District Governor-elect Survival Kit TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS 2011

Transkriptio

1 Versio 2011 Suomen Rotary - Finlands Rotary ry District Governor-elect Survival Kit TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS 2011 Paul P. Harris

2 Sisällysluettelo 2/27 1. Johdanto Kuvernöörin valinta ja nimeäminen Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa Kuvernöörin valmennus kotimaassa GSE (Group Study Exchange) opintoryhmien vaihto GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti International Assembly (kansainvälinen rotaryneuvottelu) RI:n kansainväliset kongressit Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu Piirin visio ja strategia Piirijohtosuunnitelma (DLP) Piiriorganisaatio Toimintasuunnitelma Piirin talousarvio Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä Talousarvion perusteet Tilikirjausohje Taloudenhoidon yleisohje Rotarypiiri ry:n säännöt Yhdistysrekisteri-ilmoitus Piirin tilaisuuksien valmistelut PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu Piirikonferenssi - Piirikokous Muut piirin järjestämät tilaisuudet Kuvernöörin klubivierailut Klubineuvottelu/Osa Klubineuvottelu/Osa Klubikokous Klubien juhlat Rotaryprotokolla Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset Tiedottaminen ja tiedonvälitys Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa RI:n nettisivut Suomen Rotaryn nettisivut Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Piirien ja klubien nettisivut Kuvernöörin IT-valmiudet Suomen rotarypiirien palveluorganisaatio ja palvelut Tulevien kuvernöörien välinen yhteistyö Piirin arkisto Raportointi- ja postitusmenetelmät Tulevan kuvernöörin vuosikalenterit DGN-vuosi DGE-vuosi DG-vuosi IPDG-vuosi Rotaryvuoden vuosikello Tietolähteitä kuvernöörille, piirin toimihenkilöille ja klubeille Painotuotteita Rotarytietoutta Internetissä Help Desk -tukipalvelut Dokumentin versiohistoria...27

3 3/27 1. Johdanto Kuvernööriksi valmistautuminen on pitkä prosessi, joka alkaa useita vuosia ennen DG-tehtävän vastaanottoa. Kuvernöörivuodenkin jälkeen on vielä velvoitteita sekä Rotary Internationalille että piirille, mm. kuvernöörin kustannusraportit RI:lle ja piirille tilinpäätös ja toimintakertomus. Kaiken kaikkiaan kuvernöörin putki on n. 4 vuoden pituinen. Tämän jälkeenkin useat entiset kuvernöörit jatkavat vielä piirin, Suomen Rotaryn tai RI:n tehtävissä. Tämän kansanpainoksen tarkoitus on antaa tuleville kuvernööreille yhteenveto ja käytännön vinkkejä kuvernöörin tehtävään valmistautumisen sekä kuvernöörivuoden keskeisistä kohdista. Valmistautumiseen liittyy kouluttautumista, omaehtoista perehtymistä ja opiskelua sekä RI:n määrittämiä määrämuotoisia ja -aikaisia tehtäviä, että myös kansallisia ja piirikohtaisia tehtäviä. RI:n julkaisemassa ja tuleville kuvernööreille toimittamassa n. 230-sivuisessa oppaassa, District Governor s Training Manual on yksityiskohtaisesti kuvattuna kuvernöörivuoteen valmistautumiseen ja sen läpivientiin liittyvät kaikki tehtävät. Opaskirja löytyy myös sähköisenä RI:n nettisivuilta englanniksi ja ruotsiksi. Kirjoita hakukenttään 233. RI:n ja SR:n asettamat tehtävät ja niihin liittyvät määräajat voivat muuttua vuosittain ja jopa vuoden aikanakin. Tuleva kuvernööri ja kuvernööri saavat vuoden aikana RI:ltä ja SR:ltä ilmoitukset ja muistutukset näistä määräajoista. Zürichin toimisto toimittaa kuukausittain ns. CDS Newsletter uutistiedotteen, jossa näistä tärkeistä asioista muistutetaan. Tämän dokumentin lopussa on vuositaulukot tehtävineen ja määräaikoineen. Joissain kansallisissa menettelytavoissa voi Suomen eri piireissä olla toisistaan poikkeavia käytäntöjä sekä ajoituksissa että toteutuksissa. Jäljempänä kuvatut menettelyt koskevat lähinnä seuraavaa tulevaa kuvernööriä (DGE, District Governor-elect) sekä hänen varsinaista kuvernöörin toimikautta. DGE:tä seuraavien kuvernööriehdokkaiden (DGN, District Governor-nominee) valmistautuminen tulevaan kuvernöörivuoteensa on lähinnä perehtymistä yleisellä tasolla piirinsä, SR:n ja RI:n toimintaan ja menettelytapoihin. Alustava valmistautuminen kuvernöörin tehtävään kannattaa aloittaa n. pari vuotta ennen toimikauden alkua. Toimikautta edeltävänä vuotena tuleva kuvernööri saa tehtäväänsä valmistavan koulutuksen useissa eri tilaisuuksissa sekä kotimaassa että ulkomailla. Tehtävää edeltävänä vuotena laaditaan myös piirin kaikki suunnitelmat, joiden mukaan sitten varsinainen kuvernöörivuosi toteutetaan.

4 4/27 2. Kuvernöörin valinta ja nimeäminen Tulevan kuvernöörin nimeäminen käynnistetään siten, että istuva kuvernööri ilmoittaa klubeille elo-syyskuun aikana kuukausikirjeessään hakumenettelystä ja pyytää klubeja tekemään esityksiä asetettuun määräaikaan mennessä. Klubien esitykset kuvernööriksi tehdään määrämuotoisella kirjallisella hakemuksella (Form H: Governor-nominee Data Form). Piireillä voi olla käytössä omia hakulomakkeita, mutta suositellaan RI:n virallisen lomakkeen käyttöä, koska se antaa klubille ja hakijalle heti oikean kuvan tulevista vaatimuksista, joista englanninkielen sujuva ymmärtäminen ei ole vähäisimpiä. Piirin tulee valita ehdokas kuvernööriksi enintään 36 kk, mutta vähintään 24 kk ennen toimeen astumispäivää. Kuvernöörin valintamenettelyt ja kelpoisuusvaatimukset ovat selostettuina RI:n Manual of Procedure -käsikirjassa (suom. Rotaryn Käsikirja) sekä RI:n menettelytapasäännöissä (RCOP, Rotary Code of Policies). Myös SR:n nettisivuilta/suojatut jäsensivut löytyy kuvernöörin valintamenettelyistä selostus "Kuvernöörin vaali". Kuvernöörin nimeämiskomitea valitaan vuosittain joko piirineuvottelussa tai piirikokouksessa. Nimeämiskomitean kokoonpano vaihtelee piireittäin. Nimeämiskomitean jäsenille ei ole asetettu erityisiä kelpoisuusvaatimuksia (ei tarvitse olla entisiä kuvernöörejä tai piirineuvoston jäseniä). Siinä tapauksessa, että piirikokouksessa ei jostain syystä saada nimettyä nimeämiskomiteaa, nimeämiskomitean muodostavat viisi viimeksi palvellutta entistä kuvernööriä. Nimeämiskomitean esitys kuvernööriksi ilmoitetaan klubeille neljän vuorokauden kuluessa siitä, kun nimeämiskomitea on tehnyt päätöksensä. Klubit voivat tässä vaiheessa tehdä kilpailevia ehdotuksia kuvernööriksi. Prosessi on kuvattu RI:n säännöissä artikla 13:ssa. Kuvernöörin tulee ilmoittaa kuvernööriehdokkaan nimi RI:n pääsihteerille kymmenen päivän kuluessa siitä, kun hänet on valittu ehdokkaaksi (Form H: Governor-nominee Data Form). DGE:n virallinen valinta tapahtuu kuitenkin vasta toimikauttaan edellisen vuoden RI:n kansainvälisessä kongressissa. Tämä on vain muodollinen vahvistus. DGN:n on hyödyllistä osallistua perehtymismielessä PETS:iin tarkkailijana ja kouluttajana. Valintansa jälkeen DGN yleensä nimitetään heti piirineuvoston jäseneksi. DGN esitellään ja esittäytyy yleensä PETS:n/piirineuvottelun ja piirikonferenssin/piirikokouksen yhteydessä. 3. Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen Tulevan kuvernöörin koulutus, perehdyttäminen ja valmistautuminen tehtäviin on oleellista jatkuvuuden ja tehokkaan organisaation varmistamiseksi. Päävastuu koulutuksista on RI:llä, mutta myös Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä on piirien antama koulutusvelvoite. Kunkin DG:n velvollisuus on huolehtia seuraajansa opastamisesta ja tukemisesta. Lisäksi on korostettava tulevan kuvernöörin omatoimisuutta laajaan rotaryaineistoon perehtymisessä. Tämä työ on syytä aloittaa mahdollisimman varhain. Tärkeimmät koulutustilaisuudet ja aineistot edellyttävät tulevalta kuvernööriltä ja hänen puolisoltaan hyvää englanninkielen suullista ja kirjallista taitoa Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa - Toiminta piirineuvostossa - Tutustuminen piirin arkistoihin mm. edellisten kuvernöörien aineistot - Perehtyminen edellisen piirineuvottelun ja piirikokouksen pöytäkirjoihin - Tutustuminen piirin edellisiin vuosikertomuksiin ja tilinpäätöksiin - Osallistuminen mahdollisuuksien mukaan muutamaan DG:n klubivierailuun tuntuman saamiseksi

