KUNNAN VARAUTUMINEN JA PALVELUIDEN JATKUVUUDENHALLINTA - SEMINAARI

Transkriptio

1 KUNNAN VARAUTUMINEN JA PALVELUIDEN JATKUVUUDENHALLINTA - SEMINAARI 3. työkokous: Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Työkokouksen materiaali: Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

2 Projektin kolme työkokousta 1. työkokous: Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan perusteet sekä johtaminen Mitä varautumisen sekä jatkuvuudenhallinnan kokonaisuus kunnassa tarkoittaa ja mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan perusteet? Millaista maksutonta tukimateriaalia ja työkaluja kuntien varautumiseen sekä jatkuvuudenhallintaan on saatavilla? Miten kunnan varautumista sekä jatkuvuudenhallintaa voidaan arvioida ja miten kokonaisuuden keskeisimmät kehittämiskohteet voidaan tunnistaa? 2. työkokous: Palveluiden toimintavarmuus ja sopimuskumppanien huomioiminen Miten kunnan ydintoiminnot ja näihin liittyvät avaintoiminnot voidaan tunnistaa ja priorisoida? Mitä kunnan riskienhallinnassa on hyvä ottaa huomioon? Miten sopimuskumppanit tulisi ottaa huomioon kunnan palveluiden toimintavarmuuden kehittämisessä? 3. työkokous: Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Miten eri häiriö- ja kriisisuunnitelmat linkittyvät toisiinsa? Mitä häiriönhallinnassa ja kriisijohtamisessa on hyvä ottaa huomioon? Miten toimintamalleja häiriö- ja kriisitilanteissa voidaan suunnitella alueellisena yhteistyönä? 2

3 Ohjelma, 3. työkokous Työkokouksen avaus, ohjelma ja tavoitteet Projektipäällikkö Tapio Tähtinen, Kuntaliitto työkokouksen satoa Projektipäällikkö Tapio Tähtinen, Kuntaliitto Kunnan varautumiseen liittyvät suunnitelmat Projektipäällikkö Tapio Tähtinen, Kuntaliitto Kunnan häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Projektipäällikkö Tapio Tähtinen, Kuntaliitto TAUKO Häiriö- ja kriisitilanteiden suunnittelu alueellisena yhteistyönä Projektipäällikkö Tapio Tähtinen, Kuntaliitto Ryhmäpohdinta työkokouksen aiheista Keskustelu - Miten tästä eteenpäin? Tilaisuuden päätös 3

4 Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti Ulkoiset asiantuntijapalvelut Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut MODUULI 1 Jatkuvuudenhallinnan johtaminen MODUULI 2 Toimintavarmuuden kehittäminen MODUULI 3 Häiriö- ja kriisisuunnittelu MODUULI 4 Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Nykytilan arviointi ja vertailu verrokkeihin Toimintavarmuuden periaatteet / prosessi Suunnitelmat ja toimintamallit Tilannekuva ja tilannetietoisuus Johdon tahtotilan määrittäminen Sisällyttäminen TTS-prosessiin Johtamisen edellytykset Reagointi ja hälyttäminen Kehittämisen polun rakentaminen Avaintoimintojen tunnistus,priorisointi Viranomais- ja sidosryhmäyhteistyö Kriisijohtamisen käynnistäminen Perusteet, ohjeistus, vastuut Uhkien ja riskien hallinta Varautuminen poikkeusoloihin Operatiivinen toiminta häiriötilanteessa Organisointi, resursointi, osaaminen Sopimuskumppanien huomioon ottaminen Perehdyttäminen ja täytäntöönpano Tiedottaminen ja kriisiviestintä Seuranta ja ohjaus Sopimuskumppanien arviointi Johdon rooli korostuu Koulutus ja harjoittelu Toipuminen ja arviointi Yhteistyö korostuu Täydennyskoulutuspalvelut Tukeminen ja verkostot

5 Nimilista Merkkaa rasti nimesi eteen. Mikäli nimeäsi ei löydy listalta, lisää tietosi muiden tietojen alle / paperin kääntöpuolelle. Jos tiedät, että organisaatiossasi on tunnistettu kriittiset tehtävät, ympyröi organisaatiosi Jos tiedät, että organisaatiosi on tehnyt JATKE-pikatestin ja/tai KUJAarviointimallin kirjoita nimikkeesi jälkeen JATKE ja/tai KUJA 5

6 2. työkokouksen satoa: ryhmäpohdinta Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

