KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 16

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/7 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 16 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Väinämöinen Osallistujat: ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Projektipäällikkö Anita Johansson, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, poissa Suunnittelija Mikko Kautto, University Admissions Finland, tilalla Joanna Kumpulainen Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM (puheenjohtaja kohdasta7 eteenpäin) Tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus, poissa Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM, poissa Joni Penkari/Outi Kivipelto (OPH) kohta 4 Juha Tretjakov (OPH) kohta 7

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/7 Esityslista käsittelyaikataulu alustava Ilmari Hyvönen ja Birgitta Vuorinen tiedottivat lakiesityksen tilanteesta. Perustuslakivaliokunta on antanut lausunnon lakiesityksestä pari viikkoa sitten. Kuulemistilaisuudessa ovat olleet mukana mm. Arene, Jyväskylän yliopisto ja Åbo Akademi. Lausunnot tulevat myös ministeriöön, jonka jälkeen on ministeriön kuulemistilaisuus. 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja (klo 12.30) kokouksen pöytäkirja hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. Ohjausryhmän kokouksissa Anne Koskelan tilalla jatkaa edelleen Airi Hirvonen. 2. Tilannekatsaus ja riskit (Antti Ylä-Jarkko) (klo 12.40) KSHJ_tilannekatsaus_ docx riskit_xxx.docx Anita Johansson kertoin KSHJ tilanteesta. Hanke on edelleen pari kuukautta myöhässä. Keskustelussa todettiin kuitenkin, että lisäviivästys aiheuttaisi huomattavia ongelmia käyttöönoton organisoinnissa korkeakouluissa. Korkeakouluille jää lyhyt aika valmistautua käyttöönottoon ja omien toimintojensa ja resurssiensa suunnitteluun. Hankkeen tilanne ja resursointi otetaan huomioon OKM:n ja OPH:n välisissä tulosneuvotteluissa. Joulukuun ohjausryhmän kokouksen tilannekatsaukseen toivottiin tarkempaa kuvaa siitä miten julkaisuista pois jäävät osat järjestelmää toteutetaan ja missä vaiheessa. 3. KSHJ-hankeen ohjaus- ja viestintädokumentit (klo 13.10) 1. Hankesuunnitelma ja määrittelyvaiheen työsuunnitelma (hyväksytyt versiot) o _KSHJ_määrittelyvaiheen_työsuunnitelma.docx o _KSHJ-hankesuunnitelma.docx (Ei käsitellä tässä kokouksessa) 2. Käyttöönottosuunnitelma o Ei käsitellä uutta tässä kokouksessa 3. Aikatauludokumentti ( ) o Toimitetaan ohjausryhmälle maanantaina Perussetti o 5. Viestinnän toteutussuunnitelma

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/ seminaarissa esitettiin aikatauludokumentin kanssa ristiriitaisia aikatauluja, ja aikatauludokumentti on nyt käyty läpi ja tarkistettu aikataulut. Aikatauludokumenttia käytiin läpi. Eniten keskustelua syntyi koulutuksen järjestämisen ajankohdasta. Osalle korkeakouluista toukokuu 2013 olisi parempi ajankohta koulutusten järjestämiselle. Korkeakoulut ovat mm. suunnitelleet lisäresursseja koulutustarjonnan tallentamiseen kesälle Syksy on muutenkin kiireistä aikaa, joten koulutusten jaksottaminen keväälle olisi parempi vaihtoehto. Koulutuksen toteuttaminen voisi olla myös vaiheistettua. Ne korkeakoulut, jotka voisivat osallistua kevään koulutuksiin, saisivat koulutuksen toukokuussa 2013 ja ne korkeakoulut, jotka pystyvät osallistumaan koulutuksiin vasta syksyllä, saisivat vastaavanlaisen koulutuksen elokuussa Aikatauludokumenttia korjattiin ja täsmennettiin kokouksessa. Hyväksytty aikatauludokumentti julkaistaan Wikissä mahdollisimman pian. 4. Sijoittelu ja varasijat (klo 13.50) A. Linjausehdotus varasijojen käsittelystä: Käsitteet Hakijan priorisoimat hakukohteet ovat hakuajan päättymisen jälkeen seuraavissa tiloissa - Kesken: hakukohteen valintaehdotusta ei vielä tehty - Hyväksyttävissä oleva: hakija on valintaehdotuksen mukaan hyväksyttävissä, ja voi ottaa paikan vastaan - Varalla: hakija on valintaehdotuksen mukaan hyväksyttävissä, mutta ei mahdu valittavien opiskelijoiden määrään valintajonoissa. o varallaoloon liittyy (valintajonokohtainen) tieto monennellako varasijalla hän on. - Ehdollisesti vastaanotettu paikka: ehdollisen paikan vastaanoton merkitys on, että tilanteessa jossa ylemmät hakukohteet muuttuvat peruttu tilaan muuttuu paikka sitovasti vastaanotetuksi. Ehdollinen vastaanotto peruuntuu, mikäli joku ylempi hakukohde muuttuu valittavissa tilaan. - (sitovasti) vastaanotettu paikka: opiskelija on vastaanottanut paikan, kaikki muut hakukohteet peruttu. - Peruttu: Hakija ei valintaehdotuksen mukaan valittavissa (hylätty), hakijalla on ylempiä hakukohteita joihin valittavissa tai hakija ottanut muun paikan vastaan Eli - Erillistä jonotus -käsitettä ei käytetä järjestelmässä ollenkaan. Hakija on varalla, kunnes tekee jonkun toimen. Yleisperiaatteet sijoittelussa ja varasijoissa Hakijalle voidaan tarjota yleisperiaatteen mukaisesti jatkossa yhteishaussa vain yhtä opiskelupaikkaa. Tarjottava paikka riippuu hakijan hakutoiveista sekä hänen menestyksestään kunkin hakutoiveensa valintaprosessissa. Valintaesitys tarjottavasta paikasta syntyy sijoittelutoiminnolla. Sijoittelutoiminnossa järjestelmä vertaa hakijan hakutoivejärjestystä kunkin hakukohteen valintaehdotuksiin. Kukin korkeakoulu tuottaa järjestelmään kunkin hakukohteensa osalta valintaehdotuksen, jossa jokaiselle hakijalle annetaan statukseksi hyväksyttävissä oleva tai hylätty. Hakijat järjestetään listalle valintaperusteiden mukaisesti paremmuusjärjestyksessä valintajonoittain.

