5 MYYNTITILAUKSET. Dafo Versio 10 MYYNTITILAUKSET. Käyttöohje

Transkriptio

1 5 Myyntitilausjärjestelmällä kirjataan DAFO-järjestelmään asiakkailta tulleita tilauksia. Järjestelmän erityispiirteenä on tuotteen eri kokojen käsittely yhdellä syötöllä. Tästä ominaisuudesta johtuen järjestelmä soveltuu erityisen hyvin käytettäväksi vaatetus- ja kenkämyynnissä. Kirjatut tilaukset voivat olla tyypiltään joko ennakkotilauksia tai heti varastosta myytäviä tilauksia. Tämän lisäksi tilauskantaa voidaan käyttää esimerkiksi asiakaskohtaisten budjettien syöttöön. Tilauslajien perustiedot ohjaavat sitä, miten tilaus käyttäytyy järjestelmässä kirjauksen yhteydessä ja sen jälkeen: vähennetäänkö varastoja, haetaanko tuotteelta toimitusaikaa, annetaanko asiakkaalle vakioalennuksia, tehdäänkö tilauksista lähetyslista, menevätkö tilaukset tuotantoon, jne. Tilauksia kirjattaessa käytetään apuna etukäteen tietokantaan syöttettyjä perustietoja. Kun asiakkaan tietoihin on jo kerrottu asiakkaan kanssa sovitut maksuehdot, toimitusehdot, vakioalennukset, jne. ei näitä tietoja enää tilausta syötettäessä tarvitse tietää. Kun tuotetietoihin on avattu myydyt väri-, tyyppi ja hintaryhmäyhdistelmät ja näille oikeat valuuttakohtaiset hinnastot, saadaan tilauksille heti oikeat tiedot. Kun tilaukset on kirjattu järjestelmään, saadaan niistä tulostettua asiakkaille tilauskirjeet. Tilauksista saadaan erilaisia raportteja ryhmiteltynä eri kriteerien avulla: asiakas, tuote, myyjä, jne. Myyjäkohtaisten provisioiden perusteella saadaan myyjälle laskettua maksettavat provisiot eri valuutoissa sekä yrityksen käyttämässä valuutassa. Impromptu-raportointivälineeellä saadaan mitä monimuotoisempia tilastoja. Jos tuotteen reseptitietoihin on avattu tuotteessa käytetyt materiaalit, saadaan kirjattujen tilausten perusteella materiaaleittain ajoitetut tarpeet. Lähetystoiminta-järjestelmällä muodostetaan kirjatuista tilauksista lähetyslistoja. Niistä voidaan myös tulostaa erilaisia rahtitulosteita. Samoin laskutus toimii tilauksista muodostettujen lähetteiden perusteella. Tuotantojärjestelmässä voidaan kirjattuja tilauksia valita työnalle otettavaksi. Tilaussyöttö-ohjelma voidaan avata ruutuun useaan kertaan, jos esimerkiksi halutaan syöttää yhtä aikaa useaa eri tilauslajia. Tämä tapahtuu niin, että ohjelman kutsussa annetaan ohjelman nimen jälkeen välilyönnillä eroteltuna esim. tilauslajin numero. Työpöydälle voidaan vaikka perustaa pikakuvake, jonka kutsussa on esim. C:\Dafo32\Exe\32Tilaus.exe

2 Yleinen myyntitilausjärjestelmä Myyntitilausjärjestelmän perustana on tilausten kirjausohjelma. Vakio-osuuteen kuuluu lisäksi tilauskirjeitten tulostus, tilauskantaraportti, kyselyt tilauskannasta erilaisilla kriteereillä, tilausten massamuutos, materiaalitarvelaskenta ja historiatietojen käsittely. 5.1 Tilausten ylläpito Yleistä 32Tilaus / DFTilaus Ohjelmalla kirjataan järjestelmään uusia tilauksia, kopioidaan vanhoista tilauksista uusia ja tehdään muutoksia olemassa oleviin tilauksiin. Jos yrityksellä on käytössään DAFOn DAFOMYYMIosajärjestelmä, voi tilausten kirjaus tapahtua järjestelmästä irrallisella koneella, ja siirto-ohjelmat hoitavat tietojen kirjauksen varsinaiseen DAFO-kantaan Parametrit Tilausten kirjaukseen vaikuttavat monet perustiedot. Ensimmäinen tieto mikä tilausta kirjattaessa pitää valita, on tilauslaji. Ilman sen olemassa oloa ei tilauksissa pääse eteenpäin. Tilauslajille voidaan määritellä kotimaan ja ulkomaan numerosarjat, jonka mukaan uudet tilaukset numeroidaan automaattisesti. Toisaalta numero voidaan myös antaa itse. Ilman asiakas- ja tuotetietoja tilauksia ei voi kirjata. Tämän lisäksi tilausten kirjaamiseen vaikuttavat seuraavien yleisparametrien arvot. Parametrien merkitys on kuvattu Järjestelmä-osuudessa. 00. Termien muutos mahdollista 00. Tyyppikoodin pituus 00. Värikoodin pituus 01. Agenttiprovisio seurantatasolta 01. Asiakasmerkit tuotteina 01. Oletuslaatuluokka 01. Laatuluokka valinnassa <ei arvoa> 01. Vakiolajitelmat käytössä 01. Tuotepaketit auki hintaryhmistä 01. Tuotepaketit hintaryhmissä 01. Tuotteen hinta ensisijaisesti asiakkaan tuote 03. Materiaalitarvelokin päivitys 05. Asiakkaan ostokäyttäytymisen päivitys 05. Historialokin päivitys heti 05. Lisäkentät (ostotil/toim.var) pois 05. Tilauksen pakolliset kentät 05. Tilauskirje-ohjelma 05. Tilaussyöttö: Asiakastilaus yksikäsitteinen 05. Tilaussyöttö: Ilmoitus reseptin puuttumisesta 05. Tilaussyöttö: lajitelman alku

3 05. Tilaussyöttö: Toimitusaika päivä 05. Tilaussyöttö: toimitusajan oltava perustettuna 05. Tilaussyöttö: toimitusviikko tilauspäivästä 05. Tilaussyöttö: tuotetiedot viivakoodilla 05. Tilaussyöttö: tyyppien perustaminen estetty 05. Tilayssyöttö: valmistuspaikka tuotteelta 05. Tilaussyöttö: värien perustaminen estetty 05. Toimitusviikko ei kuluvaa pienempi 05. Asiakkaan henkilöiden numerokoodin pituus 05. Leiketilausten tilauslaji 05. Oletus ennakkotilauslaji 05. Oletus varastotilauslaji 05. Tilauskirje vaakaan: Pankkiteksti1 05. Tilauskirje vaakaan: Pankkiteksti2 05. Tilauskirje/vaaka kellonaika ja varastotunnus 05. Tilauskirjeelle paketit kokonaisina 05. Tilauskirjeelle syöttäjä näkyviin 05. Tilausrivin syötössä tilauslaji 05. Tilaussyöttö: oma yhteystieto oletuksena 05. Tilaussyöttö: tuotetiedot viivakoodilla 05. Tuotteet - käyttäjän rajaus : Teema väriltä 05. Vähennä ennakkomyynti hankintasuunnitelmasta 05. Tilaussyötössä lukitut kentät 05. Tilaussyöttö: seurantatasolta kustannuspaikka 05. Tilaussyöttö: Blokin purkujärjestys 05. Tilaussyöttö: Tarkista vaiheet valmiit arvo 05. Viikkopaketin rajaus seurantataso 09. Varastopaikka pakollinen 10. Tilausten kirjauksessa lähetteen tulostus 11. Tilausten kirjauksessa laskutyyppi 11. Luottorajan ylläpito sallittu käyttäjäryhmälle 11. Tarkistetaanko luottoraja ja avoin saldo? 11. Yleinen pienlisä 13. Tilauksen tilanne myyjälle 13. Tilausmuutosten keräily

