Parikkalan kunta. Yleisohje sisäisestä valvonnasta ja taloudenpidosta

Transkriptio

1 Parikkalan kunta Yleisohje sisäisestä valvonnasta ja taloudenpidosta Kunnanhallitus Voimaan

2 Sisällysluettelo 2 1. Sisäinen valvonta Johdanto Projektien valvonta Raportointi- ja informointijärjestelmä Henkilöstöhallinto Viranhaltijapäätökset Tietojenkäsittely Arkistointi Sopimukset Materiaalihallinto Hankinnat Vuosikuluksi kirjattavat ja aktivoitavat hankinnat Toimitilojen hallinta Omaisuusrekistereiden pitäminen Menojen ja tulojen valvonta Menojen hyväksymisvaltuudet Laskutus Saatavien valvonta Tulotositteiden seuranta Arvonlisävero Sisäisen laskennan periaatteet Rakennustilien hyväksyminen Suunnittelu Suunnitteluohjeet Suunnitelmien hyväksyminen ja täytäntöönpano Rahatoimen hoito Toimivalta Sijoituspolitiikka Vieraan pääoman käyttö Maksuliikenteen hoito Riskienhallinta Pääperiaatteet Omaisuusvakuutukset Vastuuvakuutus Tapaturmavakuutus... 13

3 3 1. Sisäinen valvonta 1.1. Johdanto Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla tunnistetaan, ennaltaehkäistään ja hallitaan riskejä. Se tarkoittaa toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla ylläpidetään, edistetään ja parannetaan toiminnan tuloksellisuutta. Sillä pyritään kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolelliseen ja taloudelliseen hoitamiseen. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että kunnan toiminnan tarkoitus ja asetetut tulostavoitteet on saatettu tiedoksi organisaation kaikille tasoille ja että asetettujen tulostavoitteiden toteutumista seurataan. Sisäisellä valvonnalla pyritään varmistamaan myös se, että organisaation sisäinen yhteistoiminta on riittävä kaikilla tasoilla ja toiminta on kuntalaisia mahdollisimman hyvin palvelevaa. Jokainen kunnan palveluksessa oleva henkilö on velvollinen omalta osaltaan noudattamaan toimintaa koskevia lakeja, kunnan toimintasääntöjä, kunnan toimielinten ja johdon tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita sekä pyrkimään omalta osaltaan saavuttamaan yksikölle asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja vastaavat sisäisen valvonnan järjestämisestä ja hoitamisesta ennen kaikkea rahoitus- ja tietoriskien tunnistamiseksi, ennaltaehkäisemiseksi ja hallitsemiseksi. Toimialajohtajien vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen ennen kaikkea toiminnan riskien ja tietoriskien tunnistamiseksi, ennaltaehkäisemiseksi ja hallitsemiseksi. Tulosalueiden ja -yksiköiden johdon vastuulla on sisäisen valvonnan järjestäminen ja hoitaminen ennen kaikkea henkilöriskien, omaisuuden vahinkoriskien ja tietoriskien tunnistamiseksi, ennaltaehkäisemiseksi ja hoitamiseksi. Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, sisäiseen tarkastukseen ja luottamushenkilöiden suorittamaan seurantaan. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa, toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Jokainen esimies vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, aiotulla, hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Tulosalueiden ja yksiköiden johdon vastuulla on huolehtia siitä, että sisäistä tarkkailua on riittävästi henkilöriskien, omaisuuden vahinkoriskien ja tietoriskien tunnistamiseksi, ennaltaehkäisemiseksi ja hoitamiseksi. Erityisesti on järjestettävä toiminnallisten, taloudellisten ja laatutavoitteiden seurantaa palveleva ja sisäisen tarkkailun kannalta tarkoituksenmukainen tiedonkulku ja raportointi. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa, joka kohdistuu mm. rahoitus-, vaihto- ja käyttöomaisuuteen. Tarkastuksen kohde tietää olevansa arvioinnin kohteena. Sisäinen tarkastus tapahtuu toimivan johdon toimesta. Toimialajohtajan on tarkastettava tarvittaessa ja vähintään kerran vuodessa kassat, varastot ja vakuudet. Vaihto- ja käyttöomaisuuden tallellaolo ja kunnossapidon taso todetaan katselmuksin ja pistokokein. Tarkastuksista on laadittava pöytäkirja. Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat velvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu.

