Dafo Versio 10. Käyttöohje. OVT-sanomat ovat ASCII-muotoisia tekstitiedostoja, joista on kaksi tiedostomuotoa :

Transkriptio

1 12 = Organisaatioiden välinen tiedonsiirto. :tä käytetään hyväksi kun siirretään tietoja eri yritysten ja eri ohjelmistojen välillä. Siirrettäviä tietoja ovat esimerkiksi myyntitilaukset ja myyntilaskut. Tässä dokumentissa ei puututa -sanomien välitystapojen tekniikkaan vaan siihen mitä vaaditaan DAFOn puolella ohjelmien käyttöönottoon ja miten ohjelmia käytetään -sanomat ovat ASCII-muotoisia tekstitiedostoja, joista on kaksi tiedostomuotoa : EDIfact joka on pakattua muotoa jossa blankot on poistettu ja korvattu eri kenttävälimerkein. Käytetään siirron aikana asiakkaan ja asiakkaan asiakkaan -linjayhteyksissä. DAFO ei käytä tätä muotoa. INHOUSE jossa kaikki tiedot ovat määrämittaisissa kentissä. DAFOn käyttämä muoto. -sanomissa voidaan kuvausten mukaan välittää paljon eri tietoja joista kuitenkaan läheskään kaikkia ei tarvita. Tämän vuoksi jokaisessa -käyttöönotoissa sovitaan sovitaan mitä tietoja sanomissa välitetään. -sanomilla on standardikuvaukset joista isot keskusliikkeet ja sanoman välittäjät kuitenkin ovat julkaisseet omat kuvaukset jotka silloin tällöin poikkeavat toisistaan, otetaan pikku esimerkkinä laskun tunnus siitä onko se veloitus- vai hyvityslasku : Intradella veloituslaskun tunnus on ZKA ja hyvityksen ZKH ja KESKOlla vastaavat ovat 393 ja 396. Kun välitettävistä tiedoista on päästy yhteisymmärrykseen, niin nämä tiedot parametroidaan Dataformista. Lisäksi on sovittava sanomanvälityksestä, esim. Postin kanssa Tilaussanomien vastaanotto Yleistä 32til / DFtil Tällä ohjelmalla puretaan saapunut -tilaussanoma DAFOn tilauskantaan jonka lopputuloksena on sama kuin tilaus olisi kirjattu manuaalisesti tilausten kirjausohjelmalla

2 Avattavat tiedot tilausten purku vaatii samat ohjaustiedot kuin tilausten kirjauskin ja lisäksi seuraavat tiedot : On avattava ohjelman asennusvaiheessa (ohjelman toimittaja tekee) mikä on oletustilauslaji jolle saapuvat tilaukset tallennetaan. Sen lisäksi voidaan avata tilauslaji jota käytetään halutun toimitusajan sisällä, eli yleensä ns. hetitilauslaji jota kaytetään esim. viikon sisällä lähteville tilauksille. Yhdellä -tilauksella on kaikilla tilausriveillä sama toimitusviikko poikkeuksena DAFOn käyttämiin toimitusaikoihin. -tilaukset tulevat tuote/väri/koko-kohtaisesti per tilausrivi kun taas DAFOn tilausten kirjausohjelmassa syötetään tarvittaessa useita kokoja samalle tilausriville. Sen vuoksi ohjelman asennusvaiheessa (ohjelman toimittaja tekee) määritetään saako saman tilauksen eri rivit pakata samalle tilausriville jos tuote,hinta,toimitusaika jne ovat samoja. Välitettävien tilausten ja laskujen asiakkaiden perustietoihin on laitettava OMA ASIAKAS-kenttään toisen -osapuolen käyttämä asiakasnumero. DAFOssa oleva asiakasnumerohan ei kerro toiselle -osapuolelle yhtään mitään. Jokaiselle välitettävälle tuotteelle on avattava seurantatasoksi (Tuotetietojen ylläpito) valtakunnallinen tavararyhmäkoodi joka myös piti olla standardi, mutta tietenkin isot asiakkaan asiakkaat ovat julkaisseet omat luettelonsa. Tätä tarvitaan vain -laskuilla, ei tilauksilla (myöhemmin kenties -tuotesanomilla). Eli jos toisena osapuolena on vaikkapa KESKO ja STOCKMANN, niin 99 prosentin todennäköisyydellä molempien tavararyhmät pitää avata per välitettävä tuote jos se menee kummallekin yritykselle. Jokaiselle välitettävälle tuotteelle on avattava väri- ja kokokohtainen EAN-numero (viivakoodinumero) joka on muotoa esimerkiksi: == Maatunnus (Suomi = 64) ==== Yrityksen numero ====== Tuotteen värin ja koon identifioiva numero = Laskennallinen tarkistenumero Tämä ei ole ehdoton standardi paitsi tarkistenumeron kohdalta. Jos haluaa virallisen yritysnumeron, se on anottava valtiolta mutta tärkein on värin ja koon identifioiva numero. Tavaran valmistaja tai myyjäyritys määrittää EAN-numeron. Ainoa DAFOn sallima viivakoodimuoto on EAN 13,siis ei esim. EAN 8 tai UPC A (CODE 39:stä en ole ihan varma, se on vapaamuotoinen ja mittainen ja kenties voi jäljitellä mitä vain)

