Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n hallituksen kokous SIKH02/2014

Transkriptio

1 Pöytäkirja Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n hallituksen kokous SIKH02/2014 Paikka: Otakaari 5 (D103a, Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n kiltahuone), Espoo Aika: keskiviikko , kello Läsnäolijat: Puheenjohtaja Joni Kurvinen Varapuheenjohtaja Katharina Jokinen Sihteeri Mikael Kauppinen Rahastonhoitaja Ville Luntinen Fuksitoimikunnan puheenjohtaja Ville Kapanen Fuksitoimikunnan puheenjohtajan adjutantti Ilkka Oksanen Hovimestari Niko Nuutinen Opintomestari Lauri Vähä-Savo Päätoimittaja Aliisa Pietilä Sisä- ja urheilumestari Heikki Karjalainen Ulkomestari Visa Linkiö (kohdasta 2) Viestintämestari Teemu Mikkonen Yrityssuhdemestari Joel Alander Jutta Kalli Tuuli Sarantola Markus Teivo 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen kello Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Ulkomestari saapui paikalle. Kokouskutsu on lähetetty ajoissa, ja hallituksen jäseniä oli paikalla 13/13. Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys sellaisenaan. 4. Ilmoitusasiat PoTan ilmoittautuminen on auennut. 5. Edellisten kokousten pöytäkirjat Hyväksyttiin kokouksen SIKH01/2014 pöytäkirja siihen ehdotetuin korjauksin.

2 SIKH02/2014 Pöytäkirja sivu 2/5 6. Toimikunnat ja tulevat tapahtumat Yleistä: Killanvaihto on tulevana viikonloppuna ( ) uusille toimihenkilöille. Melkein kaikki toimihenkilöt ovat ilmoittautuneet vaihtoon. ELEC-kiltojen puheenjohtajien kesken on puuhattu hallitusten tapaamista, joka pidetään ensi maanantaina Halloped-koulutusten jälkeen. Neuvosto kokoontuu ensimmäisen kerran ensi viikon sunnuntaina VTMK: Postilistat, toimarikuvat sekä muut vuodenvaihteeseen liittyvät juoksevat asiat ovat kunnossa, joten seuraavaksi aletaan miettiä kehitysprojekteja. Graafikot lisätään Sössön sivuille killan webiin. OTMK: HTMK-sitsit menivät hyvin. Lukkarit pitivät vaihdon. Seuraavia tapahtumia suunnitellaan. Ollaan talvipäivässä mukana. UTMK: Keskiviikkona 8.1. oli teekkariuden, killan ja ELEC-rakennuksen esittely uusille ulkkareille. Heistä viisi liittyi kiltaan ja yksi osti haalarit. Lakinkäyttölupa myönnettiin kahdesti. Ulkkarit yritetään houkutella mukaan kiltaan ja ostamaan haalarit. Samassa yhteydessä tarkoitus pitää UTMK:n kokous ja suunnitella Welcome Saunaa. International-sitsit järjestetään loppukuusta. KvTMK pitää orientaatioluennon uusille ulkkareille perjantaina klo 14:30-16:00. YTMK: Keskiviikkona 8.1. oli tapaaminen ABB:n opiskelijayhteistyöhenkilön kanssa, ja keskustelun seurauksena sponsorisopimus saatiin. Lisäksi tiedossa on, että Vacon ottaa käyttöönsä vuosisopimusmuotoisen yhteistyöratkaisun. Sopimuksen luonti tapahtunee lähiaikoina, kunhan Vacon päättää tukibudjetistaan. PoTa-sponsorisopimusten keruuta on aloitettu, ja tilannekatsaus tehdään lähiaikoina. Tiistaina kokoustettiin toimikunnan kanssa ja jatkettiin KP:n suunnittelua. STMK: Paintball-pelailua järjestellään tiistaina. Teekkarisarjat jatkuvat, kuitenkin pelkästään koripallosta on tullut otteluohjelma keväälle. Sisä- ja urheilumestari hoitaa itse tällä hetkellä tapahtumien lisäämisen killan webiin. Sisän asioista ei ole tietoa, sillä kiltiksellä ei ole viime aikoina käyty. Sisäkisälleille yritetään saada mahdollisimman nopeasti laitoksen avaimet. OPTMK: Epävirallista suunnittelua kevään opintosaunan (saunojen) ympärillä on aloitettu. Toimikunnan ensimmäinen kokous on maanantaina. Jos lunta ei tule, ei välttämättä tarvita minttukaakaota Ullikselle. Sössö: Pikkujoulut pidettiin, hauskaa oli. Ensimmäinen toimikunnan kokous oli 8.1. ennen hallituksen kokousta. Toimariläystäkkeet ovat työn alla. FTMK: Tammifukseja tuli yhteensä neljä. Fuksipistekortteja on katsottu läpi joululomalla, ja tilanne vaikuttaa lupaavalta mahdollista Wappua ajatellen. Syksyn fuksipalautteeseen on vastannut toistaiseksi 28 fuksia, vastauksia ei ole vielä katsottu läpi. Ismo pitää FTMK'13:lle majurinvartteja ja kokouksen 9.1. ITMK'13 kokousti 7.1., ja aiheina olivat tulevan kevään aikataulu sekä ISOsitsit. ISOilta on kyselty palautetta. FTMK'14 kokoustaa ensimmäistä kertaa 9.1. Rahteeri: Rahastonhoitajalla oli tapaaminen viime vuoden rahastonhoitajan kanssa. Samassa yhteydessä tehtiin ensimmäinen laskukoonti pidetään killan inventaario, jonka yhteydessä on myös seuraava rahastonhoitajien tapaaminen. Sihteeri tutustui arkistoon vanhan ja uuden arkistonhoitajan kanssa sunnuntaina Arkiston inventaario on saatu Emililtä. Ensimmäisen