4 1.2. Projektien valvonta Tilintarkastajan tehtävänä on kunnan hallintoa ja taloutta tarkastaessaan arvioida ja raportoida sisäisen valvonnan tarkoituksenmukaisuus, riittävyys ja toimivuus. Osakkuusyhteisöjen ohjauksesta ja valvonnasta vastaa kunnanhallitus. Lautakunta huolehtii toimialaansa kuuluvan yhteisön toiminnan seurannasta. Käytännön toiminnan seurannasta vastaavat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat, jotka ovat velvollisia ilmoittamaan havaitsemistaan epäkohdista kunnanhallitukselle. Merkittävistä hankkeista, kehittämiskohteista ja muista projekteista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat, nimettävä vastuuhenkilöt, määriteltävä vastuunjaot, aikataulut, kustannusarviot, rahoitus ja seurannan järjestäminen (kenelle raportoidaan ja milloin) erillisissä projektiohjeissa tarkemmin määritellyllä tavalla Raportointi- ja informointijärjestelmä 1.4. Henkilöstöhallinto Raportointijärjestelmillä seurataan toiminnan tuloksellisuutta eli talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa asetettujen toimintatavoitteiden ja määrärahojen toteutumista. Toimialajohtajat ja tulosalueiden ja -yksiköiden vastuuhenkilöt vastaavat tuloksellisuuden valvonnasta. Raportointi- ja informointijärjestelmä on rakennettava siten, että se palvelee toiminnan johtamista kaikilla tasoilla. Eri järjestelmistä tulostettavat raportit eivät saa olla ristiriidassa kirjanpidon tuottamien raporttien kanssa. Talousarvion toteutumisesta raportoidaan valtuustolle tilanteesta ja Kunnanhallitukselle raportoidaan samoina ajankohtina lisäksi maksuvalmiudesta ja saatavista. Raportoinnista vastaavat hallintojohtaja ja toimialajohtajat. Lautakunnille ja tulosyksiköille tulee raportoida toiminnan ja talouden toteutumisesta vähintään vuosikolmanneksittain. Raportoinnista vastaavat toimialajohtajat. Tulosyksiköiden esimiesten on raportoitava talousarviossa ja käyttösuunnitelmissa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja sisäisessä valvonnassa esille tulleista havainnoista tulosalueiden tilivelvollisille ja nämä edelleen toimialajohtajalle ja kunnanjohtajalle. Raportoinnin yhteydessä on tehtävä esitys tarpeellisista toimenpiteistä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi ja sisäisessä valvonnassa mahdollisesti esille tulleiden epäkohtien korjaamiseksi. Raportointivälineenä käytetään atk-pohjaista menetelmää aina kun se on mahdollista. Henkilöstön käytön tulee olla tehokasta, tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Päätettäessä vakinaisen viran- tai toimenhaltijan tai sijaisen palkkauksesta, on selvitettävä viran tai toimen täyttämiseen liittyvät virka- ja työehtosopimusten sekä kunnan määräykset ja ohjeet. Harkinnanvaraisista virka- ja työehtosopimukseen perustuvista palvelussuhdeasioista päättää kunnanhallitus. Henkilöriskejä on pyrittävä välttämään vaihtamalla työtehtäviä, edistämällä sisäistä liikkuvuutta tehtävästä toiseen, laajentamalla työn sisältöä, tiimi- ja parityöskentelyllä sekä estämällä vaaralliset työyhdistelmät. Maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi tilivelvollisille lähetetään palkanmaksupäivittäin kunkin tulosalueen 4