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/7 Kullekin jonolle määritellään lisäksi, montako hakijaa tästä jonosta enintään voidaan valita kyseiseen hakukohteeseen. Sijoittelutoiminto huomioi hakijan mahdollisen hakukiintiön kussakin hakutoiveessa. Sijoittelun tuloksena muodostetaan hakijakohtainen valintaesitys. Yleisperiaatteena on, että hakijalle tarjotaan sitä opiskelupaikkaa, johon hän voi tulla hyväksytyksi aloittajamäärän puitteissa, ja joka on hänen hakutoivejärjestyksessään korkeimmalle priorisoituna. Tätä alempana prioriteettijärjestyksessä olevat hakutoiveet peruuntuvat automaattisesti. Hakija voi tämän jälkeen ottaa paikan vastaan siten, että muut hakutoiveet peruuntuvat, ottaa paikan vastaan ehdollisesti jääden samalla varasijalle ylempiin hakutoiveisiinsa tai jättää paikan vastaanottamatta, jolloin kaikki paikat peruuntuvat. Opiskelupaikkaa koskeva päätös on tehtävä ennalta annetun määräajan kuluessa. (ks. tarkemmin alla) Jos hakija voi tulla hyväksytyksi hakemaansa koulutukseen valintakriteerien perusteella, mutta ei sijoitu valittavien määrään, on hän tässä koulutuksessa varasijalla. Hakija on siis varasijalla kaikkiin hakutoivejärjestyksessä hänelle tarjottua opiskelupaikkaa mieluisammaksi priorisoimiinsa kohteisiin, joissa häntä ei ole hylätty. Tilanteessa jossa hakija on varalla ylempiin hakutoiveisiin, hän voi ottaa hänelle tarjotun koulutuspaikan vastaan ehdollisesti. Ehdollisesti vastaanotettu paikka peruuntuu automaattisesti, mikäli hänet hyväksytään kohteeseen, jossa hän on varalla. Toisaalta mikäli kaikki paikat, joihin hän on varalla, peruuntuvat, muuttuu ehdollinen paikan vastaanotto sitovaksi. Lisäksi (kaikkien hakukohteiden valintaehdotusten valmistuttua?) hakija voi (alla tarkemmin määritellyssä tilanteessa) ottaa paikan vastaan myös sitovasti (ks. tarkemmin alla), vaikka olisi vielä varalla ylempiin hakukohteisiin. Mikäli sijoittelu etenee siten, että hakija tulee valituksi koulutukseen varasijalta, mutta hänellä on edelleen hakutoivejärjestyksessä mieluisampia kohteita, on hän edelleen niihin varasijalle. Varasijat peruuntuvat automaattisesti, kun kyseisessä hakukohteessa on aloittavien verran opiskelupaikan vastaanottaneita, tai kun ennalta määritelty varasijojen täyttöaika päättyy. Paikan vastaanottaminen sitovasti ja ehdollisesti 1. Tilanteessa jossa hakija on hyväksyttävissä hakukohteeseen A ja kaikki A:ta ylemmät hakukohteet on peruttu, hakija voi ottaa paikan A sitovasti, tai perua hakemuksensa kokonaan (ei ota mitään paikkaa vastaan) 2. Tilanteessa jossa hakija on hyväksyttävissä hakukohteeseen A, mutta hän on ylempiin kohteisiin VARALLA (mutta yksikään ylempi hakukohde ei ole KESKEN) hakija VOI ottaa paikan A vastaan sitovasti. Hakija voi myös ottaa paikan ehdollisesti, joka tarkoittaa sitä, että paikan vastaanottaminen muuttuu automaattisesti sitovaksi jos ylemmät hakukohteet muuttuvat peruttu tilaan. o Sallitaanko tämä vasta sen päivän jälkeen kun kaikista hakukohteista on valintaehdotus (kesäkuun lopussa), vai koska tahansa? Vaikuttaisi hakijan mahdollisuuksiin vain tilanteessa, joissa hän on valinnut vain hakukohteita joiden tulokset valmistuvat aikaisin. 3. Tilanteessa, jossa hakija on valittavissa hakukohteeseen A, mutta hänellä on ylempiä kohteita KESKEN -tilassa, hakija EI VOI ottaa paikkaa A vastaan sitovasti. Hakija voi ottaa paikan ehdollisesti, joka tarkoittaa sitä että paikan vastaanottaminen muuttuu automaattisesti sitovaksi jos ylemmät hakukohteet muuttuvat peruttu tilaan. Ehdollista paikan vastaanottoa ei voi perua, vaan se peruuntuu ainoastaan tilanteessa jossa joku ylempi kohde muuttuu valittavissa tilaan. o Huom. Kesäkuun lopun jälkeen, kun kaikkien kohteiden tulokset pitää olla valmiina, tällaisia tilanteita ei enää ole. Sijoittelu päättyy elokuussa (elokuun toisella viikolla?) ohjausryhmän linjauksen mukaisesti siten, että valitut pääsevät aloittamaan opintonsa syksyllä muiden mukana. Eli sijoittelun päättymiseen määritellään määräpäivä, jolloin varasijat muutetaan kaikki peruttu tilaan.