7 Sopimustenhallinnan ohjeistus Vastausten perusteella sopimusohje on vain harvoissa kunnissa Jos kunnassa on hankintaohje, se painottuu sopimusasioiden osalta hankintasopimusten valmisteluun eikä siinä yleensä ole säännöksiä sopimusten valvonnasta tai raportoinnista Hankintaohjeita noudatetaan melko hyvin, vaikka parantamisen varaa siinäkin on Ohjeita kaivataan koko sopimuksen elinkaaresta/sopimusprosessista, ei vain valmistelusta tai yksittäisistä asioista. Ohjeissa tulisi huomioida riskien- ja jatkuvuuden hallinta ja niiden tulisi olla selkeitä ja yksinkertaisia Vastausten perusteella parhaimmat keinot henkilöstön sitouttamiseksi ovat kouluttaminen ja tiedottaminen, sekä sisäinen valvonta 7

8 Sopimusosaaminen Noin puolet vastaajista kertoi, että kunnassa on järjestetty sopimuskoulutusta» Vrt. Sopimusoikeuteen liittyvät kysymykset, joissa suurin osa vastauksista väärin» Osaamisvajeen tunnistaminen ja lisäkoulutus Vastaajat toivoivat koulutusta sopimusoikeuden perusteista ja hankintasopimuksista» Kuntaliiton koulutustarjonta Sopimusten valmistelussa ja valvonnassa ilmenevät puutteet johtuvat pääosin heikosta sopimusosaamisesta, kiireestä ja resurssipulasta muut kiireet ajavat usein sopimustenhallinnan edelle Ongelmalliseksi nähtiin tilanteet, joissa yksi taho kilpailuttaa ja toinen taho (yleensä palvelutuotanto) valvoo. Näissä tilanteissa valvojalla ei aina ole tietoa sopimuksen sisällöstä tiedonkulun ja yhteistyön puutteet nähdään ongelmallisina Heikosti laaditut sopimukset ja sopimuksien omistajuuden puute nähtiin ongelmina Kaikissa vastauksissa viitattiin hankintoihin. Muista sopimuksista ollut mainintoja, vaikka niiden taloudellinen arvo on merkittävä ja samat asiat tulee huomioida myös muissa, kuin hankintalain menettelysääntöjen mukaan tehdyissä sopimuksissa Alueelliset ja jopa paikalliset erot sopimustenhallinnan tasossa ovat suuria ja myös esimerkillisiä tapauksia on 8

9 Sopimusten valvonta Noin puolet vastanneista ilmaisi vastuisiinsa kuuluvan sopimuksen valmistelun ja solmimisen, puolilla vastuisiiin liittyi myös sopimusten seuranta ja valvonta Vain muutamassa vastauksessa valvonta oli vastuutettu sopimuksen vastuuhenkilölle. Valvonta organisaation päivittäistoiminnan yhteydessä, ilman selkeitä vastuita oli yleisempää. Vastausten perusteella suuri osa valvonnasta tehdään saadun asiakaspalautteen perusteella ja silloin, kun ongelmia ilmenee. Näihin vastauksiin liittyi usein valvontaan liittyvä yhteistoiminta palveluntuottajan kanssa Vain muutamia poikkeuksia lukuunottamatta reklamaatiot saatetaan sopimuskumppanin tai vähintään sopimuksen vastuuhenkilön tietoon 9 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

10 Järjestelmä + riskiarvio 2/3 vastaajista ilmoitti organisaatiossaan olevan käytössä sähköinen järjestelmä sopimustenhallintaan. Valtaosassa vastuu sopimusten viennistä oli nimetty ja tavoitteena oli pyrkiä viemään kaikki sopimukset järjestelmän piiriin. Vain muutamassa tapauksessa järjestelmään syötettiin vain tärkeimmät sopimukset Sopimustoimittajissa tapahtuvista muutoksista tiedotettiin suurimmassa osassa sisäisesti (sposti, intra jne.), mutta joissain tapauksissa selvittäminen jäi työntekijän oman aktiivisuuden varaan. Sisäisen tiedottamisen todettiin useasti olevan vajavaista. 2/3 vastaajista ilmoitti, että sopimuksiin liittyvää riskiarviota ei ole ohjeistettu, eikä sitä toteuteta. 1/3 tapauksista sitä tehtiin sopimus-/tapauskohtaisesti. Suurimmiksi riskeiksi nähtiin puutteellisesti laaditut sopimukset, proaktiivisuuden puute sekä puutteellinen riskienhallinta. Myös huoli sopimuskumppanien kriisinkestävyydestä nousi monessa kohdin esille. Parhaiksi riskienhallintakeinoiksi nähtiin yhtenäinen ja proaktiivisesti suuntautunut ohjeistus, koulutus sekä systemaattisen riskienhallinnan kehittäminen 10

