Tikon tilaustenkäsittely ja Laskutus

Transkriptio

1 (16) Verkkolaskujen FTP siirto

2 (16) 1 Toimintaperiaate A-Tapa Lähetys (laskutus) työasemilta, FTP avattu eri koneelle B-Tapa Lähetys (laskutus) FTP palvelimelta Ohje kun laskutus työasemilta ja FTP putki eri palvelimella (A-Tapa) Yrityksen FTP-parametri (siirto työasemilta, tapa A) Siirron seuranta (laskutus työasemilta, tapa A) Automaattilähetyksen lopettaminen (laskutus työasemilta, Tapa A) Tietokantoja useissa instanssissa (laskutus työasemilta, Tapa A) Ohje kun laskutus samalta koneelta, jolta avattu FTP -putki (Tapa B) Yrityksen FTP-parametri (laskutus palvelimelta, tapa B) Manuaalinen FTP siirron käynnistys (laskutus palvelimelta, tapa B)... 14

3 1 Toimintaperiaate (16) Tikonissa TEAPPS verkkolaskut (laskutuksen laskut ja reskontran korkolaskut ja perintäkirjeet) voidaan lähettää heti laskutuksen valmistuttua automaattisena FTP siirtona laskuhotelliin. FTP siirto laskuhotelliin vaatii VPN yhteyden, 'FTP -putken' avaamista lähettävän koneen ja laskuhotellin välillä. Jokaiselle yritykselle, jolta siirretään verkkolaskuja avataan laskuhotelliin oma käyttäjätunnus. Yhteyden avaamiseksi laskuhotelliin ottakaa yhteyttä Tikonin projektipäällikkönne. Kun laskuttajan ja laskuhotellin välinen siirtoyhteys on perustettu, määritellään Tikoniin lähettäville yrityksille FTP -lähetysasetukset ja siirron käyttötapa. (FTP -siirron asetukset) Laskutuksen alkuperäinen laskuaineisto jää siirron jälkeen aina verkkolaskuhakemistoon arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi. Käytön kannalta lähetys toimii hiukan eri tavalla siitä riippuen ajetaanko verkkolaskutus samalta koneelta, jolle laskuhotellin FTP putki on avattu (tapa B), vai onko FTP putki avattu esim serverikoneelle ja laskutus ajetaan työasemilta (tapa A). Alla kuvataan vielä näiden siirtotapojen erot. Kappaleissa 2 ja 3 ohjeistetaan erikseen toiminta kummallakin siirtotavalla 1.1 A-Tapa Lähetys (laskutus) työasemilta, FTP avattu eri koneelle FTP putki avattu serverille, laskutus työasemilta. Palvelimelle, johon on avattu FTP-yhteys Laskuhotelliin, asennetaan ohjelma, joka seuraa kaikkien verkkolaskuyritysten verkkolaskutilannetta ja käynnistää minuutin välein FTP lähetyksen. Lähetys käy läpi verkkolaskuyritykset, joille on FTP parametri perustettu palvelimella -valinnalla ja lähettää yritysten laskut FTP-parametrin tietojen perusteella Laskuhotelliin.

