PARIKKALAN KUNTA. Talousarvion 2015 täytäntöönpano-ohje

Transkriptio

1 PARIKKALAN KUNTA Talousarvion 2015 täytäntöönpano-ohje Kunnanhallitus

2 2 Sisältö 1. YLEISTÄ KÄYTTÖSUUNNITELMIEN LAATIMINEN SISÄINEN VALVONTA YLEISOHJE TALOUDENPIDOSTA PROJEKTIEN VALVONTA RAPORTOINTI- JA INFORMOINTIJÄRJESTELMÄ HENKILÖSTÖHALLINTO VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET TIETOJENKÄSITTELY ARKISTOINTI SOPIMUKSET INVESTOINTIEN TOTEUTTAMINEN MENOJEN JA TULOJEN VALVONTA MENOJEN HYVÄKSYMISVALTUUDET LASKUTUS SAATAVIEN VALVONTA TULOTOSITTEIDEN SEURANTA ARVONLISÄVERO SISÄISEN LASKENNAN PERIAATTEET RAKENNUSTILIEN HYVÄKSYMINEN PALKAT JA PALKKIOT PUHELINLASKUT KOULUTUS- JA KURSSITOIMINTA JUHLAT, MERKKIPÄIVÄT JA EDUSTUS SEKÄ ETUUKSIEN VASTAANOTTO HANKINNAT TOIMITILOJEN HALLINTA OMAISUUSREKISTEREIDEN PITÄMINEN... 11

3 3 1. Yleistä Kunnanvaltuusto on hyväksynyt vuoden 2015 talousarvion. Talousarvio ja - suunnitelma on osoitteessa: G:/Hallinto/Talous/Taloussuunnitelma /2015/Talousarvio Tilivastaavien tulee huolehtia siitä, että tieto talousarvion sisällöstä ja täytäntöönpanoohjeista välittyy koko henkilöstölle. Tulosalueilla olevat vuoden 2015 tulot ja menot ovat valtuustoon nähden sitovia. Kehittämisprojektien ja Lomituspalvelun tulosyksiköillä on nettositovuus. Talousarvion tulosalueen määrärahaa ei saa ylittää ilman kunnanvaltuuston lupaa. Kunnanhallitus painottaa hallintokuntia talousarvion haasteellisuudesta, joka edellyttää toiminnan suunnittelua sekä menojen tarkoituksenmukaista ja taloudellista käyttöä ja jatkuvaa seurantaa. 2. Käyttösuunnitelmien laatiminen Talousarvion käyttötalousosassa valtuusto vahvisti toimielimille tuloerät ja myönsi määrärahat sekä asetti toiminnalliset tavoitteet tulosalueittain. Tämän jälkeen toimielimet jakavat tulosalueen tuloerät ja määrärahat tulosyksikköihin. Muutokset viedään kirjanpidossa atk-järjestelmään, jolloin sieltä saadaan lautakunta- ja viranhaltijakäsittelyyn tarvittavat asiakirjat. Käyttösuunnitelmat tulee palauttaa viimeistään taloushallintoon. Mahdolliset lisämäärärahat lautakunnan on katettava ensisijaisesti omista talousarviomäärärahoista. Tilivastaavien tulee talousarviovuoden aikana hyvissä ajoin antaa ilmoitus, mikäli myönnetty määräraha ei tule riittämään. Perustellut määrärahaylitykset on tehtävä tilivuoden aikana. Käyttösuunnitelmiin on varattava sitovien perustelujen edellyttämät määrärahat. Käyttösuunnitelmia vahvistettaessa tulee kiinnittää huomiota myös tehtäväalueelle vahvistettuihin tunnuslukuihin ja mittareihin sekä asetettuihin tavoitteisiin ja painopistealueisiin. Myös tulosyksiköille tulee asettaa vastaavia toiminnan tuloksellisuutta ja kehityssuuntaa osoittavia määrittelyjä. 3. Sisäinen valvonta Kunnanvaltuusto on hyväksynyt kunnan sisäisen valvonnan perusteet, joka on osoitteessa G:/hallinto/talous/sisäinen valvonta/sisäisen valvonnan perusteet Siinä on ohjeet riskien hallintaan ja määritelty vastuut. Kaikkien tilivastaavien tulee käydä se aika ajoin läpi. Kunnassa on voimassa voimaan tullut `Yleisohje sisäisestä valvonnasta ja taloudenpidosta`, joka löytyy osoitteesta G:/hallinto/talous/sisäinen valvonta/ sisäisenvalvonnan ohje.2011 Taloudenpidon yleisohjeesta on lyhennettynä keskeisimmiltä osin tämän ohjeen kohdassa 4.

