Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon.

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä 2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Jämsän kaupunginhallitus Osoite Seppolantie Jämsä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Puh Nimi Pääkäyttäjät Pirjo Grönvall, Riitta Kuisma, Merja Pohjoisvirta ja Merja Väisänen Osoite Seppolantie Jämsä Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite 3. Rekisterin nimi (nimen tulee kuvata rekisterin tietosisältöä) 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, tästä voidaan sisällyttää maininta tähän kohtaan) Dynasty for SQL asianhallintajärjestelmä Järjestelmä muodostuu toisiinsa linkitetyistä osasovelluksista, jotka ovat: - Asianhallinta (=diaari) - Dokumenttien hallinta - Kokoushallinta - Sopimushallinta - Yhteystietorekisteri. Asianhallintajärjestelmän tarkoituksena on: - asioiden vireille tulon rekisteröinti - käsittelyn ja määräaikojen seuranta - tietopalvelu viranomaisille, kuntalaisille sekä lehdistölle yksilöidyn pyynnön perusteella - asia-, päätös-, asiakirja- ja arkistohakemiston muodostaminen Järjestelmään rekisteröidään pääsääntöisesti kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja toimikuntien sekä niiden alaisten viranhaltijoiden päätettävät asiat.. Asianhallinnassa hyödynnetään dokumenttienhallinnan ja sopimushallinnan osioita, jotka sisältävät asiakirjat sähköisessä muodossa. Asianhallintajärjestelmän ja sen osana yhteystietorekisterin tarkoituksena on kirjata rekisteriin organisaation sidosryhmien sekä luottamuselinten yhteystietoja, joita ovat yrityksen nimi, yhteyshenkilö, osoite, sähköpostiosoite sekä tarvittaessa puhelinnumero. Rekisterin tietoja käytetään kirjeiden lähettämiseen sekä luottamushenkilöiden ja kaupungin väliseen yhteydenpitoon. Asianhallinta on viranomaiselle välttämätön asioiden seuraamisen väline, joka toimii myös monipuolisena arkistohakemistona myös dokumenttienhallinnan osalta

2 5. Rekisterin tietosisältö (Esim. rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero jne.) Asioissa mahdollisesti esiintyvät yksityishenkiöitten tiedot ovat kyseisen asian ominaisuuksia. Asianhallinta sisältää määrämuotoisessa sähköisessä muodossa seuraavat tiedot: - asian vireille panijan nimi- ja osoitetiedot (asian avaus) - asian toimenpidetiedot, joita ovat valmistelu/käsittely, päätöksenteko, toimeenpano/tiedoksianto ja seuranta. Asian tai toimenpiteen yhteyteen linkitetään dokumenttienhallinnasta.mm. kirjeet, lausunnot ja päätökset. Asianhallinta sisältää koko kaupungin yhteisen diaarin, joka valtuustokausittain alkaa numerosta yksi ja etenee juoksevasti. Järjestelmä antaa avattavalle asialle seuraavan numeron juoksevasti toimialasta riippumatta. Asianhallinnasta on yhteys asiaan liittyviin toimenpiteisiin ja päätöksiin sekä niihin mahdollisesti liitettyihin asiakirjoihin sekä asianhallintajärjestelmän muihin sovellusosiin. Asianhallintajärjestelmässä tiedot tallennetaan joko julkisina tai salassa pidettävinä. Tietojen käyttöoikeus määritellään käyttäjähallinnassa. Salaisten asioiden tietojen luku- / käyttöoikeus määritellään asiakohtaisesti. Rekisteröidyt ovat asianosaisia asioita käsiteltäessä ja järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Yksityishenkilöiltä, yhteisöiltä ja viranomaisilta saapuneet / lähteneet kirjeet tai organisaation sisällä syntynyt asia. (Mitä tietoja saadaan, keneltä ja millä perusteella, esim. suostumus tai lainsäännös) 7. Tietojen säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella päätösvallan siirtona, pöytäkirjanotteena viranomaisille, tiedoksiantona asiakkaille tai julkipanoasiakirjoina kuntalaisille. Järjestelmästä voidaan kerätä suoritteita kuvaavia raportteja, jotka eivät sisällä yksittäisiä asiatietoja tai henkilötietoja..tietoja luovutetaan sisäisesti asiakorttiaktikääreenä asioiden valmistelijoille.ekumppanitiedot ovat vain eofficea käyttävien henkilöiden tiedossa

3 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet A Manuaalinen aineisto Aisakirjahallinnan suunnitelmassa (AMS) selvitetty: pöytäkirjat, kirjeenvaihto ym. aineisto B ATK:lla käsiteltävät tiedot Lähtökohtana on, että diaari- ja tekstiarkistotiedot ovat julkisia ellei tietoa ole erikseen säädetty salassa pidettäväksi. Julkiset asiat käsittelyineen ja niihin liittyvät asiakirjat ovat kaikkien tietoa etsivien luettavissa. Järjestelmässä on Jämsän kaupungin julkinen ja salainen aineisto. Myös julkiseen aineistoon voi luoda salassa pidettäviä tietoja. Sosiaali- ja sivistystoimella on lisäksi erikseen salainen aineisto. Salaisiksi määriteltyjä asioita voivat lukea vain asiaa hoitavat henkilöt ja pääkäyttäjät. Mikäli tieto on säädetty salassa pidettäväksi, siitä tulee merkintä rekisteriin. Rekisteri on tarkoitettu kaupungin hallinnon sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon pääkäyttäjä määrittelee käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet. Järjestelmä on selainpohjainen. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, jotka ovat lukittuina henkilön poissa ollessa huoneestaan. Asianhallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

4 10. Tarkastusoikeus (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL :n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti vs. hallintojohtajalle tai kunkin toimialan kirjaamoon, hallinto- ja toimistosihteereille. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. Henkilötietojen osalta asianosaisella on asian käsittelyn yhteydessä mahdollisuus lausua oma kantansa tiedoista. Valmistelija, kokousjärjestelijä, kirjaaja tai arkiston nimetty vastuuhenkilö huolehtii viran puolesta itse huomaamansa virheen korjaamisesta välittömästi. Hallintojohtaja päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään kirjaajalle, asian valmistelijalle tai hallintojohtajalle. Tiedon korjaamisesta päätöksen mukaisesti huolehtii järjestelmän pääkäyttäjät. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. (Esim. HetiL 30 :ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto

5 10. Tarkastusoikeus (Kuvataan tarkastusoikeuden sisältö HetiL :n mukaisesti. Merkitään kenelle tarkastuspyynnöt 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (Kuvataan tiedonkorjaamisoikeuden sisältö HetiL 29 :n mukaisesti. Merkitään kenelle tiedonkorjaamispyynnöt 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (Esim. HetiL 30 :ssä säädetty rekisteröidyn oikeus kieltää itseään koskevien hlötietojen käsittely. Merkitään kenelle kielto