4 (16) Verkkolasku lähtee aina automaattisesti laskuhotelliin, kun laskutus on valmistunut. Laskuttaja ei voi jättää erää odottamaan myöhempää lähetystä. Jos käytät tätä siirtotapaa, käytä kappaleen 2 ohjetta. Ohje kun laskutus työasemilta ja FTP putki eri palvelimella (A-Tapa) 1.2 B-Tapa Lähetys (laskutus) FTP palvelimelta FTP putki avattu laskuttavalle koneelle Jos laskuhotellin FTP putki on avattu samalle koneelle, jolta verkkolaskutus suoritetaan, ei FTP putken avaamisen lisäksi tarvitse tehdä muita asennuksia TIkon ympäristöön. Verkkolaskuaineisto voidaan lähettää suoralla ftp yhteydellä automaattisesti laskuhotelliin heti verkkolaskutuksen valmistuttua tai sen voi vaihtoehtoisesti ohjata talteen myöhemmin lähetettäväksi. Käyttäjä voi yrityskohtaisesti valita siirtyykö laskuttavan yrityksen verkkolaskutus laskuhotelliin heti verkkolaskun tulostuksen yhteydessä, käynnistääkö käyttäjä talteen siirrettyjen aineistojen lähetyksen laskuhotelliin erillisenä toimintona (Manuaalinen FTP -siirron käynnistys) vai käytetäänkö yrityksellä FTP siirtotapaa ollenkaan. Jos käytät tätä siirtotapaa, käytä kappaleen 3 ohjetta. Ohje kun laskutus samalta koneelta, jolta avattu FTP - putki (B-Tapa) 2 Ohje kun laskutus työasemilta ja FTP putki eri palvelimella (A-Tapa) 2.1 Yrityksen FTP-parametri (siirto työasemilta, tapa A) Jotta automaattilähetys löytää yritysten siirtohakemistoista verkkolaskuaineistot ja saa lähetyksen FTP osoitteen, on yritykselle perustettava FTP-parametri. Parametri päivitetään valikon kohdasta Raportit Lasku - Verkkolaskujen FTP-siirto /Asetukset

5 (16) FTP -aineiston hakemisto Laskuttavien koneiden ja ftp-palvelimen käyttöön on perustettava yhteinen hakemisto, jota käytetään ftp siirrossa työhakemistona (Alla kuvassa HHH ) FTP aineiston hakemisto -kohtaan merkitään tämän työhakemiston koko polku tätä yritystä laskuttavan Tikon -koneen (laskuttavien koneiden) tunnistamana polkuna. Laskun muodostuksessa siirtyy kopio laskutusaineistosta tähän hakemistoon ja tästä hakemistosta ftp palvelin aineiston lukee ja lähettää laskuhotelliin. Aineisto poistuu onnistuneen siirron jälkeen tästä työhakemistosta HHH

6 (16) Laskutuksen alkuperäinen laskuaineisto jää siirron jälkeen verkkolaskuhakemistoon (MT/5) arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi. Laskuaineisto siirtyy siis laskutuksessa kahteen hakemistoon: FTP aineiston hakemistoon HHH josta FTP palvelin lukee sen, lähettää laskuhotelliin ja poistaa. Lisäksi siirtoparametrin MT/5 määräämään hakemistoon, josta se siirretään erikseen arkistoon laskutuksen päivityksen yhteydessä KONE1 MT/5 Arkisto KONE2 Ftp palvelin Laskuhotelli HHH Hakemisto laskuhotellissa Laskuhotellin ilmoittama hakemistonimi. Hakemisto, johon aineisto siirtyy Laskuhotellissa. Pakollinen tieto. Käyttäjätunnus Laskuhotellin ilmoittama yrityksen FTP-siirron käyttäjätunnus. Pakollinen tieto. Salasana Laskuhotellin ilmoittama yrityksen FTP -siirron käyttäjän salasana. Pituus vähintään 8 merkkiä. Pakollinen tieto, FTP -palvelimen IP osoite Laskuhotellin ilmoittama vastaanottavan palvelimen IP -osoite. Pakollinen tieto.

7 (16) Hakemisto palvelimella Sama hakemisto kuin FTP-aineiston hakemisto, mutta polku merkitty sen palvelimen näkymänä, jolle FTPputki on avattu ja TikonFTP.exe siirto-ohjelma on asennettu Toiminto käytössä Valitaan FTP -lähetyksen käyttötapa Ei käytössä Vaikka asetukset olisi perustettu, FTP -lähetystoiminto ei ole käytössä Kun verkkolaskutus on valmis, verkkolaskuaineisto on Tikonin siirtoparametrin osoittamassa verkkolaskuhakemistossa laskuhotelliin toimitusta ja arkistointia varten. Interaktiivinen Ei käytössä tällä siirtotavalla Automaattinen Ei käytössä tällä siirtotavalla Palvelimella Merkitään valinta Palvelimella kun yrityksen laskutus saa alkaa siirtyä laskuhotelliin. Kun verkkolasku tulostetaan, kopioituu se automaattisesti FTP parametrin FTP-aineiston hakemisto osoittamaan hakemistoon odottamaan palvelimen lähetysohjelman lähetystä