4 4 4. Yleisohje taloudenpidosta (keskeisimmät asiat) 4.1 Tilivastaavat Talousarvioon 2015 nähden tilivastaavat ovat kunnanjohtaja, hallintojohtaja, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, elinkeinojohtaja, ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö, lomituspalvelupäällikkö, rehtori, kulttuuripäällikkö, kirjastonjohtaja, varhaiskasvatuspäällikkö, rakentamispäällikkö, kunnossapitopäällikkö ja yhdyskuntatekniikan päällikkö. 4.2 Projektien valvonta Projekteista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat, nimettävä vastuuhenkilöt, määriteltävä vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen ja raportointi erillisissä projektiohjeissa tarkemmin määritellyllä tavalla. 4.3 Raportointi- ja informointijärjestelmä Raportointi- ja informointijärjestelmä on rakennettava siten, että se palvelee toiminnan johtamista kaikilla tasoilla. Eri järjestelmistä tulostettavat raportit eivät saa olla ristiriidassa kirjanpidon tuottamien raporttien kanssa. Talousarvion toteutumisesta raportoidaan valtuustolle tilanteesta ja Kunnanhallitukselle raportoidaan samoina ajankohtina lisäksi maksuvalmiudesta ja saatavista. Raportoinnista vastaavat hallintojohtaja ja tulosaluepäälliköt. Lautakunnille ja tulosyksiköille tulee raportoida toiminnan ja talouden toteutumisesta vähintään vuosikolmanneksittain. Raportoinnista vastaavat tilivastaavat. Tilivastaavien on raportoitava talousarviossa ja käyttösuunnitelmissa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista tulosalueiden tilivelvollisille ja nämä edelleen tulosalueen päälliköille ja kunnanjohtajalle. Raportoinnin yhteydessä on tehtävä esitys tarpeellisista toimenpiteistä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja sisäisessä valvonnassa mahdollisesti esille tulleiden epäkohtien korjaamiseksi. 4.4 Henkilöstöhallinto Henkilöstön käytön tulee olla tehokasta, tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Päätettäessä vakinaisen viran- tai toimenhaltijan tai sijaisen palkkauksesta, on selvitettävä viran tai toimen täyttämiseen liittyvät virka- ja työehtosopimusten sekä kunnan määräykset ja ohjeet. Harkinnanvaraisista virka- ja työehtosopimukseen perustuvista palvelussuhdeasioista päättää henkilöstöjaosto. Henkilöriskejä on pyrittävä välttämään vaihtamalla työtehtäviä, edistämällä sisäistä liikkuvuutta tehtävästä toiseen, laajentamalla työn sisältöä, tiimi- ja parityöskentelyllä sekä estämällä vaaralliset työyhdistelmät. Maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi tilivelvollisille lähetetään palkanmaksupäivittäin kunkin tulosalueen menoerittely, jonka hän tarkistaa, allekirjoittaa ja palauttaa palkkalaskentaan kuukauden kuluessa. Keskushallinto hoitaa palkkalaskennan keskitetysti. Palkkalaskennassa tarvittavien esitietojen toimittamisesta ja oikeellisuudesta vastaavat tilivelvolliset viranhaltijat ja muut esimiehet kukin alaisensa henkilöstön osalta. Tiedot toimitetaan kirjallisina ja allekirjoitettuina. Henkilöstöjärjestelmässä ylläpidetään tarvittavat rekisterit ja tuotetaan tiedot kirjanpitoon ja viranomaisille.