3 Pääruutu Asiakasryhmä / Ketju : Tästä valitaan minkä tilauksia on tulossa. Valitaan joko asiakasryhmä tai ketju joka on avattu asiakkaan perustietoihin. Tämä vaikuttaa siihen, minkä siirtoparametreja käytetään. Jos valitaan väärin tai parametreja ei ole (tai ovat väärin), niin aloituksen jälkeen ohjelma joko ilmoittaa Pakollisia seurantatason tietoja puuttuu ja purku ei ala tai koko ajo menee virhelistalle (Lokinappula kts.alla). Hakemisto : Annetaan hakemisto jossa saapuva tilaussanoma on. Ehdottaa edellisen ajon tietoa. Tiedostot : Annetaan maski jolla rajataan tilaussanoman nimi. Näiden tiedostojen nimet tulostuu lomakkeen keskelle olevaan laatikkoon. Näistä oikea klikataan hiirellä tummaksi. Ehdottaa edellisen ajon tietoa. Säilytä :

4 Ei pakollinen mutta hyödyllinen. Jos haluaa laittaa automaattisesti ruudulla olevan sanoman (tässä tapauksessa ORDLIN.53271) talteen, niin kentässä olevaan hakemistoon siirretään saapunut sanoma siltä varalta että sanomaa halutaan tarkistaa jostain syystä jälkikäteen tarkistella. Mikäli siirrossa on tapahtunut jotain virheitä (kts. Loki-napin käsittely alla) niin siirtoa ei tehdä. Samoin ajossa Lokiin muodostunut aineisto (tässä tapauksessa ORDLIN log, eli sanoman nimi ja perään lisättynä piste ja sana log ) aina kopioidaan samaan hakemistoon talteen. Toimitusaika : Tilaukselle voidaan syöttää toimitusaika, joka korvaa mahdollisesti sanomasta luettavan toimitusajan. Varasto : Jos käytettävällä tilauslajilla on määritelty varasto haettavaksi jostain muualta kuin tuotteelta, jää varasto tyhjäksi -tilauksilla. Tästä valikosta valittu varasto korvaa tilauslajin määritysten perusteella luettavan varaston. Jos halutaan toimia tilauslajin määritysten mukaan, valitaan vaihtoehto Tilauslajin asetuksista. Tilauskirje : Jos haluat saapuneista -tilauksista automaattisesti tilauskirjeen printterille, niin merkkaa tämä päälle. Tuloste tulee samanlaisena kuin Tilausten kirjaus-ohjelman Tulosta-nappi. Lähetys heti : Jos haluat saapuneista -tilauksista automaattisesti lähetteen printterille, niin merkkaa tämä päälle. Tuloste tulee samanlaisena kuin Tilausten kirjaus-ohjelman Lähetä-nappi. Hinnat : Tämä valinta päättää luetaanko hinnat Dafon hinnastosta vai käytetäänkö sanomassa olevia hintoja. Testiajo : Nimensä mukaisesti Testiajo. Mikäli on ensimmäinen -tilaussanoman purku tai jostain muusta syystä halutaan testata tullut -tilaussanoma, niin merkkaa tämä päälle. Tällöin mitään päivityksiä ei tehdä lukuunottamatta lokin päivitystä (eikä sitäkään viedä Säilytä-hakemistoon, kts. yllä). Myöskään tilausnumeroja ei käytetä eli ei jää numeroita käyttämättä kun palataan oikeaan päivitykseen. Tämän jälkeen valitaan Aloitus ja hiiriosoitin muuttuu ajon ajaksi tiimalasiksi. Jos ajon jälkeen tulostuu ruudun alareunaan isolla tekstillä : Ajossa tapahtui virheitä : Virheet tallennettu lokitiedostoon PATH/FILE, niin täytyy heti tarkistaa virheet Loki-nappulalla (kts. alla) tai tulostamalla ko. lokitaulu (joka on tavallinen tekstitiedosto) printterille. Lokitaulun voi tietenkin tulostaa aina vaikka virheitä ei olisikaan koska se sisältää aina kaikki virheellisesti tai oikein saapuneet tilaukset. Virheelliset tiedot eivät siirry tilauskantaan vaan ne hylätään

