Hallinto Taloudensopeuttamissuunnitelma SISÄLLYSLUETTELO. Esipuhe ja talousraami Tilat AYY:n yhteisötoiminta...

Transkriptio

1 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 1 (13) SISÄLLYSLUETTELO Esipuhe ja talousraami Tilat :n yhteisötoiminta Palvelupisteet Mediat Jäsenmaksun korottaminen Liite 1. Yhdistysavustukset vuonna Liite 2 Yhteenveto suunnitelman kustannusvaikutuksista. ESIPUHE JA TALOUSRAAMI :n alkutaipaleella yhdistymisprosessit ja osin päällekkäiset toiminnot aiheuttivat ylimääräisiä kuluja, jotka hyväksyttiin ylimenokauden menoerinä. Ylimenokauden pituutta ei kuitenkaan määritelty. Syksyllä 2011 taloustoimikunta esitti, että :n tulisi seuraavan viiden vuoden kuluessa leikata budjettiaan euron edestä, jotta ylioppilaskunnan talous säilyy kestävällä pohjalla. Näin turvataan sijoitusomaisuuden säilyminen myös tulevien opiskelijasukupolvien toiminnan mahdollistamiseksi. Taloudensopeuttamissuunnitelman rooli on linjaava. Suunnitelman mukaiset päätökset valmistellaan sektoreilla ja päätetään hallituksessa sekä talousarviosta päätettäessä edustajistossa.

2 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 2 (13) 1. TILAT YLEISTÄ TILOISTA :n kertavuokrattavat tilat sekä yhdistystilat järjestetään yhdeksi hallinnolliseksi kokonaisuudeksi, tilapalveluiksi. Tähtäimessä on, ettei kumpikaan tilaryhmä tuota ylioppilaskunnalle tappiota ja että tiloja käytetään tehokkaasti. Kertavuokrattavien tilojen tappioita ei siis tulla kattamaan yhdistystilojen tuotoilla tai toisinpäin. vähentää omia tilavarauksiaan kertavuokrattavissa tiloissa, jolloin vuoroja vapautuu yhdistysten käyttöön. Tarkoituksena kuitenkin on, että tarjoaa joitakin tiloja ilmaiskäyttöön tulevaisuudessakin. Tilapalveluja arvioitaessa tulee myös muistaa, että subventoi tilavuokria jäsenilleen, vaikka tilat eivät tappiota tuottaisikaan, sillä tilavuokrat ovat merkittävästi markkinahintoja alhaisemmat. 1.1 KERTAVUOKRATTAVAT TILAT :llä on useita kertavuokrattavia tiloja, joista valtaosa sijaitsee Otaniemessä. Tiloja käytetään ylioppilaskunnan, sen jäsenten, ja sen piirissä toimivien yhdistysten sitsien, juhlien, kokousten ja koulutusten järjestämiseen. Lisäksi tiloja on mahdollista varata ulkopuolisille korotettuun hintaan. Muutama tiloista on ilmaisia käyttää, useimmista peritään nimellistä vuokraa, joka ei kata tilojen käytöstä syntyviä kustannuksia Kertavuokrattavien tilojen talous kulkee asuinkiinteistöjen kautta, mutta niiden hallinnointi ja vuokraus on järjestetty ylioppilaskunnan aatteellisen toiminnan puolesta. Käytäntö johtaa tilanteeseen, jossa ylioppilaskunnan asunnoissa asuvat maksavat tilojen käytön vuokrassaan. Tämä ei ole ylioppilaskunnan omaisuudenhoitopolitiikan mukaista. Listaus kertavuokrattavista tiloista hintoineen esitetään taulukossa 1. Kertavuokrattavat tilat varataan puolivuosittain nk. tilakähmyissä, joissa ensisijainen varausoikeus on :lla ja sen alaisilla jaostoilla sekä toimikunnilla. Tämän jälkeen ylioppilaskunnan piirissä toimivilla yhdistyksillä on mahdollisuus varata tiloja. Tilakähmyjen jälkeen kuka tahansa, yhdistys tai yksityinen henkilö, voi varata tilan omaan käyttöönsä. Tilojen käyttöasteet ovat lähtökohtaisesti korkeat, ja :n omasta käytöstä johtuvaa ilmaiskäyttöä esiintyy huomattavasti. Keskimääräinen 16 kertavuokrattavan tilan käyttöaste on lukukaudessa (275 pv) 79,5% ja mediaani 76%. Käyttöasteiden vaihteluväli %. Kokoustila Derneconia ja Heinävaaran saunatilaa varataan vähiten.