5 5 4.5 Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätösten sisäisessä tarkkailussa tulee kiinnittää huomiota seuraaviin: - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa - ovatko päätökset olleet nähtävillä - onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille - miten asia tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle. Päätöksiä tehdessään ja muutoinkin päätöksentekoon osallistuessaan tulee huomioida esteellisyyssäännökset. Päävastuu esteellisyyden ilmoittamisesta on asianomaisella henkilöllä itsellään. Siitä huolimatta esimiesten tulee valvoa yksikkönsä päätöksenteon esteettömyyttä. Kunnan viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on kuntalain ohella noudatettava hallintolain säännöksiä. Kunkin esimiehen on tarkastettava vähintään kerran vuodessa välittömien alaistensa tekemiä viranhaltijapäätöksiä. 4.5 Tietojenkäsittely Toiminnasta vastaavien esimiesten on varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. Esimiesten on huolehdittava siitä, että käytössä olevista atk-ohjelmista on ajantasalla olevat menetelmäkuvaukset, päätöksiin perustuvat käyttöoikeudet sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Kunnan tietoturvallisuuden hoitamisesta on annettu erillisohjeet. Kunnan IT-asiat hoitaa Saimaan talous ja Tieto Oy:lle (Saita), kaikki työasemat ovat vuokrattuna heiltä. Hallintojohtaja ja tietotekniikkatukihenkilö Marko Aronen ovat yhteyshenkilöitä Saitaan päin. Tietokoneet, niissä olevat ohjelmistot, internet-yhteydet ja sähköposti ovat työvälineitä, joita käytetään työaikana työtehtäviin. Vapaa-aikana työpaikan kiinteää internet-yhteyttä voi käyttää rajoituksetta yksityisiinkin tarkoituksiin. Mahdollisista yksityisistä tulosteista on maksettava kopiohinta. 4.7 Arkistointi Arkistointia ohjaa ja valvoo arkistosihteeri. Toimialat vastaavat omasta arkistotoimestaan arkistovastaavan toimesta. Esimies on vastuussa yksikkönsä arkistotoimesta ja arkistojen hyvästä hoidosta. Asianhallintaa ja arkistotoimea ohjaavat arkistolaki, julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, henkilötietolaki sekä hallintolaki. 4.8 Sopimukset Asiakirjojen ja sopimusten allekirjoittamisesta on määräykset hallintosäännön pykälässä 54. Sopimusten laadinta, sopimusten noudattaminen ja valvonta sekä sopimusten vanhentumisaikojen seuranta ovat sopimuksen allekirjoittaneen hallintokunnan vastuulla. Hallintokunnat ylläpitävät omaa sopimusrekisteriään. Sopimuksista seuraavat mahdolliset taloudelliset vastuut on raportoitava. Sopimuksista ja niiden irtisanomisista on toimitettava jäljennös ao. laskuttajalle ja/tai kirjanpitoon laskutuksen ja maksusuoritusten seurantaa varten. Hallintokunnat valvovat että sopimuksen mukaiset laskutukset tehdään säännöllisesti ja sopimuksista aiheutuvat velvoitteet maksetaan säännöllisesti. 5. Investointien toteuttaminen Investointiosaan sisältyvien talonrakennus- ja kunnallisteknisten hankkeiden osalta - kunnanvaltuusto hyväksyy huonetila- tai rakennusohjelmat, luonnospiirustukset ja alustavat kustannusarviot sekä rakennustapaselitykset. - kunnanhallitus tai tekninen lautakunta, sen mukaan kuin hallintosäännössä on määrätty, päättää valtuuston päätösten pohjalta talonrakennusten ja kunnallistek-

6 6 nisten töiden pääpiirustusten, lopullisen kustannusarvion ja työselityksen hyväksymisestä, rakentamisen suoritustavasta ja työn aloittamisen ajankohdasta sekä valitsee suunnittelijat ja urakoitsijat. - lautakunnat laativat talonrakennusinvestointien osalta on huonetilaohjelman, jonka pohjalta yksityiskohtainen suunnittelu voidaan toteuttaa. Rakentamisohjelmaan sisältyvien hankkeiden valmistelu tulee käynnistää riittävän ajoissa, jotta esim. rahoitusjärjestelyt ehditään hoitamaan ennen toteuttamisajankohtaa. Talonrakennus- ja kunnallisteknisten investointien toteuttaminen tapahtuu teknisen lautakunnan ja -toimiston toimesta. Investointiosaan budjetoidun irtaimiston ao. lautakunta saa hankkia määrärahojen puitteissa hallintosääntöä ja hankintaohjeita noudattaen. Vuosikuluksi kirjataan kaikki kunnossapitohankinnat ja alle maksavat laite- ja kalustohankinnat ja alle maksavat peruskorjaus- ja uudisrakennuskohteet. Vuosikuluksi kirjattavat hankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. Investointiosan laite- ja kalustohankinnat perustuvat taloussuunnitelman liitteenä olevaan hankintasuunnitelmaan. 