Koonti HYYn puheenjohtajaseminaarista

Transkriptio

1 Knti HYYn puheenjhtajaseminaarista

2 Hallituksen ryhmäyttäminen ja mtivinti Vetäjinä Kerttu Kaikknen ja Jyrki Erikssn Hallituksen ryhmäyttäminen ja mtivinti -ryhmän tarkituksena li antaa puheenjhtajille ja järjestöjen muille edustajille ideita alkaneen vuden hallitustyöskentelyä varten. Lisäksi tarkituksena li saada sallistujat miettimään ryhmäyttämisen ja mtivinnin tärkeyttä. Lyhyen yhteisen esittäytymiskierrksen jälkeen sallistujat jaettiin 3-4 hengen ryhmiin. Pienryhmille annettiin tehtäväksi miettiä erilaisia ryhmäyttämisen ja mtivinnin keinja käyttäen mia järjestöjään ja hallituksiaan esimerkkeinä. Aikaa pienryhmillä li nin 20 minuuttia. Lpuksi kävimme yhdessä läpi kk ryhmän kesken pienryhmien ideita ja jatkimme keskustelua vielä kk ryhmänä. Keskustelussa tuli esille sekä knkreettisia hyväksi kettuja esimerkkejä että varteentettavia ideita tulevaisuuden varalle. Seuraavat asiat tulivat esille lähes kaikissa pienryhmissä ja kettiin tärkeimmiksi ryhmäyttämisen ja mtivinnin kannalta. - Virallisen kkustamisen lisäksi aikaa myös vapaammalle ideinnille ja brainstrmaukselle - Vapaa-ajan tekemistä hallituksen ja aktiivien kesken (esim. mökkireissut, risteilyt, keilailu, talvija kesäseminaarit) - Spivan tasinen autnmia kullakin aktiivilla ja mahdllisuus järjestää tapahtumia man kiinnstuksen mukaan -> erityisesti mtivinnin ja jaksamisen kannalta tärkeää - Uusien ideiden ja käytäntöjen kkeileminen tärkeää > ei aina välttämättä saman kaavan mukaan, kska näin n aina tehty - Kkustarjilut ja -jatkt - Erilaisia iltamia tai kkuksia hallituksen jäsenien kdeissa - Omat hauskat tittelit kaikille hallituksen jäsenille - Hallitus- ja virkailijatestamentit, jita jkainen vusi täyttää aja mittaan sekä järjestön tapahtuma, jssa varta vasten teemana n tiednsiirt

3 Kkuskäytänteet Vetäjinä Ter Juutilainen ja Mikael Lehtnen Yhteenvetna kulutuksen pääkhdat: Perusajatus: Valmistele kkus hyvin, niin itse kkus n helpmpi Tulisi miettiä ainakin seuraavia asiita: - paikka! mikä tila spii millekin kkukselle; rent vai virallinen? Prjektri? - esityslista ja kkuskutsu vat tärkeimmät! esityslista määrää (sittain) mitä kkuksessa vi edes päättää -säännöissä n yleensä mainittava millin ja MISSÄ yhdistyksen kkuksen materiaalit ja kutsu pitää lla esillä kannattaa tarkistaa säännöistä mainitaank siellä esim. yhdistyksen ilmitustaulua, jhn kkuskutsu n laitettava esille - Mieti etukäteen mahdlliset ngelmatekijät (ristiriitatilanteet etc.) ja esiin tulevat vaihtehdt - Puheenjhtajan tehtävänä n ensisijaisesti jhtaa puhetta (vrt. Eduskunnan puhemies), vi tsin myös sallistua keskusteluun. - Hallituksen kesken kannattaa spia kkuskäytännöistä heti alkuvudesta esimerkiksi pissaljen ilmittaminen, hallitusten kkusten kkuskutsujen lähettäminen, kkustarjilut (nk alkhlia spiva juda etc. ) - Kkuksen ei tarvitse lla vakava vaan puheenjhtajan lisi hyvä pyrkiä ttamaan humin man hallituksensa erikispiirteet: kkuksessa lemisen ei tarvitse lla tylsää, kunhan vain pj hulehtii, että kkus etenee. Mitä pidempi kkus, sitä vähemmän ihmiset jaksavat keskittyä. Kkustarjiluilla pystyy myös vaikuttamaan asiaa, mikäli budjetissa n tilaa.

