VALO Tilauspalvelu Käyttöohje

Transkriptio

1 VALO Tilauspalvelu Käyttöohje

2 Yleistä Jotta voit rekisteröityä käyttäjäksi VALO Tilauspalveluun, pitää yritykselläsi olla voimassa oleva VALO asiakasnumero. Rekisteröidy käyttäjäksi osoitteessa: Kun olet rekisteröitynyt, Asiakaspalvelu vahvistaa asiakasnumerosi 2 arkipäivän sisään. Saat sähköpostitse tiedon vahvistuksesta. Sitten pääset kirjautumaan palveluun ja tilaamaan. VALO Tilauspalvelu on käytössä 24 h vuorokaudessa. Asiakaspalvelu auttaa tarvittaessa ja antaa käyttöopastusta: Puh Sähköposti: asiakaspalvelu@valotilaus.fi

3 Rekisteröityminen

4 Rekisteröityminen (1/2) Mene VALO Tilauspalveluun osoitteessa: 1 Aloita rekisteröityminen tästä klikkaamalla vihreää Rekisteröidy palveluun -painiketta. (Kuvassa nro 1)

5 Rekisteröityminen (2/2) 1. Täytä omat henkilötietosi. 2. Luo käyttäjätunnus. Huomioithan, että käyttäjätunnuksessa on oltava vähintään ja enintään 12 merkkiä. Käyttäjätunnus saa sisältää numeroita ja kirjaimia. Salasanassa on oltava vähintään 6 merkkiä, joista ainakin yhden on oltava numero ja ainakin yhden iso kirjain.. Täytä yrityksen nimi ja Y-tunnus (ei pakollinen). 4. Lisää VALO asiakasnumerot ja toimitusasiakkaiden nimet. Asiakasnumerot pitää lisätä 8-merkkisinä, myös siis lopussa olevat nollat. 5. Lue ja hyväksy käyttöehdot. 6. Lopuksi paina Rekisteröidy -painiketta Kun olet rekisteröitynyt ja asiakaspalvelu on vahvistanut asiakasnumerosi, saat sähköpostilla tiedon. Sen jälkeen voit kirjautua tunnuksillasi

6 VALO Tilauspalvelun toimivuuden varmistamiseksi, tarkista yhteensopivuusnäkymän asetukset ennen ensimmäistä kirjautumista Yhteensopivuusnäkymän asetukset 1 1. Valitse yläpalkista Työkalut (englanniksi Tools). 2. Valitse Yhteensopivuusnäkymän asetukset (englanniksi Combatibility View Settings).. Poista kaikki täpät ja katso myös, että VALO Tilauspalvelun nettiosoite EI ole keskellä olevassa isossa ruudussa. Lopuksi paina Sulje (englanniksi Close) Valio 6

7 Kirjautuminen

8 Kirjautuminen 1 Kirjaudu omilla tunnuksillasi VALO Tilauspalveluun yläreunan siniseltä alueelta. Jos olet unohtanut salasanasi, voit hakea uuden klikkaamalla Unohditko salasanasi -linkkiä. Saat uuden salasanan sähköpostitse. (Kuvassa nro 1) Kun olet kirjautunut ja jos käytössäsi on useampi asiakasnumero, avautuu kirjautumisruudun alapuolelle vetovalikko. Valitse vetovalikosta, mille asiakasnumerolle menet tilausta tekemään. Paina lopuksi Jatka -painiketta

9 Palvelun etusivulta voit lähteä tutustumaan tuotteisiin käyttämällä hakua (1) tai valitsemalla haluamasi tavarantoimittajan (2) päävalikosta tai hakulaatikon alta (). 2 4 Niiden tavarantoimittajien logot (), joiden tuotteita voit tilata, näkyvät kirkkaalla värillä. Logoa klikkaamalla saat näkyviin logon alle kuvan ja tuoteryhmät. Kuvaa klikkaamalla pääset tavarantoimittajan etusivulle. 1 4 Jos et voi tilata tavarantoimittajan tuotteita, logo näkyy himmennettynä. Voit klikata siitä esittelysivulle. Jos yrityksesi haluaa ryhtyä asiakkaaksi, lähetä Ryhdy asiakkaaksi -lomake esittelysivulla. Myös jos yritykselläsi on sopimus tavarantoimittajan kanssa, mutta et voi tilata tuotteita VALO Tilauspalvelusta, lähetä Ryhdy asiakkaaksi lomake tavarantoimittajan esittelysivulta (klikkaa himmennettyä logoa). Suoraan tilaamaan pääset Tilausrivit - napista (4) tai valitsemalla haluamasi päivän kalenterista Valio 9

