HANKINTA-arkkitehtuuri

Transkriptio

1 HANKINTA-arkkitehtuuri Kokonaisjärjestelmän ja ratkaisuvaihtoehtojen kuvausraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 31/2007 HANKINTA-arkkitehtuuri Toiminnallinen arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Arkkitehtuurin käytön ja ylläpidon malli

2

3 HANKINTA-arkkitehtuuri Kokonaisjärjestelmän ja ratkaisuvaihtoehtojen kuvausraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 31/2007 Tiehallinto Helsinki 2007

4 Verkkojulkaisu pdf ( ISSN TIEH v Helsinki 2007 TIEHALLINTO Hankinta PL Helsinki Puhelinvaihde

5 HANKINTA-arkkitehtuuri. Kokonaisjärjestelmän ja ratkaisuvaihtoehtojen kuvausraportti. Helsinki Tiehallinto,. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja, 31/ s. + 3 liit. ISSN , TIEH v. Asiasanat: Hankinta, arkkitehtuuri, sähköinen asiointi, tietovarastot, tietojärjestelmät, tietopalvelu, kehittäminen Aiheluokka: 01, 40, 70 TIIVISTELMÄ Tiehallinto on jatkuvasti kehittänyt toimintaansa asiakaslähtöisemmäksi ja tuloksiltaan tehokkaammaksi. Tiehallinnon toiminta ja sen kehittäminen tukeutuu Tiehallinnon ydinprosesseihin: suunnitteluun, hankintaan ja asiakaspalveluihin. Nämä muodostavat yhdessä Tiehallinnon tienpitoprosessin. Sähköinen hankintamenettely otetaan Tiehallinnossa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiset uuden toimintamallin kehitysaskeleet on jo otettu käyttäen nykyisiä Tiehallinnon järjestelmiä. Tavoitteena on, että sähköinen hankintamenettely saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Siirtymisestä sähköiseen hankintamenettelyyn on laadittu sähköisen toimintamallin yleiskuvaus vuoden 2010 tavoitetilassa. Lisäksi jatkotyönä on tehty tarkempi tuotekohtainen hankintamenettelyn kuvaus. Sähköiseen hankintamenettelyyn siirtyminen edellyttää monipuolista osaamisen kehittämistä kaikille osapuolille. Täysi taloudellinen hyöty sähköisestä hankintamenettelystä saadaan siinä vaiheessa, kun koko hankinta- ja suunnittelutoimi toimii sähköisesti. Hankintastrategian (2010) halutut tulokset ja vaikutukset sekä sähköiset hankintamenettelyt ovat keskeisiä lähtökohtia, jotka vaikuttavat käytännössä vuoden 2010 hankintaprosesseihin, työssä tarvittaviin tietoihin sekä tietojärjestelmäpalveluihin. HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu seuraavan kuvan mukaisista osista. 1. Toiminnallinen arkkitehtuuri 2. Tietoarkkitehtuurin täydennys 3. Järjestelmäpalveluiden kuvaus 4. Käytön ja ylläpidon malli Toiminnallinen arkkitehtuuri kuvaa hankintojen yleisen kilpailutusprosessin sekä tuoteryhmäkohtaiset eroavuudet ja toteutusprosessit. Tietoarkkitehtuuri täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja.

6 Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana. Edellä mainituissa osissa kuvataan toimintaa tavoitetilassa 2010 ja esitetään kehitystoimenpiteet tavoitetilan 2010 saavuttamiseksi. Osissa kuvataan toimintalähtöisesti hankinnan prosessit sekä hankinnan tietotarpeet ja vaatimukset tietojärjestelmäpalveluille. HANKINTA-arkkitehtuuri ei ota kantaa tietovarastojen tai järjestelmäpalveluiden fyysisen tason toteutukseen. HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. Arkkitehtuurin hyödyt Arkkitehtuuri on tärkeä, koska se luo yhteisen pohjan, jonka perusteella toimintaa voidaan kehittää kokonaisvaltaisesti se edesauttaa eri toimintojen ja osajärjestelmien välisen yhteentoimivuuden toteuttamista se mahdollistaa standardisoidut rajapinnat osajärjestelmien välillä ja sen myötä avoimet markkinat palveluille ja työkaluille se varmistaa loppukäyttäjien saaman tiedon yhdenmukaisuuden se sallii tarkoituksenmukaisen teknisen riippumattomuuden ja tekee uusien teknologioiden yhdistämisen helpoksi Arkkitehtuuri tarjoaa systemaattisen menetelmän ottaa huomioon eri osapuolten vaatimukset ja tavoitteet. Toimintojen ja järjestelmien yhteentoimivuus parantaa huomattavasti niiden käyttömahdollisuuksia. Teknisten näkökohtien lisäksi yhteentoimivuuteen kuuluvat myös organisatoriset näkökohdat. Arkkitehtuurin avulla käyttöön otettavat järjestelmät ja palvelut voidaan suunnitella johdonmukaisella tavalla, yhdistyvät onnistuneesti muihin palveluihin, toimivat toivotulla tavalla, täyttävät käyttäjien odotukset ja helpottavat hankinnan palveluiden ja järjestelmien hallinnointia, ylläpitoa ja laajentamista.

7 HANKINTA-arkkitehtuuri. Kokonaisjärjestelmän ja ratkaisuvaihtoehtojen kuvausraportti. (UPPHANDLINGS-arkitekturen. Systemtjänster och lösningar för implementeringen) Helsingfors Vägförvaltningen. Vägförvaltningens interna publikationer, 31/ s. + 3 bilagor. ISSN , TIEH v. SAMMANDRAG Vägförvaltningen har kontinuerligt utvecklat sin verksamhet för att göra den mera kundfokuserad och effektiv. Både verksamheten och utvecklandet av densamma baserar sig på Vägförvaltningens centrala processer: planering, upphandling och kundbetjäning. Tillsammans bildar dessa Vägförvaltningens väghållningsprocess. Vägförvaltningen tar i bruk den elektroniska upphandlingsproceduren stegvis och åtgärder i den här riktningen har redan tagits med stöd av de nuvarande systemen. Målsättningen är att det elektroniska upphandlingssystemet är i användning i full skala år 2010 då det bör vara interaktivt och fungera i båda riktningarna mellan Vägförvaltningen och tjänsteproducenterna. Övergången till elektronisk upphandling har behandlats i den översikt över elektronisk verksamhetsmodell som ingår i år 2010 målsättning. Dessutom har en noggrannare beskrivning av upphandlingsprosessen utgående från produkterna gjorts som tilläggsarbete. Övergången till elektronisk upphandling förutsätter att ett mångsidigt kunnande utvecklas hos alla parter. Den fulla ekonomiska nyttan av elektronisk upphandling fås när hela planerings- och upphandlingsfunktionen fungerar elektroniskt. De resultat och effekter som eftersträvas i upphandlingsstrategin (2010) är centrala utgångspunkter som i praktiken påverkar 2010 års upphandlingsprcess samt de uppgifter och IT-system som behövs i arbetet. UPPHANDLINGS-arkitekturen är ett arbetsverktyg som beskriver hur Vägförvaltningen förverkligar den upphandlingsfunktion som är målsättningen för år UPPHANDLINGS-arkitekturen ingår i Vägförvaltningens helhetsarkitektur. UPPHANDLINGS-arkitekturen består av följande delar. Den funktionella arkitekturen beskriver upphandlingens allmänna offertförfarande, skillnaderna för de olika produktgrupperna samt implementeringsprosesserna. Informationsakitekuuren kompletterar Vägförvaltningens helhetsinformationsarkitektur med uppgifter som behövs i eller som uppstår under upphandlingen. Beskrivningen av systemtjänster beskriver de systemtjänster som behövs i upphandlingen och i implementeringen. Också sambanden och de logiska datastrukturerna beskrivs. Dessutom beskrivs olika lösningar för implementeringen av systemtjänster. Användning och underhåll beskriver hur arkitekturen underhålls och används i planerandet av upphandlingsfunktionens utveckling samt som utgångspunkt för processen.