5 Lokitauluruutu Ajon jälkeen Loki-nappia painamalla saa näkyviin lokilistan viimeksi ajetusta ajosta. Alkupäässä lokia on virheelliset tilaukset jotka eivät ole menneet jostain syystä tilauskantaan. Syynä voi olla virheellinen asiakastieto, tuotetieto, myyjä jnejne. Jokaisesta virheellisestä tiedosta tulee selväkielinen selitys. Esimerkissä ensimmäinen tilaus oli jo tullut asiakkaan tilausnumerolla , eli yritetty siirtää samaa tilausta toiseen kertaan. Eli sama tilaus ei voi tulla edes vahingossa useampaan kertaan, edellyttäen että tämä ominaisuus on otettu käyttöön (kts Myyntitilausten yleisparametrit -> 05. Tilaussyöttö : Asiakastilaus yksikäsitteinen). DAFOn tilausnumero generoituu samalla tavoin kuin tavallisessa tilausten kirjauksessa

6 12.2 -laskut 32las / DFlas Pääruutu Käyttö : Valitaan joko asiakasryhmä tai ketju joka on avattu asiakkaan perustietoihin. Tarkistetaan joka laskun joko toimitus- tai laskutusasiakkaalta. Jos eri, niin laskua ei poimita mukaan. Valinta Tässä määritetään tarkistetaanko asiakasryhmä/ketju joko toimitus- vai laskutusasiakkaalta. Laskunumeroväli Jos tyhjää, niin alusta / loppuun. Laskupvmväli Jos tyhjää, niin alusta / loppuun. Tyhjennys Jos merkki päällä, niin muodostettava tiedosto ensin tyhjennetään. Eli jos haluaa tehdä useamman keruun samaan lähetykseen, niin merkki pois päältä. Aina ehdotetaan tyhjennystä

