Tilintarkastuksen toteutuminen, Kouvolan kaupunki Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Tilintarkastuksen toteutuminen, 2014 Kouvolan kaupunki Tarkastuslautakunta

2 Hallinnon tarkastus Valtuuston ja hallituksen pöytäkirjojen tarkastus Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että tehtävät on hoidettu ja päätökset on tehty lainsäädäntöä sekä kaupungin hallintosääntöä ja muita ohjeita ja määräyksiä noudattaen. Kaupunginvaltuuston ja hallituksen pöytäkirjat käytiin läpi ajalta Lisäksi on tarkastettu pöytäkirjoja ajalta Tarkastuksessa ei todettu huomautettavaa. 2

3 Hallinnon tarkastus Lautakuntien pöytäkirjojen tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että tehtävät on hoidettu ja päätökset on tehty tehtäväalueen lainsäädäntöä sekä kaupungin hallintosääntöä ja muita ohjeita ja määräyksiä noudattaen. Tarkastuksessa luettiin ikäihmisten lautakunnan, aikuisväestön lautakunnan ja lasten ja nuorten lautakunnan pöytäkirjat ajalla Tarkastuksessa ei ilmennyt olennaista huomautettavaa. Lautakuntien ilmoitusasioissa oli tuotu lautakunnalle tehdyt viranhaltijapäätökset tiedoksi. Päätöksistä oli pöytäkirjaan merkitty asia, pykälä ja päätöksentekijä ja päivämäärä. Ajallisesti tiedoksi oli tuotu päätökset edellisen/edellisten kuukausien osalta, joten otto-oikeuden käyttäminen ei kokoustilanteessa enää kaikkien päätösten osalta ollut mahdollista. Suosittelemme, että näissä tilanteissa muulla tavoin varmistetaan päätöksen otto-oikeusmahdollisuus. 3

4 Hallinnon laillisuus Talousarvion sitovuus 4

5 Hallinnon laillisuus Talousarvion toteutuminen TA2014 Toteutuma Alitus +/ylitys - % TA:sta +ylitys/ -alitus Konsernipalvelut , , ,00-5,21 Hyvinvointipalvelut , , ,00 0,83 Kaupunkikehitys , , ,00-12,02 Yhteensä , , ,00 0,11 Käyttötalousosan sitovuuksia valtuustoon nähden on 3 kpl Hyvinvointipalvelujen määrärahojen ylitys on ollut 4 M, joka on 0,8 % muutetusta talousarviosta Investointiosa Toteutuma kaiken kaikkiaan 738 t alle talousarvion Investointiosan hankkeiden osalta ei ole merkittäviä ylityksiä vuonna

6 Hallinnon laillisuus Talouden tasapaino Ylijäämä taseessa on tilanteessa ,57 Talousarviossa 2015 ja taloussuunnitelmassa on arvioitu alijäämän muuttuvan seuraavasti: 2014 TA2015 TS2016 TS2017 TK yli/alij , , , ,00 kumul. Alij , , , ,43 6

7 Vuosikate/asukas, vertailu 7

8 Kertynyt yli/alijäämä, vertailu /asukas 8

9 Kertynyt konsernin yli/alijäämä, vertailu /asukas 9

10 Lainat /asukas 10

11 Konsernilainat /asukas 11

12 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätös 2014 Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että kaupungin tilinpäätös on laadittu niitä koskevien säännösten mukaisesti ja että se antaa oikeat ja riittävät tiedot kunnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta Toimintakertomus Toimintakertomuksen sisältöä verrattiin kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen vaatimuksiin. Toimintakertomuksessa on esitettynä yleisohjeen vaatimat tiedot. Tilikauden tuloksen ( ,94 ) käsittely on esitetty sivulla 37. Tuloksen käsittely on esitetty kirjanpitolautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Talouden tasapainottamistoimenpiteistä on selvitys sivulla 37. Toimintakertomuksessa on todettu, että tasapainottamista tulee jatkaa. 12

