TTYY:n viestintäsuunnitelma Sisällys

Transkriptio

1 TTYY:n viestintäsuunnitelma Sisällys TTYY:n viestintäsuunnitelma Sisällys TTYY ja toiminnan tavoitteet TTYY:n viestinnän periaatteita TTYY:n suhde TTY:n viestintään Viestinnän kohderyhmät ja viestintätarpeet TTYY:n jäsenistö eli opiskelijat TTYY:n sidosryhmät TTYY:n edustajisto TTYY:n jaostot, neuvostot ja foorumit TTYY:n puljut TTY:n opiskelijavaikuttaminen TTYY:n toimiston sisäinen viestintä Viestintäkanavat TTYY:n verkkosivut POP ja muut yliopiston verkkopalvelut WerkkoAnturi Sisältö Yritysyhteistyö WerkkoAnturissa Kielet Ilmestyminen Kehittäminen Erikoisnumerot Sosiaalinen media Facebook Twitter YouTube Sähköposti Office 365 Sites Verkkolevy Ilmoitustaulut Viestintäkanavien kehittäminen ja ylläpito Viestintävastuut Viestintäsektori Sektorit: Hallitus ja sihteeristö Suunnitelman seuranta ja päivitys Suunnitelman hyväksyminen Sivu 1/14

2 TTYY ja toiminnan tavoitteet Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan (TTYY) jäseniä ovat kaikki Tampereen teknillisessä yliopistossa (TTY) alempaa tai ylempää korkeakoulututkintoa suorittavat opiskelijat sekä jäsenmaksun ylioppilaskunnalle suorittaneet Tampereen teknillisessä yliopistossa muuta tutkintoa suorittavat opiskelijat. Ylioppilaskunnan jäsenmäärä on noin 7600 opiskelijaa. Ylintä päätösvaltaa ylioppilaskunnassa käyttää edustajisto, joka muun muassa nimittää hallituksen, hyväksyy talousarvion ja toimintasuunnitelman, vahvistaa tilinpäätöksen ja käsittelee toimintakertomuksen sekä päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä. Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä. Ylioppilaskunnan tehtävänä on osallistua yliopiston kasvatustehtävän hoitamiseen valmistamalla opiskelijoita aktiiviseen, valveutuneeseen ja kriittiseen kansalaisuuteen. (Yliopistolaki N:o 558/2009, TTYY Säännöt 2 ) TTYY:n arvoja ovat tekemällä oppiminen, yhteisöllisyys, pitkäjänteisyys ja rehtiys. Nämä arvot näkyvät kaikessa ylioppilaskunnan toiminnassa. Suomen ainoana teekkariylioppilaskuntana TTYY kokee teekkarikulttuurin olevan tärkeässä osassa ylioppilaskunnan arkea. TTYY toimii lähellä opiskelijaa, avoimesti, vuorovaikutteisesti ja tavoitteellisesti. Jäsenistö tiedostaa ylioppilaskunnan toiminnan merkityksen ja pitää ylioppilaskuntaa merkittävänä edunvalvojana, edunvalvontatiedonsaantikanavana, teekkaritoiminnan ja kulttuurin tuottajana ja ylläpitäjänä sekä palvelun tarjoajana. Jokaisen TTYY:n jäsenen on mahdollista osallistua ylioppilaskuntansa toimintaan. Ylioppilaskunnan toiminnan tulee olla uskottavaa, mutta sen tulee kuitenkin olla tekijöidensä eli teekkareiden näköistä TTYY:n viestinnän periaatteita TTYY:n viestintä tukee ylioppilaskunnan toimintaa. TTYY:n viestintä on avointa, läpinäkyvää, ajan tasalla ja se tavoittaa opiskelijat. TTYY:n tehtävä on olla mukana jäsenistön aktiivisessa tiedonsaamisessa tuottamalla ja tarjoamalla luotettavaa tietoa heille. TTYY:n viestinnän ulkonäkö määritellään TTYY:n graafisessa ohjeistuksessa. TTYY:n viestinnän kansainvälistämistä tarkastellaan TTYY:n kansainvälistymis- ja kielisuunnitelmassa. TTYY:n viestintä luottaa siihen, että TTYY:n nimissä ja linjauksina ei esitetä henkilökohtaisia mielipiteitä, provosoida, herjata tai julkaista eteenpäin luottamuksellista tietoa. TTYY:n hallitus ylläpitää viestintäsuunnitelmaa ja päivittää sitä jatkuvasti viestinnän suuntaviivojen määrittyessä sekä tapojen kehittyessä. Keväällä 2011 teetetyssä jäsenistökyselyssä kyseltiin jäsenistön ajatuksia ja toiveita TTYY:n viestinnästä. Tuloksissa korostuivat sähköinen viestintä ja sosiaalinen media, perinteistä paperista tiedotusta kannattivat harvat TTYY:n suhde TTY:n viestintään TTYY tukee yliopistoa personoidun opiskelijaportaali POPin kehittämisessä ja haluaa korostaa POPia opiskelijoille merkittävänä tiedonsaantikanavana. TTYY sitoutuu käyttämään POPia osana omaa tiedotustaan. Sivu 2/14