6. Menojen ja tulojen valvonta 6.1 Menojen hyväksymisvaltuudet Laskujen hyväksyjät määrää kunkin tulosalueen toimielin valtuustokausittain. Hyväksyjiksi tulee määrätä tulosalueiden tai -yksiköiden tilivastaavat. Mikäli olosuhteissa tapahtuu muutoksia määräykset muutetaan välittömästi. Määräykset toimitetaan tiedoksi kirjanpitoon. Palkkalaskennasta tulevat palkkojenmaksulistat hyväksyy hallintojohtaja. Laskujen käsittely tapahtuu sähköisesti. Tavaran tai palvelun tilaaja / vastaanottaja vahvistaa, että tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Hyväksyjä tarkastaa, että lasku on muodollisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, hinnat ja maksuehdot ovat sovitun mukaiset, tositteessa on oikea tilimerkintä ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. 6.2 Laskutus Kunnan saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia ja kunnan hallintosääntöä sekä ottaen huomioon hyvän kauppatavan ja asiakaspalvelun vaatimukset. Laskun laatimisesta ja asiakkaalle lähettämisestä huolehtii keskitetysti taloushallinnossa laskuttajat joitakin poikkeustapauksia lukuun ottamatta. Lasku on laskutuksen yhteydessä rekisteröitävä myyntireskontraan. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot ja että laskutus niiden perusteella saadaan yksiselitteiseksi. Sopimuksessa, tilausvahvistuksessa tai muussa toimitukseen liittyvässä asiakirjassa on mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset.

7 7 Saatava on laskutettava viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Alle 20 euron laskut jätetään jatkuvissa laskutuksissa kertymään seuraaviin laskutuksiin (=vesi- ja jätevesilaskut). Kertalaskutuksissa ja jatkuvissa laskutuksissa vuoden viimeisessä laskutuksessa kaikki vähintään 10 euron laskut tulostetaan ja lähetetään asiakkaille. Eräpäivä on määrättävä pankkipäiväksi siten, että maksuaika on 14 vrk laskun asiakkaalle saapumisesta. Postin perillemenoajaksi lasketaan kolme arkipäivää. Laskut on pääsääntöisesti maksettava kunnan pankkitileille. Asiakkaan niin vaatiessa on kassanpitoon oikeutetun henkilön otettava maksu vastaan myös käteisellä. Tällöin asiakkaalle ja kunnalle on annettava suorituksesta kuitti, johon merkitään laskun numero ja asiakasnumero. Lasku on voitava maksaa asiakkaan valitsemassa rahalaitoksessa. Maksu katsotaan suoritetuksi kunnalle sinä päivänä, jolloin rahalaitoksen kassa on sen kuitannut. Palkkakustannuksia sisältäviä, ulkopuolisilta laskutettaessa käytetään yhtenäisesti palkkakerrointa 1,7, joka sisältää palkkojen sivukulujen lisäksi myös sosiaaliset palkat, kuten vuosilomakorvaukset, sairausajan palkat jne. 6.3 Saatavien valvonta Saatavien perintä hoidetaan keskitetysti taloushallinnossa. Maksumuistutus lähetetään heti maksutarkkailun jälkeen ja siinä annetaan täsmällinen takaraja laskun hoitamiseen ja ilmoitetaan mahdollisen laiminlyönnin seurauksista. Maksumuistutuksesta peritään 5 euron maksu. Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää taikka käyttää muita keinoja kunnan vahingon pienentämiseksi. Kunnan saatavat voidaan kuitata velallisen mahdollisista saatavista kunnalta ilmoittamalla tästä velalliselle. Mikäli maksukehotus ei johda tulokseen, eikä maksulykkäystä ole myönnetty, on ryhdyttävä pakkoperintään. Tämän tulee tapahtua viimeistään 3 kk kuluessa alkuperäisestä eräpäivästä. Mikäli saatavaa ei saada perityksi pakkokeinoinkaan, se voidaan poistaa tileistä. Saatavien tileistä poistamisesta päättää hallintojohtaja. Kirjanpidosta lähetetään perinnästä palautuneet ja tileistä poistetut saatavat jälkiperintään perintätoimistolle. 