Työelämän päämies-projekti Toimintasuunnitelma Savon Vammaisasuntosäätiö 09/2013 Milla Ryynänen

Transkriptio

1 Työelämän päämies-projekti Toimintasuunnitelma Savon Vammaisasuntosäätiö 09/2013 Milla Ryynänen 19

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOIMINTAPROSESSIT 3 2. PROJEKTIN KOHDERYHMÄ Asiakkuus projektissa Asiakkuuden kriteerit 4 3. TAVOITELTAVAT VAIKUTUKSET 4 4. PALVELUPOLUN MALLINTAMINEN 5 5. TYÖHÖNVALMENNUKSEN MALLINTAMINEN 6 6. PROJEKTIN JA HENKILÖSTÖN HALLINTA Projektinhallinnan prosessi Johtoryhmä Ohjausryhmä Projektin johtaminen ja hallinto Toimitilat Taloussuunnitelma Henkilöstöprosessi Henkilöstöresurssit RISKIENHALLINTA TIEDOTTAMINEN JA VIESTINTÄ 11 Liite 1 Projektin vaiheistus 13 Liite 2 Riskienhallintasuunnitelma

3 1. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOIMINTAPROSESSIT Projektin päämääränä on kehitysvammaisten ja erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden päämiehisyyden edistäminen työelämässä. Työelämän päämies-projekti toteutetaan Savon Vammaisasuntosäätiön (Savas) kehittämisprojektina välisenä aikana Raha-automaattiyhdistyksen (Ray) tuella. Projektin tavoitteena on kehitysvammaisten ja erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden yksilöllisten työurien tukeminen ja työhönvalmennusmallin sekä työhönvalmentajan työnkuvan luominen Pieksämäelle. Projektin tavoitteena on kehittää erityisesti vanhus- ja kotipalveluympäristöä vammaisten henkilöiden työpaikkana. Työhönvalmennuksessa käytetään apuna Yksilöllisen elämänsuunnittelun-työmenetelmiä. Projektin toiminnassa korostuu yhteistoiminnallinen kehittäminen, jonka tavoitteena on avoin ja laaja-alainen eri verkostojen välinen yhteistyö työhönvalmennusmallin luomiseksi. Projektin asiakastyön mallintamisessa huomioidaan henkilön aidot yksilölliset toiveet ja tarpeet sekä henkilölle itselleen kuuluva määräysvalta ja valinnan mahdollisuus työllistymisessä. Projektin tavoitteena on luoda Pieksämäelle selkeä palvelujärjestelmä, missä asiakkaat ohjautuvat tuetun työn työhönvalmennukseen tai työllistymisvalmiuksia tukevaan toimintaan. Molempia polkuja tarvitaan, vaikka palkkatyöhön pyrkiminen on tärkeää, niin se ei voi olla ainoa päämäärä kaikkien asiakkaiden kohdalla. Osalle asiakkaista itselleenkin riittää mielekäs työllistymisvalmiuksia tukeva toiminta. 2. PROJEKTIN KOHDERYHMÄ Välittömät hyödynsaajat: Pieksämäkeläiset kehitysvammaiset ja erityistä tukea tarvitsevat nuoret ja aikuiset sekä vanhustyön asiakkaana olevat ikäihmiset. Välilliset hyödynsaajat: Pieksämäen kaupungin vammais- ja vanhustyö, toisen asteen opetusta kehitysvammaisille henkilöille tarjoavat oppilaitokset, tuetun työn ja työllistämisen parissa toimivat palveluiden tuottajat. 3

4 2.1. Asiakkuus projektissa Asiakkaat hakeutuvat projektiin vapaaehtoisesti yhteistyökumppaneiden tai muiden ammattilaisten ohjaamana. Projektiin hakeminen on mahdollista koko ajan ns. nonstop-periaatteella. Ensimmäisessä vaiheessa projektin työhönvalmentaja yhdessä asiakkaan ja verkoston kanssa arvioi minkälaista yhteistyötä on mahdollista tehdä ja kuinka asiakaan työllistymistä voidaan tukea hänen tilanteessaan. Asiakkaiden valintaan käytetään enemmän aikaa ja harkintaa tulevan vuoden aikana. Toiminnan lähtökohtana on, että ainoastaan realistiset työllistymismahdollisuudet omaavat henkilöt voidaan ottaa mukaan projektin toimintaan. Asiakkaiden valinnassa on huomioitava myös työhönvalmentajan käytössä olevat resurssit. Aktiivinen asiakkuus projektissa voi kestää maksimissaan vuoden Asiakkuuden kriteerit Kehitysvammainen tai erityistä tukea tarvitseva henkilö Oma halu ja motivaatio työhön Pieksämäkeläinen/Pieksämäelle opintojen jälkeen sijoittuva Työhönvalmennuksen mallintamisen kannalta potentiaaliset henkilöt, joilla realistinen mahdollisuus työllistyä palkkatyöhön (painotus vanhustyö/kotipalvelu) Avotyötoiminnassa jo olevat kehitysvammaiset tai erityistä tukea tarvitsevat henkilöt, jotka voisivat työhönvalmennuksen avulla työllistyä palkkatyöhön 3. TAVOITELTAVAT VAIKUTUKSET Kehitysvammaiset ja erityistä tukea tarvitsevat henkilöt Yksilöllisten valinnan mahdollisuuksien lisääntyminen Mahdollisuus onnistua ja toteuttaa haaveitaan Ammatillisen minäkuvan ja identiteetin kehittyminen Mahdollisuus käyttää ammatillista osaamistaan ja omia vahvuuksia työmarkkinoilla Syrjäytymisen ehkäiseminen Hyvinvoinnin lisääntyminen Vanhustyön asiakkaat Tuki- ja palvelumuotojen lisääntyminen Pieksämäen kaupunki Kansalaisten tasa-arvoisuuden lisääntyminen Uusien työllistymisen tukimuotojen käyttöönottaminen Työhönvalmennusmallin luominen Vanhustyön lisääntyvään työvoimatarpeeseen vastaaminen 4