3 TTYY:n edustajat ovat mukana yliopistolla niin viestinnän neuvottelukunnassa, POPin kehitystyöryhmässä kuin muissa yliopiston viestinnän kehitystyöryhmissä ja tukevat näissä viestinnän kehittymistä. Yliopiston tulee kehittää kurssiviestintää siten, että opiskelija löytää tiedon yhdestä lähteestä ja käytössä ei ole useita päällekkäisiä järjestelmiä. Pikaviestintää tulee lisätä opiskelijaviestinnässä, minkä lisäksi yhteisölliset palvelut tulee löytyä yhdestä paikasta. 2. Viestinnän kohderyhmät ja viestintätarpeet TTYY:n viestinnällä on useita eri kohderyhmiä, joilla jokaisella on omat tarpeensa. Viestinnällä pyritään luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenistön keskuudessa. Mielikuva TTYY:sta syntyy kaikesta siitä, mitä sen toimijat tekevät ja miten se kertoo toiminnastaan ulospäin. Kaiken TTYY:n viestinnän tulee olla sisällöltään laadukasta. Laadukas sisältö on kiinnostavaa, ajankohtaista, ennakoivaa ja avointa - asioista kertominen jo valmisteluvaiheessa parantaa vaikutusmahdollisuuksia. Hyvä sisältö sisältää mahdollisuuksien mukaan kuvia tai videoita. Kuva- ja videomateriaalin hankinnassa syvennetään yhteistyötä harrastekerho TTkameroiden kanssa sekä muiden mahdollisten alayhdistysten tai piirissä toimivien yhdistysten kanssa. TTYY kerää omaa materiaalipankkia viestintänsä tarpeisiin. TTYY:n viestinnän eri kohderyhmille on määritetty viestintävastuulliset kohderyhmittäin. Tässä dokumentissa sektorilla tarkoitetaan hallitusvastaavien ja sihteerien muodostamaa tahoa, jonka vastuulla kyseinen vastuualue on TTYY:n jäsenistö eli opiskelijat [ päävastuu: viestintäsektori; tiedotusvastuu: kaikki sektorit ] jäsenistö Tarve: Ylioppilaskunnalla on tarkoitus, jonka toteuttamisessa ja tukemisessa tarvitaan jäsenistöön kohdistuvaa viestintää. Haasteet: Koko jäsenistön tavoittaminen on lähes mahdotonta, sillä kaikki eivät seuraa aktiivisesti tiedottamista. Vaikka periaatteessa kaikki käyttävät POPia, ei POPissa oleva viesti silti välttämättä tavoita kaikkia. Jokaiselle jäsenelle lähetettävä sähköpostiviesti vaatii tarkkaa harkintaa, missä tilanteessa sitä voi käyttää, eivätkä kaikki välttämättä lue sitäkään. Eri ihmiset seuraavat eri viestintävälineitä. Fuksit pitää opettaa aktiivisiksi tiedon kuluttajiksi heti opintojen alkuvaiheessa. Toteutus: Lisätään tiedotuskanavien tunnettavuutta. Ylioppilaskunnan kotisivut toimivat ylioppilaskunnan pääsääntöisenä tiedotuskanavana. Lähetetään kaikki ylioppilaskunnan tiedotteet sähköpostilla tiedotuslistalle (ttyy-tiedotuslista@listmail.tut.fi). Lähetetään WerkkoAnturi automaattisesti jokaiselle jäsenelle. Ollaan aktiivisia sosiaalisessa mediassa erityisesti Facebookissa ja Twitterissä. Huomioidaan viestintä myös uusien tutoreiden koulutuksessa ja varmistetaan, että kaikki TTYY:n viestintäkanavat tulevat heidän välityksellä tutuiksi fukseille. Viestintäsektori on vastuussa jäsenille kohdistuvan viestinnän kehityksestä sekä muun hallituksen ja sihteeristön kouluttamisesta oikeiden kanavien käyttämiseen. Sektorit vastaavat itse omasta tiedotuksestaan jäsenistölle. Sivu 3/14

4 TTYY:n sidosryhmät [ vastuu: viestintäsektori, pääsihteeri, hallituksen puheenjohtaja ] TTY o Säätiön hallitus o Hallinto, Tiedekunnat, Laitokset o Koulutusohjelmat o Viestintä o Opiskelijapalvelut o Tilapalvelut o Tulevat opiskelijat o Vanhat opiskelijat / TTY Alumni ry Omistajaohjaus o Juvenes-Yhtiöt Oy o Hermia Ventures Oy o Teekkarikonsultit Oy o TOAS o Teekkarisäätiö o Tampereen ylioppilastalosäätiö o Opiskelijan Tampere ry TUrVoKe ry Unipoli Sport Paikalliset opiskelijajärjestöt o Tampereen yliopiston ylioppilaskunta TAMY o Tampereen ammattikorkeakoulun opiskelijakunta TAMKO o Poliisiammattikorkeakoulun opiskelijakunta POLAMK Suomen ylioppilaskuntien liitto SYL, Opiskelijoiden liikuntaliitto OLL ja muun Suomen opiskelijajärjestöt, erityisesti muut ylioppilaskunnat Tampereen teknillinen seura, TTS Tampereen kaupunki Tampere Entrepreneurship Society Tekniikan akateemiset, TEK Tampereen Kauppakamari Demola Hermia yrityskehitys Paikalliset mediat o Aamulehti o Hervannan Sanomat o Yle Tampere Poliisi Yhteistyöyritykset YTHS Tarve: Mielikuva TTYY:sta syntyy kaikesta siitä, mitä sen toimijat tekevät ja miten se kertoo toiminnastaan ulospäin. TTYY antaa itsestään yhtenäisen, asiantuntevan ja innostuneen kuvan. Viestintä luo TTYY:lle vaikuttavuutta. Eri sidosryhmät otetaan huomioon ja niille viestitään sidosryhmän tarpeiden mukaisesti. Haasteet: Sidosryhmiä on paljon ja ne poikkeavat toisistaan. Tarpeet ovat hyvin erilaisia. Toteutus: Lisätään sidosryhmille suunnattua viestintää. Yhtenäistetään viestintää yleisesti sisällöllisesti ja ulkonäöllisesti. Käydään läpi kaikki sidosryhmät ja huomioidaan Sivu 4/14