10 Tilaaminen

11 Tilausnäkymän valinta Tuotekatalogi tai ostoskori Aloita tilaaminen valitsemalla tilausnäkymäksi tuotekatalogi tai ostoskori. 1 2 Kataloginäkymässä voit hakea tuotteita tuotehaulla tai selata tuotepuusta ja siirtää tuotteita ostoskoriin tilausriveiksi. Voit rajata tuotteita erilaisten ominaisuuksien ja ryhmien mukaan. (Kuvassa nro 1) Ostoskori on tilauksen syöttönäkymä, jossa voit nopeasti syöttää tilausrivejä tuntemalla tuotteen tilausnumeron, EANkoodin tai hakemalla tuotteen nimellä. (Kuvassa nro 2)

12 Toimituspäivän valinta (1/2) Kun haluat vaihtaa tuotteiden toimituspäivää, voit tehdä sen kolmella eri tavalla. Kalenteri etusivulla. Voit selata kalenterikuukausia taaksepäin ja eteenpäin nuolista. (Kuvassa nro 1) Päivät, joille voit tehdä tilauksen, näkyvät kalenterissa vihreällä värillä. TAI Sivun yläosan harmaassa palkissa olevasta Toimituspäivä -painikkeesta. (Kuvassa nro 2) TAI 2 Jos haluat siirtyä heti ensimmäiselle mahdolliselle toimituspäivälle, klikkaa päävalikon vihreää Tilausrivit -painiketta. (Kuvassa nro )

13 Toimituspäivän valinta (2/2) Kalenterissa liikkuminen 1 Voit liikkua kalenterissa eteen- ja taaksepäin nuolista. Tänään - painike siirtää kuluvan päivä näkyviin (kuvassa nro 1). Tilaaminen Toimituspäivillä näkyy, montako riviä kullekin toimituspäivälle on tehty ja millä tilauslajilla. Tilauslajien selitteet löytyvät oikeasta alakulmasta (kuvassa nrot 2 ja ) Vihreällä värillä oleville päiville voi vielä tilata. Toimituspäivän voit valita klikkaamalla toimituspäivää kalenterissa (kuvassa 5), tai syöttämällä toimituspäivän hakukenttään ja painamalla Etsipainiketta (kuvassa 6). 6 Jos toimituspäivän väri on keltainen, sille on tehty tilaus, mutta sitä ei ole hyväksytty (kuvassa 4). Myynnin päättyminen ja toimitusaika Kuluvan päivän myynninpäättymisajan näet tässä. Kun viet hiiren jonkin toimituspäivän päälle, näet tässä ao. päivän myynninpäättymisajat (kuvassa 7). 7 8 Mikäli arvioitu toimitusaika on tiedossa, näkyy se tässä. Toimitusaika arvioidaan lähellä toimittamista (kuvassa 8)

14 Tilaaminen (1/6) Kun olet klikannut kalenterissa toimituspäivää, aukeaa ostoskori, jossa voit myös syöttää tilauksesi Harmaassa palkissa ylhäällä näet tilauksen tekemisen kannalta seuraavat olennaiset asiat. 1. Toimituspäivä. Painikkeesta avautuu toimituskalenteri, jolta voit siirtyä toiselle toimituspäivälle Näkymän valinta. Voit päättää teetkö tilausta tuotekatalogista tuotteita hakien tai syöttäen niitä suoraan tuotenimen tai -numeron perusteella.. Myynninpäättymisaikasi tälle toimituspäivälle (kohta 1). 4. Tilauksen tila näyttää tilauksen kulloisenkin tilan, esimerkiksi voiko tilausta vielä muuttaa tai onko se jo toimituksessa. 5. Kun tilauksella on rivejä, muuttuu Hyväksy -painike vihreäksi ja näyttää toimituspäivällä olevien rivien määrän. Tehdäksesi tilauksen klikkaa Hyväksy - painiketta. 6. Voit lajitella tilausrivit tavarantoimittajittain lisäämällä ruksin Ryhmittele tilausrivit toimittajittain kohtaan

