Projektiviestinnän tavoitteet Tulevat tehtävät (Virtuaali)tiimeissä työskentely Tiimin suoriutuminen Tiimin jäsenen osaaminen

Transkriptio

1

2 Syllabus 2

3 Projektiviestinnän tavoitteet Tulevat tehtävät (Virtuaali)tiimeissä työskentely Tiimin suoriutuminen Tiimin jäsenen osaaminen 3

4 Tukea projektin tavoitteiden saavuttamista Yhdistää eri sidosryhmiä ja välittää tietoa niille Erilaiset asiantuntijuudet Eri kulttuuri- ja organisaatiotaustat Eri intressit ja odotukset projektin toteuttamisesta Auttaa ymmärtämään ja johtamaan muutosta Sitouttaa projektiin ja yhdessä työskentelyyn Innostaa luovuuteen sekä kehittämiseen ja kehittymiseen Ks. esim. PMBOK GUIDE (2008, 243) 4

5 1) 2) 3) 4) Muutostarpeita voivat aiheuttaa monet tekijät projektin toimintaympäristössä. Esimerkiksi asiakas voi lisätä, tarkentaa tai toki myös vähentää vaatimuksiaan. Loppukäyttäjistä, viranomaisista tai muista sidosryhmistä voidaan projektin aikana saada uutta tietoa, joka edellyttää muutoksia. Markkina- tai kilpailutilanne saattaa muuttua ja vaikuttaa jollain tavoin projektiin. Alihankkijoiden työssä voi tapahtua ennakoimattomia asioita viivästymiä, resurssimuutoksia tai virheymmärryksiä jotka pitää ottaa huomioon. Käytettävissä olevissa teknologioissa saattaa tapahtua uudistuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon. Asiakkaan tai projektiryhmän tekemät teknologiavalinnat voivat muuttua projektin kuluessa. Myös projektin sisäiset asiat, kuten laatuongelmat, resurssien saatavuus sekä puutteet tuotemäärittelyissä tai suunnitelmissa, voivat aiheuttaa muutospaineita projektissa. Artto ym. (2008, 243) 5

6 Oikea-aikaisen ja tarkoituksenmukaisen tiedon tuottaminen ja kerääminen jakaminen tallentaminen ja haku loppusijoituspaikka Ks. esim. PMBOK GUIDE (2008, ) Sidosryhmäanalyysi Viestintäsuunnitelma Viestinnän toteutus Odotuksiin reagointi Raportointi 6

7 But obviously you would have to change the font color. And you could still use an accent color. Tulevat tehtävät 7

8 Taustatyö ja -tutkimus: Projektiyrityksen tunteminen (missio, visio, arvot), tavoiteltu kohderyhmä, palvelun tunteminen, benchmarkkaus, asiakkaiden ostopolun tunnistaminen; lähteenä mm. oppikirjat, konsultti- ja tutkimuskirjallisuus sekä mahdolliset haastattelut ja kyselyt Sidosryhmäanalyysi: Miksi ja millainen viesti? Miksi viesti tärkeä tai kiinnostava valitulle kohderyhmälle? Tuotosten suunnittelu: Kanava, sisältö, asioiden esitysjärjestys, argumentointi, havainnollistus, viimeistely Ks. Tehtävien ohjeet 8

9 Yksilötehtävä, 20 % kurssin arvosanasta Päivitys viikoittain; väli- ja loppupalautus Linkki (PDF-tiedosto) MyCoursesin palautuslaatikkoon Hypertekstimäinen, navigoitava rakenne Eri tavoitteita 1. Tiedon keruu, tiivistäminen, hyödyntäminen 2. Tiimin toiminnan analyysi 3. Oman oppimisen reflektointi 9

10 Reflektio, alkusyksy

11 Kurssilta on jäänyt mieleen portfolio-mallinen oppiminen sekä suunnitelmien tekeminen. Suunnitelmat vähentävät stressiä ja helpottavat hallintaa. Portfolio-malli näyttää jälkeenpäin miten oppiminen on tapahtunut. Tämä on erittäin arvokasta tietoa jatkoa ja tulevaa oppimista ajatellen. Reflektio, alkusyksy

12 Myös digitaalisen portfolion tekeminen on tuonut onnistumisia. Aluksi olin hieman epäileväinen portfolion tekoa ja etenkin sen hyödyllisyyttä kohtaan. Olen kuitenkin viikkojen kuluessa huomannut, että portfolion tekemisestä todella on hyötyä. Erilaisten aineistojen tiivistäminen ja analysointi on todella vienyt projektia eteenpäin ja tuonut hyödyllistä lisätietoa. Portfolion tekeminen on myös muuten ollut mukavaa. Reflektio, alkusyksy