11 Kuntaliitolta toivottu tuki Asiantuntija-apu» Palvelusähköpostit: Sopimuskoulutus» p Tiedon levittäminen» Verkkosivut, seminaarit, kuntalehti ym.» Lakiyksikön www-sivut: Lakiyksikön uutiskirjeet: Valmiit sopimusmallit» Valmiit sopimusmallit voivat johtaa systemaattisiin virheisiin» JYSE-ehtojen sisällysluettelo on mainio sopimuksen muistilista. Kuntaliitto on ollut valmistelussa mukana ajamassa jäsentensä etuja» Kuntaliiton laatima työkalu kuntien sopimusprosessien hallintaan Sähköinen sopimusprosessimalli (kohta 1.1): 11

12 Kunnan varautumiseen liittyvät suunnitelmat Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

13

14 TASO Alue Kunnan varautumiseen tasot ja suunnitelmat, yksi näkemys Alueelliset suunnitelmat Organisaatio Yt.-tahojen varautumiseen liittyvät suunnitelmat Riskienhallinta -suunnitelma Riskienhallinta -suunnitelma suunnitelma Kunnan turvallisuussuunnitelma Kriisiviestintäsuunnitelma Valmiussuunnitelman yleinen osa Toimiala Yksikkö/ kohde Yt.-tahojen varautumiseen liittyvät toimintaohjeet Kohdekohtainen pelastus- ja turvallisuussuun nitelma Toimialan valmiussuunnitelma Työ- ja toimintaohjeet Työ- ja 14

15 Esimerkki: varautumisen tasot ja suunnitelmat sivistystoimessa KUNNAN VALMIUSSUUNNITELMA Yleinen osa SIVISTYSTOIMIALAN VALMIUSSUUNNITELMA MUIDEN TOIMIALOJEN VALMIUSSUUNNITELMAT Koulut ja oppilaitoksetosio Varhaiskasvatusosio Nuorisotoimintaosio Liikuntakasvatusosio Kulttuuritoimintaosio Koulun hyvinvointikansio - Pelastussuunnitelma - Järjestyssäännöt - Oppilashuollon suunnitelma - Oppilaiden suojaaminen väkivallalta, kiusaamiselta - Työsuojelu - Ohjeisto: - Väkivallan uhkatilanne - Tiedottaminen -.. Tilojen turvallisuuskansiot - Pelastussuunnitelma - Järjestyssäännöt - Työsuojelu - Ohjeisto: - Uhkatilanne - Valvontavastuu - tiedottaminen Tilojen turvallisuuskansiot - Pelastussuunnitelma - Järjestyssäännöt - Työsuojelu - Ohjeisto: - Uhkatilanne - Valvontavastuu - tiedottaminen Tilojen turvallisuuskansiot - Pelastussuunnitelma - Järjestyssäännöt - Työsuojelu - Ohjeisto: - Uhkatilanne - Valvontavastuu - tiedottaminen Tilojen turvallisuuskansiot - Pelastussuunnitelma - Esineistön evakuointisuunnitelma - Järjestyssäännöt - Työsuojelu - Ohjeisto: - Uhkatilanne - Valvontavastuu - tiedottaminen 15

16 Strateginen valmiussuunnitelma Kunnan valmiussuunnitelman yleinen osa nähdään luonteeltaan usein strategisena ja ohjaavana asiakirjana. Strategisesta luonteestaan huolimatta se sisältää yleensä myös operatiivisen suunnitelman piirteitä, kuten kuntakonsernin kriisijohtamisen ja siihen liittyvät menettelyt. Strategisena asiakirjana yleisen osan olisi syytä ohjata kuntakonsernin kokonaisturvallisuuden ja jatkuvuudenhallinnan kokonaisuutta. Strategisen valmiussuunnitelman olisi syytä vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:» Mitkä ovat jatkuvuudenhallinnan nykytila ja tavoitteet?» Miten ja millä yhdenmukaisilla perusteilla jatkuvuudenhallinta on kuntakonsernissa järjestetty?» Mitkä ovat eri toimijoiden vastuut ja velvollisuudet?» Minkälainen on kuntakonsernin jatkuvuudenhallinnan prosessi?» Mitkä ovat kuntakonsernin keskeiset uhkat ja kuinka näitä on pyritty hallitsemaan?» Miten jatkuvuudenhallintaa konsernissa koordinoidaan ja yhteensovitetaan oman organisaation lisäksi keskeisten yhteistoimintatahojen kanssa? 16

