25 RAPORTOINTI Raporttigeneraattori. Dafo Versio 10 RAPORTOINTI. Käyttöohje

Transkriptio

1 25 Dafon raportointiosajärjestelmä on työväline sekä nopeisiin AD HOC-kyselyihin, että pidemmän aikavälin tulosraportointiin. Järjestelmä jakaantuu näin ollen myös kahteen erilliseen osajärjestelmään. Ensimmäinen osajärjestelmä on kyselyjärjestelmä kaiken järjestelmän sisältämän määrä- ja valuuttatiedon reaaliaikaiseen kyselyyn. Toiminnolla voidaan luoda, muuttaa ja ajaa kyselyitä. Kyselyiden luonnissa voidaan vapaasti valita raportille haluttavat asiat samoin kuin rajaus-, ryhmittely- ja summaustiedotkin. Koska näin muodostetut kyselypyynnöt saattavat muodostua hyvinkin moninaisiksi, on toiminnolla myös mahdollista tallettaa luodut ja hyväksi havaitut raporttimääritteet myöhempää käyttöä varten. Talletetut raporttimääritteet voidaan myös julkaista muille käyttäjille. Raportin ajossa haetaan vastaus pyydettyyn kyselyyn Dafo-järjestelmän operatiivisesta tietokannasta. Tämän johdosta voidaan järjestelmän aikarajauksina käyttää päivämäärätasoa. Kyselymahdollisuudet pitävät sisällään Tilaus- ja toimituskannan, myymälöiden myynnin, laskutuksen, ostotilaukset ja toimitukset, työmääräimet sekä varastot. Toinen osajärjestelmistä on tulostyyppinen raportointin. Tällä toiminnolla ovat käytettävissä samat mahdollisuudet kuin edellä kuvattiin. Näistä mahdollisuuksia voidaan tulosraportoinnin avulla kerätä tuloslaskelmatyyppinen halutuille organisaatiotasoille osoitettu tuloslaskelmamalli. Malli voi myös pitää sisällään mallin sisäistä laskentaa. Luotuja malleja voidaan ajaa operatiivisesta tietokannasta erilliseksi raportointikannaksi joko ajastetusti taikka tarpeen mukaan. Valmiiksi lasketusta raporttikannasta voidaan halutut tuloslaskelmat tulostaa tehokkaasti. Tuloslaskelmajärjestelmä sisältää myös käyttöoikeusmääritteet, joilla voidaan rajata käyttäjien ja käyttäjäryhmien raporttien käyttöoikeuksia, jopa organisaatiotasomääritteisiin kytkettyinä Raporttigeneraattori Yleistä Raporttigeneraattori Ohjelmalla voidaan tulostaa erilaisia raportteja myynneistä, lähetteistä, laskuista, varastoista, työmääräimistä ja ostotilauksista. Raporttipohja voidaan luoda ja tallentaa useampaa ajokertaa varten. Raportin ajo ei vaadi mitään erillistä tilastointia / laskenta-ajoa, vaan tiedot tulostuvat suoraan tilauskannasta, laskuista, jne. Raporttipohjat tallennetaan käyttäjittäin, ja ne voidaan määritellä joko vain omaan käyttöön tai kaikille näkyviksi Parametrit Raporttien kotivaluutallisten tietojen tulostamista varten on ostotilauksille, myyntitilaksille, lähetteille, laskuille ja työmääräillle lisätty valmiiksi laskettuja summakenttiä. Näiden summien

2 laskentaan on olemassa Online-tyyppinen ohjelma (32Raonli.exe), jolla saadaan summat laskettua myös vanhoille kannassa oleville tiedoille. Tuotteiden varastosaldojen tulostamistya varten on tehty uusi kuukausikohtainen varastotaulu. Tämän taulun muodostamiseen on tehty uusi ohjelma (32MnthBl). Raportilla olevat rahasummat ovat verottomia, jos yrityksen hinnatkin ovat verottomia Pääruutu Välilehdille yhteiset toimintonapit Tulosta Uusi Muokkaa Talleta Ohje Lopeta Tulostaa aktiiseksi valitun rivin mukaisen raportin. Luodaan uusi raporttipohja ja annetaan sille otsikkotiedot. Muutetaan raporttipohjan otsikkotietoja. Jos raportti on jonkun muun käyttäjän luoma, ja se on suojattu, niin valintoja ei pääse muuttamaan. Tallennetaan raporttipohjan tiedot myöhempää ajoa varten Siirrytään Dafon ohjeisiin Lopetetaan raporttigeneraattorin ajo Välilehti Raportti

