Tapahtumajärjestäjän käsikirja. Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko

Transkriptio

1 Tapahtumajärjestäjän käsikirja Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko

2 Sisällys 1. Taustaa Yhteystietoja tapahtuman järjestämiseen Toimintaohjeita tapahtumien järjestämiseen Ravintolapalvelut tapahtumaan Ravintola Laiturin varaaminen iltatilaisuuksiin Neuvottelutilojen varaaminen Auditorion katon käyttäminen tapahtumissa Pystypöydät Pienet kalustesiirrot Suuret kalustesiirrot (Ravintola Laituri) Pianon siirtäminen Vartiointi tapahtumaan Vartioitu naulakko Vierailijapysäköinti Isojen ryhmien vierailijakortit Valokuvaaminen Ravintolassa ja auditorion aulassa Siivous tapahtumien yhteydessä Sähköpäivystys tilaisuuteen Pelastussuunnitelma tilaisuudessa Tapahtumien somistus, lavastus ja kukat Liitteet... 8

3 1 1. Taustaa Tapahtumajärjestäjän käsikirja on tarkoitettu työkaluksi kaikille Kiinteistöosakeyhtiö Helsingin Lepakossa tilaisuuksia järjestäville henkilöille. Käsikirja sisältää Lepakossa järjestettävien tilaisuuksien kannalta oleellista tietoa, kuten tapahtumien kannalta tärkeitä yhteystietoja ja toimintaohjeita. Käsikirjan tapahtumia koskeva ohjeistus koskee Kiinteistö Oy Helsingin Lepakon Conference Centerin tiloja. Conference Center käsittää seuraavat tilat: Ravintola Laituri Kahvila Ranta Point (Auditorio) ja sen läheisyys Auditorion katto Aula ja sen läheisyys Conference centerin neuvotteluhuoneet (1. kerros, 2B -kerroksen neuvottelutilat ja Ullakkosauna) Tapahtuman järjestäjällä on aina vastuu tapahtumasta ja siihen liittyvistä järjestelyistä. Sodexolla ja Securitaksella on yksinoikeus talon palveluiden tuottamisessa. Muut tapahtumiin liittyvät palvelut voidaan ulkoistaa kolmannelle osapuolelle. Käsikirjan päivittämisestä ja sisällöstä vastaa Sodexo Oy. Käsikirjaan tai tapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Sodexon Quality Of Life (QOL) koordinaattoriin. Normaalitoiminnasta poikkeavista tapahtumista tulee ilmoittaa erikseen QOL -koordinaattorille, joka informoi kaikkia tarvittavia osapuolia.

4 2 2. Yhteystietoja tapahtuman järjestämiseen Quality of Life (QOL) -koordinaattori Toimitilajohtaminen Sodexon ravintolapalvelut kiinteistössä Aulapalvelu Are Helpdesk (huolto- ja conference centerin siivousilmoitukset) ARE Oy sähkö- ja huoltopalvelut SOL Palvelut Oy (vuokralaisten omien tilojen siivousilmoitukset) Palveluesimies Palveluohjaaja Securitas Oy- vartiointipalvelut Fujitsun AV tuki kiinteistössä arkisin klo NFS varausjärjestelmän käyttöoikeudet ja tuki arkisin klo

5 3 3. Toimintaohjeita tapahtumien järjestämiseen 3.1 Ravintolapalvelut tapahtumaan Palveluntarjoaja Sodexo Oy Kuvaus Sodexolla on yksinoikeudet Conference Centerin cateringpalveluihin, eli Conference Centerin tiloihin ei voi tilata ruoka- tai juomatarjoiluita muilta palveluntuottajilta. Sodexolla on myös yksinoikeudella anniskeluluvat Conference Centerin tiloihin. Kokoustarjoilut tulee tilata NFS -varausjärjestelmän kautta. Suurien tapahtumien tai muuten normaalitoiminnasta merkittävästi poikkeavien tilaisuuksien (esim. auditorion iltatilaisuudet) yhteydessä tapahtuman järjestäjä on yhteydessä QOL -koordinaattoriin. Conference Centerin tiloihin ei voi tuoda omia alkoholijuomia, vaan ne on tilattava Sodexon kautta. 3.2 Ravintola Laiturin varaaminen iltatilaisuuksiin Palveluntarjoaja Sodexo Oy Ravintola Laiturin voi varata kokonaan omaan käyttöönsä iltatilaisuuksiin olemalla yhteydessä Sodexon QOL -koordinaattoriin tai ravintolapalveluihin. 3.3 Neuvottelutilojen varaaminen Palveluntarjoaja Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko Tapahtuman järjestä voi varata Lepakon kokoustiloja käyttöönsä NFS -varausjärjestelmän kautta. Tunnukset NFS -järjestelmään saa tilattua Fujitsulta.

