ROTARYPIIRIN 1390 PIIRIJOHTOSUUNNITELMA DISTRICT LEADERSHIP PLAN (DLP)

Transkriptio

1 ROTARY INTERNATIONAL DISTRICT 1390 FINLAND /TH ROTARYPIIRIN 1390 PIIRIJOHTOSUUNNITELMA DISTRICT LEADERSHIP PLAN (DLP) Käsitelty Piirineuvoston kokouksessa Käyttöönotto Piirissä 1390 on otettu alkaen käyttöön Rotary Internationalin menettelytapasääntöjen (Rotary Code of Policies, RCP) mukainen piirijohtosuunnitelma (DLP, District Leadership Plan). Suunnitelma tarkistetaan ja päivitetään toimintavuosittain. DLP esitellään piirineuvostolle kunkin kalenterivuoden lopun kokouksessa ja hyväksytään keväällä tulevien klubipresidenttien koulutustilaisuuden (PETS) yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. Hyväksytty piirijohtosuunnitelma lähetetään Rotary Internationalille. 2 Tarkoitus Piirijohtosuunnitelma määrittelee piiriorganisaation toimintamallit. Sen tarkoituksena on nopeuttaa ja tehostaa piirihallinnon menettelytapoja, piirin klubeille antamaa tukea, lisätä hyvin koulutettujen rotaryjohtajien määrää sekä osallistumista Rotarysäätiön ja Rotary Internationalin projekteihin. Lisäksi suunnitelma antaa kuvernöörille haasteellisia tehtäviä innovatiivisena johtajana. 3 Sisältö Piirijohtosuunnitelma kuvaa piirihallinnon rakenteen ja menettelytavat. Siinä määritellään apulaiskuvernöörien määrä, tehtävät, pätevyysvaatimukset, valintamenettely ja koulutus sekä piirin komiteoiden tarve ja tehtäväalue, komiteoiden puheenjohtajien ja jäsenten pätevyysvaatimukset ja valintamenettely. Siinä määritellään myös piirihallinnon toimielinten välinen yhteistoiminta ja johtamistoimintojen jatkuvuus.

2 4 Rotarypiirin 1390 toimihenkilöt ja elimet Piirijohtosuunnitelmassa on määritelty seuraavat piirin virkailijat ja elimet: Kuvernööri (District Governor), Piirineuvosto (District Council), piirin komiteat (District Committees), piirikouluttaja(t) (District Trainers) sekä apulaiskuvernöörit (Assistant Governors), näiden tehtävät sekä mahdolliset muut piirin elimet ja virkailijat. 4.1 Kuvernööri Kuvernööri on RI:n keskushallinnon valvonnan alainen toimihenkilö. Hänen tehtävänään on RI:n tavoitteiden mukaisen toiminnan edistäminen tukemalla ja valvomalla piirin klubeja. Kuvernöörin tulee osallistua yhteistyössä piirin ja klubien johtohenkilöiden kanssa piirijohtosuunnitelman toteuttamiseen. Kuvernööri vastaa RI:n menettelytapaohjeessa mainittujen tehtävien suorittamisesta piirissään. Kuvernöörin tulee toimessaan korostaa jäsenten viihtymisen ja sitoutumisen sekä jäsenlisäyksen ja toiminnan laajentumisen merkitystä klubeille, kannustaa rotareita osallistumaan klubin ja piirin toimintoihin, edistää klubien osallistumista rotarysäätiöseminaareihin ja säätiön ohjelmiin sekä säätiön tukemiseen rahalahjoituksin. Kuvernöörin tulee antaa tunnustusta ansioituneille rotareille ja klubeille sekä huolehtia piirin tulevaisuuden suunnittelusta sekä suorittaa RI:n menettelytapaohjeissa mainitut tehtävät. 4.2 Piirineuvosto Piirineuvosto toimii kuvernöörin neuvottelukuntana. Piirineuvosto tai sen jäsenistä koostuva työryhmä voi myös ottaa kuvernöörin määräyksestä suorittaakseen tehtäviä, joita varten muuten asetettaisiin erityinen komitea. Piirineuvoston kokoonpano: 1. Puheenjohtajana piirikuvernööri (DG) 2. Edellinen kuvernööri (IPDG) 3. Tuleva kuvernööri (DGE) 4. Nimetty kuvernööri (DGN valinnastaan alkaen) 5. Talouskomitean puheenjohtaja 6. Piirisihteeri, jolla kokouksessa puhevalta Kuvernööri kutsuu tarpeen mukaan kokouksiin komiteoiden puheenjohtajia ja muita asiantuntijoita. Piirineuvoston kokoontuu noin neljä kertaa toimintavuoden aikana: elokuussa, joulukuussa, helmikuussa ennen PETSiä ja huhtikuussa ennen piirikonferenssia.

