Tietosuojaseloste EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Transkriptio

1 1. Rekisterin nimi Asianhallinnan rekisteri 2. Rekisterin pitäjä Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Asianhallintapäällikkö puh Yhteyshenkilöt rekisteriasioissa Tietosuojavastaava puh Kirjaaja puh Kirjaaja puh Organisaation nimittämä tietosuojavastaava 6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste puh Asianhallintajärjestelmän avulla hoidetaan vireille tulleiden asioiden rekisteröinti, käsittelyn seuranta, asiakirjojen ja päätösten hallinta. Lakiperuste: 7. Rekisterin tietosisältö Asianhallintajärjestelmän tietosisältö: - diaari: luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta - asiakirjat: käsiteltäviin asioihin liittyvät asiakirjat - sopimustenhallinta: kuntayhtymän sopimukset - kokoushallinta: toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat - viranhaltijapäätökset - yhteystietorekisteri: luottamushenkilöiden, työntekijöiden ja sopimus-/ yhteistyökumppaneiden yhteystiedot - käyttäjähallinta: järjestelmän käyttäjät ja käyttöoikeudet Henkilötiedot saattavat sisältää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja. -Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilöturvatunnus. Luokitus: sairastunut, lähikontakti, Rekisterin tilapäiskontakti, satunnaiskontakti.

2 Tuberkuloosiin altistuneiden tai sairastuneiden työntekijöiden ja työntekijöinä olleiden tilastointi ja seuranta. Salassapidon peruste: Julkisuuslaki Vireille tulleisiin asioihin liittyvien henkilöiden - puhelinnumero Asianhallintajärjestelmää käyttävien kuntayhtymän työntekijöiden Luottamushenkilöiden yhteystiedot yhteystietorekisterissä - puhelinnumero - toimielin Sopimus- ja yhteistyökumppaneiden yhteystiedot Kuntalain mukaisesti tehdyt julkiset viranhaltijapäätökset julkaistaan kuntayhtymän verkkosivuilla. Toimielinten julkiset esitykset ja päätökset julkaistaan kuntayhtymän verkkosivuilla esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. 8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn pyynnön perusteella asianosaisille ja muutoksenhakuviranomaisille. Tuberkuloosiin altistuneiden osalta Tietoja luovutetaan hygieniatyöryhmän ja työterveyshuollon käyttöön, kun tarkoituksena on estää taudin leviäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää tuberkuloosin levinneisyyden seurannassa ja leviämisen ehkäisytyössä. Työterveyshuoltolaki 9. Tietojen säilytysajat Tietojen säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston ohjeiden, lakien, asetusten ja Kuntaliiton suositusten mukaisesti - diaari (säilytetään pysyvästi) - asiakirjat (säilytysaika määräytyy tietosisällön perusteella) - sopimustenhallinta (voimassaoloaika + 2 v.; perustamiseen liittyvät

3 sopimukset säilytetään pysyvästi) - kokoushallinta (pöytäkirjat säilytetään pysyvästi) - viranhaltijapäätökset (säilytysaika määräytyy tietosisällön perusteella) - yhteystietorekisteri (säilytetään voimassaolo ajan) 10. Henkilötietojen tietolähteet 11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Yksityishenkilöt, yhteisöt, viranomaiset, hoitohenkilöstö A Sähköiset ylläpitojärjestelmät Dynasty for SQL asianhallintajärjestelmä, Kuntatoimisto Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa asiakastietoja käsitellään, on määritelty salassa pidettävien tietojen käsittely-ympäristöksi. Käyttöoikeudet salassa pidettäviin tietoihin annetaan asiakohtaisesti työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Käyttöhistoria tallentuu järjestelmään. B Manuaalinen aineisto Paperiasiakirjat säilytetään kirjaamon lähiarkistossa 1-3 vuotta, josta siirretään hallinnon arkistoon. 12. Tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus käyttää tarkastusoikeuttaan maksutta kerran vuodessa. Rekisterinpitäjän on toimitettava tiedot ilman aiheetonta viivytystä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syy. Jos rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle syyt siihen ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Tietopyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon 13. Oikeus tiedon oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevaa virheellisen tiedon korjaamista ilman aiheetonta viivytystä. Virheellisen tiedon korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kuntayhtymän kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus saada täydentää puutteellisia tietoja, muun muassa toimittamalla lisäselvityksiä. Se, onko tiedossa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn

4 tarkoitus. Jollei rekiserinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Oikaisupyyntö osoitetaan Ylä-Savon SOTE Kuntayhtymän kirjaamoon 14. Muut mahdolliset oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tätä asetusta.

5 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä PL 4 (Pohjolankatu 21) Iisalmi Puhelinvaihde (017) IISALMI KIURUVESI SONKAJÄRVI VIEREMÄ