Projektiviestinnän tavoitteet Tulevat tehtävät (Virtuaali)tiimeissä työskentely Tiimin suoriutuminen Tiimin jäsenen osaaminen

Transkriptio

1

2 Syllabus 2

3 Projektiviestinnän tavoitteet Tulevat tehtävät (Virtuaali)tiimeissä työskentely Tiimin suoriutuminen Tiimin jäsenen osaaminen 3

4 Tukea projektin tavoitteiden saavuttamista Yhdistää eri sidosryhmiä ja välittää tietoa niille Erilaiset asiantuntijuudet Eri kulttuuri- ja organisaatiotaustat Eri intressit ja odotukset projektin toteuttamisesta Auttaa ymmärtämään ja johtamaan muutosta Sitouttaa projektiin ja yhdessä työskentelyyn Innostaa luovuuteen sekä kehittämiseen ja kehittymiseen Ks. esim. PMBOK GUIDE (2008, 243) 4

5 Oikea-aikaisen ja tarkoituksenmukaisen tiedon tuottaminen ja kerääminen jakaminen tallentaminen ja haku loppusijoituspaikka Ks. esim. PMBOK GUIDE (2008, ) Sidosryhmäanalyysi Viestintäsuunnitelma Viestinnän toteutus Odotuksiin reagointi Suoritusraportointi 5

6 But obviously you would have to change the font color. And you could still use an accent color. Tulevat tehtävät 6

7 Taustatyö ja -tutkimus: Projektiyrityksen tunteminen (missio, visio, arvot), tavoiteltu kohderyhmä, palvelun tunteminen, benchmarkkaus, asiakkaiden ostopolun tunnistaminen; lähteenä mm. oppikirjat, konsultti- ja tutkimuskirjallisuus sekä mahdolliset haastattelut ja kyselyt Sidosryhmäanalyysi: Miksi ja millainen viesti? Miksi viesti tärkeä tai kiinnostava valitulle kohderyhmälle? Tuotosten suunnittelu: Kanava, sisältö, asioiden esitysjärjestys, argumentointi, havainnollistus, viimeistely Ks. Tehtävien ohjeet 7

8 Yksilötehtävä, 15 % kurssin arvosanasta Viikoittain; linkki ainakin vetäjälle MyCoursesin palautuslaatikkoon Hypertekstimäinen, navigoitava rakenne Eri tavoitteita 1. Tiedon keruu, tiivistäminen, hyödyntäminen 2. Osaaminen, tiimin toiminta ja oma rooli siinä 3. Oman oppimisen reflektointi 8

9 Ks. Digitaalisen portfolion tehtävä Osio: Tiimin toiminta ja oma roolisi siinä 9

10 10

11 Viestintävälineet: kollaboraatiotyökalut (Huddle, Blackboard Collaborate), tiedostojen jakaminen (Sharepoint, Dropbox), dokumenttien yhteistuottaminen (Scribblar, Google Docs), kokoustyökalut (GoToMeeting, Google Hangouts), projektinhallintatyökalut (Microsoft Project, Basecamp), sosiaalinen verkostoituminen (Yammer, Jive) 3D-virtuaaliset ympäristöt: saman digitaalisen tilan jakaminen, navigointi, kohteiden manipulointi, vuorovaikutus virtuaaliedustajina Sosiaalinen media: wikit, blogit, verkostosovellukset 11

12 12

13 13

14 Ryhmä: Jokaisella on oma tehtävänsä ja vastuualueensa Tiimi: Kollektiiviset työtulokset Yhteinen ponnistelu; riskien tiedostaminen Toisiaan täydentävät taidot ja kokemukset Viestintäilmapiirin kehittäminen Työryhmä Huipputiimi Todellinen tiimi Potentiaalinen tiimi Näennäistiimi Katzenbach & Smith (1998) 14

15 Tiimitehtävä, 10 % kokonaisarvosanasta Tarkoitus: projektityön toteuttaminen, senhetkinen tila ja eteneminen, mahdolliset ongelmat ja toimenpiteet Tavoitteellisuus ja vuorovaikutuksellisuus Agenda, tehtävien delegointi Belbinin roolit 15

16 Kuvaus: Panopto-mediapalvelu: tilavarausohjelmisto Otaniemi erityiset kokoushuoneet Videostudio (KO15d); yhteyshenkilö Mika Lindgren Muu: videokamera, älypuhelin, tabletti tai kannettava tietokone Tallennus: linkki tai video MyCoursesiin + otsikoksi tiimin numero, projektiyritys ja parilla sanalla tieto siitä, mistä palaverissa on kyse Leikkaus ja editointi: Panopto tai eri käyttöjärjestelmien mukana olevat editointityökalut Leikkaukset ja editointi eivät pääasia vaan sisällöllinen puoli! 16

17 Sisältö - Projektin tavoitteet - Kyseisen palaverin keskeiset asiat: todetut asiat, tehdyt sopimukset ja päätökset sekä muut huomiot Kohderyhmä - Tiimin jäsenet - Projektin johto - Asiakasyritys 17

