Dafo Versio 10. Käyttöohje. Ohjelmalla voidaan syöttää uusia ostolaskuja järjestelmään tai muuttaa jo aiemmin syötettyjä.

Transkriptio

1 19 Järjestelmään voidaan syöttää toimittajien lähettämiä ostolaskuja. Ostolaskuille on tehty liittymä reskontrajärjestelmään (Sonet). Kun ostolasku on syötetty DAFOon, niin se saadaan siirrettyä sähköisesti ostoreskontran puolella. Vastaavasti toimittajan nimiteitoja voidaan välittää reskontraan. Ostolaskut tai ostolaskurivit voidaan kohdistaa tiettyyn asiakkaaseen, jolle tavara on toimitettu. Erillisen kauttalaskutus-osuuden kanssa ostolaskuista voidaan näin muodostaa myyntilaskuja toimitusasiakkaille. Yleinen ostolaskutus Ostolaskut voidaan syöttää järjestelmään joko tuotetasolla tai yhteissummina asiakkaittain. Jos tuotetietoja ei haluta järjestelmään, ei tuoteryhmätasoista tiliöintiä voi käyttää ostoreskontraan siirrossa Ostolaskujen ylläpito Yleistä 32Ostola/DFOstola Ohjelmalla voidaan syöttää uusia ostolaskuja järjestelmään tai muuttaa jo aiemmin syötettyjä Parametrit Ennen laskujen muodostusta pitää perustietoihin perustaa laskutyypit. Ostolaskutus käyttää samoja laskutyyppejä kuin myyntilaskutus. Ostolaskuille perustetaan omat laskutyyppinsä, ja laskutyyppejä pitää olla vähintään kaksi: veloituslaskuille ja hyvityslaskuille omansa. Laskutyyppeillä voi olla tiedoissaan numerosarjat, joista seuraava vapaa laskun numero haetaan. Kotimaan ja viennin laskuille voidaan antaa omat numerosarjansa, vaikka niille käytettäisiin samaa laskutyyppiä. Jos numerosarjoja ei ole annettu, voidaan laskun syötön yhteydessä antaa uusi laskun numero. Toimittajatiedot on perustettava ennen laskun syöttöä. Eräpäivien muodostusta ohjaa maksuehtojen perustiedot. Laskujen muodostusta ohjaavat lisäksi seuraavat yleisparametrit: 19. Ostolaskulle pakolliset kentät. 19. Ostolaskut hyväksytään autom. toleranssi 19. Toimittajan lasku yksikäsitteinen 19. Ostolaskun summat lasketaan Pääruutu Välilehdille yhteiset toimintonapit

2 Lopeta Ohje Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Välilehti 1 Otsikko Pohja Lisät Las.oso Uusi Tallenna Poista Näillä näppäimillä päästään laskuihin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia laskuihin liittyviä muistioita ovat toimittajan, ostolaskun ja tuotteen muistiot. Laskunumerokentän vieressä selailu laskutyypin ostolaskuihin, toimittanumeron vieressä toimittajiin ja toimitus kentän vieressä selailu asiakkaisiin. Ruudulla oleva lasku voidaan ottaa pohjaksi uutta laskua tehtäessä. Siirrytään laskun laskulisärivien ylläpitoon. Laskun poikkeavan osoitetiedon muutokseen. Kokonaan uuden laskun tekoon. Tallennetaan laskun otsikkotietoihin tehdyt muutokset. Poistetaan koko lasku. Laskutyyppi Ennen uuden laskun syöttöä tai vanhan laskun korjailua, pitää valita laskutyyppi, jota ollaan käsittelemässä. Olemassa olevalla laskulle ei voi vaihtaa laskutyyppiä, vaan lasku pitää kopioida uudelle tyypille ja poistaa vanha