4 Jhtaminen ja deleginti Vetäjinä Laura Lut ja Susanna Jkimies Työpajassa keskusteltiin ensin vartti kk ryhmän kesken sallistujien delegintityyleistä ja erityisesti tasapainttelusta reilun työnjan ja man jaksamisen välillä. Sen jälkeen jakauduttiin pienempiin, 3-4 hengen ryhmiin, jissa keskusteltiin vartin verran kahdesta kysymyksestä: Minkälainen n timiva vastuunjak hallituksessa? Minkälainen n timiva puheenjhtajan ja varapuheenjhtajan suhde? Tämän jälkeen kknnuttiin vielä vartiksi yhteen ja keskusteltiin eri ryhmien parhaimmista ivalluksista. Tässä n knti ryhmien ajatuksista ja yleisesti alkusassa esiinnusseista pinteista. Deleginnin... ngelmia: Liian vähän, ei haluta pakttaa ketään -> ttaa itse likaa Missä menee kannustavan ja ahdistavan deleginnin raja? Miten lla esimerkkinä hallituslaisille mutta silti pitää jaksamista yllä? Miten arviida sitä, kuinka paljn kullakin hallituslaisella n muuta hmmaa? Hallituksen jäsenet eivät läsnä kk vutta Hallituksen jäsenet eivät auta tisiaan, vaan keskittyvät miin alueisiinsa ja ratkaisuja: Hyvä tiedtus j hallituksenvalintavaiheessa: tietävät mihin vat situtumassa Tutustuminen hallituksen kesken: ppi tuntemaan ihmisiä, näiden työtapja, ppi luttamaan heihin Täsmärekryäminen: kysyy suraan jltain henkilöltä, vik tämä hitaa Delegi kaiken knkreettisen tekemisen hallitukselle, kska hallituslaiset vat hallituksessa sitä varten! PJ heille henkinen tuki Timijiden kuluttaminen lisää valmiuksia: tietkannat, testamentit, hiljainen tiet, alumni-illat, hallituksen illanviett Jhtsääntö: julkinen hallituksen tehtäväjak -> kaikki tietävät mitkä asiat kuuluvat kenenkin vastuulle -> helpmpi luttaa tisiinsa ja myös ryhmäpaine tehdä itselle kuuluvat asiat Ihmisten erityistaitjen mukaan räätälöidyt nakit: annetaan hmma sellaiselle jnka tietää selviytyvän siitä hyvin Jkaiselle tapahtumalle ma vastuuhenkilö, jka delegi hmmia muille -> ppivat miltä vastuu tuntuu, ja tekevät juttuja tisilleen kska nämä tulevat tekemään niitä sitten takaisin!

5 Ongelmanratkaisutyöpaja Vetäjinä Miran Hamidulla ja Jari Rinta-ah Ongelmanratkaisutyöpajassa pyrittiin ratkmaan yleisimpiä järjestötiminnan ngelmia, ja löytämään näille ratkaisuja. Ongelmat vaihtelivat laidasta laitaan, mutta järjestöjä yhdistäviäkin ngelmia löytyi. Varainhankinta li haasteellinen etenkin järjestöille, jilla ei llut suraa ppiaineen tarjamaa linkkiä jhnkin yksityisen sektrin ammattiin. Keskusteluissa kävi kuitenkin ilmi, että aktiivisella markkininnilla li mahdllista löytää spnsreita myös yksityiseltäkin sektrilta. Tehtävä miellettiin silti vaikeaksi. Jäsenistön tavittaminen viestinnällisin keinin puhutti myös. Tässä yhteydessä sähköpstilistat kettiin sin j aikansa eläneiksi, ja phdittiin ssiaalisen median merkityksen lisäämistä viestinnässä. Eniten kaikkia järjestöjä yhdistävä ngelma li kuitenkin jatkuvuus, jka tuli ilmi suurimmalla salla sallistujista. Uusia aktiiveja li hankala saada mukaan timintaan, jnka seurauksena järjestöt saattivat juuttua samjen tekijöiden pyörittämiksi vudesta tiseen. Ainejärjestöt livat tässä suhteessa vähemmän ngelmallisia, kska fuksit tarjavat näille paremmin uusia resursseja, mutta tehtävä ei llut helppa täälläkään. Ryhmissä li mukana yksi ainejärjestö, jnka ppiaineeseen erikistuttiin vasta myöhemmässä vaiheessa piskeluja sekä kansainvälinen järjestö, jnka piirissä timi piskelijita neljän eri ainejärjestön piiristä. Kummallakin järjestöllä li yhdistävänä ngelmana timijiden jämähtäminen j fuksina tutuksi tulleeseen ainejärjestöön, jllin näitä li hankala saada jatkamaan enää ainejärjestöstä eteenpäin edellä mainittuihin järjestöihin. Ratkaisuksi nähtiin lähteminen mukaan järjestön kanssa läheisessä tekemisissä levan ainejärjestön tuutriksi tai man järjestön tietiseksi tekemiseksi tuutreille. Markkininti tuutreille ja fukseille visi lla ratkaisu ngelmaan myös muissa samantyyppisissä tilanteissa esimerkiksi harrastejärjestöjen ja sakuntien tapauksissa. Jskin ryhmissä levilla järjestöillä side jhnkin ainejärjestöön li ehkä vahvempi kuin muissa ainejärjestöiksi lukittelemattmissa järjestöissä.

