KUNTAKANVAS PAREMPAA TOIMINNAN SUUNNITTELUA NYT JA TULEVAISUUDESSA. Työkalu asiakaslähtöisen liiketoiminnan suunnitteluun

Transkriptio

1 KUNTAKANVAS PAREMPAA TOIMINNAN SUUNNITTELUA NYT JA TULEVAISUUDESSA Työkalu asiakaslähtöisen liiketoiminnan suunnitteluun

2 Sisällysluettelo Mikä on Kuntakanvas Näin pääset alkuun Perustoiminnot Näin täytät Nykytila, muutostila ja tavoitetila Suositeltu täyttämisjärjestys Asiakkuuksien hallinta Palvelujen järjestäminen Palvelutuotanto Talouden tasapaino Vaikuttavuuden kokonaisuus

3 Mikä on Kuntakanvas? Kuntakanvas on strateginen työkalu toiminnan jäsentämiseen ja johtamiseen. Helppokäyttöisellä alustalla voi hahmottaa toiminnan kokonaisuuden ja arvioida siinä tapahtuvia muutoksia asiakkuuksiin, kyvykkyyksiin ja talouteen nähden. Kuntakanvas kytkeytyy vahvasti johtamisen viitearkkitehtuuriin, josta saa lisää apua kokonaisvaltaiseen suunnittelutyöhön. Työkalun värillinen ikoni yhdistää Kuntakanvastyökalun osa-alueen johtamisen viitearkkitehtuurissa kuvattuun prosessiin. Kuntakanvas koostuu kahdesta päätasosta ja 11 osa-alueesta, joiden avulla saadaan kuvattua liiketoiminnan kokonaisuus huomioiden strategiset tavoitteet ja asiakkaalle tuotettava arvolupaus. Kuntakanvaksen avulla voi suunnitella toiminnan nykytilasta tavoitetilaan. Kuntakanvas osallistaa henkilöstöä ja sidosryhmiä kehittämään toimintaa yhdessä sekä mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumattoman ryhmätyöskentelyn verkossa. 1 Kuntakanvaksen voi täyttää joko sähköisesti osoitteessa kuntakanvas.fi tai tulostaa A3-kokoon tehdyn paperiversion post-it -lappujen kiinnityspohjaksi ideointityöpajaan.

4 Näin pääset alkuun 1. Rekisteröidy käyttäjäksi luomalla käyttäjätunnus ja salasana kuntakanvas.fi sivuston etusivulla. 2. Saat vahvistusviestin sähköpostiisi, minkä jälkeen voit kirjautua sisään. 3. Sisäänkirjautumisen jälkeen aukeaa Omasivu. Voit hallinnoida käyttäjäprofiiliasi oikeasta yläkulmasta aukeavasta valikosta (lisätä mm. profiilikuvan). Näin luot uuden suunnittelupohjan 2 1. Paina Luo uusi kanvas ikkunaa. 2. Kirjoita toiminnallesi nimi ja määrittele ajanjakso, jota suunnitelmasi koskee. 3. Kirjoita lyhyt kuvaus suunnitelmastasi. Voit myös lisätä toimintaasi kuvaavan kuvan kanvaksen tunnisteeksi. 4. Paina Jatka, ja tyhjä kanvas aukeaa täytettäväksi. Aloita luomalla käyttäjätunnus ja salasana osoitteessa kuntakanvas.fi

5 LISÄÄ KÄYTTÄJIÄ Voit kutsua muita työskentelemään kanssasi. Kutsu ihmisiä sähköpostiosoitteen avulla. MUOKKAA PERUSTIEDOT Kanvaksen nimi, aloitus- ja päättymisvuosi, lyhyt kuvaus. Voit lisätä myös kuvan ja merkitä, onko kanvas työversio vai valmis. NYKYTILA Täytä toiminnan tämänhetkinen tilanne. MUUTOSTILA Tarkastele nykytilaa ja tavoitetilaa rinnakkain. Pohdi, miten tavoitetilaan päästään sekä mitkä asiat ja tapahtumat vaikuttavat toimintaasi valitulla aikavälillä. TAVOITETILA Valitse vuosiluku ja täytä toiminnan tilanne tulevaisuuden näkökulmasta. Ota huomioon muutokset, jotka vaikuttavat toimintaan ja eri osa-alueisiin. LINKIT JA LIITTEET Kooste kanvakseen liitetyistä linkeistä ja liitteistä. TULOSTA Voit tulostaa kanvaksen. CHAT Voit kirjoittaa chat-viestin muille kanvaksen käyttäjille katseltavaksi. NAPAUTA JA TÄYTÄ OSIO Napauta hiirellä osiota, jolloin pääset täyttämään kanvasta. Täyttäessäsi voit tutustua osion kuvaukseen ja apukysymyksiin, jotka opastavat täyttämisessä ja auttavat ymmärtämään tarkoituksen paremmin. 3 Kuntakanvaksen perustoiminnot

6 Näin täytät Kanvaksen täyttämiseen tarvittavia tietoja on usein hajallaan organisaatiossa. Voit hyödyntää täyttämisessä eri tietolähteitä, jotka voivat olla julkisia, kuten vuosikertomukset ja talousarvioselosteet. Osa tiedoista voi olla organisaation sisäisiä tietoja ja joidenkin osa-alueiden tietoja voidaan tuottaa data-analyyseillä, kuten esimerkiksi asiakkuuksien segmentointi olemassa olevan asiakastiedon perusteella. Napauta ja täytä osio: Lue määritelmä ja apukysymykset oikeasta reunasta. Kirjoita teksti laatikkoon ja lisää halutessasi aiheeseen liittyviä linkkejä tai liitteitä. Paina Talleta. Voit muokata tekstiä palaamalla laatikkoon. 4 Voit myös tulostaa ensin paperisen Kuntakanvaksen ja täyttää sen yhdessä ryhmän kanssa. Työpajatyöskentelyn jälkeen kirjuri vie kiteytetyn kuvauksen sähköiseen Kuntakanvas työkaluun. Katso suositeltu täyttämisjärjestys. Voit tulostaa pohjan työpajatyöskentelyä varten!