5 Vammaisten henkilöiden tasaarvoisuus ja hyvinvointi lisääntyvät Vammaispolitiikan, vammaispalvelulain ja vammaisten henkilöiden oikeuksien asettamiin haasteisiin vastaaminen Toisen asteen opetusta tarjoavat oppilaitokset Mahdollisuus ohjata opiskelijoita yksilöllisille työurille ja koulutustaan vastaaviin tehtäviin Palveluiden tuottajat Uusia malleja työllistämisen toteuttamiseen omissa organisaatioissaan 4. PALVELUPOLUN MALLINTAMINEN Työllistymisen tukemisen palvelujärjestelmä saadaan kuvattua seuraavan toimintavuoden aikana sekä palvelujärjestelmän eri osa-alueita kehitetään ja kuvataan erillisissä kehittämistyöryhmissä. Kuvaamiseen käytetään soveltuvin osin apuna IMS-toimintajärjestelmää. Projekti selvittää Pieksämäen palveluntuottajien mielenkiintoa ja mahdollisuutta tarjota erilaisia vaihtoehtoja eri kohderyhmien päiväaikaisen toiminnan järjestämiseen. Projekti kutsuu koolle tarvittavat tahot. Asiakkaiden tarvekuvausten kautta voidaan lähestyä kehittämistyötä helpoiten ja projekti toimii neutraalina toimijana ja koordinaattorina eri toimijoiden välillä. Kehittämistyöryhmien toiminta käynnistetään syksyn aikana Pieksämäen kaupungin vanhushuollon esimiesten kanssa. Kehittämistyöryhmien toiminta voidaan toteuttaa myös ns. verkostotyöpajoina, joissa voidaan keskustella kokemuksista erilaisten asiakastapausten pohjalta ja tehdä asiakastyön linjauksia Pieksämäen omaa toimintamallia ajatellen. Projekti suunnittelee yhteistyössä Savon Vammaisasuntosäätiön Tuetusti päätöksentekoon- ja MAP-projektien kanssa Yksilöllisen elämänsuunnittelun-tapahtuman, jossa tietoa saadaan välitettyä sekä työntekijöille että asiakkaille. Työhönvalmennuksen ja erilaisten työn järjestämisen kustannusvaikuttavuuslaskelmia teetetään ulkopuolisella toimijalla. Projektin täytyy tuottaa tarvittavaa tietoa tutkimuksen tueksi. Tärkeää on saada vastauksia kustannusten lisäksi myös laatuun ja hyvinvointiin liittyviin asioihin sekä siihen järjestetäänkö työhönvalmennuspalvelu tulevaisuudessa kaupungin omana toimintana vai ostopalveluna. Työhönvalmennuksen roolin selvittämissuunnitelma laaditaan eri viranhaltijoiden kanssa. Työhönvalmennuksen roolin selvittämistä oppilaitosten palvelumuotona jatketaan edelleen. Työelämän päämies-projekti työskentelee Bovallius-ammattiopiston Hoiva-avustajalinjan opiskelijoiden kanssa Työllistymisen tukeminen-opintokokonaisuuden alla. Syyslukukaudella oppitunteja on kuusi ja kevätlukukaudella 21 tuntia. Syksyn aikana opiskelijoiden kanssa työstetään työhaun tueksi Näytönpaikka ry suunnittelemaa digitaalista portfoliota, jolla saa omaa elämäänsä näkyvämmäksi erilaisten työkalujen avulla. Kevään aikana keskitytään työnhakuun 5