3 Ruudun toimintonapit Hiiren kakkospainike Tuo menuvalikon, josta voidaan katsoa raportin selitettä, tulostaa raportti, ja jos raporttiin on muokkausoikeudet: muokata raporttia tai poistaa se Raportti Käyttäjä Kuvaus Tallennettujen raporttien tunnukset Kunkin raportin alkuperäinen perustaja Raportin otsikkotieto, seliteteksti Ruudun listassa näkyvät kaikki perustetut listapohjat, jotka ovat käyttäjän käytettävissä. Omat yksityiset raportit näkyvät tummennettuina, suojatut raportit (joko itse tehdyt tai muitten tekemät) näkyvät kursiivina ja yleiset raportit normaalina tekstinä Raporttipohjan perustiedot Ruudun toimintonapit Talleta Peruuta Sulje Tallennetaan muutetut tiedot Tehtyjä muutoksia ei tallenneta. Palataan raportin valintaan. Suljetaan otsikkotietojen ruutu. Näyttöön vaihtuu raportin tunnuksen ja kuvauksen tilalle kenttä, johon voidaan syöttää raportin pitkä kuvaus

4 Käyttäjä Tyyppi Raportin nimi Kuvaus Pitkä kuvaus Raporttipohjan luojan käyttäjätunnus. Tietoa ei voi muuttaa. Raportti voi olla yksityinen, suojattu tai julkinen. Jos raportti on yksityinen, vain ko. käyttäjä näkee raportin ja voi ajaa sitä. Suojattu raportti näkyy muillekin, mutta vain raportin tekijö voi muuttaa sen tietoja. Julkinen raportti on kaikkien käytettävissä ja muokattavissa. Raportille annetaan tunnus, jolla sen tiedot tallennetaan. Kuvaus näkyy raportin otsikkona ja selailuruudulla sarakkeena. Raportille voidaan syöttää enemmän selittävää tekstiä

5 Välilehti Rajaukset Käyttäjän rajaus Ruudun toimintonapit Nollaa Kun kentän vieressä on tämä näppäin, niin kenttä tyhjenee painamalla tätä nappia. Ruudun alareunassa olevat Nollaa-näppäimet tyhjentävät vastaavan sarakkeen kentät. Teema Mallisto Tuoteryhmä Tuote Valmistuspaikka Toimittajaryhmä Raportti voidaan rajata tulostumaan vain jostain tuotteen teemasta. Voidaan valita mallisto, jonka tuotteet tulevat mukaan listalle. Tuoteryhmä, jonka mukaiset tuotteet tulevat mukaan listalle. Tuloste voidaan ottaa myös vain valitusta tuotteesta. Raportti voidaan rajata tulostumaan vain tietylle valmistuspaikalle merkityistä tuotteista. Kun valitaan toimittajaryhmä, raportille tulostetaan vain tuotteita, joille on merkitty tähän toimittajaryhmään kuuluva toimittaja perustietoihin

6 Toimittaja Maa Asiakasryhmä Asiakas Lajittelu Otsikko Summaus Sivunvaihto Raportille tulostetaan vain ne tuotteet, joiden perustiedoissa on ko. toimittaja. Kun kyseessä myyntiin liityvät raportit, asiakkaan maarajaus. Ostoissa toimittajan maarajaus. Myynteihin liittyvät raportit voidaan rajata tiettyyn asiakasryhmään. Myynteihin liittyvät raportit voidaan rajata tiettyyn asiakkaaseen. Kunkin edellä olleen kohdan vierellä on kenttä, jossa voidaan kertoa, että ko. tieto on lajittelutekijänä raportilla. Kenttään annetaan järjestysnumero, kuinka korkealla tasolla tieto on lajittelussa: 1=korkein, 2=toinen, jne. Kun tieto on valittu lajittelutekijäksi, voidaan valita tulostuuko raportille vastaava tieto väliriviksi / otsikoksi. Vastaavasti kunkin tiedon kohdalle voidaan valita, tehdäänkö summaus vai ei. Valinnat ovat: Ei summaa, Summa ainoastaan, Välisumma, Välisumma sivunvaihdolla, Piilota ryhmä. Raportille voidaan valita sivunvaihto aina jonkun tiedon muuttuessa Seurantatasot Ruudun toimintonapit Nollaa Ruudun alareunassa olevat Nollaa-näppäimet tyhjentävät vastaavan sarakkeen kentät