5 menoerittely, jonka hän tarkistaa, allekirjoittaa ja palauttaa palkkalaskentaan kuukauden kuluessa. 5 Keskushallinto hoitaa palkkalaskennan keskitetysti. Palkkalaskennassa tarvittavien esitietojen toimittamisesta ja oikeellisuudesta vastaavat tilivelvolliset viranhaltijat ja muut esimiehet kukin alaisensa henkilöstön osalta. Tiedot toimitetaan kirjallisina ja allekirjoitettuina. Henkilöstöjärjestelmässä ylläpidetään tarvittavat rekisterit ja tuotetaan tiedot kirjanpitoon ja viranomaisille Viranhaltijapäätökset 1.6. Tietojenkäsittely 1.7. Arkistointi 1.8. Sopimukset Viranhaltijapäätösten sisäisessä tarkkailussa tulee kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin: - onko päätökset tehty toimivallan puitteissa - ovatko päätökset olleet nähtävillä - onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille - miten asia tulee tiedoksi asianomaiselle toimielimelle. Päätöksiä tehdessään ja muutoinkin päätöksentekoon osallistuessaan viranhaltijoiden on jo ennakolta varmistuttava siitä, etteivät ole kyseisiin asioihin nähden esteellisiä. On huomattava, että esteellinen henkilö ei voi osallistua kyseisen asian valmisteluunkaan. Päävastuu esteellisyyden ilmoittamisesta on asianomaisella henkilöllä itsellään. Siitä huolimatta esimiesten tulee valvoa yksikkönsä päätöksenteon esteettömyyttä. Kunnan viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden esteellisyydestä on kuntalain ohella noudatettava hallintolain 10 ja 11 :n säännöksiä. Hallintosäännön mukaiset päätösvallan siirtopäätökset on ilmoitettava keskushallinnossa pidettävään rekisteriin. Päätöksiin oikeutettujen henkilöiden poissa ollessa päätökset tekee sijainen. Kunkin esimiehen on tarkastettava vähintään kerran vuodessa välittömien alaistensa tekemiä viranhaltijapäätöksiä. Toiminnasta vastaavien esimiesten on varmistettava tietojärjestelmien turvallisuus sekä fyysisen että tietoturvallisuuden osalta. Esimiesten on huolehdittava siitä, että käytössä olevista atk-ohjelmista on ajantasalla olevat menetelmäkuvaukset, päätöksiin perustuvat käyttöoikeudet sekä selvitys suojaus- ja varmistustoimista. Kunnan tietoturvallisuuden hoitamisesta on annettu erillisohjeet. Tietoturvavastuuhenkilöiden tulee valvoa sovellusten kontrollien riittävyyttä ja käyttöoikeuksien asianmukaisuutta. Arkistointia ohjaa ja valvoo keskusarkistonhoitaja, joka ylläpitää arkistointiohjeita. Toimialat vastaavat omasta arkistotoimestaan arkistovastaavan toimesta. Esimies on vastuussa yksikkönsä arkistotoimesta ja arkistojen hyvästä hoidosta. Asianhallintaa ja arkistotoimea ohjaavat arkistolaki, julkisuuslainsäädäntö, laki sähköisestä asioinnista hallinnossa, henkilötietolaki sekä hallintolaki. Asiakirjojen ja sopimusten allekirjoittamisesta on määräykset hallintosäännön pykälässä 52. Sopimusten laadinta, sopimusten noudattaminen ja valvonta sekä sopimusten vanhentumisaikojen seuranta ovat sopimuksen allekirjoittaneen hallintokunnan vastuulla. Hallintokunnat ylläpitävät omaa sopimusrekisteriään. Sopimuksista seuraavat mahdolliset taloudelliset vastuut (esim. lunastusvelvollisuudet) on raportoitava.

6 6 Sopimuksista ja niiden irtisanomisista on toimitettava jäljennös ao. laskuttajalle ja/tai kirjanpitoon laskutuksen ja maksusuoritusten seurantaa varten. Hallintokunnat valvovat että sopimuksen mukaiset laskutukset tehdään säännöllisesti ja sopimuksista aiheutuvat velvoitteet maksetaan säännöllisesti. 2. Materiaalihallinto 2.1. Hankinnat Hankintaperiaatteet Kunnan hankinnat ovat luonteeltaan julkisia hankintoja, joissa noudatetaan hankintalakia, (348/2007) erityisalojen hankintalakia (349/2007) ja lakeja täydentävää hankinta-asetusta (614/2007) alkaen. Kunnanhallitus on viimeksi hyväksynyt Kuntaliiton suosituksen mukaiset `Parikkalan kunnan yleiset hankintaohjeet`. Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausten ympäristövaikutukset sekä kierrätysmahdollisuudet. Kilpailuttaminen Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Tarjousta pyydettäessä kokonaistaloudellisuuden kriteerit tulee yksilöidä ja ratkaisun perusteluna on käytettävä ko. kriteereitä. Kilpailuttamisen voi kunnan puolesta hoitaa Etelä-Karjalan hankintapalvelut yksikkö. Kilpailuttaminen toteutetaan kulutustavarahankinnoissa 1 3 ja palveluhankinnoissa 1 5 vuoden välein. Uudisrakentamiseen ja kiinteistöjen peruskorjaukseen liittyvät työt kilpailutetaan tapauskohtaisesti. Tuntityönä teetettävien suunnittelu- ja korjaustöiden tuntitaksat kilpailutetaan vähintään kolmen vuoden välein. Hankinnat on aina suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti ja niissä on käytettävä hyväksi kaikki kilpailumahdollisuudet. Hankinnoissa on ehdottomasti noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Kynnysarvot Käytännössä ohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Kuntaliiton suosituksen mukaisessa hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja -asetuksen yksityiskohtaiset velvoitteet. Ilmoitusvelvollisuus Lainsäädännön keskeisin muutos on hankintoja koskevan ilmoitusvelvollisuuden laajeneminen. Hankintailmoituksia sisältävässä HILMA-järjestelmässä on lähtien ilmoitettava kaikista kynnysarvon ylittävistä tavara- ja palveluhankinnoista sekä urakoista. HILMA on kauppa- ja teollisuusministeriön ylläpitämä sähköinen ilmoituskanava. Ilmoituskanavan käyttötunnukset toimitetaan tarvittaessa hallintokunnille. Hankintamenettelyn vaiheet Hankintamenettelyä harkittaessa on ensin tutkittava onko kyseessä kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Kansallisen kynnysarvon ylittävässä hankinnassa noudatetaan hankintalakia. EU:n kynnysarvon ylittävässä hankinnassa noudatetaan hankintalain lisäksi EY:n hankintadirektiiviin perustuvia asetuksia. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan kunnan ohjeistusta.