3 Laskunumero Hyvityslasku Laskun päiväys Ostovelkatili Toimittaja Toimitus Toimittajan lasku Arvopvm Arvopäivien lkm Maksuehto Toimitustapa Toimitusehto Ostaja Agentti Keikkatunnus Laskuyhteensä Yks Val Vero Ennakoidut kuljetus- ja huolintakulut % Kurssi Viite Tilinumero Hyväksyjä Käsiteltävänä olevan laskun numero. Lasku voidaan hakea ruutuun selailusta tai antaa suoraan kenttää ja painaa näppäimiä Vaihto+Enter. Hyvityslaskulle voidaan merkitä, minkä laskun hyvityslasku se on. Laskun päivämäärä. Jos laskulla ei ole erillistä arvopäivämäärää, lasketaan maksuehdon kassa-alennuspäivät ja nettopäivät tästä päivästä eteenpäin. Laskulle mahdollisesti annettu poikkeava tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Laskun lähettäneen toimittajan numero, nimi ja osoite. Laskun toimitusasiakkaan numero, nimi ja osoite. Jos laskussa on useita toimitusasiakkaita, tämä tieto on 0. Toimittajan laskunumero. Laskun mahdollinen arvopäivämäärä. Jos tämä on annettu, niin maksuehdon kassa-alennuspäivät ja nettopäivät lasketaan tästä päivästä. Jos arvopäivämäärää ei ole annettu, voidaan antaa arvopäivien lukumäärä. illoin arvopäivämäärä 0 laskun päivämäärä + arvopäivät. Maskun maksuehto, jonka mukaan määräytyy kassa-alennukset ja eräpäivät. Laskun toimitustapa. Laskun toimitusehto. Laskun ostaja. Ostajat perustetaan myyjätietojen kanssa samassa ohjelmassa. Laskun agentti. Informatiivinen tieto. Laskun kokonaismäärä yksiköissä. Tieto syötetään ja summia verrataan sitten riveiltä laskettuhin. Laskun loppusumma valuutassa. Tieto syötetään ja summia verrataan sitten riveiltä laskettuhin. Laskun verot valuutassa. Tieto syötetään ja summia verrataan sitten riveiltä laskettuhin. Laskuun kohdistuvien kuljetus- ja huolintakulujen oletettu prosenttiosuus laskun loppusummasta. Laskun tilastoinnissa käytettävä ostokurssi. Laskulla oleva viitenumero. Toimittajan pankkitili, tuodaan toimittajan tiedoista ja voidaan muuttaa. Tilinumeron oikeellisuus tarkistetaan. Jos ostajan perustiedoissa on ostajalle merkitty hyväksyjä, niin uudelle ostotilaukselle viedään hyväksyjäksi ko. tieto. Kun ostolasku on hyväksytty, näkyy hyväksyjän vieressä hyväksymispvm

4 Laskun kopiointi Pohja-toiminnolla Ok Peruuta Muodostetaan uusi lasku vanhan tiedoilla ja palataan otsikkoruutuun. Palaan otsikkoruutuun tekemättä uutta laskua. Laskutyyppi Laskunumero Kaikki rivit Valitut Ei rivejä Uuden laskun laskutyyppi ruudun kielellä. Uuden laskun numero. Tuodaan automaattisesti seuraava vapaa numero numerosarjasta. Numero voidaan vaihtaa halutuksi. Tällöin numerosarjojen tiedot eivät päivity. Samaa laskunumeroa ei voi antaa useammalle eri laskulle. Kopioidaan kaikki laskun rivit uuteen laskuun. Voidaan valita mitkä rivit otetaan mukaan kopiointiin. Kopioidaan ainoastaan otsikon tiedot uuteen laskuun. Jos olemassa olevassa olevaa laskua halutaan käyttää apuna uutta syötettäessä, haetaan vanha lasku ensin ruutuun ja painetaan sitten Pohja-näppäintä. Tämän jälkeen voidaan valita laskutyyppi, johon uusi lasku muodostetaan. Kopioitavaksi voidaan valita kaikki rivit, osa riveistä tai ei rivejä lainkaan. Osa riveistä saadaan kopioitua valinnalla Valitut. Rivien valinta tapahtuu aktivoimalla rivi ja painamalla + -merkkiä rivin kohdalla. Rivin eteen ilmestyy tällöin myös + -merkki. Laskun kopiointia käytetään esimerkiksi laskuja hyvitettäessä. Hyvitettävä lasku haetaan ensin ruutuun, sitten painetaan Pohja-näppäintä, valitaan laskutyypiksi hyvityslaskutyyppi ja valitaan kaikki rivit kopioitaviksi. Tällöin saadaa koko lasku hyvitettyä samoilla summilla kuin lasku oli tehty

