Humanistisen ammattikorkeakoulun opiskelijakunta HUMAKO. Matkustus- ja talousohjesääntö

Transkriptio

1 Humanistisen ammattikrkeakulun piskelijakunta HUMAKO Matkustus- ja talushjesääntö

2 Sivu 1 / 9 Humanistisen ammattikrkeakulun piskelijakunta HUMAKOn matkustus- ja talushjesääntö I LUKU Yleistä 1 Sveltaminen Sen lisäksi, mitä Humanistisen ammattikrkeakulun piskelijakunta HUMAKOn säännöissä määrätään, nudattavat piskelijakunnan hallituksen ja edustajistn jäsenet, timihenkilöt sekä muut piskelijakunnan timijat tätä hjesääntöä. II LUKU Matkustushjesääntö 2 Matkustustavan valinta Matkaan n käytettävä tilanteen mukaisesti halvinta ja tarkituksenmukaisinta kulkuvälinettä. Opiskelijahintaiseen lippuun ikeutetut piskelijakunnan edustajat vat velvllisia käyttämään piskelijahintaista lippua kaikissa mahdllisissa kulkuvälineissä. Kulkuvälineen valintaan liittyvistä pikkeuksista n neuvteltava etukäteen hallituksen puheenjhtajan tai hänen estyneenä llessaan hallituksen varapuheenjhtajan kanssa. Matkihin liittyvistä erityisjärjestelyistä päättää hallituksen puheenjhtaja tai hänen estyneenä llessaan varapuheenjhtaja tai merkittävissä taludellisissa pikkeavuuksissa hallitus tapauskhtaisesti. 3 Krvaukseen ikeuttava matka Matka krvataan, mikäli se n suritettu piskelijakunnan tehtävien hitamiseksi. Js matka n tehty vain sittain piskelijakunnan asiissa, päättää hallitus, missä määrin matkakustannukset krvataan piskelijakunnan varista. Krvaukseen ikeuttava matka n halvin menpaluumatka asuin- tai timipaikasta.

3 Sivu 2 / 9 4 Matkakustannusten krvaaminen Opiskelijakunnan edustajille sekä työntekijöille krvataan heille Sumessa ja ulkmailla tehdyistä piskelijakunnan timintaan liittyvistä matkista aiheutuvat kulut. Matkalla tarkitetaan piskelijakunnan työntekijän työpaikkansa ulkpulelle tekemää matkaa. Opiskelijakunnan edustajan matkaksi katstaan hänen asuinpaikaltaan tai piskeluyksiköstään edustuspaikalle ja takaisin tekemä matka sekä muu piskelijakunnan timintaan liittyvä krvattavaksi svittu matka. Matkakustannuksien krvaamisperusteet ja enimmäismäärät: Juna, linja-aut: Tämän hjesäännön mukaisesti krvataan piskelijakuntatimintaan käytetyt matkat käytettyjä matkalippuja tai kuittia vastaan. Matkustajalle krvataan enintään kuitenkin halvimman lippulukan hinta, varsinaiselle jäsenelle piskelijahintainen lippu. Lisäksi krvataan makuupaikan hinta yli viisi(5) tuntia kestävästä matkasta yöjunalla. Henkilöaut: Autn käytöstä aiheutuneet matkakulut krvataan vain sillin, kun julkisten kulkuneuvjen käyttö n perustellun syyn takia mahdtnta tai kalliimpaa. Perusteltuja syitä vat ainakin julkisten kulkuneuvjen spimattmat aikataulut sekä kulkemattmuus. Oman autn käytöstä ilman perusteltua syytä ei krvata. Pikkeuksista tähän sääntöön päättää hallitus. Oman autn käyttämisestä piskelijakunnan tehtävien hitamisessa piskelijakunta krvaa piskelijakunnan edustajalle pulet valtilla käytössä levan kilmetrikrvauksen mukaisesta krvauksesta ja työntekijälle täyden krvauksen. Taksi: Taksin käytöstä aiheutuneet matkakulut krvataan vain sillin, kun muiden kulkuneuvjen käyttö n perustellun syyn takia mahdtnta. Perusteltuja syitä vat ainakin julkisten kulkuneuvjen kulkemattmuus. Taksimatkasta tulee aina laatia selvitys liitteeksi matkalaskuun, jsta selviää matkan päivämäärä ja aika, mistä mihin matka n tapahtunut, ketkä vat matkan surittaneet, matkan hinta sekä matkan peruste. Tämän hjesäännön puitteissa krvataan maksu, jnka piskelijakunnan työntekijä tai edustaja kuitilla sittaa surittaneensa. Lentkne: piskelijakunnan hallitus päättää kustakin tapauksesta erikseen. Laiva tai muu kulkuneuv: Opiskelijakuntatimintaa varten tehdyt matkat krvataan käytettyjä matkalippuja tai kuittia vastaan tai hallituksen puheenjhtajan kanssa erikseen svittavalla tavalla muun kulkuneuvn salta. Suritettu maksu krvataan halvimman hintalukan mukaisesti.