6 Auditorion katon käyttäminen tapahtumissa Auditorion kattoa ei voi varata yksityistilaisuuksiin. Jos katolla haluaa pitää tilaisuuden, tulee siitä ilmoittaa QOL -koordinaattorille, joka merkitsee tilaisuuden NFS -järjestelmän Avoin tilaus -kohtaan. 3.5 Pystypöydät Kuvaus Auditorion varaus sisältää 15 kpl valkoisia kiinteistön omistamia 85 cm halkaisijallisia ja 110 cm korkeita pyöreitä pystypöytiä. Auditorion pystypöytiä ei saa siirtää toisiin tiloihin. Auditorion pystypöytien lisäksi, kiinteistössä on kahdeksan koivuista 60 cm halkaisijallista 100 cm korkeaa pyöreäjalkaista pystypöytää, joita voi tarvittaessa hyödyntää tilaisuuksissa. Lisäksi kiinteistön C -osassa, ns. vesistössä, on neljä valkoista pyöreäjalkaista pystypöytää, joita ei saa siirtää muualle. 3.6 Pienet kalustesiirrot Palveluntarjoaja Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko, Markku Sallmen Kun Lepakon tiloihin halutaan tehdä pienimuotoisia kalustemuutoksia, tapahtumajärjestäjä tilaa muutoksen NFS -järjestelmän kautta. Kiinteistö veloittaa muutoksesta tuntihinnan (palveluhinnastossa). Sora ja Skog sekä kaikki niitä pienemmät Conference centerin tilat lukeutuvat pieniin kalustemuutoksiin. 3.7 Suuret kalustesiirrot (Ravintola Laituri) Palveluntarjoaja Erikseen sovittava palveluntarjoaja Kun Lepakon tiloihin, erityisesti Ravintola Laiturin kalustukseen, halutaan tehdä suurempia kalustemuutoksia, tapahtumajärjestäjä tilaa muutoksen haluamaltaan palveluntarjoajalta tai on yhteydessä QOL -koordinaattoriin. Muista sopia myös kalusteiden palautus tavanomaiseen asetelmaan.

7 5 3.8 Pianon siirtäminen Palveluntarjoaja Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko, Markku Sallmen Kun kiinteistön omistamaa pianoa halutaan siirtää paikasta toiseen, Tapahtumajärjestäjä varaa siirron NFS -järjestelmän kalustemuutoksen kautta. Sora -neuvottelutilassa sijaitseva flyygeli ei ole siirrettävissä. 3.9 Vartiointi tapahtumaan Palveluntarjoaja Securitas Oy Kuvaus Kaikissa Conference centerin tilaisuuksissa, jotka jatkuvat klo jälkeen, tulee olla erikseen tilattu vartiointi. Kiinteistön vuokralaisten omiin tiloihin ei tarvitse tilata vartiointia. Tapahtuman järjestäjä tekee tilauksen vartioinnista NFS järjestelmän kautta. Securitas Oy veloittaa palvelusta suoraan tilaajaa (palveluhinnastossa). Vartiointi tulee tilata kolme vuorokautta ennen tilaisuutta, jonka jälkeen tehdyistä tilauksista peritään pikalisä (palveluhinnastossa) Vartioitu naulakko Palveluntarjoaja Securitas Oy Kun tilaisuuteen halutaan vartioitu naulakko, tapahtuman järjestäjä tekee tilauksen NFS -järjestelmän kautta ja Securitas Oy veloittaa palvelusta suoraan tilaajaa (palveluhinnastossa). Kiinteistöllä on kaksi koukkunaulakkoa, joissa on 80 koukkua yhdessä naulakossa. Naulakot voi varata käyttöönsä olemalla yhteydessä Securitakseen.