6 Puheenjhtajan ABC Vetäjinä Mari Kyllönen ja Emi Maeda Puheenjhtajan ABC -työpajan tavitteena li tutustuttaa puheenjhtajat HYYn ja järjestön väliseen suhteeseen ja antaa käytännön vinkkejä alittelevalle puheenjhtajalle. Työpajassa tehtiin muutama lyhyt harjitus. Puheenjhtajan tehtävät Jkainen puheenjhtaja kirjitti lapulle vähintään yhden puheenjhtajan tehtäviin kuuluvan asian. Laput asetettiin janalle, jnka tisessa päässä vat tärkeät asiat ja tisessa turhat. Janan yläpulella vat tehtäviin kuuluvat asiat ja alapulella tehtäviin kuulumattmat. Harjituksessa vastaukset jakaantuivat seuraaviin kategrihin: hallituksen kkusten kllekutsuminen ja niiden jhtaminen, vastuu järjestön timinnasta kknaisuutena, tehtävien deleginti ja järjestön edustaminen. Lisäksi mainittiin nimenkirjittajana timiminen, byrkratiasta hulehtiminen ja edunvalvnta. Mitä HYY vaatii ja tarjaa Vusikell (Emi) Osallistujat myös työstivät yhdessä mien järjestöjensä vusikellja. Vusikell kettiin pääsääntöisesti hyväksi työkaluksi, vaikka kaikille vuden visualisinti kelln mutn ei llutkaan spivin. PJ-pentagrammi (Mari) Harjituksessa jkainen kirjitti lapulle yhden hyvän pj:n minaisuuden, jtka asetettiin PJpentagrammiin. PJ-pentagrammin viisi eri sakaraa vat kknaiskuva, deleginti, rhkeus, vamistautuminen & ennakinti ja yhdistyksen tuntemus. Keskelle tulevat muut minaisuudet. Tarkemmin puheenjhtajan minaisuuksista Järjestöwikissä: Suurin sa vastauksista asettui keskelle pentagrammia. Erityisesti krstuivat muiden kuunteleminen ja tasapulisuus, lisäksi mainittiin syväjhtaminen, diplmaattisuus, kärsivällisyys ja helpstilähestyttävyys. Rhkeuden sakaraan sijitettiin spiva vittumaisuus, energisyys ja alitteellisuus. Maininnat tulivat myös delegintiin ja järjestöntuntemukseen. Yhteenvet Pienryhmistä ensimmäinen kärsi hieman kiireestä, mutta tinen nnistui hyvin. Asiaa li niin paljn, että 45 minuutin sijaan työskentelyyn visi varata 60 minuuttia. PJ-pentagrammia visi kehitellä timivammaksi, sillä nyt mni sakara jäi ilman lappua. Harjitukseen visi liittää yhteisesti sijitettavia minaisuuksia tai alustaa eri tavalla.

7 Yhteistyötyöpaja Vetäjinä Tumas Junn ja Aht Harm Yhteistyötyöpajassa sallistujille esitettiin ensiksi klmen tyypin herättelykysymyksiä yksi kerallaan. Kknaisuudessaan herättely kesti nin 15 minuuttia. Kukin sallistuja kirjitti vastauksia ylös pst-itlapuille. Herättelykysymykset: 1A) Mitä palveluja tai erikissaamista ma järjestö vi tarjta muille? 1B) Entä mitä palveluja tai erikissaamista muut järjestöt vi tarjta malle järjestölle? 2A) Millaista yhteistyötä malla järjestöllä n nyt lemassa tai suunnitteilla? 2B) Millaista yhteistyötä haluaisitte tehdä? Onk jtain aiempaa yhteistyötimintaa, jnka haluaisitte herättää uudelleen eln? 3) Millaista yhteistyötä visitte kuvitella tekevänne tai teette--? HYYn ylipistn HYYn alaisten järjestöjen muiden järjestöjen (ulkpaikkakuntalaiset, kansalliset, kansainväliset, ammattiyhdistykset jne) yritysten --kanssa? Herättelykysymysten jälkeen sallistuja jaettiin pienryhmiin, jissa heidän tuli vastata case-tehtävään. Tehtävänä li suunnitella jkin seuraavanlaisista tapahtumista viiknlpun kestisina. Kansainvälinen knferenssi tai seminaari Kansallinen knferenssi tai seminaari Mnialainen yhteistyötapahtuma Jkin muu laajaa yhteistyötä vaativa tapahtuma Tapahtuman tteuttamiseksi ryhmien tuli humiida luenttiljen, biletiljen, jatkpaikkjen, spnsreiden, puhujien ym. tarve, ideida tapahtumaknsepti, järjestelyrganisaatin rakennetta ja sisäistä delegintia, mainstusta, dkumentintia ym. tapahtuman nnistumisen kannalta leellista. Yhteistyötarvetta klmannen herättelykysymyksen timijiden kanssa paintettiin erityisesti. Ryhmät saivat nin 20 minuuttia aikaa ideida tapahtumaansa ja tarvittavia yhteistyökuviita, jnka jälkeen ryhmät esittelivät ajatuksensa ja ryhmänvetäjät esittivät kysymyksiä sekä vastailivat siihen, millä tavalla erilaisia yhteistyökumppaneita kannattaa lähestyä, mistä saattaisi löytyä spivia tilja ym.

8 Case-vastauksia tuli erilaisilla knsepteilla, mutta herättelykysymys 3:n yhteistyökumppaneita päätettiin yleisesti ttaen lähestyä seuraavissa tarpeissa. HYY: Biletila (Alina), saunat (Ida, Sivistys, Kekknen, Niinilut), Manneirheim-sali luentihin Ylipist: Mainstus ilmitustauluilla, luentsalit HYYn alaiset järjestöt: Tiedekuntajärjestöt: viestintäyhteistyötä, työvimaa, iltabilepaikka (Ylipistn farmasiakunta, Pykälä), majitus, klusteritilat luentihin, Osakunnat: Iltabilepaikka, sillispaikka Ainejärjestöt: Ruka (Kpeda), nakkienvaiht esim. tarjilussa, Muut järjestöt: Ammattiyhdistykset: spnsrinti, Muut yhdistykset, muset ym: työtehtävien surittaminen rahallista krvausta vastaan AYY: Servin mökki illanviettn Alumniyhdistykset: puhujat Yritykset: Rahallinen spnsrinti, puhujat, rukaspnsrit (eettiset rukakaupat, pienviljelijät) Ulkpuliset: Kaupunki: Ulkilmatapahtumapaikka, majituspaikat (kulut) Mni pajaan sallistunut ilmitti järjestönsä levan valmis tarjamaan apua tarpeen mukaan tapahtumajärjestelyissä nakkienvaihtperiaatteella. Kskaan ei haittaa siis kysyä. Uudet tuttavuudet kettiin myös yhtenä suurimpana vimavarana, jta muut järjestöt vivat tarjta. Kntaktien kautta syntyy lunnllisesti parhaiten yhteistyötäkin, jten yhteydenttamista ei pitäisi vältellä. Suurimmalla salla likin vakiintunutta bileyhteistyötä lähijärjestöjen kanssa, mutta tiedekuntarajja rikkvaa yhteistyötä kaivattiin lisää.