5 5/ Kuvernöörin valmennus kotimaassa Suomen Rotary Finlands Rotary ry järjestää vuosittain elokuussa tuleville kuvernööreille puolisoineen kaksipäiväisen informaatio- ja valmennustilaisuuden (DGE-info). Kouluttajina toimivat edelliset kuvernöörit puolisoineen ja muut kutsutut kouluttajat. Tilaisuuden järjestämisestä vastaa Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hallituksen puheenjohtaja. SR maksaa osallistujien matka- ja majoituskulut sekä ruokailut. Tilaisuuden tarkoitus on: - tavata ensimmäisen kerran muiden piirien tulevat kuvernöörit ja heidän puolisot - saada opastusta, neuvoja ja käytännön kokemuksia kouluttajilta - vaihtaa ajatuksia ryhmän kesken tulevista omista suunnitelmista - saada tietoa Suomen Rotaryn ja Rotarytoimiston piireille ja kuvernööreille tarjoamista palveluista - saada ennakkotietoja tulevista kuvernöörin koulutustilaisuuksista, joita ovat vyöhyketasoinen Governor-elect Training Seminar (GETS) sekä kuvernöörikouluksi kutsuttu International Assembly San Diegossa, USA:ssa 3.3. GSE (Group Study Exchange) opintoryhmien vaihto Ainoastaan ei-pilottipiirit voivat hakea GSE-vaihtoa. Vaihdon kohteena voi olla myös pilottipiiri. Katso tarkemmin esite GSE 165-EN. Sen voit imuroida RI:n nettisivuilta. Opintoryhmävaihdosta (GSE) on tehtävä päätös jo syyskuun loppuun mennessä, palauttamalla sähköpostilla pdf-lomake 167-EN (610) TRF:n GSE-osastolle), lomake lähetetään kaikille DGE:lle heinä-elokuussa. Päätös osallistumisesta ja kumppanin valinnasta on tehtävä jo siis ennen kuin on osallistunut mihinkään kansainväliseen koulutukseen. On hyvä olla pro-aktiivinen ja tutustua Member Accessissa kohdassa Rotary Workgroups olevaan District Governor s Exchange -palveluun, jossa Contacts alla on yhteystiedot kollegoihin eri maissa. Sieltä voit valita sen, jonka kanssa haluat toteuttaa vaihdon. Sieltä löytyvät sähköpostiosoitteet jokaisen piirin DGE:lle, rotarysäätiökomitean puheenjohtajalle ja GSE-komitean puheenjohtajalle. Assembly on sitten se paikka, jossa vahvistetaan esim. GETS:n yhteydessä sovitut GSE-vaihdot. Nopeat syövät hitaat tässäkin asiassa. Tarkemmin voit tutustua GSE-vaihtoon lukemalla esite Group Study Exchange (165-EN) GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti GETS ja Rotaryinstituutti ovat kaksi eri tapahtumaa, mutta ne järjestetään perinteisesti samassa yhteydessä. GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään nykyisin vyöhykkeittäin. Tulevien kuvernöörien vyöhykekohtaiseen koulutuksen (GETS) osallistuminen on pakollinen kaikille tuleville kuvernööreille sekä suotavaa myös puolisoille. Pohjoismaiden vyöhykkeiden 15 ja 16 GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään vuosittain syyslokakuussa jossain vyöhykkeen 15/16 maassa. Seuraava GETS ja Instituutti pidetään Norjassa Lilleströmissä Oslon lähellä.. GETS:n osuus kestää 2 päivää ( ). Yleinen käytäntö on, että GETS:n ja Instituutin aikana järjestetään samanaikaisesti seminaareja erilaisine ryhmäkokouksineen, kuten rotarysäätiöseminaari, jäsenkehitysseminaari, nuorisovaihtoseminaari jne. DGE:t osallistuvat GETS:n jälkeen varsinaiseen Instituuttiin ja sen istuntoihin ja ryhmäkokouksiin. GETS ja Rotaryinstituutti kestävät yleensä yhteensä n. 5 päivää. GETS tarjoaa ensimmäisen tilaisuuden tutustua kansainväliseen Rotaryyn, sillä osanottajat ja käsiteltävät asiat ovat enemmän alueellisia kuin kansallisia. Kokous antaa samalla mahdollisuuden tutustua lisää suomalaisiin kollegoihin ja tavata kollegoja myös muista alueen maista.

6 6/27 GETS on myös ensimmäinen mahdollisuus sopia pohjoismaisesta vierailuvaihdosta tulevaan piirikonferenssiin. Kannattaa toimia nopeasti ja aktiivisesti näiden vaihtosopimusten kanssa, ettei jää paitsi. Pohjoismainen vierailuvaihto piirikonferenssissa ei ole pakollinen, mutta on vakiintunut käytäntö. Seminaarissa on myös mahdollisuus tavata Zürichin aluetoimiston edustajia. GETSin ryhmätyöt perustuvat vahvasti District Governor s Training Manualiin, joka on syytä ottaa mukaan Lilleströmiin. Ennen GETSiin menoa on syytä painattaa kuvernöörin käyntikortit. Mallit kannattaa ottaa edellisten vuosien kuvernööreiltä (n. 500 kpl riittää alkuunsa). RI maksaa käyntikortit. RI maksaa DGE:n osallistumisen ja ylöspidon GETS:in osalta (paitsi matkakulut). Piiri maksaa DGE:n GETS- matkakulut sekä Instituuttiin ja seminaareihin osallistumiset sekä puolison kustannukset kaikilta osin. Piirikohtaisesti on erilaisia käytäntöjä DG:n, entisten kuvernöörien, rotarysäätiöasiamiehen, piirikouluttajan jne. osallistumisesta Instituuttiin ja seminaareihin ja kustannusten korvaamisesta International Assembly (kansainvälinen rotaryneuvottelu) Tämä kuvernöörikouluksi nimitetty koulutustilaisuus pidetään vuosittain USA:ssa ja kestää noin viikon. Assembly pidetään San Diegossa Kaliforniassa Royal Manchester Hyatt hotellissa. Assemblyn ajankohta hieman vaihtelee vuosittain. Seuraava Assembly pidetään Koulutukseen osallistuvat maailman kaikki tulevat kuvernöörit, joita on n Tähän koulutukseen osallistuminen on DGE:lle pakollinen ja puolisolle suotava. Assemblyn pääkieli on englanti. Suomenkielen tukea ei ole, joten spontaanin suullisen esityksen taito englanninkielellä ryhmätöissä on välttämätön. International Assembly on tulevien kuvernöörien koulutuksen päätapahtuma, jonka tarkoitus on antaa piirin johtamiseen tarvittavat käytännön valmiudet, inspiraatiot ja motivaatiot. Koulutuksessa käydään läpi asioita, jotka on selostettu RI:n etukäteen lähettämässä kuvernöörin opaskirjassa District Governor s Training Manual, johon tutustutaan jo GETSissä. Koulutus muodostuu täysistunnoissa (Plenary Sessions) pidetyistä alustuksista, jonka jälkeen osallistujat menevät nimettyihin työryhmiin (Group discussions), joissa jatketaan keskustelua ja pohdintoja alustetuista aiheista. Myös puolisot osallistuvat täysistuntoihin, jonka jälkeen heillä on omat koulutus- ja keskustelutilaisuudet. Ennen Assemblya on mahdollisuus viettää n. viikon mittainen homestay-vierailujakso jossain amerikkalaisessa rotaryperheessä. USA:n piirit organisoivat ja markkinoivat näitä etukäteisohjelmia. Tämä mahdollisuus kannattaa yleensä käyttää hyväksi. RITS huolehtii matkajärjestelyistä liittyen myös homestayviikkoon, kun se on suoraan liitettynä Assemblymatkaan. DGE maksaa silloin vain hänen ja puolison poikkeavista lennoista syntyvät lisäkustannukset. Assemblyn ensimmäinen päivä on varattu ilmoittautumiseen ja majoittautumiseen. Mikäli haluaa saapua paikalle jo hieman aikaisemmin tai jäädä vielä joiksikin päiviksi Assemblyn jälkeen, niin näiden ylimääräisten päivien kustannukset on maksettava itse. Lennot Suomesta San Diegon kestävät niin kauan, ettei perille ehdi ajoissa, jos lähtee RITSin suosituksen mukaisesti saman päivän aamuna. RI järjestää ja korvaa pyydettäessä nk forced overnight -järjestelyn esim. New Yorkissa sitä pyydettäessä. Assemblyn yhteydessä on myös tarjolla vapaaehtoisena iltaohjelmana vierailuita lähialueen klubeissa tai rotaryperheissä, jos aikataulu sallii.

7 7/27 Assemblyn koulutusaikataulu on erittäin tiivis ja sen aikana on minimaalisesti omaa aikaa. Puolisoilla on hieman väljempi aikataulu. Assemblyssa on tapana vaihtaa osallistujien kesken pieniä lahjoja. Näitä lahjoja kannattaa hankkia ja ottaa mukaan n. pari sataa kappaletta. On mielikuvituksesta kiinni, mitä kukin lahjoikseen hankkii tai tekee. Suotavaa on, että lahjan symboliikka liittyy jotenkin lahjanantajan kotimaahan. Nämä lahjat tuleva kuvernööri maksaa itse. Viime vuosina on levinnyt myös käytäntö, jonka mukaan tulevat kuvernöörit sopivat keskenään lahjojen korvaamisesta TRF-lahjoituksella. Vuonna 2011 DGE:t sitoutuivat lahjottamaan PolioPlus-rahastoon USD kukin. Assemblyn yhteydessä pidetään International Festival Talent Night -ilta, jolloin eri maiden piirien tulevat kuvernöörit puolisoineen esittävät pienen (3 min.) ohjelmanumeron, joka jollain tavalla liittyy kyseisen maan tunnusmerkkeihin. Näitä eri maiden esittämiä ohjelmanumeroita on illan aikana n. 25 kpl. Mikäli haluaa mukaan tähän vapaaehtoiseen esiintymiseen, niin esiintyminen on anottava RI:ltä ja RI päättää onko esitys sellainen, että pääsee lavalle. Suomalaiset tulevat kuvernöörit puolisoineen ovat perinteisesti olleet aktiivisia esiintyjiä. Rotaryn vuositeeman julkistamisen jälkeen tulevat kuvernöörit saavat kuvernöörin takkinsa. Tilatut takit ovat toimitettuina kunkin omiin huoneisiin. Lisäksi miespuoliset kuvernöörit saavat vuoden teemaan liittyvän solmion sekä rouvat huivin. Naispuoliset kuvernöörit saavat huivin ja puoliso solmion. Myös puolisot voivat tilata itselleen kuvernöörin takin, joka osoittautuu hyväksi ratkaisuksi kun samalla pukeutumismurheet rotarytilaisuuksissa poistuu. Takilla selviää useimmista tilaisuuksista niin Assemblyssa, Kongressissa kuin muissa tulevissa rotarytapahtumissa. Takin tilaus tehdään jo edellisenä syksynä. Kuvernöörin takin ja mahdollisen puolison takin kukin maksaa itse. Assemblyssa saa myös RI:n vuositeema-postikortteja, jotka on tarkoitettu hyvän tavan mukaisesti postitettaviksi tulevan rotaryvuoden klubipresidenteille ja piiriorganisaation jäsenille. Postituksen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi on syytä tehdä valmiit osoitetarrat etukäteen. DGE saa Assemblyssa pienen shekin, yleensä 100 USD, taskurahoiksi mm. em. korttien postitusta varten sekä elektronisen puhelinkortin, johon ladattu sisään pieni summa puhelinsoittoja varten. Assemblyn yhdessä Plenary Sessiossa vaihtavien GSE-piirien DGE:t ovat sijoitettuina istumaan vierekkäin, jolloin viimeistään löydät kumppanisi. Tulevan GSE piirin kuvernöörin kanssa avec on tapana pitää yhteinen tapaaminen ja vaihtaa pieniä lahjoja. Assembly on myös hyvä ympäristö levittää tietoa piiristään ajatellen tulevien vuosien GSEvaihtoa ja näin edesauttaa lähivuosien vaihtoja. Pohjoismaisten kollegoiden kanssa on hyvä keskustella myös mahdollisista vastavierailuista piirikonferensseissa, ellei tätä ole vielä tullut sovittua GETS:n yhteydessä. Matkajärjestelyt hoitaa Rotary International Travel Service (RITS). Palvelu toimii yleensä hyvin, mutta kannattaa kuitenkin trkastaa huolellisesti RITSin esittämät matkasuunnitelmat. Mikäli haluaa järjestää matkustamisen itse, on se hyväksytettävä RITS:llä. RI maksaa DGE:n ja puolison Assemblyyn osallistumisen, majoituksen ja matkat.