7 Seurantataso Lajittelu Otsikko Summaus Sivunvaihto Ruutuun tuodaan kaikkien niiden seurantatasojen nimet, jotka on seurantatasojen perustiedoissa määritelty tallennettavaksi tuotteen rungolle. Maksimissaan näitä seurantatasoja voi olla 10 kpl. Kunkin seurantatason vierellä on kenttä, jossa voidaan kertoa, että ko. tieto on lajittelutekijänä raportilla. Kenttään annetaan järjestysnumero, kuinka korkealla tasolla tieto on lajittelussa: 1=korkein, 2=toinen, jne. Kun tieto on valittu lajittelutekijäksi, voidaan valita tulostuuko raportille vastaava tieto väliriviksi / otsikoksi. Vastaavasti kunkin tiedon kohdalle voidaan valita, tehdäänkö summaus vai ei. Valinnat ovat: Ei summaa, Summa ainoastaan, Välisumma, Välisumma sivunvaihdolla, Piilota ryhmä. Raportille voidaan valita sivunvaihto aina jonkun tiedon muuttuessa Välilehti Valinnat Ostot Tilauspvm Raportille tulostettavat tiedot rajataan päivämäärävälillä. Rajaus voi tapahtua joko tilauspäivän tai toimituspäivän mukaan. Toimitusaika Jos toimitusaikana käytetään esim. toimitusviikkoa, niin

8 Työmääräimellä tehdyt / ostot Vertailuaikaväli %-osuus Valinta Ostot määrä Ostot kotivaluutassa Ostot määrä ed.vast.kausi Ostot kotivaluutassa ed.vast.kausi Työmääräimellä hankitut määrä Työmääräimellä hankitut kotivaluutassa Työmääräimellä hankitut määrä ed. vast.kausi Työmääräimellä hankitut kotivaluutassa ed.vast.kausi rajauksessa käytetään toimitusaikojen tiedoissa olevaa toimitusajan alku- ja loppupäivää. Näiden perustella toimituspäivä päivittyy automaattisesti tilausriville. Kun raportille on valittu tulostuvaksi työmääräinten tietoja, valitaan tulostetaanko määrät suunniteltujen, leikattujen vai valmistuneiden määrien perusteella. Raportille voidaan valita tulostuvaksi vertailutietoja edelliseen vastaavaan kauteen nähden. Vertailuajalle määritellään alku- ja loppupäivimäärät. Kun raportille on valittu tulostuvaksi jokin tieto, voidaan lisäksi valita riville tulostumaan, mikä on tiedon prosenttiosuus koko sarakkeen loppusummasta. Jokaisen luettelossa olevan tiedon kohdalle voidaan valita, tulostetaan ko. tieto raportille. Ostotilauksilla tilatut määrät. Ostotilauksilla tilattujen arvot kotivaluutassa. Ostotilauksilla tilatut määrät vertailuajanjaksona. Ostotilauksilla tilattujen arvot kotivaluutassa vertailuajanjaksona. Työmääräinten suunnitellut, leikatut tai valmistuneet määrät. Työmääräillä olleiden tuotteiden arvo kotivaluutassa. Työmääräinten suunnitellut, leikatut tai valmistuneet määrät vertailuajanjakson aikana. Työmääräillä olleiden tuotteiden arvo kotivaluutassa vertailuajanjaksona