4 5.1.3 Aloitusruutu Kun ohjelma käynnistetään, valitaan ensin käsiteltävä tilauslaji. Valikossa näkyvät kaikki järjestelmään perustetut tilauslajit ruudun kielen mukaisina. Samalla näytetään sekä kotimaan että viennin tilausnumeroksi seuraavaa vapaata tilauslajin perustietoihin syötettyjen numerosarjojen mukaisia numeroita. Tilauslajin voi vaihtaa myöhemmin tilauksia syötettäessä. Tällöin saadaan sama tilauslaji-ikkuna ruutuun. Ruudun toimintonapit Ok Peruuta Hyväksytään ruudun tilauslaji käsittelyyn Lopetetaan ohjelma Kenttien kuvaukset Tilauslaji Seur.nro/kotimaa Seur.nro/vienti Käsiteltäväksi valitun tilauslajin teksti ruudun kielellä Tilauslajin kotimaan numerosarjan seuraava vapaa numero Tilauslajin viennin numerosarjan seuraava vapaa numero Tilaustenkirjausohjelmaan on lisätty Luottorajakäsittely. Ominaisuus otetaan käyttöön antamalla Yleisparametrille 11. Tarkistetaanko luottoraja ja avoin saldo? arvoksi Kyllä sekä 11. Luottorajan ylläpito sallittu käyttäjäryhmälle arvoksi käyttäjäryhmä tai käyttäjätunnus, jolle luottorajojen ylläpito sallitaan. Kun ominaisuus on käytössä Asiakkaan perustiedoissa Tilastointi lehdellä on kentät Luottoraja ja Avoimet laskut. Uutta tilausta avattaessa ja tilausrivin tallennusvaiheessa on tarkistuskontrolli, joka laskee yhteen asiakkaan avoimet laskut sekä arvon niistä tilauksista, joita ei ole vielä lähetetty reskontraan ( laskuttamattomat + laskutetuista ne, jotka ei ole vielä reskontrassa). Tästä saatua summaa verrataan asiakkaan luottorajaan. Jos saatu summa on suurempi kuin asiakkaan luottoraja asiakasrekisterissä niin annetaan tästä ilmoitus: Asiakkaan luottoraja: xxxx. Laskuttamaton tilauskanta:xxxx. avoimet laskut:xxxx -> yhteensä:xxxx. Myyjä voi täten informoida asiakasta avoimesta saldosta jo tilausvaiheessa. Ohjelma antaa kuitenkin tallentaa tilauksen ilmoituksesta huolimatta. Luottorajatarkistus ohittaa määritellyt maksuehdot. Tilauksen pakollisiksi määriteltäviä voivat kenttiä olla: Otsikolla Valuutta, Maksuehto(Maehto), toimitusehto (Toehto), toimitustap(totapa), Agentti, Myyjä. Riveillä tilastojakso(tjakso), Varasto, välittömät kustannukset(valkust), laatuluokka(laatulka), toimitusaika(toimaika), Hinta, väri(vari), määrä(maara) Tilausotsikon tilauspäivä voidaan määritellä lukituksi jolloin sitä ei pysty muuttamaan. Tilauspäivään tulee tällöin aina tilauksen tallennuspäivä

5 5.1.4 Otsikkoruutu Ruudun toimintonapit Rivit Pohja To.oso Uusi Tallenna Selailunäppäimet tilauslajin otsikkotiedoissa: Ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan, viimeiseen Siirry ruudulla olevan tilauksen rivitietoihin Ruudulla olevan tilauksen kopiointi uudeksi tilaukseksi Poikkeavan toimitusosoitteen syöttö Uuden tilauksen syöttöön Tallennetaan tilausotsikon tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain tilauksen otsikkotietoa muutetaan. Jos tilauksesta yritetään poistua tässä

6 Poista Lopeta Ohje Tilauslaji vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poistetaan ruudulla oleva tilaus. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla tilaus poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää tilaus tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista tilauksista saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Otsikolla tapahtunut poisto vie syykoodin kaikille riveille. Jos tilaus tai sen kaikki rivit on poistettu syykoodilla, niin ruudun oikeassa ylänurkassa näkyy teksti Poistettu tilaus Lopetetaan ohjelma Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Tilauslajin vaihto Tilausnumerokentän vieressä selailu tilauksiin, asiakasnumeroiden vieressä selailu asiakkaisiin ja päivämäärien vieressä siirtyminen päivämäärän syöttöikkunaan. Avaa Tilauskyselyohjelman ja näyttää ko. asiakkaan kaikki tilaukset. Avaa asiakkaan kyseilyikkunan, josta voi daan nähdä asiakkaan tilaukset, lähetteet tai laskut Kun tilauskirje rasti on päällä ja asiakkaan tiedoissa on merkintä, että asiakkaalle tulostetaan tilauskirje, voidaan tällä näppäimellä tulostaa kirje paperille. Parametrilla 05. Tilauskirjeohjelma valitaan käytettäväksi joko pysty- tai vaakaversio ohjelmasta. Kun lähetysheti rasti on päällä, saadaan tilauksen toimittamatta määristä muodostettua lähetyslista ja tulostettua se paperille. Parametri 10. Tilausten kirjauksessa lähetteen tulostus määrittelee käytetäänkö pystyvai vaakatulostusta. Kun laskutus heti rasti on päällä ja tilauksesta on juuri muodostettu lähetyslista, saadaan se myös heti laskulle. Jos parametrilla 12. Tilausten kirjauksessa laskutyyppi on valittu laskutyyppi, käytetään sitä. Jos ei ole, mutta asiakkaan perustiedoissa on laskutyyppi, käytetään sitä. Näillä näppäimillä päästään tilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia tilauksiin liittyviä muistioita ovat asiakkaan, tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Kenttien kuvaukset Tilausnumero Tuotelinja Lähde Tilaustyyppi Asiakas Laskutus Tilauspvm Tilaustakapvm Ruudulla olevan tilauksen numero DAFOssa Mikäli tuotanto on jaettu eri tuotelinjoihin (brandiryhmiin), voidaan valita, minkä linjan tuotteita ja tilauksia käsitellään. Myös tilauslajille voidaan valita, minkä linjan tilauksia tilauslajilla syötetään. Tuotelinja talletuu tilausotsikolle ja se näkyy otsikon tiedoissa. Kun tilaus tulee järjestelmään, tallentuu sille lähde, josta tilaus on tullut: syötetty, EDI/OVT, Dafomyymi, webdafo, XML Kun tilaus syöytetään, valitaan sille tyyppi: Normaali, Blokki tai Keskkusliiketilaus Toimitusasiakkaan numero, nimi ja osoite Laskutusasiakkaan numero, nimi ja osoite Tilauksen päivämäärä. Uutta tehtäessä ehdotetaan kuluvaa päivämäärää. Päivämäärät voidaan hakea nuolinäppäimen avulla kuukausitasoisesta kalenterista klikkaamalla. Tilauksen viimeinen mahdollinen toimituspäivämäärä. Jos toimituksen takarajapäiväys on annettu tilaukselle, näkyy se tilauskirjeellä (sekä vaaka- että pysty)

