Kokonaiskustannusmalli. Kokonaiskustannusmallin soveltaminen tutkimusrahoituksessa - vaatimukset kustannuslaskennalle

Transkriptio

1 Kokonaiskustannusmallin soveltaminen tutkimusrahoituksessa - vaatimukset kustannuslaskennalle OKM / AMK -taloushallinnon seminaari Marita Virtanen, Tekes Kokonaiskustannusmalli

2 Miksi kokonaiskustannukset? Tutkimusorganisaation on tunnettava ja raportoitava toiminnastaan aiheutuvat todelliset kustannukset useiden eri säännösten nojalla Yliopistolaki, ammattikorkeakoululaki, valtion talousarviosäännökset, maksuperustelaki, Valtiokonttorin määräykset yms. Miksi: tulosohjaus, tilivelvollisuus, taloudellisen toiminnan hinnoittelu, verotus,.. Julkisella tutkimusrahoittajalla on velvollisuus varmistua siitä, että rahoituksen hakijana toimiva tutkimusorganisaatio pystyy pitämään erillään taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kustannukset ja rahoituksen Miksi: taloudelliseen toimintaan siirtyvän ristikkäistuen kielto Komission tiedonanto Puitteet tutkimus- ja kehitystyöhön sekä innovaatiotoimintaan myönnettävälle valtiontuelle (2014/C 198/01) kohta Muun kuin taloudellisen toiminnan julkinen rahoittaminen Mitä - kokonaiskustannusmallin filosofia 1/2 Kokonaiskustannusmallilla tarkoitetaan rahoituksen saajan normaaliin kirjanpito- ja laskentakäytäntöön perustuvaa kustannusten laskenta-, raportointi- ja rahoitustapaa Rahoitetaan projektissa tarvittavien resurssien käyttöä Kyse ei ole rahoittajan määrittelemästä tavasta laskea ja kohdentaa projektille kuuluvia kustannuksia Rahoittajien ei pitäisi sotkea rahoituksensaajan kustannuslaskentaa asettamalla omia, jopa keskenään ristiriitaisia vaatimuksia kustannusten seurannalle Haasteita: kustannuslaskennan yleiset periaatteet ja eri rahoittajien /rahoitusmuotojen kustannusmallit eivät kohtaa Esimerkiksi säännöksissä rajoitettu hyväksyttävien kustannusten sisältöä

3 Kokonaiskustannusmallin käytön edellytykset Kokonaiskustannusmallin käyttö edellyttää, että organisaatio pystyy luotettavasti laskemaan ja esittämään toimintansa kustannukset VM:n johdolla on laadittu laskennan minimimalli (Kokonaiskustannusten laskenta ja niihin perustuva yhteisrahoitus VM 9/2007) Organisaatiossa on käytössä yleisesti noudatettavat työaikakirjanpidon periaatteet: kattava työaikakirjanpito, samanlainen tekeminen aina samalla tavalla,.. projektikirjanpidon yleiset periaatteet: esim. mitä kirjataan projektille suoraan ja mitä välillisesti, samantyyppiset kustannuserät aina samalla tavalla, Kustannuskertoimien käytöstä sovitaan tutkimusorganisaation hallinnon kanssa etukäteen Sovittuja kertoimia käytetään sekä hakemusvaiheessa että kustannustilityksissä Mitä - kokonaiskustannusmallin filosofia 2/2 Luotettava kustannuslaskenta VM 9/2007: 1. Kustannuslaskenta kattaa organisaation koko toiminnan (organisatorinen kattavuus) 2. Kustannuslaskennassa otetaan huomioon kaikki kustannukset (sisällöllinen kattavuus) 3. Kustannukset kohdistetaan sille laskentakohteelle, joka ne on aiheuttanut (aiheuttamisperiaate) 4. Kustannuslaskennassa noudatetaan olennaisuutta (olennaisuuden periaate) 5. Kustannusten laskenta- ja kohdistamisperiaatteet ovat yhtenäiset (yhtenäisyysperiaate) 6. Kustannustiedot ovat johdettavissa kirjanpidosta (jäljitettävyys) 7. Kustannuslaskentamalli on mahdollisimman yksinkertainen, kunhan kohtien 1-6 reunaehdot täyttyvät (taloudellisuus)

4 Miten kokonaiskustannusten selvittäminen 1. Organisaation toiminnan jakautuminen perustehtäviin / päätoimintoihin? esimerkiksi yliopistoissa tulosalueet: opetus, tutkimus ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen 2. Lopullisille laskentakohteille (esim. projektille) välittömästi kohdennettava tekeminen ja muut välittömät kustannuserät? esimerkiksi projektille tehtävä tehollinen työ, projektin matkakustannukset 3. Suoraan perustehtäviä (kohta 1) tukevat toiminnot ja niihin liittyvät kustannuserät? esimerkiksi opetuksen tukitoiminnot, tutkimuksen tukitoiminnot 4. Organisaation yhteiset, kaikkeen toimintaan kohdistuvat tukitoiminnot ja kustannuserät? Kohdentamisperusteet kustannusten jakamiseksi perustehtäville/päätoiminnoille? Kohtien 3 ja 4 kustannusten kohdentaminen lopullisille laskentakohteille (kohta 2) Kokonaiskustannusmallin filosofiaa - VM 9/2007 Esimerkki palkkakustannusten kohdistamisesta: välitön/välillinen Tarkoituksenmukaisuusharkinta!