8 De ovannämnda delarna beskriver verksamhetens målsättning för år 2010 och framhåller de åtgärder som behövs för att förverkliga den. Utgående från de olika funktionerna beskrivs upphandlingens processer, behovet av information och de fodringar som ställs på IT-systemen. UPPHANDLINGSarkitektuuren tar inte ställning till den fysiska implementeringen av databaser eller systemtjänster. Efter implementeringen av UPPHANDLINGS-arkitekturen följer ibruktagandet och den stegvisa uppgraderingen då Vägförvaltningens verksamhet vidareutvecklas. Nyttan av arkitekturen Arkitekturen är viktig eftersom den ger en gemensam grund för en helhetsbaserad utveckling av verksamheten den underlättar förverkligandet av ett fungerande sammarbete mellan de olika funktionerna och delsystemen den möjliggör standardiserade gränssnitt mellan delsystem och öppnar därmed marknaden för tjänster och verktyg den säkerställer att användarna har tillgång till enhetlig information den tillåter en ändamålsenlig teknisk oavhängighet och underlättar användningen av ny teknologi Arkkitehturen erbjuder ett systematiskt sätt att beakta olika parters krav och målsättningar. Att funktionerna och systemen fungerar som en helhet förbättrar i hög grad deras användningsmöjligheter. Då man bedömer helheten måste både tekniska och organisatoriska aspekter beaktas. Arkitekturen underlättar ibruktagandet av system och tjänster då dessa kan planeras på ett systematiskt sätt, då de på ett lyckat sätt kan kombineras med andra tjänster, då de fungerar som planerat, då de uppfyller användarnas förväntningar och underlättar administrationen, underhållet samt utvecklingen av upphandlingens tjänster och system.

9 HANKINTA-arkkitehtuuri. Kokonaisjärjestelmän ja ratkaisuvaihtoehtojen kuvausraportti. (Procurement architecture. Information services and their implementation alternatives) Helsinki Finnish Road Administration. Finnra internal reports, 31/ p. + 3 app. ISSN , TIEH v. Keywords: Procurement, architecture, road management, electronic business, database, information system, information service, development Category: 01, 40, 70 SUMMARY Finnish Road Administration has continuously developed its operations towards greater efficiency and customer focus. The operations of the Road Administration and their development are based on its core processes: planning, procurement and traffic services. Together these form the road management process. Electronic procurement in the Road Administration will be implemented in several phases. The first steps have been taken using the existing systems. The goal is for the electronic procurement to be fully deployed by the year By 2010 the procurement will be two-directional and interactive between the Road Administration and service providers. Transition to electronic procurement has been investigated in previous Finnra report on an objective functional model of electronic procurement in Successively a more detailed product group-specific description of the procurement process has been made. The transition to electronic procurement process requires multi-faceted training for all actors involved. The full economic benefit of the electronic procurement process will only be realised, when whole procurement and planning process functions electronically. The desired results and effects of the procurement strategy (2010) as well as electronic procurement processes are the central basis for procurement processes, information, and information services required in the year Procurement architecture is a part of the enterprise architecture of the Finnish Road Administration. It is a tool for describing how the Finnish Road Administration implements its procurement in The procurement architecture of the Finnish Road Administration consists of following sections. Functional architecture describes the general bidding process as well as product group-specific differences to the bidding process and their implementation processes. Information architecture supplements and expands the enterprise information architecture with information required and generated in the procurement process. Information service description presents the information services required in the bidding and implementation of the procurement process, the connections between the information services and the logical level information databases they require. In addition alternative solutions for the implementation of information services are presented.

10 Deployment and maintenance model defines how the architecture is maintained and deployed in the development of procurement process and as a starting point for the individual processes. The sections defined above describe the objective for the procurement process in 2010 and present the required development steps for reaching the objective. The sections describe the procurement processes, information and information service requirements from an operational perspective. The procurement architecture does not take a stance on physical level implementation of the information databases or information services. Following the procurement architecture work, it is time for the deployment and phased refreshment and expansion of the architecture in line with the development of the Road Administration s operations. Benefits of the architecture Architecture is important, because it: forms a generic basis on which the operations can be developed comprehensively helps in implementing inter-operability between different operations and sub-systems enables building standardised interfaces between sub-systems and through it, opens markets for services and tools guarantees the uniformity of information for all users allows for appropriate technical independence and makes the integration of new technologies simple Architecture offers systematic method to take the requirements and objectives of different actors into account. The use of systems and processes is improved by their interoperability. In addition to technical aspects, the interoperability on organisational level is also improved. The systems and services deployed with the help of the architecture: can be designed consistently integrate successfully with other services work as planned fulfil the expectations of users facilitate the administration, maintenance and expansion of the systems and services

11 ESIPUHE Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri työ on jatkoa sähköisen hankintamenettelyn toimintamallien kuvaksille vuosina 2005 ja HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu neljästä osasta, joista on laadittu omat selvityksensä. Tämä raportti kuvaa hankinnan järjestelmäkokonaisuuden ja esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja. Muut osat ovat toiminnallinen arkkitehtuuri, joka kuvaa hankinnan prosessit. Tietoarkkitehtuuri, joka täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana. HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. ARKKITEHTUURI työssä on ollut mukana eri vaiheissa useita Tiehallinnon asiantuntijoita. Lisäksi työn toteutuksen tukena oli ohjausryhmä sekä projektiryhmä. Projektipäällikkönä työssä on ollut Hannu Tolonen Oulun tiepiiristä. Konsulttina työssä on ollut SysOpen Digia Integration Oy Jukka Lähesmaan johdolla. Helsingissä kesäkuussa 2007 Tiehallinto Hankinta

12

13 HANKINTA-arkkitehtuuri 11 Sisältö I HANKINNAN TAVOITTEELLINEN JÄRJESTELMÄARKKITEHTUURI VUOTEEN TAVOITE 15 2 RAJAUS 15 3 SISÄLTÖ 16 4 KÄSITTEET 16 5 PERIAATTEET Yleiset periaatteet Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne 18 6 KOKONAISJÄRJESTELMÄ Tavoitteet Käyttäjät Kokonaiskuvaus 19 7 JÄRJESTELMÄPALVELUT Sähköinen kauppapaikka Järjestelmän tehtävä Toiminnalliset vaatimukset Palvelun kuvaus Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Yhteydet Tiedot ja tietovarastot Hankintojen tiedotusjärjestelmä Hankinnan hallintapalvelu Järjestelmän tehtävä Palvelun kuvaus Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Tiedot ja tietovarastot HILMA ProPal Kanssakäymisportaali Järjestelmän tehtävä Toiminnalliset vaatimukset Palvelun kuvaus Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Tiedot ja tietovarastot Tietojen ylläpitopalvelu 32

14 7.4.1 Järjestelmän tehtävä Toiminnalliset vaatimukset Palvelun kuvaus Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Tiedot ja tietovarastot Tietopalvelut Järjestelmän tehtävä Toiminnalliset vaatimukset Palvelun kuvaus Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Tiedot ja tietovarastot Toimintajärjestelmä 37 8 TIETOVARASTOT 38 9 KEHITYSSUUNNITELMA Kokonaissuunnitelma Tehtävät LIITTEET 43