7 7 Hankinnan arvon laskennan perusteena käytetään hankittavan tavaran, palvelun tai rakennusurakan ennakkoon arvioitua kokonaisarvoa ilman arvonlisäveroa. Kunnan hankinnat on hajautettu eri hallintokunnille ja osa hankinnoista tehdään keskitetysti yhteishankintana Etelä-Karjalan Hankintapalveluyksikön kautta. Osa hankinnoista voidaan toteuttaa keskitetysti puite- tai vuosisopimuksina. Hankintatarpeen kartoitus Hankinnan tarpeellisuus harkitaan aina erikseen ja yhteishankintamahdollisuudet on tutkittava. Hankinnan suunnittelussa on varmistettava määrärahojen riittävyys, hankintapaikkojen ja tarjolla olevien tuotteiden ja palvelujen sopivuus ja saatavuus, hankinnan aikataulu ja hankintamenettelyn valinta. Hankintaprosessi Hankintaprosessissa on useita vaiheita hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu hankinnasta ilmoittaminen tarjouspyynnön laadinta tarjouspyynnön lähettäminen ehdokkaille tarjousten vastaanotto tarjousten avaaminen tarjoajien kelpoisuuden tarkastus tarjousten sisällön tarkastus tarjousten vertailu hankintapäätöksen tekeminen hankintapäätöksestä tiedottaminen hankintasopimuksen tekeminen. Hankinnan eri vaiheista on yksityiskohtaisempaa tietoa kunnanhallituksen hyväksymissä Kuntaliiton suositusten mukaisissa ohjeissa. Kunnanhallituksen päätöksen tavarahankintaa voidaan pitää vähäisenä, jos se on alle euroa ja muissa palveluhankinnoissa euroa. (Kuntaliiton suosituksen mukaisesti.) Erillinen viranhaltijapäätös on tehtävä kaikista yli euron (tavarahankinta) tai euron (palveluhankinta) hankinnoista. Hankintapäätökset Yksittäisistä tarvike- ja irtaimen kaluston hankinnoista voidaan päättää määrärahojen puitteissa ja tarpeen mukaan hallintosäännössä annetuin valtuuksin. Kaikista kilpailutetuista hankinnoista tehdään valitusosoituksella varustettu viranhaltija- tai toimielimen päätös, joka lähetetään tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. Myös yhteishankintoina kilpailutetuista hankinnoista on tehtävä valituskelpoinen päätös kunnassa ellei nimenomaisesti muuta sovita Vuosikuluksi kirjattavat ja aktivoitavat hankinnat Vuosikuluksi kirjataan kaikki kunnossapitohankinnat ja alle maksavat laite- ja kalustohankinnat ja alle maksavat peruskorjaus- ja uudisrakennuskohteet. Vuosikuluksi kirjattavat hankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. Investointiosan laite- ja kalustohankinnat perustuvat taloussuunnitelman liitteenä olevaan hankintasuunnitelmaan. Investointina käsitellään yli irtaimistohankinnat ja yli uudisrakennus- ja peruskorjauskohteet.

