HUOMIOITAVAA SAVUILMOITTAUTUMISESSA

Transkriptio

1 HUOMIOITAVAA SAVUILMOITTAUTUMISESSA Savuilmoittautumisen tekee lippukunnan Ryskääjä. Ilmoittautumista varten Ryskääjä tarvitsee savun johtokolmikossa toimivien johtajien jäsennumerot mennessä tulee ilmoittaa savun arvioitu osallistujamäärä, savun muodostavat lippukunnat ja mahdolliset avustukset. Savun pesteissä toimijat tulee ilmoittaa maaliskuun loppuun mennessä. Älä jätä ilmoittautumista viimeiseen päivään savuilmoittautumisen jälkeen savu saa tietoonsa savussa majoittuvat, joten ilmoittautuminen kannattaa tehdä mahdollisimman pian! Savun tulee olla kooltaan henkeä. Apua savuilmoittautumiseen saat Ryskeen projektikoordinaattorilta Siiriltä, siiri.niinivirta(at)partio.fi,

2 vj, sn Oikeus: Lippukunnan suurtapahtuman yhteyshenkilö (J-SP Ryskääjä) Leirilippukuntaan pestatut SAVUILMOITTAUTUMINEN Lippukunnan Ryskääjä tekee savuilmoittautumisen tapahtumaan Kuksassa Lippukuntailmoittautuminen-ominaisuuden kautta. Ilmoittautumisen yhteydessä Ryskääjä voi määrittää mm: lippukuntia osaksi savua savun pestit (savunjohtaja, pestijohtaja, ohjelmajohtaja, ea-vastaava, saattajat) lippukunnan mahdollisen tukisumman leiriläisen osallistumismaksuun LIPPUKUNTAILMOITTAUTUMINEN Lippukuntailmoittautuminen eroaa muusta ilmoittautumisesta siinä, että sitä ei tehdä linkin kautta vaan suoraan Kuksassa Tapahtumat-osiossa. Etsi tapahtuma, johon haluat tehdä ilmoittautumisen. Vaihda Järjestäjäksi Kaikki, niin saat näkyviin myös muita kuin lippukunnan tapahtumia. Nyt kyseessä on juurikin suurtapahtuma. Klikkaa Hae tietoja -painiketta.

3 Klikkaa haluamasi tapahtuman linkkiä. Klikkaa Hae lippukuntailmoittautumiset - linkkiä. Saat näkyviin Lisää-painikkeen lippukuntailmoittautumista eli savuilmoa varten. Klikkaa sitä. Lisää työnimi lippukuntailmoittautumiselle. Tässä kannattaa käyttää samaan savuun tulevien lippukuntien tietoa. Tai vaikkapa aluetta, jolta lippukunnat tulevat. Savun lopullinen nimi ilmoitetaan savulle myöhemmin. Arvio savun lopullisesta koosta. Tämä auttaa lajittelemaan savuja alaleireihin.

4 Voit merkitä avustuksen, jolla lippukunta tukee kaikkia osallistujiaan. Huomaa, että tämän voit syöttää niille lippukunnille, joihin sinulla on Ryskääjän pesti. Voit lisätä samaan savuun useampia lippukuntia. Savulla on yhteisiä pestejä, joita voi merkitä niihin pesteihin, jotka leirin järjestäjä on merkinnyt mahdolliseksi. Valitse listasta pesti, johon haluat lisätä henkilön. Syötä lisättävän henkilön jäsennumero. Lisää henkilö klikkaamalla painiketta. Tee sama kaikkien pestien osalta. Muista, että ea-vastaavan pesti tulee merkitä jollekin savun johtokolmikosta. Savun saattajat ilmoitetaan lisätietoihin. Kirjaa tähän myös onko savulla kiinnostusta majoittaa kv-vieraita. Tallenna. Pestatut henkilöt näkyvät listassa ilmon alla. Henkilöitä voidaan myös poistaa. Pestatut henkilöt saavat oikeudet nähdä oman savun osallistujat.

5 PESTIN VASTAANOTTAMINEN Jotta savun pestit voidaan ottaa käyttöön, tulee pestiin merkityn olla ilmoittautunut tapahtumaan. Hänen tulee myös hyväksyä pesti. Pestin hyväksyminen tapahtuu henkilön omasta profiilista tapahtumat välilehdeltä Omat tapahtumapestit osasta. Omaan profiiliin pääsee klikkaamalla omaa sukunimeään ja jäsennumeroaan sivun oikeassa yläkulmassa. Hyväksy tai hylkää sinulle määritelty pesti. SAVUN TIETOJEN TARKASTELEMINEN Pestiin nimettyjen henkilöiden hyväksyttyä pestit heillä aktivoituu tapahtumalinkki Kuksan tapahtumissa. Tapahtumalinkki haetaan samalla tapaa kuin tämän ohjeen alussa on neuvottu kohdassa Lippukuntailmoittautuminen. Jotta savun pesteihin merkityt pääsevät tarkastelemaan savunsa ilmoittautuneiden tietoja, tulee savun ilmoittautuminen hyväksyä Partiotoimistolla. Ennen kuin savun ilmoittautuminen on hyväksytty, pääset muokkaamaan kaikkia lippukuntailmoittautumisen tietoja. Hyväksymisen jälkeen pääset muokkaamaan vain pesteihin liittyviä tietoja ja lisätietoja. Tietojen muokkaus on mahdollista maaliskuun loppuun mennessä. Ryskääjällä ei ole oikeuksia tarkastella ilmoittautuneiden tietoja. Klikkaamalla tapahtumalinkkiä pääset tarkastelemaan tapahtuman tietoja.