7 Tilausperupvm Asiakk.tilaus As.yhteys hlö Oma yhteyshlö Alennukset Tilastojakso Rivejä Luotu Muokattu Maksuehto Toimitustapa Toimitusehto Myyjä Agentti Agentti2 Arvopvm Tilauskirje Lähetys heti Laskutus heti Ei pienlisää Tilaus yhteensä Hinnasto Tilauksen tila Tilauksen peruutuspäivämäärä Asiakkaan antama tilausnumero. Voidaan määritellä parametrin avulla pakolliseksi joko asiakkaan omien tilausten sisällä tai sitten koko tilaukannassa. Asiakkaan ilmoittama yhteyshenkilö Yrityksen oma yhteyshenkilö. Voidaan määritellä automaattisesti ruudulle tuotavaksi uutta tilausta tehtäessä. Yleisparametrin 05. Tilaussyöttö: oma yhteystieto oletuksena arvoksi kyllä tallentaa kentän tiedon iniin (OmaYhteys=xxxx) ja tuo sen uutta tilausta tehtäessä ruudulle. Tilausotsikon alennustekstit periytyvät otsikolle asiakkaan tiedoista, mutta niitä voidaan myös tilauskohtaisesti muuttaa. Kun alennustekstin kohdalle klikataan tekstiä hiiren kakkospainikkeella, saadaan listaan valittavaksi perustetut alennustekstit. Alennusprosentit, jotka koskevat koko tilausta. Riveittäin voidaan kuitenkin kieltää otsikon alennukset Otsikkoalennuksia voi olla nyt viisi erilaista. Jos perustietojen nimitietoihin on avattu alennuksille nimet, näkyy alennuskenttien vieressä aina sen alennuksen nimi, jonka kohdalla ollaan. Tilauksen otsikolle voidaan valita jakso (tai kausi) johon tilaus kuuluu. Jos kausi on valittu, niin tilaukselle voi syöttää vain ko. kauden tai jatkuvan kauden tuotteita. Hinnan haussa käytettän otsikolle määriteltyä jaksoa. Otsikolla näytetään, kuinka monta riviä tilaus sisältää Otsikolla näytetään, kuka on syöttänyt tilauksen ja koska Lisäksi näytetään milloin tilausta on viimeksi muutettu ja kuka oli muuttaja Maksuehdon teksti ruudun kielellä. Tuodaan joko toimitusasiakkaan tilauslajikohtaisista ehtotiedoista tai sitten laskutusasiakkaalta tai toimitusasiakkaalta, jos kumpaakaan edellä mainittua ei ole olemassa. Toimitustavan teksti ruudun kielellä Toimitusehdon teksti ruudun kielellä Myyjän nimi. Tuodaan uutta tilausta syötettäessä asiakkaalta. Agentin nimi. Agentti tuodaan tilaukselle automaattisesti asiakkaan tiedoista. Tilauksella voidaan määritellä myös toinen agentti. Agentti tuodaan asiakkaan perustiedoista. Jos laskun arvopäivämäärä tiedetään jo tilausvaiheessa, voidaan se antaa. Maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivämäärästä. Jos tässä on rasti, voidaan tilauksesta tulostaa tilauskirje Jos tässä on rasti, voidaan Lähetä heti napilla tehdä tilauksesta lähetyslista Jos tässä ja lähetä heti kohdassa on rasti, voidaan Laskuta heti napilla tehdä muodostetusta lähetyslistasta lasku Tilaukselta ei veloiteta mitään pienlisää Tilauksen yhteensä summat: kappalemäärä ja summa valuutassa. Tilaukselle voidaan antaa asiakkaan normaalista valuutasta poikkeava valuutta. Ohjelma hakee asiakkaan perustiedoista valuutan, joka tilauskohtaisesti on mahdollista muuttaa. Tilauksella käytetty hinnasto. Tuodaan asiakkaalta, mutta voidaan tilauskohtaisesti muuttaa. Nimitietoihin voidaan perustaa tilauksen tilatietoja. Työmääräimelle poimimista varten voidaan määritellä tila, jossa tilaus pitää vähintään olla, jotta tilaus saadaan poimittua määräimelle

8 Myyntisaam.tili Arvopäivien lkm Osamaksupaivät WebDafo Tiliöintitiedoissa kerrotaan myynti- ja myyntisaamistilit, jotka laskulle viedään kun ne poimitaan reskontrajärjestelmään. Jos tilaukselle kuitenkin halutaan joku poikkeava tili, voidaan se antaa tilauskohtaisesti. Laskun arvopäivämäärän muodostusta varten päivien lukumäärä, joka lisätään laskun päivään. Laskun maksuehto lähtee liikkeelle laskun arvopäivästä. Ruudulla on osamaksuun liittyvät neljä kenttää: kaksi prosenttikenttää ja kaksi päivien lukumääräkenttää. Jos näitä käytetään, niin arvopäivämäärällä 1 (=laskun päiväys + arvopaivät 1) laskutetaan prosentin 1 mukainen osuus laskusta. Arvopäivällä 2 prosentin 2 mukainen osuus sekä viimeisellä arvopäivällä jäljelle jäänyt osuus=100- prosentit 1 ja 2. Jos tilaus on tullut WebDafon kautta, näytetään WebDafon tilausnumero, Käyttäjä ja tilausken viite Tilaukselle voidaan määritellä pakollisia tietoja, joita täyttämättä tilausta ei saa tallennettua. Mahdollisia pakollisia tietoja voivat olla Maksuehto (Maehto), Toimitusehto (Toehto), Myyjä (Myyja), Agentti (Agentti). Pakolliset kentät ilmoitetaan parametrilla 05. Tilauksen pakolliset kentät kentät toisistaan pilkulla eroteltuna. Esimerkiksi: Maehto,Myyja,Agentti, silloin tilaukselle on aina annettava maksuehto, myyjä ja agentti. Asiakkaalle voidaan määritellä tilauslajikohtaisesti poikkeavat alennukset, myyjä ja ehtotiedot. Nämä tiedot annetaan aina toimitusasiakkaalle. Tiedot syötetään asiakasylläpidossa välilehdellä 3. Ehtotiedot. Siellä on näppäin Lisäehdot, jolla päästään tilauslajikohtaisiin tietoihin. Jos tilauslajikohtaisia ehtoja on syötetty, tilausohjelma käy etsimässä löytyykö tilauksen toimitusasiakkaalle ko. tietoja käsiteltävänä olevalle tilauslajille. Jos tämä tieto löytyy, tuodaan alennukset ja myyjä aina näistä tilauslajikohtaisista tiedoista. Jos maksuehto, toimitusehto tai toimitustapa on jätetty tyhjiksi, käytetään asiakkaan perustiedoissa olevia vastaavia ehtoja Uusi tilaus Uuden tilauksen syöttö aloitetaan painamalla Uusi-näppäintä. Tämän jälkeen saadaan ikkuna, johon annetaan ensin toimitusasiakkaan numero. Asiakas voidaan hakea ruutuun myös selailuikkunasta

9 Kun asiakaskentästä siirrytään seuraavaan, tuodaan ruutuun asiakkaan nimi, ja tilaukselle haetaan seuraava vapaa numero tilauslajin numerosarjatiedoista. Tilausnumero voidaan myös antaa itse. Myös asiakkaan oma tilausnumero voidaan syöttää jo tässä vaiheessa. Jos yleisparametrilla Asiakkaan tilausnumero yksikäsitteinen on arvo Kyllä, niin asiakkaan tilaus on aina täytettävä, eikä se saa olla sama kuin asiakkaan muissa tilauksissa. Vastaavasti parametrin arvolla Kaikki asiakkaan tilausnumero on oltava täytettynä eikä se saa olla sama kuin missään tilauskannan tilauksessa. Ruudun toimintonapit Ok Peruuta Selailu asiakkaisiin. Muodostetaan uusi otsikkotieto ja palataan otsikkoruutuun. Otsikon tiedot täytetään automaattisesti asiakkaan perustietojen mukaan. Palaan otsikkoruutuun tekemättä uutta tilausotsikkoa. Kenttien kuvaukset Asiakas Tilausnumero Asiakk.tilaus Tilaustyyppi Uuden tilauksen toimitusasiakkaan numero. Asiakkaan nimi tuodaan ruutuun, kun poistutaan numerokentästä. Uuden tilauksen numero. Tuodaan automaattisesti seuraava vapaa numero tilauslajin numerosarjasta. Numero voidaan vaihtaa halutuksi. Tällöin numerosarjojen tiedot eivät päivity. Samaa tilausnumeroa ei voi antaa useammalle eri tilaukselle. Asiakkaan ilmoittama oma tilausnumero. Voidaan määritellä pakolliseksi tiedoksi. Uutta tilausta tehtäessä valitaan, minkä tyyppinen tilaus on: Normaali, Blokki tai Keskusliiketilaus Tilauksen kopiointi Pohja-toiminnolla Jos olemassa olevassa olevaa tilausta halutaan käyttää apuna uutta tilausta syötettäessä, haetaan vanha tilaus ensin ruutuun ja painetaan sitten Pohja-näppäintä. Tämän jälkeen voidaan valita tilauslaji, johon uusi tilaus muodostetaan. Otsikko-ruudulta kopiointiin lähdettäessä voidaan valita kopioidaanko kaikki rivit vai ei rivejä lainkaan. Jos kopiointiin lähdetään rivinäytöstä, voidaan kopioitavaksi valita osa riveistä ja tehdä kopiointi valinnalla Valitut. Rivien valinta tapahtuu aktivoimalla rivi ja painamalla + -merkkiä rivin kohdalla. Rivin eteen ilmestyy tällöin myös + - merkki. Uudelle tilaukselle voidaan (tai täytyy) antaa myös asiakkaan tilausnumero jo tässä vaiheessa