8 (16) Laskutuksen alkuperäinen laskuaineisto jää siirron jälkeen aina verkkolaskuhakemistoon arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi. 2.2 Siirron seuranta (laskutus työasemilta, tapa A) Kun palvelimen automaattinen lähetysohjelma löytää yrityksen, jolla on verkkopalvelutunnus ja FTP parametrilla arvo palvelimella, lähetetään yrityksen verkkolaskut laskuhotelliin. Siirrosta jätetään jälki joko lokiin tai virhelokiin. Lokitiedostot sijaitsevat palvelimen TikonFTP hakemistossa, (Se hakemisto, mihin TikonFTP.exe -ohjelma on asennettu) Siirto onnistuu Jos verkkolaskutiedoston lähetys onnistuu, merkitään siirron lokitiedostoon rivi onnistuneesta siirrosta ja aineisto poistetaan FTP aineiston hakemistosta. Oletusasennuksella C:\TikonFTP\LOKI.txt, esimerkiksi: klo Siirrettiin onnistuneesti 1 kpl yrityksen 0550 tiedostoja klo Siirrettiin onnistuneesti 1 kpl yrityksen 0010 tiedostoja klo Siirrettiin onnistuneesti 1 kpl yrityksen 0010 tiedostoja klo Siirrettiin onnistuneesti 1 kpl yrityksen 0010 tiedostoja klo Siirrettiin onnistuneesti 1 kpl yrityksen 0550 tiedostoja. Siirto epäonnistuu Jos siirto epäonnistuu, merkitään siitä rivi virhelokiin. Laskuaineisto jää FTP aineiston hakemistoon ja sen lähetystä yritetään seuraavissa siirroissa uudestaan.

9 (16) Samaa aineistoa yritetään siirtää laskuhotelliin minuutin välein. Oletusasennuksella C:\TikonFTP\Virheloki.txt, esimerkiksi: klo FTP-parametrit puuttuvat yritykseltä klo FTP-parametrit puuttuvat yritykseltä klo FTP-parametrit puuttuvat yritykseltä klo Yrityksen 0010 Server-hakemistoa t:\laskuja ei löydy tai yhteyttä sinne ei saada! klo Yrityksen 0550 Server-hakemistoa u:\ekakansiot ei löydy tai yhteyttä sinne ei saada! klo Yrityksen 0550 T0550Laskut zip-tiedoston siirto epäonnistui ks. VirhelokiFTP.txt Jos siirron virhe johtuu FTP yhteyden ongelmista, tulostetaan virhelokilistan riville viittaus tarkempaan lokiin VirhelokiFTP.txt jossa on siirron antamat virheilmoitukset. Siirron kellonajan perusteella löytyy siirron virheilmoitus tarkemmasta virhelokista. Oletusasennuksella C:\TikonFTP\VirhelokiFTP.txt, esimerkiksi Suljetaan FTP-yhteys klo Virhe nro The server name could not be resolved klo FTP-yhteysvirhe Extd Err: klo FTP-yhteyden muodostus palvelimelle ei onnistu! Err: FTP siirtoparametrin siirtoalueella näkyvät kaikki FTP aineiston hakemiston zip -loppuiset tiedostot. Kaikki siirtyvät laskuaineistot näkyvät hetken tällä siirtoalueella, mutta onnistuneet lähetykset poistuvat lähetyksen yhteydessä. Jos siis tällä näytölle jää rivejä, on tarkistettava virheloki ja selvitettävä/korjattava tilanne. Raportit Lasku Verkkolaskujen FTP -siirto

