Viitasaaren kaupunki PÖYTÄKIRJA Nro Sivu Tarkastuslautakunta Kokouspäivämäärä 7/

Transkriptio

1 1 Asialista Kokouksen avaus... 3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus... 4 Pöytäkirjan tarkastaminen... 5 Tarkastuslautakunnan sihteerityöt... 6 Katsaus Viitasaaren kaupungin perusturvaan... 7 Arviointisuunnitelma ja kokousaikataulu... 8 Sidonnaisuusilmoitukset... 9 Muut asiat Kokouksen päättäminen... 12

2 2 KOKOUSAIKA Keskiviikko klo 09: KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Kaupungintalo, Viitasaari Vuokko Leivonen, pj Jari Kunelius, vpj Arvo Pietiläinen Eero Pulkkinen Erkki Virtanen Kristiina Ranta Eija Niskanen Läsnä x x x x :t x x x Poissa MUUT SAAPUVILLA OLLEET Esko Säilä, vastuunalainen JHT-tilintarkastaja, kokouksen sihteeri Janne Niemi, avustava tilintarkastaja Rami Olas, avustava tilintarkastaja Marja Laurila, perusturvan toimialajohtaja 49 LAILLISUUS JA PÄÄ- TÖSVALTAISUUS 46 Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. ASIAT PÖYTÄKIRJAN TAR- 47 Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Eero Pulkkinen ja Erkki Virtanen. Eero Pulkkinen KASTUSTAPA poistui kokouksesta :n 49 käsittelyn jälkeen ja pöytäkirjan tarkastajana :stä 50 kokouksen loppuun toimi Jari Kunelius. PÖYTÄKIRJAN AL- LEKIRJOITUS JA VARMENNUS PÖYTÄKIRJAN TAR- KASTUS Vuokko Leivonen puheenjohtaja Esko Säilä sihteeri PÖYTÄKIRJA ON PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Eero Pulkkinen Jari Kunelius Viitasaaren kaupungintalolla Erkki Virtanen

3 3 Kokouksen avaus 45 Puheenjohtajan esitys: Puheenjohtaja avaa kokouksen Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen.

4 4 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 46 Kaupungin hallintosäännön 151 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Puheenjohtajan esitys: Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

5 5 Pöytäkirjan tarkastaminen 47 Kaupungin hallintosäännön 171 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta valitsee kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi kaksi tarkastajaa. Päätös: Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Eero Pulkkinen ja Erkki Virtanen.

6 6 Tarkastuslautakunnan sihteerityöt 48 Tarkastuslautakunnan sihteeritöiden järjestämiseksi on tilintarkastuksen tarjouspyynnössä pyydetty tarjous myös lautakunnan sihteerin tehtävistä. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n tarjouksessa on tarjottu sihteeritehtävät tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjouksessa lautakunnan sihteeritehtävien hoitamisesta on todettu että lautakunnan sihteerin tehtävät hoitaa tarkastusryhmässä avustavana auktorisoituna tarkastajana toimiva JHTT Ilari Karhu. KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n puolesta on esitetty, että lautakunnan sihteeritehtävien joustavan hoitamisen varmistamiseksi tarkastusryhmää vahvistetaan niin että tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviä hoitaisivat oikeusnotaari Janne Niemi ja JHTT Ilari Karhu niin, että Janne Niemi huolehtisi lautakunnan kokouksiin liittyvistä valmistelutehtävistä ja osallistuisi lautakunnan kaikkiin kokouksiin ja laatisi pöytäkirjat. JHTT Ilari Karhu toimisi lautakunnan kokouksissa asiantuntijana etenkin arviointikertomuksen laadintaan liittyvissä tehtävissä. Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta päättää lautakunnan sihteeritöiden järjestämisestä. Päätös: Tarkastuslautakunta päätti puheenjohtajan esityksen pohjalta että tarkastuslautakunnan sihteerin tehtäviä hoitavat tilintarkastusyhteisö KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n puolesta oikeusnotaari Janne Niemi ja JHTT Ilari Karhu. Oikeusnotaari Janne Niemi huolehtii lautakunnan kokouksiin liittyvistä valmistelutehtävistä ja osallistuu lautakunnan kokouksiin ja laatii pöytäkirjat. JHTT Ilari Karhu toimii lautakunnan kokouksissa asiantuntijana etenkin arviointikertomuksen laadintaan liittyvissä tehtävissä.

7 7 Katsaus Viitasaaren kaupungin perusturvaan 49 Toimialajohtaja Marja Laurila on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen kertomaan kaupungin perustuva toimialan toimintojen järjestämisestä, tilivuoden 2017 toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta sekä tilivuoden 2018 näkymistä. Puheenjohtajan esitys: Merkitään toimialajohtaja Marja Laurilan selvitys tiedoksi. Päätös: Merkittiin toimialajohtaja Marja Laurilan selvitys tiedoksi. Tämän pykälän tultua käsitellyksi kokous keskeytettiin lounaan ajaksi klo Eero Pulkkinen poistui klo ja pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Jari Kunelius.