15 HANKINTA-arkkitehtuuri 13 Kuvaluettelo Kuva 1 Hankinnan järjestelmäkokonaisuus Kuva 2 Sähköisen kauppapaikan käyttäjät ja toiminnot Kuva 3 Sähköisen kauppapaikan edellyttämät palvelurakenteet Kuva 4 Sähköisen kauppapaikan edellyttämät tietovarastot Kuva 5 Hankinnan hallintapalvelun käyttäjät ja toiminnot Kuva 6 Hankinnan hallintapalvelun edellyttämät palvelukomponentit. 28 Kuva 7 Hankinnan hallintapalvelun edellyttämät tietovarastot Kuva 8 Kanssakäymisportaalin käyttäjät ja toiminnot Kuva 9 Kanssakäymisportaalin edellyttämät tietovarastot Kuva 10 Tietojen ylläpitopalvelun käyttäjät ja toiminnot Kuva 11 Tietojen ylläpitopalvelun edellyttämät palvelurakenteet Kuva 12 Tietojen ylläpitopalvelun edellyttämät tietovarastot Kuva 13 Tietopalveluiden rakenteen periaate Kuva 14 Käytetyt tietovarastot...38 Kuva 15 Järjestelmäpalveluiden kehittämisen kokonaissuunnitelma Taulukkoluettelo Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset Taulukko 2 Kokonaisjärjestelmän käyttäjien yleiskuvaus...19

16

17 HANKINTA-arkkitehtuuri 15 TAVOITE I HANKINNAN TAVOITTEELLINEN JÄRJESTELMÄARKKITEHTUURI VUOTEEN TAVOITE Tämä dokumentti kuvaa hankinnan toimintalähtöisen järjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilassa vuonna Järjestelmäarkkitehtuurin tavoitteena on määritellä hankinnan näkökulmasta tietojärjestelmien ja palveluiden rakenne ja toiminta sekä näiden vaatimat loogisen tason tietovarastot ja yhteydet. Arkkitehtuurissa esitetään toiminnalliset järjestelmäpalvelut, jotka tuottavat tiettyä palvelua hankinnan eri tarpeisiin. Lisäksi tavoitteena on esittää ratkaisuvaihtoehdot näiden järjestelmäpalveluiden toteuttamiseksi. Arkkitehtuuri kuvaa tavoitetilaa vuonna Arkkitehtuuri sisältää kuitenkin osia, jotka vuonna 2010 eivät ole vielä kokonaan valmiita. Myös näiden osalta arkkitehtuurissa on kuvattu lopullinen tavoitetila, joka ohjaa kehitystä. 2 RAJAUS HANKINTA-arkkitehtuuri on hankinta-prosessin kehittämisestä ja toiminnasta vastaavien henkilöiden työkalu. Myös HANKINTA-arkkitehtuurin järjestelmäarkkitehtuurin näkökulma on toimintalähtöinen. Se esittää käyttäjien vaatimuksista lähtien tarvittavat järjestelmäpalvelut. Nämä esitetään käsitteellisinä loogisen tason palveluina, ottamatta varsinaisesti kantaa palveluja tuottaviin järjestelmiin. HANKINTA-arkkitehtuurin kuvauksissa ei oteta kantaa toteutusteknologiaan eikä varsinaisiin ICT-ratkaisuihin. Tietohallinnon tulee vastata näiden teknisten ratkaisujen tekemisestä. HANKINTA-arkkitehtuurin kuvaukset toimivat lähtökohtina ja toiminnallisina vaatimuksina näiden teknisten ratkaisujen tekemiseen. HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria ja tukee kokonaisarkkitehtuurin muiden osien kehittämistä. Hankinnan järjestelmäarkkitehtuurissa tunnistetaan Tiehallinnon hankinnan kannalta tärkeät palvelukokonaisuudet käsitteellisellä tasolla. Tämän toimintalähtöisen tarkastelun perusteella hankinnan tarvitsemat palvelut voidaan sijoittaa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuriin ja toteuttaa pääosin yhteiskäyttöisillä alustoilla. Hankinnan tarvitsemien järjestelmäpalveluiden ja tiehallintotason toteutustapojen yhteensovitus tehdään tämän hankkeen jälkeen, kun hankinnan tavoitteelliset järjestelmäpalvelut ovat tiedossa ja dokumentoitu. Hankinnan järjestelmäpalvelut tarjoavat palvelua niin hankinnan toiminnoille kuin Tiehallinnon muillekin toiminnoille. Tässä raportissa järjestelmäpalvelut ja niiden vaatimukset on kuitenkin määritelty ensisijaisesti hankinnan tarpeista. Muiden Tiehallinnon toimintojen tarpeet ja vaatimukset näille hankinnan järjestelmäpalveluille on huomioitu siltä osin kun ne ovat olleet tiedossa. Lähtökohtana määrittelylle on toiminut HANKINTA-arkkitehtuuri -projektissa kuvatut hankinnan tavoitetilan prosessikuvaukset.

18 16 HANKINTA-arkkitehtuuri SISÄLTÖ Hankinnan järjestelmäarkkitehtuurin kuvaukset on pyritty tekemään siten, että ne eivät ota kantaa siihen, kuka tarvittavat järjestelmäpalvelut tuottaa ja miten ne tuotetaan. Arkkitehtuuri pyrkii kuvaamaan rakenteen, miten palveluja on perusteltua tuottaa ja ne rajapinnat, joiden perusteella palvelut voidaan toteuttaa osissa. Tämän perusteella erillisenä osana työtä on myös tarkasteltu järjestelmäpalveluiden eri toteutusvaihtoehtoja. Arkkitehtuurissa ei käsitellä järjestelmäpalveluiden kehitystarpeiden toteuttamista tai rahoitusta. Arkkitehtuuri kokoaa järjestelmäpalveluiden kehitystarpeet. Tarpeiden priorisointi, hankkeistaminen ja rahoituksesta päättäminen voivat tapahtua tämän projektin tulosten perusteella. 3 SISÄLTÖ Hankinnan kokonaisjärjestelmä kuvataan kokonaisuutena ja palvelukokonaisuuksittain. Kunkin palvelukokonaisuuden osalta kuvataan: palvelun tehtävä palvelun käyttäjät palvelulle asetettavat toiminnalliset vaatimukset palvelun kuvaus palvelun käyttämät tiedot ja tietovarastot palvelun rajapinnat muihin palveluihin ja järjestelmiin palvelun toteuttamisen eri ratkaisuvaihtoehdot Järjestelmille asetettavat toiminnalliset vaatimukset on muodostettu siten, että prosessikuvausten ja tietotarvekartoituksen perusteella on tehty tietoarkkitehtuuri ja esitettyjen tarpeiden perusteella edelleen johdettu ne toiminnallisiksi vaatimuksiksi. Järjestelmäpalveluissa tarvittavien tietojen ja tietovarastojen kuvauksessa käytetään tietoarkkitehtuurin rakennetta ja ydinkäsitteitä. Samalla järjestelmäarkkitehtuuri kytkeytyy tietoarkkitehtuuriin, jossa hankinnassa tarvittavat ja syntyvät tiedot on kuvattu tarkemmin. Järjestelmäkokonaisuuden ja eri järjestelmäpalveluiden keskeiset kehitystarpeet ja -toimenpiteet on esitetty omassa Kehityssuunnitelma luvussaan. 4 KÄSITTEET Seuraavassa taulukossa on kuvattu tässä raportissa ja prosessien kuvauksessa käytetyt keskeiset käsitteet ja niiden selitykset. Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset Käsite Järjestelmäkokonaisuus Järjestelmäpalvelu Sähköinen kauppapaikka Määritelmä Kaikista hankinnassa tarvittavista järjestelmäpalveluista muodostuva kokonaisuus Tietojärjestelmä tai palvelu, joka tarjoaa tiettyä toiminnallisuutta ja tietoja käyttäjälle. Sähköinen kauppapaikka on extranet-pohjainen verkkopalvelu kilpailutuksen toteutukseen ja sen aikaiseen vuorovaikutukseen, informaation ja

19 HANKINTA-arkkitehtuuri 17 KÄSITTEET Hankinnan hallintapalvelu Kanssakäymisportaali Tietojen ylläpitopalvelu Tietopalvelut Tiestö- ja liikennetiedot Toimintajärjestelmä Sähköiset tietovarastot Sähköinen dokumenttivarasto / arkisto Hankintavastaava Hankintapalvelukonsultti Tilausvaltuuden antaja Hyväksyjä Luvan tai lausunnonantaja Palveluntuottaja Tienkäyttäjät / kansalaiset Yhteistilaaja Asiantuntija asianhallintaan. Palvelun käyttöä hallinnoidaan käyttäjäoikeuksilla. Tiehallinnon sähköinen työkalu hankintaprosessiin liittyvän toiminnan ja tietojen hallitsemiseen. Kanssakäymisportaali on extranet-pohjainen verkkopalvelu, joka toimii urakan toteutuksen aikaisen toiminnan tukena ja keskustelukanavana sopimusosapuolten välillä. Palvelu, jonka avulla palveluntuottajat ylläpitävät tiestön ja sen varusteiden tietoja. Tietopalvelut tarjoavat rajapinnan Tiehallinnon ja ulkoisten toimijoiden tietovarastoihin kaikissa hankintaprosessin vaiheissa. Tietopalveluna saatavat tiestö- ja liikennetiedot Tiehallinnon toimintamallia, menettelytapoja ja organisaatiorakennetta kuvaava ohjeisto, josta löytyvät keskeiset työssä tarvittavat ohjeet, lomakkeet ja viiteaineisto Tiehallinnon henkilöstölle. Tiehallinnon tai ulkopuolisten tahojen tietovarastot. Näistä saadaan ja näihin tallennetaan hankinnan kilpailuttamisen ja toteutuksen aikaiset tietoaineistot ml suunnitelmatiedot Palvelu, josta saadaan ja johon tallennetaan hankinnan kilpailutuksen ja toteutuksen aikaiset asiakirjat. HUOM! vaatii lainmuutokseen arkistolainsäädäntöön. Tiehallinnon henkilö jonka vastuulla ovat hankinnan käytännön tehtävät kilpailutuksen ja toteutuksen aikana. Ulkopuolinen konsultti, joka tekee tilaajalle hankintojen valmisteluun, kilpailutukseen ja toteutukseen liittyviä tehtäviä. Tiehallinnon taho, joka antaa tilausvaltuutuksen. Tiehallinnon henkilö, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä kilpailutukseen ja sopimukseen liittyen. Hyväksyminen menee Tiehallinnon / tiepiirien työjärjestyksen mukaan. Esimerkiksi ympäristökeskus, ympäristövirasto, kunnan ympäristölautakunta tai palo- ja pelastustoimi (tunnelit yms.). Tiehallinnolle palveluita tuottava urakoitsija, konsultti yms. Tiehallinnon hankkimien tienpidon tuotteiden ja palvelujen loppukäyttäjä. Esimerkiksi kunta tai toinen väylävirasto, jonka kanssa tehdään yhteistilauksia. Tiehallinnon asiantuntija tai ulkopuolinen konsultti, joka toimii asiantuntijana palvelun toteuttamisessa

20 18 HANKINTA-arkkitehtuuri PERIAATTEET 5 PERIAATTEET 5.1 Yleiset periaatteet Kokonaisarkkitehtuurin kuvauksessa on noudatettu seuraavia periaatteita: tunnistetaan hankinnassa tarvittavat järjestelmäkokonaisuudet ja näitä tukevat muut palvelut tehdään käsitteellisen tason kuvaus, jossa katsotaan palveluja kokonaisuuksina eikä oteta kantaa millä teknologisella ratkaisulla ko. tieto / palvelu tuotetaan tavoitetilassa rajataan kuvaus toiminnan (prosessien) kannalta perusteltuihin kokonaisuuksiin tunnistetaan palveluiden keskinäiset yhteydet kuvataan palveluiden tarve eri käyttäjärooleissa ja osoitetaan kuvauksella erilaisten yhteyskanavien hyödyntäminen (monikanavaisuus). Kuvauksessa tuodaan esiin myös se, että palvelut ovat eri tavoin nähtävissä / käytettävissä erilaisissa käyttäjärooleissa osoitetaan rajapinnat muihin hankinnan järjestelmiin, taustajärjestelmiin tai kaikille toiminnoille yhteisiin palveluihin (kuten esimerkiksi tietopalvelut) 5.2 Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Kunkin järjestelmäpalvelun osalta esitetään työssä sille määritellyt ratkaisuvaihtoehdot. Ratkaisuvaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi Tiehallinnon yhteisiin tiedonhallinnan alustoihin perustuva toteutus, yhteystyökumppaneiden palveluiden hyödyntäminen, erillisen ostopalvelun hankinta, oma järjestelmäkehitys tai palvelun vaatiminen osana muuta hankintaa. Arkkitehtuurityössä ei ole tehty ratkaisuja näistä vaihtoehdoista. Mikäli ratkaisuvaihtoehtona on yhteisiin tiedonhallinnan alustoihin perustuva toteutus, esitetään kyseisen järjestelmäpalvelun edellyttämät palvelurakenteet lyhyesti. Yhteiskäyttöisiä palvelurakenteita hyödynnetään erakenteet kehitysohjelman linjausten mukaisesti. Tietovarastojen hyödyntämisen osalta lähtökohtana on, että vielä määrittelyvaiheessa oleva tietopalvelujärjestelmä ja koontikerros tuottavat varastoidut tiedot käytettäviksi kaikille kerroksen yläpuolisille järjestelmille ja käyttäjille. 6 KOKONAISJÄRJESTELMÄ 6.1 Tavoitteet Hankinnan kokonaisjärjestelmän tavoitteena on palvella kaikkia Tiehallinnon hankintaprosessin toteuttajatahoja kaikissa prosessin eri vaiheissa. Keskeisiä käyttäjiä ovat hankintavastaava, hankintapalvelukonsultti ja palveluntuottaja. Kokonaisjärjestelmän tavoitteena on mahdollistaa se, että hankintojen kilpailutus, sopimuksen aikainen kanssakäyminen sekä hankintojen hallinta tapahtuvat sähköisesti. Käyttäjät saavat tarvitsemansa tiedot ja tietojen tuot-

21 HANKINTA-arkkitehtuuri 19 KOKONAISJÄRJESTELMÄ taminen ja ylläpitäminen on turvattu. Kokonaisjärjestelmä palvelee käyttäjiä siten, että hankintojen tekeminen on mahdollisimman tehokasta ja helppoa. 6.2 Käyttäjät Hankinnan kokonaisjärjestelmän käyttäjiä ovat Tiehallinnon eri palveluntuottajat ja hankintoja tekevät Tiehallinnon ja muiden organisaatioiden työntekijät. Järjestelmäpalveluiden käyttäjiä ovat siten hankinnan osaprosessien eri toimijat. Osaprosessien toimijat saavat kuitenkin järjestelmäpalveluiden käyttäjinä uusia tarkempia järjestelmän käyttäjärooleja. Käyttäjä käyttää järjestelmää rajattuun tehtävään ja hänellä on tietyt oikeudet. Prosessin toimijalla voi olla useita eri järjestelmän käyttäjärooleja tai eri prosessin toimijat voivat toimia samoissa järjestelmän käyttäjärooleissa. Prosessien toimijoiden ja käyttäjäroolien yhteys on kuvattu taulukossa 2. Taulukko 2 Kokonaisjärjestelmän käyttäjien yleiskuvaus Prosessin toimija Hankintavastaava Hankintapalvelukonsultti Palveluntuottaja Käyttäjien yleiskuvaus Toimii järjestelmäpalveluiden käyttäjänä mm. tarjouspyyntöjen valmistelijana, tarjousten käsittelijänä ja sopimuksen sekä kustannusten hallinnasta vastaavana tahona Toimii järjestelmäpalveluiden käyttäjänä mm. tarjouspyyntöjen valmistelijana, hankinnan toteutuksen ja laadun seuraajana sekä päivitettyjen tiestötietojen tarkastajana. Toimii järjestelmäpalveluiden käyttäjänä mm. tarjoajana, toteuman, laadun ja kustannusten raportoijana sekä tiestötietojen tuottajana/ylläpitäjänä. Tässä raportissa järjestelmän käyttäjät on kuitenkin edelleen kuvattu prosessien toimijoina. Käyttäjäroolien ja näiden käyttäjäoikeuksien määrittely tehdään vaatimusmäärittelyjen yhteydessä. Koska hankintavastaava ja hankintapalvelukonsultti voivat usein toimia samassa järjestelmän käyttäjäroolissa tekstissä puhutaan yleensä vain hankintavastaavasta, vaikka järjestelmää voi samalla tavalla käyttää myös hankintapalvelukonsultti. 6.3 Kokonaiskuvaus Hankinnan järjestelmäkokonaisuus muodostuu seuraavista keskeisistä järjestelmäpalveluista: sähköinen kauppapaikka, hankinnan hallintapalvelu, kanssakäymisportaali, tietojen ylläpitopalvelu ja tietopalvelut. Hankinnan järjestelmäpalvelut muodostavat kiinteästi toisiinsa liittyvän kokonaisuuden. Sähköinen kauppapaikka on extranet-pohjainen verkkopalvelu kilpailutuksen toteutukseen ja sen aikaiseen vuorovaikutukseen, informaation ja asianhallintaan. Palvelun käyttöä hallinnoidaan käyttäjäoikeuksilla. Sähköinen kauppapaikka on verkkopalvelu kilpailutuksen toteutukseen, sen aikaiseen vuorovaikutukseen ja asianhallintaan tarjoajien ja tilaajien välillä. Sähköinen kauppapaikka toimii myös linkkinä tietopalveluihin koko kilpailutusprosessin ajan.

22 20 HANKINTA-arkkitehtuuri KOKONAISJÄRJESTELMÄ Hankinnan hallintapalvelu on Tiehallinnon sisäinen työväline hankintojen sisällön, valtuuksien, etenemisen ja kustannusten hallintaan kokonaisuutena. Kanssakäymisportaali toimii toteutuksen aikaisen osapuolien välisen kanssakäymisen ja asianhallinnan välineenä sekä portaalina tietopalveluihin. Tietojen ylläpitopalvelun avulla palveluntuottajat tuottavat ja ylläpitävät työhönsä liittyviä tiestö- ja muita tietoja tietovarastoihin. Tietopalveluiden avulla tietovarastojen tiedot ovat joko suoraan tai muiden järjestelmäpalveluiden kautta kaikkien käyttäjien käytettävissä. Hankinnan järjestelmäkokonaisuus on esitetty alla olevassa kuvassa. Tarjoaja Tiehallinto Palveluntuottaja Sähköinen kauppapaikka Hankinnan hallintapalvelu Tietopalvelut Kanssakäymisportaali Tietojen ylläpito Kuva 1 Hankinnan järjestelmäkokonaisuus Sähköinen kauppapaikka palvelee kilpailutusprosessia. Hankintavastaava julkaisee sähköiseen kauppapaikkaan tarjouspyynnön liiteasiakirjoineen sekä yhdistävät tarjouspyyntöön tarvittavat tiestö- ym. tietopalvelut. Sähköisestä kauppapaikasta tarjoajat saavat tarjouspyynnön ja kaiken siihen liittyvän materiaalin, pystyvät esittämään kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen sekä jättävät tarjouksensa. Hankintavastaavat vastaavat tarjoajien kysymyksiin ja vastaanottavat tarjoukset sähköisen kauppapaikan kautta. Tiehallinto julkaisee ennakkotietoja kilpailutukseen tulossa olevista hankinnoista internetissä. Hankinnan hallintapalvelu tarjoaa näkymän koko hankintaprosessin hallintaan. Hankinnan hallintapalvelun avulla hyväksytyt hankintaohjelmat ja tilausvaltuudet siirtyvät suunnittelu- ja ohjausprosessista hankintaprosessin käyttöön. Hankinnan hallintapalvelun avulla hankintaohjelmat viimeistellään, muodostetaan toimenpiteet ja kootaan urakat. Kilpailuttamisvaiheessa tarjouspyyntömateriaalit valmistellaan hankinnan hallintapalvelussa. Palvelun avulla suoritetaan osallistumishakemusten ja tarjousten käsittely. Hankinnan toteutuksen aikana hankinnan hallintapalvelun avulla seurataan kokonaisuutena urakoiden etenemistä ja kustannuksia sekä hallitaan laskutusta. Hankinnan hallintapalvelu toimii hankinta-, suunnittelu- ja ohjausprosessien välisen tiedonvaihdon välineenä. Hankintaprosessi välittää tietoa toteumista ja erityisesti poikkeamista. Ohjausprosessi ohjaa toimintaa mm. tilausvaltuuksien muutosten avulla. Kanssakäymisportaali toimii hankinnan toteutusvaiheessa valitun palveluntuottajan ja tilaajan kanssakäymisen ja toteutuksen hallinnan työvälineenä. Kanssakäymisportaalin kautta palveluntuottajan käytössä ovat tarvittavat tietopalveluiden tiedot. Palveluntuottajat raportoivat työn etenemisestä, laadus-

23 HANKINTA-arkkitehtuuri 21 JÄRJESTELMÄPALVELUT ta ja kustannuksista kanssakäymisportaalin kautta. Hankintavastaava sekä hankintapalvelukonsultti seuraavat näitä tietoja. Työn aikana syntyvät muistiot, raportit ja muut asiakirjat tallennetaan kanssakäymisportaaliin kautta sähköiseen dokumenttivarastoon/arkistoon. Kanssakäymisportaalin kautta palveluntuottaja pääsee tallentamaan ja muuttamaan vastuullaan olevia tietoja tietojen ylläpitopalvelussa. Tietojen ylläpitopalvelun avulla palveluntuottaja voi käyttöliittymän avulla selailla ja päivittää urakkaan liittyviä tiestö-, varuste- ja muita tietoja sopimuksen mukaisiin tietovarastoihin. Tietojen ylläpitopalvelu tarjoaa lisäksi tietojärjestelmien välisen tiedonsiirtorajapinnan, jonka avulla palveluntuottaja voi välittää päivitettyjä tietoja suoraan omasta tietojärjestelmästään tietojen ylläpitopalveluun. Tietojen ylläpitopalvelussa voidaan tarvittaessa myös varmistaa palveluntuottajilta saatujen tietojen laatu. Tietojen ylläpitopalvelusta tiedot tallennetaan eri tietovarastoihin. Tietopalveluiden avulla eri käyttäjät voivat hakea, selailla ja mm. tuottaa raportteja kaikista tarvitsemistaan tiedoista. Tietopalveluita voidaan käyttää osana muita hankinnan järjestelmäpalveluita tai itsenäisesti. Tietopalveluiden ja sitä tukevan koontikerroksen avulla käyttäjien käytettävissä ovat mm. toimintajärjestelmän, sähköisen dokumenttivaraston / arkiston, eri tietovarastojen ja Tiehallinnon paikkatietojärjestelmän tiedot ja ominaisuudet. 7 JÄRJESTELMÄPALVELUT 7.1 Sähköinen kauppapaikka Järjestelmän tehtävä Sähköinen kauppapaikka palvelee hankintojen kilpailutusvaihetta ja siihen liittyvää vuorovaikutusta. Hankintavastaava julkaisee tarjouspyynnön aineistoineen sähköiseen kauppapaikkaan. Sähköisestä kauppapaikasta tarjoajat saavat tarjouspyynnön ja kaiken siihen liittyvän materiaalin, pystyvät esittämään kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen sekä jättävät tarjouksensa. Hankintavastaavat vastaavat tarjoajien kysymyksiin, vastaanottavat tarjoukset ja välittävät tietoa ratkaisuista. Järjestelmän kautta käytettäväksi kootaan tarjouspyynnön valmistelussa tietoja useista eri tietovarastoista ja järjestelmistä. Järjestelmän kautta toimitetut dokumentit varastoidaan sähköiseen dokumenttivarastoon/arkistoon. Seuraavassa kuvassa on esitetty sähköisen kauppapaikan käyttäjät ja keskeiset toiminnot.