5 Laskun laskulisät Tallenna Peruuta Ohje Tallennetaan laskulle laskulisät.. Palaan otsikkoruutuun tekemättä muutoksia. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Teksti Laskulle tuleva laskulisä voidaan valita valmiiksi perustettujen laskulisien joukosta tai se voidaan syöttää suoraan tekstinä ruudulle. Hinta Laskulisä voi olla joko valuuttamääräinen tai prosentuaalinen laskun loppusummaan nähden. Jos kyse4ssä on valuuttamääräinen lisä, annetaan summa tähän sarakkeeseen. Vain toinen annetaan: hinta tai %. % Jos kyseessä on prosentuaalinen laskulisä, annetaan prosentti tähän. Jos koko laskusta halutaan esim. antaa 5%:n alennus, annetaan prosentti miinus-merkkisenä 5. Verokanta Toimitus Laskulisän verotieto. Tulee oletuksen asiakkaan maatiedoista. Jos kyseessä on ns. kokoomalasku, jossa on useita toimitusasiakkaita, pitää lisä kohdistaa jollekin asiakkaalle. Laskutuslisät-ikkunassa olevaa prosentuaalista lisää/alennusta ei saa käyttää koontilaskujen yhteydessä. Lisät on tässä tapauksessa annettava valuuttamääräisinä (esim. Toimituslisä 40 FIM). Laskulisä-riville täytetään toimitusasiakkaan numero, jolle ko. lisä kohdistuu

6 Laskun poikkeava osoitetieto Tallenna Poista Sulje Tallennetaan muutettu osoitetieto. Poistetaan laskun osoitetieto. Palaan laskun tietoihin tekemättä muutoksia. Nimi Osoite Laskun poikkeava nimitieto. Laskun poikkeava osoitetieto Laskujen selailu

7 OK Sulje Ohje Suoritetaan rajausten mukainen selailu Palataan laskutietoihin ilman selailua Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Laskunumero Asiakasnumero Ei rajausta Suurempi kuin Annettujen välissä Kaikki Maksimi Selaillaan valitun laskutyypin laskuja laskunumerojärjestyksessä Selaillaan valitun tilauslajin tilauksia toimittajajärjestyksessä Tuodaan laskuja ilman muita rajaustekijöitä Aloitetaan selaus alla olevaan kenttään syötetystä arvosta Selataan laskuja, joiden avaintieto (lasku,asiakas) on kahden alla olevan kentän arvojen välissä Tuodaan selailuun kaikki laskut, jotka toteuttavat annetut rajaukset. Tuodaan selailuun laskuja vain tämän lukumäärän osoittama lukumäärä. Jos laskujen selailussa on käytetty rajausta, tuodaan ensin rajausruutu näkyviin. Tätä kannattaa käyttää, koska näin haettavaa massaa saadaan pienemmäksi ja halutut laskut saadaan nopeammin ruutuun. Jos rajaus ei ole ennen ollut käytössä, se saadaan näkyville selailun Rajaa-näppäimellä. Poimi Valitaan aktiivisen rivin lasku ruutuun Rajaa Päästään rajaus-ruutuun antamaan uudet rajaustekijät. Hae Saadaan ikkuna, jossa voidaan antaa aktiiviseen sarakkeeseen hakutekijä (esim. asiakkaan nimi). Lajittele Lajitellaan selailuruudun tiedot aktiivisen sarakkeen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Sulje Palataan laskuruutuun. Ohje Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin. Lasku Toimittaja Laskunumero Toimittajan numero

8 Nimi Aakkostus Laskun pvm Yks Yht.mk Toimittajan nimi Toimittajan aakkos-kenttä Laskun päivämäärä. Laskun yhteensä määrä yksiköissä. Laskun loppusumma valuutassa. Sarakkeet voivat olla näytössä eri järjestyksessä riippuen siitä mikä selailujärjestys tai lajittelu on valittu Välilehti 2 Rivit Vertaa Pohja Lisät Las.oso Valinta Uusi Kohdista Näillä näppäimillä päästään laskuihin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia laskuihin liittyviä muistioita ovat asiakkaan, laskun ja tuotteen muistiot. Laskettuja ja syötettyjä summia verrataan toisiinsa. Jos ero on parametrin 22. Ostolaskut hyväksytään autom. toleranssi sallimissa rajoissa, niin hyväksymispvm viedään automaattisesti otsikolle. Ruudulla oleva lasku voidaan ottaa pohjaksi uutta laskua tehtäessä. Siirrytään laskun laskulisärivien ylläpitoon. Laskun poikkeavan osoitetiedon muutokseen. Aktiivinen rivi valitaan muutosikkunaan. Uuden laskurivin syöttöön. Ostolakulle voidaan poimia toimittajan kohdistamattomia tuoteostoja,