13 Reflektio, alkusyksy 2017 Tärkeä osa-alue ja taito yliopisto-opiskelussa! Ei vain portfolio vaan koko projektityö ja siitä raportointi! Ei vain HS, KL, TE, yrityksen omat verkkosivut! 13

14 17

15 Ks. Digitaalisen portfolion tehtävä Osio: Tiimin toiminta ja oma roolisi siinä 1. Valitse yksi itsellesi uusi ja luennolla mainittu virtuaalinen kollaboraatioalusta (eri kuin muilla tiimisi jäsenillä). Perehdy siihen ja esittele sen toimintaperiaatteet sekä pohdi, miten se sopisi tai ei sovi tiimisi työskentelyyn kurssin aikana. Tee myös tiimisi tietoiseksi valitsemastasi alustasta sekä sen hyvistä ja huonoista puolista. 18

16 Viestintävälineet: kollaboraatiotyökalut (Huddle, Blackboard Collaborate), tiedostojen jakaminen (Sharepoint, Dropbox), dokumenttien yhteistuottaminen (Scribblar, Google Docs), kokoustyökalut (GoToMeeting, Google Hangouts), projektinhallintatyökalut (Microsoft Project, Basecamp), sosiaalinen verkostoituminen (Yammer, Jive) 3D-virtuaaliset ympäristöt: saman digitaalisen tilan jakaminen, navigointi, kohteiden manipulointi, vuorovaikutus virtuaaliedustajina Sosiaalinen media: wikit, blogit, verkostosovellukset 19

17 Reflektio, kevät

18 Eroavatko ryhmä ja tiimi toisistaan käsitteinä? Anna muutama esimerkki niistä ryhmistä ja tiimeistä, joissa olet mukana! 21

19 Ryhmä: Jokaisella on oma tehtävänsä ja vastuualueensa Tiimi: Kollektiiviset työtulokset Yhteinen ponnistelu; riskien tiedostaminen Toisiaan täydentävät taidot ja kokemukset Viestintäilmapiirin kehittäminen Työryhmä Huipputiimi Todellinen tiimi Potentiaalinen tiimi Näennäistiimi Katzenbach & Smith (1998) 22

20 Tiimitehtävä, 10 % kokonaisarvosanasta Tarkoitus: projektityön eteenpäin vieminen oman viestintätyylin tiedostaminen Tavoitteellisuus ja vuorovaikutuksellisuus Agenda, tehtävien delegointi Belbinin roolit 23

21 Tarkoituksena on, että kaikki tiimin jäsenet valmistautuvat hyvin palaveriin tekemällä esimerkiksi asiakasyrityksen toimeksiantoon tarvittavia analyysejä, selvityksiä ja benchmarkkauksia sekä miettimällä etukäteen perustelut omien näkökulmiensa esittämiseen. Palaverissa on hyvä syventää jotakin projektisuunnitelman osa-aluetta ja siten tuoda lisäarvoa suunnitelmaan ja viedä projektityötä eteenpäin. Lisäksi palaverissa kannattaa täsmentää ja kiteyttää projektin arvolupaus asiakasyritykselle; se auttaa suuntaamaan myös omaa työskentelyä. 24

22 Kuvaus: Panopto-mediapalvelu: tilavarausohjelmisto Otaniemi erityiset kokoushuoneet Videostudio (KO15d); yhteyshenkilö Mika Lindgren Muu: videokamera, älypuhelin, tabletti tai kannettava tietokone Tallennus: linkki tai video MyCoursesiin + otsikoksi tiimin numero, asiakasyritys ja parilla sanalla tieto siitä, mistä palaverissa on kyse Leikkaus ja editointi: Panopto tai eri käyttöjärjestelmien mukana olevat editointityökalut Leikkaukset ja editointi eivät pääasia vaan sisällöllinen puoli! 25

23 Sisältö Projektin tavoitteet lyhyesti Kyseisen palaverin keskeiset asiat: todetut asiat, tehdyt sopimukset ja päätökset sekä muut huomiot Kohderyhmä Tiimin jäsenet Projektin johto Asiakasyritys 26

24 (Virtuaali)- tiimeissä työskentely 28

25 Suunnittelu: tiimin perustamiskirja (team charter), tehtäväanalyysi, tavoitteiden määrittely, strategian muodostus Toiminta tavoitteiden saavuttamiseksi: koordinointi, tulkinta, kommunikointi, seuranta ja arviointi Luovuus ja jäsenten hyvinvointi: sitoutuminen ja sitouttaminen, motivointi ja kannustaminen, yhteishengen lisääminen, stressin ja turhautumisen lievittäminen LePine ym. (2008); Gilson ym. (2015) 29

26 Mitä hyviä käytäntöjä (best practices) voitte esittää omien kokemusten perusteella viestinnän/kommunikoinnin tehostamisessa? yhteishengen/tiimidynamiikan kehittämisessä stressin ja turhautumisen lieventämisessä 30