8 8/ RI:n kansainväliset kongressit (konventiot) Vuosittain touko - kesäkuussa järjestettävä RI:n kansainvälinen kongressi on erinomainen tilaisuus DGE:lle ja DG:lle saada kokemuksia Rotaryn kansainvälisestä toiminnasta. Osallistumalla kongressin yhteydessä pidettäviin erilaisiin seminaareihin DGE saa hyviä syventäviä eväitä DG-tehtävän hoitoon. Rotaryn kansainväliset toveruus- ja ystävyysverkostot syntyvät usein kongressien yhteydessä. Kongressi on tarkoitettu kaikille rotareille. Kongressiin osallistumisen kustannusten korvaamisessa on piireissä erilaisia käytäntöjä. Varsin yleinen tapa on kustantaa tuleva kuvernööri puolisoineen. Kongressi on istuvan RI Presidentin konferenssi ja siellä esitellään tuleva RI:n presidentti kaikille rotareille. Varsinaisesti hän tuli tutuksi DGE:ille jo Assemblyssa. Kongressissa, joka samalla on RI:n vuosikokous vahvistetaan tulevan hallituksen jäsenvalinnat, RI:n presidenttiehdokas sekä tulevan kauden DGE nimitykset. Vuoden 2012 Kongressi pidetään Bangkokissa Thaimaassa. 4. Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu Piirin toiminnan lyhyen ja pitkän aikavälin suunnittelu ja vuosibudjetointi on syytä aloittaa jo DGE-kauden alussa eli heti kesälomien jälkeen. Organisaation päivittämiseen ja täydentämiseen on syytä varata aikaa. Kuvernööri laatii piirin taloussuunnitelman yhteistyössä talouskomitean kanssa. Suunnitelma hyväksytetään PETS:n yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. On suositeltavaa, että piirin strateginen suunnitelma, DLP (piirijohtosuunnitelma), toimintasuunnitelma, talousarvio, taloudenhoidon ohjeet ja piiriorganisaatio esitetään piirineuvostolle kommentoitavaksi DGE-vuoden syksyllä ja piirijohdon koulutusseminaarissa helmikuussa, jotta niihin ehditään vielä tekemään tarvittaessa muutoksia ennen piirineuvottelua. Toimintasuunnitelmat, piiriorganisaatio ja talousarvio on tiedotettava tuleville klubipresidenteille hyvissä ajoin ennen PETS:n yhteydessä pidettävää piirineuvottelua, jossa nämä suunnitelmat käsitellään ja virallisesti hyväksytään. Piirineuvottelun hyväksytty pöytäkirja ja siinä mainittujen liitteiden kopiot (talousarvio, organisaatio jne.) lähetetään piirineuvostolle sekä Rotarytoimistoon. Alkuperäinen pöytäkirja jää piirin arkistoon Piirin visio ja strategia Piirin tavoitteiden ja toiminnan pitkän aikavälin suuntaviivat helpottavat vuosisuunnittelua sekä kuvaavat piirin pitkän aikavälin tavoitteita ja painopisteitä. Joissain piireissä on strategiatoimikunta, jonka tehtävänä on tarkastella ja laatia pitkän aikavälin suuntaviivat ja painopisteet yksittäisiä kuvernöörivuosia pidemmälle ajalle Piirijohtosuunnitelma (DLP) Piirijohtosuunnitelma (DLP = District Leadership Plan) kuvaa piirihallinnon ja johtamisjärjestelmän rakenteen ja menettelytavat. Piirin toimintasuunnitelma täydentää piirijohtosuunnitelmaa kuvaten kauden toiminnan tavoitteet. RI edellyttää, että jokainen piiri on laatinut piirijohtosuunnitelman, jonka muodoista säädetään RCOP kokoelman artiklassa Piirijohtosuunnitelmassa määritellään apulaiskuvernöörien määrä ja tehtävät, pätevyysvaatimukset, valintamenettely ja koulutus sekä piirin komiteoiden tarve ja tehtäväalue, komiteoiden puheenjohtajien ja jäsenten pätevyysvaatimukset ja valintamenettely. Piirijohtosuunnitelmassa on kuvattava myös miten piiri edesauttaa ja tukee vastaavaa suunnitelmaa ja suunnittelua klubitasolla.

9 9/27 Klubijohtosuunnitelma (CLP = Club Leadership Plan) on uusi suunnitteluväline ja sen sisäänajoa klubeihin kannustetaan. Klubijohtosuunnitelmasta löytyy aineistoa SR:n nettisivuilta. Piirijohtosuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja hyväksytetään PETS:n yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa Piiriorganisaatio Toiminnan suunnittelu kannattaa yleensä aloittaa piiriorganisaation kokoamisella, koska toiminnan vuosisuunnittelu on suunnitelmiin sitoutumisen kannalta hyvä laatia yhteistyössä komiteoiden vetäjien ja apulaiskuvernöörien kanssa. Piiriorganisaation rungon muodostaa piirineuvosto, jonka puheenjohtajana toimii istuva kuvernööri ja jäseninä yleensä 1-2 edellistä kuvernööriä, DGE, DGN, talouskomitean puheenjohtaja, rotarysäätiökomitean puheenjohtaja ja piirisihteeri. Piirineuvoston kokoonpano sekä komitearakenteet vaihtelevat piireittäin. Piiriorganisaatiota ei tule paisuttaa tarpeettomilla osilla, joilla ei ole käytännön toimintaa. Piirijohtosuunnitelmassa on määritelty piirin organisaation perusrakenne ja tehtävät. Piiriorganisaatio ja sen miehitys on ilmoitettava RI:lle (Form E: District Committee Appointments) joulukuun loppuun mennessä. Mikäli organisaatio on tällöin vielä joiltain osin auki, niin sitä voi täydentää myöhemmin. Seuraavia elimiä on yleensä pidetty hyödyllisinä: * Piirineuvosto Piirineuvosto on kuvernöörin johdolla työskentelevä neuvoa-antava toimikunta, joka tukee kuvernööriä tämän esille ottamissa asioissa. Piirineuvosto ei ole päättävä elin, vaan piirin päätösvalta on yksin kuvernöörillä perustuen piirineuvottelussa ja piirikokouksessa tehtyihin päätöksiin. Piirineuvoston kokoonpano on määriteltynä piirijohtosuunnitelmassa. Piirineuvosto toimii useissa piireissä myös kuvernöörin valintakomiteana. Jos piirineuvostossa on kuvernöörin lisäksi kaksi viimeisintä entistä kuvernööriä ja kaksi tulevaa kuvernööriä (Governor-elect ja Governor-nominee), siinä on runsaasti kokemusta. Tulevat kuvernöörit saavat piirineuvoston jäseninä hyvää kokemusta ennen toimikautensa alkua. * Talouskomitea Piirissä tulee olla vähintään kolmijäseninen talouskomitea. Talouskomitean tehtävänä on tukea tulevaa kuvernööriä talousarvion laadinnassa sekä valvoa ja raportoida taloussuunnitelman toteutumista. Talouskomitean puheenjohtaja on yleensä joku entinen kuvernööri. Talouskomitean kokoonpanossa on erilaisia piirikohtaisia käytäntöjä. Piirin laskut hyväksyy ja tiliöi pääsääntöisesti kuvernööri. Kuvernööri ei voi hyväksyä itse aiheuttamiaan kululaskuja, vaan ne hyväksyvät piirin talouskomitean puheenjohtaja. Hyväksymisen jälkeen laskut lähetetään Rotarytoimistoon maksettavaksi piirin tililtä. Piirin tilien tarkastamisen hoitavat piirineuvottelussa DGE:n esittämät ja hyväksytyt tilintarkastajat (yleensä samat tilintarkastajat kuin Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä). Piireillä on omia piirin taloudenpitoa koskevia ohjeita, kuten piirin taloudenhoidon yleisohjeet. * Rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitea on yksi piirin tärkeimmistä ja vaativimmista komiteoista. Rotarysäätiökomitean tehtävänä on suunnitella, koordinoida ja arvioida kaikkia säätiöön liittyviä piirin toimintoja sekä avustaa tulevaa kuvernööriä piirin rotarysäätiötavoitteiden asettamisessa ja lahjoitustilanteen seurannassa.

10 10/27 Rotarysäätiöltä anottavien apurahojen ja stipendien hakemiseen liittyy useita määräaikoja ja lomakkeita. Rotarysäätiön ohjelmat, niiden sisältö, hakemukset ja määräajat ovat kuvattuina vuosittain julkaistavassa Rotarysäätiön pikaoppaassa, jonka suomenkielinen versio löytyy SR:n nettisivuilta. Rotarysäätiökomitea vastaa piiritasolla Rotarysäätiötä koskevien asioiden kouluttamisesta ja tunnetuksi tekemisestä piirissä ja klubeissa sekä pitää yhteyksiä klubien rotarysäätiöasiamiehiin ja rotarysäätiökomiteoihin sekä tukee ja auttaa klubeja rotarysäätiöasioissa. Esille tuodaan erityisesti rotarysäätiölahjoitusten merkitys sekä Rotarysäätiön tarjoamien tukirahoitusmuotojen hyödyntämismahdollisuudet ja -tavat klubien humanitaarisissa projekteissa. Rotarysäätiökomitea suunnittelee ja organisoi piirin rotarysäätiöseminaarit yhteistyössä kuvernöörin ja apulaiskuvernöörien kanssa. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajana toimii tavallisesti joku entinen kuvernööri. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. * GSE-komitea GSE-komitea (Group Study Exchange, Opintoryhmävaihto) suunnittelee yhteistyössä tulevan kuvernöörin sopiman GSE-vaihdon. GSE-komitea valitsee yhdessä DG:n kanssa hakemusten ja haastatteluiden perusteella lähtevän ryhmän vetäjän ja jäsenet. GSEkomitean puheenjohtaja hoitaa GSE-vaihtoon liittyvät raportoinnit RI:lle sekä avustaa klubeja saapuvan ryhmän ohjelmajärjestelyissä. * Nuorisovaihtokomitea Nuorisovaihto on Suomessa organisoitu kaikkia piirejä palvelevan nuorisovaihdon monipiiriorganisaation kautta. Nuorisovaihdon monipiiriorganisaatioon valitaan edustajia kustakin piiristä. Kansallisen tason nuorisovaihtokoulutuksen lisäksi piirit järjestävät omia nuorisovaihdon koulutus- ja informaatiotilaisuuksia. Nuorisovaihtokomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Nuorisovaihdon toteuttaminen edellyttää nykyisin, että vaihtavassa klubissa on kolmen hengen nuorisovaihtotiimi, jonka jäsenistä vähintään yksi on vuosittain koulutettu kunkin piirin järjestämissä koulutustilaisuuksissa. Tiimissä tulee olla kumpikin sukupuoli edustettuna. Mikäli klubissa on vain miesjäseniä, niin rotarin puoliso voi olla yksi tiimin jäsen. * Apulaiskuvernöörit Rotarypiiri jaetaan tavallisesti 6-8 klubia käsittäviin alueisiin, joihin kuhunkin tuleva kuvernööri nimittää kokeneen rotarin (entisen presidentin) apulaiskuvernööriksi. Apulaiskuvernöörien tehtävät on määritelty piirijohtosuunnitelmassa, jota täydentää apulaiskuvernöörin opaskirja, jonka viimeisin suomenkielinen painos löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta. Apulaiskuvernöörin suositeltava toimikausi on kolme rotaryvuotta. * Piirien edustajat Suomen Rotaryn toimikunnissa Suomen Rotaryn toimikunnat muodostuvat piirien edustajista. - Koulutustoimikunta tuottaa piireille tarkoitettuja suomen- ja ruotsinkielisiä koulutusaineistoja sekä kehittää koulutustoimintaa. Jäseninä ovat piirien piirikouluttajat. - Julkaisutoimikunta vastaa Suomen Rotaryn vuosittaisen matrikkelin tuottamisesta sekä SR:n nettisivujen julkisen osan sisältötuotannosta. - Käännöstoimikunta vastaa sovittujen RI:n julkaisuiden kääntämisestä suomeksi sekä avustaa SR:n muita toimikuntia käännöstöissä.