17 Operatiivinen valmiussuunnitelma Toimialakohtaiset valmiussuunnitelmat voidaan yleensä nähdä luonteeltaan enemmän operatiivisina suunnitelmina Painottuvat operatiivisten tilanteiden hallinnan ohella siihen, miten yleisen osan strategia ja yhtenäiset perusteet on jalkautettu kullekin toimialalle Operatiivinen valmiussuunnitelma voidaan nähdä toimintaohjeen kaltaisena ja se sisältää usein esimerkiksi:» Häiriötilannekohtaisia toimintakortteja» Toimenpideluetteloita» Yhteystietoluetteloita» Matriiseja/ taulokoita eri toimijoiden yhteistoiminnan helpottamiseksi Operatiivisen valmiussuunnitelman olisi syytä vastata muun muassa seuraaviiin kysymyksiin:» Mitkä ovat kyseisen toiminnon keskeisimmät uhkat ja miten näissä uhkatilanteissa toimitaan?» Miten kriisijohtaminen on suunniteltu toteutettavaksi (taso huomioitava: kuntakonserni? Toimiala?)» Mitä resursseja voidaan ja on tarkoitus hyödyntää eri häiriötilanteissa? 17

18 Valmiussuunnitteluprosessi, esimerkki Yhtenäiset perusteet, tavoitteet ja velvoitteet Kuntakonsernitason koordinaatio Rajapintojen tunnistaminen ja yhteensovittami nen Kunnan sisäiset Kunnan ulkoiset Alueelliset toimijat SOTE??? (Korhonen & Ström 2012) 18

19 Täytäntöönpano ja harjoittelu Suunnitelma ilman jalkautusta on vain kasa paperia Jalkauttamisen on syytä olla järjestelmällistä, riittävän kattavaa ja perustua tehtäviin. Syytä huomioida myös uuden henkilöstön perehdyttämisessä Varautumiseen jatkuvuudenhallintaan ja turvallisuuteen liittyvän koulutuksen olisi vähintäänkin katettava kaikki sellaiset toiminnot, jotka ovat liityksissä kriittisiin tehtäviin.» Koulutus- ja harjoitussuunnittelu sekä seuranta Harjoittelun keskeisenä tavoitteena tulisi valmiuden ja kyvyn kehittämisen ohella olla suunniteltujen toimintamallien ja suunnitelmien testaus» Perehdyttävä harjoitus/ koulutus» Työpöytäharjoitus» Toiminnallinen harjoitus» Helposta vaikeaan ja harjoitusten opit käytäntöön! 19

20 Esimerkki: Kunnan johtoryhmän harjoitus Kesto: esim. 2-3 tuntia, osallistujina (valmius-)jory + tilanteen kannalta keskeiset yt.-tahot Tilanne: myrskyrintama saapuu alueelle aamulla klo 04.00, odotettavissa myrskylukemiin yltävää tuulta ja rankkaa vesisadetta» Tilanteen tunnistaminen» Ennakointi ja valmistautuminen» Hälyttäminen» Tilannekuvan muodostaminen» Ensitoimenpiteet» Tilannekuvan päivittäminen» Jatkotoimenpiteet ja ennakointi Miten tilanne vaikuttaa: - Kunnan kriittisiin toimintoihin? - Kuntalaisten turvallisuuteen ja hyvinvointiin? - Mitä toimenpiteitä tilanne edellyttää: - Kriisijohtaminen? - Viestintä ja tiedottaminen? - Operatiivinen toiminta? - Yhteistoiminta? - 20

21 Kunnan häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

22 Häiriöiden aiheuttajia Vaikka kriisit ja häiriöt ovat yksilöllisiä, niin ne ovat silti usein jaoteltavissa esim. seuraavanlaisiin kategorioihin: inhimillisen virheen aiheuttamat pahantahtoisuuden ja ilkivallan aiheuttamat organisaation tekemien toimintavirheiden aiheuttamat teknisten vikojen aiheuttamat tyytymättömien sidos- tai yhteistyöryhmien aiheuttamiin kriiseihin Organisaatiota tai sen toimintaa koskevien huhujen aiheuttamiin luonnonkatastrofit ympäristötuhot (Coombs, 1999) 22

23 Kriisinaikainen johtamistoimintojen tehostaminen (Korhonen 2007) 23

24 Kriisijohtamisen prosessi Visio Häiriötilanteen harjoituttaminen Strategia Häiriötilanteen kouluttaminen Uhka-, riski- ja resurssianalyysit Häiriötilanteen skenaariot/ toimintaohjeet Valmiussuunnitelmat Häiriötilanne syntyy Häiriötilanteen tunnistaminen/ toteaminen Hälyttäminen Tilanneilmoitus Päätös kriisijohtamisen käynnistämisestä Tilannekuvan muodostaminen Kokoontuminen / etämahdollisuuksien hyödyntäminen Järjestäytyminen ja tehtävien jako Hälyttäminen: Kriisijohto Asiantuntijat yhteistoimintatahot Tilanneselvitys/ dokumentointi Tilanteen vaatimat tehtävät / päätökset dokumentointi Tilanteen ratkaiseminen Tilanteen jälkihoito Viestinnän vaatimat päätökset: - Sisäinen viestintä/ tiedotus - Ulkoinen viestintä/ tiedotus Tilanteen seuranta Tilanteen muutokset Uudet päätökset 24 (Mukaillen Korhonen 2007; Mäkinen 2007)