9 Poista materiaaliostoja ja työmääräimiä. Poistetaan aktiivisena oleva rivi. Lasku Asiakas Lasku yht. yks Vero Valuutta Rivitiedot Rivi Tuote Väri Määrä Hinta Ale1 Ale2 Ale3 Käsiteltävänä olevan laskun numero. Laskun toimittajan nimi. Laskun kokonaismäärä yksiköissä. Ensimmäisellä rivillä laskuriveiltä laskettu kokonaismäärä, toisella rivillä otsikolle syötetty tieto ja alimmalisena näiden erotus. Laskun verot valuutassa. Laskettu, syötetty ja erotus. Laskun loppusumma valuutassa. Laskettu, syötetty ja erotus. Laskun rivinumero. Laskurivin tuotetunnus. Voi olla myös tyhjä. Laskun tuotteen väri. Laskurivin laskutettu määrä yhteensä. Laskurivin yksikköhinta. Laskurivin ensimmäinen alennus-%. Laskurivin toinen alennus-%. Laskurivin kolmas alennus-%. Ruudulla näkyvät kaikki laskun normaalit laskurivit. Laskulisiin päästään omalla näppäimellä. Rivejä voidaan syöttää lisää, jolloin ne menevät aina entisten rivien jälkeen. Rivien numerointi tapahtuu automaattisesti. Riviä voidaan muuttaa, kun se on aktiivisena ja painetaan Valinta-näppäintä. Vastaavasti rivi voidaan poistaa, kun sen ollessa aktiivisen apainetaan Poista-näppäintä Laskurivin muutos ja uuden laskurivin syöttö

10 Tallenna Peruuta Ohje Tallennetaan rivin tiedot ja palataan laskun tietoihin. Palaan laskun tietoihin tekemättä muutoksia. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Toimitusasiakas Materiaali Tuote Lähetys/Tilaus Pikakoodi Rivin toimitusasiakkaan tunnus ja nimi. Jos laskusta halutaan tehdä myöhemmin myyntilasku ja otsikolla ei ole toimitusasiakasta, niin riveille on silloin aina annettava tieto. Valitaan tämä, jos kyseessä on materiaalirivi. Ruudulle muuttuu tällöin materiaalin syöttökenttä. Uudelle riville valinta tulee oletuksena toimittajan perustiedoista. Jos kyseessä tuoterivi, valinta tähän. Ruudulle ilmestyy tällöin tuotteen syöttökenttä. Alapuolella neljä kenttää: lähetteen numero ja rinnalla lähetteen rivinumero. Näiden alla tilauksen numero ja sen rinnalla tilauksen rivinumero. Jos pikakoodit ovat käytössä, voidaan riville valita tuote pikakoodin avulla. Kun kyseessä materiaalirivi, kenttä ei ole näkyvissä. Tuote tai materiaali Rivillä olevan tuotteen tai materiaalin tunnus ja sen alapuolella tuotteen nimi. Rivi voidaan syöttää ilman tuotetta antamalla vain tekstiä ja rivin summa. Määrä kenttä voidaan tällöin jättää tyhjäksi. Väri Tyyppi Hr Tilastojakso A-hinta Yhteensä Koot 1-20 Lajitelma Koko Kpl Kokonaan kohdistettu Tuotteen tai materiaalin väritunnus. Tuotteen tyyppi. Voi alla pois käytöstä. Tuotteen hintaryhmä rivillä. Voi olla pois käytöstä. Rivillä oleva tilastojakso. Rivillä oleva tuotteen yksikköhinta valuutassa. Laskutettava yksikkömäärä rivillä. Mikäli tuotteen määrä on nolla, mutta hinnassa jotain, niin kyseinen rivi tulee laskulle ilman kappaleita, mutta hinta lisätään kerran laskun loppusummaan. Normaalisti tätä käytetään jossain erikoistapauksissa, jossa laskun rivi ei saa lisätä laskun lopussa olevia yhteiskappaleita, mutta loppusummaa kyllä. Kokokohtaiset laskutettavat määrät. Mikäli vakiolajitelmat ovat käytössä ja valitulla rivillä on lajitelma, näkyy tässä lajitelman tunnus. Lajitelman koko lajitelman perustiedoissa. Vain näyttökenttä. Laskutettavien lajitelmien lukumäärä. Kun rivi poimitaan laskulle ostoista tai työmääräimistä, ehdotetaan koko kohdistamatonta määrää. Jos määrää muutetaan, niin rivi voidaan kuitenkin merkitä kokonaan kohdistetuksi. Kohdistamatta Ruudulla näkyy, kuinka paljon rivistä on vielä kohdistamatta. Alennus1-% Rivin ensimmäinen alennus-%. Alennus2-% Rivin toinen alennus-%. Alennus-% Rivin kolmas alennus-%. Myyjäprov% Myyjän rivistä saama provisio-%. Välittömät kust. Riville voidaan antaa poikkeavat välittömät kustannukset tilastointia varten. Toimituspvm Rivin toimituspäivämäärä: tulee oletuksena joko lähetteen Ostoitili kuittauspäivämäärä tai lähetteen päivämäärä. Riville mahdollisesti annettu poikkeava tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa

11 Kust.paikka Varasto Tullinimike Verokanta Vero-% Verotili Asiakk.tilaus Minuutit olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Riville mahdollisesti annettu poikkeava kustannuspaikkatieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Normaalisti tieto haetaan perustiedoissa olevista tiliöintiparametreista siirron yhteydessä. Varastopaikka, josta tuote poistetaan. Riville voidaan syöttää tullinimike. Tieto alustetaan joko tuotteelta tai materiaalilta. Rivin verokantatieto. Tulee tilaukselta, jonne se taas on tullut automaattisesti asiakkaan maatiedoista. Verokannan mukainen lisä- tai vähennysprosentti, sen mukaan onko hinnoissa vero mukana vai ei. Tämä tieto haetaan asiakkaan maalta. Verokannan mukainen tiliöintitieto, jota käytetään reskontraan keräilyn yhteydessä. Rivillä olevan tilauksen asiakkaan oma tilausnumero. Riville voidaan antaa poikkeavat minuuttitiedot Ostolaskun kohdistus Tallenna Palaa Ohje Valitut rivit poimitaan ostolaskulle ja palataan laskun rivitietojen näyttöön. Palaan laskun tietoihin tekemättä poimintoja. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin

12 Yks Val Materiaali/Tuote OK Tilausnumero / työmääräin Materiaali / Tuote Väri Hinta Yht. yksikössä Valittujen rivien määrät yhteensä Valittujen rivien arvo yhteensä valuutassa. Rivin alussa on tieto, onko kyseessä materiaali- vai tuoterivi. Rivi valitaan ja valinta poistetaan tuplaklikkaamalla riviä. Kun rivi on mukana valinnassa, näkyy sarakkeessa X. Rivin tilauksen numero tai työmääräimen numero. Rivin materiaalitunnus tai tuotetunnus. Väritunnus Rivin yksikköhinta Rivin yksikkömäärä Ohjelman tekemät päivitykset OLasotsikot OLasrivit Muistiot Olastoimoso Muodostettujen laskujen otsikkotiedot tallentuvat tähän tauluun. Laskujen rivitiedot muodostuvat tähän tiedostoon. Laskulisät ovat tässä tiedostossa rivinumerosta eteenpäin. Laskun otsikkoon ja riveille syötetyt muistiot tallentuvat tänne. Laskun poikkeava osoitetieto Ostolaskulista 32Oslali Yleistä Ohjelmalla tulostetaan raportti tehdyistä ostolaskuista Parametrit Käyttäjäkohtaiset tulostusmääritykset annetaan Parametrien ylläpidolla. Listojen joukosta valitaan lista OSLASLIS. Määritys on tehtävä, jos laskujen halutaan tulostuvan jollekin muulle kuin työaseman oletuskirjoittimelle

13 Pääruutu Tulosta Lopeta Ohje Tulostetaan rajausten mukainen lista joko ruudulle tai paperille. Lopetetaan ohjelma. Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Laskutyyppi Laskunumeroväli Laskupvmväli Toimittaja Toimitus Ruudulle Kirjoittimelle Kansilehti Laskutyyppiväli, jonka mukaiset laskut otetaan mukaan luetteloon. Valinnassa on laskutyypin tekstin edessä laskuntyypin numero. Näin ollen valinta on laskutyyppinumeroväli. Laskutyypit kannattaa siis numeroida niin, että yhdessä käsiteltäväksi halutut numerot ovat peräkkäisiä. Jos laskutyyppeihin valitaan <ei arvoa>, tulostetaan kaikki laskunumero- ja päivämäärävälin laskut. Laskunumerot, joiden mukainen väli otetaan listalle. Jos ei anneta, tulostetaan kaikki muuten sopivat numerot. Laskupäivämääräväli, jonka mukaiset laskut otetaan listalle. Jos ei anneta, tulostetaan kaikki muuten sopivat laskut. Jos tulostus halutaan rajata yhteen toimittajaan, annetaan toimittajan numero. Jos tulostus halutaan rajata yhteen toimitusasiakkaaseen, annetaan asiakkaan numero. Lista tulostetaan ruutuun. Kun tuloste on valmis, on se klikattavissa näkyviin ruudun alalaidasta. Tulostus tapahtuu kirjoittimelle. Parametrien ylläpidossa voidaan valita kirjoitin, johon tulostus tapahtuu. Kun tulostus on valittu kirjoittimelle, voidaan listan alkuun tulostaa kansilehti, jossa näkyy tulosteen nimi, käyttäjä, tulostuspäivämäärä sekä rajausruudussa annetut valinnat

14 19.3 Reskontrasiirto 32Ostore / DFOstore Yleistä Ostolaskujen keräily reskontraan suoritetaan halutuin väliajoin, esim. kerran päivässä, kerran viikossa. Samalla voidaan siirtää toimittaja nimi- ja osoitetietoja. Näin toimittajien nimitietoja ei tarvitse ylläpitää kuin DAFO-järjestelmässä. Reskontran toimittajatiedoissa voi kuitenkin olla sellaisia tietoja (toimittajan pankkiyhteydet, yms.), joita DAFOsta ei löydy. Nämä pitää siis antaa aina suoraan reskontra-järjestelmään Parametrit Yritystietoihin kohtaan Reskontra laitetaan reskontrassa käytetty yritystunnus. Yleisparametreissa on parametri: 11. Tiliöintitarkkuus, jolla on arvoina joko Lasku tai Tuoteryhmä. Tämä tarkoittaa sitä, että siirretäänkö laskun tiedot riveittäin reskontraan vai siirretäänkö koko lasku yhtenä vientinä. Jos lasku siirretään riveittäin, voidaan käyttää tuoteryhmäkohtaisia ostotilikoodeja. Tiliöintiparametreissa on tällöin siis oltava myös tuoteryhmäkohtaiset tilit. Jos reskontra-järjestelmässä käytetään kielikoodeina joitain muita koodeja kuin DAFO, pitää kielten perustietoihin kohtaan Reskontran tunnus antaa reskontarjärjestelmän käyttämä tunnus. Myös maan tiedoissa on Reskontran tunnus kenttä. Laskutuksen perustiedot pitää aina ennen laskujen siirtoa täyttää reskontrassa käytetyt ostojen tiliöinti-tiedot. Sinne kerrotaan kaikki tarvittavat ostotili-, ostovelkatili- ja kustannuspaikkatunnukset. Tiliöinnit voidaan tehdä joko esim. maittain tai maittain/myyjittäin, maittain/asikasryhmittäin, maittain/myyjittäin/asiakasryhmittäin, maittain/tuoterymittäin, jne. Mikäli yleisparametrille 22. Ostolaskut hyväksyttävä on arvo Kyllä, niin reskontrasiirto keräilee vain sellaiset ostolaskut, joiden hyväksymispäivämäärä on nollasta poikkeava

15 Pääruutu Muodosta Reskontra Lopeta Ohje Rajauksen mukaiset laskut/toimittajat kirjoitetaan siirtotiedostoihin, ja pyyntöruutu siirtyy näytön alareunaan. Kun siirto on valmis ruutu pongahtaa jälleen näyttöön. Jos samassa yhteydessä halutaan kerätä laskuja esim. toiselta laskutyyppiväliltä, voidaan antaa toinen laskunumeroväli ja painaa uudelleen Muodosta. Ei käytössä. Kun kaikki siirtopyynnöt on suoritettu, painetaan Lopeta-näppäintä. Tämän jälkeen voidaan esim. siirtyä reskontra-ohjelman puolelle vastaanottamaan muodostettuja tiedostoja. Siirrytään DAFOn ohjeisiin. Laskut Tiedosto Laskutyyppi Numeroväli Laskupvmväli Tiliöinnit Jos ollaan keräämässä laskutietoja, annetaan tässä olla rasti. Tiedoston polku- ja nimi, johon laskut kerätään. Kaikki tiedot siirretään samaan tiedostoon, nimi vapaasti valittavissa. Laskuja siirrettäessä valitaan Laskutyyppi. Voidaan valita myös <ei arvoa>. Laskunumeroväli, jonka laskut kerätään siirrettäväksi. Laskupäivämääräväli, jonka laskut kerätään siirrettäväksi. Jos ollaan keräämässä myös laskujen tiliöintitietoja, annetaan tässä olla