11 11/27 - IT-toimikunnan tehtävänä on tehdä ehdotuksia Suomen Rotaryn tietojärjestelmien kehittämiseksi, osallistua mahdollisiin kehityshankkeisiin sekä tukea piirejä ja klubeja järjestelmien käytössä. Jäseninä ovat piirien IT-vastaavat. - TRF-yhteistoimintarenkaan tavoitteena on saada aikaan piirien yhteisiä TRFhankkeita sekä vaihtaa piirien välisiä hyviä käytäntöjä. Jäseninä ovat piirien TRF-komiteoiden puheenjohtajat. Suomen Rotaryn hallitus vahvistaa toimikuntien kokoonpanon rotaryvuosittain. Tavoitteena on, että piirien edustajat toimivat näissä toimikunnissa useamman vuoden Toimintasuunnitelma Tulevan rotaryvuoden toiminnan suunnittelu on hyvä käynnistää kuvernöörin toimikautta edeltävänä syksynä. Suunnitelmaan sitoutumisen ja toteutumisen kannalta on suositeltavaa, että tuleva kuvernööri kuuntelee sitä tehdessään piirin eri komiteoiden vetäjiä. Toimintasuunnitelman muoto ja sisältö vaihtelevat vuosittain riippuen tulevasta kuvernööristä. Toimintasuunnitelmaa rakennettaessa on muistettava myös sen yhteys piirijohtosuunnitelmaan ja vaikutus piirin talousarvioon Piirin talousarvio Talousarvio on rahaksi muunnettu toimintasuunnitelma, joten talousarviota tehtäessä on toimintasuunnitelma pidettävä mielessä. Tuleva kuvernööri laatii talousarvioesityksen yhteistyössä talouskomitean kanssa. Ennen rotaryvuoden alkua on hyödyllistä tutustua edellisten vuosien budjetteihin ja tilinpäätöksiin, jotta budjetti pysyy linjassa edellisten vuosien kanssa. Talousarvio perustuu osittain eriin, joihin kuvernööri ei suoraan voi vaikuttaa ja osittain toimintasuunnitelmasta johdettuihin lukuihin. Talousarvio tulee toimittaa klubeille hyvissä ajoin ennen piirineuvottelua. Silloin klubeille jää riittävästi aikaa ottaa siihen kantaa hallituksessa ja tarvittaessa myös klubin kokouksessa. Piirin tulevan kauden talousarvion hyväksyminen päätetään PETS:n yhteydessä piirineuvottelussa. Tulevan kuvernöörin on alusta lähtien pidettävä tarkkaa kirjanpitoa kaikesta kuvernöörin tehtävän hoitoon liittyvistä kulueristä sekä piirin että RI:n osalta. Kuvernöörin osalta piirin budjetissa on vain sellaiset kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyvät kuluerät, joita RI ei korvaa kuvernöörin määrärahasta. Piirien tilinpäätöksien tekemisestä ja tilien tarkastuttamisesta vastaa SR/Rotarytoimisto. Kuvernöörin toimikauden päättyessä on kaikki ko. rotaryvuotta koskevat suoritukset toimitettava hyväksyttyinä Rotarytoimistoon maksuun ja kirjanpitoon mennessä. Piirien tilit tarkastetaan syyskuun alkupuolella. Tilintarkastuksen yhteydessä tarkastetaan myös piirin toiminta, minkä vuoksi edellisen kauden toimintakertomukset tulisi toimittaa Rotarytoimistoon syyskuun alkuun mennessä. Tilinpäätösasiakirjat ja toimintakertomus kulkevat käsi kädessä. Piirin tarkastettu tilinpäätös on toimitettava piirin klubeille kolmen kuukauden kuluessa rotaryvuoden päättymisestä eli mennessä (Rotarytoimisto hoitaa tämän). Tilinpäätös, tilintarkastajien lausunto sekä toimintakertomus on esitettävä kuvernöörin toimikautta seuraavan piirikokouksen hyväksyttäväksi. Kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyy myös sellaisia vapaaehtoisia kulueriä, jotka jäävät maksettavaksi omasta pussista. Arvio on, että kuvernöörivuosi tule maksamaan itselle muutama tuhat euroa.

12 12/ Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä Tulevan kuvernöörin on avattava nimissään oleva oma pankkitili RI:n rahaliikenteen hoitamiseksi ja ilmoitettava nämä pankkiyhteystiedot RI:lle (District Governor Payee Information Form) lokakuun loppuun mennessä. Samalla RI pyytää perustietoja (arviot eri liikennevälineiden käytöstä ja hotelliyöpymiset) tulevan toimikauden määrärahan suuruuden määrittämiseksi. RI:n myöntämä kuvernöörin määrärahan suuruus vaihtelee piireittäin ja noudattaa yleensä edellisten vuosien linjaa. Tuleva kuvernööri saa RI:ltä kesäkuun aikana ennakkoilmoituksen vuosibudjettinsa suuruudesta. Heinäkuussa tulee RI:n määrittämästä vuosibudjetista 70 % kuvernöörin tätä tarkoitusta varten avaamalle pankkitilille. Loput 30 % eivät tule automaattisesti, vaan perustuvat raportoituihin kustannuksiin. Apulaiskuvernöörien (AG) koulutuksen järjestämisestä ja siitä aiheutuvien kulujen raportoinnin perusteella saa max. 10 % lisää RI:n myöntämään määrärahaan. DGE vastaa koulutuksen järjestämisestä sekä tilaisuuden raportoinnista RI:lle. AG-koulutus pidetään usein PETS:n yhteydessä. DG:n on raportoitava/tehtävä tilityksensä RI:lle koko summasta (70 % + max. 30 %) heti toimikautensa päätyttyä, kuitenkin viimeistään Tilitys tapahtuu RI:lle Expense-raporteilla ja niiden yhteenvetoraportilla, yhteensä 9 kpl eri raportteja. Lisäksi em. raportoinnin/tilityksen yhteydessä on toimitettava edellisen rotaryvuoden hyväksytty tilinpäätös. DG:n on syytä pitää omaa juoksevaa kirjanpitoa RI:n myöntämien varojen käytöstä ollakseen tietoinen, paljonko siitä kulloinkin on vielä jäljellä. On varottava piirin, RI:n ja oman pussin rahaliikenteen sotkemista toisiinsa. Tuleva kuvernööri saa RI:ltä toimikautensa määrärahat käyttöönsä vasta heinäkuussa, mutta jo sitä ennen voi olla kuluja, jotka RI tulee aikanaan korvaamaan. Joissain piireissä on käytäntö, että DGE voi veloittaa piiriltä RI:n aikanaan maksamia ennakkokuluja ja palauttaa sitten tämä ennakko piirille heti, kun on saanut RI:ltä määrärahansa. DGE:n osalta RI hyväksyy määrittämiään hyväksyttyjä korvauskuluja, jotka syntyvät jo ennen DG-kauden alkua, kuten käyntikortit, jotka voi teettää jo DGN-kaudella. RI:n hyväksymistä DGE:n ja DG:n kuluista on tarkat ohjeet ja raportointilomakkeet District Governor Training Manual -ohjekirjassa (korvausohjeet: Appendix 16, A Guide to Your District Governor s Allocation). Kuvernöörin RI:ltä saamat varat ja niiden käytön yhteenveto saatetaan klubeille tiedoksi piirikokouksen yhteydessä Talousarvion perusteet Pelkkä numeraalinen talousarvio ei välttämättä aukea kaikille, joten on hyödyllistä laatia kirjallinen selonteko talousarvion perusteista eli mitä numerot asiallisesti pitävät sisällään ja mihin budjettisummat perustuvat. Tämä selvitys saa numeraalisen budjetin ymmärrettävämpään muotoon nopeuttaen näin talousarvion käsittelyä piirineuvottelussa Tilikirjausohje Piirien tilipuitteet ovat nykyisin pääosin samanlaiset, mutta erojakin on (lähinnä kulupuolella). Rotarytoimistossa otettiin käyttöön rotaryvuoden alussa uusi kirjanpitojärjestelmä, missä yhteydessä myös yhtenäistettiin eri piirien tilipuitteiden päärakenne. Piireillä voi kuitenkin olla omia eritystarpeisiin perustettuja alatilejä.

13 13/27 Kullakin piirillä tulisi olla piirin tileihin sovellettava kirjausohje, jonka mukaan kuvernööri tiliöi itse laskut, jolloin kuvernöörin ei tarvitse arvuutella tai kysellä Rotarytoimistosta, mitä eriä millekin tilille ja talousarvion momentille on kirjattu. Tilipuitteiden ja talousarvion välinen yhteys tulee olla yksikäsitteinen Taloudenhoidon yleisohje Taloudenhoidon yleisohje on piirin pysyväisohje taloudenhoidon menettelytavoista. Taloudenhoidon yleisohje on hyväksytettävä vuosittain piirineuvottelussa Rotarypiiri ry:n säännöt Kaikki Suomen piirit ovat rekisteröityjä yhdistyksiä, joilla on yhdistyssäännöt. Piiriyhdistykset muodostavat Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n jäsenkunnan. Piiriyhdistyksellä tulee olla myös vuosikokous, joka yleensä yhdistetään piirikokoukseen Yhdistysrekisteri-ilmoitus Piiriyhdistyksen nimenkirjoitusoikeudet muuttuvat vuosittain ja nämä tiedot tulisi ajoittain saattaa ajan tasalle Patentti- ja rekisterihallitukselle lähetettävällä muutosilmoituksella. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajana toimii yleensä istuva kuvernööri ja hallituksen jäseninä piirineuvoston jäsenet. 5. Piirin tilaisuuksien valmistelut Piirin tärkeimpien tilaisuuksien (piirijohdon koulutussemnaari, PETS ja piirineuvottelu sekä piirikonferenssi ja piirikokous) ajankohdat ja pitopaikat on sovittava hyvissä ajoin, mielellään jo n. 1,5 vuotta ennen kuvernööri-kauden alkua. On suositeltavaa koordinoida ja sopia piirin päätilaisuudet myös muiden piirien tulevien kuvernöörien kanssa päällekkäisten ajankohtien minimoimiseksi. RI:lle on toimitettava DGE-vuoden lokakuun 1. päivään mennessä ilmoitus Form B: District Meeting Dates, jolla ilmoitetaan PETS:n, piirineuvottelun sekä mahdollisten jäsenkehitys- ja säätiöseminaarien ajat ja paikat. (Piirijohdon koulutuseminaari on DGE:n kannalta tärkeä tapahtuma. Pitäisiköhän se nostaa kohdaksi 5.1.? Tekstiksi riittäisi R:n käsikirjan 2010 s. 49.:n alaosa) 5.1. PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu PETS ja virkailijakoulutus ovat kaksi eri koulutustapahtumaa, jotka voidaan pitää eri ajankohtina. Suomessa on vakiintunut käytäntö, että ne pidetään samassa yhteydessä kestäen 1-2 päivää (la-su) riippuen piirin käytännöstä. PETS:n ja piirineuvottelun ajankohdaksi suositellaan helmi-maaliskuuta. Tuleva kuvernööri vastaa näiden tilaisuuksien suunnittelusta ja johdosta. PETS ja piirineuvottelu ovat tuleville klubipresidenteille, sihteereille ja muille klubivirkailijoille suunnattu koulutustilaisuus tulevaan rotaryvuoteen valmentautumiseksi. PETS on klubipresidenteille pakollinen, jotta he voivat ottaa vastaan presidentin tehtävät. Mikäli piirin oma PETS-koulutuksen ajankohta on tulevalle presidentille sopimaton, hänen pitää osallistua jonkun toisen piirin PETS:iin, joka on eri ajankohtana. Mikäli tämäkään ei onnistu, niin AG:n on annettava vastaava koulutus kyseiselle klubipresidentille. PETS:n ja virkailijakoulutuksen puitteiden järjestelyistä vastaa joku piirin klubi (tai klubit) ja tilaisuuden sisällöstä (koulutusohjelma ja kouluttajat/alustajat) vastaa DGE yhdessä piirikouluttajan kanssa. PETS:n ja virkailijakoulutuksen osallistumiskustannusten veloitusmenettelyt vaihtelevat piireittäin.

