HELSINGIN KAUPPATIETEIDEN YLIOPPILAAT RY NIMISEN YHDISTYKSEN TALOUDENHOIDON OHJESÄÄNTÖ. 1. Yhdistyksen taloudenhoitoa säätelevät määräykset

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPPATIETEIDEN YLIOPPILAAT RY NIMISEN YHDISTYKSEN TALOUDENHOIDON OHJESÄÄNTÖ I YLEISTÄ 1. Yhdistyksen taloudenhoitoa säätelevät määräykset Yhdistyksen talouden- ja omaisuudenhoidossa tulee noudattaa tämän ohjesäännön määräyksiä sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa yhdistystä koskevissa säädöksissä on sanottu. 2.Yhdistyksen kokonaistalous Yhdistyksen taloudenhoidon ohjesääntö koskee yhdistyksen kokonaistaloutta, joka pitää sisällään kaiken yhdistyksen taloudellisen toiminnan, kaikki yhdistyksen saamat tulot ja menot sekä kulloinkin olemassa olevan yhdistyksen omaisuuden kokonaisuudessaan. 3. Yhdistyksen menojen kattaminen Yhdistyksen varsinaisesta toiminnasta aiheutuvat menot tulee kattaa yhdistyksen omaisuuden tuotoilla, yhdistyksen varsinaisen toiminnan tuotoilla, kylteritoimintaa tukevilta tahoilta haetuilla toiminta- avustuksilla ja yrityssuhdetoiminnan tuotoilla. Yhdistyksellä on mahdollisuus kerätä jäsenmaksuja menojensa kattamiseksi. Omaisuuden riskitason on oltava kohtuullinen ja likviditeetin niin hyvä, että yhdistys voi kaikissa olosuhteissa hoitaa maksuvelvoitteensa. Yhdistys ei voi itse harjoittaa elinkeinotoimintaa. Selvyyden vuoksi lisättäköön, että yhdistys voi toimia omistajatahona elinkeinotoimintaa harjoittavassa osakeyhtiössä. 4. Lainat, takaukset, vakuudet Yhdistyksen tulee pyrkiä velattomuuteen. Yhdistys ei saa antaa lainaa, takausta tai vakuutta, ellei hallitus erityisen painavasta syystä yksittäistapauksessa toisin päätä.

2 5. Taloudenhoidon hallinto Yhdistyksen sääntöjen mukaan yhdistyksen edustajisto on yhdistyksen ylintä päätösvaltaa käyttävä toimielin. Päätös-, hallinto- ja toimeenpanovaltaa käyttävä toimielin on edustajiston valitsema hallitus. Hallituksen tehtävänä on käyttää yhdistyksen edustajiston määrittelemää päätös-, hallinto- ja toimeenpanovaltaa kaikessa, mitä yhdistyksen talouden ja omaisuuden hallinta ja hoito vaativat ja joita ei yhdistyksen säännöissä ole määrätty edustajiston velvollisuudeksi. Yhdistyksen taloudenhoitoa valvoo yhdistyksen edustajisto siten kuin sen työjärjestyksessä sekä yhdistyksen säännöissä on säädetty. Yhdistyksen omaisuuden- ja taloudenhoidon rakenteen huomattavan suuria muutoksia koskevat päätökset on aina alistettava edustajiston ratkaistaviksi. Alistamisella tarkoitetaan sitä, että hallituksen tulee laatia perusteltu ratkaisuehdotus edustajiston päätettäväksi. Taloudenhoidon tehtävistä huolehtivat hallituksen alaisina yhdistyksen talousvastaava, pääsihteeri ja taloussihteeri. Yhdistyksen talousvastaava raportoi edustajistolle yhdistyksen taloudellisesta tilasta kaksi kertaa vuodessa edustajiston kokousten yhteydessä. Yhdistyksen talousvastaavan tulee olla hallituksen jäsen, joka nimitetään toimeensa hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Yhdistyksen pääsihteerin vastuulla on johtaa yhdistyksen sisäistä taloudenpitoa ja tilinpäätösprosessia, sekä saattaa tilinpäätös edustajiston tietoon tilinpäätöksen vahvistamista seuraavassa edustajiston kokouksessa. II OMAISUUDENHOITO 6. Omaisuudenhoidon tavoite Yhdistyksen omaisuudenhoidon tavoitteena on turvata taloudelliset edellytykset yhdistyksen toiminnan häiriöttömälle jatkumiselle.