15 Tilaaminen (2/6) Lisää tuote Voit lisätä tuotteita suoraan tilausriveiksi kun tiedät osan tuotteen nimeä, tuotenumeron tai EAN-koodin. 1 Aloita uuden tuotteen syöttäminen tuotenumerokentästä (kuvassa nro 1) ja palvelu ehdottaa sinulle hakuun vastaavia tuotteita. Mikäli sinulla on oikeus tilata EU-koulumaitotukea saavia tuotteita, mutta et halua tilattavaa riviä tuellisena, voit ottaa koulumaitotuen pois. (näkyy kun tilaukseen on syötetty tukea saavia tuotteita) 2 Tilauspohjan käyttö Mikäli sinulla on käytössäsi tilauspohjia, voit lisätä tilauspohjan tuotteet tälle toimitukselle valitsemalla pudotusvalikosta haluamasi pohjan ja klikkaamalla Lisää -painiketta. (kuvassa nro 2) 2 Viimeksi tilaamiani tuotteita Listassa näkyy tuotteita, joita olet tilannut viime aikoina. Voit lisätä haluamasi tuotteet suoraan toimituspäivälle klikkaamalla vihreää plus-painiketta (kuvassa nro )

16 Tilaaminen (/6) Tuotteen lisääminen ostoskorissa Ostoskorissa teet uuden tilausrivin syöttämällä ensin tuotenumeron (kuvassa nro 1). Voit hyödyntää pikasyöttöä painamalla enter-näppäintä kenttien välissä. Esimerkiksi Tuotenumero ENTER määrä ENTER lisää tuotteen suoraan toimitukselle. 1 Käyttäen hyväksi nuolinäppäimiä voit katsella hakuun täsmäävien tuotteiden tietoja (kuvassa nro 2). 2 Ostotilausnumeroa ei ole pakollista antaa (kuvassa nro ). Tehdyt tilausrivit tulevat listaan lisää tuote -rivin alle

17 Tilaaminen (4/6) Tilausrivien käsittely Yksittäisen rivin tila näkyy symbolina rivin alussa. Rivi voi olla uusi rivi, jo hyväksytty rivi tai rivillä voi olla virhe. Siirtämällä hiiren ikonin päälle näet selitteen (kuvassa nro 1). Kanavatunnus kertoo millä tilaustavalla tilaus on tehty. Kun hiiren vie tunnuksen päälle, näkyy selite. (kuvassa numero 2) Jos tilauksella on EU-tukea saavia tuotteita, näkyy tukitieto omana sarakkeenaan. Tukea saava tuote on mahdollista vaihtaa tuettomaksi, vaihtamalla vetovalikosta Kyllä tilalle Ei. (kuvassa numero ) Voit lisätä tilauspohjan tuotteet tälle toimitukselle. Valitse pohja pudotusvalikosta ja paina Lisää -painiketta (kuvassa nro 4) Mikäli haluat tallentaa tilauksen rivit myöhempää käyttöä varten paina Tallenna pohjaksi -painiketta (kuvassa nro 5). Jos haluat käyttää tilausta vain pohjana toiselle päivälle, klikkaa Kopioi (kuvassa nro 6) Voit tulostaa tilauksen (kuvassa nro 7). Rivin voit poistaa sinisestä rastista rivin perässä (kuvassa nro 8)

18 Tilaaminen (5/6) Tuotteen lisääminen katalogista Huomioi ensin, että olet valinnut oikean toimituspäivän (kuvassa numero 1). 1 2 Sitten klikkaa kataloginäkymään (kuvassa numero 2). Hae etsimäsi tuotteet tuotehaulla (kuvassa numero ) tai selaa vasemmassa palstassa olevasta tuotepuusta (kuvassa numero 4)