3 SIKH02/2014 Pöytäkirja sivu 3/5 valtuuston kokouksen pöytäkirja on yhä työn alla. Päivystysvuorot on jaettu, samoin vuorot hallituksen sisäisen toiminnan eri osa-alueiden suhteen. 7. Hovimestarin 2013 laina Tuuli Sarantola palautti vuoden 2013 hovimestarin lainansa täysimääräisenä liitteen 1 mukaisesti. Summa tarkistettiin ja hyväksyttiin. 8. Hovimestarin 2014 laina Myönnettiin laina hovimestari Niko Nuutiselle vuodelle 2014 liitteen 2 mukaisesti. 9. Tilinkäyttöoikeudet Päätettiin myöntää alkaen Joni Kurviselle ja Ville Luntiselle killan tilin (Nordea ) käyttöoikeudet. Lisäksi päätettiin poistaa alkaen kyseisen tilin käyttöoikeudet Annamaija Hutrilta ja Miki Toloselta. Päätettiin antaa edellä mainittuun tiliin päätepalveluoikeudet Ville Luntiselle alkaen, sekä poistaa vastaavat oikeudet Miki Toloselta alkaen. 10. Avaimet Päätettiin anoa kulunvalvonta-avaimet Aalto-yliopiston Sähkötekniikan korkeakoulun Otakaari 5:n toimipisteeseen kaikille hallituksen 2014 jäsenille vuodeksi 2014 (lukumäärä 13 kpl). Killan toimistoa saavat käyttää hallituksen jäsenet, toimihenkilöt, valtuuston puhemies ja varapuhemies. Näille henkilöille päätettiin myöntää oikeus Aalto-yliopiston Sähkötekniikan korkeakoulun Otakaari 5:n toimipisteen T3-avaimen hankkimiseen vuodelle Samat henkilöt saavat käyttää killan tiloja myös Otakaari 5:n aukiolon ulkopuolisina aikoina. T3-avaimet sekä kulkukortit päätettiin myöntää esityksen mukaisesti. Oikeutetut henkilöt ovat listattuina liitteessä 3, joka toimitetaan vahtimestareille. 11. Toimihenkilökoulutus Päätettiin järjestää toimihenkilökoulutukset klo 17-19:30. Aiheena on toimiminen killan toimihenkilönä sekä perehdytys killan yleisiin käytäntöihin. 12. Lukkareiden sitsikorvaus Päätösesitys: sitsien kaksi vastuulukkaria pääsevät ilmaiseksi sitseille, ja kaksi apulukkaria saavat 50 %:n alennuksen sitsien hinnasta. Päätettiin esityksen mukaisesti. 13. Hallintoasiat Päätettiin, että kaikki killan myyntitoiminta on vain killan jäsenille tarjottavaa palvelua. Vuosijuhlakorvaukset: päätösesityksen mukaan kilta tukee korkeintaan kahden edustajan lähettämistä vuosijuhliin kokonaisuudessaan 50 %:lla maksettavista edustuskuluista, ja lisäksi kilta tukee lahjan hankintaa. Useamman edustajan lähtiessä edellämainittu tukisumma jaetaan tasan kaikkien lähtijöiden kesken. Silliksille osallistumista ei erikseen tueta. Keskusteltiin vaihtoehtoisista tukimalleista. Keskustelun jälkeen päätettiin päätösesityksen mukaisesti. Lisäksi päätettiin, että tuen saamiseksi juhlan maksutiedot on toimitettava rahastonhoitajalle ennen juhlaa.