5 heidän tarpeensa ja määritetään mitä kautta viestinnällä kyetään parhaiten heidät tavoittamaan. Lisätään aktiivisesti yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa. Ollaan mukana kehittämässä Opiskelijan Tampereen kaikkia opiskelijoita yhdistävää tiedotuskanavaa ja muodostetaan siitä mahdollisimman hyvin ylioppilaskunnannan viestintäkanavien käytön kanssa yhteensopiva TTYY:n edustajisto [ vastuu: pääsihteeri, edustajiston puheenjohtajat, valiokunnat ] Edustajisto o Hallintovaliokunta o Talousvaliokunta o Kunniavaliokunta o Keskusvaalilautakunta Tarve: Jotta edustajisto ja sen alaiset toimijat pystyvät toteuttamaan tehtäväänsä eli käyttämään ylioppilaskunnan ylintä päätäntävaltaa ja valmistelemaan asioita, tarvitsee se aktiivisesti tietoa. Edustajiston tulee aktiivisesti kommunikoida keskenään, myös kokousten välillä. Edustajisto osallistuu ylioppilaskunnan jaostotoimintaan. Haasteet: Toimijoita on paljon ja heidät valitaan uudelleen kahden vuoden välein vaaleilla. Tärkeää on varmistaa, että kaikilla on käytettävissään riittävästi materiaalia. Edustajisto saattaa jäädä odottamaan, että saavat riittävän materiaalin kyselemättä. Edustajistolla pitää olla mahdollisuus vaikuttaa asioiden valmisteluun, mutta jokaiseen asiaan ei kannata perustaa erityistä valmistelevaa työryhmää. Toteutus: Edustajistolle tiedotetaan merkittävistä asioista. Edustajistolle lähetetään kokouskutsu ja kokoukseen liittyvät dokumentit. Lähetetään edustajiston sähköpostilistalle kokouskutsut jaostojen kokouksiin. Muuta materiaalia on saatavilla Office365 Sitesissä, jota kehitetään edustajistotoiminnan keskipisteeksi. Sähköpostilistaa käytetään aktiivisesti tiedotukseen ja keskusteluun. Aktivoidaan edustajistoa keskusteluun IRC-kanavalla ja Office365 Sitesissä. Edustajisto on osallistuva, ja se hankkii aktiivisesti itse tietoa TTYY:n jaostot, neuvostot ja foorumit Avoimet jaostot edunvalvontajaosto [vastuu: kopo ja sopo sektori] liikuntajaosto [vastuu: TUrVoKe ry ja liikuntasektori] mediajaosto [vastuu: viestintäsektori] kv-jaosto [vastuu: kv-sektori] Neuvostot ja suljetut jaostot kiltaneuvosto [vastuu: alayhdistyssektori] fuksineuvosto [vastuu: teekkarisektori] teekkarijaosto [vastuu: teekkarisektori] Foorumit IDS-foorumi [vastuu: kv-sektori] jatko-opiskelijafoorumi [vastuu: koposektori] finanssifoorumi [vastuu: taloussektori] Tarve: Sivu 5/14

6 Jaostojen ja foorumien kautta saadaan kiinni kyseisestä toimialasta kiinnostuneet ihmiset, jolloin heidän kauttaan voidaan viedä aktiivisesti tietoa jäsenistölle. Jaostoissa voidaan valmistella toimialaan kuuluvia asioita vietäväksi hallitukselle tai tehdä aloitteita niiden edistämiseksi, minkä takia jaostot tarvitsevat riittävästi tietoa käsittelyssä olevista asioista. Jaostoista ja foorumeista saadaan palautetta hallitukselle. Haasteet: Jäsenistössä voi olla sellaisia kiinnostuneita, jotka eivät tiedä mahdollisuudesta osallistua jaostoihin. Jaostoissa saattaa olla mukana ihmisiä, jotka ovat oman kiltansa puolesta velvoitettuja olemaan paikalla eivätkä itse aktiivisesti kiinnostuneita jaoston asioista. Jaoston jäsenet ja muut kiinnostuneet pitäisi pystyä tavoittamaan, heidän kauttaan pitäisi pystyä välittämään tietoa eteenpäin ja saada enemmän palautetta ylioppilaskuntaan. Jaostojen tulisi aktiivisemmin toimia asioiden valmistelijoina. Toteutus: Sektorit viestivät itse jaostojen ja foorumien sähköpostilistoilla. Jaostoja käytetään laajemmin osana päätösten valmistelua ja heille tarjotaan laajemmin tietoa päätöksenteon tueksi. Jaostojen kokouksista tiedotetaan näkyvästi koko jäsenistölle ja jaostoihin liittyminen tehdään mahdollisimman helpoksi. Edustajiston jäseniä kannustetaan osallistumaan jaostojen kokouksiin, jolloin jaostojen toiminta valmistelevina toimieliminä vahvistuu ja edustajisto pystyy paremmin vaikuttamaan päätöksentekoon. Jaostojen olemassaolosta ja niiden tehtävästä viestitään aktiivisesti. Jaostotoiminta hyödyntää sosiaalista mediaa tukenaan. Järjestetään matalankynnyksen jaostotapahtumia. Koska kaikkien avoimien jaostojen toiminta on sellaista, että toimintaan saa liittyä kaikki ylioppilaskunnan jäsenet, painotetaan erityisesti sitä, että tapahtumat ovat avoimia kaikille ylioppilaskunnan jäsenille TTYY:n puljut [ vastuu: alayhdistyssektori ] killat ammattiainekerhot harrastekerhot piirissä toimivat yhdistykset TUrVoKe ry:n alaiset lajijaostot Tarve: Puljut järjestävät ylioppilaskunnan puolesta laadukasta ja monipuolista toimintaa. Jäsenistöllä on mahdollisuus päästä osallistumaan ja kehittämään itseään puljujen toiminnan avulla. Järjestötoiminnassa luodaan verkostoja tulevaisuutta varten. Alayhdistykset toimivat viestinviejinä jäsenistön ja ylioppilaskunnan toimiston välillä. Haasteet: Alayhdistykset näkevät ylioppilaskunnan etäisenä toimijana, jolta satelee velvollisuuksia. Omaa toimintaa ei nähdä osana isoa kokonaisuutta, eikä ymmärretä merkitystä opiskelijakulttuurin ja edunvalvonnan kehittämisessä. Yliopistolle puljujen toiminta näkyy kuitenkin ylioppilaskunnan toimintana. Toteutus: Painotetaan puljuille, miten tärkeää työtä ne tekevät. Perustellaan, miksi kerhon pitää tehdä jotakin ja kannustetaan aktiivisuuteen. Koulutetaan toimijoita parem- Sivu 6/14