13 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätös 2014 Tilinpäätöslaskelmat Tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja konsernitilinpäätös tarkastettiin. Laskelmat oli tehty kirjanpitolautakunnan kuntajaoston hyväksymien kaavojen mukaisesti. Niistä laskettavat tunnusluvut tarkastettiin ja todettiin oikeiksi. Konsernitilinpäätöksen laadinta käytiin läpi vertaamalla yhdisteltyjen yhteisöjen tilinpäätöstiedot tehtyyn yhdistelmään. Lisäksi käytiin pistotarkastuksella läpi eliminointikirjauksia. Laskelmissa ei todettu huomautettavaa. 13

14 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätöksen tarkastus Tarkastettiin myyntilaskujen jaksotuksia yli euron laskuista ajalta , ei havaittu jaksotusvirheitä. Tarkastettiin ostolaskujen jaksotuksia yli euron laskuista ajalta , ei havaittu jaksotusvirheitä Tarkastettiin vuoden viimeisiä muistiotositteita tilinpäätösjaksotusten kirjausten oikeellisuuden varmistamiseksi Pysyvistä vastaavat on täsmäytetty tasekirjassa olevaan koko kaupungin pysyvien vastaavien liitetietoon, lisäksi on täsmäytetty pysyvät vastaavat rahoituslaskelmaan. Täsmäytetty myös investointien toteutumisvertailuun (pelkkä kaupunki ilman liikelaitoksia) Poistosuunnitelman noudattamista on tarkastettu pistokokein 14

15 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätöksen tarkastus Pysyvien vastaavien Maa- ja vesialueiden saldossa on aikaisempina vuosina on mukana ,00 euroa liittymismaksuja. Vuoden 2014 liitetiedossa ei ole mainittu ko. liittymismaksuja. Liittymismaksujen olemassaolo tullaan selvittämään tilikauden 2015 aikana. Vaihto-omaisuuteen kirjatut varaston on inventoitu ja niiden saldo täsmää taseeseen. Vaihto-omaisuuden muutos käsitellään tuloslaskelmassa Varastojen muutos erän avulla. Pysyvien vastaavien saamisiin kirjatut erät täsmäytettiin reskontralistauksiin ja muihin dokumentteihin. Rahoitusomaisuuteen kirjattujen arvopaperien tasesaldot täsmäytettiin pankin tai vastaavan antamaan vahvistukseen ja varmistuttiin siitä että arvopaperit on kirjattu nimellisarvoon tai nimellisarvoa alempaan todennäköiseen arvoon. 15

16 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätöksen tarkastus Rahat ja pankkisaamiset täsmäytettiin pankkien saldovahvistuksiin. Pankkitilien panot ja otot täsmäytettiin myös kirjanpidon vienteihin. Käteiskassojen saldot täsmäytettiin kassanhoitajien antamiin ja esimiesten vahvistamiin saldovahvistuksiin. 16

17 Kirjanpito ja tilinpäätös Tuloslaskelman tarkastus Tuloslaskelma oli laadittu kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antaman yleisohjeen mukaisesti ja se oli oikein johdettu kirjanpidosta. Tarkastuksessa käytiin läpi tuloslaskelman eriä riskiperusteisesti pistokokein tuloslaskelmaan kirjattujen erien ja niiden jaksotusten oikeellisuuden ja varmentamiseksi. Perustoimeentulotuen valtionosuuteen oikeuttavat kustannukset euroa on jaettu kaupungin ja valtion kesken tasan, jolloin Kouvolan kaupungin osuudeksi muodostuu ,00 euroa. Perustoimeentulotuen ennakon ylittävä osuus on kirjattu muihin siirtosaamisiin muilta. Verotulot olivat yhteensä n. 322,0 milj. euroa (2013: 326,0). Verotulojen (tulokiinteistö- ja yhteisövero) kirjaukset täsmäävät verohallinnon internetsivujen Kouvolan kaupunkia koskevaan tilitysyhteenvetoon. 17