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/7 Hakijoiden yhdenvertainen kohtelu ja oikeusturva kohdan 2 (yllä) kannalta Kohdan 2 yllä tarkoitus on saada aikaa se, että sijoittelu ylipäänsä pysähtyy joskus ja myös nopeuttaa sijoittelua ja antaa hakijalle mahdollisuus nopeuttaa prosessia varasijoja koskevan arvionsa pohjalta. Teoriassa on mahdollista, että tilanteessa 2 joku ylempi hakukohde muuttuisi vielä valittavissa -tilaan, jolloin hakijan kohteesta A vastaanottama paikka olisi voinut jäädä jollekin toiselle hakijalle. Hakukohteen A kannalta tulee kuitenkin valituksi valinnoissa paremmin menestynyt hakija. Varasijojen täyttäminen päättyy samana ajankohtana kaikkien hakukohteiden osalta. Periaate on kaikille hakijoille sama, joten hakijoita kohdellaan yhdenvertaisesti. Tilanteen näyttäminen hakijalle Hakuajan päättymisen jälkeen hakijalle näytetään kaikkien hakukohteiden tilanne avoimesti koko ajan (kesken, varalla, valittavissa, peruttu.) Hakukohteissa, joissa hakija on varalla, näytetään monennellako varasijalla hakija on (per jono, jos hakukohteessa on useita jonoja joista varasijoja täytetään). Hakija voi arvioida mahdollisuuksiaan tulla valituksi varasijalta, joskin numero ei kerro koko totuutta, koska joissain kohteissa pieneltäkin numerolta valituksi tuleminen on erittäin epätodennäköistä, ja toisilla taas todennäköistä). B. Linjaus kevään yhteishaun ensimmäisenä ja toisena hakuaikana hakutoivelistaan lisättyjen kohteiden käsittelystä Ehdotus: Ensimmäisenä hakuaikana haettavien kohteet täytyy lisätä keskinäiseen ensisijaisuusjärjestykseen. Ensimmäisenä hakuaikana haettavien hakukohteiden keskinäistä järjestystä ei voi muuttaa toisena hakuaikana, mutta toisen hakuajan hakukohteita voi lisätä näiden ylä- ja alapuolelle ja väliin. 1 hakuajan hakukohteita ei voi poistaa. Koko hakemuksen voi kuitenkin toisen haun hakuaikana perua kokonaan, jolloin hakija voi tehdä uuden hakemuksen joka sisältää vain toisen hakuajan kohteita. Esim. 1 hakuaikajan päättyessä hakijan on hakenut järjestyksessä seuraaviin kohteisiin - kohde 1A - kohde 1B 2 hakuajan jälkeen hän on hakenut seuraaviin kohteisiin - kohde 2A - kohde 1A - kohde 2B - kohde 1B - kohde 2C - kohde 2D Ohjausryhmä hyväksyivarasijakäsittelyn periaatteet ja sijoittelusta esityksen mukaan. Esityksessä avoimen kysymyksen osalta todettiin, että tilanteessa jossa hakija on hyväksyttävissä hakukohteeseen A, mutta hän on ylempiin kohteisiin VARALLA (mutta yksikään ylempi hakukohde ei ole KESKEN) hakija VOI ottaa paikan A vastaan sitovasti heti ollessaan tällaisessa tilanteessa (myös ennen kuin kaikkien hakukohteiden tulokset ovat tulleet).

