavat sidonnaisuusrekisterin. Sidoonaisuusrekisteri.fi palvelulla kerätty sidonnaisuusrekisteri linkitetään kunnan omille kotisivuille ilman manuaalista raportointia tai tietojen yhdistämistä. Tarkastuslautakunta saattaa päivitetyt ja ajantasaiset ilmoitukset valtuuston tiedoksi (automaattimuistutukset tietojen päivityksistä luottamushenkilöille ajastetaan esim. aina kaksi viikkoa aiemmin, kuin ilmoitukset käsitellään). Tarkastuslautakunta saa Sidonnaisuusrekisteri.fi -palvelusta kaikki tarvittavat raportit sähköisessä tai tulostettavassa PDF-muodossa. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

17 Sidonnaisuusrekisteri.fi -palvelun hyödyt Sidonnaisuusilmoitusten kerääminen suoraan sähköiseen muotoon. Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden riittävä ja selkeä ohjeistaminen sidonnaisuusilmoitusten tekemisessä. Rekisterissä olevien henkilöiden hallinta ja viestintä kootusti yhden näkymän kautta. Automaattiset muistutukset rekisterissä oleville henkilöille omien tietojen ajantasalla pitämisestä. Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden historiatiedon näkeminen. Sidonnaisuusrekisterin lakisääteinen, jatkuvasti ajantasainen raportointi ilman manuaalista työtä. Valmis toimintamalli (keneltä sidonnaisuudet kerätään, kuinka viitataan eri lakeihin, mitkä sidonnaisuudet täytyy ilmoittaa, rekisteriseloste). Edellä mainitut ominaisuudet säästävät kunnalta manuaalista työtä ja mahdollistavat uuden kuntalain tavoi3eet päätöksenteon avoimuuden ja läpinäkyvyyden lisäämisestä Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

18 Investointinne Sidonnaisuusrekisteri.fi -palvelu ja sisältö: Käyttöönotto ja koulutukset Palvelun käytön tuki kunnan vastuuhenkilöille Rajaton määrä sidonnaisuustiedon ilmoittajia Rajaton määrä sidonnaisuustiedon päivityksiä Vuosilisenssi: alv 3 kk:n tyytyväisyystakuu, mikäli palvelu ei tuota organisaatiollenne tavoiteltua hyötyä. Palvelun irtisanomisaika 1 kk. Mahdollisuus purkaa tai muuttaa sopimusta kesken kauden esimerkiksi kuntaliitostilanteissa. Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

19 Esimerkiksi seuraavat kunnat ovat jo hankkineet Sidonnaisuusrekisteri.fi-palvelun: Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

20 Annamme mielellämme lisätietoa! Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy

21 BDO CONSULTING OY BDO:N SIDONNAISUUSPALVELU

22 YHTEENVETO Kiitämme mahdollisuudesta tarjota teille sidonnaisuuspalvelua. Uskomme voivamme toteuttaa toimeksiannon sekä laadukkaasti että kustannustehokkaasti, oikeaa palveluasennetta unohtamatta. BDO tarjoaa laadukkaita tarkastus- ja muita asiantuntijapalveluja kaiken kokoisille yrityksille ja muille yhteisöille. Odotamme, että pääsemme työssämme osoittamaan asiantuntemustamme ja sitoutumistamme yhteistyöhön. Vahvuuksiamme ovat mm: Syvällinen julkishallinnon sekä valtionhallinnon asiantuntemus yhdistettynä vahvaan sisäisen tarkastuksen tarpeiden tuntemukseen Riskienhallinnan monipuolinen kokemus Asiantuntijoidemme vahva kokemus, osaaminen ja laadukas työ Toivomme, että tarjouksemme vastaa palvelulle asetettuja odotuksianne, ja johtaa yhteistyöhön kanssanne BDO Consulting Oy LUOTTAMUKSELLINEN

23 SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN SÄÄDÖKSET Kuntalain (410/2015) 84 :n mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan yleisessä tietoverkossa. Säännöstä sovelletaan alkaen. Sidonnaisuusilmoituksia koskevan sääntelyn tarkoituksena on kunnan päätöksenteon avoimuuden ja läpinäkyvyyden edistäminen. Ilmoitus tehtävä 2 kuukauden kuluessa toimeen valinnasta. SIDONNAISUUSILMOITUS TEHDÄÄN: johtotehtävistä sekä luottamustoimista elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä merkittävästä varallisuudesta muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. 3

24 KETÄ ILMOITUSVELVOLLISUUS KOSKEE? ILMOITUSVELVOLLISIA LUOTTAMUSHENKILÖITÄ ovat: kunnanhallituksen jäsenet valtuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat lautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijät pormestari ja apulaispormestari maankäyttö ja rakennuslain tarkoittamia tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet. VALIOKUNTAMALLISSA velvollisuus sidonnaisuusilmoituksen tekeminen koskee: jokaisen valiokunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajaa maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan valiokunnan kaikkia jäseniä ja varajäseniä valiokunnan esittelijää. 4

25 MITÄ ILMOITETAAN: YRITYKSEN TAI MUUN YHTEISÖN JOHTOTEHTÄVÄT Yrityksen toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät Yrityksen tai yhteisön hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenyys MERKITTÄVÄ VARALLISUUS Liittyen elinkeinotoimintaan tai sijoitustoimintaan, Sellaisten kiinteistöjen omistus, jotka sijaitsevat omassa kunnassa tai sellaisella alueella, johon päätöksenteko kohdistuu TAPAUSKOHTAISESTI HARKITTAVA Maan ja metsän omistaminen omassa kunnassa Kiinteistöyhtiöiden osakkeiden omistaminen tai muu osakkeenomistus Merkittävä velka tai kolmannen tahon puolesta annettu sitoumus (esim. Takaus tai vakuus) Henkilön yhdistys- ja säätiötoiminta 5