9 Myynnit Tilauspvm Toimitusaika Raportille tulostettavat tiedot rajataan päivämäärävälillä. Rajaus voi tapahtua joko tilauspäivän tai toimituspäivän mukaan. Jos toimitusaikana käytetään esim. toimitusviikkoa, niin rajauksessa käytetään toimitusaikojen tiedoissa olevaa toimitusajan alku- ja loppupäivää. Näiden perustella toimituspäivä päivittyy automaattisesti tilausriville. Myyntipvm Myymälän myyntejä tulostettaessa rajataan tulostus myyntipäivämäärävälillä. Vertailuaikaväli Raportille voidaan valita tulostuvaksi vertailutietoja edelliseen vastaavaan kauteen nähden. Vertailuajalle määritellään alku- ja loppupäivimäärät. %-osuus Valinta Tukkumyynti määrä Kun raportille on valittu tulostuvaksi jokin tieto, voidaan lisäksi valita riville tulostumaan, mikä on tiedon prosenttiosuus koko sarakkeen loppusummasta. Jokaisen luettelossa olevan tiedon kohdalle voidaan valita, tulostetaan ko. tieto raportille. Myyntitilauksilla olleiden tuotteiden tilatut määrät

10 Tukkumyynti kotivaluutassa Tilausten arvo ajanjaksolla kotivaluutassa. Tukkumyynti määrä ed. vast. Myyntitilauksilla olleiden tuotteiden tilatut määrät kausi vertailuajanjakson aikana. Tukkumyynti kotivaluutassa Tilausten arvo vertailuajanjaksolla kotivaluutassa. ed.vast. kausi Tukkumyynti määrä ero ed. vast. Tukkumyynti määrä Tukkumyynti määrä ed.vast.kausi kausi Tukkumyynti määrä % osuus Tukkumyynti määrä / Tukkumyynti määrä ed.vast.kausi * ed.vast.myyntiin 100 % Tukkumyynti kotivaluutassa ero Tukkumyynti kotivaluutassa Tukkumyynti kotivaluutassa ed.vast. ed.vast.kausi Tukkumyynti kotivaluutassa % Tukkumyynti kotivaluutassa / Tukkumyynti kotivaluutassa osuus ed.vast. ed.vast.kausi * 100 % Tukkumyynnin kate Tilausten kate (määrä * hinta alennukset provisiot kotivaluutassa välittömät kust.) * katteen oikaisuerä Tukkumyynnin kate Tilausten kate vertailuajanjakson aikana. kotivaluutassa ed.vast.kausi Tukkumyynnin kate Myynnin kate Myynnin kate ed.vast.kausi kotivaluutassa ero ed.vast.kausi Tukkumyynnin kate kotival. % Myynnin kate / Myynnin kate ed.vast.kausi * 100 % osuus ed.vast.kausi Myymälämyynti määrä Myymälän myyntien määrä päivämääräväliltä. Myymälämyynti kotivaluutassa Myymälän myyntien arvo kotivaluutassa päivämääräväliltä. Myymälämyynti määrä Myymälän myyntien määrä vertailuajanjaksolla. ed.vast.kausi Myymälämyynti kotivaluutassa Myymälän myyntien arvo kotivaluutassa vertailuajanjaksolla. ed.vast.kausi

11 Lähetykset Aika Raportille tulostettavat tiedot rajataan lähetyspäivämäärävälillä. Vertailuaikaväli Raportille voidaan valita tulostuvaksi vertailutietoja edelliseen vastaavaan kauteen nähden. Vertailuajalle määritellään alku- ja loppupäivimäärät. %-osuus Kun raportille on valittu tulostuvaksi jokin tieto, voidaan lisäksi valita riville tulostumaan, mikä on tiedon prosenttiosuus koko sarakkeen loppusummasta. Valinta Jokaisen luettelossa olevan tiedon kohdalle voidaan valita, tulostetaan ko. tieto raportille. Lähetykset määrä Lähetyslistoilla olleet kappaleet päivämääräväliltä. Lähetykset kotivaluutassa Lähetyslistoilla olleiden tuotteiden arvot kotivaluutassa päivämääräväliltä. Lähetykset määrä ed. vast. kausi Lähetyslistoilla olleet kappaleet vertailuajanjaksolla. Lähetykset kotivaluutassa ed.vast.kausi Lähetyslistoilla olleiden tuotteiden arvot kotivaluutassa vertailuajanjaksolla. Lähetysten kate kotivaluutassa Lähetteiden kate (määrä * hinta alennukset provisiot välittömät kust.) * katteen oikaisuerä Lähetysten kate kotivaluutassa Lähetteiden kate vertailuajanjakson aikana