3 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 3 (13) Kertavuokrattavat tilat kokonaisuudessaan tuottavat ylioppilaskunnalle tappiota euroa vuodessa, mutta ilman Rantasaunan ( ) ja Servin Mökin ( ) vaikutusta tilat tuottavat :lle noin euroa. Kertavuokrattavat tilat siirretään myös taloushallinnassa aatteellisen toiminnan alle, jolloin vuokratulot näkyvät siellä, missä tilojen hallinnointi tapahtuu. :n omia tilavarauksia varten tehdään pelisäännöt, eikä tilavarauksia tehdä kaiken varalta. Näin vuoroja vapautuu yhdistysten käyttöön. TAULUKKO 1 KERTAVUOKRATTAVIEN TILOJEN HINNASTO muut Saunat Gorsu Heinävaara Kattosauna OK 20/sauna OK 20/iso puoli OK 20/pieni puoli Ossin linna Otarannan sauna Rantasauna/iso puoli Rantasauna/pieni puoli Sitsi-, peli- ja kokoustilat Dernecon 0 20 Otarannan kerhotila Pelitila 0 20 Servin Mökki Servin Mökki/yökäyttö 100 Takkakabinetti 0 20 Yhdistystila 0 20 Muut tilat Monitoimitila 0 30 Sitsikeittiö Tatamisali 1/h 20/h Vierasmaja/yläk Vierasmaja/pieni Vierasmaja/iso 17 50

4 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 4 (13) 1.2 Servin Mökki Servin Mökki on tapahtumatila, joka tuottaa vuosittain noin euroa tappiota. Servin Mökki on rakennettu 1950-luvulla väliaikaiseksi ruokalarakennukseksi, joka kuitenkin on jäänyt sijoilleen Teekkarikylän sydämeen. Rakennuksen toimistosiipi on vuokrattu Espoon Seurakuntayhtymälle, suuressa salissa taas on toiminut opiskelijaruokala, joka kuitenkin lopetti toimintansa 2000-luvulla kannattamattomana. Servin Mökin käyttöaste on varsin suuri, ja tappion tuottaminen johtuu linjauksesta vuokrata tilaa ylioppilaskunnan piirissä toimiville yhdistyksille käyttökustannuksia halvemmalla hinnalla. Servin Mökki on :n suurin kertavuokrattava tila ja täten ainut tila, jossa järjestää suuria juhlia ja sitsejä. Servin Mökissä harjoittelevat erillisten esiintymissopimusten myötä useat teekkariorkesterit ja -kuorot, mistä johtuen Servin Mökillä on korkea ilmaiskäyttöaste 41%, TAULUKKO 2 SERVIN MÖKIN KULURAKENNE KULUT Poistot Huolto Siivous Lämmitys Vesi ja jätevesi Sähkö Jätehuolto Maavuokra Korjaukset Hallinto TULOT Ulkopuolisille vuokratut Kertavuokraus Kulut yhteensä Tulot yhteensä Servin Mökki yht