18 Kirjanpito ja tilinpäätös Tuloslaskelman tarkastus Käyttötalouden valtionosuudet olivat yhteensä 164,0 milj. euroa (2013: 164,0). Valtionosuudet on kirjattu suoriteperusteisesti ja ne täsmäävät valtiovarainministeriön laskelmaan kuntien valtionosuusrahoituksesta ja sen yhteydessä maksettavista muista eristä vuonna Valmistus omaan käyttöön -erän kirjauksia tarkastettiin muistiotositteilta pistokokeellisesti. Erä sisältää mm. maastomittausta, tulostuspalvelua, rakentamishankkeita, sisäistä suunnittelua ja maaperätutkimuksia. Henkilöstökulut täsmäytettiin kirjanpidon ja verottajan kausiveroilmoituksen sekä kirjanpidon ja palkkahallinnon ohjelman tietojen välillä. Verottajalle ilmoitettujen palkkojen ja kirjanpidon palkkojen välillä ei havaittu huomautettavaa. 18

19 Kirjanpito ja tilinpäätös Tuloslaskelman tarkastus Annetut avustukset 41,2 milj. euroa koostuu mm. omaishoidon tuesta, toimeentulotuesta, vammaisille annetuista avustuksista. Annetut avustukset ovat kasvaneet edellisestä vuodesta n. 5,7 milj. euroa eli 16,1 %. Vuodesta 2011 alkaen annetut avustukset ovat kasvaneet 49,8 %. Rahoitustuotoista tarkastettiin pistokokeellisesti kaupungille maksettuja osinkoja. Osinkotuottoja kirjattiin yhteensä 6,8 milj. euroa (2013: 7,3), josta KSS Energia Oy:ltä n. 5,5 milj. euroa. Suunnitelman mukaiset poistot tuloslaskelmassa ovat 23,0 milj. euroa (2012: 20,6). Tuloslaskelman poistot täsmäytettiin taseen ja käyttöomaisuuskirjanpidon poistoihin. Tilikauden poistot täsmäävät pysyvien vastaavien liitetietoon. Poistojen määrittämisessä oli noudatettu valtuuston hyväksymää poistosuunnitelmaa. 19

20 Kirjanpito ja tilinpäätös Tuloslaskelman tarkastus Poistoeron muutoksen kautta on purettu poistoeroa 0,1 milj. euroa. Poistoeroa on purettu suunnitelman mukaisten poistojen suhteessa. Poistoeron purkua tarkasteltiin sekä kaupungin että tilaliikelaitoksen osalta. Tuottojen ja kulujen jaksotuksia tarkastettiin pistokokeellisesti olennaisimpien tilinpäätösjaksotusten osalta. Tarkastettavaksi poimittiin mm. projektituottojen, työterveyshuollon ja perustoimeentulotuen valtionosuuden jaksotuskirjauksia. 20

21 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilinpäätöksen liitetiedot Liitetiedot oli laadittu pääsääntöisesti kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen mukaisesti. Tarkastuksen yhteydessä havaitut puutteet raportoitiin korjauksia varten. Tuloslaskelman ja taseen liitetietojen luvut perustuivat tuloslaskelman ja taseen tietoihin. 21

22 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilaliikelaitoksen tilinpäätös Tilaliikelaitoksen eriytettyyn tilinpäätökseen kuuluvina osina on tarkastettu toimintakertomus, tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase, liitetiedot sekä tase-erittelyt. Liikelaitoksen kirjanpito eriytetty kaupungin kirjanpidosta ja kaupungin talousarviossa on asetettu liikelaitokselle toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Liikelaitoksen toteutumisvertailuissa on esitetty johtokunnan asettamien tavoitteiden toteutuminen. Toimintakertomukseen sisältyy johtokunnan esitys liikelaitoksen tuloksen ( ,22 euroa) käsittelystä. Tarkastuksen yhteydessä korjattiin virheellisenä esitetty luku ( ,22) vastaamaan tilikauden ylijäämää ennen varauksia. 22