27 Entä kirjallisuuden perusteella? Suosittele koko ryhmälle hyvää tutkimusartikkelia, joka käsittelee tiimidynamiikkaa! Tee kirjallisuushaku Team dynamics Oppimiskeskuksen Finnapalvelussa Kirjaudu palveluun Rajaa haku Artikkeleihin Ajanjaksolle Business Miksi artikkeli on hyvä otsikon tai tiivistelmän perusteella? Mistä artikkelin voi lukea kokonaan? 31

28 Tiimin suoriutuminen 32

29 Koordinaatiokyky: tieto jäsenten kyvykkyydestä ja taidoista; jaettu ymmärrys tavoitteista ja tehtävistä Luottamus: myönteiset odotukset, hyväntahtoisuus, rehellisyys ja oikeudenmukaisuus, ennakoiva viestintä ja jatkuva viestintäyhteys Tiimin yhtenäisyys: identifioituminen tiimin jäseneksi, kulttuuristen käytäntöjen ja odotusten tiedostaminen, jäsenten välinen yhteistyö Jäsenten yksilölliset erot Ravi ym. (2016); Hakonen (2010, 15 16); Olson & Olson (2012) 33

30 Emily Eldridge (TEDxMU): Why Collaboration Is An Individual Effort 34

31 Susan Cain (TED): The power of introverts 35

32 Suhteet: Ihmisten välinen yhteensopimattomuus, kireä ja jännittynyt ilmapiiri, kielteinen palaute, ennakko-oletukset ja tulkinnat Tehtävät: Erilaiset näkemykset yhteisestä tehtävästä Prosessit: Erilaiset näkemykset tehtävän toteutuksesta Ketkä? Mitä? Miten? Kankanhalli ym. (2006) 36

33 Millaisia konflikteja tiimisi voi kohdata tämän kurssin projektityöskentelyssä? Miten mahdolliset konfliktit voidaan ratkaista aikaisempien kokemustesi tai kirjallisuuden perusteella? 37

34 Tiimin jäsenen osaaminen 38

35 Mitä tulee huoneeseen, kun minä astun sisään. Mitä jää huoneeseen, kun minä lähden pois. OP, HR Ari Loukkola 39

36 Omien suhteiden ja verkostojen hyödyntäminen Halu uusien alustojen ja viestintävälineiden käyttöön Win Win-neuvottelustrategia Oman toiminnan seuranta ja arviointi Konfliktiuhkien tunnistaminen ja ratkaisujen etsintä Avoimuus, kannustaminen, kuuntelu Nonberbaalinen viestintä Rituaalit ja small talk 40

37 Haastaja (Shaper) Toimintakeskeiset roolit Toteuttaja (Implementer) Viimeistelijä (Completer finisher) On energinen ja tehokas Haastaa tiimiä kehittymään Luo draivia ja rohkeutta yrittää Kestää painetta Vastustaa tehottomuutta Saattaa turhautua, jos asiat eivät luista On käytännönläheinen, tehokas ja luotettava Tekee ideoista totta ja organisoi työntekoa On valmis työskentelemään paljon Saattaa olla joustamaton ja hidas muutokselle On huolellinen ja tarkka Etsii mahdollisia virheitä Huolehtii tärkeysjärjestyksestä Varmistaa laadun Parantelee lopputulosta Saattaa murehtia liikaa ja on huono delegoimaan

38 Tiedustelija (Resource investigator) Henkilökeskeiset roolit Diplomaatti (Teamworker) Koordinoija (Co-ordinator) On ulospäin suuntautunut ja innostunut Tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa Etsii mahdollisuuksia ja luo kontakteja Saattaa olla liian optimistinen ja menettää kiinnostuksen nopeasti On yhteistyöhaluinen ja tarkkanäköinen Aistii helposti ilmapiirin Kuuntelee ja joustaa Sovittelee ja välttää konflikteja Saattaa olla huono tekemään itsenäisiä päätöksiä On tavoitteellinen ja hyvä delegoimaan Tunnistaa tiiminjäsenten vahvuudet ja voimavarat Osaa selkeyttää tavoitteet Kykenee katsomaan laajasti Saattaa olla manipuloiva ja liian delegoiva

39 Keksijä (Plant) On luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen Ideoi ja kehittelee uusia tapoja tehdä ja toimia Keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin Saattaa olla liian keskittynyt omiin juttuihinsa Ajattelukeskeiset roolit Arvioija (Monitor evaluator) On asiallinen, objektiivinen ja puolueeton Arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja Etsii riskejä ja varoittaa vaarasta Saattaa olla ylikriittinen ja innostamaton Asiantuntija (Specialist) On määrätietoinen, itseohjautuva ja antaumuksellinen Tuo erikoisosaamista ja taitoja tiimin ydintoimintaan Saattaa olla liian kapea-alainen ja ylikuormittava tiedoillaan