5 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 5 (13) Servin Mökin vuokratasoa korotetaan - tilassa järjestettävät tilaisuudet ovat enimmäkseen suuria tapahtumia, joihin on pääsymaksu - täten vuokrankorotus ei aiheuta yhdistyksille merkittävää haittaa. Harvalla yhdistyksillä on useita tapahtumia Smökissä lukukauden aikana, joten vuokrankorotus ei aiheuta vahinkoa jatkuvalle toiminnalle. Orkesterien harjoitteluvuoroja siirretään mahdollisuuksien mukaan muihin tiloihin, lisäksi :n omaa käyttöä vähennetään. Tavoitteena on, että yhdessä vuokrankorotuksen kanssa Servin Mökki ei tuottaisi :lle tappiota. Syksyllä 2012 selviävät Servin Mökin todelliset lämmityskustannukset, jonka jälkeen voidaan arvioida lisäeristyksen tarve ja sen takaisinmaksuaika. (Toteutetaan tarvittaessa tulevien kunnostustöiden yhteydessä) 1.3 RANTASAUNA Rantasauna on teekkareiden talkoovoimin 80-luvulla rakentama saunarakennus, jossa on kaksi erikseen varattavaa saunatilaa. Rantasauna on :n suurin saunatila ja sitä käytetään aktiivisesti yhdistysten juhlien, silliaamiaisten ja sitsien järjestämiseen. Rantasaunan tilanne on pitkälti samantyyppinen kuin Servin Mökin - tilojen käyttöaste on varsin suuri, ja tappion tuottaminen johtuu linjauksesta vuokrata tilaa ylioppilaskunnan piirissä toimiville yhdistyksille käyttökustannuksia halvemmalla hinnalla. Rantasaunan vuokratasoa korotetaan - etenkin suurella puolella järjestettävät tilaisuudet ovat suurehkoja tapahtumia, joihin useimmiten peritään pääsymaksua.

6 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 6 (13) TAULUKKO 3 RANTASAUNAN KULURAKENNE Kulut Huolto ,00 Siivous ,00 Lämmitys ,00 Vesi ja jätevesi -7000,00 Sähkö ,00 Korjaukset ,00 Kulut yhteensä ,00 Tulot Vuokrat ,00 Yhteensä , YHDISTYSTILAT JA - VARASTOT :n omistamien asuinkiinteistöjen yhteydessä on 4000 m2 yhdistyksille vuokrattavia tiloja. Osa tiloista on varastokäytössä, osa remontoitu yhdistysten käyttöön. :n yhdistystiloihin on jatkuva jono ja tiloja vapautuu uusille toimijoille melko harvoin. Tiloista harva on yhdistysten yhteiskäytössä. Tiloista peritään kuukausittaista vuokraa tilojen kunnon ja koon perusteella. Suuri osa tiloista on vuokrattu sellaisenaan ja yhdistykset ovat kunnostaneet tilat omalla kustannuksellaan. Tilojen neliövuokra vaihtelee välillä 0,8 (varasto) 2,9 (kerhotila ikkunalla) / kk. Tilojen vuokrakausi on kolme vuotta ja vuokrasopimuksia uusitaan vuosittain. Yhdistystilat siirretään myös taloushallinnassa aatteellisen toiminnan alle, jolloin vuokratulot näkyvät siellä, missä tilojen hallinnointi tapahtuu. Tarkastelun tuloksena havaittiin, että yhdistystilojen vuokrataso on vuosien saatossa jäänyt erittäin alhaiseksi ja jälkeen inflaatiosta. Vuokratasoa nostetaan seuraavan kolmen vuoden aikana sopimusten uusimisen yhteydessä. Jos korotettu vuokrataso ylittää jonkin yhdistyksen vuokranmaksukynnyksen, tutkitaan mahdollisuuksia tilojen yhteiskäyttöön.