16 Tiedosto Verotietue Toimittajat Tiedosto Numeroväli Reskontraliittymä rasti. Tiedoston polku- ja nimi, johon laskut kerätään. Kaikki tiedot siirretään samaan tiedostoon, nimi vapaasti valittavissa. Jos tiliöinneissä verotietue verotileineen kirjoitetaan erikseen, laitetaan tähän rasti. Jos reskontra on taas ns. brutto-muotoinen, niin rasti otetaan pois. Jos toimittajatietoja kerätään, annetaan tässä olla rasti. Normaalisti jokaisessa kohdassa Laskut, Tiliöinnit, Toimittajat saa olla rasti. DAFOsta saadaan kerättyä pelkät toimittajat tiedostoon niin, että Laskut ja Tiliöinnit rastit otetaan pois ja Toimittajat kohtaan jätetään rasti. Tiedoston polku- ja nimi, johon laskut kerätään. Kaikki tiedot siirretään samaan tiedostoon, nimi vapaasti valittavissa. Laskuja siirrettäessä toimittajat siirtyvät automaattisesti laskujen mukana, eli Numeroväliä ei täytetä. Valintalistassa näkyvät kaikki ne reskontrajärjestelmät, joihin liittymä DAFOsta on tehty. Niistä valitaan sopiva

17 Kauttalaskutus Tällä osuudella voidaan syötetyistä ostolaskuista muodostaa myyntilaskuja toimitusasiakkaille. Tämä edellyttää, että ostolaskun otsikko- tai rivitietoihin on kerrottu toimitusasiakkaan numero Kauttalaskutus Yleistä 32Kautla / DFKautla Annetuilla rajauksilla käydään ostolaskuja läpi, ja aiemmin laskuttamattomista ostolaskuista, joilla toimitusasiakas on mainittu, muodostetaan myyntilaskuja. Kaikki samalle asiakkaalle menevät laskut yhdistellään kunhan niissä on sama valuutta Parametrit Toimittajien perustiedoissa on kenttä Hintakoodi Brutto/netto. Jos on valittu netto, niin myyntilaskun hintaan lisätään toimittajan tiedoissa oleva ensimmäinen alennusprosentti. Asiakkaan tiedoista haetaan maksuehto ja laskutyyppi, jos niitä ei anneta pyyntöruudulla Pääruutu

18 Muodosta Rajauksen mukaiset ostolaskut käydään läpi ja niistä tehdään myyntilaskuja. Lopeta Ohjelman lopetus. Ostolaskutyyppi Ostolaskuväli Laskupvmväli Asiakasväli Laskutyyppi Laskun päiväys Arvopvm Maksuehto Laskut Pyyntöjen teko voidaan rajata tiettyyn ostolaskutyyppiin. Jos laskunumeroväliä ei anneta, käydään läpi kaikki ostolaskut, jotka täyttävät muut rajaukset. Päivämääräväli, jonka mukaiset ostolaskut luetaan läpi. Laskujen teko voidaan rajata tietyn asiakasnumerovälin asiakkaisiin. Laskutyyppi johon laskut tehdään. Jos ei anneta haetaan asiakkaan perustiedoista. Päivämäärä, joka viedään tehtyjen laskujen päivämääräksi. Ehdotetaan kuluvaa päivää. Voidaan antaa laskuille haluttaessa jokin arvopäiväys. Voidaan antaa asiakkaan perustiedoista poikkeava maksuehto, muuten haetaan asiakkaalta. Muodostuneiden laskujen tiedot tulevat ruutuun Ohjelman tekemät päivitykset Lasotsikot Lasrivit OLasotsikot Olasrivit Muodostettujen laskujen otsikkotiedot tallentuvat tähän tauluun. Laskujen rivitiedot muodostuvat tähän tiedostoon. Ostolaskuille merkitään muodostuneen myyntilaskun numero Ostolaskuille merkitään muodostuneen myyntilaskun numero