25 Häiriöiden tunnistaminen "Ryhmät ovat alttiita virheille päätöksenteossa, kun ryhmän jäseniltä puuttuu valmiudet analysoida kriittisesti tilanteeseen liittyvää informaatiota. Tilannetta edesauttaa tällöin kaksi tekijää: ryhmä ei näe ongelmaa tai ei osaa tunnistaa oikeaa ongelmanaiheuttajaa. Näin ryhmä ei huomioi todellista ongelmaa tai keskittyy ratkaisemaan vääriä ongelmia" (Seeck 2008.) Tilanteen vaikutusten varhainen tunnistaminen on oikea-aikaisen ja tehokkaan kriisijohtamisen edellytys. Mistä voidaan saada tieto mahdollisesta häiriöstä?» Oma organisaatio? Yhteistoimintakumppanit?, media? Muut lähteet? Tunnistamiseen liittyviä keskeisiä kysymyksiä ovat muun muassa:» Miten tilanne voi vaikuttaa kunnan toimintoihin?» Miten tilanne voi vaikuttaa kuntalaisten hyvinvointiin, terveyteen tai turvallisuuteen?» Miten tilanne voi vaikuttaa kunnan julkisuuskuvaan?» Äkilliset kriisit vs. hitaasti kehittyvät kriisit 25

26 Kunnan hälytysjärjestelmä Hälyttämisjärjestelyjä suunniteltaessa on hyvä pohtia mm. seuraavia kysymyksiä ja asiakokonaisuuksia:» Ketkä ovat keskeiset toimijat ja päättäjät» Kenen on ensin saatava tieto tapahtuneesta?» Kenen on koko ajan saatava tietoa tapahtuneesta?» Kenen on hyvä saada tietoa?» Miten tilannekuva-, viestintä ja kriisijohtamisvalmiutta tehostetaan tarvittaessa?» Mitä tilanteen hallitsemiseksi tarvitaan, jotta tiedetään kenet pitää hälyttää?» Hälyttämisestä ja siihen liittyvistä järjestelyistä on ennakolta sovittava keskeisimpien toimijoiden kanssa» Ristiinhälytykset, varmistussoitot, sijaisjärjestelyt» Yhteystietojen ajantasaisuuden varmistaminen» Kuntarajat ylittävä hälyttäminen» Käytettävät viestivälineet GSM, VHF, VIRVE, älypuhlelinsovellukset, muu? (Korhonen 2007) 26

27 Esimerkki kunnan hälytysjärjestelmästä Hätäkeskus 112 Alueellinen valvomo p. xxx xxxx Häiriötilanne havaitaan, tai siitä saadaan tieto Lähiesimies p.xxx xxxx Toimialajohtaja p. xxxxxxx Kunnan valmiusjohtoryhmä / vast. Kunnan johtaja Viestintä Toimalajohtaja x Asiantuntija x Jne. jne p. xxx xxxx p. xxx xxxx p. xxx xxxx p. xxx xxxx Keskeisimmät organisaation ulkopuoliset sidosryhmät ja toimijat (Mukaillen Korhonen 2007) 27

28 Tilannekuva ja tilannetietoisuus Tilannekuva: Koottu kuvaus vallitsevista olosuhteista, käsillä olevan tilanteen synnyttäneistä tapahtumista, tilannetta koskevista taustatiedoista ja tilanteen kehittymistä koskevista arvioista sekä eri toimijoiden toimintavalmiuksista. Tilannekuvaa tarvitaan päätöksenteon tueksi. Tilannetietoisuus Päättäjien ja heitä avustavien henkilöiden ymmärrys tapahtuneista asioista, niihin vaikuttaneista olosuhteista, eri osapuolien tavoitteista ja tapahtumien mahdollisista kehitysvaihtoehdoista, jota tarvitaan päätösten tekemiseksi." (TSK 47, 2014) 28

29 Tilannekuvan kokoaminen Tilannekuvan muodostamisen tulisi pohjautua mahdollisimman pitkälle organisaation tai sen osan jokapäiväisiin johtamis- ja tiedonkulkujärjestelyihin. Tilannekuvan muodostamisessa on syytä huomioida ainakin seuraavia kohtia:» Tapahtuma ja sen vaikutukset kunnan toimintoihin ja kuntalaisiin (mitä, missä, milloin?)» Arvio tilanteen kehittymissuunnista» Käytettävissä olevat resurssit» Tilanteen ja toimintaympäristön aiheuttamat rajoitteet toiminnalle» Vaihtoehdot toiminnalle» Tehdyt päätökset ja annetut määräykset» Organisaation käynnissä olevat tehtävät ja niiden vaihe» Yhteistoiminnan tarve Tilannekuvan esittämiseen voidaan hyödyntää havainnollistavia keinoja, kuten tilannetta kuvaavia karttoja, toimintataulukkoja ja kuvia. Organisaation päivittäiskäytössä olevien järjestelmien hyödyntäminen on suotavaa myös häiriötilanteen tilannekuvan muodostamisessa Tilannekuvan ja tilannetietojen välittämiseen voidaan hyödyntää päivittäiskäytössä olevia välineitä ja kanavia, mikäli nämä toimivat. Varajärjestelmien suunnittelu on todettava riskiperusteisesti gsm sähkökatkon aikana ei todennäköisesti ole riittävä Tilannetietojen lähteitä:» Oma organisaatio» Yhteistoimintatahot» Media» Muu? 29