5 Esimerkki VM 9/2007 Yliopistotason yk:t jaetaan tulosalueille niiden välittömien htv:ien suhteessa (minimimalli). Myös tarkemmat kohdentamisperiaatteet mahdollisia Yliopistotason yhteiset yk:t ( ) - johto - yleishallinto - talous- ja hlöstöhallinto - IT Koulutuksen yk:t ( ) Koulutuksen yk:t ( ) - opintotoimisto - opetuksen tuki 3. Tutkimuksen yk:t ( ) Tulosaluespesifit yk:t Tutkimuksen yk:t ( ) - tutkimushallinto - jne Yht.kun.vaik. yk:t ( ) - alumnitoiminta - jne Yht.kun.teht. yk:t ( ) Tulosaluekohtainen yk-kerroin voidaan muodostaa monella tavalla. Minimallissa on ehdotettu esim. seuraavaa: tulosalueen yk:t n-1 tulosalueen välittömät palkat n-1 Avoimen yo:n kurssi koulutuksen ykkerroin (%) Luentokurssi Seminaarikurssi Maksullinen tutkimusprojekti tutkimuksen ykkerroin (%) Tekesprojekti EAKRprojekti projekti yht.kun.teht. yk-kerroin (%) Kaikki muu yht. kun. toim välittömät kustannukset Yhteisrahoitustyöryhmä Yleiskustannusten käsittely minimimallissa Rahoittajan näkökulma

6 Voiko esitettyihin kustannuskertoimiin luottaa? Kustannuskertoimien todentaminen rahoittajalle Sekä valtiontalouden tarkastusvirasto että TEM rakennerahastojen hallintoviranomaisena edellyttävät, että rahoittaja varmistaa kertoimien luotettavuuden Monta erilaista laskelmien esittämistapaa vaikea päästä sisälle laskennan logiikkaan Kuka ohjeistaa laskelmien tekijää? Lähtökohtana luotettava kustannuslaskenta Kustannuslaskennan ohjeistaminen ei rahoittajan rooliin kuuluva tehtävä. Kertoimien suuri vaihtelu eri organisaatioiden välillä HSK n prosenttia tehollisen työajan palkoista Ero sisällöstä, laskentatavasta, virheistä? YK-kertoimen suuri vuosittainen vaihtelu yksittäisissä organisaatioissa vaihtelun syynä virhe laskennassa? Voiko esitettyihin kustannuskertoimiin luottaa? Miten laskennassa ja kustannusten raportoinnissa on varmistettu moninkertaisen veloituksen poissulku? Esim. YK-kertoimeen sisältyvät matkat Kirjanpidon matkakustannusten tilin saldo kokonaisuudessaan? Kirjanpidon matkakustannusten tilin saldo, pois lukien suoraan projektille kirjatut matkat? Ainoastaan tukitoimintoihin liittyvät matkakustannukset? Miten laskennassa otettu huomioon rahoittajien erilaiset ehdot? Esim. rakennerahastojen FLAT RATE -kustannusmallissa matkat eivät ole projektin suoria kustannuksia kirjataanko kuitenkin projektille vai päätyvätkö YKkertoimen laskentaan Erilaiset rahoitusehdot eivät saisi vaikuttaa kustannuslaskennan logiikkaan, vaikka ne rahoittajalle tehtävään kustannusraportointiin vaikuttavatkin

7 Rahoittajan toivomus Yhtenäinen HSK -kertoimen sisältö, ainakin amkien ja yliopistojen kesken? Suomen Akatemian Stream-työryhmän ehdotus HSK:n vakiosisällöksi (s. 56) Yhtenäiset suuntaviivat YK-kertoimen laskennalle? Suomen Akatemian Stream-työryhmän ehdotus YK:n sisällöksi (s. 57) Siirtyminen yhtenäisiin kustannuskertoimien laskenta- ja esittämistapoihin? Ei monisivuisia Excel-talulukoita Tietojen johtaminen tilinpäätöksestä, mahdollisesti jonkinlaisten apulaskelmien kautta tilintarkastajan näkemys esitettyjen tietojen oikeellisuudesta? Välillisten kustannuskertoimien osoittaminen rakennerahastoprojekteissa Tukikelpoisuusasetuksen (358/2014) 25 Hankkeen tukikelpoisiksi kustannuksiksi voidaan hyväksyä tuensaajan maksamiin tosiasiallisiin kustannuksiin perustuva osuus tuensaajan hanketoiminnan kustannuksista. Hankkeelle osoitettavat välilliset kustannukset tulee kohdentaa hankkeelle perustellulla, tasapuolisella ja oikeudenmukaisella tavalla siinä suhteessa kuin ne ovat aiheutuneet hankkeesta. Kohdentamisen perusteista on hakemisen yhteydessä esitettävä perusteltu selvitys. Selvityksestä on käytävä selkeästi ilmi sekä hankkeen että tuensaajan muun, ei hanketoimintaan liittyvän toiminnan kustannukset. Viranomaisen on tuen myöntämistä koskevassa päätöksessä hyväksyttävä kohdentamisen perusteet. Tekesin tulkinta : Rahoituksen saajan tulee esittää välillisten kustannusten jakautuminen kaikkien päätoimintojen/tulosalueiden kesken. Ei riitä että esitetään laskelmat ainoastaan tutkimustoiminnasta. Esim. Tutkimus Opetus - yhteiskunnallinen vaikuttaminen

8 Ehdotuksia, näkemyksiä?