8 Toimitilojen hallinta Toimitilojen tehokas käyttö Vastuu toimitilojen tehokkaasta käytöstä on niitä hallitsevalla toimielimellä ja henkilöstöllä. Tehokas käyttö tarkoittaa sekä käytettävien tilojen määrän että ylläpitokustannusten minimoimista. Toimitilojen tehokkaan käytön kannalta on tärkeää myös se, ettei millään toimielimellä ole hallinnassaan tarpeetonta toimitilaa puhumattakaan siitä, että kunnan omaisuutta jäisi johonkin isännättömänä käyttöä vaille. Vapautuvista toimitiloista ja laitteista on välittömästi ilmoitettava kunnanhallitukselle. Ensisijaisesti toimitilatarpeet pyritään tyydyttämään nykyisten tilojen uudelleenjärjestelyllä. Kunnossapitohankkeiden toteuttaminen Kunnassa on käytössä keskitetty kiinteistöjen hallintajärjestelmä, jota hoitaa tekniseltä toimi. Toimitiloissa on suoritettava yhteistyössä teknisen toimen kanssa riittävän usein kuntokatselmukset, joista raportoidaan toimialajohtajalle. Koska vastuu käyttötalouden määrärahoista on ao. tulosalueen toimielimellä ja esimiehellä, edellytetään, että kaikki kunnossapitohankkeet tehdään yhteistyössä toimitiloja hallitsevan henkilöstön kanssa ja kustannusarvioltaan yli hankkeista on tehtävä toteuttamisaikataulun sisältävä suunnitelma, joka on käsiteltävä ao. tulosalueen toimielimessä. Valmistumisen jälkeen on myös kunnan omana työnä tehdyissä hankkeissa pidettävä vastaanottotarkastus, jossa suunnitelmien noudattaminen ja kustannukset todetaan Omaisuusrekistereiden pitäminen Keskushallinnossa on kunnan omistamista maa-alueista luetteloa, johon kustakin kiinteistöstä merkitään seuraavat tiedot: 1. sijaintikunta 2. kylä 3. tilan nimi 4. rekisterinumero pinta-ala 5. lainhuudon myöntämispäivä Investointiosan määrärahoilla hankituista, poistonalaisista hankinnoista pidetään kirjanpidossa erillistä hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaista käyttöomaisuuskirjanpitoa. Vuosikuluksi kirjattavista yli euroa maksavista pitoajaltaan yli 3 vuotta olevista omaisuusesineistä pidetään joko kustannuspaikoittain tai toimialoittain erillistä irtaimistoluetteloa tai käyttöomaisuuskirjanpidon yhteydessä pidettävää luetteloa. Toimielinten on nimettävä henkilöt, jotka vastaavat luetteloiden pidosta. Lisäksi voidaan pitää laitteiden huoltotoiminnan kannalta tarpeellisia omaisuusrekistereitä. Irtaimistoluetteloon merkitään esineen taikka esineryhmän nimi, lukumäärä, säilytyspaikat, hankintahinta ja -paikka sekä valmistenumero. Irtaimistoluetteloiden pohjana on hankintaa koskeva laskujäljennös, siirto- ja saapumisilmoitukset tai hyväksytyt hävityspöytäkirjat. Luettelonpitäjän tulee säilyttää nämä tositteet aikajärjestyksessä vuosittain numeroituina. Irtaimiston siirroista tulosyksiköstä taikka toimipaikasta toiseen laaditaan kahtena kappaleena siirtoilmoitus, jonka allekirjoittavat lähettäjä ja vastaanottaja. Rekistereihin merkitty omaisuus inventoidaan käyttäjäyksikön toimesta tarvittaessa tai vähintään kolmen vuoden välein. Inventoinnin perusteella laaditaan luettelo poistettavista esineistä. Poistoista ja jatkotoimenpiteistä päättää toimialajohtaja tai tulosalueen esimies. Poistettavat esineet on laitettava mahdollisuuksien mukaan kierrätykseen tai ne voidaan myydä teknisen toimen järjestämässä huutokaupassa tai pienehköt esineet selvissä tapauksissa toimialajohtajan päätöksellä.

9 9 3. Menojen ja tulojen valvonta 3.1 Menojen hyväksymisvaltuudet 3.2 Laskutus Laskujen hyväksyjät määrää kunkin tulosalueen toimielin valtuustokausittain. Hyväksyjiksi tulee määrätä tulosalueiden tai -yksiköiden tilivelvollisia tai vastuuviranhaltijoita. Mikäli olosuhteissa tapahtuu muutoksia määräykset muutetaan välittömästi. Määräykset toimitetaan tiedoksi kirjanpitoon. Palkkalaskennasta tulevat palkkojenmaksulistat hyväksyy hallintojohtaja. Laskujen käsittely tapahtuu sähköisesti. Tavaran tai palvelun tilaaja / vastaanottaja vahvistaa, että tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Hyväksyjä tarkastaa, että lasku on muodollisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, hinnat ja maksuehdot ovat sovitun mukaiset, tositteessa on oikea tilimerkintä ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha ja tarvittaessa asianmukainen päätös. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Kunnan saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia ja kunnan hallintosääntöä sekä ottaen huomioon hyvän kauppatavan ja asiakaspalvelun vaatimukset. Laskun laatimisesta ja asiakkaalle lähettämisestä huolehtii ao. toimialan toimisto tai laitos, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. Lasku on laskutuksen yhteydessä rekisteröitävä myyntireskontraan. Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot ja että laskutus niiden perusteella saadaan yksiselitteiseksi. Sopimuksessa, tilausvahvistuksessa tai muussa toimitukseen liittyvässä asiakirjassa on mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraamukset. Lasku on laadittava selkeälukuiseksi. Siitä tulee ilmetä: 1. Laskuttaja (Parikkalan kunta tai tarkempi) 2. Velallisen nimi ja asiakasnumero 3. Laskutusosoite ja myös maksaja, jos tämä on toinen kuin velallinen 4. Laskun päiväys ja numero 5. Laskun eräpäivä 6. Veloituksen perusteet, kuten kohde, määrä ja aika riittävästi yksilöityinä 7. Laskutettava rahamäärä ja siihen mahdollisesti sisältyvä arvonlisävero perusteineen 8. Maksun myöhästymisestä aiheutuva viivästyskorko 9. Maksupaikat Laskussa ei saa esiintyä maksettavan rahamäärän kohdalla korjauksia. Laskutuksen jälkeen havaittu virhe korjataan hyvityslaskulla. Laskujen numerointi on järjestettävä sellaiseksi, että laskut ovat yksilöitävissä ja laskutuksen hoito valvottavissa. Saatava on laskutettava viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa. Alle 20 euron laskut jätetään jatkuvissa laskutuksissa kertymään seuraaviin laskutuksiin (=vesi- ja jätevesilaskut). Kertalaskutuksissa