10 Ruudun toimintonapit Ok Peruuta Muodostetaan uusi otsikkotieto vanhan tilauksen tiedoilla ja palataan otsikkoruutuun. Palaan otsikkoruutuun tekemättä uutta tilausotsikkoa. Kenttien kuvaukset Tilauslaji Tilausnumero Asiakk.tilaus Kaikki rivit Valitut Ei rivejä Uuden tilauksen tilauslaji ruudun kielellä. Uuden tilauksen numero. Tuodaan automaattisesti seuraava vapaa numero tilauslajin numerosarjasta. Numero voidaan vaihtaa halutuksi. Tällöin numerosarjojen tiedot eivät päivity. Samaa tilausnumeroa ei voi antaa useammalle eri tilaukselle. Asiakkaan ilmoittama oma tilausnumero. Voidaan määritellä pakolliseksi tiedoksi. Kopioidaan kaikki tilauksen rivit uuteen tilaukseen Kun kopioidaan tilaus rivinäytöstä, voidaan valita mitkä rivit otetaan mukaan kopiointiin Kopioidaan ainoastaan otsikon tiedot uuteen tilaukseen Poikkeava osoite

11 Jos tilauskirjeelle ja lähetteelle halutaan asiakkaan nimi- ja osoitetiedoista poikkeava toimitusosoitetieto, saadaan se annettua tilauskohtaisesti Toi.oso näppäimellä. Jos tälle ruudulle valitulle asiakkaalle on tallennettu kuluttajia, voidaan kuluttajan tiedot hakea näistä perustiedoista. Tilaukselle voidaan antaa sekä poikkeava toimitus- että laskutusosoite. Ruudun toimintonapit Tallenna Poista Sulje Asiakkaiden ja kuluttajien selailu. Poikkeavan osoitteen tiedot voidaan poimia asiakastiedoissa olevalta asiakkaalta tai kuluttajalta. Tallennetaan osoite Poistetaan tilauksen osoitetieto Palataan otsikkotietoihin ilman muutoksia. Kenttien kuvaukset Asiakas Kuluttaja Nimi Osoite Postitoimipaikka Maa Laskutus osoite Poikkeavan osoitteen tiedot voidaan hakea ruutuun olemassa olevan asiakasnumeron avulla. Tekstejä voidaan muokata erilaisiksi tälle tilaukselle. Poikkeavalle toimitusasiakkaalle tallennettu kuuluttaja, jonka tiedot voidaan hakea ruudulle. Tekstejä voidaan muokata erilaiseksi tälle tilaukselle. Osoitteen kaksi ensimmäistä nimeä: nimi ja tarkentava nimi Poikkeavat osoiterivit: kaksi katuriviä Postiosoite Osoitteen maatieto Vastaavasti nimi ja osoitteet voidaan antaa laskutustietoihin

12 5.1.5 Tilausselailu Selailu on uudistettu niin, että käyttäjä pystyy itse valitsemaan, mitä kenttiä tilaustiedoista tuodaan ruudulle. Erilaisia selailuja voidaan tallentaa ja valita niistä aina sopiva käyttöön. Ikkunassa näkyvät tiedot voidaan myös siirtää Exceliin ja tulostaa sitä kautta paperille. Selailut ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia eikä niitä voi kopioida eri käyttäjien välillä. Tiedot selailuista tallennetaan selaaja-alkuisiin tietokannan tauluihin Ruudulle valittuja tietoja voidaan lajitella minkä tahansa ruudulla näkyvän sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Sarakkeiden leveyttä voidaan muuttaa hiirellä sarakkeen otsikon oikeanpuoleisesta reunaviivasta. Sarakkeiden paikkaa voidaan vaihtaa raahaamalla sarake hiirellä otsikosta oikeaan kohtaan. Ruudun alareunasta voidaan valita, kuinka monta ensimmäistä riviä tuodaan näyttöön. Rinnalla näkyy, kuinka monta riviä valintaan todella tuli. Ruudun toimintonapit Valitse Hae Palauta Lisää rajaus Sulje Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan asiakas-ylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset asiakkaat haetaan ruutuun tällä toiminnolla Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Palataan takaisin ylläpito-ruutuun

13 Ruudun menuvalinnat Klikkaamalla jonkin sarakkeen kohdalla hiiren kakkospainiketta saadaan valikko, jossa on seuraavat rivit: Nimi Rajaa Rajaa Rajaa sisältää Poista rajaus Sisältö Lisää sarake Piilota sarake Sarakkeen nimi, jossa ollaan parhaillaan (harmaana) Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on sama arvo kuin ko. rivillä. Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa rajauksia Painamalla tätä saadaan selailuun kaikki ne rivit, joissa kyseissä sarakkeessa on arvo jo sisältää ko. rivin arvon. Poistetaan ko. sarake rajaustiedoista Nimisarakkeen kohdalla voidaan valita näytetääkö Tuotekoodi, Nimi vai molemmat Saadaan luettelo niistä kentistä, jotka on lisättävissä sarakkeeksi selailuun Poistetaan kyseinen sarake selailunäytöstä Selailun valittavat sarakkeet: Aakkostus, Asiakas, Agentti, Agentti2, Ale1-5, Asiakk. Yhteyshenkilö, Brandiryhmä, Hinnasto, Laskutus, Luontipvm, Maksuehto, Myyjä, Oma yhteyshenkilö, Peruutuspvm, Poissyy, Tila, Tilastojakso (=Kausi), Tilauslaji, Tilaustyyppi, Toimitusehto, Toimitustapa, Toiv.toimpvm, Vahv.toim.pvm, Valuutta, Webdafo login, WebDafo tilaus, WebDafo viite, takarajapvm, Yhteensä, Yhteissumma, Syöttäjä

14 Rajausruutu Ensimmäisessä sarakeessa valitaan mitkä tiedot toimivat rajaavina. Kaikki em. selailuun valittavat tiedot voivat olla myös rajaavia. Toisessa sarakeessa valitaan rajaustapa. Näitä voi olla seuraavat: Alkaa(vain aakkosnumeerisissa kentissä), Erisuuri, Pienempi, Pienempi tai yhtäsuuri, Puuttuu, Sisältää, Suurempi, Suurempi tai yhtäsuuri, Välisssä, Yhtäsuuri. Valinta <ei arvoa> jättää ko. rajauksen pois. Kolmannessa (ja neljännessä) sarakkeessa valitaan arvo,johon kakkossarsakkeen ehtoa verrataan. Lisää rajaus-napilla saadaan lisää rajausrivejä. Hae-napilla haetaan rajauksen mukaiset tiedot ykkösvälilehdelle

15 3-Menuvalinnat Uusi Ylläpito Käytä oletuksia Tallenna suljettaessa Selailut Tallennetaan uusi selailuvalinta: rajaukset ja sarakkeet. Selailulle annetaan numero ja nimi, jolla se löytyy myöhemmin menuvalikosta. Tuodaan näkyviin perustetut selailut, joista voidaan valita jokin selailu muutettavaksi, poistettavaksi tai oletukseksi. Käytetään yleisiä selailuoletuksia Kun selailuun tehdään muutoksia, niin muutokset voidaan tallentaa oletusarvoksi, kun ohjelma suljetaan. Oletusarvoa käytetään kun seuraavan kerran mennään selailuun. Kun uusia selailuja tallennetaan, niin ne tulevat valintalistaan. Niistä voidaan valita kulloinkin haluttu selailu käyttöön. Valitse Hae Lisää rajaus Palauta Exceliin Exceliin Sulje Aktiiviseksi valittu rivi tuodaan tilausylläpitoruutuun Kun rajauksia on muutettu, niin rajausten mukaiset tilaukset haetaan ruutuun tällä toiminnolla Siirrytään rajaus-ruutuun, jossa voidaan antaa uusia rajaustietoja. Kun rajaustietoja on muutettu, niin alkupäiset rajaukset palautetaan ruutuun Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-tiedostoksi, jonka nimi ja sijainti kysytään tallennuksen yhteydessä. Siirtää ruudulla näkyvät tiedot excel-ohjelmaan, josta ne voidaan esim. tulostaa tai jatkojalostaa ja tallentaa Sulkee selailun

16 5.1.6 Tilauksen rivitiedot Toinen rivinäyttö: Ruudun toimintonapit Otsikko Työmääräin / Ostotilaus Pohja Viivakdit Toim.ajat Siirry ruudulla olevan tilauksen otsikkotietoihin Kun tilaus on tuotantoon menevä, voidaan tilauksesta muodostaa suoraan työmääräin. Ei-tuotannollisesta tilauksesta voidaan taas muodostaa ostotilaus. Ruudulla olevan tilauksen kopiointi uudeksi tilaukseksi Tuodaan syötön avuksi viivakoodi-ikkuna Tämä nappi on viivakoodi-näppäimen kanssa vaihtoehtoinen. Sen kanssa voidaan uudelle tilausriville laskea ensimmäiset mahdolliset toimitusajat. Toiminta otetaan käyttöön tilauslajeittain. Toimitusaikojen laskenta on

17 kuvattu tarkemmin myöhempänä. Uusi Uuden tilausrivin syöttöön Tallenna Tallennetaan tilausrivin tiedot. Näppäin tulee aktiiviseksi, kun jotain rivin tietoa muutetaan. Jos riviltä yritetään poistua tässä vaiheessa, kysytään: tietoa on muutettu, tallennetaanko. Poista Poistetaan alaosassa oleva tilausrivi. Poiston yhteydessä voidaan määritellä syykoodi, jolla rivi poistetaan. Jos syykoodi annetaan, jää rivi tilauskantaan poistomerkinnällä varustettuna. Näin poistetuista riveistä saadaan esim. tilauskantaraportti ja rivit saadaan tulostettua asiakkaan tilauskirjeelle. Lähetteellä olevaa tilausriviä ei saa poistettua eikä vaihdettua. Ensin pitää poistaa rivi lähetteeltä ja sitten vasta tilausrivi. Tilausrivin saa nyt poistaa, vaikka se olisi jo poimittu työmääräimelle. Samoin kappalemääriä saa muuttaa pienemmäksi, mutta ei lisätä. Jos rivi poistetaan tai muutetaan pienemmäksi, peruutetut määrät siirretään työmääräimen ylimääräisiin kappaleisiin. Seuraavissa tapauksissa peruutusta ei voi tehdä ennen kuin rivi on poistettu työmääräimeltä: - tilausrivi on osittain työnalla - tilausrivi on usealla eri työmääräimellä - kyseessä on tuotepaketti - työmääräin on osittain leikattu - työmääräin on osittain valmistunut Saapumisvarastoksi peruutetuille kappaleille viedään työmääräimen oletusvarasto. Jos sellaista ei ole annettu, tilauksen varasto. Sulje Suljetaan riviruutu ja palataan otsikkotietoihin Ohje Siirtyminen DAFOn käyttöohjeisiin Näyttö Vaihdetaan rivien näyttöosaan joko kokokohtaiset määrät tai toimitusaika/hinta näyttö. Viimeksi käytetty näyttötapa tuodaan ruutuun seuraavan kerran kun tilausten rivinäyttö avataan. Varasto Avataan tuotteen varastokysely-ohjelma. Ruutuun tuodaan riville valitun tuotteen/värin tiedot. Näillä näppäimillä päästään tilauksiin liittyviin muistioihin. Muistioohjelman toiminnasta on oma ohjeensa. Mahdollisia tilauksiin liittyviä muistioita ovat asiakkaan, tilauksen, toimittajan ja tuotteen muistiot. Ensimmäinen nuoli lähtee tuotteiden selailuun. Kun tuote on valittu päästää toisella nuolella tuotteen värin valintaikkunaan. Avaa Tilauskyselyohjelman ja näyttää asiakkaan ko. rivin tuote/väri/tyyppi kombinaation tilaukset Mikäli etiketietoja on avattu, voidaan tilausriville valita, mitä etikkeitä se sisältää. Osa etikkeistä on ns. automaattietikkeitä, jotka tulevat aina tietyille asiakkaille ja/tai tuotteille. Kenttien kuvaukset Omat koodit Tämä näyttötapa on oletuksena. Silloin ruudulla näytetään ja riville syötetään normaalit tuote- ja värikoodi. Valittu syöttötapa tallentuu käyttäjäkohtaisesti, ja seuraavan kerran ruutuun tultaessa, tuodaan oletuksena edellisen kerran valinta. Asiakkaan koodit Jos tämä valinta on käytössä, niin asiakkaalta pitää löytyä asiakaskohtaiset tuote- ja värikoosit. Tällöin ruudulla näytetään asiakkaan koodeja, ja uuden rivin syötössä tuote haetaankin asiakkaan koodin mukaan. Tilaus Ruudulla olevan tilauksen numero DAFOssa

18 Asiakas Tilaus yht.yks Val Toimitusasiakkaan nimi Tilauksen kappalemäärä yhteensä Tilauksen valuuttasumma yhteensä. Jos hinnoissa ei ole veroa mukana, myös kokonaissumma on ilman veroa. Rivitaulukko 1: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Nimi Tuotteen nimi Väri Tuotteen väri Tyyppi Jos tyyppi on käytössä, näkyy tilausrivin tyyppi tässä sarakkeessa Hr Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivillä oleva hintaryhmätunnus tässä sarakkeessa Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä Toimitusaika Tilausrivin toimitusaika lyhyessä muodossa VVTTTT, missä VV=vuoden kaksi viimeistä numeroa ja TTTT=toimitusajan tunnus joko 2 tai 4 merkkiä pitkänä. Hinta Tilausrivin a-hinta Lajitelma Jos vakiolajitelmat ovat käytössä, rivin mahdollinen lajitelmatunnus Kpl Jos vakiolajitelmat ovat käytössä, rivin lajitelman kappalemäärä Kollit Rivin kollien lukumäärä Rivitaulukko 2: Rivi Tilauksen rivit näkyvät taulukossa. Tässä sarakkeessa rivinumerot. Tuote Tilausriviin syötetty tuotetunnus Väri Tuotteen väri Yhteensä Rivin tilausmäärä yhteensä 1 20 Rivin kokokohtaiset määrät. Sarakkeita on näkyvissä niin monta kuin tuotekoodin rakenteessa on ilmoitettu kokoja olevan käytössä. 1 Määrät välilehti: Rivi Pika Tuote Väri Tyyppi Hr Tilausrivin yksilöivä rivinumero Jos tuotteella on pikakoodit käytössä (tuotekoodin ylläpito), niin tuote voidaan hakea ruutuun pikakoodin avulla. Pikakoodi voi olla joko tuotetai värikohtainen Tuotteen koodi jaoteltuna tuotekoodin rakenteen mukaisiin osiin. Osien otsikkotiedot tuodaan myös tuotekoodin rakenteesta. Tuotteen alapuolelle tuodaan tuotteen nimi. Tuotekoodin syötön jälkeen annetaan heti ilmoitus, jos tuotetta ei ole. Rivin tuotteen väritunnus. Mikäli tuotteen värille on merkitty, että se ei ole enää aktiivinen, alasvetovalikossa ei näytetä ko. tuotteen väriä eikä enää voida syöttää uudelle tilausriville, saadaan ilmoitus Tuotteen väri ei aktiivinen Tämän lisäksi voidaan merkitä tuote/väritasolla arvot ennakkomyynnin, varastomyynnin tai molempien kielloista. Tuotteen perustietojen väritaulukossa on sarake MK, jonka arvoina ovat E, Ennakkomyynti kielletty (oletus ennakkomyynti sallittu) V, Varastomyynti kielletty (oletus varastomyynti sallittu) VE, Molemmat kielletty Ks. myös Tilauslajin automaattinen määritys ja kontrolli Jos tuotteella on vain yksi väri, tuodaan se oletuksena uudelle tilausriville. Jos tyyppi on käytössä, näkyy tässä riville valittu tuotteen tyyppi. Jos hintaryhmät ovat käytössä, näkyy rivin hintaryhmätunnus tässä. Uutta tilausriviä syötettäessä voidaan hintaryhmällisen tuotteen hintaryhmäkenttä tyhjentää, jolloin voidaan syöttää kaikki tuotteen hintaryhmät yhdellä rivillä. Ohjelma muodostaa näistä niin monta riviä kuin

