SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

Transkriptio

1 Työterveyshuolto Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Sivulantie SAARIJÄRVI 3 Rekisterin vastuuhenkilö SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Puh: Sähköposti: sakari.ritala@sarikka.fi 4 Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Johtava ylilääkäri Sakari Ritala Saarijärven terveysasema Järjestelmäasiantuntija, Pegasos-vastuupääkäyttäjä Marja Laitinen Saarijärven terveysasema 5 Rekisterin käyttötarkoitus Asiakkaiden tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu Osarekisterit: työpaikkarekisteri työntekijärekisteri

2 Työterveyshuolto Sivu 2/5 maksutiedot 6 Rekisterin pitämisen peruste Asiakassuhde Kehittämistoiminta Kansanterveyslaki Työterveyshuoltolaki Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 7 Rekisterin tietosisältö - Työnantajatiedot - Työntekijän tiedot - Asiakkaan henkilötiedot - Asiakkaan nimeämä yhteyshenkilö - Asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot - Muut asiakassuhteen kannalta välttämättömät tiedot - Työterveyshuollon toteuttamisessa syntyvät asiakkaan terveydentilaa koskevat tiedot sekä työpaikan olosuhteita koskevat tiedot 8 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Asiakastiedot saadaan asiakkaalta ja väestörekisteristä Järjestelmään tietoja saadaan asiakaskontakteissa syntyvän tiedon perusteella 9 Säännönmukaiset tietojen luovutukset Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13, muut.653/2000) 1. Potilaan suostumuksella 2. Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla 3. toimintayksikön/stm:n luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99) 28 )

3 Työterveyshuolto Sivu 3/5 9a Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämät: syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri ammattitautirekisteri Lääkelaitoksen ylläpitämät: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri implanttirekisteri huumausaineseurantarekisteri Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä: tartuntatautirekisteri rokotusten haittavaikutusrekisteri Muut mahdolliset luovutuksen saajat: potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle Kansaneläkelaitokselle Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle tieto toteutuneesta tilakäynnistä Tietojen luovutus toiseen terveydenhuollon yksikköön: jatkohoitotilanteessa potilaan potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle potilaan kirjallisella suostumuksella lähetetään tuloste/valokopio kirjattuna kirjeenä suostumus ja kuitti kirjauksesta tulee säilyttää

4 Työterveyshuolto Sivu 4/5 10 Rekisterin käyttö Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäväksi. Asiakastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. asiakkaan työterveyshuoltoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). Potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla; tietokoneella olevia tietoja käytetään henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja potilastietojen käyttöä valvotaan lokitietojen avulla. 11 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Pegasos-potilastietojärjestelmän tietokanta yhdistetään ProWellness hoitojärjestelmän rekisteriin (oma rekisteriseloste). 12 Rekisterin suojaaminen Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä (pääkäyttäjät) koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Keski-Suomen sairaanhoitopiirin palvelimella ja sitä käytetään (tietojen tallennus ja pääkäyttäjien tietokantaan pääsy) omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Tietojen tallennus perustuu hoitosuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttöoikeudet. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset. Manuaalisia ja arkistoitavia asiakirjoja muodostuu niiltä osin, kun niitä ei voida toteuttaa Pegasos-potilastietojärjestelmän avulla. 13 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Pegasos-potilastietojärjestelmä-tietokannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

5 Työterveyshuolto Sivu 5/5 14 Rekisteröidyn informointi Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa ja työterveyshuollon toimipisteiden ilmoitustauluilla (tietojen keräys otosluonteisesti). 15 Tarkastusoikeus Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti työterveyshuollon työntekijälle tai kirjallisesti. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Pyyntö osoitetaan: työterveyshuollon lääkärille, työterveyshuollon hoitoyksikköön tai johtavalle ylilääkärille, joka päättää tietojen luovuttamisesta. Tiedot antaa työterveyshuollon lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö; potilaan henkilöllisyys varmistetaan 16 Tiedon korjaaminen Asiakkaasta kerättyjä tietoja on mahdollista korjata/ täydentää siten, että muutettu tieto siirretään an. 17 Rekisterihallinto Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Pegasos-potilastietojärjestelmä-tietokannan vastuuhenkilö on johtava ylilääkäri Sakari Ritala, tietokannan pääkäyttäjänä toimii lisäksi järjestelmäasiantuntija Marja Laitinen. Tietokannan ja ohjelmiston kehittämisestä huolehtii ohjelmiston toimittaja.