Maksatuksen tilannekatsaus ja menettelytavat. Sirpa Nummila

Transkriptio

1 Maksatuksen tilannekatsaus ja menettelytavat Sirpa Nummila SA

2 Tutkimusrahoitusprosessin kehittäminen, valmistelu ja toimeenpano Hakuvaiheen prosessit, maksatusvaiheen prosessit, talouden seuranta ja varainkäytön valvonta Joustavan ja virheettömän maksatusmenettelyn turvaaminen Vahvistaa tutkimusrahoituksen myöntöprosessiin ja hankkeiden seurantaan osallistuvien talousosaamista Luoda tehokkaat ja kansallisesti yhdenmukaiset käytännöt tutkimusrahoituksen osoittamisessa ja hankeraportoinnissa

3 Maksatuksen tilannekatsaus Valmistautuminen oman organisaation uusiin järjestelmiin sekä raportointijärjestelmien kehittäminen Valmistautuminen toimimaan Akatemian uudessa sähköisessä järjestelmässä sekä uudessa KKM-hankemuodossa, monia selviteltäviä asioita esim. kustannuslaskennan ydin-kysymykset, myös talousosaamisen vaatimukset kasvaneet Yhteistyö suorituspaikoissa tietohallinto-osaston kanssa tarpeen tietovaraston tuottamien henkilötyötiedostojen osalta, sisäinen laskenta ja kustannusten vyöryttäminen (työajanseurannan tietojärjestelmät)

4 Maksatuksen tilannekatsaus Henkilötyötietojen avulla varmistetaan maksatuspyyntöjen henkilöstökustannusten oikeellisuus, projektille tehollisen työajan suhteessa kohdistetut palkat aiheuttamisperiaatteen mukaan (vrt. rahoituspäätös) Akatemian hankkeet palkkapainotteisia (HSK, YK) Tukihenkilöstön työ välillisesti YK-kertoimen kautta YK sisältää kustannukset, joita ei ole järkevää (tai mahdollista) kohdistaa suoraan laskentakohteelle (vrt. Stream-raportti)

5 Maksatuksen tilannekatsaus Kertoimet lasketaan tilinpäätöstiedoista, kalenterivuosittain Omarahoitusosuuden kattaminen, rahoitusprosentin soveltaminen Akatemian eri hankemuodoissa eroja hyväksyttävien kustannuslajien osalta Akatemiaan lähetettyjen maksatuspyyntöjen ja niihin kohdistettujen henkilötyötiedostojen yhteneväisyys (kaudet täsmäävät ja palkkasummat täsmäävät, jos toimitetaan erillään)

6 Maksatuksen tilannekatsaus Miten puutteelliset maksatuspyynnöt voidaan korjata, mitä pitää päivittää & miten, korjataan virheet pikaisesti Kaikkiin kysymyksiin ei löytynyt heti vastauksia suorituspaikoissa ja Akatemian talousyksikössä, paljon selviteltäviä asioita vuodenvaihteessa Lisäksi ilmeni jonkin verran teknisiä ongelmia järjestelmissä sekä Itellan välityspalveluissa (tiedonsiirtovirheitä) Harjoittelua sekä Akatemiassa että suorituspaikoissa

7 Maksatuksen tilannekatsaus Ohjeistukset selkiytyneet, toimintatavat vakiintuneet Hyvä yhteydenpito auttaa ongelmien ratkomisessa Akatemian järjestelmä kertoo nopeasti maksatuksen tilanteen kunkin suorituspaikan kohdalla, palvelua on hyvä käyttää, kysykää epäselvyyksistä talousyksiköltä, selvitä poikkeavuudet ennalta (esim. +/- 15 %) Viimeisen maksatuserän (syys-joulu 2010) käsittelyssä viiveitä, suorituspaikat toimittivat maksatuspyyntöjä tammikuun lopulla, joissa oli vielä puutteita. Ongelmaa oli myös määrärahan seurannassa (päättyvät hankkeet)