12 ed.vast.kausi Lähetysten kate kotivaluutassa ero ed..kauden vast. Lähetysten kate kotivaluutassa % osuus ed..kauden vast. Lähetyslistojen kate kate ed.vast.kausi Lähetysten kate / kate ed.vast.kausi * 100 % Laskutus Aika Raportille tulostettavat tiedot rajataan laskupäivämäärävälillä. Vertailuaikaväli Raportille voidaan valita tulostuvaksi vertailutietoja edelliseen vastaavaan kauteen nähden. Vertailuajalle määritellään alku- ja loppupäivimäärät. %-osuus Kun raportille on valittu tulostuvaksi jokin tieto, voidaan lisäksi valita riville tulostumaan, mikä on tiedon prosenttiosuus koko sarakkeen loppusummasta. Valinta Jokaisen luettelossa olevan tiedon kohdalle voidaan valita, tulostetaan ko. tieto raportille. Laskutus määrä Laskuilla olleiden tuotteiden määrä päivämääräväliltä. Laskutus kotivaluutassa Laskujen arvo kotivaluutassa. Laskutus määrä ed. vast. kausi Laskuilla olleiden tuotteiden määrä vertailuajanjaksona. Laskutus kotivaluutassa Vertailujakson laskujen arvo kotivaluutassa

13 ed.vast.kausi Laskutus määrä ero ed.kauden Laskujen määrä Määrä ed. vastaava kausi vastaavaan Laskutus määrä % osuus Laskujen määrä / Määrä ed. vastaava kausi * 100 % ed.kauden vastaavaan Laskutus kotivaluutassa ero Laskutus kotivaluutassa Laskutus ed.vast.kausi ed.kauden vastaavaan Laskutus kotivaluutassa % osuus Laskutus kotivaluutassa / Laskutus ed.vast.kausi * 100 % ed.kauden vastaavaan Laskutuksen kate kotivaluutassa Laskutuksen kate (määrä * hinta alennukset provisiot välittömät kust.) * katteen oikaisuerä Laskutuksen kate ed.vast.kausi Laskutuksen kate vertailuajanjakson aikana. Laskutuksen kate ero ed.kauden Laskutuksen kate Kate ed. vast. kausi vastaavaan Laskutuksen kate % osuus ed. Laskutuksen kate / Kate ed. vast. kausi * 100 % kauden vastaavaan Varasto

14 Aika %-osuus Valinta Varastosaldo määrä jakson lopussa Varastosaldo inventaariarvo jakson lopussa Varastosaldo välittömät kust. jakson lopussa Keskisaldo määrä Keskivarasto inventaariarvoin Keskivarasto välittömin kust. Raportille tulostettavat tiedot rajataan kuukausivälillä. Kun raportille on valittu tulostuvaksi jokin tieto, voidaan lisäksi valita riville tulostumaan, mikä on tiedon prosenttiosuus koko sarakkeen loppusummasta. Jokaisen luettelossa olevan tiedon kohdalle voidaan valita, tulostetaan ko. tieto raportille. Uudesta kuukausikohtaisesta varasto-taulusta varastomäärät valitun jakson lopussa. Uudesta kuukausikohtaisesta varasto-taulusta varaston arvo inventaarihinnoin valitun jakson lopussa. Uudesta kuukausikohtaisesta varasto-taulusta varaston arvo välittömin kustannuksin valitun jakson lopussa. Varaston keskimääräinen saldo jakson aikana. Varaston keskimääräinen arvo inventaarihinnoin jakson aikana. Varaston keskimääräinen arvo välittömin kustannuksin jakson aikana. Varaston kiertonopeus Varastostaotot jaksolla välittömät kustannukset arvoin / Keskivarasto jaksolla hankinta-arvoin (=jaksoon sisältyvien kuukausien loppuvarastojen aritmeettinen keskiarvo) * 12/jakson pituus Kk:ssa

15 Esimerkki listaus Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä Raporttigeneraattori.pdf

16 Ohjelman tekemät päivitykset RaporttiValinta Raportti RaporttiID Muodostetut rapottipohjat tallentuvat tähän tauluun Raporttia ajettaessa muodostuu väliaikainen tiedosto, johon luvut lasketaan. Väliaikaisella raportilla on Raportti-taulussa juokseva tunnistenumero. Seuraava vapaa tunniste löytyy ja päivitetään RaporttiID-tauluun