10 (16) 2.3 Automaattilähetyksen lopettaminen (laskutus työasemilta, Tapa A) Jos yrityksen verkkolaskuja ei enää haluta lähettää automaattilähetyksellä, merkitään yrityksen FTP parametrille Toiminto käytössä valintoihin Ei käytössä. Tällä valinnalla verkkolaskun tulostus muodostaa normaalilla tavalla laskuaineiston Tikon siirtoparametrin mukaiseen hakemistoon. Täältä aineisto toimitetaan manuaalilähetyksenä Laskuhotelliin ja tiedosto poistuu arkistoinnin yhteydessä. Jos koko palvelu halutaan pysäyttää, valitaan palvelimella Start Settings Control panel Administrative Tools Services ja etsitään luettelosta TikonFTPService. TikonFTPService pysäytetään painamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä ja valitsemalla Stop. Palvelu käynnistetään vastaavalla tavalla valinnalla Start

11 (16) Kun palvelu on pysäytetty, mutta yrityksillä on yhä FTP parametrillaan valinta Palvelimella, jatkuu yritysten verkkolaskujen kopioiminen yrityksen FTP parametrin osoittamaan FTP aineiston hakemistoon. Jos hakemistoa ei tyhjennetä, siirtyvät laskut täältä Laskuhotelliin heti kun TikonFTPService taas käynnistetään 2.4 Tietokantoja useissa instanssissa (laskutus työasemilta, Tapa A) Jos kaikki Tikon yritykset, joiden verkkolaskuja automaattilähetys seuraa, eivät sijaitse samassa tietokantainstanssissa, on FTP siirtopalvelimen tiko.inin [TIKO] -osioon lueteltava normaalin Serveri rivin jälkeen vastaavalla tavalla kaikki läpikäytävät tietokantainstanssit (lisäinstansseja max 99 kpl) Esim Serveri=serveri/instanssi1 Serveri1=serveri/instanssi2 Serveri2=serveri2/instanssi... Serveri99=. 3 Ohje kun laskutus samalta koneelta, jolta avattu FTP -putki (Tapa B) 3.1 Yrityksen FTP-parametri (laskutus palvelimelta, tapa B) Jotta automaattilähetys löytää yritysten siirtohakemistoista verkkolaskuaineistot ja saa lähetyksen FTP osoitteen, on yritykselle perustettava FTP-parametri. Parametri päivitetään valikon kohdasta Raportit Lasku - Verkkolaskujen FTP-siirto /Asetukset

12 (16) FTP -aineiston hakemisto Lähettävässä järjestelmässä olevan lähetyshakemiston koko polku. Pakollinen tieto Lähettävään järjestelmään perustetaan hakemisto, jota automaattisiirto käyttää laskuaineiston siirtohakemistona. Laskuaineisto kopioituu Tikonin siirtoparametrin määräämästä hakemistosta tähän hakemistoon josta se lähetetään Laskuhotelliin. Laskutuksen alkuperäinen laskuaineisto jää siirron jälkeen aina myös verkkolaskuhakemistoon arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi.

13 (16) Hakemisto laskuhotellissa Laskuhotellin ilmoittama hakemistonimi. Hakemisto, johon aineisto siirtyy laskuhotellissa. Pakollinen tieto Käyttäjätunnus Laskuhotellin ilmoittama yrityksen FTP-siirron käyttäjätunnus. Pakollinen tieto Salasana Laskuhotellin ilmoittama yrityksen FTP -siirron käyttäjän salasana. Pituus vähintään 8 merkkiä. Pakollinen tieto FTP -palvelimen IP osoite Laskuhotellin ilmoittama vastaanottavan palvelimen IP -osoite. Pakollinen tieto. Hakemisto palvelimella Ei käytössä tällä siirtotavalla Toiminto käytössä Valitaan FTP -lähetyksen käyttötapa Ei käytössä Vaikka asetukset olisi perustettu, FTP -lähetystoiminto ei ole käytössä Kun verkkolaskutus on valmis, verkkolaskuaineisto on Tikonin siirtoparametrin osoittamassa verkkolaskuhakemistossa laskuhotelliin toimitusta ja laskutuksen aineisto aina myös arkistointia varten. (Reskontran alkuperäinen laskuaineisto voidaan arkistoida jo laskutuksen yhteydessä jos tulostuksessa on valittu arkistointi.)