10 3.3 Saatavien valvonta 10 ja jatkuvissa laskutuksissa vuoden viimeisessä laskutuksessa kaikki vähintään 10 euron laskut tulostetaan ja lähetetään asiakkaille. Eräpäivä on määrättävä pankkipäiväksi siten, että maksuaika on 14 vrk laskun asiakkaalle saapumisesta. Postin perillemenoajaksi lasketaan kolme arkipäivää. Laskut on pääsääntöisesti maksettava kunnan pankkitileille. Asiakkaan niin vaatiessa on kassanpitoon oikeutetun henkilön otettava maksu vastaan myös käteisellä. Tällöin asiakkaalle ja kunnalle on annettava suorituksesta kuitti, johon merkitään laskun numero ja asiakasnumero. Lasku on voitava maksaa asiakkaan valitsemassa rahalaitoksessa. Maksu katsotaan suoritetuksi kunnalle sinä päivänä, jolloin rahalaitoksen kassa on sen kuitannut. Laskujen perintää tarkkailevat laskutuksesta vastaavat yksiköt. Maksutarkkailu tulee suorittaa heti kunkin laskutuskerran eräpäivän jälkeen, kun ajoissa tapahtuneet suoritukset on kirjattu rahalaitoksista kunnan tileille. Maksumuistutus lähetetään heti maksutarkkailun jälkeen ja siinä annetaan täsmällinen takaraja laskun hoitamiseen ja ilmoitetaan mahdollisen laiminlyönnin seurauksista. Maksumuistutuksesta peritään 5 euron maksu. Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää taikka käyttää muita keinoja kunnan vahingon pienentämiseksi. Kunnan saatavat voidaan kuitata velallisen mahdollisista saatavista kunnalta ilmoittamalla tästä velalliselle. Jos velallinen ei pysty suoriutumaan maksusta eräpäivään mennessä, voi velallinen esittää lykkäyspyynnön toimialajohtajalle, joka päättää myöntämisestä päättää, milloin lykkäystä pyydetään enintään 3 kuukaudeksi ja muulloin kunnanhallitus. Lykkäystä myönnettäessä on ehdoksi asetettava viivästyskoron maksu alkuperäisen laskun mukaisena, ellei kunnanhallitus erityisestä syystä toisin päätä. Mikäli maksukehotus ei johda tulokseen, eikä maksulykkäystä ole myönnetty, on ryhdyttävä pakkoperintään. Tämän tulee tapahtua viimeistään 3 kk kuluessa alkuperäisestä eräpäivästä. Jos saatava on perittävissä ilman tuomiota tai päätöstä, laskuttaja lähettää maksun perusteena olevat asiakirjat ulosottoviranomaiselle pakkoperintää varten. Muut maksamatta olevat kunnan saatavat peritään oikeusteitse. Mikäli saatavaa ei saada perityksi pakkokeinoinkaan, se voidaan poistaa tileistä. Saatavien tileistä poistamisesta päättää hallintojohtaja. Kirjanpidosta lähetetään perinnästä palautuneet ja tileistä poistetut saatavat jälkiperintään perintätoimistolle. 3.4 Tulotositteiden seuranta 3.5 Arvonlisävero Kunnalle vastaanotetuista käteismaksuista on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti tai kassakoneella laskuun tehty kuittaus. Jos maksua ei ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, on tulotositteeksi jäävään kappaleeseen otettava maksajan allekirjoitus. Tulotositteesta on selvittävä luovutettu suorite. Numeroiduista tulotositesarjoista sekä tositteiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään luetteloa kirjanpidossa, jossa kaikki tulojen perimiseen käytettävät kuitit on kuitattava. Käytössä on tällä hetkellä yksi maksupääte teknisessä toimistossa. Kunnan toiminta arvonlisäveron osalta jakaantuu verolliseen ja verottomaan toimintaan. Toiminta voi olla myös osittain verollista ja osittain verotonta toimintaa. Toimi-