26 TARKASTUSLAUTAKUNNALLE OSOITETUT VASTUUT Ottaa vastaan ilmoitukset Valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista Saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi Valvoo, että sidonnaisuusilmoitukset sisältävät ainoastaan lain edellyttämiä tietoja, ja että salassa pidettävää tietoa ei viedä yleiseen tietoverkkoon. Muutokset ja täydennykset viedään ilman viivytystä rekisteriin ja yleiseen tietoverkkoon. Muutokset ja täydennykset viedään valtuuston tiedoksi samassa aikataulussa kuin uudetkin ilmoitukset, eli esimerkiksi vuosittain. 6

27 BDO:N PALVELUN TOIMINNALLISUUS JA PROSESSI VALTUUSTO Saa raportin rekisterin tietojen perusteella SIDONNAISUUS- PALVELU KUNNAN WEBMASTER linkittää palvelun sisällön kunnan nettisivuille PÄÄKÄYTTÄJÄ(T) KÄYTTÄJÄT Perustavat käyttäjät Tarkistavat ilmoitukset Hyväksyvät ilmoitukset Tulostavat raportit Antavat oman ilmoituksensa 7 7

28 BDO:N SIDONNAISUUSPALVELU KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLISYYS Yksittäisen ilmoittajan kannalta mahdollisimman helppo TYÖKALU LAADUNVALVONTAAN Järjestelmä auttaa valvomaan ilmoitusten LAATUA TEHOKKUUS VÄHENTÄÄ tarkastuslautakunnan MANUAALISTA TYÖTÄ Antaa tarkastuslautakunnan edustajalle VISUAALISEN NÄKYMÄN ilmoitustilanteeseen Muistutukset ja täydennykset helposti Helppo raportointi LUOTETTAVUUS Kaikki ilmoitukset ja muutokset PYSYVÄT JÄRJESTELMÄN TIEDOSTOISSA Sopimuskumppanina luotettava BDO 8

29 PÄÄKÄYTTÄJÄN NÄKYMÄ Ilmoitus näkyy sovelluksessa statuksella Odottaa hyväksyntää 9

30 10 ILMOITUSVELVOLLISEN NÄKYMÄ

31 11 ILMOITUSTEN RAPORTOINTI INTERNETISSÄ

32 KUSTANNUKSET Vuosittainen maksu muodostuu perusmaksusta sekä käyttäjien lukumäärään verrannollisesta maksusta (alv 0 %). 77 henkilön käyttäjämäärää vastaava vuosimaksu on Hintoihin lisätään voimassaoleva arvonlisävero. Tarjoamme myös sidonnaisuuksien ilmoittamiseen liittyen kunnan pääkäyttäjien koulutustilaisuuden kunnan tiloissa kunnan omien ohjeiden laatimisen yhdessä pääkäyttäjien kanssa koulutusta ilmoitusvelvollisille Näiden palveluiden sisältö, laajuus ja kustannukset sovitaan erikseen. 12

33 PERUSTIETOJA SOVELLUKSESTA Kielet: Käyttäjän tunnistus Ilmoituslomake Käyttäjästä tallennettavat henkilötiedot Suomi, ruotsi, englanti Sähköposti + tekstiviesti Ilmoituslomake on kertakäyttöinen Kun ilmoitus tallennettu, linkki ei enää toimi - Nimi - Sähköpostiosoite - Puhelinnumero Tietojen poiminta Palvelu -linkki nettisivulle Web-sovellus, pilvipalvelu HTTPS-suojattu yhteys. 13

34 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu Arviointikertomuksen valmistelu Ehdotus/PJ: Käydään muistioiden pohjalta alustavaa keskustelua arviointikertomuksesta. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

35 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu 34 Dno KH/639/ Arviointipäivän ohjelma Arviointipäivän ohjelmassa kehittämispäällikkö Ritva Mustonen kertoo kello 11:45 alkaen kaupungin tilivuoden tavoitteiden toteutumisesta. Ehdotus/PJ: Merkitään tiedoksi arviointipäivän ohjelma. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

36 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu Seuraavan kokouksen ohjelma Tarkastuslautakunnan seuraavat kokoukset on päätetty pitää klo 9 alkaen. Arviointipäivän aiheena on kaupungin talousarvion toteutuminen/tilinpäätös Haastateltavana on kaupungin talousjohto klo 9:15 alkaen. Arviointipäivä jatkuu haastattelun jälkeen arviointikertomuksen laatimisella ohjelmassa on arviointikertomuksen laatimista. Ehdotus/PJ: Merkitään tiedoksi seuraavan kokouksen ohjelma. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

37 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu Ilmoitusasiat Tarkastuslautakunnalle tiedoksi seuraavat ilmoitusasiat: 1. Kv:n ote 5, Riihimäen kaupungin tilaohjelma vuosille Kv:n ote 6, Talousarviomuutokset Kv: ote 12, Eronpyyntö luottamustoimista: Mikko Lund Ehdotus/PJ: Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.

38 RIIHIMÄEN KAUPUNKI Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä Sivu Muutoksenhaku Kuten 11/