6 Savuun pestatut näkevät tapahtumasta kaksi välilehteä. Leirilippukuntailmoittautumiset on reitti oman leirilippukunnan hallintaan. Voit hakea omaa savua nimellä tai lippukunnalla. Joskus riittää, että klikkaa Hae leirilippukuntailmoittautumiset - painiketta. Klikkaa oman savun työnimeä.

7 Osallistuja välilehdeltä näet kaikki lippukuntasi osallistujat. Jäsenet välilehdeltä näkee kaikki henkilöt, jotka kuuluvat savuun, siis myös evp:t, jotka ovat ilmoittautuessaan merkinneet majoittuvansa lippukuntasi kanssa. Savun ilmoittautumisesta saa tarkan raportin klikkaamalla Kaikki tiedot -linkkiä. Valitse tiedot, jotka haluat raporttiin (valitse maksut mikäli haluat nähdä minkä pituiselle leirille osallistujat tulevat). Klikkaa Hae tiedot - painiketta. Tiedot tulevat näkyviin ja voit viedä ne Exceliin. Huomioi tietoturva ladattujen tiedostojen ja tietojen käsittelyn sekä jakamisen kanssa! Voit lähettää myös savun jäsenille ja/tai heidän huoltajilleen sähköpostia. Muista klikkailla ylempää ne henkilöt, joille sähköpostia lähetetään. Pienet ruudut tietojen perässä!

8 Osallistuja välilehdeltä voi vaikkapa lähettää sähköpostia. Huomioi, ettei listassa ole mukana evposallistujia ja sähköpostia voi lähettää myös Jäsenet-välilehdeltä.

9 SAVUILMON UKK EVP:T SAVUN SAATTAJINA Savuumme on tulossa ei-vielä-partiolaisia saattajiksi, mutta emme ole varmoja, kuinka paljon heitä on tulossa. Miten toimimme? Tehkää savuilmoittautuminen niillä pesti- ja saattajatiedoilla, mitä teillä on ja odottakaa, että savuilmoittautumisenne hyväksytään. Sen jälkeen pääsette tarkkailemaan myös savun evp-ilmoittautumisia ja saatte tietoonne kaikki savunne jäsenet. Lippukunnan alkuperäisen savuilmoittautumisen tekijä eli Ryskääjä pääsee muokkaamaan savuilmoittautumisen Lisätiedot-kenttään saattajat. Tietojen lisääminen ja muokkaus pestien ja lisätietojen osalta tulee tehdä maaliskuun loppuun mennessä. SAVUN LIPPUKUNTIEN AVUSTUKSET Savuumme kuuluu useampi lippukunta, mutta savun ilmoittaja saa merkittyä vain yhdelle lippukunnalle avustuksen. Miten saamme avustukset merkittyä muille lippukunnille? Ryskääjä voi merkitä avustuksen vain sellaiselle lippukunnalle, johon hänellä on merkittynä Ryskääjän pesti. Kun kaikki savuun tulevat lippukunnat on merkitty savuilmoittautumiseen ja savuilmoittautuminen on tallennettu, aktivoituu tapahtumalinkki myös muiden savuun kuuluvien lippukuntien Ryskääjille ja he pääsevät tapahtumahaun kautta muokkaamaan savuilmoittautumista. Kun savunne ilmoittautuminen on partiotoimistolla hyväksytty, avustussummia ei pääse enää muuttamaan itse. SAVUJEN TIETOJEN MUOKKAAMINEN SAVUILMON HYVÄKSYMISEN JÄLKEEN Savumme ilmoittautuminen hyväksyttiin emmekä pääse enää muokkaamaan avustussummia. Mitä teemme? Ilmoittakaa muutoksista Ryskeen projektikoordinaattori Siirille, siiri.niinivirta(at)partio.fi. Muutokset avustussummiin liittyen tulee ilmoittaa mennessä. HUOM! Savuilmoittautuminen kannattaa tehdä yhdessä kaikkien savuun tulevien lippukuntien Ryskääjien kesken tai sopia savun Ryskääjien kanssa yhdessä päivä, jolloin tehdään sekä ilmoittautuminen että avustusten merkitseminen.