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/7 Hyväksyttiin esitys asian näyttämisestä hakijalla ja tarkennettu linjaus ensimmäisen ja toisen hakuajan toiminnasta. Toivottiin että kehittämisryhmän mahdollisissa suosituksissa otettaisiin kantaa varasijakäsittelyyn otettavien hakijoiden määrään (eli käytännössä siihen miten monta hakijaa yli valittavien määrän ylipäänsä pitäisi saa tilaksi hyväksyttävissä oleva. 5. Sisällöntuotanto-ohje (klo 14.20) On ilmennyt tarve ohjeelle, jonka mukaisesti koulutustarjonnan kuvaustyötä voidaan mitä pikimmin aloittaa korkeakouluissa Ohjeluonnos toimitetaan ennen ohjausryhmän kokousta. Keskustelussa todettiin, että googledocks dokumentti on edelleen hankalakäyttöinen. Toivottiin dokumentin alkuun lukuohjetta, miten dokumenttia tulkitaan ja käytetään. Dokumenttiin toivottiin enemmän hakijalähtöisyyttä. Nyt dokumentti on lähtökohtaisesti virkailijapainotteinen. Oheistus pitää saada pidemmälle marraskuun aikana, mutta google docs pohja on edelleen kehitettynä riittävä. Tekstikentät dokumentin alkuun ja esimerkit ja kuvaukset vierekkäin. - Dokumentin alkuun lyhyt ohjeteksti, kuinka käytän tätä sisällöntuotannon apuna. - Tärkeät sarakkeet ylös - Välilehdillä, joissa on esimerkkisisältö, esimerkkisisältö heti toiseksi vasemmalta - Värikoodauksen selite, voisi olla että värikoodausta käyttäisi hyödyksi muuten (tärkeät tekstiä sisältävät kentät omalla värillä esim.) 6. Asiakaspalveluasiat (Tuija Pasanen, Janne Santala) (klo 14.45) - Ajankohtaiset asiat Tuija Pasanen ja Janne Santala kertoivat asiakaspalveluratkaisun tilanteesta. Seuraava asiakaspalvelu työryhmän kokous on Tämän hetken suunnitelma on, että Amk-sektori tarkistaa hakukelpoisuudet hakijoilta valintojen jälkeen, kuten tähänkin asti, muutamin poikkeuksin. Yliopistopuoli tarkistaa hakukelpoisuuden ennen hakuja, muutamin poikkeuksin. Ehdollisia valintoja on jouduttu purkamaan nykyisin paljon, koska hakukelpoisuus hakukohteisiin ei ole riittänyt. Toivottiin kehittämisryhmässä keskustelua mm. IB ja EB hakijoiden hakukelpoisuuden ja heidän liitteiden käsittelyn osalta. Hakijat eivät välttämättä tiedä, mitä liitteitä kuhunkin hakukohteeseen pitää toimittaa. 7. Käyttäjien tunnistaminen ja OID (Juha Tretjakov) (klo 15.10)

7 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 7/7 - Jaettu edellisen ohjausryhmän kokouksen materiaalin yhteydessä. Juha Tretjakov esitteli kansallisen oppijanumeron käyttöä. Merkittiin esittely muistiin 8. Seuraavat kokoukset 1. Ohjausryhmän kokousajankohdat vuonna 2012: o to kello 12:30-15:30 Väinämöinen Käyttöönottosuunnitelma ja kevään tilaisuudet seuraavaan kokoukseen. Rajapintoihin ja tarjontaan liittyvät tilaisuudet olisi hyvä myös järjestää, ja ne tulisi sisältyä kevään aikatauluihin suunnitelmaan. Kevään kokousten aikatauluehdotukset ryhmälle ennen seuraavaa kokousta. Sähköinen osallistuminen etänä pitäisi myös olla mahdollista. 9. Muut asiat 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo