HANKINTA-arkkitehtuuri

Transkriptio

1 HANKINTA-arkkitehtuuri Toiminnallinen arkkitehtuuri yhteenvetoraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 30/2007

2

3 HANKINTA-arkkitehtuuri Toiminnallinen arkkitehtuuri yhteenvetoraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 30/2007 Tiehallinto Helsinki 2007

4 Verkkojulkaisu pdf ( ISSN ISSN TIEH TIEH v Helsinki 2007 TIEHALLINTO Hankinta PL Helsinki Puhelinvaihde

5 HANKINTA-arkkitehtuuri. Toiminnallinen arkkitehtuuri yhteenvetoraportti. Helsinki Tiehallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 30/2007, 34 s liitt. ISSN , TIEH v. Asiasanat: Hankinta, arkkitehtuuri, tienpito, sähköinen asiointi, tietovarastot, tietopalvelu, kehittäminen Aiheluokka: 01, 40, 70 TIIVISTELMÄ Tiehallinto on jatkuvasti kehittänyt toimintaansa asiakaslähtöisemmäksi ja tuloksiltaan tehokkaammaksi. Tiehallinnon toiminta ja sen kehittäminen tukeutuu Tiehallinnon ydinprosesseihin: suunnitteluun, hankintaan ja asiakaspalveluihin. Nämä muodostavat yhdessä Tiehallinnon tienpitoprosessin. Sähköinen hankintamenettely otetaan Tiehallinnossa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiset uuden toimintamallin kehitysaskeleet on jo otettu käyttäen nykyisiä Tiehallinnon järjestelmiä. Tavoitteena on, että sähköinen hankintamenettely saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Siirtymisestä sähköiseen hankintamenettelyyn on laadittu sähköisen toimintamallin yleiskuvaus vuoden 2010 tavoitetilassa. Lisäksi jatkotyönä on tehty tarkempi tuotekohtainen hankintamenettelyn kuvaus. Sähköiseen hankintamenettelyyn siirtyminen edellyttää monipuolista osaamisen kehittämistä kaikille osapuolille. Täysi taloudellinen hyöty sähköisestä hankintamenettelystä saadaan siinä vaiheessa, kun koko hankinta- ja suunnittelutoimi toimii sähköisesti. Hankintastrategian (2010) halutut tulokset ja vaikutukset sekä sähköiset hankintamenettelyt ovat keskeisiä lähtökohtia, jotka vaikuttavat käytännössä vuoden 2010 hankintaprosesseihin, työssä tarvittaviin tietoihin sekä tietojärjestelmäpalveluihin. HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu seuraavan kuvan mukaisista osista. 1. Toiminnallinen arkkitehtuuri 2. Tietoarkkitehtuurin täydennys 3. Järjestelmäpalveluiden kuvaus 4. Käytön ja ylläpidon malli Toiminnallinen arkkitehtuuri kuvaa hankintojen yleisen kilpailutusprosessin sekä tuoteryhmäkohtaiset eroavuudet ja toteutusprosessit. Tietoarkkitehtuuri täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja.

6 Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana. Edellä mainituissa osissa kuvataan toimintaa tavoitetilassa 2010 ja esitetään kehitystoimenpiteet tavoitetilan 2010 saavuttamiseksi. Osissa kuvataan toimintalähtöisesti hankinnan prosessit sekä hankinnan tietotarpeet ja vaatimukset tietojärjestelmäpalveluille. HANKINTA-arkkitehtuuri ei ota kantaa tietovarastojen tai järjestelmäpalveluiden fyysisen tason toteutukseen. HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. Arkkitehtuurin hyödyt Arkkitehtuuri on tärkeä, koska se luo yhteisen pohjan, jonka perusteella toimintaa voidaan kehittää kokonaisvaltaisesti se edesauttaa eri toimintojen ja osajärjestelmien välisen yhteentoimivuuden toteuttamista se mahdollistaa standardisoidut rajapinnat osajärjestelmien välillä ja sen myötä avoimet markkinat palveluille ja työkaluille se varmistaa loppukäyttäjien saaman tiedon yhdenmukaisuuden se sallii tarkoituksenmukaisen teknisen riippumattomuuden ja tekee uusien teknologioiden yhdistämisen helpoksi Arkkitehtuuri tarjoaa systemaattisen menetelmän ottaa huomioon eri osapuolten vaatimukset ja tavoitteet. Toimintojen ja järjestelmien yhteentoimivuus parantaa huomattavasti niiden käyttömahdollisuuksia. Teknisten näkökohtien lisäksi yhteentoimivuuteen kuuluvat myös organisatoriset näkökohdat. Arkkitehtuurin avulla käyttöön otettavat järjestelmät ja palvelut voidaan suunnitella johdonmukaisella tavalla, yhdistyvät onnistuneesti muihin palveluihin, toimivat toivotulla tavalla, täyttävät käyttäjien odotukset ja helpottavat hankinnan palveluiden ja järjestelmien hallinnointia, ylläpitoa ja laajentamista.

7 HANKINTA-arkkitehtuuri. Toiminnallinen arkkitehtuuri yhteenvetoraportti (UPPHANDLINGS-arkitekturen: Den funktionella arkitekturen) Helsingfors Vägförvaltningen. Vägförvaltningens interna publikationer, 30/ s bilagor. ISSN , TIEH v. SAMMANDRAG Vägförvaltningen har kontinuerligt utvecklat sin verksamhet för att göra den mera kundfokuserad och effektiv. Både verksamheten och utvecklandet av densamma baserar sig på Vägförvaltningens centrala processer: planering, upphandling och kundbetjäning. Tillsammans bildar dessa Vägförvaltningens väghållningsprocess. Vägförvaltningen tar i bruk den elektroniska upphandlingsproceduren stegvis och åtgärder i den här riktningen har redan tagits med stöd av de nuvarande systemen. Målsättningen är att det elektroniska upphandlingssystemet är i användning i full skala år 2010 då det bör vara interaktivt och fungera i båda riktningarna mellan Vägförvaltningen och tjänsteproducenterna. Övergången till elektronisk upphandling har behandlats i den översikt över elektronisk verksamhetsmodell som ingår i år 2010 målsättning. Dessutom har en noggrannare beskrivning av upphandlingsprosessen utgående från produkterna gjorts som tilläggsarbete. Övergången till elektronisk upphandling förutsätter att ett mångsidigt kunnande utvecklas hos alla parter. Den fulla ekonomiska nyttan av elektronisk upphandling fås när hela planerings- och upphandlingsfunktionen fungerar elektroniskt. De resultat och effekter som eftersträvas i upphandlingsstrategin (2010) är centrala utgångspunkter som i praktiken påverkar 2010 års upphandlingsprcess samt de uppgifter och IT-system som behövs i arbetet. UPPHANDLINGS-arkitekturen är ett arbetsverktyg som beskriver hur Vägförvaltningen förverkligar den upphandlingsfunktion som är målsättningen för år UPPHANDLINGS-arkitekturen ingår i Vägförvaltningens helhetsarkitektur. UPPHANDLINGS-arkitekturen består av följande delar. Den funktionella arkitekturen beskriver upphandlingens allmänna offertförfarande, skillnaderna för de olika produktgrupperna samt implementeringsprosesserna. Informationsakitekuuren kompletterar Vägförvaltningens helhetsinformationsarkitektur med uppgifter som behövs i eller som uppstår under upphandlingen. Beskrivningen av systemtjänster beskriver de systemtjänster som behövs i upphandlingen och i implementeringen. Också sambanden och de logiska datastrukturerna beskrivs. Dessutom beskrivs olika lösningar för implementeringen av systemtjänster. Användning och underhåll beskriver hur arkitekturen underhålls och används i planerandet av upphandlingsfunktionens utveckling samt som utgångspunkt för processen.

8 De ovannämnda delarna beskriver verksamhetens målsättning för år 2010 och framhåller de åtgärder som behövs för att förverkliga den. Utgående från de olika funktionerna beskrivs upphandlingens processer, behovet av information och de fodringar som ställs på IT-systemen. UPPHANDLINGSarkitektuuren tar inte ställning till den fysiska implementeringen av databaser eller systemtjänster. Efter implementeringen av UPPHANDLINGS-arkitekturen följer ibruktagandet och den stegvisa uppgraderingen då Vägförvaltningens verksamhet vidareutvecklas. Nyttan av arkitekturen Arkitekturen är viktig eftersom den ger en gemensam grund för en helhetsbaserad utveckling av verksamheten den underlättar förverkligandet av ett fungerande sammarbete mellan de olika funktionerna och delsystemen den möjliggör standardiserade gränssnitt mellan delsystem och öppnar därmed marknaden för tjänster och verktyg den säkerställer att användarna har tillgång till enhetlig information den tillåter en ändamålsenlig teknisk oavhängighet och underlättar användningen av ny teknologi Arkkitehturen erbjuder ett systematiskt sätt att beakta olika parters krav och målsättningar. Att funktionerna och systemen fungerar som en helhet förbättrar i hög grad deras användningsmöjligheter. Då man bedömer helheten måste både tekniska och organisatoriska aspekter beaktas. Arkitekturen underlättar ibruktagandet av system och tjänster då dessa kan planeras på ett systematiskt sätt, då de på ett lyckat sätt kan kombineras med andra tjänster, då de fungerar som planerat, då de uppfyller användarnas förväntningar och underlättar administrationen, underhållet samt utvecklingen av upphandlingens tjänster och system.

9 HANKINTA-arkkitehtuuri. Toiminnallinen arkkitehtuuri yhteenvetoraportti (Procurement architecture. Summary report of the functional architecture) Helsinki Finnish Road Administration. Finnra internal reports, 30/ p app. ISSN , TIEH v. Keywords: Procurement, architecture, road management, electronic business, database, information service, development Category: 01, 40, 70 SUMMARY Finnish Road Administration has continuously developed its operations towards greater efficiency and customer focus. The operations of the Road Administration and their development are based on its core processes: planning, procurement and traffic services. Together these form the road management process. Electronic procurement in the Road Administration will be implemented in several phases. The first steps have been taken using the existing systems. The goal is for the electronic procurement to be fully deployed by the year By 2010 the procurement will be two-directional and interactive between the Road Administration and service providers. Transition to electronic procurement has been investigated in previous Finnra report on an objective functional model of electronic procurement in Successively a more detailed product group-specific description of the procurement process has been made. The transition to electronic procurement process requires multi-faceted training for all actors involved. The full economic benefit of the electronic procurement process will only be realised, when whole procurement and planning process functions electronically. The desired results and effects of the procurement strategy (2010) as well as electronic procurement processes are the central basis for procurement processes, information, and information services required in the year Procurement architecture is a part of the enterprise architecture of the Finnish Road Administration. It is a tool for describing how the Finnish Road Administration implements its procurement in The procurement architecture of the Finnish Road Administration consists of following sections. Functional architecture describes the general bidding process as well as product group-specific differences to the bidding process and their implementation processes. Information architecture supplements and expands the enterprise information architecture with information required and generated in the procurement process. Information service description presents the information services required in the bidding and implementation of the procurement process, the connections between the information services and the logical level information databases they require. In addition alternative solutions for the implementation of information services are presented.

10 Deployment and maintenance model defines how the architecture is maintained and deployed in the development of procurement process and as a starting point for the individual processes. The sections defined above describe the objective for the procurement process in 2010 and present the required development steps for reaching the objective. The sections describe the procurement processes, information and information service requirements from an operational perspective. The procurement architecture does not take a stance on physical level implementation of the information databases or information services. Following the procurement architecture work, it is time for the deployment and phased refreshment and expansion of the architecture in line with the development of the Road Administration s operations. Benefits of the architecture Architecture is important, because it: forms a generic basis on which the operations can be developed comprehensively helps in implementing inter-operability between different operations and sub-systems enables building standardised interfaces between sub-systems and through it, opens markets for services and tools guarantees the uniformity of information for all users allows for appropriate technical independence and makes the integration of new technologies simple Architecture offers systematic method to take the requirements and objectives of different actors into account. The use of systems and processes is improved by their interoperability. In addition to technical aspects, the interoperability on organisational level is also improved. The systems and services deployed with the help of the architecture: can be designed consistently integrate successfully with other services work as planned fulfil the expectations of users facilitate the administration, maintenance and expansion of the systems and services

11 ESIPUHE Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri työ on jatkoa sähköisen hankintamenettelyn toimintamallien kuvaksille vuosina 2005 ja HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu neljästä osasta, joista on laadittu omat selvityksensä. Tämä raportti kuvaa toiminnallisen arkkitehtuurin. Muut osat ovat Tietoarkkitehtuuri, joka täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Järjestelmäpalveluiden kuvaus, joka esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja. Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana. HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. ARKKITEHTUURI työssä on ollut mukana eri vaiheissa useita Tiehallinnon asiantuntijoita. Lisäksi työn toteutuksen tukena oli ohjausryhmä sekä projektiryhmä. Projektipäällikkönä työssä on ollut Hannu Tolonen Oulun tiepiiristä. Konsulttina työssä on ollut SysOpen Digia Integration Oy Jukka Lähesmaan johdolla. Helsingissä kesäkuussa 2007 Tiehallinto Hankinta

12

13 HANKINTA-arkkitehtuuri 11 Sisältö I TOIMINNALLINEN ARKKITEHTUURI 13 1 TAVOITE 13 2 SISÄLTÖ 13 3 KÄSITTEET 14 4 HANKINTAPROSESSI Prosessityötä ohjaavat periaatteet 15 5 HANKINTAPROSESSIN KOKONAISKUVA 18 6 KILPAILUTUSVAIHEEN PROSESSI Yleistä Kilpailuttamisprosessi Yhteenveto tuoteryhmäkohtaisista eroista kilpailutusvaiheessa 20 7 TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT Hoito Ylläpito Investoinnit Suunnittelu ja asiantuntijapalvelut Yleistä Prosessikuvauksen yhteenveto Liikenteen hallinta 28 8 TÄRKEIMMÄT YHTEYDET MUIHIN TIEHALLINNON PROSESSEIHIN 30 9 KEHITYSKOHTEET LIITTEET 34

14 Taulukkoluettelo Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset...14

15 HANKINTA-arkkitehtuuri 13 TAVOITE I TOIMINNALLINEN ARKKITEHTUURI 1 TAVOITE Toiminnallisen arkkitehtuurin tavoitteena on kuvata toimintalähtöisesti Tiehallinnon tavoitetilan hankintojen prosessit ja liitynnät muihin prosesseihin sekä keskeiset ratkaisut, jolloin Tiehallinnon hankintastrategian mukaisesti on siirrytty sähköiseen hankintaan. Liikenteen hallinnan hankinnan kuvausten tavoitteena on ollut muodostaa yhtenäinen käsitys liikenteen hallinnan hankinnan eri vaiheista. Lisäksi tavoitteena on kytkeä liikenteen hallinta osaksi muita hankintaprosesseja. Toiminnallinen arkkitehtuuri toimii erityisesti hankinnan työkaluna prosessien ja toiminnan kehittämisessä. Toiminnallinen arkkitehtuuri toimii lähtökohtana hankinnassa tarvittavien tietojen ja tietojärjestelmäpalveluiden käsittelylle myöhemmissä vaiheissa. Toiminnallisessa arkkitehtuurissa esitetään myös tavoitetilassa tarvittavat prosessien uudet ja kehittämistä vaativat osuudet sekä näistä seuraavat kehitystarpeet. 2 SISÄLTÖ Tämä raportti on yksi Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuurin osista. Raportti kuvaa toiminnallisen arkkitehtuurin prosessikuvausten yhteenvedon. Raportin alussa on esitetty toiminnallisen arkkitehtuurin lähtökohdat ja prosessien kuvausta ohjanneet periaatteet. Raportissa on kuvattu Tiehallinnon hankintojen kilpailutusprosessi kokonaisuutena sekä yhteenveto tuoteryhmäkohtaisista eroista kilpailuttamisvaiheessa. Hankinnan toteuttamisvaiheesta on esitetty lyhyt kaikkien tuoteryhmien yhteenveto ja kunkin tuoteryhmän prosessin yhteenveto. Käsitellyt tuoteryhmät ovat hoito, ylläpito, investoinnit sekä suunnittelu ja asiantuntijapalvelut. Suunnittelun ja asiantuntijapalveluiden erilaisia tuotteita on käsitelty osin erikseen. Lisäksi raportti sisältää yhteenvedon kaikista liikenteen hallinnan hankinnan eri vaiheiden prosesseista. Raportin lopuksi on esitetty yhteenveto prosessien kehittämiskohteista. Seuraavassa on listattu työssä käsitellyt hankinnan osa-alueet, joista kustakin on tehty oma prosessikuvaus. Hankinnan kokonaisprosessi kilpailutus Hoidon hankinta erot kokonaisprosessiin Hoidon hankinta urakan seuranta Ylläpidon hankinta erot kokonaisprosessiin Ylläpidon hankinta sopimuksen toteutus Investointien hankinta erot kokonaisprosessiin Investointien hankinta toteutus

16 14 HANKINTA-arkkitehtuuri KÄSITTEET Suunnittelu ja asiantuntijapalveluiden hankinta erot kokonaisprosessiin Suunnittelu ja asiantuntijapalveluiden hankinta sopimuksen toteutus Liikenteen hallinnan hankinta erot kokonaisprosessiin Liikenteen hallinnan hankinta suunnittelun toteutus Liikenteen hallinnan hankinta järjestelmän toteutus Liikenteen hallinnan hankinta ylläpidon toteutus Prosessikuvaukset ovat tämän yhteenvetoraportin liitteinä. Prosessikuvauksissa on esitetty kunkin prosessin vuokaavio ja sanallinen kuvaus sekä yhteyksien tarkemmat kuvaukset. Prosessikuvaukset löytyvät myös osana Tiehallinnon toimintajärjestelmää. 3 KÄSITTEET Seuraavassa taulukossa on kuvattu tässä raportissa ja prosessien kuvauksessa käytetyt keskeiset käsitteet ja niiden selitykset. Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset Käsite Hankintavastaava Hankintapalvelukonsultti Tilausvaltuuden antaja Hyväksyjä Luvan tai lausunnonantaja Palveluntuottaja Tienkäyttäjät / kansalaiset Yhteistilaaja Asiantuntija Tietopalvelut Tiestö- ja liikennetiedot Toimintajärjestelmä Sähköinen kauppapaikka Määritelmä Tiehallinnon henkilö jonka vastuulla ovat hankinnan käytännön tehtävät kilpailutuksen ja toteutuksen aikana. Ulkopuolinen konsultti, joka tekee tilaajalle hankintojen valmisteluun, kilpailutukseen ja toteutukseen liittyviä tehtäviä. Tiehallinnon taho, joka antaa tilausvaltuutuksen. Tiehallinnon henkilö, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä kilpailutukseen ja sopimukseen liittyen. Hyväksyminen menee Tiehallinnon / tiepiirien työjärjestyksen mukaan. Esimerkiksi ympäristövirasto, kunnan ympäristölautakunta tai palo- ja pelastustoimi (tunnelit yms.). Urakoitsija, konsultti yms., joka tuottaa hankitun palvelun. Tiehallinnon hankkimien tienpidon tuotteiden ja palvelujen loppukäyttäjä. Esimerkiksi kunta tai toinen väylävirasto, jonka kanssa tehdään yhteistilauksia. Tiehallinnon tai sidosryhmän asiantuntija tai ulkopuolinen konsultti, joka toimii tilaajan asiantuntijana palvelun toteuttamisvaiheessa. Tietopalvelut tarjoavat rajapinnan Tiehallinnon ja ulkoisten toimijoiden tietovarastoihin kaikissa hankintaprosessin vaiheissa. Tietopalveluna saatavat tiestö- ja liikennetiedot Tiehallinnon toimintamallia, menettelytapoja ja organisaatiorakennetta kuvaava ohjeisto, josta löytyvät keskeiset työssä tarvittavat ohjeet, lomakkeet ja viiteaineisto Tiehallinnon henkilöstölle. Sähköinen kauppapaikka on extranet-pohjainen

17 HANKINTA-arkkitehtuuri 15 HANKINTAPROSESSI Hankinnan hallintapalvelu Kanssakäymisportaali Tietojen ylläpitopalvelu Sähköiset tietovarastot Sähköinen dokumenttivarasto / arkisto verkkopalvelu kilpailutuksen toteutukseen ja sen aikaiseen vuorovaikutukseen, informaation ja asianhallintaan. Palvelun käyttöä hallinnoidaan käyttäjäoikeuksilla. Tiehallinnon sähköinen työkalu hankintaprosessiin liittyvän toiminnan ja tietojen hallitsemiseen. Kanssakäymisportaali on extranet-pohjainen verkkopalvelu, joka toimii urakan toteutuksen aikaisen toiminnan tukena ja keskustelukanavana sopimusosapuolten välillä. Palvelu, jonka avulla palveluntuottajat ylläpitävät tiestön ja sen varusteiden tietoja. Tiehallinnon tai ulkopuolisten tahojen tietovarastot. Näistä saadaan ja näihin tallennetaan hankinnan kilpailuttamisen ja toteutuksen aikaiset tietoaineistot ml suunnitelmatiedot Palvelu, josta saadaan ja johon tallennetaan hankinnan kilpailutuksen ja toteutuksen aikaiset asiakirjat. HUOM! vaatii lainmuutokseen arkistolainsäädäntöön. Prosessin toimijat esitetään tiettyä tehtävää hoitavina rooleina, kuten hankintavastaava, hyväksyjä ja tilausvaltuuden antaja. Prosessissa ei oteta kantaa prosessin organisointiin, vaan prosessikuvaukset antavat työvälineen päättää tehtävien organisoinnista tarpeen mukaan. 4 HANKINTAPROSESSI 4.1 Prosessityötä ohjaavat periaatteet Projektin alussa määritettiin hankinnan prosessityötä ohjaavat periaatteet, joilla on suora vaikutus siihen, miten hankinnan prosesseja kehitetään tai kuvataan. Ohjaavat periaatteet on johdettu Tiehallinnon hankintastrategiasta. Ohjaavat periaatteet ovat määritelmiä muun muassa siitä: Ketkä prosessissa toimivat Mitä prosessissa tehdään Miten prosessia johdetaan Miten prosessissa toimitaan Mitä sidosryhmiä prosessilla on Miten prosessi toimii osana tienpidon kokonaisprosessia Mitä lopputuotteita prosessilla on Mitä tietoja ja tietojärjestelmiä prosessilla on käytössä Kuka vastaa mistäkin prosessin osa-alueesta Yhteistyötä ohjaavat periaatteet Yhteistyötä ohjaavilla periaatteilla pyritään kehittämään ja ottamaan käyttöön sellaisia toimintatapoja, jotka ottavat tasapuolisesti huomioon hankintaprosessissa toimivat tahot. Tämä vaatii tiivistä ja luottamuksellista yhteistyötä eri toimijoiden välillä.

18 16 HANKINTA-arkkitehtuuri HANKINTAPROSESSI Sopimukset perustuvat toimivuus-, laatu- ja/tai palvelutasovastuuseen ja laadunvarmistus kuuluu palveluntuottajille. Hankintaa kehitetään siihen suuntaan, että palveluntuottajat voisivat olla mukana toteutuksessa jo esisuunnittelusta alkaen. Tietopalveluntoimittajat Tavoitetilassa Tiehallinto ei kehitä enää omia erityisiä tietojärjestelmiä, vaan ostaa tarvitsemansa tiedon tietopalveluna alalla toimivilta tietopalveluntoimittajilta. Tietopalvelujen tuottamiseen syntyy tietopalveluntoimittajaverkkoja, jotka huolehtivat tiedon keruusta, varastoinnista, jalostuksesta ja jakelusta. Yhteistyötä tietopalvelujentoimittajien kanssa kehitetään jatkuvasti. Prosessien sähköistämisen tavoitteet Sähköinen hankintamenettely saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Tavoitteena on tehostaa tarjoustoimintaa ja laadunhallintaa sekä automatisoida tietojen keruuta, käsittelyä ja jakelua. Tietovarastot Yhteiskäyttöiset liikenneinfran tietovarastot, joita käyttävät useat eri tilaajat Tiehallinnon lisäksi. Tieto on avoimen infra-alan tietomallin mukaista. Tietovarastot ovat avoimessa käytössä tietoverkkojen kautta. Hankinnassa edellytetään, että kaikki saatava tieto on yhteisen tietomallin mukaista. Yhteiskäyttöisiä tietovarastoja ovat esim.: Tiestöä ja liikennettä koskevat tietorekisterit, tarvittavine historiatietoineen Hankintatoimen tukitietokannat Palveluntuottaja- ja konsulttirekisteri Palveluntuottajien palaute- ja luokittelutietokanta Laatuvaatimustietokanta Hintatietokanta ja palvelu Toimintaympäristöä koskevat tietorekisterit Muiden toimijoiden yhteiskäyttöiset tietovarannot Rakennus- ja huoneistorekisteri Erilaiset reittitiedot Tilastokeskuksen tietokannat Sähköisen hankintamenettelyn periaatteet Sähköinen hankintamenettely perustuu pääosin verkossa tapahtuvaan vuorovaikutukseen ja sähköiseen tiedonsiirtoon. Hankinnassa tarvittavat tiedot (hankintaohjelmat, tienpidon suunnitelmat, hankkeiden lähtö-, oheis- ja taustamateriaali, tarjouspyynnöt) ovat sähköisessä muodossa. Tarjousten pyytäminen ja jättäminen tapahtuu sähköisesti ja tuottaa tarvittavat dokumentit sähköisessä muodossa. Tarjousten arviointi ja analysointi on mahdollista hoitaa tietoverkossa. Sopimusten hallinta ja urakan toteutuksen aikainen kanssakäyminen hoidetaan sähköisesti käyttäen kanssakäymisportaaleja ja tietopalveluratkaisuja. Maksuliikenne on sähköistä. Hankkeiden hallintaan liittyvää yhteistyötä ja laadunvalvontaa tuetaan sähköisellä asianhallinnalla, dokumenttien hallinta on sähköistä. Sähköisen hankintamenettelyn vaikutukset työn toteuttamiseen

19 HANKINTA-arkkitehtuuri 17 HANKINTAPROSESSI Laadunvalvonta ja sitä koskeva tiedonkeruu, jalostus ja jakelu on pääosin automatisoitua. Koneautomaatiota käytetään hyväksi tuotanto- ja hoitoprosessissa ja työkoneita voidaan ohjata numeerisesti. Tiestötiedon ylläpito hoidetaan automaattisesti tienpidon osana. Sensoriteknologiaa on käytössä rakenteiden kunnon ja liikenteen palvelutason automaattisessa seurannassa. Mobiiliteknologia on käytössä tiedonsiirrossa, hankintatoimessa, työkoneiden ohjauksessa, laadunvarmistuksessa ja valvonnassa. Tarvittaessa tietoa kerätään paikanpäällä reaaliaikaisesti ja siirretään rajapintaan, josta se edelleen siirretään tietovarastoon. Infra-ala siirtyy käyttämään yhteisiä tietoperustoja, joita ovat mm. Infra-alan nimikkeistö (InfraRYL) Infra-alan hanke- ja rakenneosat ja niihin perustuva kustannusarviolaskenta (IK-järjestelmä) Infra-alan laatuvaatimussystematiikka Inframodell I ja II Yhteinen tuotetietomalli (INFRA2010) PROPAL palautetietokanta Verkkopalvelut Hankintaohjelmat internetissä Kilpailuun tulevat urakat ovat esillä hyvissä ajoin internetissä ennen urakoiden kilpailutusta. Hankintailmoitukset (hankintalainsäädännön mukaiset hankintailmoitukset HILMAssa) Extranet - palvelut, joissa tieto liikkuu kaksisuuntaisesti Sähköinen kauppapaikka: Tarjouspyynnöt Tarjoukset Hankinnan hallintapalvelu Tarjousten käsittely Sopimuksen ja kustannusten hallinta Hankinta-, ohjaus- ja suunnitteluprosessien sisäinen vuorovaikutus Kanssakäymisportaalit: Kanssakäymisportaalit toimivat käyttöliittyminä ja niiden kautta on mahdollista käyttää tai tallentaa tietoja tietovarastoihin. Kanssakäymisportaaleja käytetään urakan toteutuksen aikaiseen yhteydenpitoon ja hallintaan seuraavien toimintojen osalta: Laadun- ja tiestötietojen hallinta Raportointi Urakan aikainen kanssakäyminen (muistiot, tiedotteet, yhteydenpito) Asiakaspalautteet Käytetään rajapinnan kautta myös suunnitteluun liittyvässä viestinnässä asiakkaiden kanssa, jolloin heillä on mahdollisuus tutustua suunnitelmiin ja kommentoida niitä Vuorovaikutusportaalit:

20 18 HANKINTA-arkkitehtuuri HANKINTAPROSESSIN KOKONAISKUVA Eivät ole yksittäiseen urakkaan tai projektiin sidottuja. Käytetään vuorovaikutukseen asiakkaiden, sidosryhmien ja palveluntuottajien kanssa järjestettävien säännöllisten aluefoorumien ja tapaamisien rinnalla. 5 HANKINTAPROSESSIN KOKONAISKUVA Tiehallinto suunnittelee ja hankkii tienpitoa palvellakseen tienkäyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla. Tarkoituksenmukaisesti ja kokonaistaloudellisesti tehdyt hankinnat ovat yksi tehokkaan ja laadukkaan tienpidon edellytyksistä. Hankintojen tulee olla hyvin suunniteltuja, täsmällisesti määriteltyjä ja oikein ajoitettuja. Käytettävät hankintamallit mahdollistavat palvelutuottajien innovaatioiden ja teknisten ratkaisujen kehittämisen ja hyödyntämisen. Hankinta on vuorovaikutteista toimintaa ulkopuolisten tahojen kanssa. On tärkeää, että palveluiden tuottajat kokevat tilaajan asiantuntevaksi hankkijaksi ja hankintakäytännöt linjakkaiksi, yhtenäisiksi sekä tasapuolisiksi ja syrjimättömiksi palveluntuottajia kohtaan. Hankintaprosessi muodostuu urakan kilpailutus- ja toteutusvaiheista. Tiehallinnon hankinnat kilpailutetaan yhtenäisen kilpailutusprosessin mukaisesti. Suunnittelu- ja ohjausprosessista saatavien hankintaohjelmien ja valtuuksien perusteella hankintaprosessi tekee hankintailmoituksen, valmistelee kilpailutuksessa tarvittavat asiakirjat, käsittelee osallistumishakemukset ja valitsee tarjoajat, lähettää tarjouspyynnöt, vastaa kilpailutuksen aikaisesta vuorovaikutuksesta tarjoajien kanssa, huolehtii tarjousten käsittelystä ja toimittajan valinnasta. Kilpailutusvaihe päättyy sopimuskatselmuksen jälkeen sopimuksen solmimiseen. Eri tuoteryhmien toteutusvaiheen toimintaprosessit eroavat jonkin verran toisistaan ja ne on tässä työssä käsitelty omina osaprosesseinaan. Toteutusvaiheen alussa järjestetään aloituspalaveri, jossa sovitaan sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä asioista. Palveluntuottaja toteuttaa urakkaa ja raportoi etenemisestä sekä ylläpitää urakkaan liittyviä tietoja. Hankintavastaava ja hankintapalvelukonsultti seuraavat työtä ja laatua sekä hallitsevat sopimuksen toteutusta. Hankintaprosessi raportoi suunnittelu- ja ohjausprosessille toteumista sekä saa toteutukseen vaikuttavaa ohjausta. Urakan toteutuksen aikana pidetään työmaakokouksia. Urakan valmistuttua järjestetään vastaanotto ja mahdollisen takuuajan päätyttyä työ hyväksytään lopullisesti. Tiedonvälitys ja tiedonvaihto niin Tiehallinnon sisällä kuin Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä on pääosin sähköistä. Prosessien työnkulkua ja hallintaa tukevat sähköiset asianhallinnan työkalut (sovellukset ja palvelut). Kilpailuttamisvaiheen keskeisiä työkaluja ovat sähköinen kauppapaikka ja hankinnan hallintapalvelu. Sovelluksen ja palveluiden avulla valmistellaan tarjouspyyntöaineisto ja toimitetaan se tarjoajille. Sähköinen kauppapaikka toimii kilpailuttamisvaiheen aikaisen vuorovaikutuksen ja asianhallinnan tukena. Hankinnan hallintapalvelu on Tiehallinnon työkalu, jonka myötä käyttäjät saavat rooleittain määritellyt sovellukset ja palvelut käyttöönsä. Hankin-

21 HANKINTA-arkkitehtuuri 19 KILPAILUTUSVAIHEEN PROSESSI nan hallintapalvelun avulla hoidetaan hankinta-, suunnittelu- ja ohjausprosessien välinen sähköinen tiedonvaihto. Toteutusvaiheessa keskeisiä työkaluja ovat kanssakäymisportaali, hankinnan hallintapalvelu ja tietojen ylläpitopalvelu. Kanssakäymisportaali toimii sopimuksen aikaisen toiminnan tukena ja keskustelukanavana sopimusosapuolten välillä. Portaalin kautta välitetään sopimusosapuolille käyttöön urakan toteutukseen liittyviä asiakirjoja ja muuta toteutukseen liittyvää tietovarastojen tietoa. Tietojen ylläpitopalvelun avulla palveluntuottajat ylläpitävät ja tuottavat tiestön ja sen varusteiden tietoja tietovarastoihin sopimusten mukaisesti. Sekä kilpailutus- että toteutusvaiheessa tarvittavaa ja tuotettavaa tietovarastojen tietoa hyödynnetään tietopalveluiden avulla. 6 KILPAILUTUSVAIHEEN PROSESSI 6.1 Yleistä Tavoitetilassa Tiehallinnon hankintojen kilpailutus tehdään yhtenäisen kilpailutusprosessin mukaan. Tiehallinnon hankintoihin käytetään pääsääntöisesti rajoitettua menettelyä, jota on käytetty prosessien kuvaamisessa. Tuoteryhmäkohtaisesti hankintoihin on mahdollista käyttää muutakin hankintamenettelyä. Seuraavassa luvussa on kuvattu hankinnan kilpailuttamisprosessin päävaiheet. 6.2 Kilpailuttamisprosessi Hankintavastaava on hankinnan kilpailuttamisprosessin tärkein toimija, joka vastaa prosessin läpiviemisestä. Tavoitetilassa Tiehallinto tulee käyttämään yhä enemmän hankintapalvelukonsultteja, jotka suorittavat sovitun osan hankintaprosessista toimeksiantona hankintavastaavan johdolla. Hankintojen kilpailuttaminen alkaa esivalmistelulla, jossa varmistetaan riittävät resurssit ja kootaan lähtötiedot kilpailutuksen läpiviemiselle Tiehallinnon tietopalveluista ja -järjestelmistä. Esivalmistelun tavoitteena on varmistaa kilpailuttamisen läpivienti mahdollisimman joustavasti ja tehokkaasti. Palveluntuottajat voivat tutustua hankintaohjelmiin etukäteen internetissä. Valmisteluvaiheen käynnistää ohjausprosessin antama tilausvaltuutus. Valmisteluvaiheen yhteydessä päätetään myös hankintamallista ja sopimusmuodosta. Hankintavastaava tarkastaa alustavasti hankinnan laajuuden ja rahoituksen. Hankintavastaava ja hankintapalvelukonsultti tarkentavat esivalmistelun aikana kerättyjä tietoja ja tekevät niiden pohjalta hankintailmoituksen, joka julkaistaan palveluntuottajille HILMA-palvelun kautta. Hankintailmoituksen perusteella palveluntuottajat päättävät osallistumisestaan tarjouskilpailuun ja lähettävät tarjouskilpailuun osallistumishakemuksen Tiehallintoon. Hankintavastaava käsittelee hankintapalvelukonsultin avus-

22 20 HANKINTA-arkkitehtuuri KILPAILUTUSVAIHEEN PROSESSI tuksella osallistumishakemukset. Hyväksyjä tekee päätöksen kilpailutukseen valittavista palveluntuottajista esittelystä, hankintailmoituksessa ilmoitettujen vähimmäisvaatimusten ja valintaperusteiden perusteella. Hankintavastaava laatii hankintapalvelukonsultin avustamana tarjouspyyntöaineiston ja julkaisee sen sähköisessä kauppapaikassa. Palveluntuottaja saa tarjouspyyntöaineiston käyttöönsä sähköisestä kauppapaikasta ja valmistelee sen perusteella tarjouksen. Taustatiedot, kuten tiestö-, liikenne- ja kuntotiedot sekä aikaisemmat toteumatiedot palveluntuottaja saa käyttöönsä sähköisen kauppapaikan kautta tietopalveluista. Palveluntuottaja lähettää sähköisen tarjouksen Tiehallintoon. Hankintavastaava ja tarjousten arviointiryhmät käsittelevät tarjoukset hankintapalvelukonsultin avustuksella. Käsittelyn tuloksena saadaan selville tarjouskilpailun kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jonka tekijää esitetään valittavaksi palveluntuottajaksi. Hyväksyjä tekee päätöksen esittelyn perusteella. Kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille palveluntuottajille lähetetään hankintapäätös perusteluliitteineen sekä valitusosoitus. Hankintavastaava järjestää sopimuskatselmuksen, johon valittu palveluntuottaja ja Tiehallinnon hyväksyjä sekä muut asiantuntijat osallistuvat. Sopimuskatselmuksessa käydään läpi tarjouspyyntö- ja tarjousaineisto tarvittavilta osin sen varmistamiseksi, että molemmat osapuolet ymmärtävät palvelun ja sen vaatimukset sekä ehdot ja riskit oikein ja samalla tavalla. Sopimuskatselmukseen mennessä palveluntuottaja täydentää sopimukseen liittyviä asiakirjoja Tiehallinnon hyväksyttävällä tavalla esim. maksuerätaulukon osalta ja tarvittaessa tarkentaen toiminta- ja laatusuunnitelmaa. Sopimuskatselmuksen jälkeen sopijapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen palveluntuottaja aloittaa hankkeen toteutuksen sovittuna ajankohtana. Hankintoja on mahdollista tehdä yhteistilauksena muiden toimijoiden, esimerkiksi kunnan tai toisen väyläviraston kanssa. Yhteistilauksessa laaditaan erilliset sopimukset tilaajien kesken, mikäli kustannusten ja vastuunjaosta ei ole tehty erillistä tilaajien välistä kirjallista sopimusta. Yhteistilauksissa hyväksyjän rooli voi olla jaettu Tiehallinnon ja yhteistilaajan kesken. Lisäksi tilausvaltuutuksen saaminen sekä tarjousten käsittelyvaiheessa kustannustiedoista keskusteleminen voi yhteistilauksissa erota tässä kuvauksessa määritellystä. 6.3 Yhteenveto tuoteryhmäkohtaisista eroista kilpailutusvaiheessa Tuoteryhmäkohtaisesti keskeisimmät erot kokonaisprosessiin ovat hankintojen kilpailuttamisen esivalmistelu- ja valmisteluvaiheissa. Valmistelussa tarvittavien lähtötietojen tarve vaihtelee paljon eri tuoteryhmien välillä. Tarkemmat kuvaukset tuoteryhmäkohtaisista eroista löytyvät tuoteryhmäkohtaisten erojen dokumenteista, jotka ovat tämän yhteenvetoraportin liitteenä. Hoito

23 HANKINTA-arkkitehtuuri 21 TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT Hoidon hankinta on jatkuvaa toimintaa. Uusi urakka on aloitettava edellisen päättyessä, jotta tiestön hoito turvataan. Hankinnan valmistelu alkaa noin vuotta aikaisemmin, ennen edellisen urakan päättymistä. Uuden urakan lähtötietoina toimivat päättymässä olevan urakan ajantasaiset tiedot. Ylläpito Ylläpidon urakat ratkaistaan edullisimman hinnan perusteella. poiketen kokonaisprosessissa kuvatusta kokonaistaloudelliseen edullisuuteen (hinta/laatu) perustuvasta valinnasta. Hankittaessa ylläpitoa palvelusopimuksella suunnitteluprosessi ei tuota hankeluetteloa, vaan verkostotasoiset laatuvaatimukset, joiden perusteella palveluntuottaja itse ohjelmoi suoritettavat työt. Investoinnit Suurista kehittämisinvestoinneista päätetään eduskunnassa. Suurten investointien valmistelussa tarvitaan hyvin paljon erilaisia tietoja. Tietojen kokoamisessa hankintavastaavaa auttavat asiantuntijat tai erillinen asiantuntijaryhmä. Ennen investointiurakan toteutuksen aloittamista pitää investoinnin edellyttämä alue olla laillisesti käytettävissä. Investoinnin edellyttämän maantiealueen haltuunotto tapahtuu maantietoimituksen kautta tai maanomistajan kirjallisen suostumuksen perusteella. Suunnittelu- ja asiantuntijapalvelut Suunnittelu- ja asiantuntijapalveluiden hankinnassa hankittavien tuotteitten ja palveluiden valikoima on laaja ja asettaa omat haasteensa hankintojen kilpailuttamiselle. Suunnittelu- ja asiantuntijapalveluiden käynnistämisessä ei ole myöskään yhtä selkeää käynnistymismekanismia. Suuri osa hankinnoista perustuu määrättyihin ohjelmiin, esimerkiksi suunnitteluohjelma tai T&K teemaohjelma. Tilausvaltuus voidaan antaa kokonaisvaltuutuksena koko vuodelle tai pelkästään yksittäisen toimeksiannon toteuttamiseen. Suunnittelu- ja asiantuntijapalveluiden hankinnassa hyödynnetään paljon puitejärjestelyjä, joiden määrä tulee kasvamaan tulevaisuudessa. Liikenteenhallinta Liikenteen hallinnan suunnittelua ja toteutusta hankitaan investointien hankintojen osana tai erillisinä liikenteen hallinnan hankintoina. Pitkäkestoisen hankkeen yhteydessä liikenteen hallinnan osalta on huomioitava tekniikan kehittyminen. Tekniikka voi muuttua hankkeen aikana, jolloin suunnitelmia tulee päivittää käyttämään kehittynyttä tekniikkaa. Nämä mahdolliset muutokset tulee huomioida jo tarjouspyyntövaiheessa. 7 TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT 7.1 Yhteenveto tuoteryhmäkohtaisista osaprosesseista Toteutusvaiheen toiminta eroaa joiltakin osin tuoteryhmäkohtaisesti. Tästä johtuen tuoteryhmien toteutusvaiheet on käsitelty omina osaprosesseina. Seuraavassa on kuvattu lyhyesti kaikille tuoteryhmille yhteiset toteutusvaiheen toiminnot.