19 Tilaaminen (6/6) Tuotteen lisääminen katalogista Kun olet löytänyt haluamasi tuotteen, syötä määrä haluamaksesi (kuvassa nro 1) ja lisää tuote toimituspäivälle vihreästä plus-merkistä (kuvassa nro 2). Kun olet lisännyt kaikki haluamasi tuotteet katalogista, voit siirtyä hyväksymään tilauksen ostoskoriin (kuvassa nro ). Ostoskorissa voit vielä tarkastaa rivit ja tehdä halutessasi muutoksia tilaukseen

20 Tilauksen hyväksyminen (1/2) Kun olet tehnyt kaikki tilausrivisi, tilaus pitää hyväksyä painamalla Hyväksy - painiketta (kuvassa nro 1), jotta tuotteet toimitetaan. 1 Hyväksy -painikkeesta näet, montako riviä olet hyväksymässä tälle päivälle ja muille mahdollisille toimituspäiville, mikäli olet tehnyt tilausta samalla kertaa useammalle kuin yhdelle päivälle. 2 Hyväksymisen jälkeen voit muuttaa tilausta tai lisätä rivejä aina myynninpäättymisaikaan saakka (kuvassa nro 2). Näet tästä tilauksen loppusumman ja mahdolliset pientoimitusmaksut (kuvassa nro )

21 Tilauksen hyväksyminen (2/2) Hyväksyttyäsi tilauksen saat tästä vahvistuksen siirtymällä Kiitos tilauksestasi -sivulle. Voit jatkaa tilaamista siirtymällä saman tien seuraavalle toimitukselle tai avata toimituskalenterin valitaksesi toisen toimituspäivän (kuvassa nro 1). Voit halutessasi tulostaa tilauksen (kuvassa nro 2). 1 Voit siirtyä takaisin muokkaamaan juuri hyväksymääsi tilausta. (kuvassa nro )

22 Tilauksen muuttaminen hyväksymisen jälkeen Tämä toiminto ei ole käytössä kaikilla tavarantoimittajilla. Voit muuttaa jo tehtyä tilausta aina myynninpäättymisaikaan saakka. Huom! Tämä toiminto ei ole käytössä kaikilla tavarantoimittajilla. Jos hyväksyttyä riviä ei voi enää muuttaa VALO Tilauspalvelussa, näkyy rivin edessä puhelinluuri-ikoni ja sen päällä teksti Muuttaaksesi riviä, ota yhteyttä tavarantoimittajan asiakaspalveluun. Rivit joilla on muutoksia jo hyväksyttyyn tilaukseen merkitään omalla ikonilla (kuvassa nro 1). Jo hyväksytyt rivit on merkitty vihreällä ok-merkillä. 1 2 Rivin voit poistaa sinisestä rastista (kuvassa nro 2). Rivi muuttuu haalean väriseksi ja kun tilauksen hyväksyy, poistuu rivi kokonaan tilauksesta. Rivin voit vielä palauttaa painamalla vihreää plussaa rivin perästä. Rivin määrää voit muuttaa joko pienistä plus- ja miinus-merkeistä määrän vieressä tai voit poistaa määrän ja kirjoittaa uuden määrän (kuvassa nro ). Kun olet muuttanut tilausta, lopuksi aina paina Hyväksy -painiketta (kuvassa nro 4)

23 Tilauspohjat

24 Tilauspohjat (1/) Uuden tilauspohjan luominen Omia tilauspohjia voit tehdä Tilauspohjat-sivulla, jonne pääset päävalikon kohdasta Tilauspohjat (kuvassa nro 1). 1 Luo uusi tilauspohja klikkaamalla Uusi tilauspohja (kuvassa nro 2). Voit luoda useita tilauspohjia, esimerkiksi tuoteryhmittäin tai rytmeittäin miten tilaat tuotteita. 2 Tilauspohjan voit lisätä milloin vain haluamallesi toimituspäivälle ostoskorilta. Voit myös luoda uuden tilauspohjan jo tekemästäsi tilauksesta ostoskorilta