8 Maksatuksen tilannekatsaus Kieku-hankkeen myötä koko valtionhallinnossa yhteiset talousja henkilöstöhallinnon prosessit käyttöön, Akatemia siirtyi Kiekuun huhtikuun alusta Järjestelmämuutoksen vuoksi uusien hankkeiden ennakoiden käsittelyyn päästiin vasta alkaen, ennakoiden kuittauslaskuja sekä hyvityslaskuja on käsitelty helmimaaliskuussa, selvitellään Valtiokonttorin ja OKM:n kanssa mahdolliset menettelytavat Vuoden 2010 maksatuspyyntöjä käsiteltiin vielä huhtikuun ensimmäisen viikon ajan (DL ). Talousyksikköön yhteys, jos epäselvyyksiä on vielä vuoden 2010 osalta.

9 TARKASTETUT MAKSATUSPYYNNÖT 2010 (kpl) Tarkastettu Hyväksytty Hylätty Yhteensä

10 TARKASTETUT MAKSATUSPYYNNÖT 2010 Milj. (1 000) Tarkastettu Hyväksytty Hylätty Yhteensä

11 Maksatuksen menettelytavat Akatemian myöntämän tutkimusrahoituksen käyttöä on seurattava ja valvottava Seurantaa ja valvontaa tekevät tutkimuksen yksiköt, tutkimuksen suorituspaikka, tutkimusprojektin vastuullinen johtaja sekä Akatemian talousyksikkö Tutkimuksen suorituspaikka seuraa ja valvoo, että rahoituspäätöksellä myönnettyä määrärahan loppusummaa ei ylitetä, rahoituskautta noudatetaan, Akatemian tutkimusrahoituksen yleisiä ehtoja noudatetaan ja päätöksessä mainittuja erityisehtoja noudatetaan

12 Maksatuksen menettelytavat Lisäksi tutkimuksen suorituspaikka seuraa ja valvoo, että tutkimusprojektin menot ovat laillisia ja tarkoituksen-mukaisia, käyttöomaisuutta valvotaan (hankinnat) ja valtion määrärahojen käytöstä annettuja määräyksiä noudatetaan Tutkimuksen vastuullinen johtaja on vastuussa hankkeen toteuttamisesta, rahoitussuunnitelman noudattamisesta sekä tutkimustoiminnan toteutumisen raportoinnista, työajan seuranta Tutkimuksen vastuullista johtajaa velvoittaa Akatemian rahoituspäätösten yleisten ehtojen noudattaminen sekä Akatemian erityisehtojen ja suositusten noudattaminen. Lisäksi varoja tulee käyttää myönnön mukaiseen tarkoitukseen ja varojen käytön on oltava taloudellista sekä tarkoituksenmukaista

13 Maksatuksen menettelytavat Maksatuspyyntöjen tekniset virheet, jotka aiheuttavat maksatuspyynnön hylkäämisen jo siinä vaiheessa kun ne saapuvat talousyksikköön: Päätöksen numero puuttuu: päätösnumeron perusteella löytyvät lisätiedot päätöksen voimassaolon, määrärahan riittävyyden ym. tarkistamiseen Väärä OTV-tunnus: maksatuspyyntö ohjautuu väärin Akatemian sisäiseen käsittelyyn Maksatuskauden alku ja loppu: päätöksen voimassaoloaika on syytä tarkistaa, ei välttämättä vastaa maksatuskautta

14 jatkoa tekniset virheet: Maksatuksen menettelytavat Henkilötyöerittelyn kausi: jos maksatuspyynnön kausi , on myös henkilöerittelyn kauden oltava sama Tilierittelyn palkkojen loppusumman on täsmättävä henkilötyöerittelyn loppusumman kanssa Huomioi myös seuraavat: HSK-kerroin ja YK-osuus päätöksen mukaiset (huom. vanhat LKM-hankkeet raportoidaan päätöksen mukaisesti), vastuullisen johtajan palkka (päätöksen ehtolause), mihin kuluihin rahoitus on osoitettu, määrärahan riittävyys, laskutettava loppusumma täsmää tilierittelyn loppusummaan