24 22 HANKINTA-arkkitehtuuri JÄRJESTELMÄPALVELUT Tarjoaja Hankintavastaava Sähköinen kauppapaikka Tarjouspyynnön julkaisu ja esitys Tietopalvelut Vuorovaikutus Viestintä käsittelyn etenemisestä Lisäkirjeiden julkaisu Tarjouksen toimittaminen Kuva 2 Sähköisen kauppapaikan käyttäjät ja toiminnot Toiminnalliset vaatimukset Tavoitetilan kuvauksen lähtökohtana ovat tavoitetilaan 2010 kuvatut hankinnan prosessit, prosessien tietotarpeet ja tietomalli. Hankintavastaava julkaisee tarjouspyynnön asiakirjoineen sähköisessä kauppapaikassa Tarjoaja saa tarjouspyyntöaineiston käyttöönsä Tiehallinnon sähköisestä kauppapaikasta Tietovarastojen tiedot tarjoaja saa käyttöönsä sähköisen kauppapaikan kautta tietopalveluista Tietopalveluissa on valmiit tarjousaineistot Valitut tarjouspyynnön taustatiedot eivät muutu tarjousten tekoaikana Käytössä oleva tieto on luotettavaa ja ajantasaista sekä tiedon käyttäminen on käyttäjäystävällistä Tarjouksen tekemisen aikana sähköisellä kauppapaikalla käydään tarjoajan ja hankintavastaavan välillä keskusteluja ja tarjoaja voi esittää kysymyksiä, joihin tilaajan asiantuntijat vastaavat Tarjoaja toimittaa tarjouksen Tiehallintoon sähköisen kauppapaikan kautta Hankintavastaava välittää sähköisen kauppapaikan kautta tietoa tarjousten käsittelyn etenemisestä ja tehdyistä ratkaisuista Palvelun kuvaus Hankintavastaava julkaisee tarjouspyynnön liitteineen sähköisessä kauppapaikassa. Tätä ennen hankintavastaava on tehnyt tarjouspyyntöasiakirjan ja muut tapauskohtaiset liitteet hankinnan hallintapalvelussa toimintajärjestelmästä saatujen asiakirjapohjien perusteella sekä hakenut ja muokannut tarjoukseen liittyvät vaatimukset ja tietoaineistot tietopalvelun kautta. Julkaisemisen yhteydessä hankintavastaava voi lähettää mahdollisille tarjoajille viestin tarjouspyynnöstä. Tarjoaja kirjautuu omilla tunnuksillaan sähköiselle kauppapaikalle ja saa oman profiilinsa mukaisen näkymän. Tarjoaja näkee hänelle kuuluvat avautuneet tarjouspyynnöt ja tarjousten etenemisen. Tarjoaja saa kauppapaikalta tarjouspyynnön, siihen liittyvät asiakirjat ja urakkaan liittyvät vaatimukset sekä tiestö- ym. tiedot. Sähköisen kauppapaikan kautta tarjoaja voi antaa palautetta ja esittää kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen. Sähköinen kauppapaikka välittää palautteet ja kysymykset asiaan liittyvälle hankintavastaavalle. Hankintavastaava

25 HANKINTA-arkkitehtuuri 23 JÄRJESTELMÄPALVELUT tätä avustavat asiantuntijat vastaavat palautteeseen ja kysymyksiin kauppapaikalle. Tarjoaja jättää sähköisen tarjouksensa sähköiseen kauppapaikkaan. Tarjoaja lataa tarjouskirjeen sekä siihen liittyvät liitteet ja suunnitelmat sähköiseen kauppapaikkaan. Kauppapaikasta välittyy viesti vastaanotetusta tarjouksesta sekä tarjoajalle että hankintavastaavalle. Tarjousten käsittely ja päätöksenteko tapahtuvat hankinnan hallintapalvelussa. Tarvittaessa hankintavastaava pyytää ja saa tarjoajilta lisäselvityksiä kauppapaikan välityksellä. Hankintavastaava välittää tarjoajille tietoa käsittelyn etenemisestä ja hankintapäätöksestä kauppapaikalla. Kilpailutusprosessin edetessä ja/tai hankintapäätöksen jälkeen tallennetaan tarvittavat syntyneet asiakirjat kauppapaikalta sähköiseen dokumenttivarastoon/arkistoon Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne Toimintaan tarvitaan sähköinen kauppapaikka, joka palvelee kaikkia osapuolia ja kaikkia hankintoja. HANKINTA-arkkitehtuuri työn aikana nähtiin, että sähköinen kauppapaikka voidaan toteuttaa Tiehallinnon yhteiskäyttöisen palvelurakenteen avulla tai se voidaan toteuttaa erillisenä markkinoilta hankittavana kokonaispalveluna. Seuraavassa kuvassa on esitetty sähköisen kauppapaikan vaatimat yhteiskäyttöiset palvelurakenteet. Tarjoaja Hankintavastaava Sähköinen kauppapaikka Tarjouspyynnön julkaisu ja esitys Tietopalvelut Vuorovaikutus Viestintä käsittelyn etenemisestä Lisäkirjeiden julkaisu Tarjouksen toimittaminen Palvelukomponentit Paikkatietopalvelut Asianhallintapalvelut Asiointipalvelut Tietopalvelut Julkaisun -hallinta Portaalipalvelut Käyttäjän hallinta Kuva 3 Sähköisen kauppapaikan edellyttämät palvelurakenteet Palvelurakenteisiin perustuvassa ratkaisuvaihtoehdossa sähköinen kauppapaikka rakentuu Tiehallinnon portaaliratkaisujen varaan. Kauppapaikalla esitettävien tarjouspyyntöjen sisältö tuotetaan julkaisunhallintajärjestelmän ja tietopalveluiden avulla. Julkaisun hallintajärjestelmän avulla toteutetaan toiminnallisuus, jolla tarvittavat asiakirjat julkaistaan sähköisellä kauppapaikalla. Kauppapaikalla on lisäksi linkit tietopalveluihin, joiden avulla tarjoaja voi hakea määritellyt asiakirjat, dokumentit tai tietoaineistot suoraan tietovarastoista, dokumenttien hallintajärjestelmästä tai toimintajärjestelmästä. Tietopalveluiden kautta käytettävissä ovat myös paikkatietopalvelut. Sähköisen kauppapaikan vuorovaikutusominaisuudet, kysymysten tekeminen ja vastaaminen sekä viestien välitys, toteutetaan Tiehallinnon sähköisten asiointi-