4 Sivu 3 / 9 Makuupaikka krvataan js yhdensuuntainen matka kestää selkeästi illasta aamuun. Muista tässä hjesäännössä mainitsemattmien kulkuneuvjen käytöstä aiheutuneista maksuista svitaan etukäteen pääsihteerin tai hallituksen puheenjhtajan kanssa. 5 Majituskustannusten krvaaminen Majitus tapahtuu pääsääntöisesti tilaisuuden järjestelyiden mukaisesti. Mikäli tilaisuuden järjestelyihin ei kuulu majitusta, krvataan majitus khtuuhintaisessa majitusliikkeessä. 6 Päivärahat Opiskelijakunnan edustajille ei makseta päivärahaa. Työntekijöille ja muille krvaukseen ikeutetuille vidaan maksaa verttajan päätöksen mukaista vertnta päivärahaa sillin js työntekijä sallistuu tapahtumaan jhn ei kuulu ilmaista rukailua. 7 Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen Matkalasku, liput ja mahdlliset muut tsitteet matkasta n jätettävä eriteltynä pääsihteerin tai hallituksen puheenjhtajan hyväksyttäväksi viimeistään kahden (2) kuukauden kuluttua matkasta. Mikäli matkalasku ja siihen liittyvät tsitteet timitetaan myöhässä, henkilö ei le ikeutettu matkakrvaukseen. Opiskelijakunnan edustajien ja työntekijöiden matkalaskut hyväksyy pääsihteeri. Pääsihteerin matkalaskut hyväksyy hallitus tai hallituksen puheenjhtajist. 8 Selntek Js matkaan n liittynyt jku HUMAKOn timinnasta erillään leva tapahtuma, henkilön n raprtitava asiasta hallitukselle, ja hallituksen niin vaatiessa, myös laatia kirjallinen raprtti matkaan sisältyneen tilaisuuden annista.

5 Sivu 4 / 9 III LUKU Talushjesääntö 9 Taludenhidn lähtökhta Humanistisen ammattikrkeakulun piskelijakunnan varjen hidssa ja tilinpidssa nudatetaan tätä hjesääntöä. Muilta kuin tässä hjesäännössä mainituilta sin nudatetaan piskelijakuntaan svellettavia lakeja, hyvää kirjanpittapaa sekä muita hjesääntöjä sekä edustajistn ja hallitusten kkusten päätöksiä. Talutta n hidettava hyväksytyn talusarvin puitteissa sekä varvaisuuden periaatetta nudattaen. Taludenhit ja varjen käytön jht ja valvnta, samin kuin tämän talushjesäännön nudattamisen valvnta, kuuluu piskelijakunnan hallitukselle. Hallituksen n seurattava säännöllisesti ja jhdnmukaisesti piskelijakunnan talutta. Humattavimmat taluteen liittyvät tapahtumat n tdettava hallituksen pöytäkirjissa. Lainantt, maisuuden hankinta tai muut merkittävästi taluteen vaikuttavat asiat n käsiteltävä ja päätettävä edustajistn kkuksessa. 10 Talusarvi Hallitus laatii yhdessä pääsihteerin kanssa talusarvin ja esittää sen edustajistn syyskkuksen hyväksyttäväksi. Talusarvissa ja kirjanpidssa käytetään samaa ryhmittelyä, jka perustuu piskelijakunnan tilikarttaan. Talusarvin merkittyä määrärahaa hallitus ei saa ylittää ellei se samanaikaisesti vi sittaa vastaavia tulja. Talutta n hidettava säästäväisesti ja talusarvin mukaan. Edustajistlle tulee esittää selvitys talusarvin tteutumisesta. 11 Varjen hit Timihenkilöt vat velvlliset valvmaan, että heidän hidssaan leva maisuus pidetään tarkituksenmukaisessa kunnssa. Opiskelijakunnan maisuutta saa luvuttaa vain asianmaisella luvalla ja kuittausta vastaan.