7 min eduista ja mahdollisuuksista vastuista ja velvollisuuksista. Positiivisella asenteella luodaan halua toimia yhteisen teekkarikulttuurin eteen ja sen myötä saadaan viestinvälitys ylioppilaskunnan toimiston ja alayhdistysten välillä sujuvammaksi. Käytetään aktiivisesti käytössä olevia viestintävälineitä, kuten sähköpostilistoja, sosiaalista mediaa ja Office365 Sitesia. Osallistutetaan TTYY:n alayhdistykset viestinnän kehittämiseen TTY:n opiskelijavaikuttaminen [ vastuu: koposektori ] Hallopedit eli hallinnon opiskelijaedustajat o Tiedekuntaneuvostot o Konsistori o Kielikeskuksen neuvottelukunta o Kirjaston neuvottelukunta o Opintotukilautakunta o Valmistelevat elimet Työryhmäedustukset Tarve: Ylioppilaskunnan tehtävän mukaisesti ylioppilaskunnan tulee ajaa jäsentensä etua. TTY:ssä on opiskelijaedustus lähes jokaisessa hallinnon toimielimessä tai valmistelevassa työryhmässä. Haasteet: Kampus on laaja ja kaikkia toimijoita ei voi tuntea henkilökohtaisesti. Yksittäisellä opiskelijalla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa suurin linjoihin. Toteutus: Painotetaan hallopedeille ja työryhmäedustuksille heidän rooliaan tiedon välittäjinä ja käytetään heitä aktiivisemmin toiminnassa. Luodaan kulttuuri, jossa hallopedit ovat oma-aloitteisesti tekemisissä edustamiensa opiskelijoiden kanssa. Otetaan käyttöön viestintävälineitä, jotka tehostavat kanssakäymistä. Parannetaan hallopedian tunnettavuutta killoissa tarjoamalla kiltoihin hallopedien naamaläystäkkeita ja pyydetään hallopedejä kirjoittamaan aktiivisesti kiltansa lehteen TTYY:n toimiston sisäinen viestintä [ vastuu: kaikki sektorit ] Hallitus Sihteeristö Tarve: Jotta ylioppilaskunnan toimisto voi toteuttaa ylioppilaskunnan tavoitetta, on sen viestittävä keskenään avoimesti. Sihteeristö ja hallitus ovat tietoisia ajankohtaisista asioista ja viestintä on avointa. Haasteet: TTYY:n toimiston sihteerit vaihtuvat pääsääntöisesti kahden vuoden välein, hallituksen vaihtuessa vuosittain. Lisäksi vuoden aikana toimistossa työskentelee useita projektisihteereitä. Usein vaihtuvien toimijoiden vuoksi dokumentointi ja yhteiset toimintamallit ovat erityisen tärkeitä. Toteutus: Sihteeristö ja hallitus pitävät yhteisen palaverin viikoittain. Lisäksi sektorit pitävät omia palavereja. Toimiston yhteistä sähköpostilistaa käytetään aktiivisesti ja muita Sivu 7/14

8 mahdollisia sähköpostilistoja vain tarvittaessa. Tietoa dokumentoidaan yhteisten toimintamallien mukaisesti. Myös keskeneräiset muistiot ja raportit tulee dokumentoida avoimesti. Tietoa ei saa kadota henkilökunnan tai luottamustoimessa olevan vaihtuessa puutteellisen dokumentoinnin tai vähäisen perehdytyksen johdosta. Kaikki hallituksen jäsenten ja sihteereiden luottamustoimensa tai työtehtävänsä aikana tuottamat materiaalit on dokumentoitava asianmukaisesti niin, että ne ovat ylioppilaskunnan käytettävissä myös henkilön lopetettua tehtävänsä. Työtehtävän tai luottamustoimen loppuessa seuraajalle on annettava kattava perehdytys. 3. Viestintäkanavat TTYY:lla käytössä olevia useita eri viestintäkanavia käytetään johdonmukaisesti. Erilaisten projektien tiedotuksessa hyödynnetään olemassa olevia tiedotuskanavia, minkä lisäksi hyödynnetään luovuutta, poikkeavia sekä näkyviä viestintämuotoja (esim. tempaukset). Tarkempia ohjeita viestintäkanavien käytöstä liitteessä 1 Viestintäkanavien käyttöohje TTYY:n verkkosivut TTYY:n verkkosivut ( ovat julkiset ja niiltä voi kuka tahansa etsiä tietoa TTYY:sta. Verkkosivuilla viestitään seuraavasti: Staattinen tieto: verkkosivuilla on pysyvää tietoa TTYY:sta kaikkien saatavilla, kuten TTYY:n o yhteystiedot o alayhdistysten yhteystiedot o palvelut o säännöstöt o kulttuuri ja perinteet o edunvalvonta ja vaikuttaminen Uutiset: Verkkosivujen uutisoinnissa keskitytään ylioppilaskunnan viralliseen tehtävään ja toimintaan liittyvään tiedotukseen, kuten o TTYY:n kannanotot ja lausunnot o viralliset tiedotukset, kuten edustajistovaalien vaalikuulutus o Henkilöstörekrytoinnit ja hakuilmoitukset o Muistutukset tulevista ylioppilaskunnan tapahtumista o Tiedotukset toimiston aukioloaikojen muutoksista Palaute: Verkkosivujen kautta on mahdollista lähettää palautetta ylioppilaskunnan toiminnasta o Palautetta voi antaa anonyymisti halutessaan o Anonyymiin palautteeseen voidaan vastata verkkosivuilla jos palautteen antaja antaa siihen luvan o Jos palautteen antaja jättää yhteystiedot voidaan palautteeseen vastata suoraan 3.2. POP ja muut yliopiston verkkopalvelut POP eli Personoitu OpiskelijaPortaali ( on yliopiston opiskelijoille tarkoitettu intra, joka tavoittaa teoriassa kaikki opiskelijat. POPiin kirjaudutaan intranettunnuksilla eli POPissa oleva tieto on avointa kaikille yliopiston opiskelijoille ja henkilökunnan edustajille, mutta yliopiston ulkopuolisilla tietoon ei ole pääsyä. 356 POP on ylioppilaskunnalle tärkeä viestintäkanava, jossa viestitään seuraavasti: Sivu 8/14