26 24 HANKINTA-arkkitehtuuri JÄRJESTELMÄPALVELUT palveluiden ja asianhallinnan alustojen avulla. Tarjoajien profiloidut näkymät perustuvat käyttäjien hallinnan palveluihin Yhteydet Sähköinen kauppapaikka saa tarvitsemansa asiakirjat ja tiedot eri tietovarastoista. Vastaavasti kilpailutuksessa syntyvät asiakirjat tallennetaan tietovarastoihin, joista ne ovat käytettävissä kanssakäymisportaalissa ja hankinnan hallintapalvelussa sekä mahdollisissa muissa järjestelmäpalveluissa. Siten sähköisellä kauppapaikalla ei ole varsinaisia suoria yhteyksiä muihin hankinnan järjestelmäpalveluihin Tiedot ja tietovarastot Sähköisen kauppapaikan kautta tarjoajien on saatava kaikki olennainen tarjouksen tekoon liittyvä tieto. Sähköiseen kauppapaikkaan liittyvätkin kaikki keskeiset hankinnassa tarvittavat väyläomaisuuden, tienpidon, tieverkon käytön, tilan ja palvelutason suunnitelmat, tiedot ja tietovarastot. Keskeisiä ovat myös työkohteet määrittelevät paikka- ja aluetiedot sekä Ohjaus ja seuranta -ydinkohteeseen kuuluvat laatu- ja muut vaatimukset. Tarpeen mukaan sähköisen kauppapaikan kautta voidaan saada myös muuta tietoa esimerkiksi työkohteeseen liittyvistä viranomaispalveluiden luvista ja sopimuksista. Sähköisessä kauppapaikassa käsiteltävät asiakirjat varastoidaan sähköiseen dokumenttivarastoon / arkistoon. Seuraavassa kuvassa on esitetty sähköisessä kauppapaikassa tarvittavat loogisen tason tietovarastot. Tietovarastot viittaavat tietoarkkitehtuurin ydinkohteisiin, joihin sisältyvät tiedot on kuvattu yksityiskohtaisesti tietoarkkitehtuurissa.

27 HANKINTA-arkkitehtuuri 25 JÄRJESTELMÄPALVELUT Tarjoaja Hankintavastaava Sähköinen kauppapaikka Tarjouspyynnön julkaisu ja esitys Tietopalvelut Vuorovaikutus Viestintä käsittelyn etenemisestä Lisäkirjeiden julkaisu Tarjouksen toimittaminen Palvelukomponentit Paikkatietopalvelut Asianhallintapalvelut Asiointipalvelut Tietopalvelut Julkaisun -hallinta Portaalipalvelut Käyttäjän hallinta Tietovarastot Väyläomaisuus Tienpito Tieverkon käyttö ja tila Palvelutaso Viranomaispalvelut Ohjaus ja seuranta Paikkatieto Reitistö Alue Sidosryhmä Yhteydenotot Sähköinen dokumenttivarasto / arkisto Kuva 4 Sähköisen kauppapaikan edellyttämät tietovarastot Hankintojen tiedotusjärjestelmä Erillisenä sähköisestä kauppapaikasta, tiedotus kilpailutukseen tulossa olevista hankinnoista julkaistaan Tiehallinnon internet-sivuille hankintojen tiedotusjärjestelmällä. Palveluntuottajat pystyvät internet-sivuilta seuraamaan kilpailutukseen tulossa olevia hankintoja. 7.2 Hankinnan hallintapalvelu Järjestelmän tehtävä Hankinnan hallintapalvelu toimii Tiehallinnon sisäisenä työvälineenä. Järjestelmäpalvelu tarjoaa näkymän koko hankintaprosessin hallintaan. Hankinnan hallintapalvelun avulla hyväksytyt hankintaohjelmat ja tilausvaltuudet siirtyvät suunnittelu- ja ohjausprosessista hankintaprosessin käyttöön. Hankinnan valmistelija viimeistelee hankintaohjelmat, muodostaa toimenpiteet ja kokoaa urakat hankinnan hallintapalvelussa. Kilpailuttamisvaiheessa hankintavastaava valmistelee tarjouspyyntömateriaalin ja hankintailmoituksen hankinnan hallintapalvelussa. Lisäksi hankintavastaava käsittelee vastaanotetut osallistumishakemukset ja tarjoukset hankinnan hallintapalvelussa. Hankinnan toteutuksen aikana hankintavastaava seuraa hankinnan hallintapalvelun avulla urakoiden etenemistä. Hankintavastaava seuraa kustannuksia kokonaisuutena sekä hallitsee laskutusta. Hankinnan hallintapalvelussa hyväksyjä vahvistaa laskut maksatukseen. Hankinnan hallintapalvelu toimii

28 26 HANKINTA-arkkitehtuuri JÄRJESTELMÄPALVELUT hankinta-, suunnittelu- ja ohjausprosessien välisen tiedonvaihdon välineenä. Hankintaprosessi välittää tietoa toteumista ja erityisesti poikkeamista. Ohjausprosessi ohjaa toimintaa mm. tilausvaltuuksien muutosten avulla. Hankinnan hallintapalvelu on palvelun käyttäjille näkymä kaikkiin tietopalveluihin sekä muihin hankinnassa käytettäviin palveluihin. Seuraavassa kuvassa on esitetty hankinnan hallintapalvelun käyttäjät ja keskeiset toiminnot. Hankinnan valmistelija ja käsittelijä Hankintavastaava Hyväksyjä Kilpailutuksen valmistelu Tietopalvelut Määrärahojen hallinta Hankinnan hallintapalvelu Hankintailmoituksen tekeminen Hakemusten ja tarjousten käsittely Sopimuksen seuranta Sopimuksen arviointi Kuva 5 Hankinnan hallintapalvelun käyttäjät ja toiminnot Tavoitetilan kuvauksen lähtökohtana ovat tavoitetilaan 2010 kuvatut hankinnan prosessit, prosessien tietotarpeet ja tietomalli. Hankintavastaava saa kaikki tarjouspyynnön valmisteluun tarvittavat tiedot ja asiakirjat sähköisenä hankinnan hallintapalvelun kautta Käytössä oleva tieto on luotettavaa ja ajantasaista sekä tiedon käyttäminen käyttäjäystävällistä Hankintaohjelmat suunnitteluprosessilta ja tilausvaltuutukset ohjausprosessilta vastaanotetaan hankinnan hallintapalvelussa Hankintavastaava valmistelee hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöaineiston hankinnan hallintapalvelussa Osallistumishakemusten ja tarjousten sähköinen käsittely tapahtuu hankinnan hallintapalvelussa Hankinnan toteutuksen etenemistä voi seurata hankinnan hallintapalvelussa Hankintavastaava seuraa kustannuksia ja hallitsee laskutusta hankinnan hallintapalvelussa Hyväksyjä hyväksyy tarjouspyynnön ja tarjoajat, maksupostit sekä tekee hankintapäätöksen ja hyväksyy urakan vastaanotetuksi sähköisesti hankinnan hallintapalvelussa Tiedonvaihto hankinta-, suunnittelu- ja ohjausprosessien välillä hoidetaan hankinnan hallintapalvelussa Palvelun kuvaus Tarjousta valmistellaan hankinnan hallintapalvelussa suunnitteluprosessista saatujen hankintaohjelmien mukaisesti. Hankintavastaavat muokkaavat hankintaan liittyviä tietoja tietopalvelujärjestelmästä ja tekevät tarjouspyyntöasiakirjat ja muut tapauskohtaiset liitteet toimintajärjestelmästä saatujen asiakirjapohjien avulla. Ohjausprosessilta saatava tilausvaltuutus vastaanotetaan hankinnan hallintapalvelussa. Tilausvaltuutuksen vastaanottamisen jälkeen hankintavastaa-