17 25.2 Raportti-ONLINE 32Raonli Yleistä Ohjelma laskee ostotilauksille, myyntitilauksille, lähetteille, laskuille ja työmääräille rivin nettoarvoja ja katteita. Ohjelma käy läpi muuttuneita tietoja ja tekee niille päivityksen. Ohjelmalla saadaan myös laskettua kerralla aiemmin syntyneiden tietojen summia Parametrit Ohjelma käyttää samoja kellonaikoja kuin muutkin Online-tyyppiset ohjelmat: Palvelun aloitusaika, alasajoaika ja odotusaika Pääruutu Ruudun toimintonapit Aloita Pysäytä Tee kaikki Jos ohjelma on pysäytetty, niin se saadaan uudelleen käyntiin Aloitanäppäimellä. Ohjelman suoritus saadaan keskeytymään tämän näppäimen avulla. Lasketaan olemassa olevien tietojen summat uudelleen

18

19 25.3 Raportoinnin synkronointiajo Yleistä 32MonthBl.exe Ohjelma laskee tuotevaraston ja tuotetapahtumien perusteella kuukausittaiset tuotevarastosaldot annetulle vuodelle. Tuotevarastosta lasketaan tapahtumien perusteella taaksepäin tiettyyn aikaan asti. Jos vuodenvaihteen saldo ja laskettu eroavat, korjataan vuoden vaihteen saldoa. Synkronointiajossa käytetään tapahtuman inventaarihintaa ja välittömiä kustannuksia, jos tapahtumalta ne löytyvät. Muussa tapauksessa ne haetaan tuotteelta tuote/väri-tasolta ja tallennetaan tapahtumalle. Tämä ajoitettu talletusrakenne vaatii yhden vuosittain ajettavan huoltoajon: Saldojen siirto uudelle vuodelle. Tämä ajo merkitsee järjestelmään, että alkusaldot on siirretty. Taulua normaalisti varastopäivityksillä muutettaessa, huolehtii päivitys siitä, että yo. taulun loppusaldo ja tuotetasoinen reaaliaikasaldo ovat yhtäpitävät. Käytettäessä lajitelma- tai varastopaikkatasoista reaaliaikasaldoa, ovat tuotetasoiset reaaliaikasaldot ja yo. ajoitettu tiedosto eri tasoiset. Tähän rahoitukselliseen varastonäkymään ei ole otettu mukaan lajitelma- ja varastopaikkatasoja Pääruutu Ruudun toimintonapit Laske Selaa Lopeta Lasketaan annetun vuoden tiedot. Päästään selailemaan kuukausittaisia saldoja. Ohjelman lopetus. Vuosi Laskettava vuosi. Luota entisiin arvoihin Siirretään edellisen vuoden loppusaldo laskettavan vuoden alkusaldoksi

20 Selailuruutu Ruudun toimintonapit Selaa Tulosta Sulje Selailunäppäimet: siirry ensimmäiseen, siirry edelliseen, siirry seuraavaan, siirry viimeiseen. Selailu tuotetietoihin, josta tuote voidaan valita näyttöön. Paperituloste kuukausittaisista varastosaldoista. Selailu-ikkunan sulkeminen ja paluu laskenta-ikkunaan. Vuosi Kuukausitietojen vuosi. Varasto Käsiteltävän varaston nimi. Tuote Tuotetunnus ja nimi Väri Tuotteen väri-kontrolli: väri, tyypi, hintaryhmä, laatuluokka, lajitelma. Näkyvissä ne kentät, jotka käytössä. Kappaletta Tuotteen varastosaldot: vuoden alussa ja kuukausittain. Invent.hinta Tuotteen varastoarvot inventaarihinnan mukaan laskettuna. Valkust Tuotteen varastoarvot välittömien kustannusten mukaan laskettuna

21 Tulostus-ikkuna Ruudun toimintonapit Tulosta Sulje Tulostetaan rajauksen mukainen raportti. Lopetetaan tulostus. Varasto Vuosiväli Tuote Varasto, jonka tuloste halutaa. Vuosiväli, jonka tiedot mukaan listalle. Tuotevalinta Esimerkkilistaus Raportti katsottavissa tarkemmin nimellä MonthlyBalance.pdf

22