30 Kriisiviestintä Häiriötilanteissa ja kriiseissä tiedon tarve kasvaa nopeasti. Nykypäivänä kaikki poikkeavat tilanteet edellyttävät tehokasta kriisiviestintää. Kriisiviestintä pohjautuu kunnan tavanomaiselle viestinnälle. Kriisitilanteissa näitä hyvin toimivia perustoimintoja tehostetaan. Viestinnän vastuu määräytyy johtovastuun mukaisesti» Kaikki toimijat vastaavat kuitenkin omasta toiminnasta tiedottamisesta» Tiedottamisen ja viestinnän yhteensovittamisen merkitys korostuu ristiriitaisuuksien välttäminen Sosiaalisen median vaikutukset viestintään.» Kasvanut tiedontarve» Nopeutunut kaksisuuntainen viestintä» Huhut ja väärät käsitykset Hyvän kriisiviestinnän piirteitä:» Nopeus» Rehellisyys ja avoimuus» Kaksisuuntaisuus» Oikeita kanavia hyödyntävää VARAUDU Opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa (Kuntaliitto 2009) 30

31 Kriisiviestinnän tavoitteita 31 (Kuntaliitto, 2009)

32 Reaktiivisesta proaktiiviseen kriisiviestintään REAKTIIVINEN KRIISIVIESTINTÄ Mietitään sitten kun jotain tapahtuu Reagoidaan kun saadaan viitteitä tapahtumasta Katsotaan ensin mitä muut tekee Odotetaan että meiltä kysytään jotain Tiedotetaan vasta kun kaikki faktat on hallussa PROAKTIIVINEN KRIISIVIESTINTÄ Suunnitellaan viestintää etupainoisesti Panostetaan ennakoivaan viestintään Aktiivinen läsnäolo ja seuranta eri medioissa Otetaan itse yhteyksiä Muodostetaan verkostoja Otetaan aloite (Franzen, 2012) 32

33 Kriisiviestintäsuunnitelma Kriisiviestintäsuunnitelman olisi syytä ottaa kantaa ainakin seuraaviin kysymyksiin: Kuka vastaa tiedottamisesta? Ketkä muodostavat kriisiviestintäryhmän? Miten heidät hälytetään? Mistä kriisiviestintäryhmä vastaa ja mitä toimialat tiedottavat itse (tiedottamisen rajapinnat)? Missä kriisiviestintäryhmä työskentelee? Tarvittavat tilat / välineet / yhteydet? Kuka vastaa internet-sivujen-päivittämisestä (osaaminen, salasanat )? Mitä puhelinnumeroita jaetaan yleisölle? Kuka puhelimiin vastaa? Kuka vastaa sisäisestä tiedottamisesta? Miten sisäinen tiedotus toteutetaan? Mitä sidosryhmiä pitää informoida? Kuka informoi ja miten? Mitä erityistaitoja tarvitaan (esim. kielitaito)? Mitä välineitä valmistaudutaan käyttämään viestinnässä? (tv, radio, internet, lehdet ) Mitä jos sähköt eivät toimi? Mitä jos tietoverkot kaatuvat? Mitä jos internet / kännykät eivät toimi? Missä järjestetään mahdolliset lehdistötilaisuudet (tilat / välineet / tarjoilu /opastus )? Kuka pitää yhteyden muihin viranomaisiin ja toimijoihin? (Mukaillen Kuntaliitto 2009;Franzen, 2012) 33

34 Häiriötilanteen jälkeinen toipuminen Kriisit eivät yleensä pääty siihen, kun välitön kriisi on ohi jälkihoito Toipumissuunnittelun tarkoituksena on pyrkiä palauttamaan tilanne kriisiä edeltävän ajan tasolle Toipumisvaiheeseen liittyy läheisesti tilanteen jälkeinen arviointi ja oppiminen tapahtuneesta Tilanteiden jälkipuinnilla kyetään tunnistamaan keskeiset kehittämiskohteet toiminnassa, jotta tulevaisuudessa kriisiin kyetään vastaamaan tehokkaammin Kehittämistarpeiden priorisointi, aikataulutus ja vastuut 34