29 HANKINTA-arkkitehtuuri 27 JÄRJESTELMÄPALVELUT va tekee hankintailmoituksen hankintailmoituspalveluun (HILMA) hankinnan hallintapalvelun kautta. Hankintavastaava käsittelee vastaanotetut osallistumisilmoitukset hankinnan hallintapalvelussa. Hankintavastaava pääsee tarkastelemaan kaikkia käsittelyssä tarvittavia tietoja järjestelmän kautta. Hankintavastaava tekee järjestelmän avulla esityksen valittavista tarjoajista. Hyväksyjä pystyy hyväksymään esityksen hallintapalvelun kautta. Tarjoajien valinnan jälkeen hankintavastaava julkaisee tarjouspyynnön sähköiselle kauppapaikalle hankinnan hallintapalvelua käyttäen. Tarjouspyyntö julkaistaan kauppapaikalle. Tämän jälkeen valitut tarjoajat pääsevät tutustumaan tarjouspyyntöön kauppapaikalla. Tarjouspyynnön liitteeksi kauppapaikalle linkitetään valmistelun aikana tuotetut tiedot ja asiakirjat. Tarjoajat jättävät tarjouksensa sähköisesti sähköiselle kauppapaikalle. Tarjousajan päätyttyä tarjoukset ovat hankintavastaavan käytettävissä hankinnan hallintapalvelun kautta. Käsittelyssä tarvittavat tiedot ovat saatavilla hallintapalvelussa tietopalveluiden kautta. Tarvittaessa tarjousten käsittelijä voi pyytää tarjoajilta lisäselvityksiä sähköisen kauppapaikan välityksellä. Tarjousten hintatiedot tallennetaan hankinnan hallintapalvelun kautta hintatietojen seuraamista varten. Käsittelyn päätteeksi syntyvän esityksen perusteella hyväksyjä tekee päätöksen valittavasta tarjoajasta hankinnan hallintapalvelun kautta. Sopimuksen solmimisen jälkeen hankintavastaava käyttää hankinnan hallintapalvelua urakan etenemisen seuraamiseen. Hankintavastaava seuraa hankinnan hallintapalvelusta urakan toteuttamisesta kanssakäymisportaalin kautta syntyviä tietoja. Hankintavastaava saa hallintapalvelun kautta käyttöönsä tarvittavat tiedot urakan laadusta ja poikkeamista, joiden avulla hankintavastaava pystyy suorittamaan urakan laadunhallintaa. Hankintavastaava pääsee hankinnan hallintapalvelun kautta seuraamaan sopimuksen toteutumista ja kustannuksia sekä hallitsemaan laskutusta. Hyväksyjä vahvistaa maksupostit. Viestit maksatuseristä välitetään hankinnan hallintapalvelusta taloushallinnon järjestelmiin. Hankintavastaava tekee sopimuksen arvioinnit sopimuksen palautepalveluun (ProPal). Hankinnan hallintapalvelun kautta hankintavastaava hoitaa tiedonvaihtoa suunnittelu- ja ohjausprosessien kanssa välittämällä tietoa toteumista ja poikkeamista. Ohjausprosessi ohjaa toimintaa mm. tilausvaltuuksilla, joiden muutokset vastaanotetaan hankinnan hallintapalvelussa. Hankinnan hallintajärjestelmä tarjoaa kokonaisnäkymän hankintoihin, niiden tilanteeseen ja etenemiseen sekä kustannusten kertymiseen. Hankinnan hallintapalvelusta saadaan erilaisia raportteja meneillään olevista ja valmistuneista hankinnoista Ratkaisuvaihtoehdot ja palvelurakenne HANKINTA-arkkitehtuuri työn aikana nähtiin, että hankinnan hallintapalvelu voidaan toteuttaa Tiehallinnon yhteiskäyttöisen palvelurakenteen avulla tai erillisenä markkinoilta hankittavana kokonaispalveluna.

30 28 HANKINTA-arkkitehtuuri JÄRJESTELMÄPALVELUT Seuraavassa kuvassa on esitetty hankinnan hallintapalvelun vaatimat yhteiskäyttöiset palvelurakenteet. Hankinnan valmistelija ja käsittelijä Hankintavastaava Hyväksyjä Hankinnan hallintapalvelu Kilpailutuksen valmistelu Tietopalvelut Määrärahojen hallinta Hankintailmoituksen tekeminen Hakemusten ja tarjousten käsittely Sopimuksen seuranta Sopimuksen arviointi Palvelukomponentit Asianhallintapalvelut Toiminnanohjaus Paikkatietopalvelut Asiointipalvelut Tietopalvelut Julkaisun -hallinta Käyttäjän hallinta Kuva 6 Hankinnan hallintapalvelun edellyttämät palvelukomponentit Palvelurakenteisiin perustuvassa vaihtoehdossa hankinnan hallintapalvelu rakentuu portaaliratkaisujen varaan. Hallintapalvelun sisältö tuotetaan julkaisunhallintajärjestelmän ja tietopalveluiden avulla. Julkaisun hallintajärjestelmän avulla toteutetaan myös toiminnallisuus, jolla tarvittavat asiakirjat julkaistaan muihin järjestelmäpalveluihin. Hallintapalvelussa on lisäksi linkit tietopalveluihin, joiden avulla voi hakea asiakirjapohjia, dokumentteja tai tietoaineistoja toimintajärjestelmästä tai suoraan tietovarastoista ja sähköisestä dokumenttivarastosta / arkistosta. Tietopalveluiden kautta käytettävissä ovat myös paikkatietopalvelut. Määrärahojen hallintaan liittyvä toiminnallisuus toteutetaan toiminnanohjausjärjestelmän (SAMPO) avulla. Muun muassa viestien välitys, vuorovaikutus ja kanssakäyminen toteutetaan Tiehallinnon sähköisten asiointipalveluiden ja asianhallinnan alustojen avulla. Käyttäjien profiloidut näkymät perustuvat käyttäjien hallinnan palveluihin Tiedot ja tietovarastot Hankinnan hallintapalvelun kautta käyttäjien on saatava kaikki olennainen hankintojen tekoon liittyvä tieto. Siten hankinnan hallintapalveluun liittyvätkin kaikki keskeiset hankinnassa tarvittavat väyläomaisuuden, tienpidon, tieverkon käytön, tilan ja palvelutason tiedot ja tietovarastot. Keskeisiä ovat myös työkohteet määrittelevät paikka- ja aluetiedot sekä Ohjaus ja seuranta - ydinkohteeseen kuuluvat laatu- ja muut vaatimukset sekä tiedot määrärahojen käytöstä. Hankinnan hallintapalvelusta saadaan tietoa myös esimerkiksi viranomaispalveluiden luvista ja sopimuksista, sidosryhmistä ja asiakasyhteydenotoista. Hankinnan hallintapalvelussa käsiteltävät asiakirjat varastoidaan sähköiseen dokumenttivarastoon / arkistoon. Seuraavassa kuvassa on esitetty hankinnan hallintapalvelussa tarvittavat loogisen tason tietovarastot. Tietovarastot viittaavat tietoarkkitehtuurin ydinkohteisiin, joihin sisältyvät tiedot on kuvattu yksityiskohtaisesti tietoarkkitehtuurissa.