PYHÄJÄRVEN KAUPUNGIN HANKINTAOHJEET

Transkriptio

1 PYHÄJÄRVEN KAUPUNKI PYHÄJÄRVEN KAUPUNGIN HANKINTAOHJEET Kaupunginhallitus Paavo Leskinen Puheenjohtaja Kirsi-Tiina Ikonen Pöytäkirjanpitäjä Unto Matilainen Mauno Tuoriniemi

2 2 HANKINTAOHJEET 1 Soveltamisala ja määrittelyt Yleiset hankintaperiaatteet Yleisohjeet Hankintojen toteuttaminen Päätösvalta Vakuudet Esteellisyys Asiakirjojen julkisuus Noudattamisen valvonta... 6 Liite

3 3 HANKINTAOHJEET Voimaantulo: Kaupunginhallitus: Soveltamisala ja määrittelyt 2 Yleiset hankintaperiaatteet Pyhäjärven kaupungin hankinnoissa noudatetaan näitä ohjeita sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (hankintalaki) ja kuntalaissa säädetään. Näitä ohjeita sovelletaan myös niissä konserniyhtiöissä ja erillisissä hankkeissa, joiden rahoituksesta yli 50 % tulee julkiselta sektorilta. Tässä hankintaohjeessa Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan tässä ohjeessa sellaisen tavaran tai palvelun hankintaa, jota käyttävät useat kaupunkikonsernin yksiköt. Puitesopimuksella tarkoitetaan tässä ohjeessa sopimusta, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutoimittajan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Pienhankinnalla tarkoitetaan kertahankintaa, jonka veroton arvo on vähäinen. Kynnysarvo ilmoitusvelvollisuuden vähimmäisraja. Tämän arvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintaasetuksissa annettuja yksityiskohtaisia määräyksiä. Kauppa- ja teollisuusministeriö vahvistaa vuosittain sovellettavat julkisten hankintojen kynnysarvot. Kaikki Pyhäjärven kaupungin hankinnat kuuluvat julkisista hankinnoista annetun lain piiriin. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Hankinnoissa otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset. Hankinnoissa huomioidaan materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa.

4 4 Hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita hankinnan suuruudesta riippumatta. Tarjouksentekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti. 3 Yleisohjeet 4 Hankintojen toteuttaminen Hankintojen tulee olla yksiköissä selkeästi vastuutettua ja suunniteltua toimintaa. Vuosittain tehtävien merkittävimpien hankintojen osalta muodostetaan talousarvion valmistelun yhteydessä hankintasuunnitelma, joka sisältää hankintojen toteuttamisen ja rahoitussuunnittelun kannalta tarpeelliset tiedot. Vain pienhankintarajan alittavia kertahankintoja ei tarvitse kilpailuttaa kirjallisesti. Myös pienhankinnoissa on syytä suorittaa hintavertailua eri tarjoajien kesken. Hankinnat on kohdistettava yleisesti saatavilla oleviin tuotteisiin tarpeettomia rinnakkaistuotteita välttäen. Hankinta-ajankohta ja toimituserän suuruus tulee valita niin, että kokonaiskustannukset voidaan minimoida. Hankintoja kilpailutettaessa on huolehdittava siitä että laatuvaatimuksia ei aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista että tuotteista käytetään yleisiä nimikkeitä ja standardeja, ellei erityisistä syistä muuta johdu että kilpailutettavat kokonaisuudet ovat järkeviä että tuotteen ominaisuuksia kuvaava tekninen erittely tulee laatia siten, ettei se suosi tiettyä valmistajaa ja mahdollinen tuotenimiin viittaaminen tulee varustaa merkinnällä tai - vastaava että teknisissä eritelmissä huomioidaan ympäristönäkökohdat. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan arviointiperusteiden mukaan tai tarjous, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita voivat olla mm. hinta laatu toimitusvarmuus, toimitusaika käyttökustannukset hankintaan liittyvät kaikki logistiset kustannusvaikutukset tuotteille asetetut laadulliset ja toiminnalliset ominaisuudet lisäkustannukset, jotka aiheutuvat kaupungin merkki-, tyyppi- tai laatuvalikoiman lisääntymisestä tuotteiden käyttöön liittyvä tuki (käyttöopastus, huoltopalvelut, muu tekninen tuki)

5 5 hankinnan keskeiset elinkaaren aikaiset ympäristövaikutukset. Mikäli valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta, on tarjouspyynnössä ilmoitettava hankintapäätöstä tehtäessä sovellettavat valintaperusteet. (Tärkeysjärjestyksessä, mikäli mahdollista.) Kynnysarvon alittavissa hankinnoissa pääasiallisimpana hankintamenettelynä käytetään rajoitettua hankintamenettelyä. EU:n kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytetään joko avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään vain erityisestä syystä. Hankintoja suunniteltaessa on otettava huomioon lainsäädännön asettamat aikarajat mm. tarjousajalle, joilla on merkittävä vaikutus koko hankintaprosessin kestoon. Tyypillinen hankintaprosessi työvaiheineen on kuvattu liitteessä 1. 5 Päätösvalta Kaikista vuosisopimuksista ja pienhankintarajan ylittävistä kertahankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, josta on tiedotettava ja joka on asetettava kuntalain mukaisesti julkisesti nähtäville. Hankinnoista päättää hankintamäärärahan omaava yksikkö oman johtosääntönsä mukaisesti. 6 Vakuudet Hankinnan sopimuksen mukaisen täyttämisen varalta voidaan tarvittaessa vaatia vakuus. Vakuudeksi voidaan hyväksyä rahatai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Vakuuden tarpeen määrittelee hankkivan yksikön johtaja tai hankintajohtaja. 7 Esteellisyys Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintomenettelylaissa.

6 6 8 Asiakirjojen julkisuus 9 Noudattamisen valvonta Hankintaa koskevien asiakirjojen osalta on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Hankintaa, urakkaa ja tarjousasiakirjan käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat ovat julkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Kirjallisina tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintaohjeiden noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön.

7 7 Liite 1 Prosessin tyypillinen kesto: Kynnysarvon alittava hankinta 2-5 viikkoa Kynnysarvon ylittävä hankinta 3-4 kk Tyypillinen hankintaprosessi 1. Tarjouspyynnön valmistelu 2. Tarjouspyyntö - päätöksen perusteet 3. Tarjousten vastaanotto ja avaus 4. Tarjousvertailu 5. Päätöksen valmistelu 6. Päätös ja ilmoitus voittajille 7. Päätöksestä tiedottaminen tarjonneille 8. Päätös nähtäville 9. Muutoksenhakuaika 7 pv + 14 pv 10. Mahdollinen muutoksenhaku/lainvoimaisuus 11. Vuosisopimus/tilaus/tiedottaminen 12. Sopimuksen hoito/reklamaatiot