3 4.3 Apulaiskuvernöörit Piiri on jaettu kahdeksaan alueeseen, joissa jokaisessa on koulutettu apulaiskuvernööri. Alueitten määrää ja toimialueita voi kuvernööri omalla päätöksellään muuttaa. Rotaryvuonna alueet ovat seuraavat: 1. Vanaja-Häme 2. Päijät-Häme 3. Lahti 4. Tampere itäinen 5. Tampere läntinen 6. Suomenselkä 7. Jyväskylä 8. Sisä-Suomi Apulaiskuvernöörien nimet ja alueet määritellään piirinorganisaation yhteydessä. Apulaiskuvernöörien tehtävänä on tukea alueensa klubien toimintaa, avustaa kuvernööriä ja tulevaa kuvernööriä piirin hallinnollisissa tehtävissä ja näiden suunnittelussa sekä hoitaa muita kuvernöörin osoittamia piirihallinnon tehtäviä. Tehtävät on määritelty tarkemmin RI:n menettelytapasäännöissä. Apulaiskuvernöörin kelpoisuusvaatimukset ovat seuraavat: 1. Ollut vähintään kolme vuotta piirin 1390 jossain klubissa aktiivijäsenenä 2. Toiminut täyden kauden klubin presidenttinä 3. Halukas ja kykenevä rotari, joka on valmis vastaamaan apulaiskuvernöörin velvollisuuksista 4. On osoittanut suoriutuvansa piiritason tehtävistä ja on kehityskelpoinen myös muihin piirin johtotehtäviin. 5. Tuntee alueensa ja sen klubit Apulaiskuvernöörin toimikausi on kolme vuotta. Jatkuvuuden turvaamiseksi tavoitteena on, että vuosittain noin yksi kolmasosa apulaiskuvernöörien kokonaismäärästä vaihtuisi. Pysyviin komiteoihin kuuluu yleensä kahdesta neljään jäsentä. Jatkuvuuden takaamiseksi tavoitteellinen jäsenyysaika komiteoissa on kolme vuotta siten, että yksi jäsenistä on vuosittain erovuorossa. Myös jäsenluvultaan suuremmissa komiteoissa noudatetaan suhteellisesti samaa periaatetta. Komitean jäsenen tulee olla piirin alueella toimivan klubin hyvämaineinen aktiivijäsen. Tuleva kuvernööri valitsee komiteoiden puheenjohtajat kunkin rotaryvuoden ajaksi esiteltyään alustavan valintansa piirineuvoston kommentoitavaksi. Komiteoiden puheenjohtajat valitsevat komiteoiden jäsenet ja esittävät ne tulevan kuvernöörin vahvistettavaksi. Komiteoiden tarkoitus, tehtävät ja jäsenten vaatimukset ovat RI:n menettelytapasääntöjen mukaiset.