7 Tulostus Eli tulostetaanko laskutietoja printterille. Ehdotetaan aina ei tulostusta koska samat tiedot näkyy Lokitaulu-nappulasssa (kts. alempana). Tiedosto Minkä nimiseen siirtotiedostoon laskut siirretään. Aina ehdotetaan viimeksi käytettyä. TYPE ja ATTN. Tänne voi kirjoittaa kaksi riviä vapaamuotoista tekstiä jotka tulevat siirtotiedoston alkuun. Aina ehdotetaan viimeksi käytettyjä. Nämä on ns. reititysohjeita sanoman välittäjälle joka myöskin kertoo tekstin. Jos ei tarvita (kuten yleensä), niin jätetään tyhjäksi. Muodosta. Aloittaa ajon jonka ajaksi hiiriosoitin muuttuu tiimalasiksi ja lomakkeen alareunaan tulee nouseva numerosarja kerätyistä laskumääristä Lokitauluruutu Lokitaulu-nappulasta tulee näyttö kolmen viime kuukauden ajalta tehdyistä keruista, eli kolme kuukautta vanhemmat tiedot poistuvat automaattisesti aina viimeisimmän ajon aikana. Jos ajo menee pieleen jostain syystä, niin muodostunut tiedosto voidaan poistaa tai ajaa uusi ajo päälle

8 12.3 Lähetysluettelo ja kollitarra DESADV.exe Yleistä DESADV-ohjelmalla voidaan tulostaa -muotoinen lähetysluettelo ja siihen liittyvä kollitarra, jolla on samat tunnistetiedot kuin sanomassa. Kerrallaan voi käsitellä vain yhden asiakkaan lähetteitä, jos listassa on useampien asiakkaiden lähetteitä, listan ensimmäisen lähetteen asiakkaasta eroavien asiakkaiden lähetteet ohitetaan ja ohittamisesta näytetään ilmoitus Pääruutu Sanomatunnus:

9 Sanoman tunnus, jota käytetään -sanomaa muodostettaessa. Tämä on versiossa 10 asiakasryhmä tai ketjutunnus, versiossa 11 on mahdollista käyttää samaa sanomamäärittelyä useammalle asiakasryhmälle tai ketjulle. Valinta: Taulukko ja Tyhjennä: Läheteväli: Tarkistetaanko ketjutunnus tai asiakasryhmä toimitus- vai laskutusasiakkaalta. Taulukossa on lueteltuna sanomaan mukaan tulevien lähetteiden numerot. Numerot saa poistettua Tyhjennä-napilla Antamalla tähän läheteväli ja painamalla nappia taulukkoon joukko lähetteitä. voidaan nopeasti täyttää ATTN ja TYPE: Pvmväli: Saapumispvm: Tiedosto: Kpl / lava: Tulostus: Tulostuslkm: Tänne voi kirjoittaa kaksi riviä vapaamuotoista tekstiä jotka tulevat siirtotiedoston alkuun. Aina ehdotetaan viimeksi käytettyjä. Nämä on ns. reititysohjeita sanoman välittäjälle joka myöskin kertoo tekstin. Jos ei tarvita (kuten yleensä), niin jätetään tyhjäksi. Taulukosta olevista lähetteistä voidaan osa rajata pois antamalla tähän päivämääräväli. Päivämäärän syöttömuoto on vvvvkkpp eli esimerkiksi 6. joulukuuta 2005 syötetään Sanomaan kirjoitettava saapumispäivä, oletuksena on seuraava arkipäivä. Sanoma kirjoitetaan tähän tiedostoon. Sanoman PAC-segmentissä voidaan yksikkönä ilmoittaa joko lava tai kappale, valinta tehdään tässä. Tulostetaanko myös kollitarrat. Tulostettavien tarrojen lukumäärä. Jos halutaan tulostaa useampia kuin yksi tarra, on lähetteet käsiteltävä yksitellen. Viivakoodifontti / korkeus:

10 Kollitarralla käytettävä viivakoodifontti ja sen koko. Tällä hetkellä ohjelma tukee vain JL-Types Ky:n JLCode128-fonttia, jonka voi tilata osoitteesta Kyseisestä fontista on suositeltavaa käyttää puolikorkeaa tai korkeaa versiota, jotta viivakoodista tulisi riittävän korkea muttei liian leveä. Asiakastilaus viivakoodina: Tarralle tulostetaan aina lähetyksen SSCC-numero viivakoodina, tällä valinnalla voidaan myös asiakastilaus tulostaa viivakoodina