19 hintaryhmiä on rivillä. Hintaryhmäkohtaiset hinnat päästään antamaan 4. välilehdellä. Laatuluokka Mikäli tuotekoodin ylläpidossa on määritelty, että laatuluokat ovat käytössä, syötetään tilausriville myös laatuluokka. Laatuluokat perustetaan perustietojen nimitiedoissa. Parametrilla 01. Oletuslaatuluokka määritellään laatuluokka, joka tulee oletuksena uudelle tilausriville. Lajitelma Mikäli vakiolajitelmat tai tuotekohtaiset lajitelmat ovat käytössä, voidaan riville syöttää tilattu lajitelma. Jos tuotteelle on annettu oletuslajitelma, tuodaan se oletuksena uudelle riville. Kentän vieressä olevalla nuolinäppäimellä päästään lajitelmien selailuun, josta poiminta voidaan tehdä. Vuosi Toimitusajan vuosiosa. Toimitusaika on muuten vapaasti muotoiltavissa, mutta alussa on aina oltava vuosi kokonaisuudessaan. Yleisparametrilla voidaan määritellä, että toimitusajan tilalla syötetään toimituspäivämäärä. Toimitusaika alustuu uudelle tilausriville tilauslajin tietojen perusteella: se voi tulla joko tuotteelta, edelliseltä riviltä tai tilauslajin tiedoista. T.aika Toimitusajan loppuosa. Yleisparametrilla voidaan määritellä että syötetyt toimitusajat on oltava perustettuna ennen kuin tilausrivejä voidaan syöttää. Materiaalitarvelaskenta ei toimi, jos toimitusaikojen perustietoja ei ole olemassa. Toimitusajat ovat yleensä viikkoja, kuukausia tai kuukauden alku/loppuosia. Kun tilaus syötetään, alkuperäinen toimitusaika tallentuu tilausriville omaksi kentäkseen. Tätä tietoa voidaan käyttää esim. toimitusvarmuuden raportointiin. Toimitusaika voidaan tilauslajinperustiedoissa määritellä haettavaksi eri paikoista, kiinteänä tilauslajilta, tilauksen edelliseltä riviltä, suunnitelmien mukaan ja tuotteelta. Tuotteelta haettaessa tuodaan maatietojen perusteella joko tuotteen ensimmäinen tai toinen toimitusaika. Tilauslajilla kerrotaan myös, onko toimitusaikana toimitusaika(viikko), päivä vai molemmat. raporttigeneraattori käyttää rajauksissa toimituspäivämääriä. Jos toimitusajat ovat kuitenkin viikkoja, niin myös toimituspäivämäärä saadaan alustettua automaattisesti toimitusajan päättymispäivän avulla. Toimituspäivä Yleisparametrilla voidaan määritellä, että toimitusajan tilalla syötetään toimituspäivämäärä. Tällöin ruudulla ei näy kahta edellä mainittua kenttää vaan toimituspäivämäärä kenttä. Toimituspäivämäärän mukaan tilaukselle viedään kuitenkin lisäksi päivämäärän mukainen viikko toimitusaikakenttään. Tarvelaskennassa, tilastoinnissa ja tuotteen viikkotietojen laskennassa tarvitaan aina toimitusaika tietoa. A-hinta Tuotteen yksikköhinta tilauksen valuutassa. Maatietojen mukaisesti hinnat joku sisältävät veron tai eivät. Hinta haetaan uuelle tilaukselle tuotekoodin perustiedoissa määriteltyjen hinnanhaku kriteerien mukaan joko uudesta tai vanhasta hinnastotaulusta. Jos asiakkaalle on annettu asiakas/tuote-kohtainen hinta, tuodaan se oletuksena tilaukselle. Varasto Varastopaikka, mistä tuote mahdollisesti lähetetään. Tilauslajin perustietojen mukaan varastoksi voidaan tuoda tuotteen tai asiakkaan varasto. Varastopaikka Jos varastopaikat on käytössä, voidaan riville antaa varastopaikkatunnus. Yhteensä Tilausrivin tilausmäärä yhteensä. Jos kyseessä on kokolajitelmaton tuote, annetaan tilattu määrä tähän. Silloin määrä voi sisältää myös

20 Säilytä Ei tuotantoon Hank.tapa Hinnasto desimaaliosan. Kokolajitelmallisille tuotteille voidaan yhteensä määrä joko syöttää tai se lasketaan kokokohtaisista määristä. Myös tämä määritys tehdään tilauslajien perustiedoissa. Jos tuote on kokolajitelmallinen, mutta kokokohtaisia määriä ei vielä tiedetä, voidaan antaa pelkkä yhteensä määrä. Tästä annetaan tallennuksessa ilmoitus: Yhteensä määrät annettu, vaikka kokomäärät puuttuvat Jos kokokohtaisia määriä annetaan, on niiden yhteen laskettu määrä vastattava yhteensä-kenttää. Vastaamattomuudesta tulee ilmoitus ruudun alalaitaan: Yhteensä määrä ei täsmää! Kun ollaan syöttämässä uusia tilausrivejä, voidaan säilytä-rasti laittaa päälle. Kun sitten painetaan Uusi-näppäintä, jäävät kaikki ruudun alaosassa olevan tilausrivin tiedot pohjaksi seuraavaa tilausriviä varten. Tätä voidaan siis käyttää rivien kopiointiin saman tilauksen sisällä. Vaikka tilaus normaalisti olisi tuotantoon menevä, voidaan yksittäiselle riville merkitä, että se ei ole menossa tuotantoon. Rivillä näytetään, mikä on tuotteen oletushankintatapa Tilausriville on syötössä mahdollista valita rivikohtaisesti tuotehinnasto, jota ko. rivin kohdalla käytetään. Täten tilausrivillä voidaan käyttää eri hinnastoa kuin tilausotsikkoon on ilmoitettu. Tätä ominaisuutta voidaan käyttää esim. silloin, kun tuotehinnastossa on kappelemääriin sidottuja a- hintoja. Tilastojakso Tilaussyöttöön tilausjakso-kenttä on siirretty myös rivitietojen ensimmäiselle välilehdelle. Näin kenttä ei jää niin helposti vahingossa täyttämättä. Sama tieto on edelleen toisella välilehdelläkin. Tilastojaksoa käytetään tuotteen hinnan määrittelyssä sekä erilaisten raporttien muodostuksessa. Uutta tilausta tehtäessä haetaan tilastojakso riville rivin toimitusajan ja tuotteen malliston perusteella. Mikäli jaksoa halutaan muuttaa, voidaan se tehdä syötön yhteydessä. Koko Kollit Koot 1 20 Varasto: Myytävissä yhteensä: Jos lajitelmat on käytössä, lajitelman koko kappaleissa. Tuodaan suoraan lajitelmien perustiedoista ja näytetään ruudulla, eikä voida muuttaa. Jos lajitelmat on käytössä, pakettien lukumäärä. Kiinteille paketeille syötetään, muille pakettityypeille lasketaan. Laskettua arvoakin voidaan haluttaessa muuttaa. Kun syötetään sekapakkaus, kollit lasketaan jakamalla Yhteensä -määrä pakkauksen lukumäärällä ylöspäin pyöristäen. Kokokohtaisissa paketeissa vain yhtä kokoa voidaan laittaa samaan kolliin. Kokokohtaiset määrät muutetaan seuraavaan suurempaan paketin koon monikertaan, ja kollit lasketaan näistä määristä. Muuttuva 1: kollit = Yhteensä -määrä = pakettien lukumäärä. Muuttava 2: Yhteensä -määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja kollit saadaan jakamalla kokonaiskappalemäärä paketin koolla. Muuttuva 3: yhteensä-määrään syötetään pakettien lukumäärä, ja jokaisen koon kappaleet jaetaan paketin koolla. Ruutuun tuodaan kokolajitelmalliselle tuotteelle tuotteen kokolajitelman ja valmistettavan kokovälin mukaiset kokotunnukset. Kunkin koon alle syötetään tätä kokoa vastaava tilattu määrä. Jos tilauslajin perustiedoissa on määritelty varaston näyttö, tuodaan koon alapuolelle määrät. Vaihtoehdot tilauslajilla: näytetään tuotteen värille/tyypille rivin varaston mukainen varastosaldo näytetään kaikkien tälle tuotteen värille/tyypille myytävissä olevien varastojen yhteenlaskettu vapaana varastossa saldo (varaston saldo toimittamattomat myynnit). Lisäksi voidaan eri rastilla valita, lasketaanko vapaaseen määrään mukaan tulossa olevat määrät ja suunnitellut määrät. Näytetään rivin syötön yhteydessä, kuinka paljon riville valitussa