23 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilaliikelaitoksen tilinpäätös Liikelaitoksen rahoituslaskelma täsmäytettiin tarkastusmanuaalin mukaisesti tuloslaskelmassa, taseessa ja liitetiedoissa ilmoitettujen tietojen perusteella. Rahoituslaskelman tiedot on johdettu oikein liikelaitoksen kirjanpidosta. Tuloslaskelman, taseen ja rahoituslaskelman tunnusluvut on laskettu asianmukaisesti. Taseen saldot täsmäytettiin tase-erittelyihin. Liitetietojen luvut on johdettu asianmukaisesti tilinpäätöksen luvuista. Tarkastuksen yhteydessä suositeltiin eriteltäväksi liitetietoon 30. yli viiden vuoden päästä erääntyvä vieras pääoma erikseen rahoituslaitoksille, kaupungille ja muille. Liitetiedossa oli esitetty kaikki yli viiden vuoden päästä erääntyvät lainat rivillä Lainat rahoitus- ja vakuutuslaitoksilta. 23

24 Kirjanpito ja tilinpäätös Tilaliikelaitoksen tilinpäätös Lomapalkkajaksotuksen osuus tuloslaskelman henkilöstökuluista on 18,3 %. Suurehko lomapalkkavelan määrä selittyy yhden palkansaajan poikkeuksellisen suurella säästökertymällä (104 pv). Pitämättömien lomien säästökertymä on koko liikelaitoksessa 132 päivää ja edellisen lomakauden lomia on pitämättä 164 päivää. Liikelaitoksen tilinpäätös on yhdistelty kaupungin tilinpäätöksen lukuihin erillisenä yhdistelynä GC-konsernilaskentaohjelman avulla. Eliminointiraportin luvut täsmäytettiin erillistilinpäätösten lukuihin liikelaitosten (Tilaliikelaitos ja Teknisen tuotannon liikelaitos) osalta. Kaupungin tilinpäätökseen yhdisteltäessä on eliminoitu kaupungin ja liikelaitosten väliset sisäiset saamiset ja velat sekä sisäinen omistus. Kaupungin taseessa liikelaitosten peruspääoma sisältyy kaupungin peruspääomaan. 24

25 Kirjanpito ja tilinpäätös Teknisen tuotannon liikelaitoksen tilinpäätös Tilaliikelaitoksen eriytettyyn tilinpäätökseen kuuluvina osina on tarkastettu toimintakertomus, tuloslaskelma, rahoituslaskelma, tase, liitetiedot sekä tase-erittelyt. Liikelaitoksen kirjanpito eriytetty kaupungin kirjanpidosta ja kaupungin talousarviossa on asetettu liikelaitokselle toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Liikelaitoksen toteutumisvertailuissa on esitetty johtokunnan asettamien tavoitteiden toteutuminen. Toimintakertomukseen sisältyy johtokunnan esitys liikelaitoksen tuloksen ( ,18 euroa) käsittelystä. Liikelaitoksen kirjanpito eriytetty kaupungin kirjanpidosta ja kaupungin talousarviossa on asetettu liikelaitokselle toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Liikelaitoksen toteutumisvertailuissa on esitetty johtokunnan asettamien tavoitteiden toteutuminen. 25

26 Kirjanpito ja tilinpäätös Konsernitilinpäätös Konsernitilinpäätökseen on yhdistelty kaikki muut konserniin kuuluvat tytäryhteisöt lukuun ottamatta Asunto Oy Anjalakosken Niittypuistoa, mikä on Kouvolan Asunnot Oy:n tytär ja siten myös kaupungin tytäryhteisö. Syynä siihen, ettei yhdisteltyä ole tehty, oli se, ettei Kouvolan Asunnot Oy laatinut alakonsernitilinpäätöstä. Merkitys konsernin kannalta on vähäinen. Lisäksi yhdistelemättä oli Kouvolan Rautatie ja Aikuiskoulutus Oy on vuonna 2014 perustettu yhtiö, johon varsinainen toiminta siirtyy vasta vuoden 2015 alussa. Merkitys ei ole olennainen konsernin kannalta. Kuntayhtymistä on yhdistelty kaikki ne kuntayhtymät, joissa kaupunki on jäsenenä. Kuntayhtymät on yhdistelty jäsenosuuden mukaisessa suhteessa. Osakkuusyhteisöistä on yhdistelty pääomaosuusmenetelmällä 6 osakkuusyhtiötä, jotka on katsottu konsernin kannalta olennaisimmiksi. 26

27 Kirjanpito ja tilinpäätös Konsernitilinpäätös Konsernitilinpäätös on olennaisin osin laadittu sitä koskevien määräysten mukaisesti Kirjanpitotoimisto Kunnan Taitoa Oy oli laatinut omistusten eliminoinneista erilliset excel-perusteiset täsmäytystaulukot, joiden perusteella voitiin todeta, että omistusten eliminointi oli tehty pariarvomenetelmän mukaisesti. Täsmäytys oli tehty selkeästi. Konsernin omistusten eliminoinnit noudattivat pariarvomenetelmää. Konserniyhteisöjen keskinäisten erien eliminointia tarkastettiin riittävissä määrin sen toteamiseksi, että olennaiset keskinäiset erät on eliminoitu konsernitilinpäätöksessä. Liittymismaksuja on selvitetty vuoden 2014 aikana ja selvityksen osoittamat liittymismaksut on eliminoitu. Liitetiedoissa on kerrottu eliminoidut summat ja mihin eriin eliminointi kohdistuu. 27

28 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Sopimusten hallinta ja hankintapäätökset Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa ostolaskujen sopimuksenmukaisuutta, sopimusten hallintaa sekä kirjanpitokäsittelyn asianmukaisuutta. Tarkastusotantaan poimittiin Raindance-kirjanpitojärjestelmästä tulostetulta saldolistaukselta palvelujen ostoja, joiden tositepäivämäärä ajoittui aikavälille Tarkastettavaksi valittiin satunnaisesti yli euron suuruisia tositteita, joiden osalta tarkastettiin pistokokeellisesti sopimusten mukaista laskutusta. Palvelutoimittajien sopimukset haettiin Dynasty-järjestelmästä. Järjestelmästä puut-tuvat sopimukset ja hintaliitteet pyydettiin asianomaisilta hallinnonaloilta sähköpostitse. Ostolaskujen tiliöinnin ja arvonlisäverokäsittelyn asianmukaisuutta varmennettiin sopimushintojen tarkastuksen yhteydessä Basware IP Monitor-järjestelmästä. 28

29 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Sopimusten hallinta ja hankintapäätökset Tarkastuksessa selvitettiin pistokokeellisesti mm. sopimusten hallinnointia Dynasty-järjestelmään arkistoitujen palvelusopimusten avulla. Tarkastusotannan perusteella sopimusten arkistointi Dynasty-järjestelmään on edennyt aikaisempaa parempaan suuntaan, mutta kaikilta osin sopimuksia ei ole kuitenkaan viety ohjeistuksen mukaisesti Dynastyyn. Suosittelemme, että palvelusopimukset ja niiden hintaliitteet viedään asianhallintajärjestelmään etenkin merkittävämpien sopimusten osalta. Tarkastuksessa selviteltiin tarkastettujen sopimusten osalta laskujen kirjanpitokäsittelyä sekä sopimuksen mukaista laskutusta. Tarkastusotannan perusteella laskutuksessa ja laskujen kirjanpitokäsittelyssä ei havaittu huomautettavaa. 29