6 sekä yksilö- että ryhmäohjauksena sekä tehdään tarvittaessa IMBA/Melba - työkyvyn arviointeja. Yhteistyö Hoiva-avustajalinjan kanssa päättyy keväällä 2014, jolloin sekä työhönvalmennuksen että oppilaitoksen roolit työllistymisen tukemisessa on kuvattu. Projektipäällikkö osallistuu Rinnekoti-säätiön Taidoista työpoluiksi - projektin ohjausryhmän toimintaan. Projektin tavoitteena on koota kehitysvammaisille soveltuvia työkyvyn arviointimenetelmiä sekä vertailla näiden toimivuutta. Nostaa esille kehitysvammaisten työllistymistä ehkäiseviä ja edistäviä tekijöitä ja luoda toimintamalleja näiden esteiden voittamiseksi. Edistää kehitysvammaisten työpolkuja kohti palkkatyötä. Yhteistyöllä saadaan aikaiseksi molempia projekteja hyödyntäviä toimintamalleja. 5. TYÖHÖNVALMENNUKSEN MALLINTAMINEN Kuvio: Asiakkaan työhönvalmennusprosessi Projektin kohderyhmä ja asiakasaines on haasteellinen ja tehdyn asiakastyön aikana on käynyt selville, että asiakkaasta saatavien esitietojen tulisi olla realistisempia työkyvyn osalta. Saadut esitiedot eivät ole vastanneet todellisuutta eivätkä työelämän vaatimuksia. Työelämän vaatimukset ovat tällä hetkellä niin kovat, että työntekijöiden täytyy olla todella osaavia pystyäkseen työllistymään avoimille työmarkkinoille. Tulevan vuoden aikana selkeytetään prosesseja asiakkaan ohjautumisesta tuetun työllistymisen ja työllistymistä tukevan toiminnan välillä. Tärkeää on myös tuoda julki työnantajien näkemys asiasta ja työntekijältä vaadittavista ominaisuuksista. Projektin toiminnan aikana on huomattu, että erityisen tärkeää sopivan työpaikan löytämiseksi on saada hyvä käsitys asiakkaan työtaidoista, vahvuuksista sekä mahdollisen vamman tuomista rajoituksista. Jatkossa pyritäänkin kehittämään edelleen työhönvalmennuksen suunnitteluvaiheen työmenetelmiä työ- ja toimintakyvyn kartoittamiseksi. Samalla voidaan kehittää yhteistyötä verkostojen edustajien kanssa pohja- ja lisätietojen saamiseksi. Useimmiten asiakkaan työllistymiselle asetettu tavoitetaso on epärealistinen tai ainakin sen toteutumiseen tarvitaan aikaa ja etenemistä pienin askelin. Työhönvalmentajan työhön tarvitaan käytännön läheisiä työmenetelmiä asiakkaan työkyvyn arvioimiseksi ja palvelujen oikeanlaiseen suuntaamiseen. Projektitiimin jäsenet osallistuvat Imba ja Melba - koulutuksiin, jolloin käyttöön saadaan työkyvyn arviointiin yleisesti hyväksytty arviointimenetelmä. Asiakkaiden tuetun työllistymisen polkua on kuvattu asiakaskertomuksiin ja tätä asiakastyön dokumentointia jatketaan edelleen. Tarkoituksena on kuvata prosessin eri vaiheita esimerkkien avulla. Koska olemassa oleviin työtehtäviin on vaikea löytää sopivia työntekijöitä projektin asiakkaista, on tärkeää löytää vaihtoehtoja mielekkäälle päiväaikaiselle toiminnalle tuetun työllistymisen rinnalle. Projektissa asiakkaina oleville henkilöille, jotka eivät ole työllistyneet, pyritään löytämään yksilöllinen jatkopolku. Tarkoituksena on löytää asiakkaan toimintakykyä vastaava päiväaikaisen toiminnan muoto, jossa voidaan harjoitella työelämän vaatimuksia. Asiakastyötä arvioidaan myös tulevan toimintavuoden aikana. 6

