SAIRAANHOITOPIIRIN VIESTINTÄ Viestintä muutostilanteissa

Transkriptio

1 SAIRAANHOITOPIIRIN VIESTINTÄ Viestintä muutostilanteissa Sairaanhoitopiirin johtoryhmä hyväksynyt

2 2 VIESTINTÄ MUUTOSTILANTEISSA Viestintä muutostilanteissa on osa sairaanhoitopiirin viestinnän strategiaa ja ohjeita. Ohjeen tarkoituksena on tukea muutostilanteiden viestintää. Liitteenä on tiivistelmä muutostilanteissa mukana olleiden työyksiköiden henkilöstölle suoritetun kyselyn yhteenveto. Ohjeen valmistelusta ovat vastanneet TNJ:n pääluottamusmies Kaija Haapsalo ja hallintopäällikkö Marja Leena Kärkkäinen. Yleistä muutosviestinnästä Näissä ohjeissa muutoksella tarkoitetaan sisäisiä tai ympäristössä tapahtuvia prosesseja, jotka edellyttävät toimintatapojen muutoksia ja vaativat monisuuntaista vuorovaikutusta. Muutosviestinnässä on kyse asioiden käsittelyn syvyydestä ja perusteellisuudesta. Muutosviestintä on osa muutosjohtamista. Sen tehtävänä on tukea muutosjohtamista sekä kuvata ja toteuttaa muutosta. Sairaanhoitopiirin viestintästrategian mukaan viestintä on aktiivista, luotettavaa, vuorovaikutteista ja avointa. Viestintä ottaa huomioon kohderyhmien tiedontarpeet, tiedon oikea aikaisuuden, ymmärrettävyyden ja palautteen antamismahdollisuuden. Kirjallinen ja sähköinen viestintä tukevat suullista viestintää. Muutosviestinnässä on oleellista viestinnän kytkeminen muuhun toimintaan jatkuvana tehtävänä viestinnän sisältö eli mitä muutoksen syistä ja seurauksista kerrotaan Muutostilanteessa johdon ja esimiesten viestintä nousee avainasemaan johdon sitoutumisen aitous korostuu; asioista kerrotaan avoimesti ja jatkuvasti johto ennakoi ongelmia ja tarpeita sekä toimii niiden mukaan asioiden ja taustojen läpikäyminen henkilötasolla tulee välttämättömäksi tulee antaa riittävästi tietoa ja mahdollisuus osallistua keskusteluun kaikille niille, joita muutos koskettaa kasvokkaisviestinnän merkitys korostuu henkilökunnan oma aktiivisuus tiedonhankinnassa tukee tiedon kulkua Muutosviestinnässä tulee pyrkiä ennakoivaan viestintään jo tapahtuneiden asioiden kommentoinnin ja tiedottamisen asemasta silloin, kun se on mahdollista. Ennakkoon muutostilanteisiin varauduttaessa viestintää käytetään muutoksen välineenä. Viestintä on silloin prosessi, ei yksittäinen tapahtuma. Ennakoivan viestinnän tarkoituksena on saavuttaa yhteisymmärrys siitä mihin pyritään ja käydä tavoitteesta vuorovaikutteista keskustelua sekä antaa

3 3 jokaiselle mahdollisuus ymmärtää oma roolinsa muutoksen läpiviemisessä. Muutoksista on usein erilaisia näkemyksiä. Joudutaan tekemään kompromisseja ja viestimään linjanvedoista, jotka eivät miellytä kaikkia. Viestintä ei voi ratkaista ongelmia, mutta se voi madaltaa muutosta koskevaa vastarintaa, vähentää epävarmuutta, ohjata vastarintaa positiiviseksi muutosvoimaksi ja rohkaista ihmisiä näkemään muutos uutena mahdollisuutena. Muutosviestinnän lähtökohtia ovat avoimuus jatkuvuus vuorovaikutteisuus ennakoivuus demokraattisuus johdonmukaisuus sisältöjen yhtenäisyys vastuullisuus Muista, että muutoksesta viestiminen on aina osa muutoksen toteuttamista! Muutosviestinnän avaimia Muutosviestinnällä pyritään saavuttamaan yhteisymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta ja tavoitteista. Muutokseen ei sitouduta, jos sen syitä ei ymmärretä. Perustele selkeästi. Miksi muutos on välttämätön? Mitä vaihtoehtoja on edessä? Kerro mihin muutos ei vaikuta. Ole aktiivinen ja ennakoiva viestijä. Älä tyydy vain selittelemään ja kommentoimaan asioita jälkikäteen. Kerro avoimesti ja monia välineitä käyttäen vireillä olevista asioista, suunnitelmista, aikatauluista ja tehdyistä päätöksistä. Muista, että sitoutuminen muutokseen edellyttää myös konkreettisia näyttöjä muutoksen etenemisestä ja onnistumisesta Älä pelästy huhuja tai puskaradiota. Ne kertovat, että asia kiinnostaa. Virheelliset tiedot on syytä nopeasti oikaista, mutta erilaisiin mielipiteisiin on jokaisella oikeus. Muutoksen toteutuksesta vastaavien on toimittava yhdessä rintamassa ja osoitettava omalla esimerkillään sitoutumista. Viestien on oltava yhdensuuntaisia. Muutostilanteessa kannattaa seurata kaikki aistit valppaina ilmapiiriä ja tunnelmaa. Reagoi nopeasti, ole joustava ja lisää keinoja tarvittaessa. Toista perusviestejä kerta toisensa jälkeen. Älä kuitenkaan hukuta henkilöstöä tietotulvaan. Muutosta johtavat ovat vastuussa siitä, että tietoa on saatavilla riittävästi. Myös viestin vastaanottajilla on vastuunsa tarvittavien tietojen hankkimisesta. Rohkaise henkilökuntaa aktiiviseen omaan tiedonhankintaan.