4 SIKH02/2014 Pöytäkirja sivu 4/5 Suomen sisäisiä vuosijuhlamatkoja tuetaan korkeintaan 50 %:lla halvimman matkan hinnasta. Ulkomaan matkojen tuet käsitellään tapauskohtaisesti. Vuosijuhlakutsut: Eläinlääketieteen kandidaattiyhdistys ry 22.3., kutsu kahdelle. Viimeinen ilmoittautumispäivä Päätetään edustajat myöhemmin, mainostetaan kutsua toimarilistalla. Pohjois-pohjalainen osakunta 8.2., kutsu kahdelle. Viimeinen ilmoittautumispäivä Päätetään edustajat seuraavassa kokouksessa, mainostetaan kutsua toimarilistalla. Hammaslääketieteen kandidaattiseura ry, 28.2., avoin kutsu. Viimeinen ilmoittautumispäivä Päätetään edustajat myöhemmin, mainostetaan kutsua toimarilistalla. Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan vuosijuhla 1.2., kutsu kahdelle killan edustajalle. Viimeinen ilmoittautumispäivä Valittiin killan edustajiksi Aliisa Pietilä, Joni Kurvinen, Joel Alander, Ville Luntinen ja Lauri Vähä-Savo. Edustajiksi Kopeda ry:n vuosijuhlaan vahvistettiin Jutta Kalli, Mikael Kauppinen, Katharina Jokinen ja Miki Tolonen. Todettiin, että hallituksen tietoon ei ole tullut hyväksyttäviä uusia jäseniä. 14. Talousasiat Hyväksyttiin liitteen 4 mukaisesti killalle osoitetut raha-anomukset ja laskut. 15. Muut esille tulevat asiat Fuksitoimikunnan puheenjohtaja osti 190 metriä kaapelia killanvaihtojäynään. Hallitus osallistuu talvipäivään järjestämällä rastin Varapuheenjohtaja ilmoittaa hallituksen mukaan. FTMK pitää mahdollisesti oman rastin. Toimintasuunnitelma ja budjetti: rahastonhoitaja keskustelee budjetista toimikunnittain kaikkien asianosaisten kanssa. Muistutettiin, että edeltäjien tietoja kannattaa hyödyntää tämän vuoden talousarvion laadinnassa. Tilavuokrien nousu kannattaa huomioida. Toimintasuunnitelman valmistumispäivä on 31.1., jokaisen pitää siis lukea edellisen vuoden toimintasuunnitelmasta vähintään oman toimikunnan osuus tätä varten. Hallitus järjestää siivousiltaman toimistolla ja varastolla, päivämäärä päätetään myöhemmin. Hallitukselle yritetään löytää vakiokokousaika Doodlen avulla. Hallitus esittäytyy Sössön ensimmäisessä numerossa. 16. Seuraava kokous Puheenjohtaja ilmoitti seuraavan kokouksen päivämääräksi keskiviikon klo 17.00, sihteeri tiedottaa tilasta myöhemmin. 17. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello

5 SIKH02/2014 Pöytäkirja sivu 5/5 Pöytäkirjan vakuudeksi, Joni Kurvinen puheenjohtaja Mikael Kauppinen sihteeri