6.4 Tulotositteiden seuranta Kunnalle vastaanotetuista käteismaksuista on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti tai kassakoneella laskuun tehty kuittaus. Jos maksua ei ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, on tulotositteeksi jäävään kappaleeseen otettava maksajan allekirjoitus. Tulotositteesta on selvittävä luovutettu suorite. Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään luetteloa kirjanpidossa, jossa kaikki tulojen perimiseen käytettävät kuitit on kuitattava. Käytössä on tällä hetkellä yksi maksupääte neuvonnassa. 6.5 Arvonlisävero Kunnan toiminta arvonlisäveron osalta jakaantuu verolliseen ja verottomaan toimintaan. Toiminta voi olla myös osittain verollista ja osittain verotonta toimintaa. Toimialat laskevat / arvioivat omalta osaltaan vuosittain jakosuhteen verolliseen ja verottomaan toimintaan. Arvonlisäveroon liittyviä ohjeita antaa pääkirjanpitäjä. Vastuu arvonlisäveron merkitsemisestä laskuihin on kullakin laskuttajalla ja laskun hyväksyjällä.

8 Sisäisen laskennan periaatteet Talousarviossa valtuustolle vahvistettavaksi esitettäviin käyttötalousosan määrärahoihin ja tuloarvioihin sisällytetään myös sisäiset menot ja tulot. Talousarviovuoden aikana sisäisten erien kohdistaminen tapahtuu etukäteen vahvistetuilla hinnoilla. Sisäiset hinnat ovat omakustannushintoja, jotka sisältävät toiminnan välittömät kustannukset, välilliset kustannukset ja pääomakustannukset. Pääomakustannukset käsittävät suunnitelman mukaiset poistot. Yksikköhintojen laskeminen tapahtuu erikseen vahvistettujen perusteiden mukaisesti Rakennustilien hyväksyminen Jokaisesta kokonaiskustannuksiltaan yli euron investointihankkeesta on tehtävä erillinen tiliselvitys, joka annetaan tiedoksi kunnanvaltuustolle. Tapauskohtaisesti voidaan vaatia muistakin hankkeista tekemään rakennustilitys 7. Palkat ja palkkiot Henkilökustannusten alentamiseen tähtäävät, koko organisaatiota koskevat periaatteet ja toimenpiteet on määritelty taloussuunnitelman henkilöstöpolitiikkaa ja -hallintoa koskevissa kohdissa. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden eläkkeelle jäädessä tai irtisanoutuessa virka tai toimi saadaan täyttää vain henkilöstöselvityksen jälkeen kunnanhallituksen täyttöluvalla. Myös määräaikaisten ja sijaisten paikkaamisessa toimialan sisällä tulee noudattaa tarkkaa tarveharkintaa. Sijaisia voidaan palkata vain perustellusta syystä. Ensisijaisena pyrkimyksenä on selviytyminen sisäisillä tehtäväjärjestelyillä ilman sijaisten ottamista. Sijaiset saadaan palkata enintään virkavapaus- tai työloma-ajaksi. Virkavapauden tai työloman päättyessä vapaapäivään, sijainen palkataan viimeiseen todelliseen työssäolopäivään. Palkkojen ja palkkioiden maksamista varten tulee jokaisesta kunnan palveluksessa olevasta tai työsuorituksen tehneestä henkilöstä antaa palkanlaskentaan henkilötiedot 7 työpäivää ennen palkanmaksupäivää. Samoin sairauslomista ja muista työsuhteen keskeytyksistä ja sijaisuuksien järjestelyistä on välittömästi ilmoitettava palkanlaskentaan. Nämä tehtävät tulee hoitaa valmiiksi esimiesten toimesta. Ennen palkkiolaskujen maksamista on tarkistettava, onko laskuttaja huolehtinut eläketurvastaan. Lomakkeita saa palkkalaskennasta. Kokouspalkkioiden, matka- ja ansionmenetyskorvausten suorittamista varten on kokouksissa täytettävä lomake, joka toimitetaan hyväksyttynä henkilöstösihteerille. Lomakkeen asiallinen täyttäminen on kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin vastuulla. Matkustamisesta ja matkakustannusten korvauksista on annettu erilliset ohjeet. 8. Puhelinlaskut Puhelimen käytössä tulee myös noudattaa taloudellisuutta. TeliaSonera Oyj:n kanssa alkaen tehty sopimus sisältää ilmaiset puhelut matkapuhelimiin Lappeenrannan kaupungin puitesopimuksessa olevien tahojen kanssa pitkillä numeroilla. Sisäisessä liikenteessä on mahdollista käyttää matkapuhelinliikenteen osalta tunnusta 3xxx. Numerohakuun kunnalla on käytettävissä internet-pohjainen NumeroNetti-palvelu.