7 6. PROJEKTIN JA HENKILÖSTÖN HALLINTA 6.1. Projektinhallinnan prosessi Projektinhallinnan prosessin tavoitteena on tukea projektien ydinprosessien tuloksellista, vaikuttavaa, laadukasta, tarkoituksenmukaista ja tehokasta toimintaa. Projektinhallinnan prosessi sisältää projektin johtamisen, ohjaamisen ja taloushallintoon liittyvät käytännöt. Säännölliset käytännöt on kuvattu kehittämisyksikössä ja projekteissa vuosikellon muotoon. Kehittämisyksikön toimintasuunnitelmassa on määritelty strategiset tavoitteet prosesseille, rakenteille ja taloudellisille resursseille. PROSESSIT JA RAKENTEET TALOUDELLISET RESURSSIT Strateginen tavoite: Selkeä, hallittu, tehokas toimintajärjestelmä, joka perustuu kehittämisyksikön asiakkaiden näkökulmaan ja osallisuuteen prosessien suunnittelussa, hallinnassa ja kehittämisessä. Strateginen tavoite: Taloudellisesti vakaa ja vastuullinen toiminta Menestystekijät: 1. Kehittämisyksikön organisaatiorakenteen läpinäkyvyys sekä tarkoituksenmukainen, laadukas ja tehokas toiminta Savaksen sisällä 2. Kehittämistoiminnan perustuminen avoimeen ja aktiiviseen verkostoyhteistyöhön 3. Kehittämisprojektien prosessien laadukas toiminta Menestystekijät: 1. Projektien ulkopuolinen rahoitus 2. Vastuullinen resurssien käyttö 3. Toimivat talouden suunnittelu-, seuranta- ja kustannuslaskentajärjestelmät sekä käytännöt 4. Toimitilojen ja muun toimintavarustuksen tarpeenmukaisuus ja toimivuus Hallituksen hyväksymä projektiohjeistus ohjaa säätiössä toteutettavaa projektitoimintaa ja projektin prosessien hallintaa. Projektinhallinnasta vastaa projektipäällikkö ja johtoryhmä Johtoryhmä Työelämän päämies -projektin johtoryhmän tapaamiset on järjestetty noin 2 kuukauden välein toiminnan alusta saakka. Johtoryhmä työskentely on suunnitelmallista, jolloin sillä pyritään vastaamaan projektin toiminnan ajankohtaisiin kysymyksiin ja toiminnan suunnittelemiseen. Johtoryhmä työskentelystä kirjataan asialistat sekä muistiot. Projektin johtoryhmään kuuluvat projektipäällikkö, säätiön kehittämispäällikkö ja palvelujohtaja sekä Pieksämäen kaupungin vanhus- ja vammaispalvelujohtaja sekä avopalveluohjaaja. Johtoryhmätyöskentelyn keskeisenä ajatuksena on Pieksämäen kaupungin tavoitteet ja visio työhönvalmennukselle eli ollaanko projektissa etenemässä kohti mallia, jota Pieksämäellä halutaan toteuttaa? Tärkeää on myös seurata valtakunnallisen TEOS-työryhmän linjauksia tuetun työllistymisen osalta. TEOS - työryhmän toimikausi päättyy vuoden 2013 loppuun. 7

8 Johtoryhmän tehtäviä: Vahvistaa projektin tavoitteet Hyväksyä työ- ja toimintasuunnitelmat Hyväksyä projektin tulokset ja raportit Suuntaa resurssit Seuraa projektin tavoitteiden toteutumista Huolehtii projektin oppimisprosessin johtamisesta ja projektin tarvitsemasta tuesta Vastaa viime kädessä projektin onnistumisesta Kokoontuu 2 kk:n välein tai tarvittaessa Ohjausryhmä Työelämän päämies projektin-ohjausryhmän tehtävänä on antaa mahdollisimman laaja asiantuntemus projektin toiminnan tueksi. Ohjausryhmä koostuu alueellisista toimijoista, jotka ovat projektin yhteistyökumppaneita juurrutustyössä. Ohjausryhmään pyydettiin toimijoita erilaisista kehitysvammaisten ja erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden verkostoista. Ohjausryhmän jäsenet ovat tekemisissä tuetun työllistämisen ja työhönvalmennuksen kanssa. Ohjausryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kokoontumisajankohta noudattaa pääosin projektin rahoittajalle Ray:lle toimitettavien vuosiselvitysten aikataulutusta (huhtikuu ja syyskuu). Ohjausryhmän lisäksi projekti perustaa ohjausryhmän jäsenistä kehittämistyöryhmiä. Nämä ryhmät muodostuvat saman alan toimijoista jotka ovat oman alansa asiantuntijoita esim. oppilaitosten edustajat, palvelun tuottajat ja jne. Kehittämistyöryhmän kokoonpano voi vaihdella ryhmässä käsiteltävän teeman mukaan. Ohjausryhmän kutsuu koolle projektipäällikkö. Kokouskutsu ja esityslista sekä kokouksessa käsiteltävä aineisto lähetetään sähköpostitse ohjausryhmän jäsenille vähintään viikkoa ennen tapaamista. Kokouksen puheenjohtajana toimii yleensä projektipäällikkö ja sihteerinä projektin työhönvalmentaja. Kokouspalkkioita ja/tai matkakulukorvauksia ei makseta. Ohjausryhmän tehtäviä ovat projektin etenemisen ja tavoitteiden saavuttamisen seuraaminen projektin työtapojen ja kehittämishaasteiden arvioiminen toiminnan ideoiminen projektin kokemusten pohjalta asiantuntemuksen antaminen projektin käyttöön tiedon välittäminen taustayhteisöihin sidosryhmien osallisuuden varmentaminen projektin tulosten hyödyntäminen ja levittäminen 8

