Webinaari Maailman MS päivän tapahtuman järjestäjille Ideoita tapahtuman järjestämiseen Tapahtumasta tiedottaminen ja median lähestyminen

Transkriptio

1 Webinaari Maailman MS päivän tapahtuman järjestäjille Ideita tapahtuman järjestämiseen Tapahtumasta tiedttaminen ja median lähestyminen Maailman MS päivää tukevat:

2 OSA 1: Ideita tapahtuman järjestämiseen ONGELMA Kellään ei le inta tapahtuman järjestämiseen. Kerhnvetäjät eivät innstu ja hallitus ei jaksa ttaa kntlleen tapahtuman aiheuttamia lisätöitä. Tekijöitä ei yksinkertaisesti löydy. RATKAISUEHDOTUS Miettikää uusia tapja rekrytida vapaaehtisia, että saatte apukäsiä jakamaan tehtäviä. Vitte kkeilla yhdistyksen jäsenkirjeen ja Avain lehden järjestöpalstan ja kerhillissa kysymisen lisäksi esim. yhdistyksen internetsivuja, avimia ja suljettuja Facebk ryhmiä ja yhdistyksen maa Facebk sivua, kerhtilan ilmitustaulua, paikallislehden yhdistys ja seurapalstja Jakakaa rajattuja vastuualueita ja selkeitä tehtäviä. Kun yhden ihmisen vastuulla n vain julisteiden vieminen tapahtumapaikalle etukäteen tai ainastaan yhden pienen hjelmanumern suunnittelu, n hänen paljn helpmpi situtua tulemaan mukaan. Tehtävien jakamisella varmistatte myös, että vapaaehtiset kiinnstuvat lemaan mukana ensi vunnakin, kun kenenkään ei tarvitse tehdä kaikkea yksin. Kertkaa vapaaehtisille, että mukaan vi tulla suunnittelemaan tai ihan vaan tunniksi paikan päälle. Mnenlaisia vapaaehtisia tarvitaan. uudet tekijät vivat innstua päästessään mukaan j suunnitteluvaiheessa tai vanhat haluta tänä vunna pienemmän rlin jäämättä silti kknaan pis. Kkeilkaa yhdistää suunnittelupalaveria jhnkin mukavaan tapahtumaan, kuten kerhtapaamiseen jssa n kivaa hjelmaa, jllin työt tehdään huvin lmassa hyvällä mielellä ja yhdessä. Suunnitelkaa jtain pientä hauskaa hjelmaa, jllin järjestämisestä ja ideimisestakin tulee hauskaa. Miettikää pientä tapaa palkita mukana levia vapaaehtisia. Se n mukava ele, jka vi timia myös kannustimena. Mitään isa ei tarvita, muutenhan kyse ei le enää vapaaehtistyöstä. 2

3 ONGELMA Tekijöitä n j jnkin verran, mutta meiltä puuttuu ideita. Mikä hjelma spisi tähän tapahtumaan? RATKAISUEHDOTUS Tapahtuman laatu riippuu yhdistyksessä käytettävissä levista vapaaehtisista ja resursseista. Tapahtuma vi hyvin kstua kknaisuudessaan muutamasta tunnista esitteiden ja ilmapalljen jakamista julkisella paikalla. Tavitteena n levittää tieta MS taudista ja saada aikaan näkyvyyttä kampanjalle paikallisella taslla. Kaikki muu hjelma suunnitellaan pääasiassa yleisön humin herättämistä varten ja tapahtuman tekemiseksi kiinnstavaksi ja hauskaksi yleisölle ja tekijöille itselleen. Tässä esimerkkejä siitä, mitä muut yhdistykset vat kkeilleet tapahtumissaan: musiikkia tai laulua liikuntaa, jka vi lla esimerkiksi tanssia, pyörätulitanssia, apuvälinekkeiluja (esim. Svelilta vi kysyä lainaan erilaisia pyöriä) tietpulista hjelmaa, kuten luent, puhe tai puheenvur tai elävä kirjast tempauksia, esim. teatteria, erilaisia flashmb tempauksia tai sähkömptempaus pieni helpp tapaa yleisön sallistua ja ehkä vittaa jtain, kuten arvnta tai tietvisa. Kannattaa kkeilla yhteistyötä muiden paikallisten timijiden kanssa, jllin vapaaehtisten työtaakka vi helpttua. Yhteistyökumppaniksi vi kysyä esimerkiksi kirjasta, sieltä vi saada käyttöön tilja maksutta kurja, musiikki, tanssi tai teatteripistja, kansalaispistn tai työväen pistn ryhmiä, he vivat hyvinkin mielellään tulla esiintymään tapahtumaanne jllain valmiilla esityksellään partilaisia kauppja ja muita liikkeitä, he vivat antaa kiinnittää tapahtumajulisteita ilmitustauluilleen tai spnsrida jutavaa tai pikkupurtavaa vapaaehtisille tai karkkia jaettavaksi yleisölle ilmapalljen ja esitteiden kanssa. paikallisia julkkiksia tai silmäätekeviä, jtka vivat piipahtaa tapahtumassa antamassa sille väriä. 3

