Sijoittelu ja tulosten julkaisu yhteishaussa

Transkriptio

1 Sijoittelu ja tulosten julkaisu yhteishaussa Tässä ohjeessa kuvataan vaihettain sijoittelu, tulosten julkaisu ja varasijatäyttö korkeakoulujen yhteishaussa. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä korkeakoulutiimiin ( korkeakoulutiimi@opintopolku.fi). 1. Automaattinen sijoittelu Sijoittelu on automatisoitu toiminto, jossa verrataan hakijan valintamenestystä hänen hakutoivejärjestykseensä. Hakija hyväksytään korkeimmalle priorisoimaansa hakutoiveeseensa jossa hän valintamenestyksensä mukaisesti mahtuu aloituspaikkamäärän sisään. Kun hakija tulee hyväksytyksi, alemmat toiveet peruuntuvat sijoittelussa automaattisesti. a) Valintojen tulosten siirtäminen sijoitteluun valintajonokohtaisesti sekä seurantatietojen toimittaminen Opetushallitukselle Kun hakukohteessa on tehty varsinainen valinta Opintopolun valintalaskentaa hyödyntäen tai valintatapajonot on tuotu korkeakoulujen omista järjestelmistä käyttäen Excel- tai rajapintatuontia ja valinnat on tarkastettu, korkeakoulujen on siirrettävä hakukohteen valintatapajonot sijoitteluun. Tämä tapahtuu valintapalvelussa (valitse ylänavigaatiosta "Valinnat" ja sieltä "Valintojen toteuttaminen") hakukohteen "Valintalaskennan tulos"-välilehdellä. Päästäksesi välilehdelle valitse pudotusvalikosta oikea haku, etsi oikea hakukohde "Suodata hakukohteita"-kentästä ja klikkaa lopuksi "Valintalaskennan tulos". "Valintalaskennan tulos"-välilehdellä klikkaa "Siirrä jono sijoitteluun"-painiketta ja tallenna. Toista tämä jokaisen sijoitteluun siirrettävän jonon kohdalla. HUOM! Opetushallitus ilmoittaa jokaisessa yhteishaussa päivän, johon mennessä kaikki valintapajonot on oltava siirretty sijoitteluun yhteistä tulosten julkaisua varten. Päivämäärä löytyy myös prosessikaaviosta (ks. Valmis-päivämäärä tehtävälle "Valintojen tulosten siirtäminen sijoitteluun valintajonokohtaisesti sekä seurantatietojen toimittaminen Opetushallitukselle). Sijoitteluun siirroista toimitetaan myös seurantatiedot KSHJ-wikissä olevaan taulukkoon. b) Sijoittelun ajastus Opetushallitus ajastaa sijoittelun pyörimään kerran vuorokaudessa aamuisin klo 7.00 siitä päivästä lähtien, kun ensimmäinen korkeakoulu ilmoittaa tuloksensa olevan sijoiteltavissa. Sijoittelun ajastus asetetaan valintapalvelun kautta. Valintapalveluun pääsee valitsemalla ylänavigaatiosta "Valinnat" ja sieltä "Valintojen toteuttaminen". Pudotusvalikosta valitaan se haku, jonka sijoittelun halutaan ajastaa. Sijoittelun ajastus löytyy "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä, ja sinne on oikeudet vain rekisterinpitäjällä (eli Opetushallituksella).

2 "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä klikkaa "Valintalaskenta ja sijoittelu" ja aseta tarvittavat parametrit. Sijoittelun ajotiheys (t): Tähän merkitään kuinka monen tunnin välein sijoittelu ajetaan. Korkeakoulujen yhteishaussa sijoittelu ajetaan kerran vuorokaudessa (eli ajotiheydeksi määritellään 24). Sijoittelun aloitusajankohta: Valitse kalenterista se päivä, jolloin ajastettu sijoittelu lähtee käyntiin. Merkitse kalenterin alle ajastetun sijoittelun kellonaika. Klikkaa Päivitä-painiketta kun olet asettanut ajastuksen. Avaa sen jälkeen uudestaan "Valintalaskenta ja sijoittelu"-osio ja klikkaa Ota käyttöön ajastettu sijoittelu painiketta. c) Automaattinen sijoittelu valinnan tulosten julkaisemiseen asti