9 Ohjausryhmän kokoonpano Nimi Heiskanen Kaija, kotihoidon johtaja Hänninen Ari ja Arja Jauhiainen Toivo, opiskelija Kauppinen Seppo, johtaja Kirjavainen Marja, työhönvalmentaja Niemelä Marja, päätoiminen opettaja Nyrönen Ulla, asiakasvastaava/työnetsijä Purhonen Anne, toiminnanjohtaja Ramstedt Anneli, avopalveluohjaaja Reinikainen Kirsi, sosiaaliohjaaja Rotinen Riitta Liisa, koulutuspäällikkö Rummukainen Saila, Palvelukodin ja toimintakeskuksen johtaja Ruutala Kirsi, kehittämispäällikkö Ryynänen Milla, projektipäällikkö Rönkkönen Siru, kuntoutusohjaaja Sahlberg Anne, työhönvalmentaja Sandberg Sisko, kuntouttavan työtoiminnan ohjaaja Tiihonen Ismo, opintopalvelupäällikkö Ylönen Paula, hoivakodin johtaja Organisaatio Pieksämäen kaupunki Omaisten edustajat Päämiesten edustaja Savoset Monipalvelukeskus Bovallius-ammattiopisto Etelä-Savon ammattiopisto S. ja A. Bovalliuksen säätiö/meetit-hanke Keski-Savon Hoivakehitys ry Pieksämäen kaupunki Pieksämäen kaupunki Diak, Pieksämäki Savon Vammaisasuntosäätiö/ Rahkapuiston palvelukoti Savon Vammaisasuntosäätiö /Kehittämisyksikkö Savon Vammaisasuntosäätiö /Työelämän päämies-projekti Pieksämäen kaupunki Savon Vammaisasuntosäätiö /Työelämän päämies-projekti Pieksämäen kaupunki Seurakuntaopisto Attendo Kuunsilta 9

10 Projektin johtaminen ja hallinto Työelämän päämies-projekti kuuluu Savon Vammaisasuntosäätiön kehittämisyksikön alaisuuteen. Kehittämispäällikkö toimii projektipäällikön esimiehenä ja tukee projektin onnistumista tehtävässään. Toimitusjohtaja vastaa projektin taloudesta ja hän ohjaa talouden hallintaa yhdessä projektipäällikön kanssa. Projektin toteutuksessa ja projektinhallintaprosessien laadunhallinnassa noudatetaan säätiön laatujärjestelmää (SHQS). Projektitoimintaa arvioidaan vuosittain suhteessa säätiön yleisiin laatukriteereihin. Säätiön projektimuotoinen kehittämistoiminta on auditoitu ulkoisesti. Tällä hetkellä toiminnalle on myönnetty SHQS-laatujärjestelmän mukainen laaduntunnustus vuoteen 2014 saakka Toimitilat Projektille on vuokrattu toimistotilat Pieksämäeltä osoitteesta Laaksotie 47. (11/2012 alkaen). Saman katon alla toimivat Pieksämäen kaupungin kehitysvammahuollon avopalveluohjaaja sekä Hietsun toimintakeskus. Projekti on myös hyödyntänyt yhteistyökumppaneiden kokoustiloja sekä Savon vammaisasuntosäätiön toimiston neuvottelutilaa Kuopiossa. Toimitilat ja toimintavarustus ovat tarpeenmukaisia ja toimivia Taloussuunnitelma Työelämän päämies-projektin tulot vuosina koostuvat Raha-automaattiyhdistyksen C- avustuksesta, mikä on yhteensä Projektissa on toimiva talouden suunnittelu-, seuranta ja kustannuslaskentajärjestelmä. Projektin talous toteutetaan suunnitellusti. Resurssien käyttö painottuu projektin ydinprosesseihin 6.2. Henkilöstöprosessi Projektin henkilöstöprosessin tavoitteena on antaa työntekijöille valmiudet toimia tehtävissään täysipainoisesti. Kehittämisyksikön toimintasuunnitelmissa on määritelty henkilöstöön ja työyhteisöön liittyvät strategiset tavoitteet ja menestystekijät: HENKILÖSTÖ JA TYÖYHTEISÖ Strategiset tavoitteet: Osaava ja työstään innostunut projektihenkilöstö Menestystekijät: 1. Toimiva ja osallistava johtaminen ja projektitiimin toimivuus 2. Työntekijöiden osaamisen vastaavuus asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeisiin sekä kehittämistyön vaatimuksiin 3. Henkilöstön hyvä työhyvinvointi ja työkyky 4. Edistyksellinen ja kiinnostava työyhteisö 10