11 11 alat laskevat / arvioivat omalta osaltaan vuosittain jakosuhteen verolliseen ja verottomaan toimintaan. Arvonlisäveroon liittyviä ohjeita antaa pääkirjanpitäjä. Vastuu arvonlisäveron merkitsemisestä laskuihin on kullakin laskuttajalla ja laskun hyväksyjällä. Arvolisäverokannat lukien ovat seuraavat: - yleinen verokanta 23 % - elintarvikkeet ja rehut 13 % - ravintola- ja ateriapalvelut 13 % - kuljetus, majoitus, kirjat, lääkkeet ym. 9 % Käännetty arvonlisäverotus , koskee lähinnä rakennuspalvelujen ostoa ja myyntiä. Parikkalan kunnassa noudatetaan käännettyä arvonlisäverotusta Sisäisen laskennan periaatteet Talousarviossa valtuustolle vahvistettavaksi esitettäviin käyttötalousosan määrärahoihin ja tuloarvioihin sisällytetään myös sisäiset menot ja tulot. Talousarviovuoden aikana sisäisten erien kohdistaminen tapahtuu etukäteen vahvistetuilla hinnoilla. Sisäiset hinnat ovat omakustannushintoja, jotka sisältävät toiminnan välittömät kustannukset, välilliset kustannukset ja pääomakustannukset. Pääomakustannukset käsittävät suunnitelman mukaiset poistot. Yksikköhintojen laskeminen tapahtuu erikseen vahvistettujen perusteiden mukaisesti Rakennustilien hyväksyminen Jokaisesta kokonaiskustannuksiltaan yli euron investointihankkeesta on tehtävä erillinen tiliselvitys, joka annetaan tiedoksi kunnanvaltuustolle. 4. Suunnittelu 4.1. Suunnitteluohjeet Tarvittavat suunnitteluohjeet ja taloussuunnitelman ja -arvion laatimisohjeet eri toimielimille antaa kunnanhallitus. Taloussuunnittelu perustuu tulojen arviointiin, jonka perusteella toimielimille annetaan menojen kasvuraja tai tulosalueittaiset raamit menoille Suunnitelmien hyväksyminen ja täytäntöönpano Alustavat käyttösuunnitelmat toimivat valtuustolle valmisteltavan talousarvioehdotuksen pohjana ja täsmentyvät toimielinten hyväksymiksi käyttösuunnitelmiksi mahdollisimman pian valtuuston vahvistaman talousarvion käsittelyn jälkeen. Valtuuston hyväksymän talousarvion ja -suunnitelman täytäntöönpano-ohjeet antaa kunnanhallitus. Suunnitelmista tiedotettaessa noudatetaan hallituksen hyväksymiä tiedotusohjeita. 5. Rahatoimen hoito 5.1. Toimivalta Rahatoimen hoidosta vastaa kunnanhallitus valtuuston mahdollisesti antamien ohjeiden ja valtuuksien pohjalta. Käytännön rahatoimesta huolehtii kirjanpito hallintojohtajan alaisuudessa.

12 Sijoituspolitiikka Pankkitilien käyttöoikeudesta päättää kunnanhallitus. Pankkitilien avaamisesta, lopettamisesta, käteiskassapisteistä ja luottokorttien käyttöoikeudesta päättää hallintojohtaja. Kunnan rahatoimi on hoidettava tuottavasti ja taloudellisesti. Käteisvarojen ja maksuliikennetileillä olevien varojen määrä ei saa ylittää kuukauden kassastamaksujen arvioitua määrää, ellei ko. tileiltä saatava korko ole kilpailukykyinen erillisten sijoitusten tai talletusten kanssa. Poikkeuksen voi muodostaa meneillään oleva suuri hanke, jossa kertalaskut ovat huomattavan suuret. Em. määrän yli menevien varojen sijoittamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita: sijoittamisessa ei saa ottaa sellaista riskiä, joka vaarantaisi sijoitettavan pääoman sijoituspäätös ei saa vaarantaa maksuvalmiutta, joka on maksuvalmiussuunnitelmalla tai muulla tavoin arvioitu tuottavaa sijoitusta ei ole syytä purkaa, jos vastaavasta tilapäisrahoituksesta aiheutuvat kulut ovat sijoituksen tuottoa pienemmät. Kunnanvaltuusto on hyväksynyt kunnan sijoitustoiminnan perusteet Vieraan pääoman käyttö Vieraan pääoman hankinnan on oltava toiminnallisesti ja taloudellisesti perusteltua. Pitkäaikaisten lainojen käyttö suuremmissa hankkeissa vahvistetaan talousarviossa. Lainan ottaminen tapahtuu eri rahoittajien kilpailuttamisen jälkeen. Lainaehdot ja lainanantaja on tunnettava ennen lainapäätöksen tekoa. Kunnan lainasalkussa on oltava korkosidonnaisuuksiltaan ja takaisinmaksuajoiltaan erilaisia lainoja, joiden tasapainoa valvoo kunnanhallitus Maksuliikenteen hoito Keskushallinto hoitaa maksuliikennettä. Kunnalla on maksuliikenteen hoidosta sopimukset Etelä-Karjalan Säästöpankin, Nordea Pankin, Parikkalan Osuuspankin, Uukuniemen Osuuspankin ja Sampo Pankin kanssa. Maksuliikenne hoidetaan konekielisesti. Maksuliikenteen menetelmistä ja työtavoista päättää hallintojohtaja tarvittaessa yhteistyössä rahalaitoksen kanssa. Maksuvalmius ennakoidaan maksuvalmiussuunnitelmalla, joka tehdään vuodeksi kerrallaan kuukauden tarkkuudella ja annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle. Lyhyemmän aikavälin maksuvalmiuden hoidossa hyödynnetään ostoreskontraa. Laskujen ja palkkojen maksuunpanoluettelot hyväksyy maksettavaksi tilinkäyttövaltuudet omaava viranhaltija. Toimittajarekisterin ylläpitäminen ja laskujen maksatus ei saa olla saman henkilön tehtävänä. Rahavarat säilytetään rahalaitoksissa hallintojohtajan määräämillä tileillä. Arvopaperit säilytetään arvo-osuustileillä ja kunnanvirastossa lukitussa ja paloturvallisessa paikassa. Arvopapereista pidetään luetteloa keskushallinnossa.