8 Vierailijapysäköinti Palveluntarjoaja Kiinteistö Oy Helsingin Lepakko Kuvaus Vierailijoille on tarjolla 36 pysäköintipaikkaa talon pihalla ja 58 pysäköintipaikkaa parkkihallissa. Pysäköintipaikat ovat maksuttomia ja aikarajattomia. Vierailijapysäköinnistä ei tarvitse ilmoittaa etukäteen, ellei kyse ole isommasta tilaisuudesta. Isojen tilaisuuksien yhteydessä on mahdollista tilata henkilö Securitakselta ohjaamaan vieraiden pysäköintiä. Vieraat saavat puhelimeensa QR -koodin, jos isäntä on ilmoittanut vieraat etukäteen vastaanottoon. QR -koodilla pääsee puomeista sisään ja parkkihalliin Isojen ryhmien vierailijakortit Palveluntarjoaja Securitas Oy Tapahtuman järjestäjä voi pyytää vastaanottoa tulostamaan isojen ryhmien vierailijakortit etukäteen lähettämällä Excel tiedoston vastaanottoon. Tiedostossa tulee olla kolmessa erillisessä sarakkeessa vierailijan etunimi, sukunimi ja yritys. Lisäksi sähköpostiviestissä tulee lukea vierailun aloitus- ja lopetusaika sekä Lepakon yhteyshenkilö vierailijoille. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on valvoa korttien ottaminen ja porteista kulkeminen Valokuvaaminen Ravintolassa ja auditorion aulassa Palveluntarjoaja Erikseen sovittava palveluntarjoaja Tapahtuman järjestäjä ilmoittaa valokuvaamisesta ravintolassa ja auditorion aulassa vastaanottoon, joka ilmoittaa huoltoyhtiölle. Huoltoyhtiö ottaa paloilmaisimet valokuvauksen ajaksi pois päältä. Valokuvaus on sallittua kaikissa Conference centerin tiloissa, mutta aulapalvelun tiskiä ei saa kuvata. Toivomuksena on myös, ettei muita kuin kuvattavia näy tunnistettavasti kuvien taustalla.

9 Siivous tapahtumien yhteydessä Palveluntarjoaja SOL Palvelut Oy Kuvaus Ravintola Laiturin, auditorion ja Sora -neuvotteluhuoneen tilaisuuksiin tulee tilata erikseen siivous suoritettavaksi ennen ja jälkeen tapahtuman. SOL veloittaa siivouksen erikseen. Tapahtuman järjestä tilaa siivouksen palveluntuottajalta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuutta tai on yhteydessä QOL koordinaattoriin. Tilauksesta tulee käydä ilmi tilaisuuden alku- ja päättymisaika, jotta palveluntarjoaja voi suorittaa siivouksen tarvittaessa sekä ennen että jälkeen tilaisuuden. Palveluntarjoaja siivoaa Conference centerin tilat arkisin yhden kerran päivässä joko klo jälkeen tai klo aamulla Sähköpäivystys tilaisuuteen Palveluntarjoaja ARE Oy Milloin Tarvittaessa tapahtuman järjestäjä voi tilata tilaisuuteen päivystävän sähkömiehen suoraan palveluntarjoajalta erillisveloitusta vastaan (palveluhinnastossa) tai olla yhteydessä QOL -koordinaattoriin. Tapahtumiin, joissa on esitys tai muuta tekniikkaa, suositellaan tilattavaksi päivystävä sähkömies Pelastussuunnitelma tilaisuudessa Kiinteistö Oy Helsingin Lepakolla on kiinteistötasoinen pelastussuunnitelma, joka löytyy osoitteesta: Tapahtuman järjestäjän tulee kuitenkin laatia jokaiseen tapahtumaan oma pelastussuunnitelma, jonka laatimisessa voi käyttää apuna kiinteistötasoista pelastussuunnitelmaa.

10 Tapahtumien somistus, lavastus ja kukat Kuvaus Conference centerin tiloihin voi tehdä tapahtumien yhteydessä tarvittavia somistuksia ja kalustuksia, jotka eivät vaikuta kiinteistön normaaliin toimintaan. Tapahtuman järjestäjä voi hoitaa somistuksen itsenäisesti tai olla yhteydessä QOL -koordinaattoriin. 4. Liitteet Kiinteistö Oy Helsingin Lepakon Palveluhinnasto Pohjakartat Kalustemuutoksen tilaaminen NFS varausjärjestelmän kautta