11 6.3. Henkilöstöresurssit Työelämän päämiesprojektin työntekijät Vastuualueet Työaikaresurssit Milla Ryynänen Projektipäällikkö Anne Sahlberg Työhönvalmentaja Kirsi Ruutala Kehittämispäällikkö Kuopio Projektin ja henkilöstön hallinta Yhteistoiminnallinen kehittäminen Tiedottaminen, konsultointi, juurruttaminen Dokumentointi ja raportointi Työhönvalmennuksen suunnittelu ja toteutus. Yksilökeskeisen työskentelyn suunnittelu ja toteutus Sidosryhmätyöskentely Projektipäällikön esimies Tukee projektia tavoitteen mukaisessa toiminnassa, verkostoitumisessa, verkostoyhteistyössä ja juurruttamisessa 4/ /2015 8/2011-9/ % työaika Projektin henkilöstön toimintaa seurataan perehdytysohjelmalla sekä vuosittain toteutettavilla kehityskeskusteluilla. 7. RISKIEN HALLINTA Projektin riskejä hallitaan ja johdetaan etukäteisarvioinnilla (Liite 2 ). Riskien hallinnan tarkoituksena on selvittää ne seikat, jotka voivat vaikeuttaa projektin etenemistä ja tavoitteisiin pääsemistä. Ne kohdistuvat joko projektin toimintaan tai projektin lopputulokseen. Riskienhallinnan avulla pyritään välttämään ja pienentämään toteutuneiden riskien mahdollisia vaikutuksia. Projektin riskienhallinta koostuu riskien tunnistamisesta, riskiluokituksesta (riskien todennäköisyys ja vaikutus), ehkäisevistä ja korjaavista toimenpiteistä, sekä uudelleentunnistamisesta. Riskienhallintadokumentin ylläpitämisestä vastaa projektipäällikkö. Projektin toimintasuunnitelmaan projektipäällikkö toteuttaa riskien alustavan tunnistus- ja arviointivaiheen. Riskien tunnistaminen ja uudelleenarviointi suoritetaan projektityöryhmässä aina tarpeen vaatiessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa. Tilannetta seurataan ja siitä informoidaan myös projektin johto- ja ohjausryhmän palavereissa. 8. TIEDOTTAMINEN JA VIESTINTÄ Viestintäsuunnitelman tarkoitus on tukea projektin tavoitteiden toteutumista. Hyvällä tiedottamisella rakennetaan luottamusta rahoittajaan ja yhteistyöverkostoihin. Sillä varmistetaan johdonmukainen ja tehokas viestintä projektin toiminnan laadusta, kehittämiskohteista, vaiheista ja tuloksista kaikille projektin toteutumisen kannalta tärkeille tahoille. Viestinnän tavoitteena on myös edistää projektin tulosten laajamittaista hyödyntämistä. Suunnitelma toimii työvälineenä projektitiimille ja projektin eri osapuolille. Viestintäsuunnitelma sisältää viestinnän kohderyhmät, toimenpiteet ja aikataulutuksen sekä vastuutahot. 11

12 Projektin viestinnässä noudatettavat periaatteet ovat Viestintä on avointa, aktiivista, oikea-aikaista ja sisällöltään totuudenmukaista Viestinnän vaikutuksia arvioidaan säännöllisesti Viestinnässä noudatetaan sosiaali- ja terveysalan tiedonhallinnan lainsäädäntöä ja ohjeistusta Viestinnässä käytetään apuna yhteistyötahojen viestintäkanavia Viestinnän sisältö mukautetaan eri kohderyhmien toiveisiin ja tarpeisiin Viestintä on osa projektin juurruttamista Projektin viestintä jaetaan sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäisen viestinnän kohderyhminä ovat projektin työntekijät, projektin johto- ja ohjausryhmät, säätiön hallitus, rahoittaja, hankkeessa mukana olevat henkilöt ja Pieksämäen kaupunki. Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat järjestöt sekä muut mahdolliset hyödynsaajat, kuten kehitysvamma-alan palvelujen tuottajat, sekä laaja yleisö. Tiedottamista arvioidaan itsearvioinnilla ja sidosryhmäpalautteella kerran vuodessa. Tiedotustoimenpiteistä ja niiden onnistumisesta raportoidaan rahoittajalle väli- ja loppuraportoinnin yhteydessä. 12

13 PROJEKTIN VAIHEISTUS Liite 1 Projektin toiminnan keskeiset prosessit ja vaiheistus projektin elinkaarella Yksilöllisten työllistymisen tukimuotojen kehittäminen Palvelupolun mallintaminen Työllistymisen tukemisen palvelujärjestelmän kuvaaminen Palvelujärjestelmään tutustuttu 3 Kuvauksen väliarviointi 3 Kuvauksen loppuarviointi 3 Nykyinen työllistymisen tukemisen 2 palvelujärjestelmä kuvattu Palvelujärjestelmän osa-alueita kehitetty ja ,3 4 kuvattu kehittämistyöryhmissä Työllistymisen tukemisen palvelujärjestelmää kuvattu Työhönvalmennuksen roolin selvittäminen Pieksämäen kaupungin palvelumuotona Nykytilanteeseen tutustuttu ja kuvattu, tulevaisuutta visoitu Vammaispalvelutyöntekijöiden ja projektin muutto yhteisiin toimitiloihin Työkokous kaupungin päättäjille, johdolle ja muille viranhaltijoille pidetty Selvittämissuunnitelma laadittu eri viranhaltijoiden kanssa Erilaiset osatyökykyisten työn järjestämismuodot koottu Työhönvalmennuksen eri järjestämismuodot koottu Erilaisten työn järjestämismuotojen kustannukset laskettu ja vertailtu Työhönvalmennuksen eri järjestämismuotojen kustannukset laskettu ja vertailtu Työhönvalmennuksen roolin selvittäminen oppilaitosten palvelumuotona Nykytilanteeseen tutustuttu, tulevaisuutta visoitu Työhönvalmennuksen rooli Hoiva-avustajalinjalla pilotoitu Oppilaitosten rooli työllistymisen tukemisessa selvitetty ja kuvattu ,4 4 2,4 13