7 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 7 (13) 1.5 KESKUSTOIMISTO JA TALOUSTOIMISTO :n keskustoimisto sijaitsee osoitteessa Lämpömiehenkuja 2, samassa rakennuksessa kuin Aaltoyliopiston johto. Yliopiston läheisyydessä toimiminen on helpottanut erityisesti edunvalvonnan toimijoiden arkipäivää, mutta valitettavasti toimistotilan neliövuokra 17,77 m 2, mikä tarkoittaa noin euron kuluerää vuosittain. :n talous- ja asuntotoimisto, samoin kuin Otaniemen palvelupiste, sijaitsevat Otakaari 11:ssä, :n kokonaan omistamassa kiinteistössä. Kiinteistön alakerta, 300 m 2, on tällä hetkellä vuokrattu ulkopuolisille toimijoille. Rakennuksen sijainti Alvarin aukion laidalla on varsin keskeinen Otaniemen kampuksella. Keskeisten toimijoiden ja hallinnon sijoittuminen kahteen osoitteeseen on havaittu rasittavan ylioppilaskunnan organisaation toimintaa. Lämpömiehenkuja 2 m 2 e/m 2 kokonaisvuokra/kk vuosivuokra :n vuokraama tila Otakaari 11, ulosvuokratut Postiasiamiehen tila , Yliopiston tila Yhteensä TAULUKKO 4 :N KESKUSTOIMISTON SIIRTO Erotus Selvitysten perusteella ylioppilaskunnan aatteellinen toimisto mahtuu Otakaari 11:ssä sijaitsevan kiinteistön alakertaan. Alakerran tilojen nykyiset vuokralaiset irtisanotaan ja tilojen vapauduttua ne kunnostetaan vastaamaan ylioppilaskunnan toimiston tarpeita. Aatteellinen toimisto muuttaa tiloihin heti, kun se on mahdollista, todennäköisesti kesällä Säästetyn ulosmaksetun vuokran ja vuokratulojen menetyksen erotus on euroa vuodessa.

8 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 8 (13) 2. :N YHTEISÖTOIMINTA 2.1 TOIMINTA- AVUSTUKSET jakaa vuosittain yhteensä euroa toiminta-avustuksia ylioppilaskunnan piirissä toimiville yhdistyksille. Karkeasti jaoteltuna: yksittäisen harrastusyhdistyksen avustus liikkuu vajaan sadan ja viiden sadan euron välillä ja erityisasemayhdistysten avustukset ovat noin tuhannen euron luokkaa. Muutama erityisasemayhdistys saa erityisestä syystä tuntuvasti korkeampaa toiminta-avustusta kuin muut yhdistykset. Tokyo ry vastaanottaa euron suuruista toiminta-avustusta, minkä lisäksi ylioppilaskunta maksaa yhdistyksen toiminnanjohtajan palkan. Tällä hetkellä toiminnanjohtaja vastaa myös :n Arabian palvelupisteen toiminnasta ja laskennallisesti työntekijän ajasta puolet kuluu palvelupisteen pyörittämiseen. Yhteensä toiminta-avustukseen sekä toiminnanjohtajan palkkaan kuluu noin euroa vuosittain. Muita yhdistyksiä korkeampaa toiminta-avustusta nauttivat myös Teknologföreningen (9 000 euroa) sekä Mikkelin filiaalin opiskelijayhdistys Probba ry (5 000 euroa). Todettakoon, että Mikkelissä opiskelevat :n jäsenet eivät voi käyttää ylioppilaskunnan palveluja kuten Otaniemen ja Helsingin opiskelijat. Liite 2. Yhdistysten toiminta-avustukset vuonna TOIMENPITEET Syksyllä 2012 sovitaan toiminta-avustuksen tavoitetaso vuodelle 2016, eli ajalle, jolloin Tokyo ry:n toimintaympäristön voidaan varmuudella olettaa olevan Otaniemi. Tällöin yhdistystä, sen toimintaa ja tarpeita voidaan tarkastella samassa perspektiivissä muiden yhdistysten kanssa. Ennen tätä Tokyo ry:n toiminta-avustusta leikataan kertaluonteisesti, jotta sen taso on lähempänä muiden erityisasemayhdistysten tuen tasoa. Teknologföreningenin ja Probba ry:n toiminta-avustukset tuodaan kahden vuoden sisällä samalle tasolle muiden erityisasemayhdistysten kanssa yhdistysten erityistehtävät huomioiden. Avustuksen tavoitetaso sovitaan vuonna 2012 ja avustuksen mahdollinen asteittainen laskeminen alkaa vuonna Päämääränä on myös helpottaa yhdistysten toiminnan jatkuvuuden helpottumista, kun toimintaavustusten taso on sidottu koko sopeuttamissuunnitelmakaudelle.