25 Tilauspohjat (2/) Voit lisätä tilauspohjalle tuotteita kuten ostoskorilla, syöttämällä osan tuotteen nimeä tai tuotenumeron. Voit halutessasi muuttaa tilauspohjan nimeä, klikkaamalla nimestä (kuvassa nro 1). Muista lopuksi tallentaa muutokset (kuvassa nro 2). 1 Voit lisätä tilauspohjan toimitukselle tästä näkymästä (kuvassa nro )

26 Tilauspohjat (/) Tuotteiden lisääminen katalogista Voit lisätä tuotteita Tilauspohjalle myös yksittäisen tuotteen tiedoissa (kuvassa nro 1)

27 Vakiotilaus Voit tehdä vakiotilauksen. Vakiotilaukset tulevat näkyviin aina 2 viikkoa ennen toimitusta. Voit myös itse muuttaa vakiotilausta ja tehdä jakelunkeskeytyksen esim. lomien ajaksi. 1. Syötä tuote normaaliin tapaan syöttörivillä. 2. Valitse haluatko tuotteen joka viikko, parittomina viikkoina vai parillisina viikkoina ja valitse toimituspäivät, joina tuotteen haluat. Paina Lisää.. Lopuksi tallenna muutokset. Huom! muutokset vaikuttavat toimituksiin 15 vrk kuluttua. 4. Voit tehdä vakiotilaukseen jakelunkeskeytyksen esim. lomien ajaksi Valio 27

28 Vakiotilauksen päättäminen Aukaise vakiotilaus kohdasta Tilauspohjat -> Vakiotilaus. Poista tuotteet raksista (kuva vieressä) ja tallenna muutokset. Huomioithan, että jo nousseet vakiotilaukset täytyy käydä poistamassa tilauskalenterista 15 vuorokauden ajalta Valio 28

29 Omat tiedot

30 Omat tiedot (1/7) Kun olet kirjautunut, näet ylhäällä oikealla toimipisteen ja asiakasnumeron, jolle olet nyt sisäänkirjautuneena. Kun klikkaat nuolta sen vieressä, avautuu viereisen kuvan näköinen Omat tiedot -dialogi. 1. Omat tiedot -sivulla voit muuttaa tietojasi ja vaihtaa salasanan. 2. Näet muut käyttäjät, jotka tilaavat samalle asiakasnumerolle.. Voit hakea kuormakirjoja arkistosta. 4. Näet käytössäsi olevat asiakasnumerot, joille on tavarantoimittajan kanssa toimitussopimus. 5. Voit ryhtyä tavarantoimittajan asiakkaaksi. Kun olet tehnyt kaikille asiakasnumeroille tarvittavat tilaukset, kirjaudu ulos VALO Tilauspalvelusta. Mikäli sinulla on käytössäsi useampi asiakasnumero, voit vaihtaa sitä kirjautumatta ulos tämän dialogin kautta

31 Omat tiedot (2/7) Henkilötiedot Henkilötiedot -sivulla voit 1. Muuttaa henkilötietojasi 2. Vaihtaa salasanan. Hakea tilauslupaa uudelle toimituspaikalle 4. Tarkastella toimitussopimuksia 5. Siirtyä kuormakirja-arkistoon hakemaan kuormakirjoja Voit pyytää tästä tilauslupaa uudelle toimipaikalle (asiakasnumerolle) (kuvassa ). Toimitussopimuksia voit tarkistella klikkaamalla yksittäistä asiakasnumeroa (kuvassa 4). Näet kullekin asiakasnumerolle voimassa olevat sopimukset tavarantoimittajien kanssa. Voit myös poistaa yksittäisen toimipaikan (asiakasnumeron) tilausluvan. Voit lähettää Ryhdy asiakkaaksi lomakkeen a. jos yrityksesi haluaa ryhtyä tavarantoimittajan asiakkaaksi b. jos yritykselläsi on jos sopimus, mutta et voi tilata tuotteita VALO Tilauspalvelusta Voit hakea yksittäisen toimipaikan (asiakasnumeron) kuormakirjoja kuormakirjaarkistosta (kuvassa 5)