14 Työhönvalmennuksen kehittäminen Työhönvalmennukseen perehdytty Asiakastyön sisältö suunniteltu Asiakkuuskriteerit määritelty Asiakastyön menetelmät valittu Työhönvalmennuksen pilotointi asiakastyössä ,4 1 1,4 1 1,4 1 1,4 Prosessin vaiheet kuvattu Prosessin vaiheita ja 1,4 ohjeistuksia tarkennettu Työmenetelmiä kehitetty 1,4 1,4 1,4 Työllistymisvalmiuksia 1,4 1,4 1,4 tukeva toiminta mallinnettu Tuetun työllistymisen 1,4 1,4 1,4 työhönvalmennus mallinnettu Pieksämäen kaupungin yksiköitä tiedotettu Työpaikkoihin tutustuttu Pieksämäen kaupungin organisaatiossa Osatyökykyisten , , ,2 työllistymismahdollisuuksia kehitetty työyhteisö käynneillä Työpaikkoja etsitty , , ,2 avoimilta työmarkkinoilta Työyksiköitä valmennettu Työpaikkaopas 1,2 1 vanhustyöhön suunniteltu Työpaikkaopas painatettu 2 2 Tiedote vanhustyön 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 asiakkaille suunniteltu Tiedote painatettu 2 2 Projektin tarkistuspiste on sellainen ajankohta, jolloin valmistuu tärkeä konkreettinen osatulos tai esiintyy muu tärkeä tapahtuma. Projektin tarkistuspisteet: 1 Projektitiimin toteuttama jatkuva seuranta ja arviointi: verrataan toimintaa laadittuihin toimintasuunnitelmiin ja seurantaindikaattoreihin 2 Johtoryhmän toteuttama jatkuva seuranta ja arviointi: verrataan toimintaa laadittuihin toimintasuunnitelmiin ja seurantaindikaattoreihin 3 Ohjausryhmän vuosittainen arviointi tuetun työllistymisen toimintamallien kehittämisen vaiheesta. 4 Kehittämistyöryhmien vuosittainen arviointi tuetun työllistymisen toimintamallien kehittämisen vaiheesta. 14

15 RISKIENHALLINTASUUNNITELMA Liite 2 Jokaisesta riskistä määritellään riskin kuvaus, riskin hallintakeinot, riskin todennäköisyys ja vakavuus asteikolla 1-5. Riskin kokonaisvaikutus projektille saadaan kertomalla nämä kaksi arvioitua lukua keskenään, jolloin eri riskit saadaan vertailukelpoisiksi keskenään asteikolla 1 (pienin arvo) -25 (suurin arvo) Riskin todennäköisyys on arvioitu asteikolla: 1 = riski ei ole todennäköinen 2 = todennäköisyys on pieni 3 = todennäköisyys on keskisuuri 4 = todennäköisyys on suuri 5 = riski on erittäin todennäköinen Riskin vakavuus on arvioitu asteikolla: 1 = ei aiheuta suurempia haittoja projektin toiminnalle, resursseille tai aikataululle 2 = aiheuttaa lieviä haittoja projektin toiminalle, resursseille ja aikataululle 3 = aiheuttaa melko paljon haittoja projektin toiminalle, resursseille ja aikataululle 4 = aiheuttaa suuria vaikeuksia projektin toiminalle, resursseille ja aikataululle, vaikeuksia projektin läpiviemisessä 5 = projektin toiminta / jatkuminen on vaakalaudalla PALVELUPOLUN MALLINTAMINEN RISKI 1: Kehittämistarpeista nousevia tavoitteita ei pystytä konkretisoimaan ja rajaamaan riittävästi Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Toiminnan tulosten määritteleminen tavoitteiksi projektin toiminnan sijaan; kohderyhmän tarpeisiin vastaaminen. Tavoitteiden täsmentäminen yhteistyökumppaneiden kanssa. Keskeisten tavoitteiden määrän kohtuullisena pitäminen. RISKI 2: Projektiin sidoksissa olevilla toimijoilla on erilaiset intressit ja näkemykset projektista ja sen tavoitteista Aika 04/ / / / /2015 Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet 15