14 (16) Interaktiivinen Kun verkkolaskuaineisto on muodostunut, kysytään käyttäjältä 'Tehdäänkö FTP -siirto laskuhotelliin nyt?' Jos käyttäjä vastaa 'Yes' siirretään aineisto laskuhotelliin heti. Jos käyttäjä vastaa 'No', jää aineisto lähetyshakemistoon myöhempää siirtoa varten Laskutuksen laskuaineisto jää aina myös verkkolaskuhakemistoon arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi. Automaattinen Kun verkkolaskuaineisto on muodostunut, se lähetetään automaattisesti laskuhotelliin. Laskutuksen laskuaineisto jää aina myös verkkolaskuhakemistoon arkistointia varten. Reskontran alkuperäinen laskuaineisto sen sijaan poistuu verkkolaskuhakemistosta, koska aineisto viedään heti tulostuksessa arkistoon, jos tulostuksessa on valittu arkistointi. Palvelimella Ei käytössä tällä siirtotavalla 3.2 Manuaalinen FTP siirron käynnistys (laskutus palvelimelta, tapa B) Jos interaktiivisella siirtotavalla on siirretty laskuaineistoja myöhemmin lähetettäviksi, tehdään lähetys erillisenä käynnistyksenä valikon kohdassa Raportit Lasku Verkkolaskujen FTP siirto Verkkolaskujen FTP -siirto -sivulla näkyy siirtoalueella 'Valitse lähetettävät' kaikki asetetussa lähetyshakemistossa (FTP -aineiston hakemisto) olevat zip -loppuiset tiedostot.

15 (16) Jos hakemistossa on muitakin kuin verkkolaskutiedostoja TEAPPS verkkolaskuaineistot tunnistaa lähetyshakemistossa nimen muodosta. Verkkolaskutiedostot ovat muotoa - laskutuksen laskut TxxxxLaskutxy.zip, missä xxxx on yritystunnus ja xy on aineiston laskunumeroväli. - reskontran perintäkirjeet TxxxxPaaavvvkkpv.zip missä xxxx on yritystunnus ja aaa on asiakastunnut ja vvvvkkpv on päivämärää - reskontran korkolaskut, joita ei päivitetty kirjanpitoon, TxxxxKaaaNNN.zip missä xxxx on yritystunnus, aaa on asiakastunnus ja NNN laskunumero - reskontran korkolaskut, jotka on päivitetty kirjanpitoon, TxxxxN.zip missä xxxx on yritystunnus ja N on laskunumero Vaikka tiedostot nimetään lähetyshakemistoon yrityskohtaisilla nimillä, on eri yritysten laskuaineistot hyvä ohjata omiin hakemistoihinsa, kun käytetään interaktiivista siirtotapaa. Näin manuaalisessa siirrossa ei vahingossa poimita lähettävän yrityksen käyttäjätunnuksella toisen yrityksen laskuja siirrettäväksi.

16 (16) Siirrettävät laskutiedostot valitaan luettelosta kikkaamalla hiiren vasemmalla näppäimellä. Shift -näppäin alas painettuna voi maalata siirrettävät tiedostot, ctrl -näppäin pohjassa voi valita useita tiedostoja Valitut laskutiedostot siirretään laskuhotelliin 'Lähetä' painiketta painamalla. Siirretyt tiedostot poistuvat lähetyshakemistosta. Huom! Koko siirtonäyttö tyhjenee, kun siirto on käynnistetty. Mahdollisesti siirtämättä jääneet tiedostot voi lähettää avaamalla FTP -verkkolaskujen siirtotoiminnon uudestaan.