6 Sivu 5 / 9 Pankkitilien avaamisesta ja lpettamisesta päättää piskelijakunnan hallitus. Hallituksen n pöytäkirjassaan mainittava henkilöt, jilla n ikeus nstaa varja rahalaitstileiltä. Rahalaitsten tilitteet n viipymättä tarkastettava ja verrattava kirjanpitn. Tilitteet säilytetään kirjanpidn vastaavien tsitteiden yhteydessä. Opiskelijakunnalla vi lla käytössään käteiskassa. Käteiskassasta n pidettävä tarkkaa kirjanpita. Hallitus antaa tarkemmat hjeet käteiskassan käytöstä. Käteiskassan käytöstä HUMAKOn timistn ulkpulella n hallituksen päätettävä erikseen. 12 Menjen suritus ja mentsite Oikeus laskujen maksamiseen n pääsihteerillä, puheenjhtajalla tai muulla hallituksen valtuuttamalla henkilöllä. Kukaan ei vi hyväksyä itseään kskevia laskuja. Laskuja hyväksyttäessä n tarkistettava, että ne vat HUMAKOn timinnasta jhtuvia, spimuksen mukaisia, asiallisia ja hyväksyttäviä. Pääsihteerin palkkakuitin tarkastaa ja hyväksyy hallituksen puheenjhtajist ja matkakrvaukset sekä muut pääsihteerille kuuluvat maksut hyväksyy hallituksen puheenjhtaja, hallitus tai hallituksen erikseen nimeämä talusvastaava. Kaikkien tsitteiden käsittelijöiden n merkittävä niihin nimikirjaimensa. 13 Kirjanpit Opiskelijakunnan kirjanpit n järjestettävä ja hidettava hyvän kirjanpittavan mukaisesti kirjanpitlaissa ja asetuksessa säädettyjä periaatteita nudattaen ja tämän hjesäännön mukaisesti. Kirjanpidsta vastaava henkilö tai tah vastaa piskelijakunnan kirjanpidsta ja laatii sen perusteella esityksen piskelijakunnan tilinpäätökseksi. Kirjanpit n pidettävä ajan tasalla ja hidettava hulellisesti sekä niin, että varjen käyttö asianmaisiin tarkituksiin saadaan aina tarvittaessa selville. Kirjanpidn merkintöjen tulee perustua tilivuden alusta juksevasti numerituihin tsitteisiin, jtka n säilytettävä numerjärjestyksessä. Mikäli vienti n kirjanpidn muiden sien avulla tdistettavissa, riittää tsitteeksi

7 Sivu 6 / 9 kirjanpitäjän allekirjittama ja päiväämä selvitys viennin perusteeksi. Kirjanpidn merkinnät n tehtävä selvästi ja pysyvästi. Tsitteet, kirjanpitkirjat ja muu aineist n säilytettävä kirjanpitlain mukaisesti. Kaluststa ja muusta irtaimesta käyttömaisuudesta n pidettävä luettela. Vastikkeettmat saannt, kuten lahjitukset, tulee merkitä piskelijakunnan kirjanpitn saannn tapahtumahetken tdennäköisen käyvän arvn suuruisina. Kirjanpidssa n kullekin talusarvin merkitylle menja tapahtumammentille avattava tili. 14 Hallituksen tehtävät taludenhidn salta Hallituksen tehtävänä n taludenhidn salta: valva taludenhita ja siitä hulehtivien henkilöiden timintaa valva talusarvin nudattamista ja tteutumista valva kirjanpita tehdä edustajistn kkuksille esityksiä taludellisen timinnan kehittämiseksi sekä alitteita taludellisissa kysymyksissä esittää tilinpäätös sekä tilintarkastajien lausunt edustajistn kevätkkukselle antaa edustajistn syyskkukselle esitys talusarviksi tulevalle tilikaudelle allekirjittaa edellisen vuden tilinpäätös. Talutta n hidettava hulellisesti hyväksytyn talusarvin puitteissa. Hallituksen tulee vusittain edustajistn syyskkuksen kllekutsumispäivään mennessä valmistella seuraavan vuden timintasuunnitelmaan perustuva esitys piskelijakunnan tulevan vuden talusarviksi ja esittää se edustajistlle hyväksyttäväksi. Talusarvista tulee selvitä dtettavissa levat jäsenmaksututt, avustukset ja lainat sekä keräyksillä tai muutin kttavat varat, samin niiden käyttötavat. Talusarvi laaditaan tilikaudeksi, jka piskelijakunnan sääntöjen mukaisesti n kalenterivusi.