4 4.4.1 Talouskomitea Komiteaan kuuluu vähintään kolme jäsentä, joista ainakin yhden tulee olla piirineuvoston jäsen. Piirin taloudenhoitaja ei kuulu komiteaan, mutta toimii kokouksen sihteerinä ja on läsnä sen kokouksissa puhevaltaisena. Talouskomitean tehtävänä on laatia piirin talousarvio yhteistyössä tulevan kuvernöörin kanssa esitettäväksi piirineuvostolle joulukuussa ja lähetettäväksi klubeille vähintään neljä viikkoa ennen piirineuvottelua, jossa päätetään talousarviosta. Komitea valvoo piirin taloutta ja kirjanpitoa. Komitea laatii lausunnon piirin taloudenhoidosta viimeistään kolmen kuukauden kuluttua rotaryvuoden päättymisestä. Piirin tilit tarkastavat Suomen Rotary ry:n valitsemat tilintarkastajat. Piirin taloudenhoidon periaatteet on määritelty Rotarypiirin 1390 taloudenhoitoa koskevissa yleisohjeissa Rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitean tukena toimivat seuraavat alakomiteat ja elimet: Opintoryhmien vaihto (GSE Group Study Exchange) Stipendit Entiset stipendiaatit, alumnit Humanitääriset ohjelmat PHF -lahjoitukset Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan tehtävänä on suunnitella, koordinoida, arvioida ja johtaa kaikkia säätiöön liittyviä piirin toimintoja sekä avustaa tulevaa kuvernööriä piirin rotary-säätiötavoitteiden asettamisessa. Hänen tulee vastata kaikkien nimittämättömien tai toimimattomien alakomiteoiden tehtävistä, toimia kaikkien alakomiteoiden ex-officio jäsenenä. Komitea vastaa piiritasolla Rotarysäätiötä koskevien asioiden kouluttamisesta ja tunnetuksi tekemisestä piirissä ja klubeissa sekä pitää yhteyksiä klubien rotarysäätiöasiamiehiin ja rotarysäätiökomiteoihin. Koulutuksessa ja yhteydenpidossa korostetaan rotarysäätiölahjoitusten merkitystä ja käydään yksityiskohtaisesti läpi Rotarysäätiön tarjoamien tukirahoitusmuotojen hyödyntämismahdollisuudet klubien humanitäärisissä projekteissa. Rotarysäätiökomitea suunnittelee ja organisoi piirin rotarysäätiöseminaarit yhteistyössä kuvernöörin ja apulaiskuvernöörien kanssa. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Rotarysäätiökomitean alaisen GSE -komitean tehtävä on edistää piirissä GSE -vaihtoa ja aktivoida klubeja tiedottamaan asiasta. Komitea tiedottaa aktiivisesti avoinna olevista vaihdoista ja niihin hakeutumisesta sekä valmistelee seuraaville toimintavuosille vaihtoja ja ylläpitää yhteyttä RI:n GSE -koordinaattoriin. Komitea avustaa tulevaa kuvernööriä RI:lle tehtävien GSE -sopimusten laatimisessa. Piirimme käytäntönä on, että joka toinen vuosi GSE -vaihto tapahtuu jonkun USA:n piirin kanssa ja joka toinen vuosi jonkun toisen maan piirin kanssa. Piirin klubit on jaettu kuuteen ryhmään, jotka vastaavat vuorollaan yhdessä tänne saapuvien GSE -ryhmien ohjelman suunnittelusta ja toteutuksesta. GSE -komitea valvoo ohjelman toteutumista. GSE -isännyyttä hoitavien klubien vuosikierron ryhmäjako on toimintasuunnitelman liitteenä.