9 9 9. Koulutus- ja kurssitoiminta Talousarvion käyttösuunnitelmissa vahvistetaan koulutusmäärärahat erikseen henkilöstölle ja luottamushenkilöille. Kursseille tai koulutuspäiville osallistuneet ovat velvolliset toimittamaan kursseilta saadun aineiston kaikkien ko. asian kanssa tekemisissä olevien henkilöiden saataville. Syntyneistä uusista ideoista voi laatia myös muistion koko toimialalla käytettäväksi. Koulutussuunnitelma Osana vuonna 2013 solmittua työmarkkinaratkaisua on hyväksytty oikeus kolmen päivän koulutukseen. Ammatillisen osaamisen kehittämisen taloudellista tukea koskeva uusi säädöskokoelma on tullut voimaan, lukien, jonka mukaan työnantajat saavat koulutukseen taloudellista tukea edellyttäen, että työpaikalla on ennalta laadittu koulutussuunnitelma, joka käsitellään yhteistyötoimikunnassa. 10. Juhlat, merkkipäivät ja edustus sekä etuuksien vastaanotto 11. Hankinnat Kunta muistaa merkkipäivää viettäviä luottamushenkilöitä, viranhaltijoita ja työntekijöitä keskitetysti yhtenäisin perustein. Henkilöstöhallinto selvittää vuoden alussa tulevan vuoden merkkipäivät ja miten niitä vietetään. Asiasta tiedotetaan ao. hallinnonaloille. Silloin kun luottamushenkilö, viranhaltija tai työntekijä on tai on ollut sellaisissa tehtävissä, että muistamiseen osallistuisi myös keskushallinto, on järjestelyistä otettava yhteyttä hallintojohtajaan. Kunnanjohtaja ja erityistapauksissa kunnanhallitus päättää kunnan edustus- ja juhlatilaisuuksien järjestämisestä. Pääsääntöisesti kunnanjohtaja edustaa kuntaa. Luottamushenkilöistä ilman eri valtuutusta kuntaa voivat tilaisuuden luonteesta riippuen edustaa kunnanvaltuuston ja -hallituksen sekä lautakuntien puheenjohtajat. Normaalista vieraanvaraisuudesta poikkeavasta edustuksesta on ennalta sovittava kunnanjohtajan kanssa. Arvonlisäverotuksen takia on kunkin tarjoilu-, edustus- ja suhdetoimintalaskun osalta ratkaistava onko kysymyksessä edustus vai normaaliin työtoimintaan liittyvä tilaisuus. Ratkaisun tekee tilaisuutta isännöinyt viranhaltija. Laskussa tai sen liitteessä on oltava seuraavat tiedot: tilaisuuden nimi ja tarkoitus, tilaisuudessa läsnä olleet henkilöt, joko yksittäin lueteltuina tai jos on kysymys suuremmasta ryhmästä, maininta ryhmästä * merkintä "edustus" tai "työkokous". Julkisen vallan käyttäjiltä edellytetään puolueettomuutta ja riippumattomuutta. Kun ulkopuolinen taho on tarjoamassa kunnan henkilöstölle tai luottamushenkilölle matkaa tms. etua, hyväksyttävyyden arvioinnissa keskeisenä kriteerinä on se, voiko etuuden hyväksyminen tai lahjan vastaanottaminen olla omiaan heikentämään luottamusta viranomaistoiminnan tasapuolisuuteen. Pääsääntönä on, että kunta itse maksaa henkilöstön ja luottamushenkilöiden virkamatkat. Suomen Kuntaliitto on yleiskirjeessään selvittänyt näkökohtia etuuksien hyväksyttävyyden arviointiin. Hankintaperiaatteet Kunnan hankinnat ovat luonteeltaan julkisia hankintoja, joissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä sekä kunnan hallintosäännön määräyksiä. Kunnanhallitus on viimeksi hyväksynyt Kuntaliiton suosituksen mukaiset