18 (Virtuaali)- tiimeissä työskentely 18

19 Suunnittelu: tiimin perustamiskirja (team charter), tehtäväanalyysi, tavoitteiden määrittely, strategian muodostus Toiminta tavoitteiden saavuttamiseksi: koordinointi, tulkinta, kommunikointi, seuranta ja arviointi Luovuus ja jäsenten hyvinvointi: sitoutuminen ja sitouttaminen, motivointi ja kannustaminen, yhteishengen lisääminen, stressin ja turhautumisen lievittäminen LePine ym. (2008); Gilson ym. (2015) 19

20 Sprintti Sprintti Sprintti Sprintti Työlista tehtävistä Suunnittelu Tuotokset Ei aloitettu, työn alla, tehty Suunnittelu, päivittäiset scrum-kokoukset, arviointi Vaihtuva scrum-mestari, prosessin ymmärtäminen, itsenäisyys, luovuus 20

21 Sivula (2017) 21

22 22

23 Mitä hyviä käytäntöjä (best practices) But obviously you would have to change the font color. And you could still use an accent color. voitte esittää omien kokemusten tai kirjallisuuden perusteella viestinnän/kommunikoinnin tehostamisessa yhteishengen lisäämisessä? stressin ja turhautumisen lieventämisessä 23

24 Tiimin suoriutuminen 24

25 Suunnittelu ja arviointi Luottamuksen rakentaminen Viestintäkanavien hyödyntäminen Kulttuuristen käytäntöjen ja odotusten tiedostaminen Konfliktien ratkaisu Inspiroiva johtajuus Ravi ym. (2016); Bosch-Sijtsema ym. (2011) 25

26 Koordinaatiokyky: tieto jäsenten kyvykkyydestä ja taidoista; jaettu ymmärrys tavoitteista ja tehtävistä Luottamus: myönteiset odotukset toisten motiiveista vaikka riskin mahdollisuus, oikeudenmukaisuus, ennakoiva viestintä; myös tiimin menestystekijä Tiimin yhtenäisyys: identifioituminen tiimin jäseneksi, jäsenten välinen yhteistyö Jäsenten yksilölliset erot Ravi ym. (2016); Hakonen (2010, 15 16); Olson & Olson (2012) 26

27 Emily Eldridge at TEDxMU: Why Collaboration Is An Individual Effort 27

28 1. Yksilötasolla Sitoutuminen ja panostus yhteiseen toimintaan Avoimuus, rehellisyys, hyväntahtoisuus 2. Tiimitasolla Sosiaalisten normien ja käytänteiden jakaminen Jatkuva viestintäyhteys Viestien merkitysten eksplisiittistäminen 28

29 Johdon tasolla Jatkuvan vuorovaikutuksen mahdollistaminen Riittävän tilan luominen Vuorotteleva johtajuus Tiimin yksilöllisyyden ymmärtäminen Vaikea johtaa Erilaisin resurssein tukeminen 29

30 Suhteet: Ihmisten välinen yhteensopimattomuus, kireä ja jännittynyt ilmapiiri, kielteinen palaute, ennakko-oletukset ja tulkinnat Tehtävät: Erilaiset näkemykset yhteisestä tehtävästä Prosessit: Erilaiset näkemykset tehtävän toteutuksesta Ketkä? Mitä? Miten? Kankanhalli ym. (2006) 30

31 Millaisia konflikteja tiimisi voi kohdata But obviously you would have to change the font color. And you could still use an accent color. tämän kurssin projektityöskentelyssä? Miten mahdolliset konfliktit voidaan ratkaista aikaisempien kokemustesi tai kirjallisuuden perusteella? 31

32 Tiimin jäsenen osaaminen 32

33 Mitä tulee huoneeseen, kun minä astun sisään. Mitä jää huoneeseen, kun minä lähden pois. OP, HR Ari Loukkola 33

34 Ihmissuhteet Konfliktiuhkien tunnistaminen ja ratkaisujen etsintä Win Win-neuvottelustrategia Luova ongelmanratkaisu Osallistuminen ja osallistaminen Itsensä johtaminen Tavoitteiden asettaminen Toimintakyvyn arviointi Toiminnan seuranta, arviointi ja palaute Suunnittelu ja työtehtävien koordinointi Ennakko-odotukset, roolit, työnjaon tasapuolisuus 34

35 Verkostot, kanavat ja välineet Avoimuus, kannustaminen Kuuntelu Nonberbaalinen viestintä Rituaalit ja small talk 35

36 36

37 Haastaja (Shaper) Toimintakeskeiset roolit Toteuttaja (Implementer) Viimeistelijä (Completer finisher) On energinen ja tehokas Haastaa tiimiä kehittymään Luo draivia ja rohkeutta yrittää Kestää painetta Vastustaa tehottomuutta Saattaa turhautua, jos asiat eivät luista On käytännönläheinen, tehokas ja luotettava Tekee ideoista totta ja organisoi työntekoa On valmis työskentelemään paljon Saattaa olla joustamaton ja hidas muutokselle On huolellinen ja tarkka Etsii mahdollisia virheitä Huolehtii tärkeysjärjestyksestä Varmistaa laadun Parantelee lopputulosta Saattaa murehtia liikaa ja on huono delegoimaan