9 Uutiset: o Koko jäsenistöä koskevat uutiset: esimerkiksi edustajistovaalit o Tapahtumat: POPin uutisvirtaan lisätään ylioppilaskunnan tärkeimmät tapahtumat, kuten vuosijuhlat ja wappu. Tarvittaessa käytetään linkitystä laajempiin tietoihin. o Rekrytointi-ilmoitukset Tapahtumakalenteri: POPin tapahtumakalenteri on koko ylioppilaskunnan virallinen tapahtumakalenteri. Kaikki ylioppilaskunnan tapahtumat lisätään POPin tapahtumakalenteriin ja merkintöjä päivitetään tarpeen mukaan. Myös alayhdistyksiä kannustetaan lisäämään tapahtumansa POPin tapahtumakalenteriin. Staattinen tieto: Staattisilla sivuilla on vain tärkeimmät perustiedot ylioppilaskunnasta. Pyritään linkittämään mahdollisimman paljon ylioppilaskunnan verkkosivuille, josta löytyy tuorein mahdollinen tieto. POPin lisäksi yliopistolla on käytössä TUTKA ( eli henkilökunnan intranet, johon myös opiskelijoilla on pääsy sekä julkiset verkkosivut osoitteessa TUTKA: Ei sisällä varsinaista ylioppilaskunnan viestintää, mutta voidaan käyttää silloin, kun halutaan tavoittaa myös yliopiston henkilökuntaa, esimerkiksi edunvalvonnan merkeissä. TUT.FI: Sivuilla on staattista tietoa ylioppilaskunnasta. Pidetään ylioppilaskunnasta kertovat tiedot ajantasaisina ja suositaan linkityksiä ylioppilaskunnan verkkosivuille WerkkoAnturi Edustajisto päätti vuoden 2011 lopussa lopettaa Anturin julkaisemisen kevään 2012 jälkeen. Kannattamattomista ja vanhentuneista viestintäkanavista Anturista ja Prujusta on siirrytty uuteen verkossa julkaistavaan julkaisuun, WerkkoAnturiin. WerkkoAnturin suunnittelu on toteutettu vuoden 2012 aikana, ja julkaiseminen aloitettiin lokakuussa Alun perin WerkkoAnturia julkaistiin suomeksi ja englanniksi, vuonna 2014 edustajisto hyväksyi hallituksen esityksestä muutoksen jonka mukaan WerkkoAnturista julkaistaan jatkossa vain yksi lehti kuukaudessa, joka sisältää artikkeleita sekä suomeksi että englanniksi Sisältö WerkkoAnturissa julkaistaan kolmenlaista sisältöä: (virallisempia) ilmoituksia, tapahtumailmoituksia, sekä artikkeleita. Tapahtumat ja Ilmoitukset - osiot vastaavat vanhaa prujua. WerkkoAnturilla pyritään arkipäiväisen tiedotuksen lisäksi ylioppilaskunnan avoimuuden ja tunnettavuuden lisäämiseen. Etenkin WerkkoAnturin artikkelit mahdollistavat sekä ylioppilaskunnan toimiston, edustajiston, että koko ylioppilaskunnan laajuisen toiminnan, sekä teekkarikulttuurin paremman näkyvyyden jäsenille ja sidosryhmille. Artikkelien aiheet voivat olla laidasta laitaan: edunvalvontaa, liikuntaa ja hyvinvointia, tapahtumareportaaseja, teekkarielämää, alayhdistyksen toimintaa jne. Lisäksi WerkkoAnturissa on mahdollista julkaista yleisesti jäsenistöä kiinnostavia artikkeleita esimerkiksi työelämästä ja ajankohtaista aiheista. WerkkoAnturissa julkaistaan TTYY:n omat, sekä mielenkiintoisimmat SYL:n ja muiden sidosryhmien kannanotot ja lausunnot Sisältöä WerkkoAnturiin tuottavat: alayhdistykset ja lajijaostot hallitus ja sihteerit edustajiston jäsenet tai ryhmät hallopedit jaostoaktiivit Sivu 9/14