4 ONGELMA Yhdistykseen n ilmittautunut muutamia henkilöitä vapaaehtisiksi, mutta emme tunne heitä eikä meillä muutenkaan le heille spivaa työtä. RATKAISUEHDOTUS Visik nämä vapaaehtiset pyytää järjestämään Maailman MS päivää? Vikhan heihin luttaa? Yhdistyksen hallituksen puheenjhtaja tai sihteeri jutuu usein yksin tekemään suuren san yhdistyksen töistä. Tapahtuma n maini paikka, jssa jllekin uudelle timijalle visi antaa rajatun tehtävän, jnka kautta häneen myös pääsee tutustumaan. Luultavasti kyseessä n hyvä tyyppi! Ei kannata nähdä uutta tulijaa meidän tntille tunkeutujana vaan auttavana käsiparina, jka kannattaa ehdttmasti tivttaa tervetulleeksi. Uusien tulijiden avulla vakituisten tekijöiden työtaakka vähenee ja uusia tekijöitä vidaan saada mukaan muuhunkin timintaan. Kaikki eivät le halukkaita sallistumaan säännöllisesti hallituksen kkuksiin, mutta visivat hyvinkin mielellään lla mukana yhdessä tai muutamassa vusittaisessa tempauksessa. MITEN Uusien timijiden alkuun pääsemiseksi tarvitaan hieman työtä jltain vakituiselta tekijältä. Päätä päivämäärä suunnittelupalaverille ja ta yhteyttä kaikkiin mahdllisiin ja mahdttmiin vapaaehtisiin esim. näin: Sita uusille vapaaehtisille. Henkilökhtainen kntakti n aina varmin tapa saada ihminen kukutettua timintaan: Hei len yhdistyksen puheenjhtaja/sihteeri, sinähän ilmittauduit vapaaehtiseksi meidän Maailman MS päivän tapahtumaamme? J Mukava kun ilmittauduit. Meillä n tapahtuman suunnittelukkus ensi viikn keskiviikkna, pääsisitkö tulemaan mukaan? Visimme vähän yhdessä junia mitä tapahtumassa tehdään. Tapahtuman suhteen n melk vapaat kädet, vimme ideida prukalla jtain hauskaa! Js henkilö pääsee mukaan, hiena! Js yhdistyksestä puuttuu kknaan tapahtumaa vetämään situtunut henkilö, suunnittelukkuksessa saattaa lunnstaan nähdä, kuka uusista lisi kiinnstunut ttamaan vetvastuun tapahtumasta, kun ideat alkavat lennellä. Tälle ihmiselle vi tarjta tapahtumavastaavan pestiä, kuitenkin pyytäen myös muita tukemaan vastaavaa hänen työssään ja ttamaan satehtäviä. Vaikka mukaan tulisi vain muutama uusi vapaaehtinen, vi se hyvin riittää hyvän tapahtuman järjestämiseen. Tapahtuman ei tarvitse lla suuri ja js se nnistuu, se luultavasti kasvaa seuraavana vunna. Js henkilö ei pääse mukaan tuna päivänä: Haluaisitk kuitenkin lla mukana suunnittelussa, vai tuletk mieluummin vasta itse päivänä? Mitä tahansa henkilö vastaakin, merkitse se muistiin ja muista pitää hänet ajan tasalla suunnitelmista. Esimerkiksi pikainen sähköpsti, jssa summataan suunnittelukkuksen ideat, n hyvä lähettää kaikille vapaaehtisille jkaisen kkuksen jälkeen. Tärkeintä n tietysti ilmittaa tarkasti missä ja kska tavataan tapahtumapäivänä, sekä jnkun paikalla levan puhelinnumer, jhn vapaaehtiset vivat tarvittaessa lla yhteydessä. 4