21 Myytävissä varastokoht: Myyt. + varasto yhteensä: Myyt. + varasto varkoht.: Ostotilaus Toimitusvarasto Luotu Muokattu Tilauslaji Valuutta varastossa on vapaana. Vastaavasti tässä voi olla mukana tulossa- ja suunnitellut määrät. Rivin syötössä näytetään kaksi riviä: varastosaldot sekä myytävissä yhteensä. Rivin syötössä näytetään kaksi riviä: varastosaldot sekä myytävissä riville valitusta varastosta. Tätä ominaisuutta voidaan ylläpitää myös käyttäjäkohtaisesti. Valitaan riviruudulla Tiedosto\Asetukset, saadaan esille ruutu, josta voidaan valita haluttu vaihtoehto, joka tallennetaan käyttäjälle Asetukset tauluun. Kun tyypit on käytössä, voidaan kokolajitelman tietoihin kertoa tyypeittäin sallitut koot. Tällöin määriä saa syötettyä vain näille sallituille koille. Vastaavasti kokolajitelmat ja kokovälit voivat olla tyyppikohtaiset. Tämä kenttä saadaan pois ruudusta, jos parametrille 05. Lisäkentät (ostotil/toim.var) pois annetaan arvo Kyllä. Kentät ovat syötössä omia raportteja varten Tämä kenttä saadaan pois ruudusta, jos parametrille 05. Lisäkentät (ostotil/toim.var) pois annetaan arvo Kyllä. Kentät ovat syötössä omia raportteja varten. Rivillä näytetään, kuka on syöttänyt rivin ja koska Lisäksi näytetään milloin riviä on viimeksi muutettu ja kuka oli muuttaja Rivin tiedoissa näytetään tilauslaji Rivin tiedoissa näytetään valuuttatunnus Käyttäjäkohtaiset asetukset varaston määristä eri tilauslajeilla Kun vanha tilaus on otettu ruutuun, tuodaan tilauksen rivit näyttöön. Jos jotain riviä halutaan muuttaa, klikataan rivi aktiiviseksi, jolloin sen tiedot siirtyvät ruudun alaosaan muutettaviksi. Uuden rivin teko sekä vanhalle tilaukselle että uudelle aloitetaan painamalla Uusi-näppäintä. Tällöin rivinumero kasvaa automaattisesti yhdellä. Jos jostain syystä rivinumero halutaan kuitenkin joksikin muuksi, voidaan se vaihtaa sellaiseksi riviksi, jota ei ole olemassa. Kun uusi rivi on tallennettu, pysyy ohjelma uusien rivien syöttötilassa ja kasvattaa rivinumeroa yhdellä. Rivin poisto tapahtuu Poisto-näppäimellä. Riviä ei saa poistaa tai muuttaa, jos se on jollain lähetteellä, kerättynä asiakasvarastoon tai otettuna työn alle. Tällöin on ensin poistettava lähete, keruu tai rivi työmääräimeltä

22 Tilauksen rivisyöttö Tilaukselle saa kytkettyä päälle erillisen rivisyötön otsikkoruudun Toiminto-valikosta Kun valikon kohta Rivisyöttö on valittuna, avaa Rivit-nappi vanhan ikkunan sijasta uuden ikkunan. Jos otsikkoruudulla näkyvää tilausta vaihdetaan, rivisyöttöikkunassa näkyvä tilaus vaihtuu ikkunan aktivoituessa. Rivinäyttö aukeaa uudelleenkäynnistyksessä samaan näkymään, kuin se suljettaessa on ollut. Rivisyötön liikkumissäännöt voi tallentaa käyttäjäkohtaisesti. Jos osa sarakkeista on sellaisia, että ne halutaan normaalisti ohittaa riviä syötettäessä, voidaan Pysähdy-valikosta poistaa valinta niiden kohdalta. Tällöin sarakkeet ohitetaan tabulaattorilla liikuttaessa. Samoin uuden tuotteen valinnan jälkeen automaattisesti täytettävät sarakkeet (Nimi, Seurantataso (tuoteryhmä3) )ohitetaan. Niihin voidaan palata hiirellä osoittamalla tai peruuttamalla Shift+tab. Sarakkeita voidaan piilottaa kaventamalla ne näkymättömiin. Jos piilotetut sarakkeet halutaan takaisin näkyviin, se onnistuu Näytä-valikosta. Tiedosto-valikosta voidaan valita näytettävät varastosaldot

23 Tilausrivien syöttö tapahtuu kokonaan ylemmässä gridissä, alareunan gridi esittää pelkästään aktiivisena olevan rivin varastotilanteen. Toiminnot: Liikkuminen gridissä eteenpäin kentästä toiseen Tabulaattorilla (Tab) peruutus Shft + Tab syöttö kenttään + enter --> siirtyminen seuraavaan kenttään nuolinäppäimillä eteen- ja taaksepäin ylös ja alas Home näppäimellä rivin alkuun ja End näppäimellä rivin loppuun Käyttäjäkohtaisesti määritellyt ohitettavat sarakkeet ohitetaan Automaattisesti täyttyvät kentät, tuotteen nimi ja tuoteryhmä 3 (seurantataso) ohitetaan Tuotteilla, joilla on vain yksi väri, tuodaan väri automaattisesti ja kenttä ohitetaan Tilausmääriä syötettäessä vain tuotteen kokolajitelman kokoihin ja hintaryhmiin voidaan syöttää, muut koot ohitetaan. Tuotetunnuksen syöttö Tallennus mallinumeron syöttö tuotekentässä + enter, jolla siirrytään seuraavaan kenttään.. Kuosi ohitetaan, jos sitä ei tuotteella ole. Pelkkä mallinumero riittää, brandi ja tuotelaji tulevat oletuksena. Selailulla haku o Ctrl + Q (toimii vain, kun tuotekoodikontrolli ei ole syöttötilassa) o Selaa painike tai Alt + S Gridin viimeinen sarake + enter. Rivillä on * merkkinä, että rivi on tallentamatta, tallennuksen jälkeen muodostetaan automaattisesti uusi tyhjä rivi ja kursori siirtyy seuraavan rivin alkuun. Ctrl + S Tallenna-painike tai Alt + T

24 Uusi rivi Rivin kopiointi Hintaryhmällinen tuote Automaattisesti viimeisen rivin tallennuksen jälkeen Ctrl +N Ctrl + C kopioi aktiivisen rivin leikepöydälle Crtl + X liittää uudelle riville määrät eli lajitelman Ctrl + V liittää uudelle riville koko alkuperäisen rivin kaikkine tuotetietoineen Hintaryhmälliselle tuotteelle luodaan automaattisesti kullekin hintaryhmälle oma rivinsä hintatietoineen. Kullekin riville voidaan syöttää vain ko. rivin hintaryhmän kokoja. Ohjelma siirtyy automaattisesti seuraavan hintaryhmän ensimmäiseen kokoon edellisen hintaryhmäntallennuksen jälkeen. Kenttien kuvaukset Rivi Pikakoodi Tuote Nimi Tuoteryhmä3 (seurantataso) Väri Tyyppi Laatuluokka Hr Ruudun yläosassa näkyvät tilausnumero, asiakasnumero ja nimi sekä osoite, tilauksen yhteensämäärä ja summa sekä laskutusasiakas, mikäli annettu Ruudun alaosassa on erillinen taulukko, jossa näytetään aktiivisen rivin tuotteen varastosaldo yleisen tilauslajilla määriteltyjen tai käyttäjän määrittelemien asetusten mukaisesti. Rivin numero Tuotteen pikakoodi Tuotetunnus Tuotteen nimi Tuotteen seurantataso Tuotteen väri Tuotteen tyyppi Tuotteen laatuluokka, tuodaan oletuksena Tuotteen hintaryhmä. Jos tuotteella on hintaryhmät käytössä, tuodaan automaattisesti niin monta tuoteriviä kuin on hintaryhmiäkin ja rivillä näytetään vain ko. hintaryhmän koot Ale Tuotteen riville annettava rivikohtainen alennus. Hinta Tuotteen hinta Koot Tuotteen käytettävissä olevat koot, gridin otsikossa näkyy aina aktiivisen tuotteen kokolajitelma. Yht. Rivin yhteensä kappalemäärä Taika Tuotteen toimitusaika, alustetaan tuotteen perustiedoista, voidaan muuttaa ennakkotilauksilla sallitun toimitusviikon sisällä. Varastotilauksissa noudatetaan tilauslajin perustiedoissa annettua toimitusviikon hakua. Valm..vko Alustetaan tuotteen perustiedoista. Valtuudet muuttaa pääkäyttäjällä. Etike Mikäli etiketietoja on avattu, voidaan tilausriville valita, mitä etikkeitä se sisältää. Syöttöruutu aukeaa näppäinyhdistelmällä Alt+enter tai Ctrl+enter. Osa etikkeistä on ns. automaattietikkeitä, jotka tulevat aina tietyille asiakkaille ja/tai tuotteille. Tallennuksen jälkeen kentässä näkyy riville valittujen etikkeiden lukumäärä. * Merkki näkyy, kun rivillä on tallentamatonta tietoa, häviää tallennuksen jälkeen