3 Automaattisen sijoittelun lopputuloksena syntyy valintaesitys. Tässä vaiheessa: hyväksytty-tilassa ovat hakijat, jotka mahtuvat aloituspaikkojen sisään valintamenestyksensä perusteella hylättyjä ovat hakijat, jotka on valintalaskennan tuloksissa jo tulleet hylätyiksi varalle jäävät hakijat, jotka ovat hyväksyttävissä mutta eivät mahdu aloituspaikkamäärän mukaan hyväksytyiksi peruuntuneita ovat hakijat, jotka tulevat esim. hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelle peruneita ovat hakijat, jotka ovat olleet hyväksyttyjä, mutta ovat ilmoittaneet etteivät ota opiskelupaikkaa vastaan Kullakin sijoittelukerralla käsitellään aina kaikki sijoitteluun siihen mennessä siirretyt valintatapajonot. Ennen kuin kaikki valintatapajonot on siirretty sijoitteluun, varasijakäsittelysäännöt eivät ole päällä, eikä varasijalta hyväksytyn hakijan tilaksi tule varasijalta hyväksytty vaan hyväksytty. Sijoittelu täyttää aloituspaikat tässä vaiheessa automaattisesti koko ajan myös hakukohteissa, joissa ei ole varasijatäyttöä. Yhteisvalinnan hallinta -välilehdeltä näkyy, koska sijoittelu on viimeksi ajettu. Sijoittelu ajettu: aikaleima kertoo koska sijoittelu on viimeksi ajettu Sijoittelu ajossa: Kyllä tarkoittaa että ajastus on päällä, Ei tarkoittaa että ei ole Viimeksi ajettu: aikaleima kertoo koska ajastettu sijoittelu on ajettu viimeksi (joko onnistuneesti tai yritetty) d) Automaattisen sijoittelun keskeyttäminen

4 Ajastettu sijoittelu poistetaan hetkeksi käytöstä, kun kaikki valintatapajonot on siirretty sijoitteluun Opetushallituksen ilmoittamana päivämääränä (ks. Valmis-päivämäärä tehtävän "Automaattisen sijoittelun keskeyttäminen" kohdalta). Näin varmistetaan, että sijoittelun tulos on sama siinä vaiheessa kun hakijat saavat tuloskirjeensä. Ajastus poistetaan käytöstä "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä klikkaamalla "Poista käytöstä ajastettu sijoittelu"-painiketta. 2. Tulosten julkaiseminen Valintatulosten julkaisulla tarkoitetaan valintaesityksen hyväksymistä "Sijoittelu"-välilehdellä. Alla kuvataan valintaesitysten julkaisu ja muut valintatulosten julkaisuun liittyvät toimenpiteet. HUOM! Opetushallitus toimittaa erikseen jokaisessa yhteishaussa aikataulun valintatulosten julkaisun etenemisestä. Valintaesityksiä ei pidä hyväksyä tästä aikataulusta poiketen. a) Valintaesitysten hyväksyminen

5 Sijoittelun jälkeen valintaesitys tulee hyväksyä. Se tarkoittaa että korkeakoulu on tarkistanut sijoittelun menneen oikein ja samalla julkaisee tulokset. Jotta hakija näkee valinnan tuloksensa Oppijan henkilökohtaisissa palveluissa, hänellä täytyy olla merkintä "Julkaistavissa"-kohdassa. Voit hyväksyä kerralla valintaesityksen painamalla "Sijoittelun tulokset"-välilehdellä "Hyväksy ja tallenna valintaesitys"-painiketta (joka näkyy vain "Valintatapajonoittain"-näkymässä). Tällöin kaikille hakijoille muodostuu kerralla täppä julkaistavissa-kohtaan. Valintaesityksen hyväksyminen on valintatapajonokohtaista, eli muista tehdä toiminto erikseen jokaiselle jonolle! Julkaistavissa-tieto myös lukitsee hyväksytylle hakijalle hyväksymisen. Eli vaikka hakukohteelle ajettaisiin uusi laskenta, jossa hakijoiden pisteet ja keskinäinen järjestys muuttuisivat, uusi sijoittelu ei poista hyväksytty-tietoa sellaiselta hakijalta, jonka hyväksymistieto on merkitty julkaistavissa olevaksi, vaikka hän uuden laskennan perusteella tipahtaisikin varasijalle. Julkaistavissa-tietoa voi päivittää erikseen myös yksittäisten hakijoiden kohdalla ottamalla pois tai lisäämällä rastin valintaruutuun sekä painamalla Tallenna-painiketta. b) Automaattinen sähköposti hyväksytyille ja varasijalta hyväksytyille, kun opiskelupaikka vastaanotettavissa Korkeakouluhauissa sähköpostin antaneille, henkilötunnuksen omaaville hyväksytyille tai varasijalta hyväksytyille hakijoille lähtee automaattinen sähköposti, kun opiskelupaikka on vastaanotettavissa. Viesti lähtee kaksi kertaa vuorokaudessa (klo 8 ja 20). Kukin hakija saa yhdestä hyväksymisestä vain kerran ilmoituksen sen jälkeen kun korkeakoulu on merkinnyt hakijan valinnantilan julkaistavissa olevaksi. Viestin lähettäjä on opintopolku@oph.fi ja viestin otsikkona Opiskelupaikka vastaanotettavissa Opintopolussa. Viestin sisältö on: Hei <hakijan kutsumanimi> Sinulle on myönnetty opiskelupaikka. Katso lisätiedot ja ota paikka vastaan Opintopolku-palvelussa. Älä vastaa tähän viestiin - viesti on lähetetty automaattisesti. c) Tuloskirjeen tai -sähköpostin lähettäminen tulosten julkaisemisen jälkeen

6 Opetushallitus lähettää keskitetysti tuloskirjeen kaikille hakijoille, kun kaikkien hakukohteiden tulokset ovat valmiit. Keskitetty tuloskirje lähtee hakijan asiointikielen mukaan. Kustannukset jaetaan korkeakoulujen maksettaviksi suhteutettuna hakijoiden määrään. Keskitetyt tuloskirjeet muodostetaan "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdeltä, joka on käytössä vain rekisterinpitäjän oikeuksilla. Hyväksymiskirjeet löytyvät "Sijoittelun tulokset"-osion alta, ja ei-hyväksyttyjen kirjeet "Ei-hyväksytyt"-osion alta. Kummassakin osiossa on erikseen painikkeet suomen-, ruotsin- ja englanninkielisten kirjeiden muodostamiseen. Opetushallitus huolehtii yhdessä IT-toimittajan kanssa kirjeaineiston toimittamisen kuoritettavaksi ja postitettavaksi. 3. Varasijatäyttö Varasijatäyttö tapahtuu automaattisesti sijoittelussa. Sijoittelu täyttää aina vapautuneet aloituspaikat jonosijajärjestyksessä. Hakija näkee välittömästi sijoittelun jälkeen Oma Opintopolku-palvelussa tulleensa varasijalta hyväksytyksi. Tulosten julkaisemisen jälkeen ajastettu sijoittelu otetaan uudestaan käyttöön painamalla "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä Ota käyttöön ajastetty sijoittelu -painiketta. (Ks. edellisestä kohta: Sijoittelun ajastus kun ensimmäinen jono on siirretty sijoitteluun ). a) Automaattinen sijoittelu varasijatäytön päättymiseen asti Sijoittelun ajastus tulosten julkaisun jälkeen Tulosten julkaisemisen jälkeen ajastettu sijoittelu otetaan uudestaan käyttöön painamalla "Yhteisvalinnan hallinta"-välilehdellä Ota käyttöön ajastetty sijoittelu -painiketta. (Ks. ensimmäisestä osiosta kohta: Sijoittelun ajastus kun ensimmäinen jono on siirretty sijoitteluun ). Varasijatäytön asetukset Jos valintatapajonossa käytetään varasijatäyttöä (eli ei ole määritelty valintaperusteissa ei varasijatäyttöä ), hyväksytään opiskelupaikan peruneen tilalle aina uusi opiskelija. Jos jonolle on määritetty valintaperusteissa, että poissa olevaksi ilmoittautuneen tilalle hyväksytään uusi opiskelija, tapahtuu sekin automaattisesti sijoittelussa. Jos hakija on ottanut opiskelupaikan ehdollisesti vastaan ja tulee varasijalta hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelle, ehdollisesti vastaanotettu opiskelupaikka peruuntuu ja ehdollinen vastaanotto siirtyy ylemmälle toiveelle mukana. Jos hakija tuleekin ylimmälle hakutoiveelle hyväksytyksi varasijalta, ehdollinen vastaanotto muuttuu sitovaksi. b) Mahdolliset ylimääräiset varasijahyväksymiset korkeakoulujen pyynnöstä Opetushallitus voi korkeakoulun pyynnöstä merkitä varalla olevan hakijan varasijalta hyväksytyksi aloituspaikkamäärän yli. Sijoittelun tulosnäytöllä varalla olevien hakijoiden vieressä on Hyväksytään varasijalta -valintaruutu. Rekisterinpitäjän oikeuksilla siihen pääsee laittamaan rastin, jolloin hakija näkee välittömästi Oma Opintopolku-palvelussa olevansa varasijalta hyväksytty, kunhan "Julkaistavissa"-täppä on aktivoitu. Sijoittelun tuloksiin "Varalla"-tila muuttuu "Varasijalta hyväksytty"-tilaksi seuraavassa sijoittelussa.