16 Projektin vaatimusmäärittely ja rajaus sen alkuvaiheessa (projektiin osallistuvien ja sitä lähellä olevien tahojen tiedottaminen, mahdollisten uusien tehtäväkokonaisuuksien mukaan ottaminen harkinnanvaraisesti projektille saadun hyödyn mukaisesti). Tavoitteiden kirkastaminen ja määrittely yhdessä projektin alusta lähtien. Projektin toiminnasta tiedotetaan riittävästi. RISKI 3: Yhteistyöverkostot eivät sitoudu kehitettävien työllistymisen toimintamallien kehittämiseen ja juurruttamiseen Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Yhteistyökumppanit sitoutetaan mukaan jo projektin suunnitteluvaiheessa. Projektissa edetään yhteistyökumppaneiden ehdoilla ja yhteisesti sovitulla tavalla. RISKI 4: Projektille asetetut tavoitteet eivät toteudu suunnitellussa aikataulussa Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Aikataulusuunnitelma (projektin toiminnan jako perustehtäviin, tehtävien etenemisen seuranta, projektin toteutumiseen liittyvien ongelmien ajoissa havaitseminen, aikataulun joustavuus lukuun ottamatta suuria poikkeamia, arviointisuunnitelman mukainen seuranta ja arviointi). Savaksen projektinhallintakäytännöt ehkäisevät tämän riskin. RISKI 5: Käytetyt työmenetelmät eivät tue tavoitteisiin pääsemistä Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Käyttöön otettavien työmenetelmien laatu, vaikuttavuus ja perustelut varmistetaan etukäteen. Työmenetelmistä sovitaan yhteistyöverkostossa. RISKI 6: Työmenetelmät eivät ole ajan tasalla olevia ja yleisesti hyväksyttyjä Aika 09/ / / /2015 Todennäköisyys 2 2 Vakavuus 2 2 Kokonaisvaikutus 4 4 Varautuminen ja vastatoimenpiteet 16

17 Toimintamenetelmien laatu, vaikuttavuus ja perustelut varmistetaan etukäteen. Toimintamenetelmistä sovitaan yhteistyöverkostossa. Projektitiimi hankkii koko projektin ajan ajan tasalla olevaa tietoa mm. koulutuksista RISKI 7: Projektiin ei löydy kotipalvelu- ja vanhustyön alalle soveltuvia kehitysvammaisia tai erityistä tukea tarvitsevia henkilöitä Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Projektin toiminnasta ja tavoitteista tiedotetaan riittävästi. Asiakkaiden työkyvyn arviointiin pyritään löytämään menetelmiä. Projektin asiakkaita voidaan lisätä asteittain. RISKI 8: Kotipalvelu- ja vanhustyön kentältä ei löydy riittävästi kehitysvammaisille ja erityistä tukea tarvitseville henkilöille soveltuvia työtehtäviä Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Työyhteisöjen tiedottaminen ja asenteisiin vaikuttaminen TYÖHÖNVALMENNUKSEN MALLINTAMINEN RISKI 9: Projektin työhönvalmentajaresurssi on riittämätön Aika 09/ / / /2015 Todennäköisyys 3 1 Vakavuus 3 3 Kokonaisvaikutus 9 3 Varautuminen ja vastatoimenpiteet Asiakasmäärä pidetään kohtuullisena ja ohjataan asiakkaita tarvittaessa muiden palvelujen pariin RISKI 10: Projekti ei onnistu markkinoimaan työhönvalmennuspalvelua työnantajille Aika 09/ / / /2015 Todennäköisyys 2 2 Vakavuus 4 4 Kokonaisvaikutus 8 8 Varautuminen ja vastatoimenpiteet 17

18 Projektin toiminnasta ja tavoitteista tiedotetaan riittävästi työnantajille. Tiedotuksessa käytetään sekä sähköistä että kasvokkain tapahtuvaa viestintää. RISKI 11: Asiakkaalle ei löydy työpaikkaa Aika 09/ / / /2015 Todennäköisyys 5 5 Vakavuus 2 2 Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Palkkatyön lisäksi hyödynnetään muita mahdollisuuksia mielekkään päiväaikaisen toiminnan järjestämiseksi esim. avotyötoiminta, päivätoiminta RISKI 12: Työnantajat eivät ole valmiita palkkaamaan kehitysvammaisia tai erityistä tukea tarvitsevia henkilöitä työsuhteeseen Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Kehitetään työllistymisen tukimuotoja työhönvalmennuksen avulla RISKI 13: Projektin työntekijä sairastuu tai vaihtuu Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Projektitiimin jäsenten välinen tehokas tiedottaminen ja tehtävien hajauttaminen. Projektin laadukas dokumentointi. Työnantaja huolehtii työntekijöiden hyvinvoinnista, sitouttamisesta ja motivoinnista. RISKI 14: Projektin tuotosta ei osata kuvata niin, että sidosryhmät voivat hyödyntää sitä omassa toiminnassaan Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Säännöllinen vuorovaikutus projektiin osallistuvien tahojen kanssa. Projektin toiminnan suunnittelu/aikataulutus mallin testaamiselle ja projektin keskeisten tulosten ja tuotosten hyödyntämisen varmistamiseksi. 18

19 RISKI 15: Projektin lopputulosta/tuotoksia käyttävien henkilöiden määrä jää tavoiteltua pienemmäksi Todennäköisyys Vakavuus Kokonaisvaikutus Varautuminen ja vastatoimenpiteet Juurrutussuunnitelman mukainen koulutus, tiedotus ja konsultointi (toiminnan hyödyn perustelut, sitouttaminen/päättäjät), luotavan mallin joustavuus (projektin aikaresurssien keskittäminen) 19