10 10 `Parikkalan kunnan yleiset hankintaohjeet`. Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausten ympäristövaikutukset sekä kierrätysmahdollisuudet. Kilpailuttaminen Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Tarjousta pyydettäessä kokonaistaloudellisuuden kriteerit tulee yksilöidä ja ratkaisun perusteluna on käytettävä ko. kriteereitä. Kilpailuttamisen voi kunnan puolesta hoitaa Etelä-Karjalan hankintapalvelut -yksikkö. Kilpailuttaminen toteutetaan kulutustavarahankinnoissa 1-3 ja palveluhankinnoissa 1 5 vuoden välein. Uudisrakentamiseen ja kiinteistöjen peruskorjaukseen liittyvät työt kilpailutetaan tapauskohtaisesti. Tuntityönä teetettävien suunnittelu- ja korjaustöiden tuntitaksat kilpailutetaan vähintään kolmen vuoden välein. Hankinnat on aina suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti ja niissä on käytettävä hyväksi kaikki kilpailumahdollisuudet. Hankinnoissa on ehdottomasti noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Kynnysarvot Käytännössä ohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Kuntaliiton suosituksen mukaisessa hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja -asetuksen yksityiskohtaiset velvoitteet. Ilmoitusvelvollisuus Lainsäädännön keskeisin muutos on hankintoja koskevan ilmoitusvelvollisuuden laajeneminen. Hankintailmoituksia sisältävässä HILMA -järjestelmässä on ilmoitettava kaikista kynnysarvon ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä urakoista. HILMA on kauppa- ja teollisuusministeriön ylläpitämä sähköinen ilmoituskanava. Ilmoituskanavan käyttötunnukset toimitetaan tarvittaessa hallintokunnille. Hankintamenettelyn vaiheet Hankintamenettelyä harkittaessa on ensin tutkittava onko kyseessä kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Kansallisen kynnysarvon ylittävässä hankinnassa noudatetaan hankintalakia. EU:n kynnysarvon ylittävässä hankinnassa noudatetaan hankintalain lisäksi EY:n hankintadirektiiviin perustuvia asetuksia. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan kunnan ohjeistusta. Hankinnan arvon laskennan perusteena käytetään hankittavan tavaran, palvelun tai rakennusurakan ennakkoon arvioitua kokonaisarvoa ilman arvonlisäveroa. Kunnan hankinnat on hajautettu eri hallintokunnille ja osa hankinnoista tehdään keskitetysti yhteishankintana Etelä-Karjalan Hankintapalveluyksikön kautta. Osa hankinnoista voidaan toteuttaa keskitetysti puite- tai vuosisopimuksina. Hankintatarpeen kartoitus Hankinnan tarpeellisuus harkitaan aina erikseen ja yhteishankintamahdollisuudet on tutkittava. Hankinnan suunnittelussa on varmistettava määrärahojen riittävyys, hankintapaikkojen ja tarjolla olevien tuotteiden ja palvelujen sopivuus ja saatavuus, hankinnan aikataulu ja hankintamenettelyn valinta. Hankinnan eri vaiheista on yksityiskohtaisempaa tietoa kunnanhallituksen hyväksymissä Kuntaliiton suositusten mukaisissa ohjeissa. Kunnanhallituksen päätöksen ta-

11 11 varahankintaa voidaan pitää vähäisenä, jos se on alle euroa ja muissa palveluhankinnoissa euroa. Erillinen viranhaltijapäätös on tehtävä kaikista yli euron tavarahankinnasta ja euron palveluhankinnasta. Hankintapäätökset Yksittäisistä tarvike- ja irtaimen kaluston hankinnoista voidaan päättää määrärahojen puitteissa ja tarpeen mukaan hallintosäännössä annetuin valtuuksin. Kaikista kilpailutetuista hankinnoista tehdään valitusosoituksella varustettu viranhaltija- tai toimielimen päätös, joka lähetetään tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. 