24 22 HANKINTA-arkkitehtuuri TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT Ennen toteutusvaiheen alkamista järjestetään sopimuskatselmus, johon sopimusosapuolten edustajat osallistuvat. Sopimuskatselmuksessa tarkastetaan mm. sopimuksen aikainen kokouskäytäntö, maksupostit ja viestintäsuunnitelma. Sopimuskatselmuksessa sovitaan myös kanssakäymisportaalin käytön periaatteet toteutuksen osalta. Hankintavastaava on viimeistään sopimuskatselmuksen jälkeen yhteydessä viestintään käynnistääkseen kyseiseen sopimukseen liittyvän viestinnän. Viestintää hoidetaan koko toteutusprosessin ajan. Sopimuskatselmuksessa tai erikseen pidettävässä aloituskokouksessa sovitaan tietojen tuottamisesta ja ylläpidosta sähköisiin tietovarastoihin Toteutusvaihe alkaa kilpailutusvaiheen päätyttyä sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen palveluntuottajalla on edellytykset aloittaa varsinainen sopimuksen toteuttaminen. Palveluntuottaja tiedottaa toteutusvaiheessa liikennekeskukselle sopimuksen mukaisista asioista. Sopimuksen toteuttamisen aikana palveluntuottaja tuottaa Tiehallinnolle seuranta-, laatu- ja laskutustietoja sopimuksen mukaisesti. Tuoteryhmäkohtaisesti palveluntuottaja tuottaa Tiehallinnolle myös tiehen liittyvää tietoa varusteista ja laitteista, tien rakenteesta sekä suunnittelutietoa sopimuksen mukaisesti. Palveluntuottaja myös raportoi sopimuksen toteuttamisesta hankintavastaavalle, joka ovat vastuussa laadun hallinnasta ja urakan ohjauksesta Tiehallinnon puolelta. Kanssakäymisportaali toimii toteutusvaiheen aikaisen tiedonvaihdon ja sopimuksen hallinnollisen raportoinnin työkaluna. Sopimuksen toteuttamisen aikana syntyviä tietoja tallennetaan tarpeen mukaan sopimuksen aikana ja sopimuksen päättyessä varmistetaan, että kaikki tarvittavat sopimuksen aikana syntyneet tiedot on tallennettu sopimuksessa sovittuihin tietovarastoihin. Sopimuksen aikana pidetään kokouksia sopimuskatselmuksessa/aloituskokouksessa sovitun käytännön mukaisesti. Tarpeen mukaan työmaakokouksissa voidaan sopia lisäkokousten pitämisestä. Palveluntuottaja ja Tiehallinnon puolesta hankintavastaava tekevät arviointia sopimuksen palautejärjestelmään. Palveluntuottajan saatua toteutuksen valmiiksi järjestetään vastaanotto, jossa hankintavastaava varmistaa toteutuksen sopimuksen mukaisuuden. Vastaanoton jälkeen alkaa mahdollinen takuuaika, jolloin hoidetaan takuuajan toimintaa. Takuuajan päätyttyä työ hyväksytään lopullisesti vastaanotetuksi. 7.2 Hoito Palveluntuottaja tarkentaa toiminta- ja laatusuunnitelmaa ennen sopimuksen allekirjoittamista ja urakan aikana ainakin kahdesti vuodessa. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen palveluntuottaja aloittaa urakan toteutuksen.

25 HANKINTA-arkkitehtuuri 23 TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT Palveluntuottaja suorittaa hoitotoimenpiteitä tiestöllä ja raportoi niistä. Palveluntuottaja seuraa jatkuvasti tiestön kuntoa ja tilaa, mm. tehden tiestötarkastuksia. Lisäksi palveluntuottaja seuraa muiden laitteiden kuntoa ja tekee esityksiä sellaisista korjaustarpeista ja toimenpiteistä, jotka eivät kuulu urakkaan. Palveluntuottaja suorittaa urakkaan kuuluvia toimenpiteitä tiestöllä, joiden yhteydessä korjataan tai vaihdetaan uuteen mm. varusteita ja laitteita. Näiden tiestötietojen osalta palveluntuottaja tallentaa sopimuksen mukaiset tiedot tietovarastoihinsa ja siirtää sovittujen aikataulujen mukaisesti tiedot sopimuksen mukaisiin tietovarastoihin ja raportoi niistä. Hankintavastaava tekee pistokoetarkastuksia urakan toteuttamisen aikana käyttäen mahdollisesti hankintapalvelukonsulttia apunaan. Palveluntuottaja suorittaa tarvittavat korjaukset pistokoetarkastusten tulosten perusteella. Hankintavastaava voi myös tilata palveluntuottajalta sopimuksessa määriteltyjä lisätöitä tai pyytää tarjouksia ja tilata lisätöitä sopimuksen ulkopuolelta. Lisätilaukset hyväksytään Tiehallinnon työjärjestysten hyväksymiskäytännön mukaisesti. Hankintavastaava järjestää kerran kuukaudessa työmaakokouksen. 2-3 päivää ennen työmaakokousta palveluntuottaja ilmoittaa toteutuneet työmäärät. Työmaakokouksessa käydään läpi tienkäyttäjien palautteet, pistokoetarkastusten raportit, laatutiedot, kustannustiedot (äkilliset hoitotyöt, lisätyöt, sanktiot) ja ympäristöraportti ja toteutuneet työt sekä hyväksytään maksatukset. Kerran vuodessa hankintavastaava järjestää välikatselmuksen, johon palveluntuottaja osallistuu. Välikatselmuksessa käydään läpi ja kuitataan koko vuoden aineisto ja siitä tuotetaan pöytäkirja, jota käytetään urakkaa vastaanotettaessa. Välikatselmuksen yhteydessä hankintavastaava ja palveluntuottaja tekevät toisistaan arvioinnin sopimuksen palautejärjestelmään. Arviointi tehdään vuodessa kahdesti, toinen kerta sijoittuu työmaakokouksen yhteyteen talvikauden jälkeen. Urakan päättyessä palveluntuottaja tekee itselleluovutuksen. Itselleluovutuksen jälkeen palveluntuottaja tilaa vastaanottotarkastuksen hankintavastaavalta. Vastaanottotarkastuksessa käydään läpi urakan aiemmat tiedot välikatselmuspöytäkirjoista sekä niiden jälkeiset urakan tiedot. Vastaanottotarkastuksessa voidaan esittää tehtäväksi toimenpiteitä, ennen kuin urakkaa esitetään vastaanotettavaksi. Vastaanottotarkastuksen yhteydessä käsiteltäviin tietoihin liittyvät myös tieverkolla palveluntuottajan toimesta toteutetut toimenpiteet, kuten varusteiden ja laitteiden uusimiset. Toimenpiteiden tulee olla toteutettu urakan alussa sovitusti. Urakan alussa molempien sopimusosapuolten hyväksymää ja jäädytettyä tiestötietokantaa verrataan urakan päätyttyä tuotettuun tiestötietokantaan, joiden pohjalta määritetään mahdolliset aiheeseen liittyvät sanktiot ja bonukset. Vastaanottotarkastuksesta tehdään vastaanottotarkastuspöytäkirja, jossa hankintavastaava voi esittää urakkaa vastaanotettavaksi hyväksyjälle. Hyväksyjä tekee päätöksen urakan vastaanottamisesta. Tässä yhteydessä palautetaan urakan aikainen vakuus palveluntuottajalle. Vastaanottotarkastuksen jälkeen alkaa takuuaika urakoissa, joihin sisältyy takuu (lähinnä kelirikkokorjauksia sisältävät urakat). Takuuajan päätyttyä pi-

26 24 HANKINTA-arkkitehtuuri TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT detään takuutarkastus. Päätöksen urakan lopullisesta hyväksymisestä tekee hyväksyjä. Mahdollinen takuuajan vakuus palautetaan palveluntuottajalle. 7.3 Ylläpito Palveluntuottaja suunnittelee jo tarjousvaiheessa sopimuksen toteutuksen ja sitä täydennetään ja täsmennetään sopimuskatselmukseen mennessä. Sopimuskatselmuksessa tarkastetaan palveluntuottajan tekniset ja toiminnalliset suunnitelmat sekä toteutuksen aikataulu. Sopimuskatselmuksessa sovitaan myös mitä tietoa toteutuksen aikana kerätään. Palveluntuottaja tiedottaa liikennekeskukselle töiden tarkemman aikataulun ennen töiden aloittamista. Työn aikana palveluntuottaja välittää ajantasaista tietoa työn etenemisestä ja sen vaikutuksesta liikenteeseen liikennekeskukselle. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen palveluntuottaja aloittaa sopimuksen toteuttamisen. Sopimuksen toteuttamisen aikana palveluntuottaja tuottaa yleistä raportointia, toteuma-, mittaus-, poikkeama-, palaute- aikataulu-, laatu-, tiestö-/kunto- sekä kustannustietoa. Työmaakokouksissa on käytössä kaikki sopimuksen aikana tehdyt raportit sekä tienkäyttäjiltä saatu palaute. Kokousten perusteella hankintavastaava tarkistaa maksettavat urakkasaatavat. Maksuerät hyväksyy hyväksyjä. Vuosittain sekä palveluntuottaja että hankintavastaava tekevät arviointia sopimuksen palautejärjestelmään. Sopimuksen aikana hankintavastaava vastaa määrärahojen hallinnasta. Indeksikorjaukset ja lisä- sekä muutostyöt vaikuttavat kustannuksiin, joita voi seurata ja hyväksyä hankinnan hallintapalvelun kautta. Määrärahojen hallinnassa hankintavastaava tekee yhteistyötä ohjausprosessin kanssa. Urakan valmistuessa palveluntuottaja toteuttaa ns. itselleluovutuksen ja valmistelee siten työn vastaanottoa. Samalla palveluntuottaja vastaa siitä että sopimuksen vastaanotossa tarvittavat asiakirjat ja yhteenvedot on tehty ajoissa ja kaikki sopimuksen toteuttamisen aikana tuotettavaksi sovittu tieto on olemassa. Palveluntuottaja vastaa myös tien rakenteisiin toteutettujen toimenpiteiden rakenteellisista tiestötiedoista. Mitatut tiestötiedot palveluntuottaja tallentaa sopimuksen mukaiset tietovarastoihinsa ja siirtää sovittujen aikataulujen mukaisesti tiedot sopimuksen mukaisiin tietovarastoihin ja raportoi niistä. Palveluntuottajan saatua sopimuksen toteutuksen valmiiksi, järjestää hankintavastaava sopimuksen vastaanottotarkastuksen, johon palveluntuottaja ja hankintapalvelukonsultti osallistuvat. Hyväksyjä ottaa sopimuksen vastaan ja sopimuksen vastaanoton pöytäkirja tallennetaan sähköiseen dokumenttivarastoon/arkistoon. Sopimuksen aikainen vakuus palautetaan palveluntuottajalle vastaanoton jälkeen ja sopimuksen takuu- tai vastuuaika alkaa. Sopimuksen takuuaikana palveluntuottaja tuottaa laatutietoja, jotka välitetään Tiehallinnon tietovarastoihin. Hankintavastaava järjestää takuutarkastuksia (monivuotisissa aina takuuajan päättyvien töiden osalta vähintään

27 HANKINTA-arkkitehtuuri 25 TOTEUTUSVAIHEEN OSAPROSESSIT vuosittain), joihin palveluntuottaja tulee osallistua. Takuutarkastuksista tehdään takuutarkastuspöytäkirja. Takuutarkastuksiin liittyvät esim. laatu- ja mittaustiedot viedään Tiehallinnon tietovarastoihin. Palveluntuottaja tekee mahdolliset takuukorjaukset takuutarkastuspöytäkirjan perusteella. Sopimuksen takuu- tai vastuuajan päätyttyä järjestetään loppukokous, johon sopimusosapuolet osallistuvat. Hyväksyjä suorittaa sopimuksen lopullisen hyväksymisen loppukokouksen perusteella. Sopimuksen hyväksymisen seurauksena päätöskirje ja vakuudet palautetaan palveluntuottajalle. 7.4 Investoinnit Ennen investoinnin hankinnan aloittamista on varmistuttava siitä, että investointia edeltävät suunnitelmat ovat lainvoimaisia ja tulevat valituksista vapaiksi ennen investointien käynnistämistä. Ennen investointiurakan toteutuksen aloittamista investoinnin edellyttämä alue tulee olla laillisesti käytettävissä. Investoinnin edellyttämän maantiealueen haltuunotto tapahtuu maantietoimituksen kautta tai maanomistajan kirjallisen suostumuksen perusteella. Haltuunotto pitää tapahtua kokonaisuudessaan ennen kuin palveluntuottaja voi aloittaa työt. Haltuunoton jälkeen hankintavastaava luovuttaa urakkaalueen palveluntuottajalle. Sopimuskatselmuksessa sovitaan sidosryhmille raportoitavista asioista ja aikatauluista, työnaikaisista työmaakokouksista, maksueräaikataulusta ja muista maksuaikatauluista, lisä- ja muutostöiden käsittelyperiaatteista, laatuja poikkeamaraportoinnista ja liikennejärjestelyistä. Sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen alkaa urakka-aika, jolloin palveluntuottaja toteuttaa urakkaa suunnitelman mukaisesti ja päivittää toteutumatietoja tietovarastoihinsa ja sopimuksen mukaisesti siirtää tiedot Tiehallinnon tietovarastoihin. Palveluntuottajan tulee esittää vastuullaan olevat suunnitelmat hankintavastaavalle joko tiedoksi tai hyväksyttäväksi ennen rakennustöihin ryhtymistä. Hankintavastaava seuraa urakan toteutusta. Hankintavastaavalla on aina oikeus tehdä laadunvarmistustoimenpiteitä esimerkiksi pistokoetarkastuksia hankintapalvelukonsultin avustuksella. Lisäksi hankintavastaava hoitaa kanssakäymistä sidosryhmien kanssa. Tavoitetilassa osa työmaakokouksista voidaan korvata kanssakäymisportaalin kautta tapahtuvalla tiedon vaihdolla ja seurannalla. Palveluntuottaja raportoi urakan kustannuksista kustannusten hallintajärjestelmään. Hankintavastaava tarkistaa maksuerät kanssakäymisportaalin laatutietojen, kuvien ja hankintapalvelukonsultin tarkastuksen perusteella. Hyväksyjä hyväksyy maksuerät.