8 Sivu 7 / 9 Hallitus vi tarvittaessa laatia lisätalusarvin, jka n alistettava edustajistn päätökselle. Lisätalusarvi n laadittava kuten varsinainen talusarvi. 15 Pääsihteerin talusvastuu Opiskelijakunnan pääsihteerin tehtävänä taludenhidn salta n hitaa hulellisesti piskelijakunnan talutta ja kirjanpita valmistella talutta kskevat esitykset ja alitteet hallitukselle ja edustajistlle panna täytäntöön piskelijakunnan talutta kskevat päätökset valmistella hallitukselle esitys piskelijakunnan talusarviksi valmistaa esitys piskelijakunnan tilinpäätökseksi hulehtia piskelijakunnan mistamista tai sen hidssa levista arvpapereista pitää luettela piskelijakunnan saatavista, situmuksista ja vastuista, vakuutuksista ja niihin liittyvistä määräajista laatia ja esittää hallitukselle hallituksen pyytämät piskelijakunnan talutta kskevat selvitykset 16 Tilinpäätös Tilinpäätös n laadittava kirjanpitlain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla. Hallituksen tulee hulehtia, että tilinpäätös n valmiina jätettäväksi tilin- ja timinnantarkastajille maaliskuun lppuun mennessä. Tilin- ja timinnantarkastajien tulee tarkastaa piskelijakunnan hallint ja tilit sekä antaa kirjallinen lausuntnsa tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä kahdenkymmenenyhden (21) vurkauden sisällä siitä, kun he vat vastaanttaneet tilinpäätöksen ja siihen liittyvät asiakirjat. Hallitus tekee ehdtuksen piskelijakunnan tilinpäätökseksi. Hallituksen hyväksyttyä tilinpäätösehdtuksen kirjataan tulslaskelma ja tase sekä luettel käytetyistä tilikirjista sidttuun tasekirjaan, jnka sivut n numeritu. Tilinpäätös n päivättävä ja piskelijakunnan päätösvaltainen hallitus ja tilinpäätöksen laadintaan sallistunut timihenkilö allekirjittavat sen. Tase-erittelyt vat tasekirjan liitteenä. Laatijiden n ne allekirjitettava.

9 Sivu 8 / 9 17 Tilin- ja timinnantarkastus Tilin- ja timinnantarkastajiksi valitaan edustajistn syyskkuksessa sääntöjen määräämällä tavalla esteettömät ja pätevät henkilöt tarkastamaan tilejä ja hallinta. Valittavilta henkilöiltä n ennakkn kysyttävä sustumusta ja valituille sekä heidän varahenkilöilleen n mahdllisimman pian ilmitettava valitsemisesta. Js tilin- tai timinnantarkastaja n estynyt tai esteellinen, n hänen tästä heti ilmitettava hallitukselle. Tilin- ja timinnantarkastajat nudattavat työssään hyvää tilintarkastustapaa ja tteavat, nk piskelijakunnan timinnassa nudatettu paitsi lakia ja sääntöjä myös tämän talushjesäännön määräyksiä. Tilin- ja timinnantarkastajilla n ikeus surittaa tarkastus millin hyvänsä timikautensa kuluessa. Hallitus n velvllinen antamaan tilin- ja timinnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineistn, jnka nämä katsvat tarvitsevansa tarkastuksessa, kuten kirjanpit tilikirjineen, tsiteaineistn, rahalaits-, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelt, timintakertmuksen, säännöt, kirjeenvaihdn, spimukset, viranmaisten antamat luvat sekä muut asiakirjat, jilla n merkitystä arvsteltaessa piskelijakunnan timintaa. Tilin- ja timinnantarkastajat perehtyvät edustajistn ja hallituksen pöytäkirjihin ja tteavat, nk niiden päätöksiä nudatettu. Lisäksi he tarkastavat, että tulslaskelma ja tase vat asianmukaisesti allekirjitetut. Tilin- ja timinnantarkastajat timittamistaan tarkastuksista kertmukset, jissa mainitaan heidän saamansa käsitys piskelijakunnan hallinnsta sekä tileistä. Kertmuksista käy selville tilintarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen.

10 Sivu 9 / 9 IV LUKU Erityisiä määräyksiä 18 Ohjesäännön vimassal ja muuttaminen Tämä hjesääntö n hyväksytty Humanistisen ammattikrkeakulun piskelijakunnan edustajistn kkuksessa ja se n vimassa tistaiseksi. Tämän hjesäännön muuttamisesta päättää piskelijakunnan edustajist yksinkertaisella äänten enemmistöllä.