38 Tiedustelija (Resource investigator) On ulospäin suuntautunut ja innostunut Tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa Etsii mahdollisuuksia ja luo kontakteja Saattaa olla liian optimistinen ja menettää kiinnostuksen nopeasti Henkilökeskeiset roolit Diplomaatti (Teamworker) On yhteistyöhaluinen ja tarkkanäköinen Aistii helposti ilmapiirin Kuuntelee ja joustaa Sovittelee ja välttää konflikteja Saattaa olla huono tekemään itsenäisiä päätöksiä Koordinoija (Co-ordinator) On tavoitteellinen ja hyvä delegoimaan Tunnistaa tiiminjäsenten vahvuudet ja voimavarat Osaa selkeyttää tavoitteet Kykenee katsomaan laajasti Saattaa olla manipuloiva ja liian delegoiva

39 Keksijä (Plant) On luova, mielikuvituksellinen ja omaperäinen Ideoi ja kehittelee uusia tapoja tehdä ja toimia Keksii ratkaisuja vaikeisiin ongelmiin Saattaa olla liian keskittynyt omiin juttuihinsa Ajattelukeskeiset roolit Arvioija (Monitor evaluator) On asiallinen, objektiivinen ja puolueeton Arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja Etsii riskejä ja varoittaa vaarasta Saattaa olla ylikriittinen ja innostamaton Asiantuntija (Specialist) On määrätietoinen, itseohjautuva ja antaumuksellinen Tuo erikoisosaamista ja taitoja tiimin ydintoimintaan Saattaa olla liian kapea-alainen ja ylikuormittava tiedoillaan

40 Tiimi on ryhmä henkilöitä, joilla on toisiaan täydentävät taidot työtehtävän, hankkeen tai projektin tekemiseen. Tiimin jäsenet toimivat korkean keskinäisen riippuvuuden, jaetun päätäntävallan sekä itsensä johtamisen vastuun alla työskennellen kohti yhteistä päämäärää ja jaettua palkintoa. Tiimistä tulee enemmän kuin vain jäsentensä summa, kun jäsenten välinen vahva tunne keskinäisestä sitoutumisesta luo synergioita tuottaen paremman lopputuloksen kuin yksittäisten jäsenten kontribuutio erikseen. BusinessDictionary, ks. Vesterinen (2015, 7) 40

41 Itsensä johtaminen, joustavuus, roolien tunnistaminen Kommunikointi, kuunteleminen, dokumentointi Ilmapiiri tärkeä arvostaminen, erilaisuuden ymmärtäminen, luottamus, avoimuus Ajankäytön hallinta Oikeat kanavat ja välineet Yhteinen päämäärä, jaettu ymmärrys tavoitteista Viisaat päät yhteen toisiaan täydentävät tiedot, taidot, kyvyt Vahva tunne keskinäisestä sitoutumisesta Jaettu päätöksenteko 41

42 Belbin, M. R. (2010). Team roles at work. 2. painos. New York: Routledge. Belbin Team Roles Bosch-Sijtsema, P. M, Fruchter, R., Vartiainen, M. & Ruohomaki, V. (2011). A framework to analyze Knowledge Work in Distributed Teams. Group & Organization Management, 36(3), Gilson, L. L., Maynard, M. T., Young, N. C. J., Vartiainen, M. & Hakonen, M. (2015). Virtual teams research 10 Years, 10 Themes, and 10 Opportunities. Journal of Management, 41(5), Hakonen, M. (2010) Identification with virtual teams. Doctoral Dissertation Series 2010/5. Helsinki University of Technology Kankanhalli, A., Tan, B. C., Wei, K. K. (2006). Conflict and performance in global virtual teams. Journal of Management Information Systems, 23(3), Katzenbah, J. & Smith, D. (1998). Tiimit ja tuloksekas yritys. Helsinki: WSOY. LePine, J. A., Piccolo, R. F., Jackson, C. L. Mathieu, J. E. & Saul, J. R. (2008). A meta analysis of teamwork processes: Tests of a multidimensional model and relationships with team effectiveness criteria. Personnel Psychology, 61(2),

43 Olson, J. & Olson, L. (2012). Virtual team trust: Task, communication and sequence. Team Performance Management: An International Journal, 18(5/6), PMBOK Guide (2008). A guide to the project management body of knowledge. 4th ed. Newtown Square: Project Management Institute, Inc. efourthedition_protected.pdf, Ravi, P., Drake, J. R. & Liang, H. (2016). Global virtual team performance: The effect of coordination effectiveness, trust, and team cohesion. IEEE Transaction on Professional Communication, 59(3), Shin, Y., Kim, M., Choi, J. N. & Lee, S. H. (2016). Does team culture matter? Roles of team culture and collective regulatory focus in team task and creative performance. Group & Organization Management, 41(2), Sivula, L. (2017). Scrum-viitekehys. Luento kurssilla Viestintä ja projektinhallinta (71A00300). Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu. Vesterinen, A. (2015). Startup-tiimit ja organisatorinen systeemiäly. Diplomityö, Aalto-yliopiston perustieteiden korkeakoulu