10 jäsenet yliopiston yksiköt sidosryhmät Killoille, edustajistoryhmille ja ylioppilaskunnan hallitukselle ja sihteereille on varattu kirjoitusvuorot vastaaville palstoille. Muilta sisällön tuottajilta julkaistaan materiaalia sen mukaan, kun sitä tulee Yritysyhteistyö WerkkoAnturissa WerkkoAnturissa on mainospaikkoja, joita ylioppilaskunta voi käyttää omiin mainoksiin sekä myydä yrityksille. Yritykset voivat myös ns. ostaa palstatilaa. Tällöin yrityssektori kirjoittaa esimerkiksi haastattelun perusteella artikkelin yrityksestä, sen toiminnasta, työskentelystä kyseisessä yrityksessä tms. aiheesta Duunissa palstalle. Juttu on mainosta yritykselle, mutta samalla lukijalle informatiivinen ja todennäköisesti mielenkiintoisempi kuin pelkän logon näkeminen Kielet Koska TTYY:n jäsenistö ei ole vain suomenkielistä, vaan TTYY on aidosti kansainvälinen yhteisö, WerkkoAnturissa on tiedotusta myös englanniksi. Sisältöä lehteen tuotetaan molemmilla kielillä. Tapahtuma ja Ilmoitukset osioihin kuuluvat aineistot pyydetään valmiiksi molemmilla kielillä niiden lähettäjiltä Ilmestyminen WerkkoAnturi ilmestyy kuukauden välein kuun ensimmäisenä tiistaina. Uuden numeron ilmestymisestä ilmoitetaan oletusarvoisesti jokaiselle TTYY:n jäsenelle sähköpostilla lähetettävällä uutiskirjeellä. Uutiskirjeen tilaamisen voi peruuttaa jos ei halua tiedotetta uudesta lehdestä. Uutiskirjeessä on kuvaukset uusimman lehden sisällöstä ja linkki itse lehteen Kehittäminen Verkkojulkaisu ei ole valmis heti ensimmäisten numeroiden ilmestyessä, vaan julkaisu ja sen toimitukseen liittyvät seikat elävät sen mukaan, mitä muutostarpeita huomataan. Seuraavien vuosien aikana WerkkoAnturin toimintaa täytyy vakiinnuttaa, ja siihen varataan myös resursseja. Kehittämiseen kuuluu mm. toimiston sisäisen työnjaon määrittäminen, jäsenistön sitouttaminen sisällön tuottamiseen, toimintatapojen lopullinen määrittäminen julkaisemisen ja englanninkielisen sisällön suhteen sekä mainostilan myyminen. Lisäksi yksi suurimmista kehittämisen kohteista on selvittää WerkkoAnturin mahdollisesta siirtämisestä TTYY:n verkkosivujen yhteyteen. Tämä voitaisiin toteuttaa esimerkiksi samalla kun TTYY:n verkkosivut uusitaan. Hyväksi havaituista toimintavoista on kuitenkin uudistuksenkin myötä pidettävä kiinni Erikoisnumerot Ylioppilaskunta julkaisee edelleen vuosittain teemanumeroina WappuAnturin ja FuksiAnturin. Molemmat julkaistaan paperisena. WappuAnturi on Wapun selviytymisopas ja sitä jaetaan TTY:n kampuksella. FuksiAnturi on suunnattu erityisesti uusille opiskelijoille, ja se lähetetään kotiin hyväksymiskirjeen mukana Sosiaalinen media Sosiaalinen media on edelleen kasvava trendi ja ylioppilaskunnan tulee pysyä mukana sosiaalisen median kasvussa ja kehittymisessä. Ylioppilaskunnalta löytyy Facebook-sivu Sivu 10/14

11 (tampereenteekkari), Twitter-tili ja YouTube-kanava. Uusia sosiaalisen median kanavia voidaan ottaa käyttöön jos niille koetaan tarvetta Facebook Facebook-sivu löytyy osoitteesta Facebookiin lisätään kaikki ylioppilaskunnan omat tapahtumat sekä tiedotetaan jäsenistölle kaikista merkittävistä uutisista. Myös lausunnot ja kannanotot lisätään Facebook-sivulle koska niiden jakaminen herättää keskustelua niin jäsenistössä kuin ulkopuolisissakin tahoissa. Facebookissa tulee viestiä suomeksi ja englanniksi. Facebookia voidaan käyttää myös kommunikointiin jäsenistön kanssa. Pääsääntöisesti ohjataan kuitenkin käyttämään sähköpostia kysymyksiin. Mutta Facebook-sivulle tuleviin kysymyksiin vastataan silti. Kysymyksiin voi vastata sillä kielellä, jolla ne on esitetty Twitter Twitter-sivu löytyy osoitteesta Lähtökohtaisesti Twitter virtaan tulee automaattisesti kaikki viestit jotka on lähetetty Facebook-sivulle. Nämä viestit sisältävät viestin ensimmäiset merkit ja linkin Facebook-viestiin. Tämän lisäksi Twitteriä voi käyttää lyhyiden viestien ja yksittäisten kuvien jakamiseen. 140 merkin rajoitteesta johtuen Twitterin kielenä käytetään kuitenkin pääsääntöisesti suomea. Twitteriin voidaan lisätä kuvia ja tilannepäivityksiä ylioppilaskunnassa tapahtuneista asioista joille ei kaivata suurempaa näkyvyyttä YouTube Ylioppilaskunnan YouTube-kanava löytyy osoitteesta YouTubeen lisätään ylioppilaskunnan tekemät videot. Lisäksi edustajiston kokoukset lähetetään YouTubeen reaaliajassa ja nämä jäävät YouTubeen myöhemmin katseltavaksi Sähköposti TTYY:lla on käytössään kymmeniä eri sähköpostilistoja, joilla kaikilla on oma tarkoitus ja kohderyhmä. Uusia sähköpostilistoja luodaan tarvittaessa, esimerkiksi projekteille, mutta vanhoja sähköpostilistoja myös poistetaan aktiivisesti. Huolehditaan käytössä olevien listojen päivittämisestä. Kaikille TTYY:n jäsenille lähetettävä sähköpostiviesti o Lähetetään silloin, kun pitää saada tavoitettua koko jäsenistö edustajistovaalit yliopistomaailmaa koskettavat tai kuohuttavat suuret asiat, jotka vaikuttavat merkittävästi opiskelijoihin jäsenistökyselyt jäsentiedotteet, verkkolehden ilmestyminen Edustajiston sähköpostilista, edari@ttyy.fi o Käytetään edustajiston tavoittamiseen, yksi edustajiston keskustelukanava ja tiedonvälitysreitti kokouskutsut, sääntöjen määräämät asiat edunvalvontaan ja ylioppilaskunnan toimintaan liittyvät tiedotteet avoimien jaostojen kokouskutsut Toimiston sähköpostilistat o ttyy@ttyy.fi hallituksen ja sihteeristön keskinäinen viestintä pääsääntöisesti kaikki toimiston sisäinen sähköpostiviestintä käydään tällä listalla ulkopuoliset yleiset yhteydenotot Sivu 11/14