5 Kun tapahtumavastaava n valittu, hänelle ja suunnittelutiimille lisi hyvä antaa yhdistysnetistä tulstetut dkumentit, että he pääsevät tekemisen alkuun: Tapahtumavastaavan tehtävänkuvaus: yhdistysnetti.ms liitt.fi/erilaiset tehtavat yhdistyksessa > tapahtumavastaava.dc Hyvät käytännöt liittyen Maailman MS päivään: liitt.fi/tapahtuma > Maailman MS päivän tapahtuman järjestäminen (pdf) Maailman MS päivän tiedttaminen (pdf) Jutun tarjaminen paikallislehtiin (pdf) Tapahtumavastaavalle vi myös antaa yhdistysnettitunnukset ja pyytää häntä lukemaan liitt.fi/tapahtuma sivu, jssa n lisätieta Maailman MS päivästä. Olisi hyvä j heti ensimmäisessä kkuksessa jakaa tehtäviä mnen kesken, jtta tapahtumavastaava ei kurmitu liikaa. 5

6 OSA 2: Tapahtumasta tiedttaminen ja median lähestyminen Tiedttamisessa vi erttaa tapahtuma ja mediatiedtuksen, jilla vi lla eri vastuuhenkilöt. Tapahtumatiedttaminen järjestösuunnittelijalle ja man alueen yhdistyksen ja kerhjen avainhenkilöille, MS liitn tiedttajalle. Jäsenistölle esim. jäsenkirjeessä ja yhdistyksen internetsivuilla ja Facebk sivulla. Kannustetaan myös passiivisia jäseniä, kannatusjäseniä ja läheisiä sallistumaan tapahtumajärjestelyihin tai tulemaan tapahtumapaikalle jakamaan tietlehtisiä ja muuta mahdllista kampanjamateriaalia. Pidetään vapaaehtiset ajan tasalla järjestelyjen etenemisestä ja timintatavasta tapahtumapaikalla. Tapahtumasta vi ilmittaa yhdistys ja tapahtumapalstille, esim. paikallislehtiin ja radiihin, ilmaisjakelulehtiin ja kunnan internetsivuille. Tapahtumajulisteita vi tapahtumapaikan lähellä leviin julkisiin ja liiketilihin. Mediatiedttaminen Maailman MS päivän tavitteena n jakaa tieta MS taudista suurelle yleisölle. Mediatiedtus n yksi tapahtumavastaavan tärkeimmistä tehtävistä. Mediatiedtuksen vi tteuttaa Maailman MS päivän tavitteiden mukaisesti myös järjestämättä tapahtumaa. Mediatiedttamisen avuksi MS liitt tekee tapahtumavastaavien käyttöön tiedtteen, jhn vi täydentää paikkakunnan tapahtuman ja paikallisen haastateltavan tiedt. Etsi MS tautia sairastava jäsen, jka sustuu tarvittaessa antamaan haastattelun. Lehdistötiedtteen lähettäminen ei aina riitä jutun julkaisemiseen. Sitt timitukseen n tehkas tapa. Sita timitukseen tai kysy lehden vaihteesta kenelle vit antaa uutisvinkin. Sitt kannattaa tehdä pari viikka ennen Maailman MS päivää. Esimerkkiyhteydentt: "Hei len Matti Meikäläinen MS yhdistyksestä, minulla lisi uutisvinkki kskien tukkuussa vietettävää Maailman MS päivää. [Anna vastaajalle tilaisuus reagida.] Ktiknnussakin järjestetään tapahtuma Maailman MS päivänä Haluaisittek lähestyä aihetta henkilöjutun kautta? Meillä lisi Ktiknnussa asuva Maija, jka sairastaa MS tautia. Hän n luvannut kerta tarinansa." Js timitus n kiinnstunut, anna Maijan puhelinnumer ja tarjudu lähettämään lehdistötiedte sähköpstitse, muista liittää sähköpstiin myös mat yhteystietsi. Tärkeää n, että haastateltava n ktisin lehden levikkialueelta. Vit myös krstaa, että Maailman MS päivä n merkittävä valtakunnallinen ja kansainvälinen teemapäivä. Tee yhteydentt min sanin. Paikallislehdet ja radit kannattaa kutsua myös itse tapahtumaan tekemään juttu. 6