35 Häiriö- ja kriisitilanteiden suunnittelu alueellisena yhteistyönä Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

36 Tarve yhteistoiminnalle? Aluehallintouudistuksen myötä vuoden 2010 jälkeen ei ole ollut läänien kaltaisia toimivaltaisia yleisviranomaisia» Toimivaltaisen aluehallinnon lopettaminen heikensi ratkaisevasti alueellisen varautumisen ja tilannekohtaisen koordinaation edellytyksiä. Avainasemassa häiriötilanteiden hallinnassa ovat yhteistyö varautumisessa ja koordinoidusti suunniteltu johtaminen, sekä näihin liittyvä koulutus ja yhteinen harjoittelu. Muuttunut ja yhä muuttuva toimintaympäristö Ylikunnalliset palvelut Ulkoistaminen ja sopimuksiin perustuva palvelutuotanto 2019 alkaen maakunnat ja SOTE-alueet? Riittääkö enää varautumisen suunnittelu oman organisaation sisällä? 36

37 Varautumiseen liittyvä yhteistoiminta Yhteistoiminnalla ei tarkoiteta johtamista, vaan yhteisen keskustelun ja yhdessä tekemisen aktivoimista sekä koordinoimista Yhteistoiminnassa on pyrittävä siihen, että eri toimijat jakavat avoimesti ja riittävästi tietoa niin omaan kuin toisten varautumiseen ja jatkuvuudenhallintaan liittyvää tietoa Näin kyetään varmistamaan, että asianosaiset pystyvät ennakkoon sopimaan vastuista ja toisten tukemisesta tilanteen tai asian edellyttämällä tavalla 37

38 Yhteistoiminnan varmistaminen Yhteistyö voidaan toteuttaa esimerkiksi nimeämällä keskeisistä yhteistoimintatahoista säännöllisesti kokoontuva varautumisen yhteistoimintaryhmä Mikäli yhteistoimintatahojen toiminta on kiinteästi riippuvaista toisista, voi olla tarkoituksenmukaista laatia yhteinen suunnitelma häiriötilanteisiin varautumiseen Yhteistoiminnassa on synergiaetuja, jotka ilmenevät muun muassa:» hyvien käytäntöjen jakamisena» Yhtenäisempinä toimintamalleina, jotka helpottavat häiriötilanteen aikaista toimintaa» Niukkojen resurssien yhdistämisen tuomina hyötyinä (suunnittelu, hankinnat, harjoitukset )» 38

39 Verkostojen tunnistaminen - yhteistyö ja viestintä laajassa sähkökatkoksessa (Forsberg, 2015) 39

40 Esimerkki alueellisesta varautumisen yhteistoimintaryhmästä - EKTURVA Kokonaisturvallisuus on tavoitetila, jossa maakunnan väestön elinmahdollisuuksiin ja muihin alueemme elintärkeisiin toimintoihin kohdistuvat uhkat ovat hallittavissa. Alueemme elintärkeät toiminnot turvataan viranomaisten, elinkeinoelämän ja järjestöjen yhteistoimintana. Kokonaisturvallisuuden hallinta Etelä-Karjalassa kattaa uhkiin varautumisen, erilaisten häiriö- ja kriisitilanteiden johtamisen ja niistä toipumisen# (EKTURVA, 2015) 40

41 ETELÄ-KARJALAN TURVA - KONSEPTI TURVA- konsepti on Etelä-Karjalan maakunnan alueelle muodostettu toimintamalli, jonka keskeisenä tehtävänä on edistää, kehittää, yhteen sovittaa ja koordinoida kokonaisturvallisuuteen liittyviä asiakokonaisuuksia sekä yhteistoimintaa maakunnan kehyksessä. Keskeiset foorumit/työryhmät ovat:» EKTURVA kokonaisuus» EKTURVA:n sihteeristö + asiantuntijat» Valmiusryhmä - viranomaisryhmä» KuntaTURVA kuntien varautuminen ja valmiussuunnittelu» Sisäisen turvallisuuden ohjausryhmät (2) sisäisen turvallisuuden ohjelman mukaiset toimenpiteet EKTURVA:n sihteeristö on TURVA-konseptin valmisteleva elin. Nykyinen toimintamalli käynnistyi v (EKTURVA, 2015) 41