5 Kuvernööri päättää lähtevän GSE -ryhmän johtajan valinnasta kuultuaan GSE -komiteaa. Ryhmän jäsenten valinta tehdään kuvernöörin kanssa yhteistyössä. Komitea pitää yhteyttä vaihtoon osallistuvan toisen piirin GSE -komiteaan vaihdon ajankohdasta ja ohjelmasta sopimiseksi. Komitea järjestää lähtevän ryhmän valmennuksen ja tiedottaa piirissä ryhmän paluusta. Stipendikomitean tehtävänä on antaa klubeille tietoa haettavissa olevista stipendeistä ja toimittaa piirin klubeille tarvittavat hakemuslomakkeet. Komitea tekee esityksen stipendin saajiksi klubien esittämien hakijoiden joukosta sekä järjestää lähtevien stipendiaattien perehdyttämisen ja valmennuksen. Komitea pitää yhteyttä piirin lähettämiin stipendiaatteihin opiskeluvuoden aikana ja tiedottaa piirissä stipendiaatin paluusta. Komitea ilmoittaa piirin vuosittaisten stipendien olevan haettavana, kerää hakemukset tai ehdotukset ja tekee esitykset stipendien saajiksi vuosittain kaksi viikkoa ennen piirikonferenssia. Stipendit pyritään jakamaan jonkun piirin tai klubin juhlan yhteydessä esimerkiksi piirikonferenssissa. Alumni-komitean tehtävänä on ylläpitää ajan tasalla olevaa piirin luetteloa säätiön ohjelmiin osallistuneista entisistä stipendiaateista sekä tiedottaa säätiölle muutoksista. Komitea varmistaa, että palanneet stipendiaatit ja GSE -ryhmän jäsenet pitävät asiaankuuluvat esitykset lahjoittaneen piirin alueella klubikokouksissa tai piirin tapahtumien yhteydessä. Komitea järjestää piirin alueella asuvien entisten stipendiaattien tapaamisia, rohkaisee entisiä stipendiaatteja ylläpitämään yhteyttä toisiinsa ja rotareihin sekä kannustaa lahjoituksiin säätiölle. Komitea kannustaa klubeja ottamaan stipendiaatteja jäsenikseen. Humanitääristen ohjelmien komitean tehtävänä on edistää ja tukea kansainvälisiä, humanitäärisiä klubien yhteistyöprojekteja, joihin voidaan hakea Rotarysäätiön Matching Grants (Kahdentuvat apurahat) rahoitustukea Rotarysäätiön Maailman Rahastosta (World Fund). PHF -komitean tehtävänä on työskennellä sen hyväksi, että jokainen piirin klubi ja mahdollisimman moni rotari lahjoittaa varoja vuosittain Rotarysäätiölle. Komitea kannustaa klubeja lahjoituksin tukemaan piirin säätiötavoitetta, toimittaa kuvernöörille ja klubeille tietoa säätiölahjoitusten kertymistilanteesta rotaryvuoden aikana sekä vastaa klubien PHFrahastoa koskeviin tiedusteluihin sekä neuvoo klubeja PHF -hakemusten teossa Jäsenyyskomitea Jäsenyyskomitean puheenjohtajana toimii valittu asialle vihkiytynyt rotary ja jäseninä AG:t, joilla on kiinteät monivuotiset yhteydet klubeihin. Jäsenyyskomitea laatii suunnitelman uusien klubien perustamiseen, uusien jäsenten rekrytointiin ja perehdytykseen sekä nykyisten jäsenten jäsenhuoltoon. Komitea toteuttaa aktiivisesti näitä toimintoja piirin alueella jäsenyystavoitteiden saavuttamiseksi sekä avustaa klubeja tässä tehtävässä. Komitea järjestää jäsenlisäys-, huolto- ja perehdytysseminaareja yhdessä piirikouluttajan ja muiden erityisasiantuntijoiden kanssa.

6 4.4.4 Palveluohjelmien komitea Palveluohjelmien komitean alakomiteoita ovat ammattipalvelu, yhteiskuntapalvelu, kansainvälinen palvelu, nuorisovaihto, RYLA & Rotaract sekä lääkäripankki (Rotary Doctor Bank Finland). Komitea tukee klubien ideoita yhteiskunnallisten projektien suunnittelussa ja toteutuksessa sekä toteuttaa piirissä seurantaa ja tiedottaa kehityksestä. Ammattipalvelukomitean tavoite on edistää Rotaryn ammattipalvelun tuntemusta ja tukea klubeissa tapahtuvaa ammattipalvelutoimintaa. Keskeisiä tehtäviä ovat Rotaryn neljän kysymyksen kokeen ja Singaporen julistuksen tunnetuksi tekeminen. Yhteiskuntapalvelu on tärkeä klubista ulospäin suuntautuva toimintamuoto. Piirissä 1390 jokaisen klubin tavoitteena tulisi olla ainakin yhteen yhteiskuntapalveluprojektiin osallistuminen toimintavuosittain. Suomalaisessa hyvinvointiyhteiskunnassakin on monia ongelmia, joissa yhteiskunnan toimien lisäksi kaivataan kolmannen sektorin tukea. Kansainvälinen palvelu sisältää monenlaista kansainvälistä yhteydenpitoa Rotaryn eri ohjelmien välillä, kuten Friendship -vaihto, asunnon vaihto ja erilaiset harrastusryhmät. Komitean tehtävänä on tiedottaa eri ohjelmista, edistää piirissä kansainvälistä palvelua ja innostaa osallistumaan konventioihin. Komitea avustaa klubeja kansainvälisten yhteyksien luomisessa ja vastaa kansainvälisen yhteiskuntapalvelun koulutuksesta piirissä. Nuorisovaihtokomitea johtaa piirin nuorisovaihtotoimintaa. Suomen Rotaryn nuorisovaihdon monipiiriorganisaation avulla komitea edistää nuorisovaihtoa piirin alueella ja vastaa siihen liittyvästä koulutuksesta. Tarvittaessa komitea tukee klubeja vaihto-oppilaiden valinnoissa ja hakemusten käsittelyssä sekä päättää piirin lähtevien vaihto-oppilaiden mahdollisten stipendien jaosta. Nuorisovaihtokomitea valvoo, että piiriin tulleiden vaihtooppilaiden käyttäytyminen, koulunkäynti ja matkustelu sekä heidän kohtelunsa isäntäperheissä ja klubeissa noudattavat rotaryn nuorisovaihdon sääntöjä ja määräyksiä. Komitean tehtävänä on huolehtia piirin vaihto-oppilaiden osallistumisesta vuosiohjelman mukaisiin yhteisiin tapahtumiin. Komitean tehtävä on myös organisoida piirin nuorisoleirien järjestäminen. Komitean tulee pitää kirjaa entisistä vaihto-oppilaista. Nuorisovaihtokomitean tulee pitää kuvernööri ajan tasalla nuorisovaihdon tilanteesta ja tapahtumista. Komitea valitsee keskuudestaan tarvittavat kirjeenvaihtajat ja esittää piirikokouksen päätettäväksi vastuuhenkilöt Suomen Rotaryn nuorisovaihdon monipiiriorganisaatioon. RYLA -komitea tekee tunnetuksi ja tehostaa RYLA -seminaareja, jotka ovat (Rotary Youth Leadership Awards) vuotiaille suunnattuja johtamiskoulutustilaisuuksia, jotka pidetään yleensä viikonvaihteessa kaksipäiväisinä. Rotaract -komitea vahvistaa piirin henkistä tukea Rotaract -klubeille, jotka ovat Rotaryn perus-periaatteiden hengessä toimivia nuorten aikuisten klubeja. Rotarac -klubit kasvattavat potentiaalisia rotareita. Lääkäripankki-komitea vastaa lähinnä tiedottamisesta ja klubien kannustamisesta antamaan tukensa lääkäripankkitoimintaan. Piirin lääkäripankkikomitean puheenjohtaja on piirin edustaja Rotary Doctor Bank Finland (RDBF) toiminnassa.

7 4.4.5 Viestintä ja suhdetoiminta PR Komitea vastaa alueellaan Rotaryn sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä ja sen kehittämisestä. Komitean tehtävä on laatia piirille viestintäsuunnitelmat yhteiskunta- ja mediasuhteiden, tiedotuksen ja markkinointiviestinnän kehittämiseksi ja pitää ne ajan tasalla sekä kannustaa ja opastaa piirin klubeja näissä toiminnoissa. Komitea jakaa ja auttaa jakamaan tietoa rotarysta yleisölle ja päätöksentekijöille, huolehtii piirin projektien ja tärkeiden tapahtumien tiedottamisesta, avustaa klubeja tiedotustoiminnassa ja mediayhteyksien luomisessa sekä välittää RI:n PR-materiaalia klubeille, tiedotusvälineille ja ympäröivään yhteiskuntaan. Tärkeä osa komitean tehtävää on sähköisen viestinnän ja tietotekniikan hyväksikäytön edistäminen ja tukeminen piirissä ja klubeissa. Tätä tehtävää komitea hoitaa kouluttamalla ja jakamalla tietoa sekä avustamalla klubeja IT -asioissa. Viestiliikenne piirissä, piirin ja klubien välisessä sekä klubien välisessä asioinnissa tapahtuu pääsääntöisesti sähköpostilla ja internet-sivuja hyödyntäen. Komitean vastuulla on myös piirin Internet-kotisivujen ylläpito kuvernööriltä ja komiteoilta saamiensa lähdeaineistojen pohjalta. Komitea kannustaa ja aktivoi klubeja korkeatasoisten Internet-kotisivujen tekoon ja ajan tasalla pitoon ja tarvittaessa avustaa klubeja kotisivujen tekoon liittyvissä asioissa. Piirin IT -vastaava osallistuu Suomen Rotary ry:n organisoimaan rotarypiirien IT -vastaavien yhteistoimintafoorumiin. 4.5 Määräajaksi valittavat komiteat Vakituisten komiteoiden lisäksi piirissä tulee tai voi olla seuraavia määräaikaisia komiteoita DGN valintakomitea Piirikonferenssin järjestelytoimikunta PETS:n ja piirineuvottelun järjestelytoimikunta Muut erikseen nimetyt komiteat DGN -komitea valitaan vuosittain piirikokouksessa piirikonferenssin yhteydessä. Istuva kuvernööri julistaa tulevan kuvernöörin tehtävän vuosittain hakuun viimeistään syyskuussa. Kuvernööri toimii DGN -esitysten esittelijänä valintakomitealle. Tulevan kuvernöörin valintakriteerit ja valinta-menettelyt on määritelty RI:n menettelytapaohjeissa. DGN nimittää omalle DGE -kaudelleen PETSin ja piirineuvottelun järjestelytoimikunnan ja DGE piirikonferenssin järjestelytoimikunnan.

8 4.6 Komiteoiden yhteydenpito ja raportointi Piirin komiteoiden tulee raportoida toiminnastaan kuvernöörille kolmen kuukauden välein, yleensä piirineuvoston kokouksiin. Erityisen onnistuneista toimistaan komiteoiden tulee ilmoittaa viestintäkomitealle, jotta se voi tiedottaa tai auttaa tiedottamaan RI:n julkaisuissa ja verkkosivuilla. 5 Muut piirin toimihenkilöt Määräajaksi valittavat virkailijat: Piirikouluttaja Piirisihteeri Taloudenhoitaja Piirikouluttaja, piirisihteeri ja piirin taloudenhoitaja nimetään vuosittain. Tavoitteellinen toimikausi näissäkin tehtävissä on kolme rotaryvuotta. Piirikouluttajan tehtävänä on tukea tulevien kuvernöörien, klubien, apulaiskuvernöörien ja piirin muiden johtohenkilöiden kouluttamista. Piirikouluttaja osallistuu Suomen Rotary ry:n organisoimaan piirikouluttajien yhteistyörenkaan toimintaan. Piirikouluttajan tulee olla entinen kuvernööri, apulaiskuvernööri tai piirin komitean puheenjohtaja. Tehtävistä on tarkemmat ohjeet RI:n menettelytapasäännöissä. Piirisihteeri toimii piirineuvoston kokousten, piirineuvottelun ja piirikokouksen sihteerinä sekä avustaa kuvernööriä kulloinkin erikseen sovittavissa tehtävissä. Piirisihteeri myös huolehtii laatimiensa piirin kokouspöytäkirjojen ja -muistioiden tarkastamisesta, jakelusta asianomaisille sekä näiden aineistojen asianmukaisesta säilytyksestä ja arkistoinnista. Taloudenhoitaja toimii talousasioissa kuvernöörin tukena ja asiantuntijana sekä linkkinä piirin ja Suomen Rotaryn välillä. Taloudenhoitaja raportoi kuvernöörille vuosikolmanneksittain piirin taloustilanteesta. Piirin kirjanpito ja maksuliikenne hoidetaan Suomen Rotary ry:n toimesta. Kuvernöörin on hyväksyttävä piirin kustannuslaskut ennen niiden maksuun panoa. Taloudenhoitajan tehtävät on määriteltynä tarkemmin piirin taloudenhoitoa koskevassa yleisohjeessa. 6 Piirin toiminnansuunnittelu Piirin toiminnansuunnittelun runko muodostuu tästä piirijohtosuunnitelmasta, vuotuisesta toimintasuunnitelmasta, tehokkaan piiriorganisaation rakentamisesta, piirin taloudenhoitoa koskevasta yleisohjeesta sekä vuosibudjetista. Vuotuisen toimintasuunnitelman painopisteet määräytyvät kulloisenkin RI:n presidentin asettamien tavoitteiden pohjalta. Piirin toiminta- ja taloussuunnitelmat hyväksytetään PETS:n yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. Edellisen rotaryvuoden tilit ja toimintakertomus hyväksytään piirikonferenssin yhteydessä pidettävässä piirikokouksessa.

9 Piirillä ei ole omaa kirjoitettua toimintastrategiaa, vaan toiminnan painopisteet suunnataan RI:n määrittämien strategisten suunnitelmien pohjalta soveltaen niitä kansallisiin ja paikallisiin olosuhteisiin. 7 Klubien toiminnansuunnittelun tukeminen Piiri kannustaa, tukee ja kouluttaa klubeja niiden toiminnan suunnittelussa. Klubien tuominnan vuosisuunnittelu perustuu ohjekirjan Suunnitteluopas tehokkaalle rotaryklubille ohjeisiin ja lomakkeeseen. Klubien on toimitettava tämä suunnitelma hyvissä ajoin ennen uuden rotaryvuoden alkua alueensa apulaiskuvernöörille, joka toimittaa ne kootusti kuvernöörille. Tämä suunnitelma on pohjana kuvernöörin klubivierailun yhteydessä pidettävässä neuvottelussa. Lisäksi RI suosittelee ja piiri kannustaa klubeja laatimaan klubijohtosuunnitelman (Club Leadership Plan), jossa määritellään klubihallinnon toiminta ja menettelytavat sekä annetaan ohjeita klubin toiminnan pidemmän aikavälin painopisteiden ja tavoitteiden asettamiseen. 8 Täydentäviä ohjeita Piirin johtoon kuuluvien koulutus järjestetään RI:n ohjeiden mukaisissa piirin valmennustilaisuuksissa, neuvotteluissa ja seminaareissa, joihin asianomaiset rotarit ovat velvolliset osallistumaan. Piirissä RI:n toimintoja hoitavan tai piiriä RI:n sääntömääräisissä tehtävissä edustavien rotarien valinnoissa noudatetaan RI:n menettelytapaohjeita. Kuvernöörin klubivierailut suunnitellaan RI:n sääntöjen määrittämien tarkoitusperien mukaisesti. Vierailu pyritään mahdollisuuksien mukaan sijoittamaan klubin toiminnan kannalta otolliseen ajankohtaan, jotta kuvernöörin osallistuminen kohottaisi rotaryhenkeä ja edistäisi klubin suhdetoiminnallisia tavoitteita.