3 7. Omaisuudenhoitosuunnitelma Hallitus laatii ja edustajisto vahvistaa joka toinen vuosi omaisuudenhoidon pitkän aikavälin suunnitelman ja tuottotavoitteen. Sijoitusomaisuuden kehityksen tarkastelujakso on viisi (5) kalenterivuotta. Yhdistyksen varainhoitajaa voidaan vaihtaa tarkastelujaksojen välissä, ja vain erityisen painavasta syystä niiden aikana. III TALOUSARVIO 8. Talousarvion laatiminen Hallituksen tulee vuosittain laatia ja esittää edustajiston budjettikokouksen käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi ohjeellinen, liukuva, viisi (5) vuotta käsittävä puitetalousarvioesitys ja vuosittain siihen perustuva yhdistyksen talousarvioesitys. Talousarvioesitys on laadittava perusteluineen kyllin seikkaperäisenä siten, että talousarvio osoittaa yhdistyksen eri toimialojen ja niiden alaryhmien kaikki menot eriteltyinä kohteittain ja tulot lähteittäin, jaoteltuina pääluokkiin, lukuihin ja momentteihin sekä tarpeen mukaan kustannuspaikkakohtaisine laskelmineen. 9. Yli tilikauden ajoittuvan talousarvion käsittely Yli tilikauden ajoittuvan talousarvion käsittelyllä tarkoitetaan yksittäiseen kahdelle tai useammalle tilikaudelle ulottuvaan hankkeeseen käytettävää menettelyä. Hallitus toteuttaa hankkeen harkintansa mukaan edustajiston päätöksen mukaisilla tilikausilla. Hankkeen suuruus on oltava vähintään yksi promille yhdistyksen varsinaisen toiminnan budjetista. Päätös hankkeen toteuttamisesta yli tilikauden ajoittuvana voidaan tehdä joko yhdistyksen varsinaisen talousarvion tai lisätalousarvion hyväksymisen yhteydessä. 10. Talousarvion menoerät Tulo- ja menoerät budjetoidaan talousarvioon sadan euron suuruisina momenttikohtaisina määrärahoina. Menomomenttikohtaisia määrärahoja ei pääsääntöisesti saa ylittää. Erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että sektorikohtaiset määrärahat eivät ylity ja

4 varsinaisen toiminnan kulujen yhteissumma ei kasva. Poikkeuksen edellisestä tekee lisäksi meno, joka yhdistyksen on suoritettava lain tai sellaisen pysyvän sitoumuksen nojalla, joka on yhdistyksen toiminnan jatkuvuuden kannalta välttämätöntä ja jota ei ole voitu ennakoida. Tällöin asia on kuitenkin tuotava viivyttelemättä hallituksen ja edustajiston tietoon. Yli 20 prosentin momenttikohtaiset ylitykset hallituksen on viipymättä tuotava edustajiston vahvistettavaksi, vaikka se ei yhdistyksen kokonaistalouteen vaikuttaisikaan. 11. Kirjanpidon ja talousarvion tilijärjestelmät Kirjanpidon tilijärjestelmien ja talousarvion momenttien tulee olla mahdollisimman yhdenmukaiset. IV RAHALIIKENNE 12. Laskujen tarkastaminen Ennen laskun tai maksun hyväksymistä ja maksamista laskun aiheellisuus ja oikeellisuus tulee tarkastaa, lasku tai maksu tiliöidä ja vahvistaa tarkastusmerkinnällä. Maksutositteeseen on tiliöitäessä tehtävä asianmukainen liite tai viite, mikäli se perustuu toimielimen päätökseen tai maksun perusteena olevaan asiakirjaan. Laskut tarkastaa pääsääntöisesti momenttivastuussa oleva työntekijä. 13. Laskujen hyväksyminen Yhdistyksen laskut hyväksyy pääsihteeri. Poikkeustapauksissa laskut voi hyväksyä yhdistyksen talousvastaava tai hallituksen puheenjohtaja, kun pääsihteeri on estynyt ne hyväksymään. Pääsihteerin aiheuttamat laskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja, hallituksen puheenjohtajan aiheuttamat laskut yhdistyksen talousvastaava ja yhdistyksen talousvastaavan aiheuttamat laskut pääsihteeri. 14. Yhdistyksen käteisvarojen määrä