12. Toimitilojen hallinta Toimitilojen tehokas käyttö Vastuu toimitilojen tehokkaasta käytöstä on niitä hallitsevalla toimielimellä ja henkilöstöllä. Tehokas käyttö tarkoittaa sekä käytettävien tilojen määrän että ylläpitokustannusten minimoimista. Toimitilojen tehokkaan käytön kannalta on tärkeää myös se, ettei millään toimielimellä ole hallinnassaan tarpeetonta toimitilaa puhumattakaan siitä, että kunnan omaisuutta jäisi johonkin isännättömänä käyttöä vaille. Vapautuvista toimitiloista ja laitteista on välittömästi ilmoitettava kunnanhallitukselle. Ensisijaisesti toimitilatarpeet pyritään tyydyttämään nykyisten tilojen uudelleenjärjestelyllä. Kunnossapitohankkeiden toteuttaminen Kunnassa siirryttiin vuoden 2009 alussa keskitettyyn kiinteistöjen hoitoon. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki kiinteistöt ovat teknisen toimen hallinnassa. Kiinteistöjen hoidosta ja ylläpitokustannuksista vastaa tekninen toimi, joka tekee muiden käyttämistä tiloista vuokrasopimukset. Kustannukset tulevat käyttäjille sisäisinä vuokrina. Vesi ja sähkö eivät sisälly sisäisiin vuokriin vaan ne maksetaan kulutuksen mukaan erikseen. Havaitsemistaan puutteista ja tarvittavista korjauksista käyttäjien on tehtävä esitykset tekniselle toimelle. Suuremmista töistä päättävät tehtyjen esitysten pohjalta tekninen lautakunta ja kunnanhallitus. Valaistus- ja lämmityskysymyksissä on noudatettava annettuja energiansäästömääräyksiä ja -suosituksia. Lisäohjeita saa kunnossapitopäälliköltä. 13. Omaisuusrekistereiden pitäminen Keskushallinnossa on kunnan omistamista maa-alueista luetteloa. Investointiosan määrärahoilla hankituista, poistonalaisista hankinnoista pidetään kirjanpidossa erillistä hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaista käyttöomaisuuskirjanpitoa. Vuosikuluksi kirjattavista yli euroa maksavista pitoajaltaan yli 3 vuotta olevista omaisuusesineistä pidetään joko kustannuspaikoittain tai toimialoittain erillistä irtaimistoluetteloa tai käyttöomaisuuskirjanpidon yhteydessä pidettävää luetteloa. Toimielinten on nimettävä henkilöt, jotka vastaavat luetteloiden pidosta. Lisäksi voidaan pitää laitteiden huoltotoiminnan kannalta tarpeellisia omaisuusrekistereitä. Irtaimistoluetteloon merkitään esineen taikka esineryhmän nimi, lukumäärä, säilytyspaikat, hankintahinta ja -paikka sekä valmistenumero. Irtaimistoluetteloiden pohjana on hankintaa koskeva laskujäljennös, siirto- ja saapumisilmoitukset tai hyväksytyt hävityspöytäkirjat. Luettelonpitäjän tulee säilyttää nämä tositteet aikajärjestyksessä vuosittain numeroituina.

12 12 Irtaimiston siirroista tulosyksiköstä taikka toimipaikasta toiseen laaditaan kahtena kappaleena siirtoilmoitus, jonka allekirjoittavat lähettäjä ja vastaanottaja. Rekistereihin merkitty omaisuus inventoidaan käyttäjäyksikön toimesta tarvittaessa tai vähintään kolmen vuoden välein. Inventoinnin perusteella laaditaan luettelo poistettavista esineistä. Poistoista ja jatkotoimenpiteistä päättää toimialajohtaja tai tulosalueen esimies. Poistettavat esineet on laitettava mahdollisuuksien mukaan kierrätykseen tai ne voidaan myydä teknisen toimen järjestämässä huutokaupassa tai pienehköt esineet selvissä tapauksissa toimialajohtajan päätöksellä.