30 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Mansikka-Ahon koulun investointitarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että investointikohteen talousarvioseuranta, sisäinen valvonta ja lisä- ja muutostöiden hankinta on asianmukainen. Lisäksi tarkastettiin pistokokein, että sopimuksen mukaisia maksuerätaulukoita oli noudatettu ja että takuuaikaiset vakuudet on saatu sopimuksen mukaisena. Investointikohteen hankinnat on tehty vuonna 2012 eikä tarkastuksessa enää käyty hankintaprosesseja läpi. Tarkastus suoritettiin haastattelemalla rakennuttajapäällikköä ja tarkastamalla hankkeen kirjanpitoa, hankintapäätöksiä, lisä- ja muutostyöpäätöksiä, taloudellisia loppuselvityksiä, vastaanottotarkastuspöytäkirjoja ja investoinnille kirjattuja tositteita pistokokein 18 kappaletta, ja sopimusten noudattamista siten, että pyydettiin nähtäväksi saadut takuuaikaiset vakuudet ja tarkastettiin sopimusten laskutusta. 30

31 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Mansikka-Ahon koulun investointitarkastus Tarkastuksessa ei ilmennyt olennaista huomautettavaa. Tarkastetut tositteet olivat hankintapäätösten ja sopimusten mukaisia. Vastaanottotarkastuksen jälkeen on tilattu vielä joitakin muutos- ja lisätöitä (Kymen Rakennesuunnittelu Oy euroa, ITR Sprinklerihuolto Oy euroa), joista ei ole tehty erillisiä hankintapäätöksiä. Kaupungin hankintaohjeissa ei ole otettu kantaa, miten muutos- ja lisätöistä tulisi päättää. Tilaliikelaitoksen sisällä ei ole myöskään tehty delegointipäätöstä hankintavaltuuksista. Rakentamispalveluiden laskuissa oli käänteistä verovelvollisuutta koskevat laskumerkintävaatimukset lukuun ottamatta Sprinkleriurakoitsijan laskuja, joista puuttui ostajan y-tunnus. 31

32 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Mansikka-Ahon koulun investointitarkastus Tarkastukseen saatiin kommentit, joissa todettiin, että Kymen Rakennesuunnittelu Oy toimi rakennesuunnittelijana ja lisälaskutus perustui suunnittelusopimukseen, jonka mukaan sopimukseen kuulumattomat suunnittelutyöt tehdään lisätyönä. Tämä on normaali käytäntö kaikissa suunnittelusopimuksissa. Niistä ei ole tehty erillisiä päätöksiä, koska ei tiedetä etukäteen kuinka paljon tunteja kuluu ko. muutostöihin. Lisäksi kun suunnittelutoimisto esittää lisälaskun niin asiat käydään vielä erikseen läpi ja hyväksytään veloitettavat lisätyötunnit. 32

33 Sisäinen valvonta ja konsernivalvonta Sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan selonteko Arvio sisäisestä valvonnasta ja konsernivalvonnasta Sisäisen valvonnan tarkastukseen liittyviä toimenpiteitä on sisältynyt tilikauden aikaiseen tarkastukseen. Sisäisen valvonnan selonteko on sisällytetty toimintakertomukseen sivuille Erityisiä puutteita ei ole tuotu esille selonteossa Hallitus on tuonut esille ettei ole tiedossa säännösten vastaisia toimia, joista olisi seurannut merkittäviä kanteita tms. seuraamuksia kunnalle. Yhteenvetona hallitus on todennut, että sisäinen valvonta ja riskienhallinta on ollut pääosin hyvällä tasolla. Merkittävimmät riskit on esitetty toimintakertomuksen sivuilla Selonteko konsernivalvonnan järjestämisestä on esitetty sivulla

34 Tilintarkastuksen johtopäätökset ja tilintarkastuskertomus Vuoden 2014 tilintarkastuksesta tullaan antamaan vakiomuotoinen tilintarkastuskertomus. 34

35 Imatra BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Ulla-Maija Tuomela JHTT, KHT 35