9 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 9 (13) 2.2 :N JAOSTOT JA TAPAHTUMAT tuottaa eri sektoreilla vuodessa noin 100 tapahtumaa, joiden osallistujamäärät vaihtelevat muutamasta kymmenestä tuhansiin. Tapahtumat, joihin peritään pääsymaksua sisältävät aina taloudellisen riskin, jolloin koko tapahtumatuotannon yhteinen budjettiriski mitataan kymmenissä tuhansissa. Yksittäiset tapahtumiin budjetoidut kulut ovat kuitenkin pieniä. :n tapahtumia tuottavat jaostot suunnittelevat tapahtumakalenterin yhdessä ja tapahtumien määrää vähennetään. Tapahtumat budjetoidaan realistisesti ja tehtyjä taloussuunnitelmia seurataan. Tapahtumat budjetoidaan tappiolle vain perustellusta syystä. 3. PALVELUPISTEET 3.1 KAMPUS OTANIEMEEN Vuonna 2012 yliopisto toimii pääkaupunkiseudulla kolmella kampuksella. Kesäkuussa 2011 yliopiston johdossa tehdyn kampuspäätöksen johdosta lähes koko yliopisto tulee siirtymään Otaniemeen. Tällöin palvelupistettä Arabian kampuksella ei enää tarvita ja Töölön palvelupistettä käyttää huomattavasti vähäisempi joukko opiskelijoita. TOIMENPITEET :n palvelupisteet keskitetään Otaniemeen kuitenkin niin, että Töölön kampuksen piste säilytetään. Töölön pisteen osalta arvioidaan tulevaa palvelutason tarvetta ja selvitetään yliopiston osallistumista palvelupisteen vuokrakustannuksiin. Otaniemen palvelupisteellä tutkitaan mahdollisuutta ruuhkahuippujen tasaamiseen määräaikaisilla työntekijöillä.

10 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 10 (13) 4. MEDIAT 4.1 AATE Ylioppilasmedia Aate on :n audiovisuaalista sisältöä tuottava media, jonka julkaisemat videot löytyvät Aatteen internet-sivuilta. Aate toimii Jämeräntaival 1:n kellaritiloissa, joissa ennen vuotta 2011 toimi Otaniemi Underground Broadcasting System. Aatteen tiloja on vuosien 2011 ja 2012 aikana kehitetty vapaan opiskelijatoiminnan Kulttuuriareenaksi. Aatteella on käytössään paljon AV-kalustoa ja valaisimia, jotka ovat periytyneet OUBS:ilta. Sisällöntuotannosta on vastuussa yksi vastaava päätoimittaja apunaan osa-aikainen toimittaja-ohjaaja sekä osa-aikainen teknikko/kuvaaja. Aate maksoi :lle euroa vuonna Aatteen käyttämille tiloille ei ole laskettu vuokraa. Aatteen tuottama sisältö, kuten aikanaan OUBS:in tuotanto, ei kuitenkaan tavoita suurta osaa ylioppilaskunnan jäsenistöstä, eivätkä videot kerää katsojia internetissä. Kulttuuriareena on konseptina tuore, eikä tilan toimivuudesta ole vielä juuri kokemuksia. On kuitenkin luultavaa, että kampuksen siirtyessä kokonaan Otaniemeen opiskelijatoiminnalle pyhitetty lisätila on erittäin tervetullutta. Kulttuuriareenaa voidaan hyödyntää myös kuorojen ja orkesterien harjoituspaikkana. TOIMENPITEET Kokouksessaan 9/2012 :n edustajisto päätti lakkauttaa Aatteen sisällöntuotannon kevään 2013 aikana. Kulttuuriareenan tulevaisuudesta päätetään erikseen alkuvuodesta 2013 :n kulttuurisektorin valmisteleman ehdotuksen ja konseptin mukaisesti. Kulttuuriareenaan kuuluvat soluasunnot tullaan asuinkiinteistön remontin myötä muuttamaan takaisin asuinkäyttöön, jolloin Kulttuuriareenan toimintaalue rajoittuu studiotilaan. Konseptin valmistelussa selvitetään myös, millaiselle kalustolle löytyy osaavia käyttäjiä ja mikä on tarpeetonta Kulttuuriareenan tulevaisuuden kannalta.