5 Yhdistys ei pääsääntöisesti ylläpidä käteiskassaa. Tarpeen vaatiessa käteiskassaa voidaan pitää, ja tässä tapauksessa yhdistyksen kassanhallinnasta vastaa yhdistyksen taloussihteeri. V TILINPÄÄTÖS 15. Tilinpäätöksen laatiminen Yhdistyksen tilit päätetään kalenterivuosittain. Pääsihteeri laatii tilinpäätöksen yhteistyössä yhdistyksen taloussihteerin ja tilitoimiston kanssa. Tilinpäätöksen hyväksyy yhdistyksen hallitus. Hyväksytyn tilinpäätöksen allekirjoittavat kaikki hallituksen jäsenet. 16. Tilinpäätösasiakirjat Yhdistys laatii lain vaatimat tilinpäätösasiakirjat. Hallitus voi lisäksi antaa laajemman kertomuksen yhdistyksen toiminnasta tilinpäätöksen yhteydessä. 17. Tilinpäätöksen antaminen Hallituksen tulee antaa tilinpäätösasiakirjat yhdistyksen tilintarkastajille tarkastusta varten tilivuotta seuraavan maaliskuun 15. päivään mennessä. VI TILINTARKASTUS 18. Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien tulee tehdä tilinpäätökseen merkintä suorittamastaan tarkastuksesta sekä antaa siitä edustajistolle osoitettu, lain vaatimusten mukainen tilintarkastuskertomus hallitukselle maaliskuun loppuun mennessä. 19. Tilintarkastajan raportointi Tilintarkastajan tulee laatia suorittamistaan toimista ja tarkastuksista lakisääteisen raportoinnin lisäksi kirjallinen yhteenveto ja saattaa se tiedoksi hallitukselle.

6 VII RAHASTOT 20. Rahastojen asettaminen, kartuttaminen ja käyttö Yhdistyksellä voi olla pysyviä rahastoja, joiden perustamisesta tai lakkauttamisesta edustajisto päättää 2/3 ääntenenemmistöllä annetuista äänistä. Rahastojen käytöstä ja kartuttamisesta päättää edustajisto yhdistyksen tilinpäätöksen vahvistamisen yhteydessä. Rahastoihin voidaan ottaa siirtoja, lahjoituksia ja testamentteja. Mahdollisten lahjoitusten ja testamenttien ehtojen tulee soveltua rahaston käyttötarkoitukseen. Selvyyden vuoksi todetaan, että yhdistys voi aina kieltäytyä ottamasta vastaan siirtoja, lahjoituksia ja testamentteja, mikäli se katsoo, että ne eivät täytä rahaston käyttötarkoitusta. VIII ERITYISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 21. Lisäykset ja muutokset Lisäyksistä ja muutoksista tähän ohjesääntöön päättää edustajisto 2/3 annettujen äänten enemmistöllä. 22. Voimaantulo Tämä taloudenhoidon ohjesääntö astuu voimaan ja korvaa sitä ennen hyväksytyn ohjesäännön. 23. Muutoksista tiedottaminen Muutettuna hyväksytty taloudenhoidon ohjesääntö tulee talousvastaavan viipymättä antaa kirjallisena todistettavasti tiedoksi yhdistyksen tilintarkastajille sekä muille asianomaisille luottamus- ja toimihenkilöille.