14 14/27 PETS:n yhteydessä pidettävässä virallisessa piirineuvottelussa käsitellään ja hyväksytään tulevan rotaryvuoden piirijohtosuunnitelma, piiriorganisaatio sekä talous- ja toimintasuunnitelmat. On suositeltavaa, että DGE esittää kaikki suunnitelmansa piirineuvostolle kommentoitavaksi jo piirineuvottelua edeltävän vuoden loppupuolella, jotta näihin ehtii tarvittaessa tekemään vielä täydennyksiä. PETS:n yhteydessä pidetään usein myös piirijohdon koulutustilaisuus (AG-koulutus). Joissain piireissä tämä koulutus järjestetään erikseen. Piirineuviottelun kutsu ja asialista on toimitettava klubeille hyvissä ajoin ennen piirineuvottelua. Piirineuvottelussa esitettävät suunnitelmat seuraavalle rotaryvuodelle kannattaa hyvän hallintotavan mukaan saattaa tiedoksi klubeille hyvissä ajoin etukäteen perehtymistä varten. Mikäli mahdollista, niin myös kuvernöörin klubivierailuohjelman ehdotus on hyvä lähettää klubeille ennen PETS:ä, jotta se voidaan varmistaa PETS:n yhteydessä. Piirineuvottelun tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja liitteineen (budjetti, organisaatio jne.) tulee toimittaa Rotarytoimistoon ennen alkavaa uutta rotaryvuotta. Piiriorganisaatio on matrikkelikirjaa varten toimitettava Rotarytoimistoon jo tammikuun loppuun mennessä. Kuvernööri saa tulevaan vuotuiseen määrärahaansa lisää max. 10 % esittäessään RI:lle PETS:n jälkeen mennessä kustannusraportin Form F: Assistant Governor Training Seminar Expense Report Piirikonferenssi - Piirikokous Piirikonferenssi on piirin rotaryvuoden päätapahtuma. Piirikonferenssi on yleensä kaksipäiväinen. Piirikonferenssi on juhlatilaisuus puheineen, illallisineen, kaupungin vastaanottoineen jne. Piirikonferenssin yhteydessä pidetään monasti myös piirikokous, jossa käsitellään ja hyväksytään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus sekä esitellään muita virallisia ajankohtaisia asioita. Piirikokous voidaan pitää myös jo kuvernöörikautta seuraavana syksynä. Suomen piireissä piirikonferenssit on pidetty pääosin vasta kuvernöörikauden toisella vuosipuoliskolla huhti-toukokuussa. RI suosittaa piirikonferenssin pitämistä jo rotaryvuoden alkupuoliskolla syksyllä kuten yleinen käytäntö on useissa muiden Pohjoismaiden piireissä. Edellisen vuoden tilit ja toimintakertomus voidaan käsitellä myös erikseen pidettävässä piirikokouksessa jo ennen piirikonferenssia, esimerkiksi syksyllä rotaryvuoden alkupuolella pidettävien seminaarien yhteydessä. Tällaista käytäntöä puoltaa se, että tällöin edellisen vuoden kuvernöörille myönnettävä tili- ja vastuuvapaus ei jää niin pitkäksi aikaa auki ja piirikonferenssin luonne juhlatilaisuutena korostuu. Piirikokouksessa käsiteltävä tilintarkastajien tarkastama piirin tilinpäätös on oltava valmiina kolmen kuukauden kuluessa tilivuoden päättymisestä eli viimeistään mennessä. Tilinpäätöstiedot tulee lähettää kullekin piirin klubille mennessä. Rotarytoimisto hoitaa tämän lähetyksen. Piirikokouksen kutsu ja asialista on toimitetta klubeille hyvissä ajoin ennen kokousta piirin sääntöjen määräämällä tavalla. Kokouksessa käsiteltävät aineistot tulisi hyvän hallintotavan mukaan tiedottaa klubeille hyvissä ajoin etukäteen, jotta ne voisivat ennakkoon perehtyä käsiteltäviin asioihin nopeuttaen näin myös kokouksen kulkua. Piirikokous on yleensä samalla myös Rotarypiiri ry:n vuosikokous. Piiriyhdistyksen vuosikokouksen vaatimukset on määritelty Rotarypiiri ry:n säännöissä.

15 15/27 Piirikonferenssissa on mukana piirin klubien osallistujien lisäksi vierailevia edustajia, joita ovat Suomen jonkun toisen piirin kuvernööri, sovitun pohjoismaisen piirin kuvernööri sekä RI:n presidentin virallinen edustaja. Näistä kaksi ensiksi mainittua vierailua on DGE:n itse sovittava hyvissä ajoin esim. GETS:n yhteydessä. RI:n presidentin edustajan kutsuminen piirikonferenssiin on kuvernöörin päätettävissä. Näin ollen RI:n presidentin edustajan paikalla olo piirikonferenssissa ei ollut pakollista kuten aiemmin on ollut. Aiemmin RI nimesi RI:n presidentin edustajan jokaiseen piirikonferenssiin. RI kustantaa RI:n edustajan piirikonferenssimatkan kustannuksista vain USD ja loput jää piirin maksettavaksi. Jotkut piirit ovatkin luopuneet RI:n presidentin edustajan kutsumisesta piirikonferenssiin. Jos RI:n presidentin edustajan valinta annetaan RI:n tehtäväksi, niin pyrkimyksenä oli valita henkilö lähialueilta n. 300 km:n säteellä ja mielellään paikallista kieltä osaavan sopivan henkilön. Mikäli piiri haluaa RI:n presidentin edustajan piirikonferenssiinsa, niin RI antaa tarkat ohjeet siitä, miten RI:n presidentin virallisesta edustajasta on huolehdittava. Sekä RI:n viralliselle edustajalle että pohjoismaiden edustajalle on nimettävä kielitaitoiset adjutantit (aide), jotka avustavat heitä mm. tulkkina. Näille piirin ulkopuolisille kutsuvieraille luovutetaan yleensä muistolahjat piirikonferenssin lopussa. Piirikonferenssi on myös oivallinen tilaisuus jakaa huomionosoitukset ja palkitsemiset piirin toimihenkilöiden ja klubien erinomaisista suorituksista. Käytäntönä on, että Suomen Rotary kustantaa kuvernöörin matkakustannukset puolisoineen sovittuun pohjoismaiseen piirikonferenssiin. Majoituskustannuksista vastaa isäntämaan piiri, ellei muuta ole sovittu. Yleinen käytäntö on, että piirin vaihto-oppilaat ja stipendiaatit ovat mukana ja esittäytyvät piirikonferenssissa. Vaihto-oppilaille järjestetään piirikonferenssin yhteydessä omaa ohjelmaa. Mikäli piirin ulkomainen ja/tai lähtevä GSE-ryhmä sattuu olemaan Suomessa piirikonferenssin aikana, niin myös heidät kutsutaan vierailulle ja esittäytymään. Piireillä on erilaisia käytäntöjä muiden kutsuvieraiden kuten entiset kuvernöörit, Inner Wheel, Rotaract jne. kutsumisessa. RI edellyttää, että kuhunkin piiriin on perustettu entisten kuvernöörien neuvosto. Kuvernöörin tulisi kutsua tämä neuvosto koolle vähintään kerran vuodessa. Joissain piireissä tämä on hoidettu kutsumalla entiset kuvernöörit piirikonferenssiin. Piirikonferenssin jälkeen 30 päivän kuluessa on DG:n laadittava RI:lle lähetettävä raportit "Form G: District Conference Report". Mikäli RI:n presidentin edustaja on mukana piirikonferenssissa, niin tällöin tehdään arviointiraportti "Report of the District Governor to the President of Rotary International". RI:n edustaja laatii piirikonferenssista oman arviointiraporttinsa RI:lle (" Report of the President's representative to the President of Rotary International") Muut piirin järjestämät tilaisuudet Piiritasolla järjestetään lisäksi seminaareja nuorisovaihtoasiamiehille, rotarysäätiöasiamiehille, jäsenkehitysseminaareja, piirijohdon koulutuksia, RYLAseminaareja, IT-seminaareja jne. Nämä käytännöt vaihtelevat piireittäin. On suositeltavaa, että kuvernööri osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan piirinsä em. tilaisuuksiin. On yleistä ja suositeltavaa, että apulaiskuvernöörit kutsuvat kokoon alueensa klubipresidentit yhteiseen neuvonpitoon muutaman kerran vuodessa ja raportoivat tästä kuvernöörille.

16 16/27 Hyvä käytäntö on myös se, että AG kutsuu alueensa tulevat presidentit ja mahdollisesti muitakin klubivirkailijoita yhteiseen neuvonpitoon ja suunnittelutilaisuuteen jo ennen PETSkoulutusta. Tällainen eräänlainen pre-pets mahdollistaa varsinaisen PETS:n läpiviennin tehokkaammin ja tuloksellisemmin. 6. Kuvernöörin klubivierailut Lähetä esityksesi klubivierailujen ajankohdiksi tuleville presidenteille mahdollisimman hyvissä ajoin ennen kuvernöörivuotesi alkua (ennen PETS:iä) ja pyydä määräpäivään mennessä kunkin presidentin vahvistus tai muutosesitys. PETS on sopiva tilaisuus DGE:n klubivierailuaikataulun vahvistamiseksi. Vahvistettu klubivierailuohjelma on suotavaa tiedottaa piirin kaikille klubeille (tuleville presidenteille ja sihteereille). Ajan tasalla oleva klubivierailuohjelma on hyvä panna nähtäväksi piirin nettisivuille. Mikäli piirissä on Rotaract-klubeja, niin kuvernöörin kannattaa vierailla myös niissä. Kuvernöörin virallinen klubivierailu käsittää tavallisesti kolme osaa: 6.1. Klubineuvottelu/Osa 1 Klubineuvottelu (n.1 tunti) presidentin, sihteerin kanssa. Tämä on tarkoitettu luottamukselliseksi keskusteluksi, jossa voidaan käsitellä klubin erityisiä ongelmia ja valmistella asioita, joita sitä seuraavassa klubineuvottelussa ja klubikokouksessa on syytä ottaa esille Klubineuvottelu/Osa 2 Klubineuvottelun toinen osa (noin 1 tunti), johon osallistuvat hallitus ja toimikuntien puheenjohtajat ja mielellään kaikki muutkin virkailijat. Tässä neuvottelussa tarkastellaan klubin toimintaa klubin vuosisuunnitelman Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille sekä klubin pitkän aikavälin suunnitelman pohjalta. Klubien on toimitettava suunnitelmansa kuvernöörille sekä alueensa apulaiskuvernöörille jo ennen rotaryvuoden alkua. Kuvernöörin keskeinen tehtävä on klubien auttaminen, tukeminen, virkailijoiden rotarytietouden parantaminen ja uusien ideoiden esittäminen. Klubineuvottelun em. osat voidaan myös yhdistää pidettäväksi yhtenä kokouksena, tai osa 1 voidaan hoitaa myös apulaiskuvernöörin kautta n. viikkoa ennen virallista vierailua, jolloin AG välittömästi tapaamisen jälkeen raportoi havainnot ja terveiset kuvernöörille. Näin voidaan nostaa AG:n profiilia piirissä Klubikokous Kuvernööriltä odotetaan klubikokouksessa innostavaa puhetta. Sen ei tarvitse noudattaa määrättyä kaavaa, mutta siinä olisi hyvä käsitellä ainakin RI:n presidentin teemaa, kuvernöörin omia tavoitteita ja niitä ajatuksia, jotka klubikokousta edeltäneissä neuvotteluissa nousivat keskeisiksi. Kuvernööri voi halutessaan tai klubin kutsusta ottaa puolisonsa mukaan klubivierailulle. Tällöin siitä on hyvä ilmoittaa ja sopia etukäteen. Tämä antaa klubille mahdollisuuden järjestää kuvernöörin puolisolle omaa ohjelmaa klubineuvotteluiden ajaksi. Lähetä vierailusi jälkeen klubin presidentille kiitoskirje tai kortti! Perinteinen postikortti on kohteliaampi ja huomaavaisempi tapa kuin sähköposti lähettää kiitokset. Klubivierailuilla mukana oleva apulaiskuvernööri laatii vierailuista raportit Memo of Club Visit lomakkeelle ja toimittaa ne alueensa osalta kuvernöörille mennessä. Kuvernööri tekee niihin vielä mahdollisia lisämerkintöjään ja lähettää kaikki vierailuraportit kerralla RI:lle 1.6. mennessä.

17 17/27 7. Klubien juhlat Kuvernööri osallistuu luonnollisesti jokaisen uuden klubin perustamisjuhlaan. Lisäksi on varauduttava osallistumaan klubien vuosijuhliin, kun kysymyksessä on tasaisten vuosikymmenien juhliminen. Varaudu viemään juhlivalle klubille pieni lahja ja pitämään onnittelupuhe tai lähettämään onnitteluadressi ellet voi olla läsnä tai et saa kutsua tilaisuuteen. Jos et voi noudattaa saamaasi kutsua, lähetä kyseiseen tilaisuuteen edustajasi (esim. klubin alueen apulaiskuvernööri). Hanki ennen kuvernöörivuotesi alkua luettelo muistettavista klubien vuosijuhlista ja varmista näiden klubien osalta viettävätkö ja koska vuosijuhlaansa. Piirin klubien vuosipäiväkalenterin saa Rotarytoimistosta. 8. Rotaryprotokolla Rotarytilaisuuksissa on noudatettava tiettyä arvojärjestystä ja protokollaa. On huomattava, että piirikonferenssissa vierailevaa RI:n presidentin (häntä ei tule kutsua maailman-presidentiksi) edustajaa tulee kohdella samalla tavalla kuin itse RI:n presidenttiä kohdeltaisiin. Niinpä hänen käyttöönsä tulee varata piirikonferenssin ajaksi kielitaitoinen avustaja (aide) sekä sviittitasoinen hotellihuone. RI:n presidentin edustaja tulee useimmiten puolisonsa kanssa. Piirikokoukseen osallistuu yleensä joukko tärkeitä kotimaisia Rotaryyn kuulumattomia henkilöitä kutsuvieraina tai esiintyjinä. Heitä esim. illallispöytiin sijoitettaessa voidaan pitää pääsääntönä sitä, että piirikonferenssi on rotarytilaisuus, jossa korkeassa asemassa oleva rotari sijoitetaan korkeassa asemassa olevan ulkopuolisen vieraan edelle. Niinpä RI:n presidentin edustaja voitaneen sijoittaa suomalaisen maaherran edelle. Aina kannattaa kuitenkin harkita, onko olemassa erityisiä syitä, esimerkiksi poikkeukselliset ansiot, joiden vuoksi yleissäännöstä on viisasta poiketa. Piirin juhlatilaisuuksiin on hyvä laatia ainakin kutsuvieraille "plaseeraukset" esim. illallispöytään. 9. Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset Suunnittele jo ennen kauden alkua millaiset huomionosoitusmenettelyt otat käyttöön, ellei piirilläsi ole vakiintunutta tapaa näiden asioiden hoitamiseksi: mitä otat viemisiksi klubien vuosijuhliin, miten onnittelet henkilöitä ja klubeja, millaisia palkitsemismuotoja käytät erinomaisista suorituksista (RI:n ja TRF:n tarjoamia ja/tai omia). Ns. District Governor s Citation kunniakirjaa voidaan menestyksellä käyttää huomionosoituksena. Kysy edelliseltä kuvernööriltä onko sellaisia pohjia piirillä jo valmiina. Esim. piirikonferenssi on sopiva tilaisuus tunnustusten ja palkitsemisten jakamiseksi. Palkitsemisissa ja muistamisissa on hyvä olla systemaattinen ja johdonmukainen menettelytapa, jotta ei tarvitse joka tilanteeseen miettiä asiaa erikseen. 10. Tiedottaminen ja tiedonvälitys Kuvernöörin pääasiallinen tiedottaminen tapahtuu kuvernöörin kuukausikirjeillä, jotka nykyisin joko lähetetään klubeille (presidentit ja sihteerit) sähköpostilla tai/ja ne julkaistaan piirin nettisivuilla. Laajojen sähköpostijakeluissa tulee aina muistaa sijoittaa vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään, näin vältetään suurten jakelulistojen joutumista esim. roskapostilähettäjien käsiin. Kunkin kuukauden alussa julkaistava kuukausikirje tulisi olla jokaisen jäsenen luettavissa. Kuvernöörin kuukausikirjeiden tavoitteena on kannustaa ja aktivoida klubeja sekä tiedottaa RI:n ja piirin ajankohtaisista asioista. Kuvernöörin opaskirjassa (District Governor s Training Manual) on kuukausikirjeiden asiasisältömalleja kullekin kuukaudelle.

18 18/27 Kuvernöörin kuukausikirjeet eivät kuitenkaan yksin ole riittävä kanava ajantasaisen tiedon välittämiseen. Sähköposti on sopiva tapa välittää yksittäisiä tai erityisiä ajankohtaisia asioita. Kuvernöörin kannattaa tehdä itselleen klubien sähköpostijakelulistoja sähköposti-ohjelmaansa. Nämä jakelulistat saa otettua helposti haluttujen toimihenkilöiden osalta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmästä tai pyytämällä Rotarytoimistosta, jolloin ei tarvitse itse ylläpitää omaa osoitteistoa. Piirin nettisivut tarjoavat erinomaisen ympäristön ylläpitää klubeille piirikohtaista tiedote- ja palvelutarjotinta. Suomen Rotaryn, nuorisovaihdon monipiiriorganisaation ja Suomen Rotaryn Lääkäripankin nettisivut täydentävät piirikohtaisia asioita piiristä riippumattomilla yhteisillä asioilla. Piirin nettisivujen sisältö ja ajankohtaisuus ovat viimekädessä kuvernöörin vastuulla. Mikäli kuvernööri ei itse päivitä piirin nettisivuja, on tärkeää, että piirin sivujen ylläpitäjä toimii tiiviissä yhteistyössä kuvernöörin kanssa ja suorittaa tarvittavat päivitykset viiveettä. Tiedottamisen ja tiedonvälityksen ajoittaminen, kohdentaminen ja ajantasaisuus ovat perustavaa laatua jäsenkunnan pysymiseksi ajan hermolla sekä toiminnan sujumiseksi kitkattomasti. Erilaisista tilaisuuksista, määräajoista jne. tulee tiedottaa muutama kuukausi ennen ko. ajankohtaa ja sitten vielä lähempänä muistuttaa asiasta. 11. Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa RI:n nettisivut Rotaryn tietojärjestelmät tarjoavat nykyisin erinomaisia apuvälineitä kuvernöörin tehtävien hoitoon keventäen huomattavasti erilaisia raportointeja, tilastotietojen etsintää jne. Rotaryn maailmanlaajuinen virallinen tietojärjestelmäympäristö löytyy Internetistä osoitteesta Em. sivustoilta löytyy nykyisin lähes kaikki kuvernöörin tehtävien hoidossa tarvittavat ohjeet ja raportointilomakkeet. RI:n sivustot jakautuvat kahteen osaan, julkiseen ja käyttöoikeuksilla rajoitettuun osaan. RI:n jäsentietojärjestelmään, Member Access, pääsee piiritasolla DGE, DG ja piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja. Tarjotut valikot ovat tehtäväkohtaisia ja saatavat palvelut voivat vaihdella ajankohdan mukaan. Jokainen uusi käyttäjä tulee rekisteröityä ensimmäisellä käyttökerralla. Jos et ole käyttänyt Member Access portaalia kesän 2008 jälkeen, niin sinun tulee joka tapauksessa rekisteröityä uutena käyttäjänä, ennen kuin voit käyttää järjestelmää. Piiritason oikeuksilla voi vain selailla, tulostaa ja imuroida piirinsä tietoja. Tehtäväkohtaiset oikeudet alkavat automaattisesti 1. heinäkuuta ja loppuvat 30. kesäkuuta tehtävän ja toimikauden pituuden mukaisesti. Toimikauden ulkopuolella tunnuksilla pääsee tavallisen rivirotarin valikoihin. Vain klubeilla (presidentti ja sihteeri) on päivitysoikeudet (ja velvollisuudet) oman klubinsa tietojen päivittämiseen. Lisäksi DGE:llä on oikeudet Member Access- järjestelmän District Governor s Exchange - osioon (vuosiluku kuvaa DG-kauttanne), jossa on paljon hyödyllistä tietoa tulevalle rotarykaudelle (mm. raporttipohjien ja ohjeiden tulostus- ja omalle koneelle imurointi mahdollisuus). Member Access-järjestelmän suomenkielinen yksityiskohtainen kuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivujen suojatuilta jäsensivuilta. On suositeltavaa, että kuvernööri antaa RI:n järjestelmiin käyttöoikeutensa (vain selailu ja tulostusoikeudet käytettävissä) myös apulaiskuvernööreille ja muille piiriorganisaation keskeisille henkilöille, koska tämä auttaa heidänkin työskentelyään.

19 19/ Suomen Rotaryn nettisivut Suomen Rotaryn nettisivuilta löytyy yleistä julkista rotarytietoutta ja rotarylinkkejä sekä vain jäsenkunnalle (jäsenet, klubit, piirit) suunnattua aineistoa, johon pääsee SR:n nettisivuilta kohdasta Suojatut jäsensivut, käyttäjätunnuksella rotary ja salasanalla ratas. Näiltä sivuilta löytyy runsaasti aineistoa klubi- ja piirihallinnon tueksi sekä eri alueiden koulutusaineistoja käytettäväksi PETS:ssä ja muissa piirien koulutustilaisuuksissa. Myös RI:n ja SR:n tietojärjestelmien kuvaukset ja käyttöohjeet löytyvät näiltä sivustoilta. Sivustojen sisällöstä ja ajantasaisuudesta vastaa SR:n toimikunnat. Uusitut Suomen Rotaryn nettisivut mahdollistavat käyttöliittymäkielen valinnan suomen, ruotsin, englannin ja viron kielten välillä (Viron valinta ohjaa suoraan Viron rotarysivuille). Suojattujen jäsensivujen sisältö on pääosin suomenkielistä ja lisäksi suureksi osaksi käännettynä myös ruotsiksi. Jonkin verran sieltä löytyy myös RI:n tuottamaa englanninkielistä aineistoa Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Suomen Rotaryn uusi vuonna 2005 käyttöönotettu Internetin kautta toimiva ajantasainen jäsentietojärjestelmä (online matrikkeli) tarjoaa erinomaiset palvelut sekä klubi- että piirihallinnon tueksi. DG:llä sekä DG:n valtuuttamilla piirin toimihenkilöillä on piiritason käyttöoikeudet piirinsä tietojen selailuun, tulostamiseen ja imurointiin. Kullekin piirille on annettu yhdet piiritason käyttöoikeustunnukset, joiden antaminen myös piirin muille toimihenkilöille on DG:n harkinnassa. Suositeltavaa on, että DG antaa piiritason kirjautumistunnukset ainakin DGE:lle, DGN:lle, apulaiskuvernööreille ja piirisihteerille. Järjestelmästä on saatavissa piirikohtaisesti klubien, klubin toimihenkilöiden ja jäsenten yhteystiedot, postitusluettelot, sähköpostiosoitteistot halutuista klubivirkailijoista, piirien jäsentilastot, kuukausittaiset piirin läsnäolotilastot jne. Jäsentietojärjestelmään sisään meno löytyy SR:n nettisivuilta/suojatut jäsensivut. Piirin käyttöoikeuksien käyttäjätunnus ja salasana on annettu piireille jo aiemmin. Mikä nämä piirin kirjautumistunnukset ovat hukassa, niin Rotarytoimistosta saa apua. Vuosittain julkaistavan matrikkelikirjan klubi- ja jäsentieto-osuudet perustavat tähän SR:n jäsentietojärjestelmään. DG:n tulisi muistuttaa klubeja jäsentietojensa juoksevasta ajan tasalla pitämisestä. Erityisesti klubeja tulisi muistuttaa matrikkelitietojensa tarkistamisesta viimeistään kunkin vuoden tammikuun loppuun mennessä, koska tämän jälkeen tiedot menevät jäsentietojärjestelmästä matrikkelin jatkokäsittelyyn eli taittoon, oikolukuun ja kirjapainoon Piirien ja klubien nettisivut Kaikilla piireillä ja suurimmalla osalla klubeista on omat nettisivut. Piirin nettisivut ovat kuvernööreille erinomainen tiedotuskanava. Piirien nettisivut ovat myös oivallinen paikka isojenkin aineistojen tallettamiseen ja tarjoamiseksi jäsenkunnan käyttöön. Sähköpostilla ei tule lähettää isoja liitteitä. Kuvernöörin tulisi kehottaa klubeja pitämään klubinsa nettisivut ajankohtaisina ja ajan tasalla. Klubien nettisivuilla tulisi entistä enemmän tuoda rotarya esille ns. suurelle yleisölle. Pelkät jäsenpalvelut eivät kiinnosta muita kuin rotareita Kuvernöörin IT-valmiudet Kuvernöörin tehtävien hoitamista helpottavat oleellisesti tietotekniikan hyväksikäytönperusvalmiudet. Perusvarustukseen kuuluu asianmukaiset tietokonelaitteistot ja yleisesti käytetyt perusohjelmat sekä riittävän nopeat tietoliikenneyhteydet (laajakaista). RI:n ja SR:n tarjoamien tietojärjestelmäpalveluiden tuntemus, hallinta ja hyväksikäyttö auttavat suuresti kuvernöörin tehtävien hoidossa.

20 20/27 RI suhtautuu nykyisin varsin suopeasti kuvernöörin tietotekniikkaan liittyviin hankintoihin. Kuvernöörin tehtävissä tarvittavien toimisto-ohjelmien hankinnat esim. Microsoftin Office-paketti, tietoliikennekustannukset (data ja puhelut), tulostuspaperit, tulostimien värikasetit, CD-romput, ym. käyttötarvikkeet saa kuvernööri veloittaa RI:ltä. RI ei korvaa tietokonelaitteistojen hankintoja eikä niiden vuokraamista tai korjaamista. 12. Suomen rotarypiirien palveluorganisaatio ja palvelut Suomen rotarypiirien kansallista yhteistyötä varten sekä kuvernöörien ja klubien palvelemiseksi on RI:n toimiluvalla perustettu monipiiriorganisaatio, Suomen Rotary Finlands Rotary ry (Multidistrict Administration Group, MDAG). Kuvernöörien allekirjoittama toimilupa on uudistettava kolmen vuoden välein. Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hallinnolliseen alaisuuteen kuuluvat myös nuorisovaihdon monipiiriorganisaatio sekä Suomen Rotaryn Lääkäripankin monipiiriorganisaatio omina yksikköinään. Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n ja Rotarytoimiston säännöistä, ohjeista ja toiminnasta on kuvaukset Suomen Rotaryn toimintaohjeissa, jotka jaetaan hallituksen jäsenille sekä tuleville kuvernööreille syksyisin SR:n järjestämän DGE-infon yhteydessä. Rotaryvuonna on astunut voimaan uudet yhdistyskokouksen hyväksymät SR:n yhdistyssäännöt, joiden mukaan yhdistyskokouksen ja hallituksen muodostamistapaa on muutettu. Yhdistyksen ylin päätösvalta on yhdistyskokouksella, jonka edustajat piirit valitsevat rotaryvuosittain. Yhdistyskokousedustajan suositellaan olevan RI:n virkailija (kuvernööri). Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n operatiivista toimintaa johtaa hallitus, jonka jäseninä ovat piirien esittämät ja yhdistyskokouksen vahvistamat edustajat. Hallitustyöskentelyn jatkuvuuden varmistamiseksi hallituksen jäsenyys on kaksivuotinen. Vuosittain vaihtuu puolet hallitusjäsenistä. Hallituksen vuosittain valittava puheenjohtaja valitaan erovuoroisten hallitusjäsenten joukosta. Varapuheenjohtajana toimii joku valittu seuraavan vuoden erovuoroinen hallitusedustaja. Piirit valitsevat seuraavan rotaryvuoden SR:n yhdistyskokousedustajansa ja hallitusjäsenensä joko piirineuvottelussa tai piirikokouksessa.

21 21/27 Suomen Rotaryn ja Rotarytoimiston juoksevasta toiminnasta ja henkilöstöstä vastaa tulevan hallituksen valitsema Suomen Rotaryn pääsihteeri. SR:n pääsihteeri toimii myös hallituskokousten sihteerinä ilman äänivaltaa sekä avustaa hallitusta ja toteuttaa hallitukselta saamillaan valtuuksilla hänelle osoitettuja tehtäviä. Vuosittain vahvistettava SR:n pääsihteerin tehtävä on 3-vuotinen, elleivät perustellut syyt muuta edellytä. Rotarytoimiston palveluista näkyvimmät ovat piirien talousasioiden hoitaminen (piirimaksujen laskutus, piirien maksuliikenteen hoito ja kirjanpito), jäsenistön perustietojärjestelmästä ja siihen perustuvan matrikkelin koostamisesta ja julkaisemisesta vastaaminen sekä kuvernöörien kuukausikirjeiden ja muiden tiedotteiden välittäminen klubeille. Matrikkeliin tulevat piirien tiedot (kuvernöörin esittely ja piiriorganisaatio) on toimitettava Rotarytoimistoon DGE-vuoden tammikuun loppuun mennessä käyttäen Rotarytoimiston antamia rakennerunkoja. Klubien tulevan rotaryvuoden matrikkelitietojen on oltava ajan tasalla tammikuun loppuun mennessä. 13. Tulevien kuvernöörien välinen yhteistyö On erittäin hedelmällistä, jos tulevilla kuvernööreillä on mahdollisuus järjestää ennakkotapaamisia jo tulevan rotaryvuoden suunnitteluvaiheessa. Näiden tapaamisten yhteydessä voidaan saada toinen toisiltaan neuvoja ja apua liittyen esim. tulevan vuoden suunnitteluun, raportointeihin jne. Vaikkakin jokaisen piirin toiminnassa on omia piirteitä, niin yhteisiä ja samoja asioita sekä ongelmia on runsaasti ja näistä keskusteleminen ja tiedonvaihto auttavat alkuun pääsemisessä. Näiden tapaamisten yhteydessä kannattaa myös koordinoida ja sopia piirien PETSien ja Piirikonferenssien ajankohdista, jotta ne eivät menisi liiaksi päällekkäin eri piireissä. Samoin piirien väliset vastavierailut piirikonferensseissa voidaan sopia jo tässä vaiheessa. Tulevien kuvernöörien yhteisten tapaamisten aihe ennen Assemblya voi olla myös Assemblyn yhteydessä pidettävän International Festival Talent Night -esityksen suunnittelu ja harjoittelu, jos tulevat kuvernöörit ovat sopineet osallistuvansa esityksellään tähän tapahtumaan ja RI on sen hyväksynyt. Kuvernöörivuoden aikana syntyneet läheiset ystävyyssuhteet toisten saman vuoden kuvernöörikollegoiden kanssa jatkuvat yleensä kuvernöörivuoden jälkeenkin mm. vuosittain järjestettävillä yhteisillä tapaamisilla ja tilaisuuksilla. 14. Piirin arkisto Tutustu piirisi edellisten kuvernöörien aineistoihin, jotta saat yleiskuvan piiristä ja piirin klubeista. Tee itsellesi arkistointisuunnitelma, ellet saa sitä edeltäjältäsi. Varaa riittävästi mappeja ja mapita arkistoitavat paperit juoksevasti. Tee tietokoneellesi selkeä hakemistorakenne kuvernöörivuotesi aineistojen taltiointiin. Muista ottaa näistä elektronisista arkistoistasi määräajoin varmistuskopiot. Toimita Rotarytoimistoon arkistoitavaksi piirisi viralliset asiakirjat (kuten piirineuvottelun ja piirikokouksen pöytäkirjat liitteineen). Varaudu jättämään järjestetty säilytettävä materiaali kuvernöörivuotesi päätyttyä piirisi käyttämään arkistointipaikkaan. Valitettavan usein järjestämätön materiaali jää kuvernöörille. On suotavaa, että kuvernöörien aineistot siirretään Maakunta-arkistoon säilytettäväksi. 15. Raportointi- ja postitusmenetelmät Lähes kaikki tulevan kuvernöörin raportit sekä RI:lle että SR:lle löytyvät nykyisin myös sähköisessä tietokoneella täytettävässä ja tallennettavassa muodossa ja ne voidaan lähettää sähköpostin liitetiedostoina. Luonnollisesti perinteinen kirjeposti ja telefax myös käyvät.

22 22/27 Kuvernöörin kunkin kuukauden alussa lähettämät kuukausikirjeet lähetetään klubeille (presidentille ja sihteerille) nykyisin vain sähköisessä muodossa joko sähköpostilla tai viemällä aineistot piirin nettisivuille. Sähköpostilla lähetettäviin aineistoihin ei tulisi upottaa esim. kuvia, koska ne kasvattavat tiedostokoon niin isoksi, että joillain vastaanottajilla voi tulla vaikeuksia ottaa ne vastaan tai ne tukkivat hänen postilaatikkonsa (esim. hitaat tietoliikenneyhteydet tai pieni sähköpostilaatikko). Sähköpostijakelua huomattavasti sujuvampi ja tehokkaampi tiedonvälityskanava on piirin nettisivut, koska sinne mahtuu laajojakin aineistoja ja lisäksi piirin nettisivut ovat kaikkien jäsenien luettavissa (kuvernöörin kirjeet ja tiedotteet klubeille sähköpostilla tavoittavat vain klubin presidentin ja sihteerin). Kuukausikirjeet liitteineen (läsnäolotilastot ym.) on toimitettava myös RI:lle Zürichin toimistoon. Kuvernööri voi käyttää Rotarytoimiston postivälityspalveluita (sähköposti tai kirjeposti) klubeille kuukausikirjeittensä ja muiden tiedotteiden jakeluun tai lähettää ne vastaanottajille suoraan itse. Rotarytoimisto veloittaa näistä palveluista käytön mukaan. Mikäli käyttää Rotarytoimiston lähetyspalveluita, on sinne annettava jakeluohjeet/jakelulistat. Kaikkien rotaryasioissa lähetettävien sähköpostien Aihe(Subject)-kohtaan kannattaa laittaa ensimmäiseksi sanaksi Rotary ja henkilötietosuojasyistä joukkopostitusten vastaanottajia sähköpostiosoitteita ei pidä panna näkyviin, vaan osoitteet tulee panna sähköpostiohjelman piilokopio-kenttään (Bcc). 16. Tulevan kuvernöörin vuosikalenterit DGN-vuosi DGN-vuosi Kesä Osallistu RI:n kongressiin (vapaaehtoinen) Governor-nominee Data Form RI:lle 10 päivän kuluessa valinnasta. Osallistu piirineuvoston toimintaan ja piirin tilaisuuksiin DGE-vuosi DGE-vuosi Heinä RI:ltä tulee District Governor s Training Manual ym. opiskeluaineistoa Rekisteröityminen RI:n Member Access -järjestelmään (jos et jo ole) Elo RI:ltä tulee runsaasti lisää ohjekirjoja (PETS, Piirikonferenssi, DT, ym.) Aseta PETS järjestelytoimikunta Aseta Piirikonferenssin järjestelytoimikunta Teetä käyntikortit Tilaa Kuvernöörin takki. Takin voi tilata myös puolisolle. Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n järjestämä DGE-info/koulutus, avec elokuun lopussa - syyskuun alussa (la-su). Syys Ilmoittaudu International Assemblyyn (DG-koulutus) Aloita yhteistyö muiden piirien tulevien kuvernöörien kanssa, koordinoikaa PETSien, piirineuvotteluiden ja piirikonferenssien ajankohdat Ilmoita mennessä RI:lle DG:n ja RI:n välisen rahaliikenteen pankkiyhteystiedot (avaa tähän käyttöön oma pankkitili) Tee mennessä RI:lle arvioilmoitus DG-vierailujen matkakustannuksista (Estimated Allocation Questionnaire) Tee mennessä RI:lle ilmoitus piirin tilaisuuksien ajankohdista ja paikoista (Form B: District Meeting Dates) Tee mennessä TRF:lle GSE-vaihtoilmoitus/GSE District Application for program year (167-EN) Loka GETS ja Instituutti 2011/Z15/16, Lilleström, Norja ( ). Tee GETS-kustannusraportti (Form C: Governors-elect Training Seminar

23 (GETS) Expense Report) RI:lle nopeasti GETS:n jälkeen, kuitenkin viimeistään 15.5 mennessä Marras RI:ltä tulee PETSiä varten runsaasti painotuotteita Joulu Perehdy RI:n kustantamien, SR:n käännöstoimikunnan tuottamiin opaskirjojen ja muiden painotuotteiden valikoimaan (luettelo SR:n nettisivuilla) Laadi tulevien presidenttien ja sihteereiden yhteystietoluettelot (pyydä Rotarytoimistosta) Ilmoittaudu RI kongressiin Toimita mennessä piiriorganisaation ja komitearakenteen tiedot RI:lle (Form E: District Committee Appointments) Tammi SR:ltä/käännöstoimikunta toimittaa Rotaryn käsikirjat, presidentti-, sihteeri- ja komiteaopaskirjat ym. aineistoa PETSiä ja piirineuvottelua varten Toimita tammikuun loppuun mennessä Rotarytoimistoon matrikkelia varten tuleva piiriorganisaatio ja kuvernöörin esittely (Rotarytoimisto antaa rakennerungot) Muistuta: klubien piti ilmoittaa tulevan vuoden virkailijat RI:lle mennessä International Assembly, San Diego, USA Helmi Piirijohdon koulutuseminaari (DGE järjestää yhdessä DG:n kanssa) RI:ltä tulee runsaasti lisää aineistoa PETSiin (kauden teemabrosyyrit ym.) SR:n käännöstoimikunta lähettää RI:n presidentin teemaesitteiden alkuperäiskappaleet ja suomennokset klubeja varten Assemblyn jälkeen PETS- ja piirineuvottelukutsujen ja suunnitelmien lähetys klubeille Maalis PETS ja piirineuvottelu Piirineuvottelun/PETS pöytäkirja + budjetti Rotarytoimistoon (maalishuhtikuu) RI:lle Assemblyn lisäkustannusraportti (esim. taksikulut) viimeistään 60 päivää Assemblyn jälkeen RI and TRF Expense Statement Huhti Lähetä piirikokouksen pöytäkirjat liitteineen Rotarytoimistoon Touko Lähetä GETS- sekä AG-koulutuksen kustannusraportit RI:lle (max. 10 %:n lisä DG:n tulevaan vuosimäärärahaan) Lähetä RI:lle klubien jäsenlisäystavoitteet Lähetä RI:lle klubien Rotarysäätiölahjoitusten tavoitteet. Kesä Tallenna piirin rotarysäätiölahjoitustavoitteet Member Accessiin Toimita virallinen klubivierailuohjelmasi Zürichin toimistoon Klubien on toimitettava viimeistään 1.7. mennessä alueensa apulaiskuvernöörille sekä tulevalle kuvernöörille toimintasuunnitelmat sekä Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille mennessä klubien on hoidettava RI:n puolivuotisraportit ja -maksut. Näistä em. ajankohdista on aiheellista muistuttaa istuvan DG:n toukokesäkuun kuukausikirjeessä. Osallistu RI:n kansainväliseen kongressiin, suositellaan DGE- ja DG-vuoden kuukausittain muistilista on RI:n julkaisemassa kuvernöörin opaskirjassa, District Governor s Training Manual kohdassa Planning Calendar. Lisäksi RI lähettää runsaasti kirjepostia ja muistutuksia. 23/27

24 24/ DG-vuosi DG-vuosi Heinä DG-toimikausi alkaa RI:ltä tulee 70 % DG-kauden määrärahasta Ensimmäinen kuvernöörin kuukausikirje lähetetään klubeille. Kuukausikirje ja sen liitteet (läsnäolotilasto ym.) lähetetään myös RI:lle Zürichiin Klubien on hoidettava RI:n puolivuotisraportit ja maksut, varmista DGN hakuaika alkaa, klubit pyydetään toimittamaan ehdotuksia alkaen Elo DG:n klubivierailut alkavat Jäsenistön ja laajennustyön kuukausi Seuraava DGN hakuun. Hakuaika oltava vähintään 2 kuukautta Syys Uusien sukupolvien kuukausi DGN kandidaattien hakupaperit toimitettava DG:lle Loka Osallistuminen RI:n vyöhyke Instituuttiin ja seminaareihin. Osallistuminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa. Ammattipalvelun kuukausi Marras Tulevan kuvernöörin valintakomitean kokous DG:n klubivierailut päättyvät yleensä marras-joulukuussa Muistuta: Klubien tulee päivittää jäsentietonsa Member Accessiin tammikuun SAR raporttia varten Rotarysäätiön kuukausi Joulu Muistuta klubeja RI:n puolivuotisraportista ja maksuista, hoidettava mennessä Klubien pidettävä vaalikokous viimeistään joulukuussa Official Directory tiedot oltava RI:llä, mieluiten hyvissä ajoin ennen Assemblya, viimeistään mennessä Rotaryperheen kuukausi Tammi Palauta DGN-lomake (Form H: Governor-nominee Data Form) allekirjoituksineen RI:lle viimeistään kesäkuun loppuun mennessä Muistuta klubeja RI:n puolivuotisraportista ja maksuista, hoidettava mennessä Tammikuun loppuun mennessä klubien matrikkelitiedot ajan tasalle SR:n jäsenrekisteriin. Muistutus klubeille! Rotarytietouden kuukausi Helmi Maailman yhteisymmärryksen kuukausi Rotaryn syntymäpäivä 23.2 Maalis Luku- ja kirjoitustaidon kuukausi RI:n presidentin kunniamainintalomakkeet kuvernöörille. Huhti Piirikonferenssi ja piirikokous (RI:n suositus jo 1. vuosipuoliskolla). Ajankohta vaihtelee piireittäin, vuosittain. Rotarylehtien kuukausi Touko Lähetä 30 päivän sisällä piirikonferenssista RI:lle piirikonferenssiraportti (Form G: District Conference Report) Muistuta: Klubien tulee päivittää jäsentietonsa Member Accessiin heinäkuun SAR raporttia varten mennessä AG-raportit (Memo of Club Visit) toimitettava kuvernöörille Touko-kesäkuussa Zürichin toimisto lähettää sähköisen kyselyn, jolla pyrkivät selvittämään kuvernöörien tyytyväisyys saamiinsa palveluihin Kesä Kuvernöörin klubivierailuraportit RI:lle (Memo of Club Visit) Kaikki piirin maksusuoritukset on hoidettava Rotarytoimistoon kirjanpitoon mennessä

25 Rotarysäätiö Ajankohta vaihtelee Muistuta: klubien SAR-raportit ja puolivuotismaksut RI:lle Osallistuminen RI:n kansainväliseen kongressiin (vapaaehtoinen). Toimikausi päättyy 30.6., kuvernöörin käätyjen vaihtotilaisuus Rotaryn harrastus- ja ammattiryhmien kuukausi Katso Rotarysäätiön apurahojen ohjeet ja määräajat Rotarysäätiön pikaoppaasta. Tämä löytyy mm. SR:n nettisivujen suojatuilta jäsensivuilta Rotarysäätiöosiosta. Lähetä Form H: Governor-nominee Data Form valintakomitean allekirjoituksin RI:lle kymmenen päivän kuluessa valinnasta Toimita RI:lle District Conference Report + edellisen kauden tilinpäätös 30 päivän kuluessa piirikonferenssista (ellei toimitettu jo aikaisemmin) 25/ IPDG-vuosi IPDG-vuosi Heinä mennessä (mieluusti jo heti kauden päätyttyä) DG:n kuluraportit (Form I: Governor s Expense Report) sekä piirin edellisen kauden tilinpäätös RI:lle. Elo Järjestä kuvernöörivuotesi aineistot ja luovuta ne piirisi arkistoon. Piirin arkistot tulisi ajoittain siirtää maakunta-arkistoon. Syys Piirin edellisen kauden tilit tarkastetaan syyskuun aikana, jolloin tilintarkastajilla tulisi tilinpäätöstietojen lisäksi olla käytettävissään myös edellisen kauden toimintakertomus Piirin tarkastetun tilinpäätöksen tulee olla valmiina ja lähetettynä klubeille mennessä. Rotarytoimisto hoitaa tilien tarkastuttamisen ja tilinpäätöstietojen lähetyksen klubeille. Tilinpäätös ja toimintakertomus käsitellään seuraavassa piirikokouksessa Loka Osallistu syys-lokakuussa pidettävään Rotaryinstituuttiin (vyöhykkeet 15 & 16), vapaaehtoinen. Marras Joulu 17. Rotaryvuoden vuosikello