4 4 Sopikaa, ketkä viestinnästä vastaavat. Vastuu viestintätoimenpiteiden hyväksymisestä on johto tai valmisteluryhmällä. Huolehdi tiedonkulusta johtoryhmän ja sen alaryhmien välillä. Viestinnän vastuuhenkilön tulee olla aktiivinen ja omatoiminen, mutta linjaukset sovitaan yhdessä. Päätösten jälkeenkin joudutaan tekemään ratkaisuja ja kompromisseja, jotka eivät ole kaikille mieluisia. Selvitä, miten muutokseen suhtaudutaan. Osa on toiveikkaita ja suhtautuu muutokseen avoimesti, mutta usein esiintyy epävarmuutta, pelkoja ja vastustusta. Henkilöstö on muutoksen tärkein menestystekijä Kerro muutoksesta aina ensin henkilöstölle. Koko henkilöstölle tarkoitettujen tiedotus ja keskustelutilaisuuksien ohella tarvitaan työyksikkökohtaisia lähimpien esimiesten ja henkilöstön tilaisuuksia sekä esimiehen ja työntekijän välisiä keskusteluja. Alkuvaiheessa henkilöstöä kiinnostaa ennen kaikkea oma tulevaisuus: Miten minun käy? Miten muutos vaikuttaa tehtäviini, palkkaukseeni ja henkilöstöetuihini? Kuka on esimieheni ja ketkä työtovereitani? Huolehdi siitä, että viestintä on riittävää ja yhdenmukaista jokaisessa työyhteisössä, jota muutos koskee. Turvaa vaikuttamismahdollisuudet. Yhteistoimintamenettelyn mukaan henkilöstön kanssa on neuvoteltava heihin vaikuttavista asioista ennen päätöksentekoa. Teknisesti ja juridisesti oikein toteutettu kuulemismenettely ei välttämättä riitä siihen, että työntekijöiden näkemyksiä on kuultu aidosti. Painota myös henkilökunnan omaa vastuuta tiedon hankinnassa ja oikean tiedon vahvistamisessa ja edelleen välittämisessä. Anna henkilöstön kertoa, miltä heistä tuntuu, miten he ymmärtävät asian ja mitä ehdotuksia heillä on. Korosta ihmisten omaa panosta ja sen tärkeyttä muutoksen toteuttamisessa. On monia keinoja kertoa henkilöstölle muutoksesta: tiedotus ja keskustelutilaisuudet, kehityskeskustelut, henkilöstölehti ja intranet. Laita intranetiin valmistelu ja päätösasiakirjat. Tiivistä, selvennä ja havainnollista asiakirjatekstejä tiedotteiksi. Tarjoa henkilöstölle mahdollisuus kommentoida ja kysyä intranetin tai sähköpostin avulla. Henkilöstöjärjestöjen osallistuminen muutosviestintään on erittäin tärkeää.

5 5 Yhteistyötahot ovat osallisia ja vaikuttajia Tiedottaminen yhteistyötahoille on tärkeää jo prosessin alkuvaiheessa. Hyödynnä eri viestintäkanavia ja menetelmiä siten, että tavoitat laajasti erilaiset yhteistyötahot. Ylhäältä alas tiedottaminen ei muutostilanteessa riitä. Tue vuorovaikutusta ja osallisuutta. Tiedotusvälineet kokoavat tarpeen mukaan muutoskeskustelun Sairaanhoitopiirin omat ja alueen muut tiedotusvälineet ovat muutosviestinnän merkittävä kohderyhmä Pidä säännöllisesti yhteyttä alueesi tiedotusvälineisiin ja sovi yhteistyötavoista. Palvele tiedotusvälineitä aktiivisesti ja oma aloitteisesti. Informoi muutoshankkeen etenemisestä tiedotteilla, tarjoa juttuaiheita ja järjestä taustatilaisuuksia. Vastaa yhteydenottopyyntöihin ripeästi. Älä säikähdä kritiikkiä, sillä tiedotusvälineiden tehtävä on tuoda esille vaihtoehtoisia näkökulmia ja tarkastella asioita kriittisesti. Virheelliset tiedot tulee oikaista nopeasti ja keskusteluun voi osallistua, mutta hedelmätöntä väittelyä mielipidetasolla tulee välttää. Ota ajoissa kontakti tarvittaviin sidosryhmien edustajiin. Vastuu muutosviestinnästä Muutosviestinnässä noudatetaan viestintästrategian mukaisia vastuu ja organisointiperiaatteita Sairaanhoitopiirin tasolla tapahtuvien muutosten viestinnästä vastaavat johtavat viranhaltijat: sairaanhoitopiirin johtaja, johtajaylilääkäri ja hallintoylihoitaja, jotka myös uudessa tilanteessa vastuuttavat ja ohjeistavat toimialueiden, vastuualueiden ja vastuuyksiköiden johtajat ja yksiköiden esimiehet sekä huolehtivat avoimen keskustelun käynnistämisestä ja ajantasaisen, oikein kohdennetun tiedon kulusta. Muutostilanteessa on pääperiaatteiden perusteella kuitenkin sovittava aina erikseen vastuuhenkilöt.

6 Jokaisella sairaanhoitopiirin viranhaltijalla/työntekijällä on asiantuntijuuteensa ja työtehtäväänsä perustuva oikeus ja velvollisuus vastata osaltaan tarvittavasta viestinnästä ja tarvittavan tiedon hankkimisesta myös muutostilanteissa. 6 Lähteet Juholin E Sisäinen viestintä. Helsinki: Inforviestintä Oy. Juholin E Communicare. Helsinki: Kuntaliiton julkaisu: Muutosviestintä kuntaliitoksissa