Verkkolaskutuspalvelun käyttöohje toimittajille Senaatti-kiinteistöt

Transkriptio

1 Esapekka Kuikka ja Hellevi Lilja, # (9) Verkkolaskutuspalvelun käyttöohje toimittajille Senaatti-kiinteistöt

2 OHJE # (9) SISÄLLYSLUETTELO Sisältö 1 Verkkolaskutuspalvelu Verkkolaskutuspalveluun kirjautuminen Tietojen hallinta Laskujen luominen verkkolaskutuspalvelussa Laskun tietojen täyttäminen Laskun rivitietojen täyttäminen Laskun kuva Liitteiden lisääminen Laskun lähettäminen Laskun kopioiminen uuden pohjaksi Laskujen hakeminen Lataukset Kysymyksiin vastaaminen... 9

3 OHJE # (9) 1 Verkkolaskutuspalvelu Senaatti-kiinteistöt on ottanut käyttöön laskutukseen liittyvän Baswaren verkkolaskutuspalvelun. Kyseessä on Internet-selaimen kautta käytettävä, maksuton palvelu. Palvelun avulla toimittajat voivat lähettää laskuja asiakkailleen verkkolaskuina. Verkkolaskutuspalvelussa syötetään laskun tiedot liitteineen ja tiedot tulevat hetkessä verkkolaskuna Senaatille. 2 Verkkolaskutuspalveluun kirjautuminen Senaatti-kiinteistöjen verkkolaskutuspalveluun kirjaudutaan osoitteessa: Syötä sinulle annetut tunnukset ja kirjaudu sisään.

4 OHJE # (9) 3 Tietojen hallinta Tällä välilehdellä voidaan Lisätä/muokata toimittajan käyttäjien tietoja Muokata yrityksen profiilia Lisätä uusia asiakkaita 4 Laskujen luominen verkkolaskutuspalvelussa Aloita laskun luominen valitsemalla Laskut => Luo laskuja Valitse asiakkaaksi Senaatti-kiinteistöt. Laskutyyppi on joko lasku tai hyvityslasku. Pankkitili tulee automaattisesti rekisteröinnin yhteydessä antamiesi tietojen perusteella. Jos toimittajalla on useita pankkitilejä, valitse se jota halutaan käyttää kyseisellä laskulla. Paina Seuraava-painiketta, kun olet valmis alkamaan syöttää laskun tietoja. HUOM. Kuvat ovat testiympäristöstä ja toimittajien sekä Senaattikiinteistöjen tiedot eivät ole kaikilta osin oikeat.

5 OHJE # (9) 4.1 Laskun tietojen täyttäminen Lisätietoa kenttien täyttämisestä saa viemällä hiiren kursorin i-painikkeen päälle. Lähettäjän tiedot tulevat toimittajan profiilitiedoista Vastaanottajan tiedot tulevat Senaatti-kiinteistöjen profiilista Laskun päivämäärä - oletuksena kuluva päivä Eräpäivä - oletuksena 14 pv päästä, maksuehto 14 pv Laskun numero syötetään laskun numero Maksuviitenumero syötetään kenttään viitenumero, joka halutaan maksulla näkyvän, valinnainen Bruttosumma, nettosumma ja ALV tiedot syötetään laskun rivitietoihin Valuutta oletusarvo toimittajan profiilista Ostajan viite - syötetään kenttään Senaatin rakennusnumero tai hankenumero. Jos näitä viitteitä ei ole, niin joku muu ostajan viite (esim. tilaajan yhteyshenkilö) Tilausnumero syötetään Senaatin SK-tilausnumero Sopimusnumero syötetään sopimusnumero

6 OHJE # (9) 4.2 Laskun rivitietojen täyttäminen Valitaan Lisää uusi laskurivi. Voit tarvittaessa luoda useampia laskurivejä. Tilausnumero annetaan SK-tilausnumero, jos tällainen on annettu toimittajalle tilatessa Kuvaus Määrä Nimikkeen nettohinta - yksikköhinta Nettosumma summa ilman veroja, lasketaan automaattisesti ALV-% - pelkkä luku ALV-summa lasketaan automaattisesti Alennus-% - pelkkä luku Alennuksen määrä lasketaan automaattisesti Selite annetaan mahdolliset lisätiedot 4.3 Laskun kuva Järjestelmä muodostaa automaattisesti laskun syötettyjen tietojen perusteella, kun käyttäjä on tallentanut laskun. 4.4 Liitteiden lisääminen Voit lisätä laskulle haluamasi liitteet. Valitse Lisää uusi liite. Tiedoston nimen tulee vastata vaadittuja kriteerejä: 1. Tiedoston nimi voi sisältää isoja tai pieniä kirjaimia välillä a-z ja numeroita välillä 0-9. Liitetiedoston nimi ei saa sisältää välilyöntejä 2. Tiedostolla tulee olla tiedoston pääte (sallittuja tiedoston päätteitä: pdf, tif/tiff, jpg, htm/html, txt, xls/xlsx, doc/docx, ppt/pptx) 3. Tiedoston nimi voi olla max. 25 merkkiä + tiedoston pääte. Haetaan tiedosto ja annetaan sille kuvaus.

7 OHJE # (9) 4.5 Laskun lähettäminen Kun laskun tietojen syöttäminen on valmis, valitaan Lähetä 4.6 Laskun kopioiminen uuden pohjaksi Valitaan Kopioi kohteesta ja etsitään haluttu lasku Kopioidaan haluttu lasku uuden laskun pohjaksi valitsemalla Kopioi kohteesta

8 OHJE # (9) Syötetään laskulle uudet tiedot. Kun valmista, valitaan Lähetä. 5 Laskujen hakeminen Mennään kohtaan Hae Laskuja. Annetaan halutut hakuehdot ja painetaan Etsi Jos halutaan tarkastella laskun tietoja, valitaan Näytä valittu lasku 6 Lataukset Lataukset välilehdeltä löydät Mallipohjat tuoteluettelon lisäämiseksi Järjestelmän käyttöohjeen Asiakkaan lähettämät asiakirjat

9 OHJE # (9) 7 Kysymyksiin vastaaminen Käyttöön liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä Senaatti-kiinteistöjen ostoreskontraan: Sähköpostiosoite: ostoreskontra@senaatti.fi (ensisijainen) Puhelinnumero: Teknisissä kysymyksissä voi olla yhteydessä toimittajan järjestämään asiakastukeen: Basware Oyj Palveluaika ma - pe 8-17 Puhelinnumero , 2,51 e/min + pvm