12 o ttyy-siht@listmail.tut.fi tavoittaa kaikki ylioppilaskunnan toimiston sihteerit, ei kuitenkaan projektisihteereitä o hallitus@ttyy.fi tavoittaa ylioppilaskunnan hallituksen ja pääsihteerin o projektien sähköpostilistat projektien käyttöön o sektoreiden hallinnoimat listat Jaostojen ja neuvostojen sähköpostilistat o Jokaisella jaostolla ja neuvostolla on oma sähköpostilistansa o Jaoston kokouskutsut lähetetään jaoston sähköpostilistalle o Kiltaneuvoston sähköpostilista tavoittaa kiltojen puheenjohtajat, varapuheenjohtajat, ylioppilaskunnan tiedotus- ja järjestösihteerin sekä ylioppilaskunnan hallituksen alayhdistysvastaavan Puljut-lista, ttyy-puljut@listmail.tut.fi o Tavoittaa kaikkien piirissä toimivien yhdistysten hallitukset puljujen toimintaan liittyvä tiedottaminen ei tapahtumatiedotteita o Listan ylläpidosta vastaa viestintäsektori Killat-lista, ttyy-killat@listmail.tut.fi o Tavoittaa kaikkien kiltojen hallitukset kiltojen toimintaan liittyvä tiedottaminen ei tapahtumatiedotteita o Listan ylläpidosta vastaa viestintäsektori Tiedotuslista, ttyy-tiedotuslista@listmail.tut.fi o Tavoittaa puljujen tiedotusvastaavat jotka vastaavat listalle tulevien viestien välittämisestä eteenpäin yleiseen tiedotukseen menevät asiat tapahtumatiedotteet o Lista on avoin, joten listalle voi liittyä kuka vain Fuksineuvoston lista, ttyy-fuksineuvosto@listmail.tut.fi o Tavoittaa kiltojen fuksivastaavat jotka vastaavat listalle tulevien viestien välittämisestä fukseille fukseille suunnattujen tapahtumien tiedotus fukseille suunnattujen asioiden tiedotus o Listan ylläpidosta vastaa teekkarisektori Lisätietoja sähköpostilistojen käytöstä Liitteessä 1 Tiedotuskanavien käyttöohje Office 365 Sites TTYY:llä on käytössään Office 365 Sites -sivustolla osoitteessa Sivustoa pääsevät käyttämään kaikki ylioppilaskunnan jäsenet kirjautumalla palveluun verkkopalvelutunnuksillaan. Sites-palvelu korvaa ylioppilaskunnan Wikin ( Sites-sivustolta löytyvät kaikki ylioppilaskunnan hallituksen päätösluettelot sekä ylioppilaskunnan tarjoamat koulutusmateriaalit kaikista ylioppilaskunnan koulutuksista. Sites-sivulta löytyy myös alayhdistysopas. Sivustoa voi käyttää myös kaiken sellaisen tiedon julkaisemiseen, joka tahdotaan kohdentaa vain ylioppilaskunnan jäsenistölle. Ylioppilaskunnan sites-sivustolla on myös eri kohdeyleisöä varten omia alasivujaan. Intra on tarkoitettu toimiston väen työtilaksi. Edarin sites-sivusto on tarkoitettu edustajiston materiaalien välittämiseen ja työtilaksi. Hallopedeille ja eri projekteille on myös omat sites-alasivustonsa. Nämä sivustot näkyvät vain kyseisten kohderyhmien jäsenille Verkkolevy Ylioppilaskunnan verkkolevylle tallennetaan dokumentit ja raportit, joiden halutaan säilyvän muuttumattomina. Dokumentointi tehdään järjestelmällisesti, jotta myös dokumen- Sivu 12/14