7 Nykytila, muutostila ja tavoitetila Työkalun avulla voi tarkastella nykytilaa ja tavoitetilaa rinnakkain ja arvioida sekä kuvata niiden välistä muutosmatkaa. Tavoitetilaan kuvataan, mikä on liiketoiminnan tavoiteltu lopputulema esimerkiksi valtuustokauden lopussa tai yrityksellä lyhyemmällä aikavälillä tarkasteltuna. Muuttuvatko asiakkuussegmentit tai palvelutarjooma esimerkiksi lakimuutoksen johdosta? Miten se tulee näkyviin arvioitaessa liiketoiminnan tarvitsemia kyvykkyyksiä? 5 Pohtikaa ajanjakson aikana tapahtuvia merkittäviä tapahtumia, trendejä tai etappeja ja niiden mahdollisia vaikutuksia toimintanne eri osa-alueisiin. Tarkastelua voi tehdä Kuntakanvaksen kunkin osa-alueen kohdalla kauden nykytilaa ja tavoitetilaa toisiinsa peilaten. Määrittäkää yhdessä toiminnallenne osatavoitemittarit sopivissa etapeissa ajanjaksolla, jolloin pysähdytte tarkastelemaan tavoitteiden toteutumista. Tutustu strategiaan ja sen asettamiin tavoitteisiin. Pohdi, miten ne näkyvät liiketoiminnassa.

8 Suositeltu täyttämisjärjestys ASIAKKUUKSIEN HALLINTA 1 Asiakkuudet 2 Arvolupaus PALVELUJEN JÄRJESTÄMINEN 3 Palvelutarjooma 4 Asiointikanavat 5 Lait 6 Kyvykkyydet PALVELUTUOTANTO 7 Avainprosessit 8 Sidosryhmät TALOUDEN TASAPAINO 9 Kustannusrakenne 10 Tulovirrat VAIKUTTAVUUDEN KOKONAISUUS 11 Vaikuttavuus Voit siirtyä eteenpäin tai palata taaksepäin, muokata ja täydentää tiedon kertyessä!

9 Asiakkuuksien hallinta ASIAKKUUDET 2 ARVOLUPAUS Kuntakanvas ohjaa ajattelemaan toimintaa asiakkuuskeskeisesti: kenelle kaikille tuotamme palveluja ja lisäarvoa? Listatkaa tärkeimmät asiakkuudet. Luokaa yhdessä kaupunkimme strategiaan pohjautuva arvolupaus ja pohtikaa, kuinka se toteutuu kunkin asiakasryhmän kohdalla Huomioi myös marginaaliset asiakkuussegmentit sekä tavoitetilassa mahdolliset muutokset! 7

10 Palvelujen järjestäminen PALVELUTARJOOMA 4 ASIOINTIKANAVAT 5 LAIT KYVYKKYYDET Asiakkuuksien määrittelyn jälkeen pohditaan, mitä palveluita tarjotaan ja millaisten asiointipisteiden ja kanavien kautta tuotetaan arvoa eri asiakkuussegmenteillemme. Linkittäkää lisäksi palvelunne järjestämistä määrittävät lait ja muut keskeiset suositukset. Kyvykkyyksiä ovat kaikki ne tekijät, joita tarvitaan menestykselliseen ja asiakkaille arvoa tuovaan palveluun. Kyvykkyydet koostuvat toimintamalleista, prosesseista, tiedoista, kanavista, rahoituksesta, osaamisesta ja resursseista (henkilöt, materiaalit, tilat, tietojärjestelmät, tietovarannot, teknologia, työvälineet, luvat, oikeudet, sopimukset). Fyysinen vai digitaalinen palvelu? Mitä tarvitaan menestykselliseen palvelujen tuottamiseen?

11 Palvelutuotanto AVAINPROSESSIT 8 SIDOSRYHMÄT Kuinka palvelut tuotetaan, miten niitä hallitaan ja seurataan? Mitä sidosryhmiä ja kumppaneita tarvitsemme avuksi palvelun tuottamisessa ja kehittämisessä? Avainprosesseiksi tunnistetaan toiminnan ydinprosessit, kuten asiakkuuksien hallintaan, palvelujen järjestämiseen ja tuottamiseen liittyvät prosessit. Avainprosessit voivat olla tukiprosesseja, kuten henkilöstö- ja taloushallintaa tai ohjausprosesseja, kuten strategiaohjaus tai tulosohjaus. Avainprosessit koostuvat ydinprosesseista sekä niitä ohjaavista ja tukevista prosesseista! 9

12 Talouden tasapaino KUSTANNUSRAKENNE 10 TULOVIRRAT Kun toiminnan tai palvelun järjestämisen infrastruktuuri on jäsennelty, pohditaan, kuinka talous säilyy tasapainossa: mistä toiminnan tai palvelun kustannukset koostuvat ja kuinka ne rahoitetaan? Hyödynnä lähteenä esim. talousarviota ja vuosikertomusta! 10

13 Vaikuttavuuden kokonaisuus VAIKUTTAVUUS Lopulta palaamme jälleen asiakkuuksiin: Mitä vaikutuksia toiminnallamme on? Mieti eri näkökulmia, mutta erityisesti asiakasvaikutusta. Mitä ovat mitattavat tulokset ja millä mittareilla niitä mitataan? Pohdi erikseen lyhyen ja pitkän aikavälin vaikutuksia! 11

14