11 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 11 (13) 4.2 AINO Aino on :n lehti, joka ilmestyy seitsemän kertaa vuodessa (2011). Ainon toimitus koostuu kokopäiväisestä päätoimittajasta ja toimittajasta, sekä puolipäiväisestä ad:sta. Apunaan ydintoimituksella on useita avustajia. Aino on budjetoitu palkkakulujen, euroa, verran tappiolle lehden painokulut, euroa, katetaan mainosmyynnillä (2011). Jäsenistö on antanut Ainosta positiivista palautetta ja lehteä on pidetty erittäin laadukkaana julkaisuna. Toisaalta lehti on saanut kritiikkiä siitä, ettei sen sisältö kerro ylioppilaskunnan piirissä tapahtuvista asioista ja ilmiöistä. Kesällä 2012 Ainon toimitus kokonaisuudessaan irtisanoutui ja siirtyi Ylioppilaslehden palvelukseen. Lehden tulevaisuutta mietittiin hallituksen voimin kesällä 2012 ennen mahdollista uuden päätoimittajan rekrytointia. TOIMENPITEET Kokouksessaan 9/2012 :n edustajisto päätti perustaa työryhmän miettimään Aino-lehden konseptia, tulevaisuutta ja kulupohjaa Työryhmän tehtävää kuuluu myös selvittää, voiko lehden toimituksen järjestää tulevaisuudessa niin, että vapaaehtoisten tuottaman sisällön osuus on nykyistä suurempi.

12 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 12 (13) 5. JÄSENMAKSUN KOROTTAMINEN Ylioppilaskunnan jäsenmaksu vuonna 2012 on 95 euroa, josta YTHS:n osuus on 44 euroa ja ylioppilaskunnan 51 euroa. Jäsenmaksun suuruutta ei ole arvioitu ylioppilaskuntaa luodessa ottamaan huomioon sen todellinen toiminnantaso ja kulupohja, vaan se perustuu edeltäjä ylioppilaskuntien yhteiseen sopimukseen. Se ei kata jäsenten palvelutasoa tai seuraa inflaatiota. Ylioppilaskunnan jäsenmäärän voidaan myös odottaa laskevan tulevaisuudessa tekniikan ja kauppatieteen sisäänoton laskiessa. Jäsenmaksun korottaminen on viimeinen keino paikata ylioppilaskunnan tulovajetta ja kattaa säästöpaineesta merkittävän osan. Nostamalla oman toiminnan rahoitusta voidaan edesauttaa, että talousraamiin tähtäämisestä huolimatta edunvalvonnan kattavuus ja ydinpalveluiden taso voidaan säilyttää. Ydintoimintoja tulee edelleen priorisoida ja valikoitujen toimintojen tehokkuutta vaalia. Myös :n taloustoimikunta on suosittanut ylioppilaskuntaa useaan otteeseen korottamaan jäsenmaksua. Jäsenmaksua nostetaan vuodelle 2013 neljä euroa. TAULUKKO 5 JÄSENMAKSUN NOSTON KUSTANNUSVAIKUTUS euroa 60000,00 Nykyisellä jäsenmäärällä

13 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta 13 (13) Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Jakelu Hallitus, työntekijät, edustajisto