15 Maksatuspyynnön tiliselvitys: Maksatuksen menettelytavat -kumulatiiviset kustannuslajisarakkeet täytetään, mikäli rahoituspäätös on alkanut vuonna Vuonna 2009 tai aiemmin alkaneisiin rahoituspäätöksiin ei täytetä kumulatiivisia kustannuslajisarakkeita -ainoastaan kokonaiskustannusmallin mukaisiin päätöksiin perustuvassa maksatuspyynnössä täytetään kokonaiskustannussarakkeet -tiliselvityksen täyttöohje löytyy verkkosivulta

16 Maksatuksen menettelytavat Useiden päällekkäisten laskujen toimittaminen on vaikeuttanut asiatarkastusta sekä varainkäyttötietojen seurantaa Päättyvät hankkeet vuoden 2010 osalta sekä ennakoiden hyvitykset tarkistetaan kesän 2011 aikana Uudet ennakot haettavissa lähtien, ennakko maksetaan vain kerran kutakin hanketta kohden ja hyvitetään hankkeen päättyessä. Ei ennakkoa infrastruktuurihankkeista! Maksatuksen ajankohdat määritelty (20.5., ja tai seuraava arkipäivä), muina aikoina maksatuspyyntöjä ei käsitellä Suorituspaikan muutoksen tulee tapahtua vasta kun maksatuskausi on selvitetty

17 Maksatuksen menettelytavat Päätöksen erityisehtoja tulee noudattaa, samoin yleisiä ehtoja ja ohjeistuksia, jotka löytyvät myös aina verkkosivultamme Suunnittele hankkeen toteutus ajoissa, varmista että kustannukset ovat sallittuja nimenomaisessa hankkeessa Varmista, että työajanseuranta toimii kaikkien tutkijoiden osalta Varmista, että palkat ovat oikein kohdistettuja ennen maksatuspyynnön toimittamista Kaudelle toimitetaan vain yksi maksatuspyyntö, henkilötyöerittelyä voi tarvittaessa päivittää

18 Maksatuksen menettelytavat Hylkäytynyttä maksatuspyyntöä ei tule hyvittää Virheellinen maksatuspyyntö voidaan hyvittää, jos se on jo mennyt maksuun Puuttuvat työtunnit (0-tieto): palkkio, lomaraha ym. Erillinen tietokenttä tarpeen luoda järjestelmään infotarkoituksessa

19 Maksatuksen menettelytavat Oikeat menettelytavat löytyneet kaikkien suorituspaikkojen osalta Toimiva yhteys Akatemian talousyksikköön Henkilötyöerittelyn toimittamisen hyvä käytäntö löytynyt Akatemia sopinut tapaamisia yliopistojen tutkimuspalveluiden kanssa yhtenäisten ohjeiden ja toimintatapojen suunnittelua varten Akatemia osallistuu pyydettäessä tutkimus- ja taloushallintopalveluiden infotilaisuuksiin mahdollisuuksiensa mukaan Verkkosivujen säännöllinen seuranta Tiedotteet (muistakaa ilmoittakaa uudet yhteyshenkilöt)

20 SA Rahoitustiimi Rahoituspäällikkö Sirpa Nummila, tutkimusrahoitusprosessin koordinointi ja kehittäminen, varainkäytön valvonta Rahoituspäällikkö Jaana Aalto, tutkimusrahoitusneuvonta, tutkijapalvelut ja ohjeistus-tiimi (TUPA-OT) Rahoitussihteeri Tuula Tenhunen, maksatusmenettelyn yhteyshenkilö, järjestelmän pääkäyttäjä Taloussihteeri Riitta Paulamäki; maksatusmenettely, ennakot IT-tuki (tietohallintoyksikkö): Järjestelmäpäällikkö Reino Viita, (kehittäminen, asiointi) Projektipäällikkö Markku Niemi, (SARA sähköinen asiointi) Tietohallintoasiantuntija Pirjo Petäjäjärvi, (sähköinen asiointi)

21 KKM-seminaari KIITOS OSALLISTUMISESTA!