42 EKTURVAN jäsenet (EKTURVA, 2015) 42

43 Keskeiset kokonaisturvallisuutta yhteen sovittavat foorumit Etelä- Karjalassa (2010-) 43 (EKTURVA, 2015)

44 EKTURVA:n foorumit Etelä-Karjalan valmiusryhmä Turvallisuusviranomaisten foorumi:» Etelä-Karjalan poliisilaitos» EK-pelastuslaitos» Tulli» MAASK» KSR Yhteen sovittaa ja koordinoi turvallisuusviranomaisiin ja operatiiviseen toimintaan liittyviä asiakokonaisuuksia Painopiste operatiivisessa toiminnassa Tukee kuntien valmiussuunnittelua ja varautumista 44 (EKTURVA, 2015)

45 EKTURVA:n foorumit KuntaTURVA Kuntien turvallisuusvastaavien ja kuntien toiminnan kannalta keskeisten YT- tahojen foorumi Kiertävä puheenjohtajuus Suunnittelee, kehittää ja toteuttaa kuntien valmiussuunnitteluun ja varautumiseen liittyvät toimet Toteuttaa projektit ja hankkeet Valmistelee EKTURVA:n esittämät asiat Yhteistoimintaverkosto kuntien ja keskeisten yttahojen turvallisuus-/valmiussuunnittelusta vastaavien kesken 45 (EKTURVA, 2015)

46 EKTURVA:n foorumit Turvallisuussuunnittelun seutukunnalliset ohjausryhmät Toteuttaa sisäisen turvallisuuden ohjelman mukaisia toimia seutukunnittain Ohjaa ja valvoo turvallisuussuunnittelua maakunnassa Koordinoi turvallisuussuunnitteluun liittyviä toimia ja hankkeita (EKTURVA, 2015) 46

47 EKTURVA kokemuksia yhteistoiminnasta Aito yhteistyö Tunnettuus ja tunnistettavuus Avoin koodi Punainen lanka Pragmaattisuus Yritys ja erehdys Vaatii aikaa Etenee prosessina (EKTURVA, 2015) 47

48 Esimerkki: vesihuollon varautumisen yhteistoimintaryhmän käynnistäminen (Pekki, 2015) 48

49 HUOVIN VARMA-TYÖKALU HUOVI portaalissa käytettävä työkalu, jossa toimijaverkosto voi varautua yhteisesti määrittämällä eri häiriötilanteiden suunnitelmiin kunkin toimijan tehtävät» Toimijaverkoston roolit ja yhteistyö!» Nähdään omat ja muiden suunnitellut tehtävät» Yhteystiedot (oletustiedot tai häiriökohtaiset)» Toimintasuunnitelmat (häiriökohtaiset) Käytännön työkalu häiriötilanteisiin varautumiseen, häiriökortit Mahdollistaa yhteensovittamisen ja koordinoinnin ennen tilannetta Häiriötilanteen aikana VARMA työkalua voidaan käyttää myös yhteisen tilannekuvan muodostamisen apuvälineenä kommunikointiin ja tapahtumakirjauksiin. Työkalu soveltuu hyödynnettäväksi eri tasoilla (HVK 2014) 50 [pvm]

50 VARMA-työkalun hyödyntäminen 1) Suunnittelu etukäteen» Varautuminen yhteistyönä» Tietojen ajantasaisuus 2) Tilanteen aikainen toiminta» Suunnitelmat ja toimintaohjeet saatavilla» Kommunikaatio» Tapahtumakirjaukset» Tilannekyselyt (tulossa) 3) Toiminta jälkikäteen» Tietojen analysointi, lessons learned (HVK 2014) 51 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma

51 VARMA-työkalu: häiriökortti (luonnos) (HVK 2014) 52 [pvm]

52 Ryhmäpohdinta Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

53 Ryhmäpohdinta Varautumisen suunnittelun alueellisen yhteistoimintaryhmän perustaminen» Onko tällaiselle yhteistoimintafoorumille tarvetta?» Miten yhteistoiminta olisi syytä järjestää?» Miten toiminta kyetään käynnistämään? Yhteistoimintamalli on syytä olla jalkautettuna jo 2019! 54

54 Ryhmäpohdinta, tehtävä 1 Kuka voisi toimia alueellisena verkostoveturina? Onko verkostoveturi tarpeellinen? 55

55 Ryhmäpohdinta, tehtävä 2 Mitä tahoja yhteistoiminnassa pitää olla mukana? Onko toiminnalle ulkoista tukitarvetta? Mikä taho voisi toimia ulkoisena tukena? 56

56 Ryhmäpohdinta, tehtävä 3 Mitä esteitä toiminnan käynnistymiselle voi olla? Mitä näille esteille on tehtävissä? 57

57 Keskustelu - Miten tästä eteenpäin? Tapio Tähtinen Projektipäällikkö Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti (KUJA-projekti)

58 Kommentteja / keskustelua Millaisia ajatuksia heräsi? Mihin tulee kiinnittää huomiota? Mitä seuraavaksi? 59

59 Lisätietoja ja tukea Projektipäällikkö Tapio Tähtinen p