40 Ryhmästämme on löydettävissä useita eri rooleja. Silti joitain keskeisiä rooleja jää puuttumaan, mikä osittain näkyy työskentelyssä. Ryhmästämme puuttuu selkeä toteuttaja, joka olisi tehokas, organisoisi toimintaa ja olisi valmis tekemään töitä selvästi yli keskitason. Tämä on osittain näkynyt projektin eri tehtävien "nytkähtelevänä" etenemisenä. Lisäksi ryhmästämme puuttuu selkeä koordinoija, joka pystyisi delegoimaan työtehtäviä ja tunnistamaan jäsenten vahvuuksia ja heikkouksia. Tämä on näkynyt osittain tehtävänjaon epäselvyytenä sekä aikataulutuksen haasteellisuutena. Siksi omasta mielestäni ryhmästämme ei ole vielä muodostunut selkeää tiimiä, vaan se on kehityksen alkuvaiheilla. Toisaalta asiaan vaikuttaa myös se, että ryhmän jäsenet ja heidän työskentelytapansa olivat projektin alussa toisille tuntemattomat. Reflektio, alkusyksy

41 Tiimi on ryhmä henkilöitä, joilla on toisiaan täydentävät taidot työtehtävän, hankkeen tai projektin tekemiseen. Tiimin jäsenet toimivat korkean keskinäisen riippuvuuden, jaetun päätäntävallan sekä itsensä johtamisen vastuun alla työskennellen kohti yhteistä päämäärää ja jaettua palkintoa. Tiimistä tulee enemmän kuin vain jäsentensä summa, kun jäsenten välinen vahva tunne keskinäisestä sitoutumisesta luo synergioita tuottaen paremman lopputuloksen kuin yksittäisten jäsenten kontribuutio erikseen. BusinessDictionary, ks. Vesterinen (2015, 7) 45

42 Itsensä johtaminen, joustavuus, roolien tunnistaminen Kommunikointi, kuunteleminen, dokumentointi Ilmapiiri tärkeä arvostaminen, erilaisuuden ymmärtäminen, luottamus, avoimuus Ajankäytön hallinta Oikeat kanavat ja välineet Yhteinen päämäärä, jaettu ymmärrys tavoitteista Viisaat päät yhteen toisiaan täydentävät tiedot, taidot, kyvyt Vahva tunne keskinäisestä sitoutumisesta Jaettu päätöksenteko 46

43 Artto, K., Martinsuo, M. & Kujala, J. (2008). Projektiliiketoiminta. 2. painos. Helsinki: WSOY Oppimateriaalit Oy. Belbin, M. R. (2010). Team roles at work. 2. painos. New York: Routledge. Belbin Team Roles Bosch-Sijtsema, P. M, Fruchter, R., Vartiainen, M. & Ruohomaki, V. (2011). A framework to analyze Knowledge Work in Distributed Teams. Group & Organization Management, 36(3), Gilson, L. L., Maynard, M. T., Young, N. C. J., Vartiainen, M. & Hakonen, M. (2015). Virtual teams research 10 Years, 10 Themes, and 10 Opportunities. Journal of Management, 41(5), Hakonen, M. (2010) Identification with virtual teams. Doctoral Dissertation Series 2010/5. Helsinki University of Technology Kankanhalli, A., Tan, B. C., Wei, K. K. (2006). Conflict and performance in global virtual teams. Journal of Management Information Systems, 23(3), Katzenbah, J. & Smith, D. (1998). Tiimit ja tuloksekas yritys. Helsinki: WSOY. LePine, J. A., Piccolo, R. F., Jackson, C. L. Mathieu, J. E. & Saul, J. R. (2008). A meta analysis of teamwork processes: Tests of a multidimensional model and relationships with team effectiveness criteria. Personnel Psychology, 61(2),

44 Olson, J. & Olson, L. (2012). Virtual team trust: Task, communication and sequence. Team Performance Management: An International Journal, 18(5/6), PMBOK Guide (2008). A guide to the project management body of knowledge. 4th ed. Newtown Square: Project Management Institute, Inc. ces/pmbokguidefourthedition_protected.pdf, Ravi, P., Drake, J. R. & Liang, H. (2016). Global virtual team performance: The effect of coordination effectiveness, trust, and team cohesion. IEEE Transaction on Professional Communication, 59(3), Shin, Y., Kim, M., Choi, J. N. & Lee, S. H. (2016). Does team culture matter? Roles of team culture and collective regulatory focus in team task and creative performance. Group & Organization Management, 41(2), Vesterinen, A. (2015). Startup-tiimit ja organisatorinen systeemiäly. Diplomityö, Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulu