Viestintä ja projektinhallinta 71A00300

Transkriptio

1 Viestintä ja projektinhallinta 71A00300

2 Tervetuloa kurssille!

3 Laura Sivula Yhteystiedot Tieto- ja palvelutalouden laitos Chydenia, G5.12

4 Mitä voit odottaa kurssilta?

5 Kurssin sisältö Oman ja projektitiimin ajan hallinta Projektin tunnistaminen ja suunnittelu Projektisuunnitelman laatiminen Tiimisopimuksen laatiminen Tehokkaat kokouskäytännöt Tiimityötaidot ja tiimin roolit Asiakirjoittaminen eri konteksteissa: raportointi, tiedottaminen, markkinointi Vakuuttava esiintyminen

6 Osaamistavoitteet Viestiä yrityselämän eri tilanteissa sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille Sisäistää projektin tyypilliset päävaiheet Projektimallit Tiimin roolit Suunnitella ja hallita sekä omaa että projektien ajankäyttöä tehokkaasti Soveltaa viestinnän perusteita ja projektijohtamisen peruskäytäntöjä erilaisissa konteksteissa Antaa ja ottaa vastaan rakentavaa palautetta

7 Kurssin työmäärä Tunnit ja tehtävät Työmäärä Osallistuminen luennoille ja harjoituksiin 18h Projektikanvaasi 29h Tiimisopimus 14h Projektikokous ja sisäinen muistio 22h Tiedottava tai markkinoiva teksti 14h Myyvä presentaatio 29h Projektiraportti 36h

8 Arvosteluperusteet (6 op.) Projektikanvaasi (tiimityö, 20%) Tiimisopimus (tiimityö, 10%) Projektikokous ja sisäinen muistio (tiimityö, 15%) Tiedottava tai markkinoiva teksti (tiimityö, 10%) Projektin tulosten esittely presentaationa (tiimityö, 20%) Projektiraportti (yksilötyö, 25%)

9 Projektin valinta

10 Ryhmäjako Ryhmäjako löytyy MyCourses-kansiosta Muistakaa lukea Projektitehtävän ohjeistus Projektitehtävän valinta ennen ensi viikon pienryhmätuntia

11 Projektitehtävä Tavoitteena on hahmottaa ja harjoitella projektinhallinnan ja viestinnän keskeisiä teemoja Sinun ja projektitiimisi tehtävänä on selvittää mahdollisuuksia luoda uusi digitaalinen palvelu tai kehittää olemassa olevaa palvelua projektitiimin valitsemalle yritykselle Projekti on suunnittelutehtävä, jossa tehdään taustatutkimusta sekä viestitään niin tiimin sisällä kuin eri sidosryhmille Tehtävä edellyttää hyvää perehtyneisyyttä valittuun yritykseen ja digitaalisiin palveluihin Oleellisena osana projektia on taustatutkimus, yritysanalyysi ja digitaalisen palvelun merkitys liiketoiminnalle

12 YRITYS ASIAKKAAT ONGELMA DIGITAALINEN PALVELU

13 Mikä on digitaalinen palvelu? Verkkosivut Verkkopalvelu Verkkokauppa Asiakaspalvelu Neuvontapalvelu Mobiiliapplikaatio

14

15 KELA ONGELMA: Kelan asiakkailla vaikeuksia löytää oikeita etuuksia LÖYDÖKSET: Kelan asiakkaat ovat epävarmoja etuuksista ja niiden hakuprosessista RATKAISU: Mobiiliaplikaatio, joka kysymysten kautta ohjaa asiakkaan oikeiden etuuksien hakemuksiin

16 S-Pankki ONGELMA: Milleniaalit eivät innostu vanhanaikaisista pankkipalveluista LÖYDÖKSET: S-Pankin nykyisessä mobiilipankissa monia ongelmia: vaikea tunnistautuminen, ei personointia, sekava applikaatio RATKAISU: Palvelukonsepti, jonka keskiössä chat bot-toiminto (äänellä ja chatilla ohjailtava asiakaspalvelu)

17 Johdatus projektinhallintaan

18 Mikä on projekti?

19 Projekti on...

20 Projektin rajoitteet Aika laajuus kustannus

21 Projektin päämäärä MITÄ? MILLOIN? MITEN? Laajuus, tuote Aika Kustannukset, resurssit

22 Projektinhallinta on projektin tavoitteiden ja päämäärän saavuttaminen johtamistapoja hyödyntäen

23 Projektin elinkaari

24 IDEA / VISIO Käynnistysvaihe Esiselvitys Projektisuunnitelma Riskianalyysi Aikataulu TESTAUS Projektin hallinta Rakentamisvaihe Tehtävien tunnistaminen Toteutus Testaus Käyttöönotto Päättämisvaihe Raportointi Projektin päättäminen Lähde: Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa. LOPPUTULOS

25 Esimerkkejä projekteista

26 Historiallisia projekteja Historiallisia projekteja Projektinhallinnan kehittyminen Pyramidien rakentaminen Luominen - rakentamistyön koordinointi Viikinkien retket Valloittaminen - eteneminen, strategia ja operatiivinen taso lukujen kauppasopimukset Ongelmanratkaisu - parempiin ratkaisuihin pyrkiminen ja ongelmanratkaisu liiketoiminnan näkökulmasta, toiminnan tehostaminen yhteistyöverkkoja kasvattamalla Teknisen kehityksen projektit, esim. Puhelinjärjestelmän kehittämien Kehittäminen - tuotteen, tavoitteen, markkinamekanismien ja toimintatavan muuttaminen Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

27 Projektinhallinnan kehittyminen Vuosikymmen Ajankohtaiset teemat 1950 Hallinto, ostot, suunnittelu 1960 Aikataulun hallinta, projektihallinnan järjestelmät 1970 Organisointi, johtajuus, tiimit 1980 Mallit ja tietotekniset sovellukset, laatu 1990 Prosessit, tieto- ja viestintäteknologiat, verkostoituminen 2000 Yhteistyömallit, virtuaaliset organisaatiot, luovuus, oppiminen Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

28 Erilaisia projekteja Uusien tuotteiden tai palveluiden kehittäminen Uuden liiketoimintamallin suunnittelu ja käyttöönotto Organisaation rakenteen muutos Organisaation kulttuurin muutos Tietojärjestelmän kehittäminen Kampanjan tai tapahtuman toteuttaminen Rakennusprojekti Projekteja on monenmuotoisia eri aloilla ja eri organisaatioissa Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

29 Projektin voi tunnistaa näistä piirteistä Selvä alku ja loppu Väliaikainen Määritelty tavoite Määritelty budjetti Riskienhallinta tarpeellista Monta sidosryhmää Projektijohtaja hallinnoi Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

30 Projektityön hyödyt Voimavarat ja asiantuntemus voidaan kohdentaa selkeiden tavoitteiden mukaisesti Organisaatiosuhteet ovat mutkattomat (projektipäällikkö-projektiryhmä) Valtaa ja vastuuta voidaan jakaa Työmotivaatio lisääntyy uusien ja haasteellisten tehtävien myötä Tiedonkulku yksinkertaistuu ja tehostuu Huomio kiinnitetään tuloksiin eikä työrutiineihin Lähde: Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa.

31 Esimerkki A Kauppakorkeakoulun pääsykoe

32 Kauppakorkeakoulun pääsykoe Idea: Haluan opiskella kauppakorkeakoulussa! Vaihe 1: Korkeakoulun valinta Vaihe 3: Pääsykokeeseen valmistautuminen Alavaihe 1: Toteuta lukusuunnitelmaa viikkotasolla Alavaihe 1: Kartoita eri vaihtoehdot Alavaihe 2: Tee harjoituspääsykokeita Alavaihe 2: Vertaile eri vaihtoehtoja ja valitse mieluisin korkeakoulu Vaihe 2: Lukusuunnitelma Alavaihe 1: Tutustu pääsykoekirjoihin ja edellisten vuosien pääsykokeisiin Alavaihe 2: Laadi lukusuunnitelma Alavaihe 3: Arvioi edistyminen Vaihe 4: Pääsykoe Lopputulos: Pääsee kauppakorkeakouluun / ei pääse kauppakorkeakouluun

33 Esimerkki B Yritysprojekti

34 Yritysprojekti Idea: Uusi verkkopalvelu Vaihe 3: Toteutus Vaihe 1: Kartoita asiakkaan tarpeet Vaihe 4: Testaus Alavaihe 1: Tutustu asiakasyritykseen ja taustoihin Alavaihe 2: Ensimmäinen tapaaminen asiakkaan kanssa Alavaihe 1: Testaa tuotetta/palvelua käyttäjillä Alavaihe 2: Tee tarvittavat muutokset lopputuotteeseen Lopputulos: Uuden verkkopalvelun julkaiseminen Vaihe 2: Projektisuunnitelma Alavaihe 1: Kartoita asiakkaan tarpeet ja taustat Alavaihe 2: Laadi projektisuunnitelma

35 Tyypillisiä epäonnistumisia Asiakas ei ole tarpeeksi sitoutunut projektiin Liian pitkä tai hallitsematon ajanjakso projektille Riskienhallinta Huono testaus Rajoitteissa pysyminen: myöhässä aikataulussa, liian kallis, liian kapea / liian laaja

36

37 Mikä meni pieleen? Rakennuttamisesta vastannut konsulttiyritys ei pitänyt aikataulusta kiinni Tiedonkulku oli katkonaista ja avoin kommunikaatiokulttuuri puuttui Julkisuudenhallinta Testauksille varattu epärealistinen aikataulu Sidosryhmät (virkamiehet, poliitikot) eivät olleet kartalla Rakennusalan riitaisa kulttuuri

38

39 Onnistuneen projektin tunnusmerkit Projekti saavuttaa ajalliset, laadulliset ja kustannukselliset tavoitteet (projektin rajoitteet) Asiakas on tyytyväinen projektin lopputulokseen Projekti saavuttaa asetetun päämäärän Projektin onnistumista ei ole aina helppo mitata

40 riskit laatu budjetti Laajuus resurssit aikataulu Projektinhallinnan peruspilarit Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

41 Projektin suunnittelu

42 Tehtävien tunnistaminen Projektisuunnitelma Ajanhallinta Digitaaliset työkalut ja kollaboraatio Riskit

43 Tehtävien tunnistaminen Tunnista projektin tavoite, aikataulu, budjetti ja tehtävät Määrittele tehtävät ja virstanpylväät Tunnista projektitiimin osaaminen Jaa tehtävät osaamisen ja mielenkiinnon mukaan

44 Projektisuunnitelma Projektin tausta Projektin päämäärä Projektin menetelmät Viestintäsuunnitelma Riskinhallintasuunnitelma Aikataulu ja tehtävät

45 Hyvän projektisuunnitelman ominaisuudet Toteutuksen suunnitelma Sopimus palveluntarjoajan ja asiakkaan välillä Projektin budjetti Projektin aikataulu Oppimistyökalu Dokumentaation ohjeistus Viestinnän ohjeistus

46 Projektisuunnitelma täyttää vaatimukset Tavoitteenasettelu ja aikataulu selkeä ja realistinen Selkeästi määritelty johtamismalli, projektin eri osapuolien roolien ja vastuiden selkeä määrittely Päätöksenteko- ja raportointimalli Projektin resurssit määriteltynä

47 Ajanhallinta Projektin suunnittelussa on tärkeää aikataulu ja tehtävien ajoittaminen Selkeä aikataulu, jossa tehtävät eriteltynä Tehtävät jaettu selkeästi projektitiimin jäsenille Raportoiminen projektijohtajalle Priorisointi on tärkeää projektitehtävien valmistumisen ja aikataulussa pysymisen kannalta

48 Gantt-kaavio Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

49

50 Kanban-taulu TO DO U LA RA KO R A M I N TO NI I HE DOING DONE

51

52

53 Digitaaliset työkalut ja kollaboraatio

54 Riskienhallinta Tunnistetaan riskit: Mikä projektissa voisi mennä pieleen? Valitaan arvioitavat riskit: Mitkä niistä ovat todennäköisimmät ja vaikutukseltaan vakavimmat? Mietitään ennakoimista: Mistä ko. riskit syntyvät ja miten ne voisi ehkäistä? Sovitaan ehkäisevistä toimenpiteistä: Mitkä toimenpiteistä toteutetaan ja missä kohdin otetaan tietoinen riski? Varaudutaan toteutuviin riskeihin: Miten toimitaan, jos riskit toteutuvat?

55 SWOT-analyysi SISÄISET VAHVUUDET SISÄISET HEIKKOUDET ULKOISET MAHDOLLISUUDET ULKOISET UHKAT

56 Riskianalyysi SWOT-analyysin pohjalta voidaan tehdä päätelmiä: Miten vahvuuksia voidaan kehittää? Miten heikkouksia voidaan poistaa? Miten mahdollisuuksia voidaan hyödyntää? Miten uhkia voidaan torjua ennen kuin ne toteutuvat?

57 Projektijohtajuus

58 Projektijohtajan ominaisuudet

59 Tiimityöskentelijä Hyvä kommunikoimaan Jaettu visio Ongelmanratkaisija Ammattitaitoinen Kyky delegoida Innostunut Hyvä paineensietokyky Projektijohtaja Empaattinen tietotaito

60 Sidosryhmät

61 SISÄISET SIDOSRYHMÄT ULKOISET SIDOSRYHMÄT Projektitiimi Asiakkaat/ käyttäjät Media Projektin sponsori Projektijohtaja Sisäiset asiakkaat Asiantuntijat Yhteiskunta

62 Sidosryhmät ovat yksilöitä, ryhmiä tai organisaatioita, joihin projekti voi vaikuttaa tai jotka voivat vaikuttaa projektiin

63 Sidosryhmien sitouttaminen Hyvä viestintäilmapiiri Aikaisempi luotettava yhteistyö Synergiaedut, osaamisen jakaminen Näkyvä ja koettu laatu Projektijohtajan ammattitaito ja hyvä asenne Sidosryhmät ovat projektille valtava voimavara

64 Vaikutusvalta Sidosryhmäanalyysi Pidä tyytyväisenä Pidä lähellä ja hyvin informoituna Seuraa (minimipanos) Pidä informoituna Sitoutuneisuus

65 Projektimallit

66 Mihin projektimallia tarvitaan? Mitä hyötyä projektimallin käytöstä on? Klassiset mallit Ketterät mallit

67 Mihin projektimallia tarvitaan? Projektimallin avulla jokaista projektia johdetaan yhtenäisellä tavalla alusta loppuun Kuvaa projektin elinkaaren vaiheet Määrittelee roolit riittävällä tarkkuudella Projektin eri toimijat tietävät omat vastuunsa ja tehtävänsä projektissa Johtamisen teho kasvaa Projektimalli tuo ryhtiä ja selkeyttä projektin toteuttamiseen

68 Mitä hyötyä projektimallin käytöstä on? Taloudellinen näkökulma Asiakasnäkökulma Projektien kestot lyhenevät, hyödyt nopeammin käyttöön Projektien onnistumisaste kasvaa Kustannukset pienenevät Turhat riskit vähenevät Asiakas saavat selkeän näkökulman prosessista ja kehitystyöstä Asiakasohjautuvuus kasvaa Asiakastyytyväisyys kasvaa, kilpailuasema paranee Asiakas tunnistaa omat vastuunsa

69 Mitä hyötyä projektimallin käytöstä on? Sisäisten prosessien näkökulma Oppimisnäkökulma Ihmiset ymmärtävät paremmin toisiaan, kun toimintamallit ovat selkeät Organisaatiossa syntyy vähemmän resurssikonflikteja Kommunikaatio tehokkaampaa Projektitiimin jäsenet jaksavat paremmin Kyky reagoida muutoksiin kasvaa Projektiosaaminen kehittyy

70 Klassiset mallit

71 Vesiputousmalli Esitutkimus 3. Suunnittelu 4. Toteutus 5. Testaus Lopputuote

72 Ketterät mallit

73 Lean-toimintatapa Lean-termi tulee Lean Manufacturing-mallista, jonka Toyota teki kuuluisaksi Pyrkimyksenä hukkatyön poistaminen Saavutetaan laatua, nopeutta ja asiakasorientoituneisuutta Leanissa eliminoidaan kaikki, mikä ei lisää arvoa Työskennellään ainoastaan niiden asioiden parissa, jotka on ehdottomasti tehtävä sillä hetkellä Antaa paljon arvoa tiimin toimimiselle yksikkönä Tiimille luodaan puitteet toimia tehokkaasti ja luotetaan tiimin osaamiseen halutun lopputuloksen saavuttamisessa

74 Agile-menetelmä Ketterä projektinhallinta malli Iteratiivinen kehittäminen Perustuu ohjelmistokehittämisen malleihin Vastaa klassisia malleja paremmin yllättäviin tekijöihin Asiakastyytyväisyys keskiössä Päivittäinen yhteistyö projektitiimissä Itsestäänohjautuvat tiimit

75 Scrum-viitekehys SPRINTTI SUUNNITTELU LOPPUTUOTE TYÖLISTA

76 EVALUAATIO PALAUTE TESTAUS 30 päivää PALAUTE TESTAUS SUUNNITTELU

77 Päiväpalaveri (Daily scrum) Päivittäiseen scrum-palaveriin osallistuu kaikki projektitiimin jäsenet. Scrum-mestari kysyy seuraavat kysymykset, joihin tiimin jäsenet vastaavat kerrallaan: Scrum-mestari Ei ole perinteinen projektijohtaja vaan fasilitoija Vastuussa aikataulusta ja häiriötekijöiden poistamisesta Voi olla vaihtuva rooli tiimissä Mitä teit edellisen päivän aikana? Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana? Mitkä asiat estävät etenemistä?

78 Tiimidynamiikka

79 Tiimin roolit

80 Ryhmän kehitysvaiheet Mudostuminen (forming) 3. Kuohunta (storming) 4. Yhdenmukaistuminen (norming) Lähde: Tuckman, B. W. (1965). Developmental sequence in small groups. 5. Yhteistyö (performing) Lopetus (adjourning)

81 Takoja Kokooja Keksijä Belbinin roolit Tiedustelija Arvioija Asiantuntija Diplomaatti Tekijä Viimeistelijä

82 Belbinin roolit Keksijä (Plant) Innovaattori Luova, mielikuvituksellinen, omaperäinen Ideoiden alkulähde Keksii ratkaisuja ongelmiin Löytää uusia tapoja tehdä ja toimia Itsenäinen ja viihtyy yksin Lähde: Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work. Tiedustelija (Resource investigator) Ulospäinsuuntautunut, innokas ja utelias Luo kontakteja Etsii mahdollisuuksia Pitää tiimin ajan tasalla Tulee toimeen erilaisten ihmisten kanssa Luontainen kommunikoija Mielenkiinto voi herpaantua helposti

83 Belbinin roolit Kokooja (Co-ordinator) Tavoitteellinen, tasainen Tunnistaa tiimijäsenten vahvuudet ja voimavarat Jakaa työtehtäviä, hyvä delegoimaan Jämäkkä ja kypsä Laaja näkökulma Lähde: Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work. Takoja (Shaper) Energinen, impulsiivinen ja tehokas Saavutukset tärkeitä Innostaa mukaan Vastustaa tehottomuutta Saattaa turhautua ja ärsyyntyä helposti Vahva kilpailuvietti

84 Belbinin roolit Arvioija (Monitor evaluator) Objektiivinen, puolueeton Ei innostu helposti Vakava luonne Arvioi suunnitelmia ja työskentelytapoja Etsii riskejä ja varoittaa vaarasta Voi olla ylikriittinen Lähde: Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work. Tekijä (Implementer) Vastuuntuntoinen ja ahkera Käytännölinen ja realistinen Kurinalainen ja systemaattinen Valmiita työskentelemään paljon Toteuttaa käytännössä Organisoi toimintaa

85 Belbinin roolit Diplomaatti (Teamworker) Hiljainen diplomaatti Kannustaa ja tukee Sovittelee ja joustaa Hyvä kuuntelija Helposti aistii ilmapiirin Luo kahdenkeskeisiä suhteita Huono päättäjä Lähde: Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work. Viimeistelijä (Completer finisher) Huolellinen ja tarkka Hyvä paineensietokyky Varmistaa laadun Huolehtii tärkeysjärjestyksestä Täydellisyydentavoittelija

86 Belbinin roolit Asiantuntija (Specialist) Määrätietoinen Itseohjautuva Antaumuksellinen Omaa harvinaislaatuista tietoa tai taitoa Kapea-alainen Elinikäinen oppija Lähde: Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work.

87 Pääpointit

88 Projekti on ajallisesti, laajuudeltaan ja kustannuksiltaan rajattu

89 Projektinhallinta on projektin tavoitteiden ja päämäärän saavuttaminen johtamistapoja hyödyntäen

90 Projektinhallinta on projektin onnistumisen selkäranka, oli kyse ketteristä tai perinteisemmistä projekteista

91 Sidosryhmät ovat projektille valtava voimavara

92 Projektimalli tuo ryhtiä ja selkeyttä toteutukseen

93 Tiimidynamiikka on tehokkaan toiminnan kannalta kriittistä

94 Projekti on sidoksissa ympäristöönsä

95 Mitä tapahtuu ensi viikolla?

96 Projektikanvaasi

97 Tiimisopimus

98 Facebook (71A00300) Viestintä ja projektinhallinta /

99 Artto, K. et al. (2006). Projektiliiketoiminta. Lähteet Belbin, R. M. (1993). Team Roles at Work. Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa. Tuckman, B. W. (1965). Developmental sequence in small groups.