13 Käteiskassojen varoista ei saa suorittaa kunnan menoja. Käteiskassat on tilitettävä pankkiin aina kuukauden viimeisenä pankkipäivänä ja perustamispäätöksessä määrätyn enimmäismäärän täyttyessä muulloinkin. Kassanhoitajan ottaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja maksajalle on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti tai kassakonekuitti, joista jäävät valvontakappaleet kunnan kirjanpitoon. Ellei maksua ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, on tulotositteeksi jäävään kappaleeseen otettava maksajan allekirjoitus. Arvopostin vastaanottajista päättää kunnanjohtaja. Annetuista pysyväisvaltakirjoista pidetään hallintotoimistossa luetteloa. Valtakirja on peruttava heti, kun se käy tarpeettomaksi Riskienhallinta 6.1. Pääperiaatteet Kunnan riskit ovat yleensä toiminnallisia riskejä, rahoitusriskeja tai vahinkoriskejä. Kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisessa ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Vakuutukset perustuvat yhdessä vakuutusyhtiöiden kanssa tehtyihin kartoituksiin. Kunnan toiminta- ja omaisuusriskeihin varaudutaan vakuutuksilla. Käytettävät vakuutusmuodot ovat omaisuusriskivakuutus, vastuuvakuutus ja vapaaehtoinen tapaturmavakuutus sekä lakimääräiset tapaturmavakuutukse työnantajana. Vakuutusten omavastuista päättää kunnanhallitus. Kunnan vakuutukset on kilpailutettu 2010 niin, että uudet sopimukset ovat tulleet voimaan Omaisuusvakuutukset 6.3. Vastuuvakuutus 6.4. Tapaturmavakuutus Kunnan rakennuksilla ja niihin sisältyvällä irtaimistolla on omaisuusriskivakuutus. Kunnan moottoriajoneuvoilla on lakisääteinen liikennevakuutus ja vapaaehtoinen palo-, varkaus- ja hirvivahinkovakuutus. Uusille ajoneuvoille voidaan ottaa ns. täyskaskovakuutus enintään 3 v määräajaksi. Kunnan metsillä on erillinen metsävakuutus. Kunnalla on julkisyhteisön vastuuvakuutus, joka peittää sen korvausvelvollisuuden, johon kunta voi joutua ulkopuoliselle tai omalle työntekijälle aiheutetusta henkilö-, esine- tai varallisuusvahingosta. Vakuutuksesta korvataan myös henkilörekisterilain 42 :ssä tarkoitettu taloudellinen vahinko. Kunnalla on kunnan vapaaehtoinen tapaturmavakuutus, jonka piiriin kuuluvat kunnan asukkaat, jotka osallistuvat kunnan järjestämiin ja valvomiin toimintoihin. Vakuutus on voimassa kaikkialla Suomessa.

14 14 Tämä ohje on hyväksytty kunnanhallituksessa ja tulee voimaan Tällä ohjeella kumotaan kunnanhallituksen hyväksymä Yleisohje sisäisestä valvonnasta ja hallintosäännön taloutta koskevien määräysten täytäntöönpanosta.