13 toinnin hallinta olisi mahdollista. Verkkolevy toimii myös ylioppilaskunnan toimiston mediapankkina, eli sinne tallennetaan kuvat ja videot ylioppilaskunnan toiminnasta. Verkkolevy on pääsääntöisesti tarkoitettu pitkäaikaisen tiedon tallentamiseen ja sähköiseen arkistointiin. Dokumentit tulee sijoittaa verkkolevyllä oikeaan paikkaan ja nimetä kuvaavasti. Verkkolevyllä voi ylioppilaskunnan toimija säilyttää työkansiota väliaikaistiedostoille toimiessaan ylioppilaskunnassa mutta työsuhteen tai toimikauden päättyessä täytyy tiedostot siirtää pysyvään verkkolevyn hakemistorakenteeseen ja oma työkansio poistaa Ilmoitustaulut Ylioppilaskunnan ilmoitustauluja käytetään yliopiston ilmoitustauludirektiivin mukaisesti [Liite 2]. Ilmoitustaulujen valvonnasta vastaa viestintäsektori Viestintäkanavien kehittäminen ja ylläpito Uusia viestintäkanavia syntyy helposti lisää, mutta vanhoista ei osata luopua. Haasteen luo myös se, että toiset tykkäävät käyttää yhtä ja toiset toista viestintäkanavaa. Kun viestintäkanavia on paljon, ei aina ole selkeää, mihin viestit tulisi kulloinkin laittaa. Viestintäkanavat ovat helposti myös keskenään päällekkäisiä. Viestintäkanavien tulee kuitenkin tukea sitä, että henkilö voi itse valita, mistä hän itse tiedon parhaiten saa. Jotta TTYY:n viestintää saadaan selkeämmäksi, on seuraavien toimenpiteiden suorittaminen välttämätöntä: Selkeytetään vastuullisten sisäistä työnjakoa viestinnässä. Koulutetaan vastuulliset käyttämään viestintävälineitä. Selvitetään tarpeettomat viestintäkanavat (esim. ylimääräiset sähköpostilistat) ja lakkautetaan ne sekä tehostetaan jäljelle jäävien viestintäkanavien käyttöä. o Uusia sähköpostilistoja perustetaan tarvittaessa projekteihin, mutta niistä on myös luovuttava projektin päätyttyä. o Yli viisi vuotta vanhat, vuosikohtaiset sähköpostilistat poistetaan ja pidetään sen sijaan yllä dokumentaatiota vanhojen toimijoiden yhteystiedoista. Pyritään paperittomaan toimistoon. Tieto löytyy sitesista tai verkkolevyltä. Paperisena säilytetään vain ylioppilaskunnan arkistointiohjesäännön mukainen materiaali. Tiedon päivittyessä pyritään päivittämään se kaikkiin viestintävälineisiin joissa tieto on. Tästä syystä tietoa ei kannata suuremmin hajauttaa, jotta päivittäminen olisi helppoa. Jokainen sektori vastaa oman sektorinsa tiedottamisesta itse. Viestintäsektori ylläpitää tiedottajan tarkistuslistaa (löytyy intrasta), josta voi tarkistaa menikö tiedote oikein. 4. Viestintävastuut Ylioppilaskunnan viestinnän toimivuus on jokaisen toimijan vastuulla. Ylioppilaskunnan hallituksessa ja sihteeristössä on nimetyt henkilöt, jotka vastaavat tiedottamisesta ja viestinnästä käyttäen apunaan eri tiedotuskanavia. TTYY:n viestinnästä vastaavat pitävät huolen siitä, että TTYY:n viestintä on yhtenäistä, graafisen ohjeistuksen mukaista ja sisällöltään hyvää. Piirissä toimivissa yhdistyksissä tulee olla henkilö, jonka vastuulla on tiedotus. Tiedotusvastaavat liittyvät tiedotuslistan sähköpostilistalle ja vastaavat näin sähköpostilistalle tulevan tiedon välittämisestä oman yhdistyksensä jäsenistölle parhaalla katsomallaan tavalla. Sivu 13/14

14 Viestintäsektori Viestintäsektorin vastuulla on kouluttaa hallitus ja sihteeristö tuottamaan hyvää sisältöä ja viestimään yhteistä linjaa noudattaen, oikeita kanavia käyttäen. Viestintäsektori huolehtii Mediajaoston vetämisestä ja uusien tiedotusvastaavien koulutuksesta. TTYY:n nettisivujen, POP:n ja ylioppilaskuntaa koskevien yliopiston sivujen päivittäminen sekä WerkkoAnturin toimittaminen ovat viestintäsektorin vastuulla. Viestintäsektori pyrkii seuraamaan koululla käytävää keskustelua ja tarvittaessa osoittaa asianomaisen sektorin kommentoimaan aiheeseen. Viestintäsektorin tulee selvittää jäsenistön mielipiteitä viestinnän tasosta ja kehittää viestintää. Sektori pitää yhteyttä sidosryhmämedioihin yhdessä hallituksen kanssa. Hallitusvastaavan vastuulla: Tarkastella viestintää yleisesti tasaisin väliajoin sekä kehittää ja ideoida uutta. Sihteerin vastuulla: Vastaa yleisestä, jokapäiväisestä tiedotuksesta. Tuottaa WerkkoAnturin, FuksiAnturin, käyntikortit ja naamaläystäkkeen. Vastaa kiitoskirjeiden lähettämisestä sekä ylioppilaskuntaan liittyvän materiaalin tuottamisesta teekkarikalenteriin Sektorit: Hallitus ja sihteeristö Hallituksen ja sihteeristön vastuulla on sektorikohtainen tiedottaminen viestintäkanavissa yhtenäistä linjaa noudattaen. Sektori on vastuussa oman mainosmateriaalin ja tiedotteiden tuottamisesta ja jakelusta sekä sektorikohtaisten asioiden päivittämisestä niin TTYY:n nettisivuille kuin Sitesiin. Sektorien velvollisuus on pyytää apua viestintäsektorilta ongelmien ilmetessä. 5. Suunnitelman seuranta ja päivitys Ensimmäinen versio tästä suunnitelmasta on luotu vuonna 2011 ja tuotu edustajiston keskusteltavaksi edustajiston kokouksessa 14/ Tämä suunnitelma on kirjoitettu uudelleen tapahtuneiden muutosten perusteella vuonna Päävastuu suunnitelman seuraamisesta ja päivityksestä on TTYY:n viestintäsektorilla. Hallituksen viestinnästä vastaava tarkastelee suunnitelman toteutumista vuosittain. Viestintäsuunnitelma tulee tarkistaa Teekkaritoiminnan paperin uudelleenkirjoittamisen yhteydessä Täysin uutta suunnitelmaa ei ole tarve tehdä ennen vuotta Suunnitelman hyväksyminen Viestintäsuunnitelma on osa TTYY:n Teekkaritoiminta vuosille paperia. Viestintäsuunnitelma voidaan aina päivitystarpeiden ilmetessä avata keskusteluun edustajistossa ja hallitus hyväksyy uuden liitteen muutoksineen. Tämä versio viestintäsuunnitelmasta on hyväksytty edustajiston kokouksessa Sivu 14/14