19 Ostojen tarkastus Ostojen ja ostolaskujen syöttöön on liitetty ns. tarkastusrutiini. Ostajille voidaan määritellä henkilö, jonka on käytävä hyväksymässä ostajan ostot sekä ostajalle merkityt ostolaskut. Laskujen syötön yhteydessä laskut tiliöidään, ja ne voidaan kohdistaa olemassa oleviin ostoihin ja työmääräimiin Ostojen hyväksyntä Yleistä 32Lashyv Ostajalle (ostajat perustetaan myyjien ylläpidossa, perustiedot-1 ohjelmassa) voidaan merkitä käyttäjätunnus, jonka pitää hyväksyä ostajan tekemät ostot. Kun hyväksyjä käynnistää ohjelman ja valitsee joko ostot tai ostolaskut, niin ruudulle tuodaan kaikki hänelle merkityt hyväksymättömät tiedot Parametrit Hyväksyjä merkitään ostajalle Dafon käyttäjätunnuksen mukaisesti Pääruutu Hyväksy Rivit Lopeta Ohje Hyväksyttäväksi merkityt ostot/ostolaskut merkitään tupla-klikkaamalla kyseistä riviä. Hyväksyttäviksi valittujen tietojen kohdalla näkyy X. Hyväksy-näppäimellä viedään kaikille valituille ostoille/ostolaskuille hyväksymispäivämäärä. Tällöin tieto häviää hyväksymis-näytöstä. Aktiivisen oston/ostolaskun rivitietojen näyttöön. Ohjelman lopetus. Siirrytään Dafon ohje-teksteihin. Ostolaskujen hyväksyntä Kun valitaan tämä, niin ruutuun tuodaan kaikki käyttäjälle merkityt hyväksymättömät ostolaskut. Ostojen hyväksyntä Ruutuun tuodaan kaikki käyttäjälle merkityt hyväksymättömät ostotilaukset

20 Ostojen hyväksyntä OK Materiaali/Tuote Tilausnumero Tilauspvm Toimittaja Nimi Yht.yksikössä Yht.val Valuutta Jos rivi on valittu mukaan, sen rivin kohdalla näkyy X. Valinta tapahtuu tuplaklikkaamalla ko. riviä. Vastaavasti X poistuu, kun tuplaklikataan riviä uudelleen. Rivillä näytetään, onko kyseessä materiaali- vai tuoteosto. Tilauksen numero. Tilauksen päivämäärä. Tilauksen toimittajan numero. Toimittajan nimi. Tilauksen määrä yhteensä yksiköissä. Tilauksen kokonaisarvo tilausvaluutassa. Tilauksen valuutta

21 Ostojen riviruutu Palaa Palataan hyväksyntä-näyttöön. Tilaus Rivi Tuote Nimi Väri Toimitusaika Hinta Määrä Tarkasteltavan tilauksen numero. Tilauksen rivin numero. Tilausrivin tuote (tai materiaali, jos kyseessä materiaalitilaus). Tilausrivin tuotteen tai materiaalin nimi. Rivin tuotteen tai materiaalin väritunnus. Riville merkitty toimitusaika. Rivin yksikköhinta tilauksen valuutassa. Rivin tilattu määrä

22 Ostolaskujen hyväksyntä OK Lasku Laskun päiväys Toimittaja Nimi Yht.yksikössä Yht.val Valuutta Jos rivi on valittu mukaan, sen rivin kohdalla näkyy X. Valinta tapahtuu tuplaklikkaamalla ko. riviä. Vastaavasti X poistuu, kun tuplaklikataan riviä uudelleen. Laskun numero. Laskun päivämäärä. Laskun toimittajan numero. Toimittajan nimi. Laskun määrä yhteensä yksiköissä. Laskun kokonaisarvo laskun valuutassa. Laskun valuutta

23 Ostolaskujen riviruutu Palaa Palataan hyväksyntä-näyttöön. Lasku Rivi Tuote/Materiaali Nimi Väri Toimitusaika Hinta Määrä Tarkasteltavan laskun numero. Laskun rivin numero. Rivin tuote tai materiaali, jos kyseessä materiaalitilaus Rivin tuotteen tai materiaalin nimi. Rivin tuotteen tai materiaalin väritunnus. Riville merkitty toimitusaika. Rivin yksikköhinta laskun valuutassa. Rivin laskutettu määrä Ohjelman tekemät päivitykset Ostotsikot Matilots Olasotsikot Viedään hyväksymispäivä otsikolle. Viedään hyväksymispäivä otsikolle. Viedään hyväksymispäivä otsikolle