8 8 Arviointisuunnitelma ja kokousaikataulu 50 Kuntalain 121 :n 4. momentin mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Lautakunta voi jakaa kunnan toimintoja arvioitavaksi eri tilivuosille valtuustokauden ajalle. Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta päättää arviointisuunnitelmasta ja hyväksyy kevään 2018 kokousaikataulun. Päätös: Tarkastuslautakunta päätti kevään kokousaikatauluista ja arvioinnin painopisteistä sekä jäsenten seurantavastuiden painopisteistä. Seurantavastuun osalta lautakunnan jäsenet seuraavat kyseisen toimialan toimintaa ja hallinnon pöytäkirjoja ja raportoivat tarvittaessa lautakunnalle tekemistään havainnoista. Lautakunnan jäsenten seurantavastuut päätettiin jakaa toimialoittain seuraavasti: Perusturvan toimiala: Eero Pulkkinen ja Erkki Virtanen Ympäristötoimen toimiala: Vuokko Leivonen, Kristiina Ranta Sivistystoimen toimiala: Kristiina Ranta Eija Niskanen Teknisen toimen toimiala: Jari Kunelius Arvo Pietiläinen Tarkastuslautakunnan seuraavat kokoukset päätettiin pitää seuraavasti: , tutustuminen perusturvan toimialaan , tutustuminen ympäristötoimen toimialaan , arviointikertomuksen laatiminen kaupungin tilivuoden 2017 tilinpäätöksen esittely tilintarkastajan raportointi ja tilintarkastuskertomus, arviointikertomuksen laatiminen arviointikertomuksen laatiminen.

9 9 Sidonnaisuusilmoitukset 51 Tarkastuslautakunta Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tiedot sidonnaisuuksista on koottu sidonnaisuusrekisteriin, joka julkaistaan Viitasaaren kaupungin verkkosivulla tarkastuslautakunnan käsittelyn jälkeen. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa, että ilmoitetut tiedot sisältävät ainoastaan lain edellyttämiä tietoja, ja että salassa pidettävää tietoa taikka tarpeettomia henkilötietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon. Sidonnaisuusilmoitukset muodostavat henkilörekisterin, johon sovelletaan henkilötietolakia (523/1999). Sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjänä on tarkastuslautakunta. Kansallisarkisto on päättänyt, että sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi. Sidonnaisuusilmoitukset esitellään kokouksessa. Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta tarkastaa annetut sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterin tiedot sekä saattaa sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi valtuustolle. Keskustelun jälkeen puheenjohtaja muutti esitystä niin että pyydetään puuttuvat ilmoitukset uudelleen ja käsitellään asia tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Päätös: Hyväksyttiin puheenjohtajan esitys. Tarkastuslautakunta 51 Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta tarkastaa annetut sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterin tiedot sekä saattaa sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi valtuustolle.

10 Päätös: Tarkastuslautakunta hyväksyi sidonnaisuusreksiteristä laaditun rekisteriselosteen ja hyväksyi toimenpiteen, jolla rekisteriseloste on julkaistu kaupungin kotisivuilla. Tarkastuslautakunta tarkasti annetut sidonnaisuusilmoitukset ja päätti antaa ne kaupunginvaltuustolle tiedoksi ja edelleen kaupungin kotisivuilla julkaistavaksi. Lautakunta päätti pyytää puutteellisia ilmoituksia täydennettäväksi kuntalain 84 :n 3. momentin perusteella. Seuraavien ilmoitusvelvollisten ilmoituksia pyydetään täydennettäväksi: Halonen, Juhani Kananen, Jussi Kantonen Sari Kuusela Miia Lahti Arja (Karstula) Leppänen Jonna Mäkelä Sari Suni Hannu Tuikkanen Tuija Sidonnaisuusilmoitusten käsittelyn ja asian valmistelun yhteydessä laaditun listan mukaisesti ilmoitus on edelleen antamatta yhdeltätoista (11) ilmoitusvelvolliselta. Seuraavilta ilmoitusvelvollisilta päätettiin pyytää ilmoitus uudelleen: Hämäläinen Mikko (Kinnula) Kinnunen Sari Kuusela Marianna (Saarijärvi) Marttinen Anita (Karstula) Minkkinen Timo (Kivijärvi) Paananen Jarmo Paananen Virve (Pihtipudas) Pekkarinen Lauri Pekkarinen Tapio (Kinnula) Pollari Kimmo (Saarijärvi) Rantala Markku (Karstula) 10 Merkittiin pöytäkirjaan että Jari Kunelius ja Vuokko Leivonen eivät osallistuneet asian käsittelyyn omien ilmoitustensa kohdalla.

11 11 Muut asiat 52 Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväkseen mahdolliset muut asiat Päätös: Keskusteltiin tarkastuslautakunnan koulutuksista sekä jäsenten osallistumisesta koulutustilaisuuksiin. Seuraavaan tarkastuslautakunnan kokouksen yhteydessä kaupungin vastuunalainen tilintarkastaja JHT, HT Esko Säilä käy läpi tarkastuslautakunnan tehtävää ja toiminnan periaatteita.

12 12 Kokouksen päättäminen 53 Puheenjohtajan esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo