Kokous- ja kongressi pa lvel u ide n u udel lee norga n isoi nti

Transkriptio

1 Kokous- ja kongressi pa lvel u ide n u udel lee norga n isoi nti Kemin kaupu nginhallituksen pddt6s

2 Markkinointi Tiedotus ja markkinointi vaativat jokaisen sitoutumista ja jokainen voi omalla toiminnallaan tehda tyiita myynnin edistamiseksi. Toimenpiteet: - henkil6kohtainen asiakaspalvelu ja tiedon jakaminen - nettisivustolle uudet tilaesittelyt - pyritaen ostamaan tilaa esim. Eventworksin s6hk6iseen asiakaskirjeeseeen - tehdean juttu syksyn Digipolis Magazineen - tehdaen juttu Kemileiseen - ostetaan mahdollisesti google-mainontaa ja tilaa kokouspaikat.com-sivustolle Tilahallinto - harkitaan yhteisosallistumista messuille ja tapahtumiin (Matkailu, kaupunkija Digipolis) Kiinteistoiden yllepito, kiinteistonhoito ja siivous kuuluvat edelleen tilapalvelulle, kuten tehenkin asti. Kemin Teollisuuskyle oy:n rooli kokous- ja kongressipalveluiden markkinoijana ja myyjana ei vaikuta olemassa olevaan tilanteeseen. 1. Asiakkaan varaus Idmen p6iven asiakas avaa netin ja kirjoittaa Googleen: kokous, Kemi ostettavan internet-markkinoinnin jilkeen sivulta avautuu www'disioolis.fi kun sivustoille kertyy riittevdsti,,klikkauksia,,. Tiedotus ja viestinte ovat avainasemassa ndin alussa, jotta yhteystiedot saadaan tietoisuuteen. Ne, jotka ottavat yhteytta vanhoilla yhteystiedoilla, ohjataan jatkossa oikeisiin osoitteisiin. Tiedottaminen on kaikkien kaupungin toimijoiden teht6va. Kokous- ja kongressipalveluiden esittelyt luodaan sivustolle ja paivityksen hoitaa Kemin Teollisuuskyr;. Tiedot rinkitetaan Kemin kaupungin sivustofle my6hemmin; elinkeinotoimisto ratkaisee nskyvyyden TeoIisuuskyre oy:n toimittamien tietojen pohjarta. 2. Tilaesittelyt Esitelleen Kemin kaupungin omistamat kokous- ja kongressitirat, joista tdsse vaiheessa on sovittu kaupunginhallituksen paetdkselle:

3 Sivujen rakenne on jo valmiina, mutta sisdlto ja erityisesti liitettdvdt valokuvat laativat tyostdmistd. Sivustolle tarvitaan moderneja ja myyvid valokuvia. Jokaisesta tilasta laaditaan esittely esim. L. Auditorio Horisontti Sijainti: Sensori, Tietokatu 3 70 hengelle Varustus : tiiydellinen av-varustelu, PC, multimediaprojektori, videoneuvottelulaitteisto, langaton tietolii kenneyhteys, 6Snentoisto Hinta 60,00 /t + alv 24 o/o, videoneuvottelu laitteistosta 2 5 /t + alv 24 o/o Mikeli tilat on mddritelty yleisotiloiksija avoimiksi kaikille asiakkaille, tiloissa eijatkossa voijdrjestdd ilma iseksi yksityistila isuuksia. Tilojen hinnat mssritelliin uudelleen L7 alkaen. Sisdinen laskutus srilyy ennallaan eli keyttomestarit kirjoittavat eri hallintokuntien vdliset "laskut" - nein vdltytddn turhalta alv-veron maksulta kaupunkikonsernissa. 3. Varaukset Jatkossa harkitaan myos Teknologiakyldn tilojen varausjdrjestelmdn siirtoa Timmiin (Kemin kaupungin kdyttd mdd n va ra usjd rjeste lmdd n ).

4 Tilaesittelyjen rinnalle luodaan sela usmahdollisuus Timmiin ja suunnitellaan sdhk<iinen lomake,.lolla asiakas voi ottaa yhteytta Teollisuuskylidn. Lisitiedot ja varaukset Yhteystietona puh ja Teknologiakylen tilojen sivustolla sailytetiien myiis osoite Em. osoitteista tehdaan ns. ryhmaosoite, joita kaytooikeudet omaava henkild pdesee lukemaan. 4. Varausprosessi 4.1 Tilavaraus on selvi varaus tehdean varmiiksi rimmiin, ios asiakas tietda, mihin hiin haruaa varata taiyhteydenoton aikana asia key selv;ksi. My6s keyttcimestarit voivat tehda varauksia Timmiin. Varauksessa vehintssn: - tilaaja (yritys / yhteis6) - yhteyshenkit6 - yhteystiedot (puhelin ja sihkriposti) 4.2 Tarjouspyynto tai lisitietopyyntii Teollisuuskyld oy on palkannut asia kku uspdii llikkci Elina Martimon alkaen. Kaikki lisetydte vaativat yhteydenotot ohjataan sovittuihin yhteystietoihin joko puhelimitse tai sehk<ipostiin. Elinan toimisto sijaitsee Digipoliksessa - Kemin Teknologiakylesse.

5 Mikiili asiakas pyytae esitelteveksi vaihtoehtoisia tiloja taitarjousta / lisdtietoa, siihkiiposti kokoustilat(akemi.fi Viestisse pitea olla vehintean: - tilaaja (yritys / yhteisd) - yhteyshenkil6 - yhteystiedot (puhelin ja sehkdposti) Keytttimestarit valittevat / lahettevat pyynn6n osoitteeseen kokoustilat@kemi.fl Mahdolliseen tarjoukseen, jonka Teollisuuskyla tekee: - parhaat tilavaihtoehdot - muut tarvittavat palvelut (palvelukuvausten mukaan) - ravintolapalvelut - muut tarvittavat palvelut esim. majoitus, kukat jne. Kemin Teollisuuskyl; sopiija hoitaa yhdessa k5yttomesta reiden kanssa mahdolliset tilaesittelyt ja asiakkaan tutustumisen tlloihin. valmis varaus Timmiin ja tieto kulttuurikeskuksen varauksista keytttimesta reiden sehkopostiin kavttomesta rit@kemi.fi tai puhelimella ilmoitus, etts uusi varaus on lisiitty Timmiin. Lis6ksi vahvistus asiakkaalle. Ennakkosuunnitteru voi vaatia runsaasti tyota itse tiravarauksen ja tarjoirunkin osarta - se on Teollisuuskylan ty6t6. Teollisuuskyld varaa tiran eriraisiin tapahtumiin, mutta asiakkaan auttaminen tapahtuman jdrjestemisess; esim. markkinointi, opiskerija yhteistyo, kaupungin esittery ja muut asiakkaan mahdorriset pyynndt hoidetaan yhteistyiissa Kemin kaupungin viranhartijoiden kanssa. 5. Tilaisuudenvalmistelu Aina edellisells viikolla asiakku usped llikko kdy ldpi kaikki kulttuurikeskuksen ja teknologiakylen tiloihin seuraavan viikon varaukset. Hen ottaa tarvittaessa yhteytte asiakkaaseen esim. tarjoiruiden tai henkiltimddrien tarkistusta varten. varaukset ndkyvet rimmissa luokituksen mukaan joko alustavina (punainen), lisetietoa odottavina (keltainen) tai valmiina (vihrea) - varikoodit helpottavat luokittelua. Sisaiset varaukset on merkitty sinisiksi. Hen varmistaa my6s tiraisuuden sujuvuuden keyttomestareiden ja ravintoroitsuan kanssa.

6 6. Tilaisuus Keyttiimestarit ja palvelukuvausten mukaan ostetut lisdpalveluiden tuottajat ovat paikan pddllii auttamassa asiakasta. Asiakkuuspiiiillikkti osallistuu sovittuihin tilaisuuksiin ja tulee paikan paalle ainakin merkittevien tilaisuuksien ajaksi kulttuurikeskukseen. perusvaraukset hoituvat kulttuurikeskuksen henkilaikunnan toimesta. Tilaisuuden jalkeen kerate;n asiakaspalaute. 7. Laskutus Teollisuuskyle oy laskuttaa omalle tililleen ja omalle kusta nn uspa ika lleen kaikki kulttuurikeskuksessa sovituista tiloista tulevat tulot. TeollisuuskylS oy maksaa kustannuspaikalta tilaisuutta varten hankitut oheispalvelut, jotka tulevat ulkopuolisilta erillisil16 laskuilla. ku lttuu rikes ku ksesta iso ja pieni auditorio, "akvaario", ara-aura, taidemuseo, kulttuurikeskuksen liikuntasali, teatterisali, teatterisalin yleis6limpio, teatterin pieni niytt5mo ja ku lttuurikesku ksen ravintolasali TeollisuuskylS oy:lle on omat tunnuksensa Timmiin ja profiilissa nekyvat em. tilat. yhtid hoitaa laskutuksen omalla Fivaldi-jariestelmalle rimmiste saatavan raportin mukaan. sen vuoksirimmiin tulee paivittaa ennen tilaisuutta kaikki mahdollinen tieto, mutta my6s tilaisuuden jalkeen toteutuneet henkildmaeret ja mahdolliset lisepalvelut tulee peivittae Timmiin. sauvonsarin ja TervahaIin osarta raskutuksesta sovitaan aina riikuntatoamiston kanssa. Mikali reollisuuskyle oy joutuu maksamaan Timmin keytt6oikeuksista kulttuurikeskuksen osalta, ne vehenneteen kaupungille maksettavasta tulosta. TeollisuuskylS tilittae ja maksaa saadut tulot kolmen kuukauden vilein kaupungille vdhennettyne 10 % tulosta - nyt vuonna vuoden 2017 arusta provisio-osuus poistuu ja Kemin kaupunki maksaa Teollisuuskylalle vuosittaisen korvauksen. Kaikkien muiden tilojen varaukset ja laskutukset hoitaa kukin toimua itse. Jarjestdjen viikottaisten tilaisuuksien laskutuksen hoitavat keyttdmestarit. Kulttuurikeskuksessa esim. luokka 310 kuuluu keyttomestareille. Teollisuusky16 ei vastaa missaen vaiheessa esim. taidemuseon tai teatterin lipunmyynniste tainiiden markkinoinnista. Kulttuurikeskuksessa toimivat hallintokunnat jatkavat omaa tyiitean kuten aina ja ne voivat jatkossakin keskitye ydintoimintaansa. Teollisuuskyla oy keskustelee aina asianosaisen kanssa perustoimintoihin vaikuttavista yksityiskohdista.