25 Ruudun toimintonapit Selaa Poista Tallenna Lopeta Siirtyminen tuotteiden selailuun Poistaa aktiivisen rivin, pyytää vahvistusta. Tallentaa tilausrivin tiedot. Sulkee rivinäytön Ruudulla näkymättömät tallennettavat tiedot Varastoksi tallentuu tuotteen oletusvarasto Kaudeksi tallentuu otiskon kausi Tilauslajiksi otsikon tilauslaji Toimitusviikon ja valmistuviikon haku tilausriveille Toimitusaika Toimaikaväli Valmistusviikko Tilausriville on on tai ei on toim.aika toimaikaan valm.vko valm.vkoon puuttuu on on ens.toimitusaika tai valmistusvko toim.aikaan (jos suurempi tai yhtä suuri) on on suljettu valitus suljetusta ajasta pakkosyötöllä sisään toim.aikaan toimaika on on puuttuu valitus puuttuvasta valm.vkosta pakkosyötöllä sisään toim.aikaan toimaika puuttuu on suljettu 1. toim.aika toimaikaan pakkosyötöllä sisään puuttuu on ensimmäinen puuttuu ens.toimaika toimaikaan sama valmistusviikkoon jos viikko kiinni -> ilmoitus pakkosyöttö puuttuu puuttuu puuttuu ei hyväksytä! * Tuotteen ensimmäinen toimitusviikko pitää aina löytyä tuotteen toimitusajoista * Pakkosyöttössä ei enää tarkisteta, onko ko. viikko suljettu

26 Tilausrivin välilehti 2 Alennus-%, yms. Kenttien kuvaukset Alennus-% Alennuskiellot Provisio% Agen.prov% Välittömät kust. Valtion osuus% Riville annettu alennusprosentti. Tätä alennusta ei tuoda automaattisesti mistään perustiedoista. Tilauksen otsikolla olevat alennukset 1-5 voidaan rivikohtaisesti kieltää. Jos tuotteelle on laitettu rasti Alennuskielto, laitetaan tuotteen tilausriville alennuskiellot automaattisesti päälle. Samoin jos maksuehdolla on merkintä, että kyseessä on nettoehto, niin alennuskiellot laitetaan automaattisesti päälle. Myyjän saama provisioprosentti ko. tilausrivistä. Tuodaan myyjän perustiedoista. Myyjällä voi olla vakio-%:n lisäksi poikkeavia tuote- tai tuoteryhmäkohtaisia prosentteja. Tilaukselle ilmoitetun agentin provisioprosentti agentin perustiedoista. Mikäli tilastoinnissa halutaan tilausriville viedä tuotteen perustiedoista poikkeavat välittömät kustannukset, voidaan ne syöttää tilausrivikohtaisesti. Välittömät kustannukset voidaan nyt parametrilla määritellä pakolliseksi tiedoksi tilaukselle. Tällöin tallennuksen yhteydessä haetaan välitön kustannnus tuotteelta. Tuotteen hinnastossa oleva valuuttainen välitön kustannus muutetaan valuuttakertoimien avulla kotivaluutaksi. Jos tieto jää nollaksi, niin ilmoitetaan tiedon puuttumisesta. Kun välitön kustannus on tilausrivillä, tilastointi käyttää tätä katetta laskettaessa. Tämä on tarpeellinen varsinkin mallistosta toiseen jatkuville tuotteille. Välittömät kustannukset ilmoitetaan aina kotivaluutassa siitä huolimatta, vaikka tilauksen valuutta on muu kuin kotivaluutta. Käytetään tapauksessa, jossa asiakas maksaa itse osan tilausrivistä ja loppu, tämän prosentin mukainen osuus on mahdollista laskuttaa kyseiseltä Valtionosuusasiakkaalta erillisellä koontilaskutuksella (32ValtOs.exe). Valtion osuus% sekä VO asiakas -kenttä tulevat näkyville vain, jos asiakkaan perustiedoissa on annettu VO asiakasnumero, muuten kenttiä ei tilauksella näytetä tämä pätee myös muihin lähetyksen ja laskutuksen ohjelmiin. Vaakatilauskirjeelle tulostetaan VO % Ale sarakkeeseen. Lähetteeseen prosenttia ei tulosteta. Laskulla näkyy Ale kentässä, jos alet valitaan tulostuvaksi

27 VO asiakas Myyntitili Kust.paikka Verokanta Koontilaskulla näytetään valtionasiakkaan osuus laskusta sekä rivin muistiossa alkuperäinen veroton ja verollinen a-hinta sekä Valtionosuus% asiakasnumero, jolle ns. valtionosuuslaskut tehdään. Tiliöintitiedoissa kerrotaan myynti- ja myyntisaamistilit, jotka laskulle viedään kun ne poimitaan reskontrajärjestelmään. Jos tilaukselle kuitenkin halutaan joku poikkeava tili, voidaan se antaa rivikohtaisesti Vastaavasti kuin myyntitili, voidaan poikkeava kustannuspaikkatieto kertoa tilausrivikohtaisesti. Tilausrivin verokanta tuodaan asiakkaan maatietojen mukaisesti riville. Jos jollakin maalla on erilaisia veroja eri tuotteilla, voidaan verokanta määrätä haettavaksi tuoteperustiedoista. Määritys tehdään maan perustietoihin valinnalla Verokanta tuotteelta Veroa voidaan kuitenkin rivikohtaisesti muuttaa. Valmistuspaikka Tuotteen oletettu valmistuspaikka. Tuotteen ensimmäiseksi valmistuspaikaksi merkitty (Tuotetiedot/Valmistaminen) valmistuspaikka tuodaan tilausriville oletusarvona. Valmistuspaikkaa käytetään valmistuspaikkakohtaiseen tarvelaskentaan. Tilastojakso Huomautus Yht.toimitus Minuutit Agentti Materiaalin tarvepäivä Materiaalin saavutus päivä Sama tilastojakso-kenttä kuin Määrät-välilehdellä. Huomautuskoodi, jolla tilausrivejä voidaan ryhmitellä tuotantovaiheessa. Huomautuskoodiin voidaan laittaa esim. merkintä asiakkaan oman etiketin käytöstä tuotteessa. Yhteistoimituskoodi, jonka avulla lähetteelle voidaan poimia vain sellaisia tilausrivejä, joilla on keskenään sama koodi. Tuotteen poikkeava minuuttitieto tilastointia varten. Riville voidaan tallentaa otsikosta poikkeava agentti. Jos asiakkaalle on määritelty seurantataso-kohtaisia agentteja (parametri), tuodaan sieltä automaattisesti riville. Tuotannolliselle tilausriville määritetään materiaalin tarvepäivä, joka on joko tilausrivin valmistusviikon maanantai (silloin kun valmistusviikkomääritys on käytössä) tai tilausrivin toimituspäivä (tai viikkoa käytettäessä toimitusviikon maanantai) vähennettynä tuote/värikohtaisella lead-ajalla. Tilausriville voidaan syöttää materiaalien saatavuuspäivä. Tämä tieto voidaan määritellä pakolliseksi tilausriville, jotta tilausrivistä tulisi "tuotantokelpoinen". Materiaalit korvamerkitään tällä hetkellä varatuksi, joten saatavuuspäivä on 'pysyvä' Varastot-välilehti Kenttien kuvaukset Tuote Väri Tilausriville valitun tuotteen tunnus Värisarakkeessa näkyvät kaikki tuotteen värit, joita on myytävissä