32 Omat tiedot (/7) Toimitussopimukset Toimitussopimukset-sivulla näet kaikki toimipaikat (asiakasnumerot), joilla voit tilata tavarantoimittajan tuotteita. Voit tarkastella yksittäistä asiakasnumeroa klikkaamalla vasemmanpuoleisesta valikosta haluaamasi asiakasnumeroa (kuvassa nro 1). Voit katsoa myös muut käyttäjät, jotka tilaavat käyttäen samaa asiakasnumeroa (kuvassa nro 2). 1 2 Tavarantoimittajalistassa (kuvassa nro ) on esiteltynä tavarantoimittajat, jotka voivat toimittaa tuotteita toimipisteeseenne. Mikäli yritykselläsi ei ole sopimusta ko. toimittajan kanssa, voit lähettää yhteydenoton Ryhdy asiakkaaksi -lomakkeelta. Myös jos sinulla on sopimus tavarantoimittajan kanssa, mutta et voi tilata tuotteita VALO Tilauspalvelun kautta, lähetä Ryhdy asiakkaaksi -lomake, jotta tavarantoimittajan sivut voidaan lisätä sinulle. Jos et enää tilaa jollekin asiakasnumerolle tämän palvelun kautta, voit poistaa asiakasnumeron tiedoistasi painamalla Peru tilauslupa -painiketta. Tämä poistaa asiakasnumeron sinun tiedoistasi, mutta ei mahdollisten muiden käyttäjien tiedoista (kuvassa nro 4). Jos asiakasnumerolle ei tilata enää ollenkaan, ota yhteyttä Asiakaspalveluun

33 Omat tiedot (4/7) Uusi toimituspaikka Uusi toimipaikka sivulla voit lähettää pyynnön tilata uusille toimipaikoille. Lisää asiakasnumerot ja toimitusasiakkaiden nimet ja paina Lisää toimituspaikka. Asiakaspalvelu vahvistaa pyyntösi 2 arkipäivän kuluessa. Saat vahvistuksesta tiedon sähköpostitse Omat tiedot sivulla olevaan sähköpostiosoitteeseen. Kun uudet asiakasnumerot näkyvät kirjautumisen yhteydessä vetovalikossa, tilaaminen niille on mahdollista Valio

34 Omat tiedot (5/7) Kuormakirjat/Huomautukset Kuormakirjojen haku Valitsemalla Kuormakirjat/Huomautukset päävalikosta, pääset selailemaan kuormakirjoja ja kirjaamaan toimitushuomautuksia viitaten kuormakirjaan (kuvassa numero 1). 1 Jos toimituksia on ollut edeltävän 7 päivän aikana, näkyvät kuormakirjat automaattisesti listana (kuvassa numero 2). Voit myös hakea kuormakirjan menneisyydestä syöttämällä toimituspäivän hakukenttään tai valitsemalla toimituspäivän kalenterista. Kuormakirjan PDF-dokumentin saat auki klikkaamalla kuormakirjan numeroa (kuvassa numero ) Valio 4

35 Omat tiedot (6/7) Kuormakirjat/Huomautukset Toimitushuomautuksen kirjaaminen Luo huomautus linkkiä painamalla avautuu toimitushuomautuslomake, jolla voit lähettää toimitushuomautuksen tavarantoimittajalle valitsemastasi toimituksesta. 1. Syötä tuotenumero ja paina enter tai valitse tuote vetovalikosta 2. Lisää määrä järjestelmän antamassa laskutusyksikössä. Valitse syy 4. Huomautukset kenttään voit antaa lisätietoa liittyen toimitushuomautukseen 5. Valitse yhteydenottotapa 6. Kun toimitushuomautus on valmis, paina Lähetä painiketta 1 2 Kuormakirjan kohdalle päivittyy Huomautus tehty teksti, kun toimitushuomautus on lähetetty tavarantoimittajalle. Jos haluat katsoa aiemmin luotuja toimitushuomautuksia, voit avata ne Huomautus tehty tekstiä painamalla Valio 5

36 Omat tiedot (7/7) Asiakkaan muut käyttäjät Omat tiedot -valikosta päänavigaatiossa voit tarkastaa muut henkilöt jotka tilaavat samalle asiakasnumerolle. Jos joku henkilö ei enää tilaa ao. asiakasnumerolla, voit ilmoittaa siitä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelu poistaa asiakasnumeron käyttäjän tiedoista